UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

BPM CON TI

Título: Fase 2 - Proyecto BPM y Mapa de Descubrimiento

Javier F. Fonseca G., C.C. 7.229.104

Cel. 3024005416
SKYPE: JAFEFOG
.
.

CEAD: Duitama
ING. INDUSTRIAL

Tutor: VICTOR HUGO RODRIGUEZ

Fecha: Marzo 2019

 CONTENIDO

CADENA DE VALOR .................................................................................................................................... 3

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO BPM ................................................................................................... 3
Fases del Ciclo de Desarrollo del BPM ...................................................................................................... 4
COMPONENTES DE UN MAPA DE DESCUBRIMIENTO............................................................................. 6
Componentes de un Mapa de Descubrimiento .......................................................................................... 7
MAPA DE DESCUBRIMIENTO ................................................................................................................... 12
 CADENA DE VALOR

La cadena de valor una herramienta de análisis estratégico que ayuda a determinar la ventaja competitiva de la
empresa; mediante su aplicación se consigue examinar y dividir la compañía en sus actividades estratégicas más
relevantes a fin de entender cómo funcionan los costos, las fuentes actuales y en que radica la diferenciación,
buscando a su vez generar ventajas competitivas.

La cadena de valor establece cuatro aspectos del panorama competitivo:

 Grado de integración.
 Panorama industrial.
 El panorama de segmento.
 El panorama geográfico.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO BPM

Ilustración 1 Ciclo de Vida BPM

El Ciclo de Vida BPM se refiere a la forma de administrar los procesos de negocio el cual puede ser
organizado por un conjunto gradual e interactivo de actividades que incluyen: planeamiento, análisis, diseño,
modelado, implementación, monitoreo, control y refinamiento de los procesos de negocio.

La gestión de procesos de negocio, también conocida como BPM, siglas del inglés Business Process
Management, se define como la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de una
organización a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar,
automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.

La gestión por procesos es una forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos,
entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una
entrada para conseguir un resultado; pero lo que tiene importancia es el proceso en su conjunto, no sus
partes por separado. Para la gestión de los procesos de negocio de una organización, se propone entonces
una serie de etapas y actividades que establecen el ciclo de desarrollo de un proyecto de BPM, que se debe
seguir para alcanzar de forma eficaz todos los objetivos y beneficios perseguidos por la gestión.

Fases del Ciclo de Desarrollo del BPM

Descubrimiento: El principal objetivo es identificar y entender cada uno de los procesos de negocio que
forman la organización. Especifica todos los detalles de cada uno de los requisitos, centrándose
principalmente en las funcionalidades clave del sistema.

Análisis: Se estudia cada uno de los procesos de negocio del sistema, modelandolos con las nuevas
características y reglas a seguir para obtener una mayor productividad.

Desarrollo: Se especifican los procesos de negocio analizados y diseñados en la etapa anterior.

Monitoreo: Cada proceso de negocio debe medirse para saber el grado de éxito y calidad con el que ha sido
llevado a cabo; de esta forma se puede analizar los resultados de cada uno de los procesos para su
redefinición y mejora
Optimización: Aquellos procesos que no han cumplido las expectativas deseadas, bien porque no poseen
un conjunto coherente de tareas, o bien porque las necesidades han cambiado, son optimizados para mejorar
su rendimiento y así también el de la empresa.

Hay que destacar que el BPM Operacional abarca las etapas: modelado, despliegue y ejecución como parte
de la operación, quedando el ciclo Analítico como el descubrimiento de los procesos, la reingeniería,
documentación, medición, monitoreo y optimización de forma continúa. Por lo tanto, en la etapa analítica se
busca definir y medir estos procesos para que finalmente puedan evolucionar, combinando BPM con
Business Intelligence (BI, Inteligencia de Negocio), Balance ScoreCard (BSC, Cuadro de Mando Integral) y
Operational Intelligence (OI, Inteligencia Operacional) entre otros.1

1
FUENTE: https://www.evaluandoerp.com/ciclo-vida-del-business-process-management-bpm/
 COMPONENTES DE UN MAPA DE DESCUBRIMIENTO

Cuando un proceso ha sido identificado y está listo para una iniciativa Business Process Management (BPM),
lo primero que hay que entender es el modelo del proceso. El modelamiento del proceso comienza con un
modelamiento de proceso descriptivo, esfuerzo conocido como descubrimiento del proceso. Descubrimiento
del proceso cubre el mapeo del proceso, la captura de los detalles del proceso y la creación de un diagrama
de proceso inicial.

Todo esto es realizado durante la fase de desarrollo del playback 0, el equipo del proyecto se reúne con cada
interesado del negocio durante esta fase, liderando hasta la reunión final donde se obtiene la firma de
aprobación. Esta aprobación del playback 0 validará que el modelo refleje con exactitud el flujo de proceso
esperado, que identifique los roles del proceso y que los detalles y mejoras del proceso estén bien
documentadas.

Hay dos objetivos principales para el Descubrimiento de Procesos:

 Comunicar el proceso a través de todos los miembros del equipo a la organización:

 ¿Qué es el proceso? - ¿Que no es el proceso?

COLABORACION: Descubrimiento del Proceso lleva a la creación de un Mapa de Descubrimiento que se

lleva a cabo a través de sesiones de colaboración con expertos en la materia del proceso y el propietario del
proceso. Estas sesiones proporcionan la información necesaria para crear el mapa de descubrimiento inicial:
un diagrama de procesos de alto nivel que comunica el orden esperado de los logros de las tareas del proceso
y los detalles que acompañan estas tareas.

