Archivística

estudio teórico y práctico de los principios,

procedimientos y problemas
concernientes al almacenamiento de
documentos

La archivística, archivología o
archivonomía (término no reconocido por
la Real Academia Española) es el estudio
teórico y práctico de los principios,
procedimientos y problemas
concernientes a las funciones[1] de los
documentos de archivo y de las
instituciones que los custodian, con el
objetivo de potenciar el uso y servicio de
ambos.[2]

La Archivística también aborda el estudio

del contexto de la información archivística
y de los posibles usos que se le puede dar,
razón por la cual está incluida dentro de
las Ciencias de la Información, junto con la
Biblioteconomía y la Documentación.
Aunque habitualmente es relacionada con
los grandes archivos públicos, también es
de aplicación a archivos familiares o de
pequeñas organizaciones. También es
frecuente la perspectiva de la archivística
como disciplina dedicada preferentemente
al patrimonio documental histórico, pero
esta visión resulta reduccionista pues
resulta imprescindible aplicar sus
principios también en la gestión
documental.[2]

Los documentos de archivo han sido

objeto siempre de prácticas que
procuraban garantizar su localización,
acceso y utilidad. Sin embargo, la
formulación científica de los principios de
organización archivística y el desarrollo
teórico de sus procedimientos específicos
fue mínima hasta la primera mitad del
siglo XIX. Desde entonces se ha
desarrollado notablemente la literatura
profesional, se han creado organismos
internacionales específicos, se ha
renovado el concepto de usuario de
Archivo y se han incluido en su ámbito de
estudio los documentos electrónicos.[3]

La archivística se enseña como una o

varias asignaturas en distintas titulaciones
universitarias como Biblioteconomía,
Documentación, Humanidades o Historia.
La profesión de archivero o archivista es
habitualmente ejercida también por
titulados en otras carreras, como Derecho,
Ciencias Políticas, Historia del Arte o
Filología. La archivista y el oficio del
historiador se articulan, se nutren, se
relacionan al apuntar ambos hacia un
mismo objetivo el documento de archivo,
prestando cuidado a su conservación y
estudio de su contenido.

Definición y ámbito de la
Archivística
Definición de Archivística

Existen numerosas definiciones del

concepto de Archivística, algunas de ellas
ordenadas cronológicamente conforme su
fecha de publicación son:[3]

Ciencia de los archivos.

 Eugenio Casanova, 1928.

Ciencia que trata de los archivos,

de su conservación,
administración, clasificación,
ordenación, interpretación, etc;
de las colecciones de documentos
que en los archivos se conservan
como fuente para su
conocimiento ulterior y servicio
público.

T. R. Schellenberg, 1958.

Disciplina joven y moderna en

pleno desarrollo y formación de
conceptos generalmente
valederos o reconocidos y
prácticas experimentadas (...)
disciplina auxiliar o funcional de
la administración y la historia,
que se refiere a la creación,
historia, organización y
funciones de los archivos y sus
fundamentos legales.

Aurelio Tanodi, 1960.

Ciencia que se contrae al estudio

del origen, formación,
organización, razón jurídica,
ordenamiento legal y
funcionamiento de los archivos.

Mario Briceño Perozo, 1969.

Ciencia completa en sí, con
principios universalmente
válidos y una literatura científica
considerable en diferentes
lenguas.

Elio Lodolini, 1982.

Ciencia y técnicas relativas a la

organización, la legislación y la
reglamentación, el tratamiento y
la gestión de los archivos.

Asociación Francesa de
Normalización AFNOR, 1986.

Ciencia de los archivos, no de los

documentos, aunque en última
instancia éstos sean el producto
integrande de aquellos. Como tal
se ocupa de la creación, historia,
organización y servicio de los
mismos a la administración y a
la Historia, en definitiva, a la
sociedad (...) ciencia que estudia
la naturaleza de los archivos, los
principios de su conservación y
organización y los medios para
su utilización.

Antonia Heredia Herrera, 1987.

Estudio teórico y práctico de los

principios, procedimientos y
problemas concernientes a las
funciones de los archivos.
 Consejo Internacional de
Archivos, 1988.

Ciencia que estudia los principios

y procedimientos metódicos
empleados en la conservación de
los documentos de archivo,
permitiendo asegurar la
presentación de los derechos, de
los intereses, del buen hacer y de
la memoria de las personas
morales y físicas.

Asociación Francesa de
Normalización AFNOR, 1991.

Metadisciplina en la que el
archivero actúa como
 intermediario entre el material y
el usuario final.

F. J. Stielow, 1991.

Ciencia que estudia el origen, la

formación, laordenación, el
funcionamiento y la
conservación de los archivos,
además de las leyes que los rigen
y todos los problemas que les
afectan, y al mismo tiempo
enseña a conocer su historia,
naturaleza y escritura.

Salvatore Vagnoni, 1995.

