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Gestão de Pessoal
Indíce 1
2 Indíce
ÍNDICE
Indíce 3
4.5.1 Introdução .................................................................................................................................................... 48
4.5.2 Controlo das alterações de recibos ............................................................................................................. 48
4.5.3 Impedir alterações de recibos ...................................................................................................................... 49
4.5.4 Avisos de alterações de recibos .................................................................................................................. 50
4.6 EMISSÃO DE RECIBOS ........................................................................................................................... 51
4.7 PLANEAMENTO E PAGAMENTO DE RECIBOS ............................................................................................ 51
4.7.1 Planeamento do Pagamento ....................................................................................................................... 51
4.7.2 Transferências bancárias............................................................................................................................. 51
4.7.3 Emissão de Cheques ................................................................................................................................... 52
4.7.4 Registo do Meio de Pagamento................................................................................................................... 52
4.8 CONSULTAS .......................................................................................................................................... 53
4.8.1 Consulta de funcionários ............................................................................................................................. 53
4.8.2 Consulta de recibos ..................................................................................................................................... 54
4.9 LISTAGENS ........................................................................................................................................... 54
4.10 CASOS ESPECIAIS NO PROCESSAMENTO DE VENCIMENTOS .................................................................. 55
4.10.1 Tratamento das faltas de férias ................................................................................................................ 55
4.10.2 Tratamento das faltas de estado .............................................................................................................. 55
4.10.3 Tratamento dos subsídios de Natal / Férias ............................................................................................. 55
4.10.4 Tratamento de recibos de adiantamento por conta .................................................................................. 56
4.10.5 Tratamento de Retroactivos ..................................................................................................................... 56
4.10.6 Acertos de IRS ......................................................................................................................................... 56
4.10.7 Funcionários admitidos a meio do mês .................................................................................................... 57
4.10.8 Cessação de contrato .............................................................................................................................. 57
4.10.9 Recibos Extraordinários ........................................................................................................................... 57
4.11 PROCESSAMENTO MULTI-EMPRESA .................................................................................................... 59
4.11.1 Abertura de Empresas ............................................................................................................................. 59
4.11.2 Tarefas Multi-Empresa ............................................................................................................................. 59
4.11.3 Cópia de Tabelas para outras entre empresas ........................................................................................ 60
5 MAPAS ..................................................................................................................................................... 61
5.1 O MENU MAPAS.................................................................................................................................... 62
5.2 SEGURANÇA SOCIAL – SUPORTE MAGNÉTICO ........................................................................................ 62
5.3 ABSENTISMO ........................................................................................................................................ 62
6 EVENTOS ................................................................................................................................................. 63
6.1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 64
6.2 O MENU EVENTOS ................................................................................................................................ 64
6.3 TIPOS DE EVENTOS ............................................................................................................................... 65
6.4 TEMAS.................................................................................................................................................. 66
6.5 REGISTO DE EVENTOS DE FUNCIONÁRIOS ............................................................................................... 67
6.5.1 Registo de Evento Verificado....................................................................................................................... 67
6.5.2 Registo de Evento Agendado ...................................................................................................................... 67
6.5.3 Controlo de Eventos Agendados ................................................................................................................. 68
6.5.4 Conversão de Evento Agendado a Evento Verificado ................................................................................. 68
6.6 CONSULTA DE EVENTOS ........................................................................................................................ 69
6.6.1 Consulta de Eventos por funcionário ........................................................................................................... 69
6.6.2 Consulta de Eventos agendados ................................................................................................................. 69
7 DESPESAS DE FUNCIONÁRIOS ............................................................................................................ 71
7.1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 72
7.2 O MENU DESPESAS .............................................................................................................................. 72
7.3 TIPOS DE DESPESAS ............................................................................................................................. 73
7.4 LANÇAMENTO DE DESPESAS.................................................................................................................. 74
7.5 PAGAMENTO DE DESPESAS ................................................................................................................... 76
7.6 CONVERSÃO DE DESPESAS A VENCIMENTO ............................................................................................ 76
7.7 EMISSÃO DE PAGAMENTOS .................................................................................................................... 77
8 RENDIMENTOS OUTRAS CATEGORIAS .............................................................................................. 79
8.1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 80
8.2 O MENU OUTRAS CATEGORIAS ............................................................................................................. 80
8.3 TIPOS DE SERVIÇOS .............................................................................................................................. 81
4 Indíce
8.4 TIPOS DE RENDIMENTOS ....................................................................................................................... 81
8.5 SUJEITOS PASSIVOS ............................................................................................................................. 82
8.6 REGISTO DE CUSTOS ............................................................................................................................ 83
8.7 REGISTO DE PAGAMENTOS .................................................................................................................... 83
8.8 EMISSÃO DE PAGAMENTOS .................................................................................................................... 84
8.9 EXTRACTO E RESUMO POR SUJEITO PASSIVO ........................................................................................ 84
9 RETENÇÕES IR ....................................................................................................................................... 85
9.1 O MENU RETENÇÕES IR ....................................................................................................................... 86
9.2 DECLARAÇÃO ANUAL - ANEXO J ............................................................................................................ 86
10 UTILITÁRIOS ........................................................................................................................................ 87
10.1 O MENU UTILITÁRIOS ......................................................................................................................... 88
10.2 TAREFAS DE EXECUÇÃO PERIÓDICA ................................................................................................... 88
10.2.1 Diagnóstico Geral ..................................................................................................................................... 88
10.2.2 Passagem de Ano .................................................................................................................................... 89
10.3 LIGAÇÃO À CONTABILIDADE ................................................................................................................ 91
10.3.1 Configuração da Ligação ao POC ............................................................................................................ 91
10.3.2 Processamento da Ligação ao POC ........................................................................................................ 95
11 ANEXOS ................................................................................................................................................ 97
11.1 TERMO DE ACEITAÇÃO ....................................................................................................................... 97
11.2 LICENÇA DE UTILIZAÇÃO DO SOFTWARE GESTEXPER............................................................................ 97
11.2.1 Definições ................................................................................................................................................ 97
11.2.2 Objecto ..................................................................................................................................................... 97
11.2.3 Âmbito da Licença .................................................................................................................................... 98
11.2.4 Vigência ................................................................................................................................................... 98
11.2.5 Direitos de Autor ...................................................................................................................................... 98
11.2.6 Reprodução.............................................................................................................................................. 98
11.2.7 Utilização.................................................................................................................................................. 98
11.2.8 Outras Proibições ..................................................................................................................................... 98
11.2.9 Incumprimento ......................................................................................................................................... 98
11.2.10 Actualizações ........................................................................................................................................... 99
11.3 GARANTIA LIMITADA DO SOFTWARE GESTEXPER .................................................................................. 99
Indíce 5
6 Sistema de Gestão de Pessoal
1 Introdução e Conceitos Gerais
1.1.1 Objectivos
O presente manual foi elaborado com os objectivos de:
Processamento de Vencimentos
Alterações de fichas de funcionários
Lançamento de alterações
Preparação de recibos
Rectificações e controle de alterações de recibos
Emissão de recibos
Pagamento de recibos
Casos especiais de processamento.
Processamento multi-empresa.
Mapas
Eventos
Registo de eventos
Consultas de eventos
Rendimentos IR
Declaração Anual – Anexo J
Utilitários
Diagnóstico Geral
Passagem de Ano
Ligação à Contabilidade e sua parametrização
Anexos
Configuração de Códigos de Remuneração
Termo de Aceitação
Licença
Garantia
Sempre que lhe surja uma dúvida no preenchimento dos dados de uma janela, pressione a tecla F1 para
consultar a ajuda, na qual encontrará a descrição de todos os campos da janela sobre a qual se encontra e
operações que pode realizar na mesma.
Para consultar a ajuda pode ainda aceder ao menu ‘Ajuda’ e seleccionar a opção ‘Tópicos’. Neste menu pode
consultar a ajuda das seguintes formas:
Através da lista de conteúdos, na qual se procurou organizar os tópicos de ajuda por categorias. As
várias categoria são apresentadas com o icon de um livro. Ao fazer duplo clic sobre o livro, são-lhe
apresentados os tópicos que a compõe, identificados através do icon página. Para consultar a
página pretendida basta clicar sobre o seu título com o rato.
Através do índice remissivo: deverá digitar a palavra ou o tema pretendido. Á medida que for
digitando o programa vai-se deslocando ao longo da lista de tópicos de ajuda apresentando-lhe
aqueles cujo título se inicia pelos dígitos que inseriu.
Através da pesquisa avançada: deverá digitar a palavra que pretende encontrar. Á medida que for
digitando o programa vai-se deslocando ao longo da lista de palavras existentes nos tópicos de
ajuda. Ao seleccionar uma palavra da lista, são-lhe apresentados todos os tópico de ajuda em que a
mesma é referida.
Ao consultar a ajuda irá encontrar ligações a outros tópicos de ajuda. Estas ligações são apresentadas das
seguintes formas:
Palavras sublinhadas a tracejado: ao seleccionar uma destas palavras é-lhe apresentado o conceito
da mesma, no âmbito do programa.
Botões apresentados sob o sub-título ‘Operações que pode executar’: ao pressionar um destes
botões (ou a palavra apresentada a seguir ao mesmo) o programa apresenta-lhe uma nota
Botões de acesso a uma lista de tópicos relacionados: ao pressionar um destes botões (ou a
palavra apresentada a seguir ao mesmo) o programa apresenta-lhe uma lista de tópicos
relacionados com aquele sobre o qual se encontra.
Ao longo deste manual encontrará alguma referências ao ficheiro de ajuda, no qual poderá complementar os
conceitos e explicações aqui apresentados.
Nota: Nesta ajuda à instalação do sistema, assumiu-se que a drive do CD-ROM é a D. No caso de a
letra atribuída ser diferente, por favor substitua nesta explicação a letra D pela que efectivamente se
encontra atribuída a sua drive de CD-ROM.
Após ter sido concluída a instalação, o utilizador é inquirido sobre se deseja reinicializar o computador. Esta
operação destina-se a que sejam registados no Windows parâmetros internos necessários ao funcionamento
do programa.
A directoria de arranque do sistema é aquela onde está localizada a base de dados de empresas. A base de
dados de empresas guarda a informação sobre as empresas que estão criadas nos programas Gestexper,
sobre a localização das suas bases de dados, sobre os operadores e respectivas senhas de acesso, sobre as
versões das aplicações Gestexper instaladas e sobre as licenças de utilização. Por defeito, quando é feita a
instalação, a directoria de arranque sugerida é C:\Gestexper.
Quando é feita uma instalação em multiposto, a directoria de arranque do sistema tem que ser alterada. Caso
esta operação não seja realizada, todos os postos de trabalho funcionarão com uma base de dados
independente, ou seja, os lançamento efectuados num posto de trabalho não serão visíveis nem terão
repercussões nos dados acedidos através dos restantes postos.
A alteração da directoria de arranque terá que ser efectuada em todos os postos de trabalho, indicando a
localização da directoria do servidor onde se encontram as bases de dados.
Para executar esta operação deverá entrar no sistema, seleccionar o menu ‘Ficheiros’ e escolher a opção
‘Alterar Directoria de Arranque’. A directoria indicada deve ser \\<nome do computador(servidor)>\<nome do
disco do servidor>\<nome da directoria no servidor>.
Deverá ser extremamente cuidadoso no preenchimento dos dados, introduzindo os dados tal como estes se
apresentam na folha. Após preencher todos os campos, pressione o botão ‘Ok’.
Para lhe permite aceder ao sistema pela primeira vez, durante a instalação do sistema é criado um operador
de defeito:
Operador: Admin
Senha: 000000 (6 zeros)
A partir do momento em que forem criados outros utilizadores, para entrar no sistema digite o seu código de
operador bem como a sua senha.
Quando se abre uma empresa dentro do sistema, o que realmente se está a fazer é abrir uma directoria de
dados, no disco. Nesta directoria irá ficar localizada a base de dados dessa empresa (e outros ficheiros
necessários) que contém a informação relativa ao processamento que se irá efectuar na mesma.
Cada ano de processamento é registado numa base de dados distinta pelo que o processamento de um novo
ano implica a criação de uma nova empresa/ano. O início do processamento de um novo ano é
acompanhado da operação de passagem de ano. Quando se executa uma passagem de ano de uma
empresa, está-se a passar a informação de início de ano para outra base de dados distinta da primeira.
Ao efectuar a introdução de um registo, após ter preenchido vários campos, pode necessitar de voltar ao
primeiro campo para o modificar. Da mesma forma, quando necessitar de alterar um registo para corrigir um
campo tem que avançar até ao campo a corrigir sem alterar os primeiros e depois avançar até ao último para
confirmar a gravação.
Apresentam-se a seguir os vários tipos de janela que irá encontrar dentro do Gep e as teclas que pode utilizar
para operar dentro das mesmas.
, ,
PageUp,
PageDown
F2 F5 Enter F9 Esc
Procurar: Efectua a procura de um determinado registo na lista apresentada. Quando primido, é-lhe
apresentada uma janela onde deverá digitar a primeira, ou primeiras, letras ou números de
início do registo que procura, não sendo necessário que o digite por completo. Esta função
pode também ser despoletada através da tecla F2.
Reler: Refresca a informação mostrada na lista. Alterações eventualmente efectuadas por outros
utilizadores nos registos listados passarão a estar visíveis. Esta função pode também ser
despoletada pela tecla F5.
Editar: Edita o registo que está seleccionado na lista, permitindo-lhe alterá-lo. É o botão de defeito
deste tipo de janelas, pelo que pressionando Enter executa a operação editar.
