INFORME AA1.

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS.

El proceso de compra es la fase por la que pasa una persona desde que se da cuenta que tiene
una necesidad hasta que se adquiere un producto o servicio para resolverla.
Las actividades son las siguientes:
a. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que
hacen parte del negocio, pero con ellos van relacionados aspectos negativos hacia el
mismo, al identificar estos productos se debe seguir una reagrupación de aspectos que
son característicos en la comercialización que desarrolla la empresa. Es importante
resaltar el impacto del producto e índice de criticidad.
b. Definir especificaciones del producto a comprar: En toda organización se deben
establecer la metodología y las diferentes responsabilidades para comunicar las
necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras. De esta manera,
la metodología será transmitida al proveedor y las especificaciones deben estar
entrelazados con los requisitos de manera definida.
c. Planear las compras: Se debe emplear un pronóstico de demanda definido indicando
el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un producto. Lo anterior,
dependiendo de los gustos de los compradores, la cantidad a comprar y el momento
justo para realizar dicha acción de compra.
d. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresa debe disponer de una lista de
proveedores capaces de satisfacer las necesidades de compra que brinda la empresa.
e. Realizar los trámites de compra: Al ser seleccionado el proveedor, el jefe de Compra
debe elaborar la orden de compra y obtener la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la Junta directiva.
f. Verificar el producto comprado: Los productos entregados previamente deben ser
supervisados e inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la
organización, por ello, se debe realizar una prueba de que si se cumplen los aspectos
necesarios del producto.
g. Tomar acciones en el proceso de compra: Pueden ser correctivas, preventivas y de
mejora. La medición del proceso de compras permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello determinar la posible mejora para la contribución
al equilibrio empresarial.
Cuadro de documentación del proceso de compra.
Documentación de origen interno.
*Recopilación de las características
específicas del producto o servicio a vender.
*Selección y evaluación del proceso de
compra, contrataciones y proveedores.
* Requisitos para la aprobación del
producto, del sistema de gestión de calidad,
procedimientos, procesos y equipos.
* Documentos de las órdenes de compra.
* Formatos de los pedidos de compra.
Documentación de origen externo.
*Requisitos legales y normas
internacionales donde se ajustan las
características estándares que debe tener el
producto o servicio.
* Catálogos de los equipos necesarios que
se utilizan para la ejecución del producto o
servicio final.
* Hojas de seguridad y de utilidad de la
materia prima e insumos con los cuáles se
obtiene el producto o servicio.
*Órdenes de compra, facturas y registros de
lo comprado.