La conclusión a la que José Ramón Cruz

Mundet llega después de analizar esta y
otras definiciones de la doctrina
archivística, es que la Archivística:[3]

Es ciencia por cuanto posee un

objeto, los archivos en su doble
consideración: los fondos
documentales y su entorno; posee,
además, un método, compuesto por
un conjunto de principios teóricos y
procedimientos prácticos, cuya
evolución constante la perfilan con
mayor nitidez día a día. Y un fin:
hacer recuperable la información
para su uso.

José Ramón Cruz Mundet, 2003.

Una definición más reciente sería:[2]

 Ciencia de los documentos de
archivo y de los Archivos como
custodios de aquéllos y como
sistemas responsables de su
gestión, así como de la metodología
aplicada a unos y a otros y cuyo
objetivo es potenciar el uso y
servicio de los documentos y de los
Archivos.

Antonia Heredia Herrera, 2011.

Esta última es la definición que consta en

noviembre de 2015 en el Diccionario
Archivístico Multilingüe del Consejo
Internacional de Archivos..[4]

Ámbito de la Archivística
Las prácticas archivísticas han auxiliado
siempre la práctica administativa, y como
disciplina ha pasado de estar al servicio
de la investigación histórica a adquirir una
entidad propia como ciencia de un
marcado carácter interdisciplinar. Además,
su evolución también ha llevado a una
mayor inclinación de su atención al
documento de archivo y a las relaciones
que lo caracterizan, en detrimento de la
dedicación a la organización y
funcionamiento del Archivo como
institución.[2]

La Archivística tiene muchos puntos en

común con la Biblioteconomía y la
Documentación, como la preocupación
por la variedad de los soportes de la
información (papel, cintas magnéticas,
discos ópticos,...), el avance en las
técnicas de reprografía, la planificación de
la prevención e intervención en incidentes
y desastres, la evolución de las demandas
de información de los usuarios, etc.
Aunque el objeto de las tres disciplinas es
la información, la información archivística
tiene características propias:[3]

1. El documento de archivo se origina

natural y fluidamente dentro de una
secuencia que lo relaciona con otros
documentos de archivo; es único,
irrepetible y seriado por ser producto de
una acción continuada en el tiempo; en
algún momento han tenido efectos
probatorios de carácter jurídico-
administrativo; es íntegro, ya que debe ser
transmitido y conservado sin alteraciones
hasta que se decida su eliminación.
2. La información archivística es una
información interna, previsible y reglada,
producida necesaria e innevitablemente en
el desarrollo de las actividades de una
persona física o jurídica, como
consecuencia de procesos previamente
establecidos por quien la produce, sin que
intervenga en su aparición ningún tipo de
capacidad creativa.
La relación de la archivista y la música, las
cuales parecen muy distintas y sin tener
nada que ver una con la otra, pero en
realidad eso no es del todo cierto, ya que
la música al haber sido practicada, de ella
queda un vestigio material, el cual puede
ser un documento en soporte papel o
digital, o bien una grabación, de cualquier
manera, al punto que quiero llegar es a
que este será un documento musical. Para
su adecuada organización existen los
archivos musicales

Lo realmente importante es entender que

es necesaria la organización,
conservación y divulgación adecuada del
patrimonio musical, sobre todo en estos
días que parece que se quiere pasar por
alto aspectos tan importantes de nuestra
propia cultura lo cual hace parte de
nuestra identidad como sociedad, por eso
es fundamental aplicarle a estos
documentos las debidas técnicas
archivísticas y procurar no olvidarlos ni
hacerlos menos ya que hace parte de lo
que nos identifica.

El archivista, al recibir la documentación

generada por un músico, se enfrenta al
dilema de establecer qué es documento y
cuál no lo es. El documento tiene
características de tipo interno y externo, el
primero relacionado con la información
que transmite, el segundo por su forma y
formato. Del conjunto de documentos que
un músico produce o recibe en el
transcurso de su vida sobresale el
documento estrictamente musical:
genéricamente llamado partitura, cuyo
contenido es radicalmente diverso del que
se puede esperar de un tradicional
documento de archivo. De manera que el
documento musical es, sencillamente,
aquel en el que sin importar su soporte o
clase documental nos transmite la música
a través del sonido. Si el documento no
transmite música como algo que suene,
será solamente ideas, palabras o signos
relacionados con la música.[1]

