Plan de Gestión de la Comunicación CÓDIGO: 00

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Plan de Gestión de la Comunicación

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 3
ENFOQUE DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES ............................................................................................. 3
LIMITACIONES DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES ........................................................................................ 3
REQUISITOS DE COMUNICACIONES DE LAS PARTES INTERESADAS..................................................................... 3
MÉTODOS Y TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN ...................................................................................... 3
MATRIX DE COMUNICACIÓN ................................................................................................................... 4
PROCESO DE ESCALAMIENTO .................................................................................................................. 4
AUTORIZACIÓN .................................................................................................................................... 4
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INTRODUCCIÓN
El propósito del Plan de gestión de las comunicaciones es definir los requisitos de comunicaciones para el proyecto
y cómo se distribuirá la información. El Plan de gestión de comunicaciones define lo siguiente:
• Qué información será comunicada — que incluyen el nivel de detalle y formato
• Cómo se comunicarán la información — en las reuniones, correo electrónico, teléfono, portal web, etc..
• Cuando se distribuirá información — la frecuencia de las comunicaciones del proyecto tanto formales
como informales
• Quién es responsable de comunicar información sobre el proyecto
• Requisitos de comunicación para todas las partes interesadas del proyecto
• Recursos que destina el proyecto para la comunicación
• Cómo se comunica cualquier información confidencial o sensible y que se debe autorizar
• Cómo se gestionan cambios en la comunicación o el proceso de comunicación
• El flujo de las comunicaciones del proyecto
• Restricciones, internas o externas, que afectan a las comunicaciones del proyecto
• Cualquier estándar, plantillas o documentos debe utilizar el proyecto para comunicación
• Un proceso de escalamiento para resolver problemas y conflictos basados en la comunicación

ENFOQUE DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Aproximadamente el 80% del tiempo de un gerente de proyecto se gasta comunicando. Pensar como Project
Manager, es pasar la mayor parte de su tiempo de medición y presentación de informes sobre el desempeño del
proyecto, redactar y leer e-mails, reuniones, escribiendo el plan del proyecto, una reunión con los miembros del
equipo, en la supervisión de trabajo reuniones con clientes y muchas más actividades relación con sus proyectos.

Usted debe definir en cómo desea gestionar las comunicaciones en este proyecto. Pues tener una gestión sólida
comunicación garantizar los buenos resultados, por lo que en esta esta sección se debe dar una descripción del
abordaje de la gestión de las comunicaciones.

LIMITACIONES DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Todos los proyectos están sujetos a restricciones y limitaciones pues deben estar dentro de alcance,
requerimientos, recursos, programación y presupuesto. La planificación del proyecto y la documentación no son la
excepción a esta regla. También pueden existir medidas legislativas, reglamentarias, tecnología o requisitos de
organización política que deben seguirse como parte de la gestión de las comunicaciones. Estas limitaciones deben
ser claramente entendidas y comunicadas a todas las partes interesadas.

REQUISITOS DE COMUNICACIONES DE LAS PARTES INTERESADAS

En los proyectos consiste en una amplia gama de partes interesadas, los cuales pueden tener diferentes intereses e
influencia en el proyecto. Por lo tanto, es importante que en los equipos de proyecto se puedan determinar los
requisitos de comunicaciones de las partes interesadas con el fin de comunicar más eficazmente la información del
proyecto.

MÉTODOS Y TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN

Muchas veces, los métodos y las tecnologías utilizadas para comunicarse son tan importantes de una
consideración como la información que se comunica. Imaginar un proyecto grande con muchos actores que todos
tienen diferentes capacidades tecnológicas. Algunos pueden tener acceso a una unidad de acción mientras que
otros no. Algunos pueden tener acceso a la teleconferencia por vídeo y otros sólo tienen capacidades de teléfono y
correo electrónico. Para ser eficaz, información sobre el proyecto deberá ser comunicada a todos los involucrados
por algún método usando la tecnología disponible. Es importante la identificación de métodos de comunicación y
qué tecnologías están disponibles para comunicación a las partes interesadas.
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MATRIZ DE COMUNICACIÓN
La tabla siguiente identifican las necesidades de comunicaciones para este proyecto.

Tipo de Objetivo de la Medio Frecuenc Propietari Entregable

comunicación comunicación ia o
Kickoff Meeting Presentar el proyecto y el  Cara a 1 Vez Gerente de  Agenda
equipo del proyecto. Revisar cara proyecto  Actas de la
los objetivos del proyecto y reunión
enfoque de gestión.
Reuniones del Revisar el estado del  Cara a Semanal Gerente de · Agenda
equipo de proyecto proyecto con el equipo. cara proyecto · Actas de la
 Llamada o reunión
conferenci  Cronograma
a
Reuniones técnicas Discutir y desarrollar  Cara a Según Líder · Agenda
de diseño soluciones técnicas de cara sea Técnico  Actas de la
diseño para el proyecto. necesari reunión
o
Reuniones Informe sobre el estado del  Cara a Mensual Gerente de · Informe de
mensuales de proyecto de gestión. cara proyecto estado del
estatus de  Llamada o proyecto
proyecto conferenci  Cronograma
a
Informes de estado Informe del estado del  Correo Mensual Gerente de · Informe de
del proyecto proyecto incluyendo electrónic proyecto estado del
actividades, progreso, o proyecto
costos y problemas.  Cronograma

PROCESO DE ESCALAMIENTO
Cuando surgen problemas o complicaciones con respecto a las comunicaciones del proyecto puede ser necesario
escalar el problema si no se puede lograr una resolución dentro del equipo de proyecto. Los interesados del
proyecto pueden tener muchos diferentes intereses contrapuestos en un determinado proyecto. Escaladas son
una parte normal de gestión de proyectos, debe haber un proceso documentado que define cómo llevará a cabo
los escalamientos.

AUTORIZACIÓN
Esta sección contiene los nombres y autorización una vez firmado, para que el proyecto avance conforme a la
información contenida en este documento.

Aprobado por el patrocinador del proyecto:

__________________________________________ Fecha: DD-MM-YYYY

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