Imprimir: Imprime para ecrã, impressora ou ficheiro todos, ou parte, dos registos apresentados na
lista. Poderá executar a mesma operação através da tecla F9.
Sair: Sai da janela. Sempre que digitar a tecla de Esc este botão será activado.
Todos os Tecla Tab permite transitar entre os botões de operação. Se um botão estiver seleccionado,
Botões: ao pressionar a tecla Tab fica seleccionado o botão imediatamente à direita desse, sem
alterar o seu conteúdo. Para accionar a função de um botão seleccionado apenas é
necessário pressionar a tecla Enter.
Com a imagem seguinte pretendemos exemplificar as operações que pode executar, como podem ser
preenchidos os vários tipos de campos e como pode aceder aos campos ou movimentar-se entre eles:
F2
Ctrl+PgUp
Ctrl+PgDw
F2
Space
Novo: Cria um novo registo. Pode também ser efectuado através das teclas Ctrl+Insert.
Apagar: Apaga o registo. Após confirmar a operação, o registo é apagado e fica posicionado sobre
o registo anterior.
Poderá também executar esta operação digitando Ctrl+Del.
Sair: Sai do registo sem gravar as alterações efectuadas. Esta operação pode ser feita através
da tecla Esc.
Quando quiser abandonar a alteração que estiver a efectuar pode também digitar
PageUp, PageDown, ou (teclas do cursor). O sistema abandona a alteração mas
permanece na função que estiver a ser realizada na altura.
Alterar: Basta movimentar-se ao longo dos campos da janela, através do rato ou do teclado, e
modificar os campos pretendidos. Para gravar as alterações deverá pressionar o botão Ok
ou Gravar.
Os campos com este formato permitem-lhe seleccionar uma opção de uma lista de items fixos. Poderá
seleccionar a opção pretendida pressionando com o rato o botão e, em seguida, clicando sobre a opção
escolhida. Poderá também utilizar as setas do teclado ou, no caso de já saber as opções de que dispõe,
carregar na tecla referente à primeira letra da opção pretendida.
Os campos com este formato permitem-lhe seleccionar uma opção de uma lista de items provenientes de
uma tabela do sistema. Para ter acesso à lista de items terá que clicar sobre o botão com o rato e
seleccionar o item pretendido. A lista de items pode ser também acedida através da tecla F2, podendo
seleccionar o item pretendido através das setas do teclado. Com a lista de items aberta pode criar novos
registos na tabela em questão, digitando Ctrl+Insert. No caso de saber o código do item que pretende
seleccionar, poderá digitá-lo directamente no campo.
Todos os Tab ou Enter / Shift + Tab – Vai para o campo seguinte / anterior.
Campos: Ctrl+Home / Ctrl+End – Vai para o primeiros campo / último campo (botão OK).
F2, ,
F2, ,
Ctrl+Enter Esc
Campos de Nos campos de limite que têm botão associado, o limite deve ser preenchido com um
Limites: item fixo. Para consultar e seleccionar o item a indicar, pode pressionar esse botão com
o rato, ou usar a tecla F2. Será apresentada a lista de items fixos ou registos de uma
tabela que poderá usar para o preenchimento do campo. Poderá abandonar esta lista,
sem efectuar qualquer escolha, com a tecla Esc ou, seleccionar um dos items clicando
ou dando Enter sob o mesmo. Poderá deslocar-se ao longo da lista com as setas ou .
Todos os Tab ou Enter / Shift + Tab – Vai para o campo seguinte / anterior.
Campos:
Sair: Sai da janela sem executar o mapa ou listagem. Esta operação pode ser feita através da
tecla Esc ou através de Alt+r.
Imprimir: Imprime o mapa ou listagem. Poderá executar a mesma operação através das teclas
Ctrl+Enter ou através de Alt+I.
Imprimir p/ Permite enviar o mapa ou listagem directamente para a impressora. Se assinalar esta
impressora: opção terá acesso à configuração da impressora, podendo seleccionar a impressora em
que deseja efectuar a impressão. Caso não seleccione nenhuma impressora a impressão
é feita na impressora de defeito do Windows.
Imprimir p/ Permite gravar o mapa ou listagem num ficheiro. Terá que seleccionar o tipo de ficheiro
ficheiro: que pretende gerar, onde pretende que seja gravado e com que nome.
Nota: Esta opção não se encontra disponível na figura acima embora a possa encontrar
em algumas janelas de listagens ou mapas do Gep.
Em qualquer janela onde se encontre, sempre que ao lado do campo a preencher se encontra o botão
significa que pode preencher esse campo através de uma lista de registos de uma tabela do sistema.
Através da imagem apresentada pretendemos exemplificar como pode operar nestes campos:
F2
F2, , ,
Ctrl+Ins,
Ctrl+E
Pode aceder à lista através da tecla F2 quando posicionado sob o campo associado ao botão, campo
Código da Falta associada na figura acima, ou pressionando com o rato o botão apresentado.
Com a lista aberta poderá usar um dos seguintes métodos para procurar um registo:
Utilizar as setas do teclado ou o rato para percorrer a lista até encontrar o registo pretendido;
Utilizar a tecla F2, para procurar directamente um registo numa coluna da tabela. Mesmo que não
utilize esta tecla se começar a inserir dígitos, o sistema reconhece que está a fazer uma procura e
actua como se tivesse utilizado a tecla F2. Se a lista não contiver nenhum registo, o programa
selecciona o registo que contém o valor seguinte.
Ao entrar na lista, esta encontra-se ordenada pela primeira coluna. Se carregar na tecla F2, será pedido
para indicar um valor relativo à primeira coluna. Se desejar fazer a procura por outras colunas da lista,
deverá primeiro ordenar a tabela pela coluna respectiva. Para isso, basta pressionar com o rato o
cabeçalho da coluna.
Se verificar que a opção que pretende seleccionar não se encontra ainda definida, poderá actualizar a
tabela associada à lista através da combinação de teclas CTRL+Insert.
Se verificar que a opção que pretende seleccionar se encontra mal definida ou que necessita de ser
alterada, poderá actualizar a tabela associada à lista através da combinação de teclas CTRL+e.
Gestão dos Recursos Humanos - Consiste num sistema versátil que permite registar as mais diversos
informações relativas a funcionários, associado a um sistema programável de alertas.
Este capítulo apresentam-se explicações sumárias sobre cada um destes grupos por forma a facilitar a
compreensão do manual e das tarefas a executar no programa.
Dado o carácter fixo de algumas remunerações, o sistema permite criar para cada funcionário uma lista de
códigos de remunerações e respectivos valores que são fixos e que em princípio se repetirão em todos os
recibos. Estes valores são chamados valores fixos do funcionário.
Assim, para gerar os recibos de um dado mês apenas necessita de efectuar o lançamentos dos valores de
remunerações em que haja alterações relativamente a valores fixos, ou necessidade de lançar códigos
adicionais como faltas, horas extra, gratificações, etc. Esta tarefa é designada por lançamento de alterações.
Se num mês lançar manualmente um valor de um código de remuneração que esteja na lista de valores fixos
do funcionário, o valor lançado substitui o fixo, mesmo que seja nulo.
Para que o lançamento das alterações seja rápido, estas são introduzidas por uma ordem qualquer, digitando
o código do funcionário, o código de remuneração e o valor pretendido. Depois de lançar, alterar ou apagar
A preparação de recibos é a operação através da qual o programa efectua o lançamento das verbas
registadas como valores fixos e das alterações lançadas nos recibos dos funcionários.
2.3.1 Introdução
As empresas são obrigadas a efectuar a retenção de IRS e IRC quando pagam determinado tipo de
importâncias. Nesses casos têm uma série de obrigações acessórias.
Uma das retenções de IR mais importantes efectuadas por todas as empresas é a retenção de IRS nos
vencimentos. No entanto, a empresa pode efectuar retenção de IR no pagamento de profissionais liberais,
rendas das instalações, etc.
A declaração das retenções de IR é efectuada toda em conjunto, reunindo as retenções de IRS provenientes
do trabalho dependente e as outras. Daí que seja habitual, efectuar o registo de todas os pagamentos com
retenção de IR no Gep. Para evitar o duplo lançamento, as importâncias aqui registadas podem ser
exportadas para a contabilidade PocWin. Nesta funcionalidade registam-se todos os pagamentos efectuadas
pela empresa, na qual se efectuou retenção de IRS ou de IRC.
A empresa pode utilizar a funcionalidade para efectuar os registos dos pagamentos, e exportar para a
contabilidade. Pode ainda registar os custos antecipadamente e gerir o seu pagamento, podendo mesmo
emitir os cheques e/ou transferências bancárias. Esta funcionalidade pode ser especialmente útil quando a
empresa contrata um grande número de profissionais liberais.
Artigo 119º
1 - As entidades devedoras de rendimentos que estejam obrigadas a efectuar a retenção, total ou parcial,
do imposto, bem como as entidades devedoras dos rendimentos previstos nos n.ºs 4), 5), 7), 9) e 10) da
alínea b) do n.º 3 do artigo 2.º e as entidades através das quais sejam processados os rendimentos
sujeitos ao regime especial de tributação previsto no n.º 3 do artigo 72.º, bem como as entidades que
paguem ou coloquem à disposição dos respectivos titulares, os rendimentos previstos na alínea b) do n.º
2 do artigo 101.º, são obrigadas a:
a) Possuir registo actualizado das pessoas credoras desses rendimentos, ainda que não tenha
havido lugar a retenção do imposto, do qual constem, nomeadamente, o nome, o número fiscal e
respectivo código, bem como a data e valor de cada pagamento ou dos rendimentos em espécie que
lhes tenham sido atribuídos;
c) Entregar à Direcção Geral dos Impostos uma declaração relativa àqueles rendimentos, que fará
parte integrante da declaração a que se refere o artigo 113.º
2.4.1 Introdução
O tratamento das despesas do funcionário inclui o registo, aprovação e pagamento de gastos em que o
funcionário incorre, por conta da empresa, quando executa o seu trabalho. Por exemplo, kilómetros
efectuados em viatura própria ao serviço da empresa, parquímetros, gasolina, refeições, estadias, etc.
Este tratamento foi incluído no Gep pelo facto do responsável pelo processamento de vencimentos da
empresa ser geralmente o responsável pelo pagamento destas despesas.
Com esta funcionalidade poderá controlar as despesas num dos três sistemas possíveis:
Movimento bancário directo - O funcionário possui um cartão de crédito da empresa, com plafond
limitado, através do qual efectua o pagamento das despesas em que incorre ao serviço da empresa.
Neste caso o funcionário movimenta directamente uma conta bancária da empresa. Não existe controlo
de pagamentos. Quando a despesa é lançada já está paga.
Gestão de fundo de maneio - O funcionário recebe um fundo de maneio. Vai pagando despesas
utilizando o mesmo. É mantida uma conta-corrente de despesas do funcionário. Quando o fundo de
maneio se esgota são verificadas as despesas antes da aprovação de um novo fundo de maneio. Neste
caso, o funcionário movimenta uma conta de caixa da empresa. Não existe controlo de pagamentos
porque quando a despesa é lançada já está paga. No entanto existe a necessidade de poder conferir o
fundo de maneio na mão do funcionário.
Funcionário paga as despesas e recebe depois - O funcionário suporta as despesas por conta da
empresa. O valor de despesas é-lhe devolvido após aprovados os relatórios de despesas. Pode, ou não,
existir uma periodicidade pré-definida para a apresentação e pagamento das despesas. Existe um
2.5.1 Eventos
Esta funcionalidade permite criar temas e definir os operadores que podem registar, alterar ou consultar os
registos nestes temas. Em cada tema poderá registar acontecimentos ou mesmo planear acontecimentos.
Este registo versátil pode ser utilizador para vários fins como:
Registar acontecimentos disciplinares relativos aos funcionários como notas de culpa, advertências...
O sistema permite registar alguns eventos automaticamente como resultado da alteração de campos na ficha
do funcionário. Desta forma podem ser registados eventos como nascimento de um filho, promoção etc.
2.5.2 Alertas
Para os vários eventos registados ou agendados é possível programar alertas por forma a que sejam
notificados, por e-mail e dentro do Gep, diversas pessoas de:
Quando forem registados determinados eventos ou determinados eventos com determinados valores
Quando se aproximar o prazo previsto para a execução de tarefas planeadas.
Visita às principais tabelas do Gep a abrir entre as quais as Tabelas da Empresa, Entidades e Taxas,
Funcionários e Tabelas de Configuração do Gep
Ficheiros Entrada de menu onde se abre e fecha a empresa, efectua cópias de segurança, etc.
Tabelas Entrada de menu onde se editam as tabelas utilizadas pelas várias funcionalidades do
sistema.
Mapas Entrada de menu onde se emitem os mapas respeitantes a entidades oficiais como
Segurança Social, Seguro de Acidentes, Caixa Geral de Aposentações, etc. Exclui-se o
IRS retido que é tratado noutro menu.
Despesas Entrada de menu onde se registam, aprovam, pagam, consultam e listam despesas
efectuadas pelo funcionário por conta da empresa.
Outras Entrada de menu onde se registam os custos e respectivos pagamentos que envolvam
Categorias retenção de IRS ou IRC. É o caso de pagamentos de rendas, pagamentos a
profissionais liberais.
Utilitários Entrada de menu onde se efectuam as tarefas gerais de Passagem de Ano e Ligação
ao Poc, bem como utilitários diversos para se usar em casos pontuais como o
diagnóstico geral.
