LA CUENTA.

CONCEPTO Y ELEMENTOS
LA CUENTA

La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y
las disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital contable, como
consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad.

Objetivo

El objetivo de la cuenta no es otro que llevar el control sistemático y ordenado de las transacciones
económicas de la empresa para que a partir de un conjunto de cuentas se puedan generar los
estados financieros.

Elementos

1. En la parte superior el nombre del concepto que se está registrando.

2. En el lado derecho se especifican las aplicaciones de los recursos.

3. En el lado izquierdo los orígenes de recursos.

El lado izquierdo tammbien lo conocemos como debe. Esto proviene de los usos y costumbres de
la Italia renacentista donde surge la contabilidad.

El lado derecho lo conocemos como haber.

Clasificación de las cuentas contables:

Las cuentas contables se clasifican en dos grupos según la transacción de la empresa:

1. Cuentas Reales:
Se le denomina así porque siempre están abiertas por más de un período contable conservando
sus balances. Por lo general este tipo de cuentas son utilizadas en el Estado de Situación
Financiera. En estas cuentas contables se encuentran las siguientes subcuentas principales:

 Activos: Reflejan todos los bienes y derechos de una empresa, ya sean tangibles o
intangibles.
 Pasivos: Reflejan las obligaciones que tiene un negocio en alguna entidad. Ejemplo, la
obligación que tiene una empresa de pagar algún préstamo.
 Capital: Reflejan las aportaciones de los dueños de la empresa o las aportaciones que
hacen los inversores externos.

2. Cuentas Nominales:
Se le denominan así porque se cierran cuando se finaliza cada período contable, luego de esto
su balance o registro iniciará de desde cero. Este tipo de cuentas contables se utilizan en el
Estado de Resultado o Estado de Ganancias. En estas cuentas se encuentran las siguientes
subcuentas principales:
  Ingresos: Reflejan el dinero que entra a una empresa como resultado de las actividades
económicas de la misma.
 Costos: Es el reflejo de todo desembolso de dinero cuyo fin es generar un activo que
sea un beneficio económico a la empresa.
 Gastos: Se refleja los egresos o salida de dinero que está destinado a la distribución de
un producto. [Te podría interesar: ¿Qué son los gastos en contabilidad?]

Naturaleza de las cuentas contables:

En Colombia se organiza de acuerdo a como se reglamenta en el Art. 14 del PUC (Plan Único
de cuentas) del Decreto 2650 de 1993:

 Clase: Primer digito.

 Grupo: Dos primeros dígitos
 Cuenta: Cuatro primeros dígitos
 Subcuenta: Seis primeros dígitos

Ejemplo:

Luego de tener claro lo anterior, se define que cuando nos referimos a la naturaleza de las
cuentas hacemos referencia al modelo ya establecido para registrar las operaciones en una
cuenta contable.

Este tipo de cuentas se registra de la siguiente forma según su naturaleza:

 Cuentas según su naturaleza

¿Por qué es importante contabilizarlas en la empresa?

Registrar esta información es muy importante para la empresa debido a que este registro
contable permite entender el por qué una cuenta aumenta o reduce su saldo y así construir un
estado financiero de valor que permita tomar mejores decisiones frente a accionistas,
inversionistas y dueños de la empresa.

¿Cómo implementar el registro de las cuentas contables?

Si actualmente no tienes un medio para realizar este registro contable o no cuentas con un
contador que lo resuelva, existen software de contabilidad que facilitarán la gestión contable de
tu negocio. En Siigo, podrás contar con un módulo especialmente a la contabilidad de tu
empresa, en donde habrá funcionalidades que te permita tener el control de esta área de una
forma más eficiente.