El documento musical es todo aquel

soporte material cuyos signos allí
registrados representan una realidad
musical, es decir, que su contenido
semiótico sea capaz de producir música.
Este concepto es válido para una gran
variedad de soportes documentales,
mucho más allá del registro gráfico
tradicional sobre papel, el cual se ha ido
ampliando hasta incluir grabaciones por
diversos medios, tanto análogos como
digitales, e incluso más recientemente a
los llamados multimedia.
Es así como encontramos dos tipos de
documentos musicales, los de música
anotada y los de música programada. El
primero corresponde al más tradicional,
llamado genéricamente partituras o
papeles de música; se caracteriza porque
los signos registrados en forma de
notación figurada occidental moderna (sin
excluir otras notaciones como las cifras,
acordes alfabéticos, notación gregoriana,
etc...) pueden ser leídos y, por ende,
recuperada la información musical que
contiene por un individuo, permitiendo una
interpretación inmediata y subjetiva.
La música programada, por el contrario,
requiere de un artefacto o equipo que
facilite su lectura, porque no es
directamente accesible al hombre por
razones de complejidad técnica. Es así
como la tecnología ha producido distintos
soportes documentales que les son
propios no sólo a los contenidos
estrictamente musicales, sino a todo el
espectro de los fenómenos sonoros.

El documento musical es la prueba, tanto

testimonial como material, que un
compositor o intérprete produce en el
ejercicio de sus actividades artísticas. De
igual forma encontramos otros
documentos más de tipo archivista o
bibliotecológico asociados con
determinados hechos musicales tales
como ediciones musicales, programas,
álbumes, anuncios, carteles o afiches,
fotografías y correspondencia.

La fotografía como un soporte

documental:

Para afirmar que la fotografía es un

soporte documental tenemos que partir de
dos datos fundamentales primero conocer
el año en el cual fue tomada y el segundo
es el lugar. La fotografía nos permite notar
detalles que antes no eran percibible ni
imaginables la fotografía nos da la
oportunidad de reconstruir
acontecimientos sumamente importantes
que no tendríamos de otra manera.

En la fotografía como en todo documento

histórico hay que tener ciertas
precauciones respecto a la falsificación de
la imagen o la manipulación indebida de
esta. Para poder determinar una fotografía
como unidad documental tenemos que
tener presente la imagen como tal y el
texto que la acompaña para tener un
mejor análisis del contenido de la imagen.
Los análisis documentales de fotografías
se articulan en dos grandes partes: el
primero es el análisis morfológico y el
segundo es el análisis del contenido el
cual afecta a lo fotografiado y a sus
posibles significados, en él se debe añadir
los datos de identificación del documento
como lo es el autor, titulo, edición, etc.

El análisis morfológico estudia las

características técnicas, formales y de
composición de la imagen, la forma de
fotografiar lo cual influye en su
interpretación y precisiones técnicas
sobre el punto de vista. Se reconoce una
serie de aspectos importantes en el
análisis morfológico: el soporte, formato,
tipo de imagen, óptica, tiempo de pose,
luz, calidad técnica, enfoque del tema y
estructura formal.

El análisis de su contenido se encuentran

dos aspectos: la denotación y la
connotación. La denotación es una lectura
escrita de la imagen este método de
análisis permite señalar los personajes, de
igual manera los lugares y acciones.

la jerarquización de la imagen: la
fotografía tiene tres componentes primero
el componente estable, el segundo
componentes móviles y tercero
componentes vivos. Los componentes
estables son las montañas, arboles, casas
etc. Los componentes móviles quieren
decir los medios de locomoción, agua,
nubes, fenómenos naturales etc. y los
componentes vivos son los seres
humanos y animales.

la fotografía es indiscutiblemente un
soporte documental de gran importancia
ya que en ella podemos encontrar grandes
factores que no percibimos en otros
documentos, también podemos decir que
se debe ser cuidadoso ya que las
fotografías como cualquier documento
pueden ser distorsionadas o manipuladas
en interés políticos, sociales o culturales.
La fotografía nos permite detectar
diferentes factores del entorno, un soporte
fotográfico aparte de conservar la
memoria de un acontecimiento también
lleva consigo información desde el
contexto histórico ya que las imágenes
describen aspectos que se pueden pasar
por alto cuando no se tienen en cuenta
este tipo de soportes .Por ultimo queda
decir que la fotografía es sumamente
importante en cualquier investigación
histórica ya que permite recrear hechos
pasados cuando no hay suficiente
documentación.'[1]'
[1] GASTAMINZA, Feliz. El análisis
documental de la fotografía. [EN LINEA]
consultado, [fecha de consulta: 19 de
enero 2017]. Disponible desde:
http://pendientedemigracion.ucm.es/info/
multidoc/multidoc/revista/num2/fvalle.ht
ml

Historia de la Archivística

Grabado representando un archivo.

