Diez pasos para llegar a la Certificación de su Sistema de Gestión

Mis estimados lectores, hoy quiero exponerles un material que ha llegado a mis manos, quiero
aclarar que no somos los autores y seguramente les servirá para todo sistema de gestión que
encaren, ya sea de Calidad, Seguridad o Medio Ambiente. Me pareció importante compartirlo
con ustedes pues en unos pocos pasos tendrán una visión completa del tema.

Fuente: DNV.

La certificación, o registro, según las especificaciones de una norma es el resultado de una

evaluación exitosa realizada por una tercera parte independiente. Organismo acreditado para
emitir una certificación. Ya sea que se trate de la certificación de un sistema de gestión, un
producto o un proyecto, es la prueba para los clientes, de que se satisfacen los requisitos de
ciertas normas nacionales o internacionales. Pero… ¿por dónde empezar?

¿Cómo me preparo para la certificación acreditada?

Después de decidir cuál sistema de gestión desea implementar, hay que dar ciertos pasos para
empezar. La experiencia ha demostrado que algunos consejos simples, a menudo
aparentemente triviales, resultan invalorables para las empresas que desean obtener la
certificación. Desde el comienzo, recuerde estas cosas:

 Asegúrese de que comienza el proceso con la actitud correcta.

 Asegúrese de tener una comprensión total del concepto que se establece en la norma, y utilice
la norma como una plantilla guía para definir su sistema de gestión.
 Sepa qué significará para su empresa la aplicación de la norma y cuáles son sus implicancias.
 Utilice la norma como herramienta para la mejora.
 Comprender los riesgos y procesos que afectan la capacidad de su empresa para llevar a cabo su
estrategia comercial.
 Seleccione su socio (organismo de certificación) con todo cuidado.

Qué pasos debo seguir?

A continuación encontrará 10 pasos generales que lo llevarán por el camino de la certificación:

1. Consiga la norma

Consiga la norma y léala para familiarizarse con los requisitos. Después decida si tiene sentido
buscar la certificación de su organización bajo esa norma.

2. Revise la bibliografía

Existe gran cantidad de información publicada que lo ayudará a entender e implementar una
norma.

3. Forme un equipo y defina su estrategia

La adopción de un sistema de gestión debe ser una decisión estratégica de toda la

organización. Además de un equipo dedicado a desarrollar e implementar su sistema de
gestión, es esencial que la dirección de la empresa esté involucrada en el proceso de creación.
Ellos deciden la estrategia comercial que debe estar apoyada por un sistema de gestión
eficiente.

4. Determine las necesidades de capacitación

Los miembros del equipo responsable de implementar y mantener el(los) sistema(s) de gestión
deben conocer todos los detalles de la(s) norma(s) aplicable(s). Existe una amplia gama de
cursos, talleres y seminarios destinados a satisfacer esas necesidades.

5. Revise las opciones de consultores

Los consultores independientes podrán asesorarlo sobre un plan de estrategia de

implementación que sea posible, realista y económico.

6. Elabore un manual de sistemas de gestión

Su manual de sistemas de gestión debe describir las políticas y las operaciones de su empresa.
A través del manual, usted ofrecerá una descripción exacta de la organización y la mejor
práctica adoptada para satisfacer las expectativas de sus clientes en forma consecuente.

7. Elabore procedimientos

Los procedimientos describen los procesos de su organización y la mejor práctica para lograr el
éxito en esos procesos. Esos procedimientos deben responder las siguientes preguntas sobre
cada uno de los procesos:

– por qué

– quién

– cuándo

– dónde

– qué

– cómo

8. Implemente su sistema de gestión

La comunicación y la capacitación son dos factores clave para una implementación exitosa.
Durante la fase de implementación, su organización estará trabajando según los procedimientos
desarrollados para documentar y demostrar la eficacia del sistema de gestión.

9. Considere la posibilidad de una visita inicial

Usted puede optar por tener una evaluación preliminar de la implementación de su sistema de
gestión por parte de un organismo de certificación. El propósito de ello es detectar áreas de no
conformidad y permitirle corregir esas áreas antes de comenzar el proceso de certificación. Si le
dicen que un área presenta una no conformidad, significa que cierta parte de sus sistemas de
gestión no cumple los requisitos de la norma.
10. Seleccione el organismo de certificación

Su relación de negocios con el organismo de certificación se mantendrá por muchos años, ya

que usted debe mantener la certificación. La mejora continua es la clave para tener un sistema
de gestión eficiente. LA entidad certificadora lo ayudará a obtener el máximo valor del proceso
de certificación, mediante la evaluación de fortalezas y oportunidades de mejora. Para la
gerencia superior, esto significa mayor conocimiento de la capacidad de la empresa para
alcanzar sus objetivos estratégicos. En estos tiempos en que las empresas están bajo la lupa, es
esencial elegir un organismo de certificación con una reputación impecable.

Una vez que haya implementado su sistema de gestión, esté preparado para la certificación y
haya elegido el organismo de certificación, estará listo para comenzar la certificación
acreditada.