Entidades e Acesso a todas as tabelas de entidades ou a tabelas que contenham taxas para o
Taxas processamento como por exemplo a Tabela de taxas de retenção de IRS.
Configuração Acesso a todos os dados relevantes para configurar a Ligação ao Poc. Alguns destes
da Ligação ao dados, como os parâmetros, só podem ser acedidos por este menu. Outros dados,
Poc como as contas poc de bancos, tipos de despesa e tipos de serviço, podem ser
acedidas aqui ou nas respectivas tabelas.
3.2.1.3 Profissões
Esta tabela contem o conjunto de profissões dos funcionários da empresa utilizadas no preenchimento do
Quadro de Pessoal. Se necessitar de criar mais registos, a designação da profissão deve ser definida de
acordo com os critérios do Ministério do Trabalho. Na ficha de cada funcionário, o utilizador define a profissão
do mesmo, indicando um código desta tabela.
3.2.1.5 Zonas/Países
Esta tabela contem os códigos de identificação de cada zona/país. Destina-se ao preenchimento do Quadro
de Pessoal, para o qual é necessária a utilização de códigos específicos.
Na ficha de cada funcionário, o utilizador define a zona a que o mesmo pertence, indicando um código desta
tabela.
Se pretender criar novos códigos, pressione F1 na janela para ver as regras a que deve obedecer na
sua criação.
Nota: A tabela contem um Bairro Fiscal criado com o código 1 e descrição “Não Definido” que deve
ser utilizado para o preenchimento da ficha de algum funcionário em que ainda não conheça o Bairro
Fiscal.
Nota: Mesmo que no mesmo centro da segurança social sejam efectuados descontos em vários
regimes, cada centro de segurança social apenas necessita de ser criado uma única vez.
Campos. Taxa de Desconto Taxa utilizada no cálculo dos descontos para a segurança social dos
funcionários em cuja ficha está indicado este regime.
Taxa de Encargo Taxa utilizada no cálculo dos encargos da entidade patronal relativos
à segurança social dos funcionários em cuja ficha está indicado este
regime.
Pressione F1 na janela para consultar o significado dos restantes campos.
Qualquer verba lançada no salário de um funcionário tem que ser classificada com um código de
remuneração. Assim, para processar salários é necessário definir a lista de todos os abonos, descontos,
faltas e encargos possíveis.
O Gep providência uma vasta lista dos códigos de remuneração mais frequentes. Numa fase de iniciação de
trabalhos aconselhamos os utilizadores a verificarem apenas se existe, para cada uma das verbas
processadas nos salários dos funcionários, um código de remuneração correspondente e validar a sua
definição sugerida por defeito pelo Gep.
Caso existam verbas processadas na Empresa para as quais nenhum dos códigos de remuneração
providenciados pelo Gep se aplique, deverá então proceder à criação de novos códigos de remuneração.
Campos. Código da Falta Regista o código de remuneração de falta que por defeito deve ser
associada associado ao Estado.
Sai no mapa da Define se um funcionário com este estado associado deve ser
segurança social? incluído no Mapa da Segurança Social. Caso esta opção esteja
assinalada, na coluna das observações do Mapa da Segurança
Social será registada a descrição do Estado.
Sai no mapa de Define se um funcionário com este estado associado deve ser
Quadro de Pessoal? incluído no Mapa de Quadro de Pessoal.
Pressione F1 na janela para consultar o significado dos restantes campos.
Nota: Opcionalmente poderá já preencher os campos necessários para a Emissão dos mapas
obrigatórios do Quadro de Pessoal e Segurança Social. No entanto, esta tarefa não é necessária
nesta fase de iniciação de trabalhos.
Nota: Se criar o estabelecimento de código 0, o Gep assume que se trata do estabelecimento sede e,
automaticamente preenche os campos de Identificação e Endereço com os dados inseridos na Ficha
de Identificação da Empresa.
3.3.1.3 Departamentos
A tabela de departamentos contém os departamentos que existem dentro da empresa. Pode atribuir um
determinado departamento a qualquer estabelecimento.
3.3.1.4 Secções
A tabela de secções destina-se a identificar as secções em que se divide cada departamento. Desta forma,
com a definição da secção define-se implicitamente o departamento a que pertence cada funcionário.
Esta tabela deve ser criada tendo em consideração que as listagens de remunerações, absentismo, horas
extras e férias são ordenadas por secção. Assim, a sua criação influencia as análises que podem ser
efectuadas a partir das listagens do sistema.
Na ficha de cada funcionário, define-se a secção a que o mesmo pertence, indicando um código desta tabela.
Para criar novos códigos, pressione F1 na janela para ver as regras a que deve obedecer na sua
criação.
Nota: Para funcionários que dispõem de fundos de maneio da empresa para efectuar pagamento de
despesas enquanto no cumprimento das suas funções, defina uma conta do tipo “conta de caixa para
despesas de funcionários” para efectuar os seus pagamento de despesas. O Gep permitirá, através
do registo de aprovisionamentos e conferências de saldo, gerir o fundo de maneio deste funcionário.
Notas:
As Tabelas de Centros de Custo a utilizar são especificadas na Configuração de Centros de Custo nos
Parâmetros de Ligação ao POC. Por defeito, o Gep trás configurada a 1ª Tabela de Centros de Custo
designada por “Geral”.
A divisão de custos dos Órgãos Sociais e do Pessoal já está assegurada na ficha do funcionário, não
sendo por isso necessário subdividi-los em centros de custo distintos.
3.3.2.1 Seguradoras
Esta tabela destina-se a identificar as companhias de seguros nas quais são efectuados os seguros de
acidentes de trabalho dos funcionários e para definir a forma como é calculado o encargo com o seguro para
cada uma das seguradoras. Na ficha de cada funcionário, o utilizador define a seguradora de que o mesmo é
beneficiário, indicando um código desta tabela.
Campos. Encargo mensal Indica como deve ser calculado o valor do encargo do seguro dos
funcionários cujos riscos são cobertos por esta seguradora.
e O encargo com o seguro pode ser um valor fixo ou variar em função
Encargo calculado das remunerações:
em % sobre o Se o encargo corresponder a um valor fixo, deverá indicar o
rendimento valor respectivo no campo “Encargo mensal” e não assinalar o
campo “Encargo calculado em % sobre o rendimento”.
3.3.2.2 Sindicatos
Esta tabela destina-se a identificar os sindicatos em que os funcionários estão filiados e a definir a forma
como é calculado o desconto para o sindicato. Na ficha de cada funcionário, o utilizador define o sindicato em
que o mesmo está filiado, indicando um código desta tabela.
Se nenhum dos funcionários for filiado não necessita de abrir esta tabela. Caso os funcionários sejam filiados
mas a quota não seja descontada nos recibos, deverá preencher o campo “Desconto mensal” com 0 para que
o desconto não seja processado. Neste caso, na ficha dos funcionários não necessita de indicar nenhum
sindicato.
Nota: A forma de definição e cálculo do desconto para os sindicatos é idêntica à referida para o
cálculo do encargo na tabela de seguradoras. A única excepção é que o desconto para o sindicato é
calculado sobre os valores dos códigos de remuneração criados com o campo ‘Sindicato?’ assinalado.
Ano do processamento
Confirme o ano do exercício, que foi automaticamente preenchido pelo Gep como resultado da abertura
da empresa/ano, e altere caso necessário a data de início e fim do exercício.
Nota: Caso o período de tributação fiscal não seja o ano civil, deve alterar estas datas respectivas.
Apesar do processamento na Gestão de Pessoal ser sempre compreendido no ano civil, se pretender
fazer a ligação à contabilidade terá que indicar correctamente o ano fiscal da empresa.
3.3.5 Funcionários
A ficha de um funcionário contém os elementos referentes à sua identificação, caracterização, vínculo à
empresa, forma de pagamento, elementos para o cálculo do seu I.R.S. e Descontos a que está sujeito bem
como os valores fixos da sua remuneração e os subsídios a que tem direito.
Alguns destes elementos são determinantes no cálculo das remunerações e devem ser vistos com o máximo
cuidado. Descrevem-se a seguir alguns dos elementos que merecem especial atenção:
Caracterizaç Divisão de conta de Indica a divisão à qual o funcionário pertence. As divisões que lhe
ão custos são apresentadas correspondem às que foram definidas nos
Parâmetros de Ligação ao Poc e à divisão “Orgãos Sociais”.
Taxa fixa a aplicar O valor de retenção do IRS pode ser calculado a partir da aplicação
no cálculo do IRS de uma taxa de retenção (que é determinada pelo nº de titulares,
do vencimento deficiência dos titulares e número de dependentes) ou através de
uma taxa fixa.
Caso pretenda que a retenção seja calculada através de uma taxa
fixa, este campo deverá ser preenchido com a taxa que deve ser
utilizada no cálculo. Caso pretenda que a retenção seja calculada
através das tabelas de IRS, não deverá preencher este campo.
Taxa fixa a aplicar Caso pretenda que a retenção seja calculada através de uma taxa
no cálculo do IRS de fixa, este campo deverá ser preenchido com a taxa que deve ser
Recibos utilizada no cálculo. Caso pretenda que a retenção seja calculada da
Extraordinários mesma forma que é calculada para o recibo de vencimento, não
deverá preencher este campo.
Descontos Seguradora Indica a seguradora onde foi contratado o seguro que cobre o risco
de acidentes de trabalho do funcionário. Para preencher este campo
deverá seleccionar um código a partir da tabela de Seguradoras.
Subsídios. Total de Dias de Indica o número de dias de subsídio de natal que o funcionário tem
Subs. Natal para direito a receber no ano corrente.
ano corrente
Nota: Se optar por processar os subsídios de Natal/Férias em
recibos independentes, deve registar nos valores fixos do funcionário
o valor do subsídio de natal correspondente a 30 dias, 22 dias úteis
ou 365 dias consoante a unidade que indicou para o código de
remuneração de subsídio de natal seja “Dias”, “DUtei” ou “DTrab”
respectivamente.
O subsídio de natal a pagar ao funcionário será calculado, no
momento da preparação do seu recibo de natal, a partir do valor do
subsídio de natal inserido nos valores fixos do funcionário e do total
de dias aqui indicado da seguinte
Total de Dias de Indica o número de dias de subsídio de férias que o funcionário tem
Subs. Férias para direito a receber no ano corrente.
ano corrente
Notas:
O total de dias de subsídio de férias a que o funcionário tem direito
no ano corrente deve ser indicado em dias, dias úteis ou dias
trabalhados consoante as unidades indicadas para o código de
remuneração correspondente ao subsídio de férias.
Por exemplo, se o funcionário tem direito a 22 dias de férias e a
unidade do subsídio é “Dias”, então deverá aqui indicar 30 dias de
subsídio. Se a unidades for “DUteis” então deverá indicar 22 dias.
Total de dias de Indica o número de dias úteis de férias que o funcionário tem direito
Férias p/ano a gozar no ano corrente.
corrente
No ano seguinte Indica o número de dias úteis de férias que o funcionário terá direito
passa para a gozar no ano seguinte.
Nota:
Na passagem de ano o sistema actualizará o campo anterior com o
número de dias indicado neste campo.
Gera falta Se seleccionar esta opção, por cada período de férias registado para
remunerada nos o funcionário, o sistema gerará uma alteração de falta remunerada
períodos de férias com a duração do período indicado.
Valores Valores fixos do Nos valores fixos deve inserir o conjunto de códigos de remuneração
funcionário que pretende que sejam automaticamente imputados no recibo de
vencimento do funcionário. Para além dos códigos de remuneração
que devem ser processados mensalmente, deverá incluir os códigos
de remuneração relativos aos subsídios de férias e natal, caso
pretenda que os mesmos sejam processados em recibos
independentes.
Retribuição Mês Este valor é calculado pelo sistema. Corresponde ao somatório dos
valores fixos do funcionário, relativos a códigos de remuneração em
cuja ficha está assinalada a opção 'Faz parte da Remuneração
Mensal?'.
Valor Horário Este valor é calculado pelo sistema, com base nos dois campos
anteriores. A fórmula utilizada no cálculo é:
Lançamento de alterações
Preparação de Recibos
Emissão de Recibos
Pagamento de Recibos
Processamentos 39
4.1 Introdução aos vencimentos
O processamento de vencimentos é uma tarefa semi-automática na medida em que só é necessário lançar
as alterações aos valores fixos da remuneração. O I.R.S., os descontos para a Segurança Social, Caixa
Geral de Aposentações, o Imposto de Selo, e o desconto para o sindicato são calculados automaticamente.
· Alteração de dados da ficha relevantes para o cálculo do vencimento, motivadas por alterações
surgidas entretanto, tais como: alteração do estado civil do funcionário, nº de dependentes, tipo de
contrato, promoções, etc...
· Alteração dos valores fixos da remuneração motivada por promoção, aumentos anuais ou por outro
motivo qualquer
· Alterações aos valores fixos dos funcionários tais como alterações de remunerações base de
funcionários que entraram ou saíram a meio do mês ou inclusão de Prémios não regulares, Ajudas de
custo, deslocações não fixas ou qualquer outro tipo de abono de caracter não fixo e que os
funcionários tiveram direito a receber num determinado mês
· Alterações de Estados de funcionários tais como Baixa de Caixa, Licença sem vencimento, etc...
· Alterações dos meses e nº de dias em que pretende efectuar o pagamento de subsídios para os
funcionários cujos subsídios de natal/férias são processados em recibos independentes.
· Alterações dos Planos de Férias dos funcionários para eventualmente efectuar a geração automática
de faltas remuneradas correspondentes a cada períodos de férias registado.