El origen de la disciplina es desconocido.
Se sabe que los archivos, sea documentos
o instituciones aparecen en los primeros
siglos de la historia, pero la reflexión sobre
su organización y su gestión es mucho
más reciente. La creación por diversos
soberanos europeos en los siglos XIV y XV
de las primeras instituciones encargadas
de reagrupar los documentos necesarios
para la defensa de los derechos del estado
no parece en efecto haber generado textos
normativos o teóricos sobre el rol de los
archivistas o sobre la naturaleza de los
archivos.
Aquí también podemos mencionar los
primeros manuales de archivística que
están históricamente conocidos. Estos
primeros predecesores de la ciencia
archivística, impresos en 1571,
probablemente se escribieron durante la
primera mitad del siglo XVI. A su autor, el
hidalgo alemán Jacob von Rammingen,
podemos considerarlo el «padre» de esta
disciplina. Fundó una tradición
archivística, que en Alemania siguió
viviendo durante al menos un par de
siglos. La primera teoría archivística fue
formulada por él. Ver: [1]
Es en esta perspectiva que son llevados a
cabo en el siglo XVIII, los primeros
trabajos que pueden considerarse
relevantes en la archivística: estos
consisten en mostrar los principios
directores de la clasificación de los
archivos y del establecimiento de los
instrumentos de búsqueda.

La revolución francesa se hizo un principio

de la accesibilidad a todos los ciudadanos
franceses de los archivos de los poderes
públicos. En consecuencia una imponente
red de archivos fue engendrada, la cual
necesitaba dotarse de reglas.
Es a Natalis de Wailly que se debe, en una
circular enviada en 1841 por el primer
ministro del interior a los Archivos
departamentales, la primera
conceptualización del principio de respeto
de los fondos. En la práctica, este principio
ya existía montañas, arboles, casas etc.
Los componentes móviles quieren decir
los medios de locomoción, agua, nubes,
fenómenos naturales etc. y los
componentes vivos son los seres
humanos y animales. LLa fotografía es
indiscutiblemente un soporte documental
de gran importancia ya que en ella
podemos encontrar grandes factores que
no percibimos en otros documentos,
también podemos decir que se debe ser
cuidadoso ya que las fotografías como
cualquier documento pueden ser
distorsionadas o manipuladas en interés
políticos, sociales o culturales. La
fotografía nos permite detectar diferentes
factores del entorno, un soporte
fotográfico aparte de conservar la
memoria de un acontecimiento también
lleva consigo información desde el
contexto histórico ya que las imágenes
describen aspectos que se pueden pasar
por alto cuando no se tienen en cuenta
este tipo de soportes .Por ultimo queda
decir que la fotografía es sumamente
importante en cualquier investigación
histórica ya que permite recrear hechos
pasados cuando no hay suficiente
documentación.r lado y lado, no
solamente en Francia. Este principio del
respeto de los fondos, que impone tratar
los documentos en función de su origen y
no de su sujeto, es uno de los conceptos
de base de la disciplina archivística.

La constitución de los fondos de archivos

de otra parte y de su utilización para
probar los derechos y concurrir a la
administración y luego como fuente de la
historia es a partir del siglo XIX, el gran
sujeto de reflexión y de inquietud de los
archivistas.
El manejo de los fondos, no es tarea fácil,
se necesita mucho para que los
documentos pasen de manera regular y
eficaz de las oficinas administrativas
donde son producidos a las instituciones
de archivos donde deben ser conservados.

El papel del archivista en el proceso de

creación de los documentos y su lugar en
comparación a las personas y organismos
que producen o conservan los archivos, se
convierte por lo tanto en uno de los temas
mayores de la archivística.

Una cuestión conexa es aquella del uso de

los documentos archivados, producidos y
conservados en su origen como pruebas,
por lo tanto para responder a las
necesidades de aquellos que los
conservan, notablemente en materia
financiera y jurídica, estos pueden servir
para conocer mejor el pasado y para
escribir la historia.

Estos dos usos no son necesariamente

sucesivos, pero pueden ser
concomitantes, a la vez porque los
documentos pueden guardar durante largo
tiempo su función de pruebas (Es el caso
de los títulos de propiedades, acuerdos y
tratados internacionales, por ejemplo) y
porque la búsqueda histórica puede portar
sobre periodos y eventos recientes. Desde
entonces los archivistas deben encontrar
los medios de conciliar el problema de las
autoridades de velar por proteger ciertos
secretos, con la voluntad del público que
los archivos sean bien conservados y
ampliamente consultables.

Toda la reflexión en materia archivística

después de la primera guerra mundial está
también consagrada a la elaboración de
soluciones a estos problemas. Los
principales son:

• La teoría de las tres edades (Otro

concepto de base de la archivística) que
analiza el ciclo de vida del documento en
tres fases sucesivas.

• La elaboración progresiva en cada país

de leyes y de reglamentos que obliguen
las administraciones a tener cuenta, luego
de la producción de los documentos, de la
vocación de ciertos de entre ellos a volver
a los archivos y someter las destrucciones
de los documentos al acuerdo de los
archivistas.

• La definición del lugar de las

instituciones de archivos en la
administración y en la sociedad que es
muy variable según el país.
• La definición de las funciones del
archivista, que no es solamente la de
conservar, sino también la de colectar,
comunicar y valorizar.