 Una vez que los detalles importantes del proceso se reflejan plenamente en el Mapa de
Descubrimiento este es compartido con el equipo del proceso para que todos estén alineados.
 También es compartido con los actores de negocio para su revisión, validación y entrada.
 El Mapa de Descubrimiento comunica ampliamente la información más importante del proceso con
los propietarios de los procesos del negocio, facilitando una efectiva colaboración. La colaboración
 no termina cuando el mapa de descubrimiento se convierte en un diagrama de proceso - que se ha
mejorado.
 Involucrando desde el comienzo a los Interesados del negocio en el desarrollo del diagrama de
proceso, aseguramos su interés y comprensión en todo el ciclo de vida del modelamiento del proceso.

Componentes de un Mapa de Descubrimiento

Un mapa de Descubrimiento es creado centrándose en los siguientes elementos:

 Hitos
 Actividades
 Sub-procesos

Cada uno de estos elementos puede ser capturados durante las sesiones de colaboración del mapeo del
proceso con el propietario del proceso y expertos en la materia. Los elementos también pueden ser extraídos
de una narrativa del proceso cuando ésta exista. Es importante entender cuando mapear cada elemento y
como se relacionan entre si los elementos.

La creación de un mapa de descubrimiento se trata de hacer que el orden de las actividades del proceso se
describa efectivamente. Esta es una de las razones por las que el estándar de notación de procesos (BPMN)
está limitado en el uso de términos en este punto del esfuerzo del modelamiento.

Descripción
 Use un hito en un mapa de descubrimiento para mostrar una fase en particular del proceso. Los
hitos no son un estándar BPMN pero son componentes muy importantes.
 Use una actividad para comunicar una tarea de un proceso realizada por una unidad de negocio en
un mapa de Descubrimiento. Actividad es un estándar BPMN.
 Use un Sub-proceso para comunicar una Actividad que es ejecutada por múltiples unidades de
negocio. Subproceso es un estándar BPMN.
GUIAS

 Organizar los hitos en el orden en el cual ellos se han realizado

 Considere el uso de nombres de etiqueta para los hitos
 Los hitos son fases del proceso, ellos deben indicar el significado de las subdivisiones de todo el
proceso, no cada paso individual.
 Las partes más destacadas de los hitos del proceso pueden ser buenos candidatos para los
espacios de seguimiento en la implementación del proceso y pueden proporcionar una forma útil de
organizar la discusión de métricas de Proceso con los dueños del proceso y otros interesados.
 Si hay un número inusualmente alto de pasos para un determinado hito, esto puede ser un indicio
de que hay que añadir más Hitos.
 Nombrar Pasos, tareas y actividades con una combinación de verbo-sustantivo.

ACTIVIDAD

Ahora que el mapa de descubrimiento tiene los Hitos en su lugar es hora de agregar las Actividades asociadas
a cada Hito. En el modelamiento de procesos una Actividad representa una unidad atómica de trabajo, esas
cosas que son parte de la responsabilidad de un proceso y que hacen que se complete la tarea.
La colaboración con el dueño del proceso o la información de una narrativa de proceso debe mostrar todos
los pasos necesarios para identificar todas las tareas (Actividades).

Pasos
La elaboración del mapa de descubrimiento empieza con la captura de cada paso del proceso señalado en
cada Hito.

 En el ejemplo a continuación, se muestran tres pasos de la información del Proceso De Reembolso

de Gastos que se encuentran bajo el primer hito.
 Estos son los pasos que alguien tendría que presentar en un informe de gastos.
 Cada uno de los tres pasos es asignado a un participante del Proceso.
Si no hay cambio de Participante de un paso a otro en un Hito en el mapa de Descubrimiento, entonces estos
pasos deben convertirse en una sola tarea.
En el ejemplo del proceso de Reembolso de Gastos, el Mapa de Descubrimiento ahora se comunica con una
unidad atómica de trabajo o actividad.

Acción tal como presentar o enviar se representa con símbolos de dirección de flujo de trabajo en el mapa
de Descubrimiento.
El Mapa de Descubrimiento inicial del ejemplo de Reembolso de Gastos está completo. El objetivo principal
era la lista de los hitos y las actividades de forma secuencial mostrando el orden de acompañamiento o
realización.
En esta etapa, la falta de detalles tales como quién y cuándo en el Mapa de Descubrimiento es libre. La
intención del mapa de procesos es proporcionar la visibilidad de lo que el proceso de negocio es en realidad,
sin tener en cuenta condiciones o excepciones.

SUB-PROCESO

Una Actividad en un Mapa de descubrimiento también se puede comunicar como un sub-proceso. Sub-
proceso son tareas que tienen un mismo dueño y que son ejecutadas por diferentes unidades de Negocio.
En el ejemplo del Proceso de Reembolso de Gastos el Mapa de Descubrimiento muestra un Hito candidato
y un conjunto de Tareas que podrían ser un solo Sub-proceso.
El Mapa del Descubrimiento revisado con el Sub-proceso en su lugar.
 MAPA DE DESCUBRIMIENTO

Proceso: Reembolso de Gastos

Empresa: Bombas y Montajes S.A.S.