5. Emitir os recibos.
40 Processamentos
4.2 O Menu Vencimentos
Todo o processamento de vencimentos passa por este menu que é, assim, o mais importante da aplicação.
Alterações por Acesso a um interface onde o utilizador pode lançar as alterações mensais por pasta
Pasta de alterações.
Alterações por Acesso a um interface onde o utilizador pode lançar, funcionário a funcionário, todas
Funcionário as alterações mensais: registar alterações e faltas, registar estados, registar férias e
ordenar recibos de subsídios de natal/férias.
Preparação de Acesso a utilitário que, com base em todos os dados dos funcionários e alterações
Recibos registada, processa os recibos dos funcionários.
Processamentos 41
4.3 Alterações
Estas alterações são lançadas em pastas. As pastas no Gep têm como função permitir uma organização da
informação de acordo com os lançamentos efectuados. Existem cinco pastas que têm que ser utilizadas em
condições específicas:
As restantes pastas podem ser utilizadas livremente pelo utilizador por forma a agrupar a informação de
acordo com critérios de análise. Por exemplo, pode efectuar o lançamento das horas extraordinárias sempre
na mesma pasta. Desta forma, consegue facilmente verificar qual o valor total de horas extraordinárias
lançadas num determinado mês.
Nota: Se num determinado mês lançar alterações num código que esteja registado nos valores fixos
da ficha do funcionário, os dados inseridos no ficheiro de lançamento de alterações prevalecem face
aos valores indicados na ficha do funcionário. Desta forma, se num dado mês pretender não incluir
um dos valores fixos do funcionário, basta lançá-lo como valor nulo.
Note-se também que se lançar duas vezes o mesmo código de remuneração no mesmo recibo, os
seus valores são adicionados
42 Processamentos
Dependendo da parametrização indicada para cada código de remuneração, o registo de alterações envolve
por regra a digitação de um dos seguintes conjuntos de campos:
Nº de Unidades e Valor unitário, se a remuneração usar unidades e não tiver valor unitário especial.
Nesta situação o sistema calcula o valor multiplicando o nº de unidades pelo valor unitário.
Nº de Unidades, se a remuneração usar unidades e tiver valor unitário especial. Neste caso, o
sistema calcula o valor multiplicando o nº de unidades pelo valor horário, diário ou fixo conforme
parametrizado o valor unitário especial do código de remuneração.
No caso do lançamento de alterações da remuneração Base (código 01) o utilizador terá que digitar não só o
número de unidades (dias ou horas) trabalhadas, mas também o correspondente número de dias úteis e,
dependendo da parametrização das unidades deste código, o número de dias de calendário ou as horas de
trabalho correspondentes.
No lançamento de faltas o utilizador terá que indicar não só o número de horas faltadas, mas também
especificar para o período da falta o número de dias úteis completos, os dias úteis faltados mais de meio dia,
os dias úteis faltados menos de meio dia, o número total de horas e os dias de descanso envolvidos. Esta
informação destina-se a dois fins diferentes:
Calcular o número de dias que o funcionário trabalhou (compareceu ao serviço) e o número de dias
em que este trabalhou mais ou menos de meio dia.
Esta última informação assume importância decisiva se pretender trabalhar com códigos automáticos que
necessitam dos dias exactos de trabalho. Para uma explicação mais completa consulte o capítulo dos Casos
Especiais do Processamento.
Alterações por Funcionário - As alterações são registadas após a selecção do funcionário a que as
alterações a lançar se referem. Este interface é extremamente mais potente que o anterior pois
permite o registo de todo o tipo de alterações que poderá ter necessidade de fazer a um funcionário:
alterações de remunerações, faltas, estados, férias, subsídios, demissões e eventualmente aceder à
ficha do funcionário para efectuar alterações de elementos da mesma.
O interface de Alterações por Funcionário é sem dúvida o mais importante do Gep. Em seguida,
exploraremos as várias tabs da janela com a indicação das tarefas conexas.
Processamentos 43
4.3.3 Lançamento de alterações por funcionário – Alterações
Neste tab registam-se as alterações gerais e as faltas. No exemplo abaixo apresentam-se as alterações do
recibo de vencimento do funcionário 1.
Alterações
A partir deste tab pode pedir, para o
recibo em alteração, a impressão das
alterações, a sua preparação, emissão
e/ou consulta. Pode também ordenar a
demissão do funcionário,
desencadeando a geração automática
das alterações associadas, bem como
consultar e/ou alterar a sua ficha.
Faltas datadas
As faltas datadas são faltas que
só dizem respeito a um dia.
Têm a vantagem de poderem ser
lançadas a partir do calendário,
onde fica registada.
Calendário
O calendário apresenta as faltas
datadas do funcionário, bem
como os dias de férias e os dias
com estado associado a falta.
Constitui uma visualização muito
intuitiva da situação do
funcionário. Pode consultar o
calendário de Janeiro a
Dezembro do ano em processo.
(a) férias agendadas
(b) falta datada e sua representação no calendário
(c) botão para gerar falta datada para um dia seleccionado no calendário
(d) botão para ver detalhes da falta seleccionada e onde é que esta foi registada (alteração/estado/férias)
44 Processamentos
4.3.5 Lançamento de alterações por funcionário – Estados
Há faltas de longa duração de funcionários que têm que constar nos mapas da segurança social, quadro de
pessoal e/ou caixa geral de aposentações com a respectiva indicação do seu período. Estas faltas estão por
regra associadas a estados de funcionários, tais como baixas de caixa, licenças sem vencimento, baixas de
seguros, etc, e devem ser registadas com um Estado e não como uma alteração.
Sempre que se verifiquem faltas, como baixas da Caixa ou Seguro, que têm que ser reportadas nos
mapas da segurança social, quadro pessoal ou caixa geral de aposentações com indicação do seu
período, mesmo se tiverem duração inferior a um mês e não originem a geração de recibos nulos.
Após o registo de estados de funcionário com falta associada, o Gep proporciona a possibilidade de
efectuar automaticamente o registo das faltas datadas para o funcionário no período de ocorrência
registado. Nesta situação o recibo não será inibido. O recibo será processado normalmente entrando
apenas em consideração com as alterações de falta geradas como consequência do Estado
registado.
Sempre que se verifiquem ocorrências que têm que ser reportadas nos mapas da segurança social,
quadro de pessoal ou caixa geral de aposentações, com a indicação do seu período, embora essas
não tenham faltas associadas.
Estados
a) Estados informativos que não
têm falta associada e se destinam
registar informações que podem
sair nos mapas da seg.social,
quadro de pessoal ou C.G.A.
b) Estados associados a faltas que
registam informações destinadas
aos mapas referidos, mas ao qual
estão associadas faltas registadas
nas alterações.
c) Estados de inibição, que
ordenam a supressão do recibo
em um ou mais meses.
O estado é associado a falta, e
inibidor de vencimento conforme
se indique código de falta e meses
de inibição, respectivamente.
(a) Ao registar um estado com falta associada, o Gep ajuda-o a lançar a falta nas alterações.
(b) Os estados com falta associada são apresentados no calendário.
(c) Indicação dos meses a inibir recibo de vencimento - para estados de longa duração
Nota: Qualquer estado definido na tabela de estados (com ou sem falta associada) pode inibir ou ser
informativo, conforme se registe a falta e os meses no lançamento do estado.
Processamentos 45
4.3.6 Lançamento de alterações por funcionário – Subsídios
Subsídios
Tab em que se programam os
meses e dias de subsídio a
pagar, quando os subsídios são
tratados em recibo independente,
(a) Pode optar por lançar o subsídio no recibo de vencimento ou em recibo independente, para cada
funcionário. No primeiro caso, tem que lançar as importâncias de subsídios nas alterações. No segundo caso,
o programa gera automaticamente os recibos de subsídios nos meses aqui programados e com valor
correspondente ao número de dias de subsídio aqui indicado.
(b) Recibo de subsídio de férias em Junho de 20 dias - já preparado
(c) O subsídio de Natal também pode ser repartido
Férias
O registo das férias é efectuado
para efeitos do mapa de férias
mas também pode desencadear
a geração automática de faltas
remuneradas.
Nota: A geração de falta remunerada nos períodos de férias pode ser utilizada para retirar
automaticamente o subsídio de alimentação dos funcionários durante os dias em que se encontraram
de férias. Nesta situação, o subsídio de alimentação tem de ser definido com forma geral de cálculo
“NºUnidades x NºDias trabalhados” ou “NºUnidades x NºDias úteis trabalhados” consoante a unidade
do subsídio de alimentação seja “Dias” ou “DUteis”.
46 Processamentos
4.4 Preparação dos recibos
Após o lançamento de alterações, e antes de ordenar a preparação de recibos deverá listar todas as
alterações efectuadas para verificar e eventualmente corrigir.
A preparação de recibos é a operação que cria os recibos, processa os valores fixos e alterações dos
funcionários e calcula os descontos, para que possa depois proceder à emissão dos mesmos.
As operações da preparação dependem do tipo de recibos que o utilizador pedir para processar: Recibos de
Vencimento, Recibos de Subsídios de Natal ou Férias ou Extraordinários.
Verificação dos estados do funcionário e, se for caso disso, geração de um recibo de vencimento
nulo;
Lançamento dos valores fixos nos recibos de subsídio de natal e/ou férias dos funcionários para os
quais foi planeado o pagamento de subsídio de natal e/ou férias para o mês em preparação;
Nota:
No final da preparação, todos os recibos
processados são marcados como
Preparados. Qualquer alteração registada
posteriormente alterará o estado do recibo
para Alterado por preparar. Por defeito, a
preparação só prepara recibos novos ou
recibos alterados. Isto é, recibos por
preparar. Se pretender repreparar todos os
recibos, terá que colocar esta opção a Sim.
Desta forma, evita-se que acidentalmente
sejam preparados recibos já emitidos.
Processamentos 47
4.5 Rectificação de alguns recibos
4.5.1 Introdução
Depois de terminar o processamento de vencimentos, surge frequentemente a necessidade de alterar
recibos.
A necessidade de alterar recibos pode ser consequência de:
Notas:
(a) Recibo está preparado e
emitido.
48 Processamentos
4.5.3 Impedir alterações de recibos
Quando se alteram os valores fixos de um funcionário, ou qualquer outro elemento da ficha que influencie os
cálculos dos descontos e/ou encargos é fundamental evitar que se alterem e reprocessem recibos anteriores
à alteração. Repare-se que o reprocessamento de recibos de meses anteriores ao mês em que as alterações
efectuadas entraram em vigor poderia originar recibos com valores distintos aos anteriormente determinados.
Para evitar que isto aconteça acidentalmente pode registar na ficha do funcionário um impedimento de alterar
recibos anteriores a esse mês.
De qualquer forma, e por medida de segurança, se efectuar alterações na ficha de funcionários ao nível de
valores fixos ou outros elementos que influenciem os cálculos dos recibos do funcionários, o próprio Gep
sugere logo o preenchimento do impedimento.
Se o utilizador efectuar a alteração de taxas de retenção de I.R.S. ou outras taxas que afectem o cálculo de
todos os recibos (taxas de sindicatos, seguradoras, segurança social, etc.), é fundamental evitar que se
alterem e reprocessem recibos anteriores à alteração. Para evitar que isto aconteça acidentalmente, após
efectuar a alteração, pode registar nas permissões globais, o impedimento de alterar recibos anteriores a
esse mês.
De qualquer forma, após alterações de taxas, como medida de segurança, o Gep propõe o preenchimento
deste campo de impedimento.
Processamentos 49
Da mesma forma, é fundamental evitar que se alterem e reprocessem recibos anteriores a alterações de
parametrização de códigos de remuneração de cálculo automático ou alterações de códigos a nível da forma
da incidência de I.R.S. e/ou Segurança Social. Após alterações deste tipo, o utilizador pode registar nas
permissões globais, o impedimento de alterar recibos anteriores a esse mês. Uma vez mais, o próprio Gep
sugere ao utilizador o preenchimento do campo de impedimento após alterações deste tipo.
50 Processamentos
4.6 Emissão de Recibos
A emissão consiste em efectuar a impressão dos recibos. Esta operação só pode ser efectuada após ter
executado a preparação dos recibos. A emissão de um recibo pode ser efectuada em qualquer altura,
independentemente de o mesmo ser referente a um processamento de um mês anterior.
Nota:
No final da emissão todos os recibos
emitidos são marcados como
“Emitidos”. Qualquer alteração
registada posteriormente alterará o
estado do recibo para “Alterado por
emitir”. Por defeito, a emissão só
emite recibos “Por Emitir”.
Nota: Estas duas emissões bem como o Mapa de Pagamentos encontram-se disponíveis no menu
Vencimentos Pagamentos.
Para gerar os ficheiros de transferências bancárias deve seleccionar, no menu Vencimentos, a opção
Pagamentos Emissão Transferências Bancárias. Indique a conta bancária da empresa de onde sairão as
transferências bem como os recibos a pagar e funcionários. Seleccione a opção “Registar meio de
pagamento no recibo” se pretende que nos recibos pagos conste a informação relativa ao banco da empresa
e o tipo de documento de Nossa Transferência conste nos recibos pagos.
Processamentos 51
necessária para a realização da transferência. Se houver falhas neste aspecto deverá rectificar a
ficha de cada um desses funcionários para inserir os respectivos NIBs.
Por defeito, os recibos não têm meio de pagamento associado, e este aspecto tem o maior reflexo na ligação
à contabilidade:
Quando os recibos não têm meios de pagamento, são lançados no PocWin por conta corrente do
funcionário. Na contabilidade lançam-se à mão os cheques e transferências efectuadas para saldar
a conta-corrente.