El Catálogo de Cuentas
Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable
formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y
asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el
mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares.
Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales,
quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir
partidas según sea necesario.
En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la
empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance
como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma:
Balance:
1.1. Activo
2.2. Pasivo
3. 3. Capital
Estado de Pérdidas y Ganancias:
4. 4. Productos
5.5. Costos
6. 6. Gastos de operación
7. 7. Otros gastos y productos
8.8. ……
9. 9. Cuentas de Orden
0. 0. Cuentas "puente".
Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecerán invariables,
de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2,
y así sucesivamente.
Vienen después las subclasificaciones, que pueden extenderse en forma prácticamente
ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendría:
1.1. Activo
1.0 1.0 Circulante
11 1.1 Fijo
1.2 1.2 Diferido
Y a su vez, el grupo de circulante podría subdividirse como sigue:
1. Activo
10. Circulante
100 Caja y Bancos
101 Cuentas por cobrar
102 Inventarios
En esta forma podría establecerse un catálogo a base de tres cifras, en el que la cuenta de Caja
y Bancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la de inventarios la 102, etc., de tal manera que si
después se quisiera agregar una nueva cuenta, por ejemplo, Mercancías en Tránsito, recibirla el
número 103, y así sucesivamente hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o más si se
requieren más cuentas.
Como, dentro de la clasificación decimal, cada grupo tendré una subclasificación máxima de
diez renglones (del O al 9), si fuera necesario abrir más de diez cuentas en un grupo, es decir,
más de diez cuentas en el circulante —siguiendo el mismo ejemplo- se deberá ampliar la
clasificación haciendo que el número hasta aquí destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo
grupo, el cual, a su vez, tendría diez clasificaciones más, en la siguiente forma:
1. Activo
10. Circulante
100. Caja y Bancos
1000 Caja General
1001 Caja chica
1002 Banco x
1003 Etc.
De manera semejante podría ampliarse el catálogo, haciendo que los números de las cuentas
constarán de cinco o más cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas o
con dependencias muy numerosas. Para fines prácticos, en la mayoría de las empresas
comerciales o industriales un catalogo de cuentas de cuatro cifras, seria suficiente, en el
entendido de que no existe un catálogo de cuentas universal, cada empresa deberá elaborar el
propio en base a sus necesidades y características particulares.
Cuando se utiliza un sistema electrónico el catálogo de cuentas es indispensable, ya que es el
único medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues
para poder registrar los movimientos generados deberá ingresar primeramente el número de
cuenta que según el catálogo adoptado le corresponda.
1.4.1. Concepto de Catálogo de Cuentas
Por todo lo anterior expuesto se define el catálogo de cuentas como:
Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas
aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en
su caso los números de las cuentas".
Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se
acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas
contenidas en el mismo.
La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética,
numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la
negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un
número en forma ordenada para su fácil manejo y control.
2. ORGANIZACIÓN DE EL CATÁLOGO DE CUENTAS
Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrán de aparecer en los
estados financieros, numerándolas dentro de un sistema decimal. Esto conviene con el fin de
poder designarlas ya por su nombre, ya por su número, lo cual en muchos casos es más
práctico.
MANUAL DE CUENTAS
Concepto:
Es un instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta, los
motivos de sus débitos y de sus créditos, qué representa su saldo, y otros datos que sirvan
para enriquecer el funcionamiento del sistema de información contable del ente.
A continuación, se desarrollan los siguientes modelos de manuales de cuentas:
Cuenta: CAJA
• Concepto: Representa el dinero en efectivo y cheques recibidos de terceros en condiciones
de ser depositados.
• Naturaleza: Patrimonial del Activo.
• Se debita por: La existencia de dinero al comienzo del ejercicio, que proviene del ejercicio
anterior; los ingresos de dinero durante el ejercicio provenientes de ventas de bienes o
servicios, cobros de créditos a deudores, cobros de documentos, aportes de los propietarios,
préstamos obtenidos de terceros, ajustes, etc.
• Se acredita por: Los egresos de dinero durante el ejercicio destinados a pagos a terceros
por cualquier naturaleza, pagos de documentos, devoluciones de préstamos obtenidos,
préstamos otorgados a terceros, ajustes, la cancelación de la cuenta al cierre del ejercicio.
• Saldo: Deudor, su existencia indica a una fecha dada, lo disponible.
No admite excepciones a la regla general, por cuanto nunca puede salir más de lo que ha
entrado.
• Comprobantes intervinientes: Recibos, facturas, tiquets.
Cuenta : PROVEEDORES
• Concepto: Representa todas aquellas deudas por adquisición a crédito de bienes o servicios
que hacen al giro habitual de los negocios del ente.
• Naturaleza: Patrimonial del Pasivo.
• Se debita por: La cancelación total o parcial de dichas deudas, las devoluciones de compras
efectuadas a crédito, la transformación de una
deuda en documentada, ajustes, la cancelación de la cuenta al cierre del ejercicio.
• Se acredita por: La deuda existente al inicio del ejercicio que proviene del ejercicio anterior,
las compras a crédito de bienes o servicios, ajustes.
• Saldo: Acreedor, representa a una fecha determinada, la deuda existente no documentada
con los proveedores.
• Comprobantes intervinientes: Factura, Nota de Crédito Comercial, Nota de Débito
Comercial, Recibos.