Según Gumaro Damián Cervantes (enlace

roto disponible en Internet Archive; véase el
historial y la última versión). se puede aceptar
como una disciplina, en tanto que quien la
practique deberá seguir los lineamientos
generalmente aceptados en las tareas de
organización, conservación y servicio de
los archivos. Empero, si se analiza
brevemente la literatura de la materia se
puede observar que los estudiosos del
área la identifican como una ciencia que
se enmarcan en el área de lo que
distinguen como ciencias de la
documentación o la información
documental junto la bibliotecología y la
Documentación.

Principios de la Archivística
Respeto de los fondos

Este principio implica respetar la

integridad material e intelectual de cada
fondo de archivos sin intentar separar los
unos de los otros, los documentos que lo
componen y sin repartirlos en categorías
artificiales en función de su sujeto.
Clasificación e instrumentos de búsqueda
(Repertorio, inventarios, base de datos,
etc.) deben permitir al investigador, no
perder de vista el vínculo orgánico que une
cada documento a la entidad que lo ha
producido. En este sentido, los dos
principios fundamentales de la
Archivística son precisamente el principio
de procedencia y el principio de orden
natural.

Ciclo de vida de los

documentos
Teoría de las tres edades de
los archivos
Todo documento pase sucesivamente por
dos o tres fases. En la primera, surge de
los archivos corrientes, aquellos que se
reportan cotidianamente, este es
conservado por las personas que lo hayan
producido o recibido.

Cuando estos documentos dejan de

utilizarse cotidianamente y tampoco se
pueden destruir, pasan al estado de
archivos intermediarios, en esta etapa los
documentos pueden ser ubicados en un
local donde se podrán consultar en caso
de necesidad o se confía a un servicio de
archivos que lo restituirá si se pide. Una
vez llegado el momento donde
conservarlos ya no es necesario por la
conducta de la actividad o por
obligatoriedad, puede ser destruido o ser
confiado como archivo definitivo a un
servicio de archivos históricos.

En Francia, los archivos definitivos de las

personas públicas, ya sea de
colectividades territoriales o de servicios
desconcentrados del estado deben ser
entregados a los archivos
departamentales del territorio geográfico
donde se encuentren. Los archivos
definitivos de las administraciones
centrales del estado y de los
establecimientos públicos a competencia
nacional deben ser entregados a los
archivos nacionales.

Funciones de la archivística
Creación
Evaluación (de)
Crecimiento (adquisición)
Clasificación
Conservación (preservación)
Descripción e indexación
Difusión

En la obra colectiva Administración de

archivos (2011), redactada por
profesionales españoles e
iberoamericanos, se estudian las
funciones archivísticas agrupadas en dos
categorías: funciones del sistema de
administración de documentos y
funciones de administración del sistema.
Se incluyen entre las funciones de
administración documental: la
identificación; la clasificación; la
descripción; la valoración, selección y
eliminación, y la captura y transferencia de
documentos. Son funciones de
administración del sistema: la formación
de usuarios; la gestión de recursos; la
gestión de accesos y consultas; la
elaboración de disposiciones normativas;
el manual de buenas prácticas, y la
difusión y acción cultural.[5]

Decálogo de la profesión del

archivista
Diez reflexiones acerca de la profesión del
archivista según la Dr Antonia Heredia
Herrera que fueron presentadas en 150
aniversario del Archivo Nacional de Lima.

El referido decálogo dice así

1. El objeto de la Archivística sigue siendo

doble: los documentos de archivo, en
papel o electrónicos, y todos los Archivos,
como instituciones, con la salvedad del
cambio de orden en su enumeración
tradicional.
2. El principio de procedencia permanece y
es un error arrinconarlo
3. El ciclo vital y sus tres edades exigen
una revisión
4. Hay una ruptura del equilibrio entre
práctica y teoría: la teoría hoy va por
delante y a veces es difícil alcanzarla con
la práctica.
5. Hay una atención preferente a los
documentos antes que a los Archivos, de
aquí el protagonismo de la gestión
documental que llega a arrinconar a la
Archivística.
6. Los contextos, junto a los atributos,
juegan un papel muy importante a la hora
de la identificación de los documentos
7. Existe un protagonismo de las
funciones y de los procesos que se hace
patente a la hora de la valoración, de la
clasificación, de la gestión de la calidad y
hay una ampliación de sus respectivos
objetos
8. El control de los documentos ha venido
a sustituir la obsesión por la posesión, por
la propiedad, de aquí la proliferación de
instrumentos de control a la hora de la e-
gestión documental
9. Es un hecho la anticipación y adelanto
de las funciones archivísticas antes de la
producción de los documentos
10. Y también es evidente que la
autonomía ha cedido el paso a la cor-
responsabilidad.