Quando os recibos têm meios de pagamento, são lançados no PocWin directamente às contas de
bancos ou caixa por onde foi efectuado o pagamento. Os cheques e transferências já não são
lançados à mão na contabilidade.
52 Processamentos
4.8 Consultas
Nota:
A partir desta janela
poderá também efectuar
consultas de:
a) Eventos, estados,
alterações, despesas e
pagamentos de
despesas do funcionário
seleccionado.
b) Detalhe de cada um
dos recibos
apresentados.
Poderá também consultar em detalhe cada um dos recibos do funcionário apresentados onde poderá
visualizar todas as linha que compõem o recibo, descriminadas por códigos de remuneração, consultar todas
as alterações processadas no recibo bem como os seus valores rateados por centros de custo.
Processamentos 53
4.8.2 Consulta de recibos
A consulta de recibos apresenta-lhe todos os recibos processados ou por processar num determinado mês.
Os recibos são ordenados por tipo recibo.
4.9 Listagens
O módulo de Vencimentos possui três listagens:
Remunerações A4 – Listagem de remunerações por funcionário para um dado período em formato A4.
Remunerações A3 - Listagem de remunerações por funcionário para um dado período em formato A3.
54 Processamentos
4.10 Casos especiais no processamento de
vencimentos
Para afectar o número de dias trabalhados do número de dias úteis gozados no período de férias de um
funcionário poderá, na ficha do funcionário, activar a opção “Gera falta remunerada nos períodos de férias”.
Uma vez activada esta opção, o sistema gerará, por cada período de férias definido para o funcionário, faltas
remuneradas correspondentes aos dias úteis em que foram (ou serão) gozados.
Ao efectuar a preparação de recibos do funcionário para um dos meses em que este gozou férias, verificará
que todos os códigos automáticos cuja fórmula geral de cálculo envolva nº de dias trabalhados serão
afectados.
Todos as alterações de falta gerados por este meio são guardadas na pasta FFérias. Esta pasta é de gestão
exclusiva do sistema pelo que o utilizador não poderá criar, alterar ou apagar lançamentos nela registados.
Para alterar ou apagar este tipo de alterações terá que modificar o período de férias presente na ficha de
cada funcionário e o sistema voltará a gerar as faltas de férias.
Para consultar as Faltas de Férias geradas pelo Gep clique, no menu Vencimentos, em Alterações por Pasta
e seleccione a pasta FFérias.
Todos as alterações de faltas de estado geradas por este meio são guardados na pasta FEstado. Esta pasta
é de gestão exclusiva do sistema pelo que o utilizador não poderá criar, alterar ou apagar lançamentos nela
registados. Para alterar ou apagar este tipo de alterações terá que modificar os registos de estados de
funcionários que lhes deram origem. Nessa situação, o sistema voltará a gerar as faltas de estado.
Para consultar as faltas de estado geradas pelo Gep clique em Alterações por Pasta, no menu de
Vencimentos, e seleccione a pasta FEstado.
Se seleccionar a opção “Subsídios Natal/Férias em recibo independente” para um dado funcionário, ao pedir
a preparação de recibos de Natal ou Férias para um mês em que especificou o pagamento total ou parcial do
subsídio a preparar, o sistema automaticamente gerará o correspondente recibo usando as linhas nos valores
fixos do funcionário especificas para recibos de natal (MFN=”n”) ou férias (MFN=”f”).
Se por lapso tiver preparado um recibo de natal ou férias num mês incorrecto, terá que alterar o mês
planeado para o seu pagamento. Ao preparar novamente os recibos de natal/férias do mês incorrecto o
correspondente recibo será eliminado. Poderá também, para eliminar o recibo incorrecto, utilizar o programa
para apagar recibos presente no menu de utilitários da aplicação.
Se pelo contrário optar por processar os subsídios em recibos mensais então, terá que registar, no recibo
mensal onde pretende processar o subsídio, uma alteração do código de remuneração de subsídio de natal
e/ou férias com a indicação do correspondente número de dias a pagar. Repare que se pretende efectuar o
Processamentos 55
pagamento parcial de subsídios, terá que registar esta alteração tantas vezes quantas as que subdividir o
pagamento dos mesmos.
Os adiantamentos são lançados como alterações, numa pasta específica para o efeito (pasta “Adiant.”) e,
utilizando um código de remuneração específico (551 - Adiantamento por Conta).
Quando efectuar a preparação dos recibos do mês, o sistema lançará os eventuais adiantamentos
efectuados como descontos nos recibos dos respectivos funcionários e deduzirá os respectivos montantes ao
valor a receber. Desta forma, caso pretenda pagar uma verba respeitante a um abono que não irá ser
processado no mês corrente, deverá lançar o adiantamento no respectivo mês.
Os casos mais frequentes de aplicação de retroactivos são os aumentos de vencimentos atribuídos mais
tarde mas reportados a um mês anterior. Os funcionários têm direito a retroactivos sobre os vencimentos a
partir do mês em que o aumento entrou em vigor. Outro caso é o das horas extra que processadas no mês
seguinte, sendo lançadas no recibo como retroactivos do mês anterior.
As remunerações retroactivas a incluir num recibo são sempre abonos e sempre lançadas por alteração, isto
é, não podem constar nos valores fixos do funcionário.
As remunerações retroactivas correspondem a códigos de remuneração específicos, configurados pelo
utilizador como sendo respeitantes a remunerações retroactivas relativas ao mês anterior ou a mês - 2 ou a
mês - 3 ... ou a mês - 24.
56 Processamentos
4.10.7 Funcionários admitidos a meio do mês
Um funcionário que entra a meio do mês não irá receber com certeza os valores que serão definidos como
fixos na sua ficha.
Então, todas as verbas serão lançadas manualmente, incluindo a remuneração base. Quando esta é lançada,
o programa pede para digitar o número de dias e dias úteis de trabalho, que serão colocados no recibo e ao
qual serão descontados os dias faltados para efeitos de cálculo dos códigos automáticos.
Retribuição correspondente aos dias de férias não gozados, se o funcionário ainda tiver férias por
gozar
Proporcionais de retribuição de Férias - Retribuição de férias relativa aos meses trabalhados no ano
corrente
Proporcionais de subsídio de Férias - Subsídio de férias relativo aos meses trabalhados neste ano
Proporcionais de subsídio de Natal - Subsídio corresponde aos meses trabalhados neste ano.
O Gep permite-lhe efectuar a geração automática destas alterações. Para proceder a esta geração:
Na ficha do funcionário, nos elementos relativos ao seu Vínculo, assinale o funcionário como
demitido e indique a data de cessação do contrato.
Nas Alterações por Funcionário, no Tab Subsídios, indique os dias proporcionais de subsídio férias a
que o funcionário tem direito.
Nas Alterações por Funcionário, no Tab Alterações, escolha o mês da cessação do contrato e
indique no campo “Pasta p/defeito” a pasta onde pretende que o Gep registe as alterações de
cessação de contrato. Pressione o botão “Gerar alterações de cessação”.
As alterações geradas pelo sistema serão apresentadas na grid de alterações. Deverá verificá-las e ,
se for caso disso, rectifica-las.
Pressione o botão “Emitir Recibo” para emitir o último recibo deste funcionário.
Lançamento antecipado de comissões e outros abonos - As empresas que pagam certos abonos,
antes do fim do mês, tais como comissões. Estas empresas pagam sempre o vencimento de final de mês.
Empresas que pagam trabalho várias vezes por mês - As empresas que empregam trabalhadores cujo
vencimento é pago em períodos inferiores a um mês como empresas de construção civil ou empresas de
trabalho temporário. Por cada semana que passa, paga-se os trabalhadores que prestaram serviço nessa
semana. Estas empresas não usam o conceito de recibo mensal de vencimento.
Processamentos 57
Estes recibos, ditos extraordinários, apresentam as seguintes particularidades:
Não incluem verbas lançados nos valores fixos dos funcionários. Apenas incorporam alterações
registadas para o tipo de recibo extraordinário.
O cálculo da taxa de IRS pode ser efectuado com base nos valores fixos e não nos valores registados no
recibo. A forma de cálculo da taxa de IRS de um recibo extraordinário é indicada na ficha de funcionário.
Pode ser uma taxa fixa ou baseado na taxa obtida a partir dos valores fixos registados para o funcionário.
O recibo extraordinário presupõe, sempre, que existirá um recibo de vencimento, o último do mês. Será
nesse último recibo que se fará a regularização do IRS retido total mensal.
Nota: Quando não é possível ter a certeza que um dado recibo será o último, lance o recibo como
vencimento. Se for necessário, efectuar outro pagamento ao funcionário no mesmo mês, pode
transformar o recibo de vencimento em recibo extraordinário.
Na Tabela de Tipos de Recibos, no menu Tabelas Configuração e Lançamentos, criar o(s) tipo(s)
de recibo(s) extraordinário(s) que pretende processar.
Nota: Em cada mês só é possível efectuar um recibo de cada tipo para o mesmo funcionário.
Assim, se por hipótese, pretender efectuar mais do que um pagamento mensal de comissões
a um funcionário, deverá definir tantos tipos de recibo extraordinário quantas as vezes que
esse pagamento pode ser feito mensalmente. Por exemplo, poderia definir os tipos de recibo
eSemana1, eSemana2, eSemana3, eSemana4.
58 Processamentos
4.11 Processamento Multi-empresa
O sistema Gep possibilita que sejam processadas em simultâneo várias empresas pertencentes ao mesmo
ano. Neste sentido, foram implementadas no sistema algumas funcionalidades que visam facilitar a
realização de algumas tarefas em mais do que uma empresa.
Seleccionar a Empresa
O sistema permite-lhe efectuar a selecção da empresa a abrir de forma muito rápida. Quando lhe é
apresentada a janela de abertura de empresas ao digitar uma tecla o programa selecciona a primeira
empresa cujo código se inicia por essa letra.
Mudar de Empresa
Se estiver sobre a janela principal da aplicação e pretender abrir outra empresa na mesma janela,
poderá fazê-lo através das teclas Ctrl+A.
Processamentos 59
As tarefas que podem ser executadas em simultâneo em várias empresas são:
Emissão dos recibos: se os recibos forem emitidos directamente para a impressora pode efectuar a
emissão para várias empresas em simultâneo;
Ligação à Contabilidade
Impressão de mapas: alguns mapas podem ser impressos para várias empresas em simultâneo. Os
mapas em que existe esta possibilidade são:
Listagem de Remunerações A4
Listagem de Remunerações A3
Mapas da Segurança Social
Mapa do Imposto de Selo
Mapa das Quotas Sindicais
Mapa Seguro de Acidentes de Trabalho
Mapa do Quadro de Pessoal
Mapa de Liquidação
Declaração Anual - Anexo J
Declaração de Rendimentos Individual
Listagem de Eventos por Funcionário
Mapa de Ligação ao POC
Nota: Aconselha-se a que se fixe uma empresa como a empresa de referência, na qual são efectuadas
todas as alterações necessárias às tabelas e a partir da qual são efectuadas as cópias para as
restantes empresas.
60 Processamentos
5 Mapas
Pretende-se apenas destacar os mapas que apresentam aspectos específicos:
Mapa de Absentismo
Mapas 61
5.1 O Menu Mapas
Notas:
O nome do ficheiro é automaticamente atribuído pelo
sistema. Apenas terá de indicar o formato de nome a utilizar.:
Formato antigo
Nome atribuído é composto pelo número de identificação
fiscal e o número do mês a que se refere a declaração de
remunerações. Por exemplo, se o NIF da empresa for
123456789 e se gerar o ficheiro para o processamento
de Dezembro, o seu nome será “12345678.912”.
Na primeira versão do ficheiro em euros, foi
recomendado pelo Segurança Social que, empresas que
procedessem à entrega em disquete, identificassem as
mesmas utilizando este formato.
Formato Gestexper
Nome atribuído é composto pelo código da empresa, ano
e mês a que se refere a declaração de remunerações.
Por exemplo, se o código da empresa for Demo e estiver
a gerar o ficheiro correspondente ao processamento de
remunerações de Jan 2002, o nome atribuído ao ficheiro
gerado será “Demo2001Dez.SGS”.
5.3 Absentismo
O mapa de absentismo apresenta uma análise de faltas efectuada em dois grupos: as remuneradas e as não
remuneradas. Os tipos de faltas são detalhados quer pela sua natureza (casamento, morte de familiar,
doença...) quer pela forma como ocorrem (dias inteiros, meios dias ou horas soltas).
62 Eventos
6 Eventos
Pretende-se guiar o utilizador nas operações para o processamento de eventos:
Consultas de eventos
Eventos 63
6.1 Introdução
Os eventos são acontecimentos referentes aos funcionários da empresa que se consideram relevantes e que,
por isso, interessa guardar em histórico. Permitem conhecer o trajecto dos funcionários desde que entraram
na empresa, assim como elaborar estatísticas ou análises sobre a ocorrência de determinado tipo de evento
num dado período.
Incidentes - Permite registar incidentes que venham a constituir justa causa para despedimento ou
motivos para avaliações.
Consulta de Eventos Acesso a uma consulta que apresenta por ordem cronológica, para os temas
por Funcionário seleccionados, os eventos registados para cada funcionário.
Consulta de Eventos Acesso a uma consulta que apresenta por ordem cronológica, para os temas
agendados seleccionados, os eventos agendadas a cada funcionário.
64 Eventos
6.3 Tipos de Eventos
A classificação dos acontecimentos em códigos de eventos permite listar os funcionários a que ocorreu
determinado evento.