Reglas del Cargo y Abono

Los aumentos y disminuciones que sufren los valores del Activo, Pasivo y Capital Contable de una
entidad económica, como consecuencia de la celebración de transacciones financieras, deben
registrarse en las cuentas respectivamente por medio de CARGOS y ABONOS.

Ahora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, deben determinarse las
reglas observables para conocer cuando un cargo o un abono significa un aumento o una
disminución a las diferentes cuentas de Activo, Pasivo y Capital Contable.

Para determinar dichas reglas que se llamarán: Reglas del Cargo y del Abono, recurriremos a la
Ecuación Contable Fundamental: Activo = Pasivo + Capital.

Recordando los elementos de la cuenta, se observa que el Activo queda en calidad de CARGO por
aparecer del lado izquierdo de la cuenta (Debe), mientras que el Pasivo y el Capital Contable
aparecen como ABONOS por estar localizados en el lado derecho de la misma cuenta (Haber).

De esta manera, la colocación de los elementos de la Ecuación Contable (Situación Financiera)

sobre la cuenta, establece que:

1) Las cuentas de Activo deben iniciarse e incrementarse mediante CARGOS.

2) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable empezarán y se incrementarán mediante ABONOS.

En consecuencia de lo anterior se deduce que:

1) Las cuentas de Activo disminuyen mediante los ABONOS.

2) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable disminuyen con los CARGOS.

Por lo tanto:

1) Las cuentas de Activo son de naturaleza Deudora, en virtud de tener Saldo Deudor.
2) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable son de naturaleza Acreedora por tener Saldos
Acreedores

De los conceptos anteriores se desprenden las Reglas del Cargo y el Abono que son:
1. Debe cargarse a una cuenta cuando:
Aumenta el Activo
Disminuye el Pasivo
Disminuye el Capital Contable
2. Debe abonarse a una cuenta cuando:
Disminuye el Activo
Aumenta el Pasivo
Aumenta el Capital Contable
Respecto a las Reglas del Cargo y Abono al Capital Contable, es necesario observar lo
siguiente:
El Capital Contable se incrementa por:
1. Capital Social
2. Utilidad del Ejercicio

A su vez la Utilidad del Ejercicio es la diferencia entre:

1. Ingresos
2. Egresos
Las Cuentas de Egresos observan reglas del Cargo y el abono en forma inversa a las Cuentas de
Ingresos, es decir, se carga en ellas el importe de sus incrementos y cuando fuere el caso, se
abonan sus disminuciones.

Por lo tanto las cuentas de Capital Social, Utilidad del Ejercicio, así como las Cuentas de
Ingresos, son de naturaleza acreedora, es decir, deben mostrar un saldo acreedor.
Por su parte, las Cuentas de Egresos son de naturaleza deudora, ya que siempre tendrán
un saldo deudor.

Sintetizando, es posible afirmar que:

Las Cuentas de Activo se inician con un Cargo, se incrementan cargándolas, disminuyen
abonándolas y su saldo es deudor.

Las Cuentas de Pasivo empiezan con un Abono, aumentan abonándolas, disminuyen

cargándolas y su saldo es acreedor.

Las Cuentas de Capital Social, Utilidad del Ejercicio y de Ingresos, se inician con un
abono, se incrementan abonándolas, disminuyen cargándolas y su saldo es acreedor.

Las Cuentas de Egresos empiezan con un cargo, aumentan cargándolas, disminuyen

abonándolas y su saldo es deudor.