Archivística en Colombia
Archivo General de la Nación
(AGN)

Como Archivo Nacional de Colombia, es el

órgano rector de la archivística en el país.
Es una entidad de carácter oficial que
encabeza el Sistema Nacional de archivos;
por medio de la Ley 80 del 22 de diciembre
de 1989[6] el antiguo Archivo Nacional de
Colombia se convirtió en el Archivo
General de la Nación, adscrito al Ministerio
de Gobierno, definiendolo como
establecimiento público nacional, con
personería Jurídica, patrimonio propio y
autonomía administrativa.

Objetivos[7]

Generales

 Velar por la preservación del patrimonio

documental de la Nación y facilitar el
acceso a dicho patrimonio por parte de
la ciudadanía en general.
 Custodiar, conservar, recuperar y
difundir el patrimonio documental de la
Nación.
Coordinar las instituciones que integran
el Sistema Nacional de Archivos para
que sean factores de desarrollo Cultural
y material del país, en armonía con el
Plan Nacional Económico y Social
adoptado por el Estado, así como
también promover el establecimiento de
adecuados servicios de referencia
archivística de las instituciones que
integran el Sistema Nacional de
Archivos.
Asegurar el funcionamiento articulado
del Sistema Nacional de Archivos.
Promover y desarrollar acciones para
establecer una cultura integradora de la
archivística, la gestión documental y la
gestión de la información útil y oportuna
para la toma de decisiones y gestión
eficiente de la administración.
Promover y desarrollar acciones que
contribuyan a afianzar la identidad
nacional.
Diseñar y vigilar la implantación del
programa de gestión documental
articulado con los sistemas de
 información en la administración
pública. 

Misionales

Diseñar y vigilar la implantación del

programa de gestión documental
articulado con los sistemas de
información en la administración
pública.
Organizar y dirigir el Sistema Nacional
de Archivos con la adopción de
sistemas, procedimientos y normas
técnicas que modernicen la gestión de
los archivos de la administración
pública como centros de información de
 recursos humanos para el manejo de
archivos.
Promover el establecimiento de
adecuados servicios de referencia
archivística de las instituciones que
integren el Sistema Nacional de
Archivos.
Coordinar las instituciones archivísticas
que integren el Sistema Nacional de
Archivos para que sean factores de
desarrollo cultural y material de la
región y del país, en armonía con el Plan
Nacional de Desarrollo Económico y
Social adoptado por el Estado

Normatividad
La ley 594 de año 2000, mejor conocida
como "ley general de archivos", versa
que un archivo es Conjunto de
documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y
a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.[8] También se reglamentan
aspectos básicos como el ciclo vital de
los documentos, los principios de
procedencia y orden natural, el sistema
 de categorización de los archivos
públicos según su jurisdicción territorial
y su función en la estructura del estado
colombiano, las funciones de los
archivos, su administración, los
procedimientos de consulta de la
documentación, la gestión documental,
el control y la custodia de la
documentación, la adquisición,
exportación y expropiación de
documentos, la conservación
documental, el maneo de diferentes
soportes y la gestión de los archivos
privados.
Sistema Nacional de Archivos
(SNA)
La Ley 80 de 1989 estableció el Sistema
Nacional de Archivos el cual tiene como
objetivo “planear y coordinar la función
archivística en toda la Nación,
salvaguardar el patrimonio documental del
País y ponerlo al servicio de la
comunidad”, la Ley 594 de 2000 definió los
órganos asesores del Sistema,
reglamentado por el Decreto 4124 de 2004
el cual fue posteriormente derogado por el
Decreto 2578 de 2012 el cual reglamenta
el Sistema Nacional de Archivos y
establece la Red Nacional de Archivos.

El Sistema Nacional de Archivos – SNA se

define entonces como el conjunto de
instituciones archivísticas articuladas
entre sí, que busca mejorar la estructura y
el funcionamiento de los archivos del país
y tiene como fin adoptar, articular y
difundir las políticas, estrategias,
metodologías, programas y disposiciones
que en materia archivística y de gestión de
documentos y archivos establezca el
Archivo General de la Nación promoviendo
la modernización y desarrollo de los
archivos en todo el territorio nacional.[9]

Relación Historia y
Archivística
La relación historia – archivística resalta a
simple vista desde el hecho de que son los
documentos los que forman los archivos,
una de las principales materias primas
con las que trabaja el historiador. Aunque
los testimonios históricos que ofrece el
pasado sean casi infinitos, pues abarcan
todo lo que el ser humano ha creado,
manufacturado o modificado, el material
archivístico no ha agotado sus
posibilidades de explicarnos tal o cual
hecho histórico; incluso mucho de este
material permanece virgen en el terreno de
las investigaciones que sobre el pasado se
realizan en diferentes disciplinas. Pero
esta relación histórico-archivística puede ir
más lejos en otras direcciones desde el
enfoque histórico: el mismo hecho de que
un documento esté en un archivo
determinado es consecuencia de un
hecho histórico que también puede ser
objeto de análisis, así como la
transmisión, conservación e incluso, la
destrucción de ese archivo. También se
constata la relación que guardan estas
dos disciplinas en la realidad actual de los
archivos, ya que se da a menudo la
coincidencia entre el quehacer del
historiador y el del archivista.