Existem dois tipos distintos de eventos: eventos fixos e definidos pelo utilizador:
Eventos Fixos
Os tipos de eventos fixos vêm pré-definidos no sistema e registam eventos gerados
automaticamente a partir de alterações de elementos na ficha do funcionário.
Sempre que uma alteração na ficha de um funcionário origine o registo de um evento, no momento
da sua gravação, será gerado um evento relatando a alteração efectuada. O operador poderá
também ser interrogado se pretende proceder à gravação do evento. Salvaguardam-se assim as
situações em que o campo está a ser alterado por ter havido um erro no seu preenchimento.
Eventos 65
Definidos pelo Utilizador
Para além dos eventos fixos podem ser registados nesta tabela outros acontecimentos relativos ao
funcionário que se considerem relevantes e que interessa que fiquem guardados no seu histórico,
tais como, nota de culpa, conflitos com colegas, menção honrosa, participou na formação x, etc.
A sua classificação em tipos deve ser feita para facilitar a leitura do histórico mas acima de tudo para
permitir as análises. Posteriormente pode listar, por exemplo, os eventos que foram lançados a um
determinado funcionário.
6.4 Temas
Os tipos de eventos são também classificados por temas. Os Temas são uma forma de agrupar tipos de
eventos e conferir a todos eventos, de tipos distintos mas do mesmo tema, propriedades comuns a nível de
permissões de operadores. De facto, para cada tema o utilizador pode definir os operadores que podem
registar, alterar ou consultar os registos.
66 Eventos
6.5 Registo de eventos de funcionários
O registo de eventos pode ser utilizado para registar qualquer tipo de ocorrências relativa a funcionários ou
mesmo ser utilizado com a função de planeamento.
Na figura abaixo apresenta-se um exemplo do registo da ocorrência de uma Nota de culpa. Esta foi verificada
a 31-10-2003 e é referente ao funcionário António Lopes da Cunha Belo.
Uma acção não é mais do que um evento que se agenda a um funcionário. Assim, o registo de uma acção a
imputar a um determinado funcionário corresponde ao registo de um evento agendado.
Na figura apresenta-se como exemplo o registo de uma acção de formação agendada em 30-11-2003. A
acção foi imputada ao funcionário António Lopes da Cunha Belo, previa-se a sua executada em 01-12-2003,
podendo no entanto ser realizada até à data limite 15-12-2003.
Notas:
a) Data prevista para a execução
do evento
c) Campos de preenchimento
obrigatório para o registo de
Eventos Agendados. Só estão
visíveis após pressionar o botão
“Agendar Evento”.
Eventos 67
6.5.3 Controlo de Eventos Agendados
O controlo dos eventos agendados, e ainda por executar, pode ser feito através da consulta de eventos
agendados a funcionários, disponível no menu Eventos e também pela utilização de alertas programados.
O Gep tem pré-definido alguns tipos de alertas entre os quais o alerta “EvePrazoLimPass” destinado a
notificar os operadores de que existem eventos agendados cuja data limite de execução foi ultrapassada.
Para activar este alerta deve programar um alerta deste tipo e especificar os operadores que devem ser
notificados perante esta situação. A opção de Programação de Alertas encontra-se disponível no menu
Utilitários.
Pressione F1 na janela de Programação de Alertas para obter ajuda na realização desta operação.
Após a programação do alerta, e considerando ainda o exemplo apresentado no capítulo anterior, se até à
data limite de 15-12-2003 o evento não tiver sido verificado, a próxima vez que os operadores programados
no alerta entrarem na aplicação serão notificados desse facto através de uma janela semelhante à
apresentada abaixo.
Para converter um evento agendado a evento verificado, deve ir ao registo do evento agendado e pressionar
o botão “Converter p/Verificado”. O Sistema pedir-lhe-á a data de execução do evento agendado e deverá
alterar a descrição e observação para reflectir o modo como foi desempenhado o evento agendado.
Considerando ainda o exemplo dos capítulos anteriores, e admitindo que a formação agendada a António
Lopes da Cunha Belo foi dada a 07-12-2003, a conversão do evento agendado a verificado resultou no
registo apresentado na figura abaixo.
Nota:
a) Evento deixou de
ser agendado. Botão
encontra-se activo.
b) A data prevista foi
alterada para a data
em que se verificou o
evento.
c) As descrições do
evento agendado
foram alteradas para
manifestar a
verificação do evento.
68 Eventos
6.6 Consulta de Eventos
Eventos 69
70 Despesas de Funcionários
7 Despesas de Funcionários
Pretende-se guiar o utilizador nas operações para o processamento de Despesas de Funcionários:
Emissão de pagamentos
Despesas de Funcionários 71
7.1 Introdução
O tratamento das despesas do funcionário inclui o registo, aprovação e pagamento de gastos em que o
funcionário incorre, por conta da empresa, quando executa o seu trabalho. Por exemplo, kilómetros
efectuados em viatura própria ao serviço da empresa, parquímetros, gasolina, refeições, estadias, etc.
Notas:
As despesas podem ser registadas e o seu pagamento ser
efectuado posteriormente ou, pode também registar as
despesas no momento do seu pagamento.
Lançamento de Acesso ao lançamento das despesas. As despesas são registadas por funcionário.
Despesas
72 Despesas de Funcionários
7.3 Tipos de Despesas
Esta tabela contem os diferentes tipos de despesas que podem ser pagas aos funcionários.
No lançamento de cada despesa apresentada por um funcionário, o utilizador define o tipo de despesa
associada, indicando um código desta tabela.
Campos. Despesa sujeita a Este campo indica se despesas destes tipo são geralmente sujeitas
aprovação? a aprovação.
Se assinalado, qualquer despesa deste tipo fica no estado “Em
apreciação” quando registada. Caso contrário as despesas ficaram
automaticamente no estado “Aprovada”.
Val.máx. suportado Indica um limite máximo do valor total de despesas deste tipo.
p/empresa
Lança unidades? Indica se se registam unidades no lançamento de despesas deste
tipo.
Valor unitário Máx. Indica um limite máximo do valor unitário de despesas deste tipo.
suportado O valor máximo suportado pela empresa é X por unidade. O valor
reembolsado ao funcionário pode não corresponder ao valor total da
despesa apresentada.
Nota: Só se aplica se o tipo de despesa tem unidades e é usado
como preço por defeito.
Cód.Remuneração No caso de pretender converter despesas deste tipo para recibos de
para converter vencimento, tem que indicar neste campo o código de remuneração
despesa para que deve ser lançado como alteração ao recibo de vencimento
recibo vencimento representativo do pagamento das despesas deste tipo a pagar.
Tem imputação a Indica se o lançamento de despesas do tipo tem imputação a
C/Custo? centros de custo. Em caso afirmativo, ao lançar uma despesa deste
tipo terá que definir os centros de custo a imputar o valor
correspondente.
C/Custo p/defeito Se o tipo de despesa tem imputação a centros de custo poderá
indicar qual, ou quais, os centros de custo que por defeito devem ser
imputados as despesas deste tipo. Ao lançar uma despesa deste
tipo, os centros de custo a registar no lançamento serão por defeito
os aqui registados facilitando o lançamento da despesa.
Pressione F1 na janela para consultar o significado dos restantes campos.
Despesas de Funcionários 73
7.4 Lançamento de Despesas
O Lançamento de Despesas pode ser feito antes do respectivo pagamento ou no acto do pagamento. Neste
capítulo trataremos do primeiro caso.
O lançamento das despesas é bastante simples e eficiente. Os campos a indicar dependem do tipo de
despesa em lançamento como mostra a figura abaixo.
(a) O NºUnidades só é
pedido se o tipo de despesa
lança unidades
(c) Centros de custo são pedidos só para tipos de despesa que imputam c/custos
(d) O Estado só é pedido para tipos de despesas sujeitas a aprovação.
(e) A taxa de Iva é inicializada em função do regime de Iva do tipo de despesa e do espaço fiscal indicado no
lançamento.
(f) O valor do Iva dedutível é calculado a partir do valor comparticipado e a taxa de Iva indicada.
Os campos relativos à situação permitem classificar o estado das despesas. As despesas podem encontrar-
se nos seguintes estados:
Em Apreciação- Aplica-se a despesas que ainda não se encontram aprovadas, não podendo por
isso ser pagas.
Quando os tipos de despesa lançados são sujeitos a aprovação, ficam por defeito neste estado.
Aprovada - Aplica-se a despesas que já se encontram aprovadas, podendo por isso ser pagas.
O Gep apenas permite efectuar o pagamento de despesas com este estado.
As despesas de tipos de despesa não sujeitos a aprovação ficam, por defeito, com este estado.
As despesas aprovadas podem ser ainda classificadas em “Pagas” e “Por Pagar”.
Reprovadas - Aplica-se a despesas que foram recusadas, não podendo por isso ser pagas.
Associado ao estado, o utilizador pode também indicar a data do estado, isto é, a data de aprovação,
reprovação ou conversão da despesa. Quando o estado é “Em apreciação”, a data do estado é a do registo.
Pode também registar qualquer observação referente ao estado.
Nota: A partir do momento em que as despesas são pagas, deixam de poder ser alteradas ou
apagadas neste interface. A alteração de despesas pagas só pode ser feita no registo de pagamento
da despesa. Para eliminar despesas já pagas terá que previamente eliminar a despesa do
pagamento em que foi incluída e só nessa altura é que a poderá apagar.
74 Despesas de Funcionários
A janela de lançamentos de despesas disponibiliza uma série de funcionalidades para controlo de estados de
despesas:
Notas:
b) Ferramentas para
alterar estados de
despesas
c) Ferramenta para
ordenar o pagamento
das despesas
seleccionadas
d) Filtros para a
consulta de despesas
por situação.
Despesas de Funcionários 75
7.5 Pagamento de Despesas
O registo dos pagamentos consiste em lançar a verba a pagar, e os registos das despesas que se está a
pagar.
O interface permite registar o pagamento de despesas registadas previamente e/ou, quando as despesas
não são registadas previamente, efectuar o registo simultâneo das despesa e do pagamento.
Notas:
(a) Permite registar
novas despesas e
efectuar em
simultâneo o seu
pagamento
(c) Activa janela com as despesas, aprovadas e por pagar, registadas previamente. As que o utilizador
seleccionar serão de imediato inseridas na grelha de despesas a pagar
(d) Retira despesa seleccionada do pagamento. Note que não a elimina da base de dados.
Marcar as despesas com o estado especial “convertida” e indicar o recibo a que foram convertidas.
O sistema mantém relação entre as despesas convertidas e as alterações por elas geradas. Assim, não pode
alterar os registos de alterações dissociando os seus valores dos geradores.
Nota: Se consultar uma despesa após a sua conversão poderá constatar que, nas observações
relativas à situação da despesa, foram registado os dados relativos à alteração gerada pela
conversão. Se por sua vez consultar esse registo de alteração verificará que no campo Observação
se encontra a identificação do registo de despesa da qual a alteração provém.
76 Despesas de Funcionários
7.7 Emissão de Pagamentos
A emissão do pagamento de despesas pagas neste módulo, consiste na emissão de cheques ou dos
ficheiros de transferências bancárias.
Quando ordena a emissão de cheques, o sistema seleccionará de entre os pagamentos lançados ao banco
indicado nos limites, aqueles que foram registados com tipo de documento “NChq” e que ainda não têm
número de documento atribuído.
Se a emissão for bem sucedida, o sistema actualizará o número de documento de cada um dos registos de
pagamento emitidos, com o respectivo número de cheque. Desta forma, se voltar a ordenar a emissão de
cheques para o mesmo banco, o sistema identificará estes registos como já tendo sido emitidos uma vez que
já têm número de documento atribuído.
Nota: A emissão de cheques pode ser também chamada directamente do interface de pagamentos.
Nesse caso, o sistema automaticamente definirá os limites da emissão para que seja apenas emitido
o cheque relativo ao pagamento sob o qual foi ordenada a emissão.
Despesas de Funcionários 77
78 Retenções IR
8 Rendimentos Outras Categorias
Pretende-se guiar o utilizador nas operações para o processamento de rendimentos de Outras Categorias:
Emissão de pagamentos
Retenções IR 79
8.1 Introdução
Para dar cumprimento ao disposto no artº 119º do CIRS, é necessário que sejam registados os elementos de
todas as pessoas a quem a empresa efectua pagamentos sujeitos a IRS e que não resultem de trabalho
dependente. Só dessa forma, é possível efectuar a gestão integral do IRS retido através do Gep.
É também necessário registar rendimentos colocados à disposição de sujeitos passivos de IRC, para os quais a
empresa é obrigada a efectuar retenção. Estes são semelhantes aos rendimentos anteriores só que pagos a
entidades colectivas.
Assim, o tratamento de rendimentos de outras categorias tem como resultados fundamentais:
Lançamento automático no PocWin evitando que estes documentos tenham que ser registados nos
dois sistemas;
Gestão interna deste tipo de custos, com a possibilidade de registar os rendimentos devidos e
controlar o que está por pagar, bem como listar os custos por natureza com a classificação mais
conveniente para um controlo interno.
Notas:
Os custos podem ser registados antecipadamente ou no momento do
pagamento. É possível controlar os valores devidos, e ainda emitir os
cheques e/ou transferências bancárias para efectuar os pagamentos.
Pagamentos Acesso ao lançamento dos pagamentos com registo do IR retido. Pode registar
pagamentos de custos inseridos antecipadamente, ou inseri-los no momento.
