Filtros Avanzados y Funciones de Bases de Datos

Tema06

En este capítulo
En esta sesión veremos la utilidad de aplicar filtros y emplear funciones de Base de
datos. Vamos a crear rangos de criterios para establecer distintos criterios y se
empleará funciones de base de datos para obtener valores de resumen.

¿Qué vamos aprender?

Al finalizar este capítulo usted podrá:
 Conocerá las funciones de Base de Datos y los argumentos necesarios para
aplicarlos
 Generar un rango de criterios y aplicará funciones para obtener datos de
resumen.
 Aplicará filtros avanzados

Para completar este capítulo usted va a realizar algunas acciones que impliquen abrir
archivos, así que, es necesario que descargue del Cybercampus el archivo EXCEL1
de la sesión TEMA06.

Funciones de Base de datos

Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en
listas.

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero
añadiendo criterios o condiciones a las filas que entrarán en el cálculo. Puede establecer
Lectura tantos criterios como columnas tenga en su lista.

Todas estas funciones, usan tres argumentos:

=FunciónBD(Base_de_datos, Nombre_de_campo, Criterios)

Base_de_datos: rango completo de la lista. Debe incluir los títulos de las columnas. Ejemplo
A3:G21.

Guía de Aplicación Página 1

Microsoft Excel 2010

Nombre_de_campo: nombre de campo empleado para realizar el cálculo de la

función. Por ejemplo alguno de los campos de la lista son: Nombre, Ciudad, País,
etc. Puede emplear también el número de columna que ocupa dicho campo en la
lista, por ejemplo en lugar de Nombre se puede usar el número 2.

Criterios: rango con los criterios o condiciones. Es necesario diseñar previamente el

rango de criterios antes de emplear alguna función. El rango de criterios, incluye el
nombre exacto del campo y la condición a aplicar.

Entre las funciones que puede emplear:

Fórmula Descripción

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de

datos

BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de

datos

BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos

BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios
especificados

BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de

datos

Página 2 Guía de Aplicación

 Gráficos

Fórmula Descripción

BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de

datos

BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base

de datos que cumplen los criterios especificados

BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas

seleccionadas en la base de datos

BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de las

entradas seleccionadas de la base de datos

BDSUMA Agrega los números de la columna de campo de los registros de la

base de datos que cumplen los criterios

BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas

de la base de datos

BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas

seleccionadas de la base de datos

Actividad 1: Argumentos de la función

Objetivo
Reconocer los argumentos de las funciones de Base de datos

Resolver Elementos
Para completar estas actividades, debe abrir el archivo llamado EXCEL1 Listado
de Clientes.

Caso 1

Empleando las funciones vistas, se pide obtener número de clientes del Vendedor
Díaz, Rita

1. Brevemente podemos establecer una análisis:

Base de Datos: rango A6:H104 de la hoja Listado
Nombre de campo: para nuestro caso será el Vendedor
Criterio: rango A4:G5 de la hoja Resumen.

Guía de Aplicación Página 3

Microsoft Excel 2010

2. Ahora, en los criterios, debemos establecer las condiciones a aplicar. En

nuestro caso que el vendedor sea Díaz, Rita. En la hoja Resumen, el rango
criterio debe ser:

3. Como ya se comentó, todas las funciones emplean 3 argumentos para

realizar cálculos de resumen. En la celda H14 escriba:
=BDCONTARA(Listado!A6:H104; "Vendedor"; A4:G5)

…o en lugar del nombre Vendedor, el número de columna que

ocupa…
=BDCONTARA(Listado!A6:H104, 7 , A4:G5)

En todos los casos, la función cuenta los datos de la columna Vendedor (columna
7) de la tabla A6:H104 de la hoja Listado, considerando sólo los de Díaz, Rita
(criterio establecidos en el rango A4:G5 de la hoja Resumen)

Nombres de rango
En lugar de escribir direcciones de celdas como Listado!A6:H104 puede asignarle
nombre a dicho rango y trabajar con ese nombre.
1. Vaya a la hoja Listado y haga clic dentro de la tabla
2. Presione CTRL + * para seleccionar toda la tabla.
Resolver 3. En el cuadro de nombres escriba TABLA y presione enter.
4. La fórmula ahora será:
=BDCONTARA(Tabla, "Vendedor", A4:G5)

Actividad 2: Casos de aplicación

Objetivo
Emplear funciones de Base de datos para responder a requerimientos de
información.
Resolver
Para completar estas actividades, se debe trabajar con el archivo llamado
EXCEL1 Listado de Clientes. Además, cuando establezca criterios es muy
importante que considere que Excel toma los criterios exactos, considerando tildes,
espacios y signos de puntuación.

Página 4 Guía de Aplicación

 Gráficos

Casos a desarrollar

Caso 2:

Calcular el Total de crédito asignado a los Clientes de Lima

1. Establezca en el rango_criterio las condiciones a aplicar, tal como se

observa en la imagen:

2. Luego, escriba la fórmula:

=BDSUMA(Tabla, "Crédito", D4:D5)
Resultado: ........................................................................................................

3. Escriba Surco en lugar de Lima de la celda D5 y observe los resultados.

4. Luego, cambie a Ica.

Caso 3:

Calcular el total de crédito asignado a los Clientes del grupo Braserías.

1. Complete los criterios de acuerdo a la imagen:

2. Luego, escriba la fórmula empleada:

=BDSUMA(Tabla, "Crédito", F4:F5)
Resultado: ........................................................................................................

3. Escriba como grupo Plaza Vea en el criterio y observe los resultados.

4. Luego, cambie al grupo Concesionarios

Caso 4:

Calcular el número de clientes con créditos mayores a 15000

1. Complete los criterios de acuerdo a la imagen:

2. Luego, escriba la fórmula empleada:

=BDCONTARA(Tabla, "Nombre", H4:H5)
Resultado: ........................................................................................................