Por una parte, una conciencia histórica es

muy importante para el archivista en su
labor de organizar y resguardar un acervo
y de ayudar a los usuarios, pues al trabajar
con sus documentos se va familiarizando
con el aspecto y periodo de la historia que
abarca el fondo o la serie específica,
mejorando el funcionamiento del archivo.
Por parte de la historia, son muchos los
historiadores que tienen a su cargo
archivos históricos, pues conocen por
experiencia propia el valor de los
documentos; o bien, pueden ser ellos
quienes busquen información y se
encuentren con falencias en la
organización de los documentos, por lo
tanto el primer paso de la investigación
será organizar y catalogar, lo que puede
retrasar los tiempos de la misma. Así, esta
relación entre la historia y la archivística
resulta mucho más estrecha y profunda de
lo que nos podría indicar el sentido común
a simple vista.

La Archivística y su
Incidencia en la Corrupción
(Latinoamérica )
La corrupción es un tema que siempre ha
estado vigente en el mundo entero,
especialmente en la administración
pública, sin embargo, desde la perspectiva
de un ciudadano común el Gobierno ni
nadie hace nada para solucionar esta
problemática que cada día aqueja más los
intereses políticos y económicos del país.
Por otro lado, se vulnera la confianza de
los ciudadanos en sus gobernantes, razón
por la cual siempre se han violado los
derechos desde las generaciones pasadas

El tema de corrupción se empezó a

abordar en la primera cumbre de las
Américas en 1994, donde se subrayó la
problemática de la corrupción y sirvió de
ímpetu para la negociación y aprobación
en 1996 por parte de la Convención
Interamericana Contra la Corrupción, a
partir de la cual se toman medidas para
combatirla, incluyendo el esfuerzo de
realizar cambios a las leyes nacionales.
Peter Deshazo, presenta un trabajo
llamado “Esfuerzos Contra la Corrupción
en América latina”, donde se toma en
cuenta la importancia de la lucha contra la
corrupción. A partir de lo cual el programa
de las Américas de la CSIS celebró una
conferencia el 10 de julio de 2007 con el
fin de estudiar este tema, revisando para
ello los obstáculos y las medidas que se
deberían tomar para mejorar el nivel de
ética y transparencia gubernamental en
Latinoamérica, la conferencia conto con
una presentación general por parte de un
delegado del Banco Mundial, para discutir
los esfuerzos en contra de la corrupción
realizados en Chile, Colombia y México.[10]

Los avances de la tecnología y las

diversas aplicaciones en todos los
campos del quehacer archivístico
constituyen un motivo para reflexionar en
torno al manejo de la información, de aquí
la preocupación de cómo se están
manejando los documentos de archivo y la
problemática que gira alrededor del
acceso a la información, la preservación y
conservación documental, como también
el manejo de los diferentes soportes
electrónicos gracias al avance de la
tecnología. Todo aquello que alude al ciclo
vital de los documentos, la migración de la
información y los distintos soportes de
información de acuerdo con la naturaleza
y clase de los archivos.

Uno de los aspectos a resaltar en la

disciplina archivistica es por ejemplo, la
gestión documental . por medio de los
sistemas de protección de los
documentos durante su etapa de
tramitación (etapa corriente), simplemente
no existen; los expedientes en formación
están expuestos a saqueos o
exfoliaciones debido a que la mayoría se
encuentra fuera del control de los
archivos. sin embargo, el camino por
recorre es largo, y queda por ver, como la
disciplina puede mutar ante los restos que
implica su labor contra los actos
administrativos, corruptos.

Condiciones ambientales de
los espacios de archivo y de
los soportes documentales
"Relación Temperatura/humedad según los espacio"[11]
Espacio Temperatura (°C) Humedad relativa (%)

Depósito de documentos 15-21 45-65

Sala de ordenadores 10-20 45-65

Servicios generales 15-21 45-65

Administración y público 18-25 40-75

Zonas comunes 18-30 40-75

Dependencias de servicio 18-30 30-85

Instalaciones 10-40 30-85

"Relación temperatura / humedad según los soportes"[12]
Soporte Temperatura (°C) Humedad relativa (%)

Papel 15-21 45-65

Fotografía en blanco y negro 15-20 30-35

Fotografía en color 10-18 25-35

Fotografía en blanco y negro 12-20 30-40

Películas en color 10-20 25-35

Grabaciones 10-18 40-50

Soportes magnéticos 14-18 40-50

Soportes ópticos 16-20 33-45

Micróformas 18-20 30-40

Véase también
Archivo de documentos
Aprendizaje organizacional
Anexo:Archivos de España
Bibliotecología
Diplomática (ciencia)
Ecdótica
Historiografía
 ISAD(G)
Paleografía