80 Retenções IR
8.3 Tipos de Serviços
O Gep permite classificar os custos por tipos de serviço/actividade. Esta classificação dos custos visa três
objectivos:
Classificar o custo à conta do PocWin - Cada tipo de serviço tem associada uma conta do Poc.
Desta forma, ao classificar o tipo de serviço de um custo, está-se a classificar o lançamento
contabilisticamente.
Na ficha de cada sujeito passivo, o utilizador pode definir o tipo de serviço a utilizar por defeito ao lançar
custos a esse sujeito, indicando um código desta tabela. No lançamento de custos, o utilizador terá que
definir o tipo de serviço associado indicando um código desta tabela. Por defeito, o sistema sugere o tipo de
serviço habitual do sujeito passivo do custo.
Campos. Regime de IVA Regime de IVA associado ao tipo de serviço. É usado para o
lançamento de custos de sujeitos passivos que liquidem IVA.
Regista Indica se no lançamento de custos deste tipo deve ser registado o
Unidades número de unidades e o preço unitário ou apenas o valor total do custo.
Preço unitário Preço unitário por defeito do tipo de serviço. Este campo está disponível
apenas para tipos de serviço que registem unidades.
Tem imputação Indica se os custos deste tipo de serviço devem ser ou não imputados a
a C/Custo centros de custo.
Pressione F1 na janela para consultar o significado dos restantes campos.
Habitualmente um sujeito passivo tem rendimentos não dependentes apenas de uma categoria. Por isso, na
ficha do sujeito passivo indica-se o tipo de rendimentos auferidos. Este é usada como valor por defeito no
lançamento de pagamentos a esse sujeito passivo. Em caso excepcional podem-se registar pagamentos de
rendimentos de categorias diferentes para o mesmo sujeito passivo.
Retenções IR 81
8.5 Sujeitos Passivos
Designam-se por sujeitos passivos todas as entidades sujeitas a IRS que aufiram de rendimentos da
empresa, quando os mesmos não resultem de trabalho dependente.
Também se podem incluir as entidades sujeitas a IRC que aufiram de rendimentos da empresa sujeitos a
retenção.
No Gep os sujeitos passivos a quem a empresa paga rendimentos são registados na ficha de sujeitos
passivos que contém todos os elementos necessários para efectuar os cálculo do valores de IVA a pagar, o
cálculo do valor de IRS/IRC a reter e a emissão dos mapas oficiais necessários.
Nota: As fichas dos sujeitos passivos podem ir sendo criadas à medida que tiver necessidade de
efectuar lançamento de pagamento de rendimentos de outras categorias, uma vez que o programa
lhe permite criar ou alterar as fichas através da janela de lançamento de rendimentos.
Ao criar um sujeito passivo de código inferior a 5000, o Gep procura a ficha de funcionário de igual
código e automaticamente preenche toda a informação comum à ficha do sujeito passivo.
Campos. Tipo de Tipo de rendimento, por defeito, auferido pelo sujeito passivo. Será usado
Rendimento como valor por defeito no lançamento de pagamentos a este sujeito.
Tipo Serviço Tipo de serviço, por defeito, prestado pelo sujeito passivo. Será usado
habitual como valor por defeito no lançamento de custos a este sujeito passivo.
Liquída IVA Define se sujeito passivo líquida, ou não, Iva. Os sujeitos passivos que não
atingem um limite de volume de negócios anuais não liquidam Iva.
Custos Determina a forma como o custos/pagamentos efectuados a este sujeito
lançados ao passivo são lançados à contabilidade:
POC Quando Registados - O custo é lançado ao POC movimentando a
conta de custos (associada ao tipo de serviço registado) e a conta de
Iva dedutível, por contrapartida da conta-corrente indicada na ficha do
sujeito. O pagamento é lançado ao POC movimentando a conta-
corrente por contrapartida da conta do meio de pagamento escolhido, e
da conta de IRS retido.
82 Retenções IR
8.6 Registo de Custos
O registo dos custos é muito simples e consiste em lançar linhas de tipos de serviços a sujeitos passivos.
Pode ser feito antes do respectivo pagamento ou no acto do pagamento. Neste capítulo trataremos do
primeiro caso.
Após indicar o sujeito passivo do custo em lançamento, o interface efectua o preenchimento automático de
grande parte dos elementos necessários para o registo do custo em função dos valores por defeito indicados
nas fichas dos sujeitos passivos e tipos de serviços, como indicado na figura abaixo.
Notas:
a) Inicializado
com o tipo de
serviço
habitual do
sujeito
b) Inicializado
a 1 se tipo de
serviço
regista
unidades;
O interface permite registar o pagamento de custos registadas previamente e/ou, quando os custos não são
registados previamente, efectuar o registo simultâneo dos custos e do pagamento.
Notas:
(a) Permite registar
novos custos e, em
simultâneo, efectuar
o seu pagamento
b) Permite alterar ou
apagar da base de
dados custos já
pagos
Retenções IR 83
8.8 Emissão de Pagamentos
A emissão do pagamento de custos, consiste na emissão de cheques ou dos ficheiros de transferências
bancárias, consoante o meio de pagamento (tipo de documento) registado em cada pagamento.
Quando ordena a emissão de cheques, o sistema seleccionará de entre os pagamentos lançados ao banco
indicado nos limites, aqueles que foram registados com tipo de documento “NChq” e que ainda não têm
número de documento atribuído.
Se a emissão for bem sucedida, o sistema actualizará o número de documento de cada um dos registos de
pagamento emitidos, com o respectivo número de cheque. Desta forma, se voltar a ordenar a emissão de
cheques para o mesmo banco, o sistema identificará estes registos como já tendo sido emitidos uma vez que
já têm número de documento atribuído.
Nota: A emissão de cheques pode ser também chamada directamente do interface de pagamentos.
Nesse caso, o sistema automaticamente definirá os limites da emissão para que seja apenas emitido
o cheque relativo ao pagamento sob o qual foi ordenada a emissão.
Extracto por Sujeito Passivo – Listagem de rendimentos e retenções por sujeito num determinado período
Resumo por Sujeito Passivo - Listagem de acumulados de rendimentos e retenções por sujeito para um
dado período.
Estas referem-se apenas aos custos e pagamentos aqui lançados, excluindo portanto os provenientes dos
salários.
84 Retenções IR
9 Retenções IR
Retenções IR 85
9.1 O Menu Retenções IR
Neste menu, tratam-se as retenções de IR registadas nos vencimentos e Outras Categorias.
Declaração Acesso à declaração mensal. Pode ser obtida através dos dados registados no Gep e
Mensal ... acrescentada manualmente. Permite enviar suporte magnético e guardar o registo da
declaração expedida.
Declaração Acesso ao tratamento do anexo J. Pode ser registado, emitido ou enviado em suporte
Anual - Anexo magnético. Preenchido com os dados registados no Gep e/ou acrescentado à mão.
J Alternativamente, os dados registados no Gep podem ser exportados para o PocWin
para aí efectuar o anexo J.
Pode efectuar a impressão do Anexo J da Declaração Anual, podendo a impressão ser efectuada em
papel branco ou directamente no modelo oficial, ou enviar o anexo J em suporte magnético.
Pressione F1 na janela de impressão para obter ajuda na realização desta operação.
Pode efectuar a exportação do ficheiro com a relação dos titulares dos rendimentos do Quadro 4 do
Anexo J para o seu sistema de contabilidade PocWin.
Pressione F1 na janela de exportação para obter ajuda na realização desta operação.
86 Retenções IR
10 Utilitários
Pretende-se guiar o utilizador na utilização dos utilitários principais do sistema:
Diagnóstico Geral
Passagem de Ano
Utilitários 87
10.1 O Menu Utilitários
A primeira parte deste menu, contém funcionalidades genéricas que não se
classificam em nenhum dos grandes grupos anteriores.
Configurações Acesso a opções de configuração avançada que, por isso, não figuram no menu de
Especiais tabelas. Inclui a configuração do recibo e a programação de alertas.
Após correr o diagnóstico sem erros tem-se a certeza que os dados estão todos consistentes entre si e que
as imagens dos documentos lançadas nos vários módulos estão correctamente actualizados. Desta forma,
tem-se a certeza que os recibos, listagens e mapas reflectem exactamente os valores lançados.
Os erros detectados são apresentados num relatório e gravados num ficheiro denominado diagnostico.log, na
directoria de dados da empresa.
88 Utilitários
O diagnóstico assume que os ficheiros de movimentos têm a informação, que foi inserida pelo utilizador,
correcta. Procura dois tipos de anomalias:
Verifica os valores de campos dos ficheiros de movimentos que são calculados pelo programa (e
não são alteráveis pelo utilizador) para verificar se estão correctos. O diagnóstico alerta mas não
corrige estes erros.
No módulo de Despesas de Funcionários, verifica se os totais dos Pagamentos correspondem ao
total das Despesas por eles pagas.
No módulo de Outras Categorias, verifica se os totais dos Pagamentos correspondem ao total dos
Custos por eles pagas.
O diagnóstico é uma operação morosa. O seu tempo de execução depende do volume de dados e pode, em
certos casos, demorar horas. Por esta razão, antes de correr este utilitário, certifique-se que pode parar o
sistema durante esse tempo. Enquanto o diagnóstico estiver a correr não é permitido que outros utilizadores
acedam a esta empresa/ano.
Antes de executar a passagem de ano deve correr o Diagnóstico Geral, de forma a garantir que não passam
erros para o ano seguinte. Este diagnóstico verifica a integridade dos dados.
Nota: De modo a que não surgem problemas na execução desta operação é importante garantir que
existe no disco espaço disponível igual ao que ocupa a base de dados do ano a encerrar.
INICIALIZAÇÃO
Para executar esta operação entre na empresa que pretende encerrar e seleccione Utilitários Passagem
de Ano.
Nesta primeira passagem, deve escolher a opção de Inicialização. A inicialização é efectuada copiando toda
a base de dados para o ano seguinte e depois apagando os registos que pertencem ao ano anterior e que
não devem transitar para o ano seguinte. Desta forma, se repetir a inicialização, todos os movimentos
registados no ano seguinte serão apagados.
Utilitários 89
Ao executar este processamento, o sistema realiza as seguintes operações:
Apaga histórico de recibos e de alterações.
Apaga despesas de funcionários e respectivos pagamentos.
Apaga os custos de outras categorias e respectivos pagamentos.
Apaga descontos para a Caixa Geral de Aposentações e retenções de IR efectuadas.
Apaga os funcionários que foram demitidos no ano anterior, juntamente com o seu histórico de
eventos.
Inicializa os períodos para pagamento de subsídios de natal e férias são inicializados e actualiza os
totais de dias de férias para o ano corrente (novo ano) e de dias de férias não gozadas no ano
anterior (ano corrente) definidos para cada funcionário.
Apaga os estados registados para os funcionário
Apaga o plano de férias dos funcionários com excepção dos períodos que se prolongue até ao ano
seguinte.
Altera a data de processamento para 31 de Janeiro do ano seguinte.
PASSAGEM DE SALDOS
As tarefas de passagem de saldos consistem em criar os movimentos de abertura ou de saldos iniciais. Antes
de gerar os movimentos, a passagem de saldos apaga os movimentos de saldos iniciais que já existam, para
que seja possível repetir a passagem de saldos mesmo após já se ter efectuado lançamentos no ano
seguinte.
90 Utilitários
10.3 Ligação à Contabilidade
A ligação à contabilidade consiste em integrar os movimentos inseridos no Gep no sistema de contabilidade.
O sistema de gestão comercial lê os movimentos do mês indicado e gera um ficheiro ou uma listagem com os
lançamentos a efectuar na contabilidade.
Os tipos de movimentos que se pretende exportar para a contabilidade são definidos nos parâmetros de
exportação (Tabelas Configuração da Ligação ao POC Parâmetros da Exportação).
O sistema é capaz de integrar na listagem de ligação os movimentos relativos a:
Vencimentos do mês
A exportação para o sistema de contabilidade gera para as remunerações, um único lançamento
composto pelos movimentos de custos e encargos (débitos) e valores a pagar (créditos). Pode
incluir o lançamento do pagamento das remunerações se forem indicados os meios de pagamento
nos recibos de vencimento do mês. Se assim não for, os vencimentos são lançados a uma conta-
corrente de valores a pagar e os pagamentos têm que ser lançados directamente na aplicação de
contabilidade.
Despesas de Funcionários
A exportação para o sistema de contabilidade gera um único lançamento com as importâncias das
despesas pagas aos funcionários. O lançamento credita as contas pela qual se fizeram os
pagamentos e debita as contas de custos correspondentes aos tipos de despesas pagas bem como
as Contas de IVA dedutível de outros bens e serviços.
A definição das contas de ligação é feita em várias tabelas distintas: Contas POC fixas, contas POC dos
códigos de remuneração, contas POC de bancos, contas POC de tipos de despesa, contas POC de tipos de
serviço e contas POC de IR retido. Em todas elas, os códigos das contas são indicados sem pontos e, para
que a ligação à contabilidade através do ficheiro de exportação seja bem sucedida, as contas indicadas têm
que estar criadas no Plano de Contas da Geral do sistema de Contabilidade.
Neste capítulo, são indicados todos os passos para a configuração da ligação ao POC.
Utilitários 91
Diários e Tipos de Lançamento no PocWin: indica-se para que diário do PocWin são exportados
os movimentos e o tipo de lançamento com que são criados os lançamentos no PocWin.
Nota: Os diários e tipos de lançamento aqui definido tem que necessariamente estar criados
na tabela de diários e tipos de lançamento do sistema de Contabilidade caso contrário a
importação no sistema de contabilidade não será bem sucedida.
