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ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA DE DESPACHOS
Guía de Administración
SIGOB
SISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD
En este capítulo se tiene como objetivo dotar de los conocimientos iniciales a los administradores a
cargo de los Sistemas de Gestión de Despachos. Para ello se deben desarrollar los primero pasos de
implementación del sistema. De esta manera, existe un orden establecido dentro de los capítulos; al
concluir la lectura de este capítulo podrá realizar las tareas administrativas y de mantenimiento del
despacho de los usuarios.
Antes de empezar
Índice
Lección 1
Acceso al instrumento de Administración de Despacho
Ejecutado el Instalador del Diccionario de Datos, se han creado los accesos directos de los
Sistemas de Gestión, los cuales se encuentran identificados dentro del grupo de programas
Gestión de Despachos.
a. Usuario: admin
b. Password: ************
El Password se ha definido en el
proceso de identificación de Claves de
Administración
Lección 2
Estructuración Base del Sistema
Antes de iniciar con la creación de un despacho es importante estructurar las bases necesarias con
las informaciones relacionadas a la institución, así como también a ciertos parámetros necesarios
para la identificación de fechas festivas dentro del calendario anual, relacionadas al país.
Estructuración de áreas
2. Presione la tecla Del, o bien, haga clic derecho sobre el área seleccionada e indique
Borrar Área
opción Agenda
Listado de
Agregar registro Registros
al sistema activos
Eliminar registro
en el sistema
4. Haga clic en el recuadro Descripción e indique una breve descripción del día registrado
como festivo.
d. Eliminar un Registro
Lección 3
Creación y Mantenimiento de Despachos
2. Crear un cargo
Antes de agregar un nuevo despacho, es preciso asegurarse de que exista el cargo que se le
asignará en los datos del funcionario. Para agregar cargos, realice los siguientes pasos:
2. Haga clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de texto para agregar un nuevo
cargo:
3. Agregar un Despacho
El Despacho constituye el lugar de trabajo del funcionario desde donde se realizarán las
diferentes actividades asociadas a su cargo. En el despacho de definen los atributos de:
Otros.
1. Haga clic en la opción Agregar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, para la pestaña
Despacho:
a) PESTAÑA DESPACHO:
Password: Clave con la cual se autentica el acceso del funcionario a través del
Username.
Password Base de Datos: Clave con la cual se autentica el usuario de base de datos.
Firma: Haciendo doble clic sobre el área de la firma se abrirá una ventana para la
ubicación en disco de la firma escaneada. Podrá importar imágenes de la firma en
formato .jpg.
2. Complete las informaciones requeridas por el sistema para la pestaña Funcionario, como se
muestra en el siguiente cuadro de diálogo:
b) PESTAÑA FUNCIONARIO
Apellidos y Nombres: de los funcionarios que participarán como nuevos usuarios del
sistemaSIGOB.
3. Una vez aplicados todos los datos del Despacho para cada usuario, haga clic en el
botón Aceptar. Aparecerá la ventana de diálogo que le permitirá ejecutar el script de
creación a través de la conexión directa a la Base de datos:
Información
obligatoria para
ejecutar el script
de creación de
usuarios sobre la
base de datos
3. Haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios. Para este efecto no es
necesario ejecutar de nuevo el script de creación de usuarios.
6. Reemplazar un despacho
5. Haga clic en el botón Ejecutar para transferir las tareas. Aparecerá una
ventana confirmando el proceso de transferencia, describiendo tanto el despacho reemplazado
como el reemplazante.
Eliminar un despacho
Imprimir
1. Para imprimir el listado de los despachos deberá configurar y/o confirmar la impresión.
Esta acción le permitirá ver el (o los) scripts de usuarios y ejecutarlos desde el motor de base
datos, cuando se trata de usuarios nuevos que ingresan al sistema.
4. Seleccione el script del usuario que desea crear, o bien seleccione toda la lista de
usuarios para su creación en un solo procedimiento.
Reasignar Contraseña
Podrá reasignar contraseñas tanto de usuario de la base de datos como de usuario del sistema.
Para acceder directamente a la opción de cambios de contraseña, realice los siguientes pasos:
1. Haga clic en la flecha del botón y seleccione la opción Ingreso a sistema, para cambiar
las contraseñas propias de usuario, con la siguiente ventana:
Seleccione uno o
varios usuarios
para cambiar la Escriba una contraseña
contraseña de para terminar al proceso
conexión a la BD
Lección 4
Definición de Comunicación Interdespachos
Recibe Mensajes
Envía Mensajes
Recibe Correspondencia
Envía Correspondencia
Deriva tareas
Despacho
Seleccionado
Agregar : esto le permitirá crear nuevas relaciones de a uno, para ello debe hacer clic sobre
el despacho del funcionario que quiere agregar y luego seleccione el botón
Agregar Todos: esto le permitirá relacionar la comunicación de todos los despachos de una vez
con los mismos atributos en común, para ello debe seleccionar el botón
Quitar: esto le permitirá deshacer las relaciones de a uno, para ello debe hacer clic sobre el
despacho del funcionario ya relacionado y luego seleccione el botón
Quitar Todos: esto le permitirá deshacer todas las relaciones de comunicación de todos los
despachos de una vez, para ello debe seleccionar el botón
Listado de
Despachos
Despachos relacionados
a relacionar
Lección 5
Autorización del Control Entre Agenda
En la Agenda del Despacho tiene la posibilidad de permitir que otros funcionarios puedan
controlar su agenda. La autorización de los funcionarios está acompañada de atributos de control
y éstos pueden ser:
Agenda
Funcionarios
Autorizados a la
agenda del
Funcionario
Agenda del seleccionado.
Funcionario
que se va
a autorizar
Listados de
Funcionarios para
autorizar a la
agenda de
Funcionario
seleccionado.
Lección 6
Definición de clasificadores (Países, Provincias o Ciudades)
La definición de estos clasificadores permite alimentar las listas de selección de Países, Provincias
o Ciudades.
opción Directorios.
1. Ingrese el Título del Clasificador, Ej. País, Departamentos o Provincias, Ciudades. Esto
siguiendo una coherente relación con el Clasificador Seleccionado.
Listado de Clasificadores
Disponibles
Figura 14.1.
Ejemplo: Si desea ver los países de América del sur defina el clasificador América del Sur como
Clasificador Seleccionado y luego indique el nivel en el que se encuentra que en este caso es
5(cinco).
4. En listado de clasificadores haga clic derecho sobre el clasificador que desee incorporar
como el valor que sé asignar por defecto, luego seleccione la opción Definir Valor
Predeterminado. Una vez definido podrá ver como sé auto-completa el campo Valor
Predeterminado.
2. Haga clic sobre el botón Eliminar que se encuentra a la derecha del Clasificador
Asociado