Referencias
1. Consejo Internacional de Archivos,
Diccionario de Terminología Archivística del
Consejo Internacional de Archivos de 1988
(1988). Dictionary of archival terminology :
english and french with equivalents in
dutch, german, italian, russian and spanish.
Munchen etc. : K. G. Saur. p. 212. ISBN 3-
598-20279-2.
2. Heredia Herrera, Antonia (2011).
Lenguaje y vocabulario archivísticos, algo
más que un diccionario. Consejería de
Cultura de la Junta de Andalucía. ISBN 978-
84-9959-038-7.
3. Cruz Mundet, Jose Ramón (2003).
Manual de Archivística (6ª edición).
Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
ISBN 84-89384-31-2.
4. Consejo Internacional de Archivos (30 de
septiembre de 2015). «Diccionario
Archivístico Multilingüe» . Consultado el 15
de noviembre de 2015.
5. Cruz Mundet, José Ramón (dir.) (2011).
Administración de documentos y archivos:
textos fundamentales . Madrid:
Coordinadora de Asociaciones de
Archiveros. ISBN 978-84-615-5150-7.
6. Congreso de la República (2271271989).
«Ley 80 de 1989 (Diciembre 22 )» .
Consultado el 16 de diciembre de 2017.
7. Archivo General de la Nación (2012).
«Objetivos» . Consultado el 16 de diciembre
de 2017.
8. El Presidente del honorable Senado de la
República,MIGUEL PINEDO VIDAL. El
Secretario General del honorable Senado de
la República,MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.
La Presidenta de la honorable Cámara de
Representantes,NANCY PATRICIA
GUTIÉRREZ CASTAÑEDA. El Secretario
General de la honorable Cámara de
Representantes,GUSTAVO BUSTAMANTE
MORATTO. REPUBLICA DE COLOMBIA
GOBIERNO NACIONAL. «LEY 594 DE
2000» . http://www.alcaldiabogota.gov.co .
Consultado el 14 de diciembre de 2017.
9. CLARA INÉS BELTRÁN. «SUBDIRECCIÓN
DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS» .
Consultado el 14 de diciembre de 2017.
10. VELANDIA MELO, YEIMMY ANDREA
(2014). «LA INCIDENCIA DE LOS ARCHIVOS
EN LA CORRUPCIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: ESTUDIO
COMPARATIVO ENTRE COLOMBIA, MÉXICO
Y CHILE» . Trabajo de grado para optar por
el título: Profesional en Sistemas de
Información, Bibliotecología y Archivística.
Consultado el 22 de noviembre de 2017.
11. Gavilán, C (2009). “El archivo como
centro de conservación: edificios, depósitos
e instalaciones. Conservación y
restauración de documentos”. Disponible
en:
http://eprints.rclis.org/14582/1/edifarc.pdf
12. Gavilán, C (2009). “El archivo como
centro de conservación: edificios, depósitos
e instalaciones. Conservación y
restauración de documentos”. Disponible
en:
http://eprints.rclis.org/14582/1/edifarc.pdf

Bibliografía
CONSEJO INTERNACIONAL DE
ARCHIVOS - CIA (2000), ISAD-G: Norma
Internacional General de Descripción
Archivística. Madrid, Consejo
Internacional de Archivos, 125 p.
HEREDIA HERRERA Antonia (1998), “LA
NORMA ISAD(G): Análisis Crítico". En:
Revista del Archivo General de la
Nación, segunda época No. 18
(diciembre de 1998), Perú, p. 31-42.
URL:
https://web.archive.org/web/201310120
60012/http://infolac2.ucol.mx/documen
tos/isad.pdf , consultado 9 de octubre
de 2013.
 GAMBOA Carlos Álvaro (2008), “La
ISAD(G) en Colombia”. En:
http://www.archivogeneral.gov.co/index.
php?idcategoria=9169 , consultado el 9
de octubre de 2013.
CABEZAS Esteban. La organización de
archivos musicales marco conceptual.

Enlaces externos
Federación Española de Sociedades de
Archivística, Biblioteconomía,
Documentación y Museística
observatorio-archivistica.uc3m.es
archivisticaysociedad.blogspot.com
archivistica.net
arc
Expediente, web, blog... blog sobre
Archivos y gestión documental
Sociedad de Archivistas Americanos -
SAA (en inglés)
Consejo Internacional de Archivos - CIA
(en inglés)
Colegio Colombiano de Archivistas -
CCA
Asociación de Archiveros Valencianos-
AAV
Associació d'Arxivers-Gestors de
Documents de Catalunya - AAC
Obtenido de
«https://es.wikipedia.org/w/index.php?
title=Archivística&oldid=114749337»

Última edición hace 4 días por Jialxv

El contenido está disponible bajo la licencia CC BY-

SA 3.0 , salvo que se indique lo contrario.