Delegação Exportadora: este campo só precisa de ser preenchido no caso de ter vários sistemas
Gep diferentes a exportarem para a mesma empresa do PocWin. Nesse caso, deve atribuir em cada
Gep um código (numero ou letra) que permita identificar nos lançamentos exportados o Gep de
origem.
Directoria para onde vai gravar o ficheiro: define a directoria onde será gravado o ficheiro gerado
pelo Gep.
Tipo de Documento: define o código do tipo de documento a utilizar, por defeito, nos lançamento
efectuados na contabilidade. Este tipo de documento tem que estar criado na tabela de tipo de
documentos do sistema de contabilidade.
A conta de custos com o pessoal onde são lançados os abonos auferidos pelos funcionários pode ser
dividida por funções do pessoal. O sistema permite-lhe definir até 6 divisões da conta de custos com o
pessoal. Indique as descrições das divisões que pretende utilizar.
A ligação ao POC pode ser efectuada com rateio dos valores até um máximo de 4 centros de custo. Para
isso é necessário parametrizar a forma como o Gep deve preencher cada um desses 4 centros de custo
nos lançamentos a exportar para o PocWin.
O Gep permite efectuar o preenchimento de cada um desses C/Custo com Nada, um determinado
C/Custo fixo ou o correspondente C/Custo registado no Gep.
Contas de IVA dedutível de outros bens e serviços às taxas reduzida, normal e intermédia.
Contas a movimentar pelas despesas pagas e/ou custos registados quando faz a exportação para o
sistema de contabilidade.
92 Utilitários
10.3.1.3 Contas POC dos Códigos de Remuneração
Nesta tabela definem-se as contas de custos e de valores a pagar referentes aos códigos de remunerações
utilizados no processamento de salários. Quando cria um código de remuneração, o seu registo é
automaticamente criado nesta tabela. Terá, no entanto, que indicar as contas que devem ser movimentadas
pelas verbas relativas a esses códigos quando faz a exportação dos vencimentos para o sistema de
contabilidade.
Abonos - Nos códigos respeitantes a abonos (desde o código 1 ao 300) definem-se as contas de
custo onde serão lançadas as verbas auferidas pelos funcionários.
A contas de custo divide-se na conta de custos com orgãos sociais e na conta de custos com
pessoal. Por sua vez, a conta de custos com o pessoal pode ser dividida relativamente à função do
funcionário, i.e, relativamente à divisão da conta de custos indicada na ficha de cada funcionários.
Nota: Deve definir as contas de custo com o pessoal para todas as divisões que criou nos
Parâmetros da Ligação ao POC. A conta de custos a utilizar no lançamento das verbas de
cada funcionário, depende da divisão a que o mesmo pertence (definida na sua ficha).
Faltas - Os códigos de remuneração respeitantes a faltas (desde 401 a 500) registam importâncias
que devem ser directamente descontadas ao abono (remuneração base). Desta forma, não é
necessário definir as contas a que estas remunerações devem ser lançadas.
Descontos - Nos códigos respeitantes a descontos (desde o código 301 ao 400) definem-se as
contas de valores a pagar onde serão lançados as importâncias deduzidas ao valor do recibo que a
empresa retém para pagar às diversas entidades;
Encargos - Nos códigos de remuneração correspondentes a encargos (desde o código 501 ao 550)
definem-se tanto as contas de custos relativas ao encargos como a conta de valores a pagar onde
serão lançados os valores do encargo sobre os vencimentos pagos a pagar às diversas entidades.
Nota: Ao abrir uma nova empresa, as contas de ligação ao POC para os códigos fixos da tabela de
códigos de remunerações são preenchidas por defeito. Deve analisar se estas estão de acordo com
as contas que criou no seu plano de contas do sistema de contabilidade. Caso existam diferenças,
deve alterá-las por forma a que na importação do ficheiro de ligação os valores sejam imputados às
contas correctas.
À conta de caixa/bancos por onde foi efectuado o pagamento, caso o recibo de vencimento tenha
registado os meios de pagamento,
Às contas fixas de valores a pagar aos órgãos sociais/pessoal, caso o recibo de vencimento não
tenha meio de pagamento registado.
Nesta tabela definem-se as contas POC dos bancos utilizados nos pagamentos de vencimentos, despesas
e/ou outras categorias. Quando cria um código de Banco/Caixa, o seu registo é automaticamente criado
nesta tabela. Terá, no entanto, que indicar a conta que devem ser movimentada pelas verbas pagas por
intermédio de cada um desses bancos quando faz a exportação para o sistema de contabilidade.
Utilitários 93
10.3.1.5 Contas POC de Tipos de Despesa
A contabilização das despesas pagas é sempre efectuada no lançamento de pagamento. As despesas são
lançadas a débito à conta de custos do tipo de despesa e à conta de IVA dedutível de outros bens e serviços
por contrapartida do meio de pagamento.
Nesta tabela definem-se as contas POC dos tipos de despesa utilizados nas despesas de funcionários.
Quando cria um tipo de despesa, o seu registo é automaticamente criado nesta tabela. Terá, no entanto, que
indicar a conta de custo que deve ser movimentada pelas verbas pagas por despesas de cada um desses
tipos quando faz a exportação para o sistema de contabilidade.
Pagamento - Quando se indica na ficha do sujeito passivo que os custos são lançadas logo, debita-se a
conta-corrente por contrapartida dos meios de pagamento e das contas de IR dos tipos de rendimentos.
Caso contrário, debitam-se as contas de custo por contrapartida das contas dos meios de pagamento e
das contas de IR dos tipos de rendimentos.
Nesta tabela definem-se as contas POC dos tipos de serviço utilizados nos custos de outras categorias.
Quando cria um tipo de serviço, o seu registo é automaticamente criado nesta tabela. Terá, no entanto, que
indicar a conta de custo que deve ser movimentada pelas verbas pagas por custos de cada um desses tipos
quando faz a exportação para o sistema de contabilidade.
Nota: Os tipos de documentos aqui definidos tem que necessariamente estar criados na tabela de
tipos de documentos do sistema de Contabilidade caso contrário a importação no sistema de
contabilidade não será bem sucedida.
Centros de Custo
Nas fichas dos funcionários deverá indicar quais os centros de custo a que devem ser imputados os
valores dos abonos e encargos de cada funcionário.
94 Utilitários
A definição de centros de custo pode ser feita para cada código de remuneração e/ou pode também
definir a regra geral para todos os restantes códigos de remuneração.
Os valores resultantes dos processamento de códigos de remuneração para os quais esteja
indicado que o lançamento a centros de custo é digitado no lançamento, são imputados e
distribuídos pelos respectivos centros de custo (ou pelos centros de custo definidos como regra
geral) definidos na ficha do funcionário.
No entanto, os valores resultantes dos processamentos de códigos de remuneração para os quais
esteja indicado que o lançamento a centros de custo é rateado em função da remuneração base,
são imputados e distribuídos proporcionalmente pelos mesmos centros de custo a que foi imputado
o valor da remuneração base.
Imprimir listagem de ligação ao Poc: se não possui o sistema de contabilidade da Gestexper (PocWin)
pode emitir uma listagem que contenha os lançamentos que devem ser efectuados no seu sistema de
contabilidade;
Exportação para o PocWin: é gerado um ficheiro com os lançamentos a efectuar na contabilidade.
Este ficheiro pode ser importando no sistema de contabilidade da Gestexper, PocWin, dispensando o
utilizador de efectuar os lançamentos nesse sistema. Desta forma, permite que os movimentos
lançados no sistema Gep já não tenham que ser lançados no sistema de contabilidade.
Para efectuar qualquer destas operações, terá de indicar o mês dos lançamentos a lançar à contabilidade e
pressionar correspondente à operação a executar.
Se pretende efectuar a exportação para o POC, poderá assinalar o fecho do mês para garantir que nenhum
dos lançamentos registados no mês, e em meses anteriores, seja posteriormente alterado.
Nota: É da responsabilidade do utilizador efectuar as exportações dos novos meses ou dos meses
onde efectuou alterações. Aconselha-se a selecção do fecho de meses após a ligação ao PocWin.
Utilitários 95
96 Utilitários
11 Anexos
Assim, e antes de proceder à respectiva abertura, leia atentamente o documento em anexo intitulado
“Licença de Utilização do Software Gestexper”, pois após tal abertura não será reconhecido qualquer direito
resultante do desconhecimento das respectivas cláusulas.
11.2.1 Definições
Para os efeitos da presente convenção, entende-se por:
A) Gestexper Lda, ou Produtora: A Gestexper - Informática Lda, empresa criadora do Software Gestexper;
B) Software Gestexper: Aplicações informáticas comercializadas sob a marca "Gestexper";
C) Utilizador: O adquirente de uma cópia de um Software Gestexper com o correspondente suporte
magnético e documentação pertinente que, após aceitação da presente convenção e nos termos dela
constantes, se torna titular de uma licença de utilização do referido Software Gestexper.
11.2.2 Objecto
O objecto da presente Convenção é o conjunto de condições em que o Utilizador pode, sem carácter de
exclusividade, utilizar o Software Gestexper que, juntamente com o respectivo suporte magnético e
documentação, está contido na embalagem anexa. Fica absolutamente entendido que a licença de utilização
Anexos 97
concedida não pressupõe nem, de forma alguma, constitui venda do Software Gestexper original, o qual
permanece na titularidade da Gestexper Lda.
11.2.4 Vigência
A presente Convenção entra em vigor logo que aceite pelo Utilizador e durará por tempo indeterminado.
§único: Para efeitos do estabelecido nesta cláusula, entende-se que o Utilizador aceita a presente
Convenção logo que proceder à abertura da embalagem que adquiriu contendo uma cópia do Software
Gestexper e respectivo suporte magnético.
11.2.6 Reprodução
1. É expressamente vedada ao Utilizador toda e qualquer forma de reprodução, total ou parcial, do
Software Gestexper, ainda que por via da sua inclusão ou fusão com outro software.
2. O estabelecido no número anterior é, igualmente, aplicável à documentação que acompanha a cópia do
Software Gestexper.
3. Sem embargo do estipulado nos números anteriores, é permitido ao Utilizador efectuar uma cópia do
Software Gestexper destinada única e exclusivamente a fins de segurança interna e para seu uso privado.
11.2.7 Utilização
A licença de utilização do Software Gestexper, objecto do presente contrato é concedida exclusivamente ao
Utilizador, pelo que a este é vedado:
A) Divulgar, distribuir ou por qualquer outra forma permitir a sua utilização por terceiros;
B) Ceder, total ou parcialmente, temporária ou definitivamente, quer a título gratuito quer a título oneroso, a
licença de utilização que lhe é concedida pela presente Convenção, sem prévia autorização da Produtora
dada por escrito.
§Único: O Utilizador obriga-se a comunicar à Produtora qualquer alteração da sua denominação.
11.2.9 Incumprimento
1. Em caso de incumprimento, por parte do Utilizador, das obrigações por si emergentes da presente
Convenção, nomeadamente no que respeita às cláusulas 6ª, 7ª e 8ª, tem a Produtora o direito a rescindir a
98 Anexos
presente Convenção, sem necessidade de aviso prévio, sendo suficiente, para o efeito, a comunicação da
rescisão por carta registada com aviso de recepção.
2. Para além do direito a rescindir a presente Convenção nos termos do número anterior, a Produtora, em
caso de incumprimento por parte do Utilizador, tem ainda o direito a ser indemnizada por todos os prejuízos
para si decorrentes de tal incumprimento.
3. Logo que lhe for comunicada a rescisão, nos termos do antecedente número 1, o Utilizador obriga-se a
destruir total e definitivamente todas as cópias do Software Gestexper que tenha na sua posse.
11.2.10 Actualizações
A Gestexper, Lda. reserva-se o direito de proceder a actualizações do Software Gestexper, criando, para o
efeito, versões modificadas do mesmo. Fica, no entanto, entendido que não lhe caberá qualquer
responsabilidade pela sua distribuição junto dos Utilizadores, os quais, se assim o entenderem e nas
condições a definir com o respectivo fornecedor, procederão à respectiva aquisição.
2. A Produtora garante, ainda, que os programas que compõem o Software Gestexper, gravados no suporte
magnético, estão em condições de realizar as operações descritas na documentação que o acompanha, a
qual dele faz parte integrante.
3. Quaisquer anomalias ou defeitos verificados no material fornecido e referido nos números antecedentes, e
desde que resultem de uma normal utilização, só podem ser reclamados junto da Produtora no prazo de 90
dias a contar da data de entrega constante na cópia do recibo.
ll) A rescindir a presente Convenção e a receber o preço por si pago, no prazo de 60 dias contado da
data de devolução do suporte magnético defeituoso, no caso da Produtora se ter mostrado incapaz de
corrigir o defeito ou a anomalia verificada, ou não tiver procedido à sua substituição.
5. Em caso de substituição do suporte magnético, o mesmo terá uma garantia de 30 dias, nos mesmos
termos e condições da presente cláusula.
6. Sem prejuízo do referido no antecedente n.º 2, a Produtora não garante, nem se responsabiliza, pelo uso
e / ou resultados obtidos pela utilização do Software Gestexper.
7. Fica, desde logo, claro e aceite pelo Utilizador que o Software Gestexper se destina às especificidades e
características assinaladas e constantes na documentação a ele anexas, não podendo, por isso, o Utilizador
esperar, nem à Produtora ser exigido, qualquer uso ou fim diferente daquele para que o mesmo foi
concebido.
Anexos 99
100 Anexos