3. Cambie el criterio para ver los clientes con un crédito menor a 3000

Guía de Aplicación Página 5

Microsoft Excel 2010

Caso 5:

Calcular el total de Crédito del Grupo Rest. de Lima

1. Complete los criterios:

2. Luego, escriba la fórmula a emplear:

Fórmula: ...........................................................................................................

Resultado: ........................................................................................................

3. Guarde los cambios efectuados.

Actividad 3: Filtros avanzados

Objetivo
Aplicar filtros avanzados

Establecer el rango criterio

Caso 6:
Resolver
Mostrar los registros cuyo Local sea MegaPlaza

1. En la hoja Semestre, copie los títulos de la tabla a la fila 3. El resultado

debe ser:

2. Escriba el criterio: MegaPlaza en la celda ( d4 )

Página 6 Guía de Aplicación

 Gráficos

Aplicar filtros
Una vez que se tiene el rango de criterios, se puede emplear filtros para ver la
información que cumpla con los criterios de las filas 3 y 4.

1. Luego, haga clic en cualquier celda de la tabla principal. Ahora, use la

Resolver ficha Datos y haga clic en el botón Avanzadas.

2. Se muestra una ventana para indicar el rango de la Lista y el de Criterio.

La ventana debe quedar como:

3. Haga clic en Aceptar y observe la barra de estado:

4. Para ver todos los registros, haga clic en la ficha Datos y elija Borrar.
Se deben mostrar TODOS los registros.

Guía de Aplicación Página 7

Microsoft Excel 2010

Caso 7:

Mostrar los registros cuyo Destino sea Miami y las ventas sean mayores a 2000

1. Escriba los criterios de acuerdo a:

Resolver

2. Luego, haga clic en cualquier celda de la tabla principal. Ahora, use la

ficha Datos y haga clic en el botón Avanzadas.

3. Se muestra una ventana para indicar el rango de la Lista y el de Criterio

(rango F3:G3).
4. Haga clic en Aceptar y observe la barra de estado para saber los
registros ubicados.

Responder en la hoja CASOS

¿Cuántos registros se muestra?

Caso 8:

Mostrar los registros de MegaPlaza hacia New York así como los de Jockey Plaza
hacia Ohio.

1. Escriba los criterios de acuerdo a:

Resolver

2. Luego, haga clic en cualquier celda de la tabla principal. Ahora, use la

ficha Datos y haga clic en el botón Avanzadas.

Página 8 Guía de Aplicación

 Gráficos

3. Se muestra una ventana para indicar el rango de la Lista y el de Criterio.

La ventana debe quedar como:

4. Haga clic en Aceptar y observe la barra de estado para saber los

registros ubicados.
Responder en la hoja CASOS
¿Cuántos registros se muestra?

5. Clic en el comando Borrar para mostrar todos los registros.

Caso 9:

Mostrar los registros cuyo cierre sea en Febrero del 2013

1. En la celda E4, escriba:
=MES(E8)=2
Resolver 2. Borre el texto en la celda E3, el rango debe ser:

3. Luego, haga clic en cualquier celda de la tabla principal. Ahora, use la

ficha Datos y haga clic en el botón Avanzadas.

4. Se muestra una ventana para indicar el rango de la Lista y el de Criterio.

La ventana debe quedar como:

Guía de Aplicación Página 9

Microsoft Excel 2010

5. Haga clic en Aceptar y observe la barra de estado para saber los

registros ubicados.
Responder en la hoja CASOS
¿Cuántos registros se muestra?

Caso 10:

Mostrar los registros del primer trimestre cuyo destino sea Tokio o Miami

1. En la celda E4 y E5 , escriba:
=MES(E8)<4
Resolver 2. Borre el texto en la celda E3.
3. Escriba en la columna Destino los textos Tokio y Miami (F4 y F5). El
rango de criterios debe ser:

4. Luego, haga clic en cualquier celda de la tabla principal. Ahora, use la

ficha Datos y haga clic en el botón Avanzadas.

5. Se muestra una ventana para indicar el rango de la Lista y el de Criterio.

La ventana debe quedar como:

Página 10 Guía de Aplicación

 Gráficos

6. Haga clic en Aceptar y observe la barra de estado para saber los

registros ubicados.
Responder en la hoja CASOS
¿Cuántos registros se muestra?
7. Guarde los cambios
Caso 11:

Mostrar los registros del primer trimestre cuyo destino sea de Miami, los resultados
deben mostrarse como copia en otro lugar (rango de salida) a partir de J8

1. En este caso, vamos a crear 3 rangos:

Definición del rango Referencia Nombre de rango

Rango de la lista de datos A7: G102 LISTA

Rango de criterio J3:J4 CRITERIO1

Rango de copia ( salida ) J7:P7 SALIDA1

1. A continuación vamos a crear el filtro avanzado:

2. Ubicar el cursor dentro de la lista de datos
3. Ir a la ficha Datos, Avanzadas
4. Activar la opción copiar a otro lugar: ( ver figura )

Guía de Aplicación Página 11

Microsoft Excel 2010

Se mostrarán 8 registros de destino Miami

Caso 12:

Mostrar los registros del cuyas ventas sean entre 1,000.00 y 1,200.00, el resultado
debe ubicarse en la hoja caso12.

1. En la hoja Caso12, ingresa los datos para el criterio:

2. Crea los 2 rangos: ( El rango de LISTA ya está creado )

Definición del rango Referencia Nombre de rango

Rango de criterio A6:B7 CRITERIO2

Rango de copia ( salida ) A10:G10 SALIDA2

Aplica la orden de filtros avanzados, este debe ser el resultado

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