Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah
memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka , bagaimana pemahaman/pengetahuan
mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka, dan apa
yang ingin mereka ketahui?

Cara mengembangkan profil Audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-gampang susah. Gampang, jika
lawan komunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan
menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum dikenal.
Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a) Menentukan Ukuran dan Komposisi

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan
audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula.
Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan
sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens yang
jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan
gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
Semakin banyak audiens, semakin beragama pula pendidikan, status, dan sikap
mereka. Jumlah audiens yang besar juga mudah menimbulkan kesemrawutan (kekacaun)
dab sulit dikendalikan. Oleh karena itu, komunikator harus mencari sesuatu yang dapat
mengikat mereka bersama-sama. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk
menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.

b) Siapa Audiensnya
Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa
di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya mereka
yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional
tinggi.
 c) Reaksi Audiens
Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audiens, perlu diketahui (diantisiapasi) reaksi
yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebut. Jika komposisi audiens adalah orang-
orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung
pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi , reaksi mereka
diduga kurang positif.

d) Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,
usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki
latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens
tersebut harus didik. Secara umum, usahakan agar tidak terlalui menggurui. Kalau terkesan
menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik pada pesan yang
disampaikan.

e) Hubungan Komunikator dengan Audiens

Jiks komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampain suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan
yang meyakinan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak
pembicaraannya sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menetukan kebutuhan informasi audiens, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:

a) Temukan/Cari Apa yang Diinginkan oleh Audiens

Untuk dapat memenuhi kebutuhan audiens akan informasi, komunikator harus
dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan
informasi yang diminta. Jangan ditunda-tunda
 b) Antisipasi Pertanyaan yang tidak diungkapkan
Setelah memberikan informasi yang diinginkan, berikan tambahan informasi yang
mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak
diminta audiens.

c) Berikan Semua Informasi yang diperlukan

Usahakan agar semua informasi penting yang diminta oleh audiens tidak ada yang
terlewatkan. Dengan kata lain, informasi-informasi penting telah tercakup.

d) Pastikan bahwa Informasinya Akurat

Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang benar-benar
akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan memberikan
informasi yang salah kepada audiens. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi
kekhilafan dalam menyampaikan informasi, komunikator harus sesegera mungkin
membetulkannya dan mohon maaf atas kesalahannya tersebut.

e) Tekankan Ide-Ide yang Paling Menarik bagi Audiens

Cobalah untuk menemukan hal penting yang sangat menarik bagi para audiens.
Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal
tersebut. Apabila hal tersebut dapat dilakukan dengan baik, berarti komunikator
telah berhasil memberikan suatu kepuasan yang tidak terhingga kepada audiensnya.

Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan
tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal baru.

Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya adalah dengan mengatur pesan-
pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan
mudah.
 Pendakatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
rasional. Contoh, jika seorang pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah pinjaman yang telah
ada sebelum menambah pinjaman baru yang lebih besar, komunikator dapat menggunakan
argumentasi sebab-akibat untuk menjelaskan bahwa penambahan jumlah pinjaman akan sangat
berbahaya bagi kepercayaan yang telah diberikan sekarang ini.

Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk
menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens. Sebagai
contoh, dalam usaha untuk menjual suatu produk, dapat ditekankan kepada calon pembeli bahwa
produk tersebut dapat menimgkatkan status atau gengsi pembeli di mata masyarakat.