Silva & Vendaña Consultores, S. A.

Manejo y Control de Inventarios

Capacitador: Alfredo Enrique

Barrios MBA
09 de marzo de 2019.
 INDICE

I. El almacén
II. Recepción y ubicación de mercancías
III. Expedición y transporte de mercancías
IV. Equipos de manipulación y sistemas de almacenamiento
 I
El Almacén

“Las Bodegas deben ser proyectos de inversión

orientados a apoyar la gestión de la empresa.”
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 DEFINICION
• La Gestión del Almacén se define como:
• “Proceso integrado a la función logística que trata de la recepción,
almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de
materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto
de consumo por un cliente externo o interno. Comprende además, la
elaboración y tratamiento de informes, de los datos manipulados.”
• La Gestión indica:
• Dónde y cómo deben ser almacenados los productos.
• Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los
procesos internos.

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GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION DE ALMACENES

Gestión de Gestión de
Existencias Almacenes

¿QUÉ? ¿DÓNDE?
¿CUÁNTO? ¿CÓMO?
¿CUANDO?

DEBE SER ALMACENADO?

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 OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES

• Aprovechamiento adecuado del

espacio físico.
• Mayor rapidez de operación en los
procesos de entrega.
• Control eficiente y expedito del manejo
de materiales.
• Reducción de costos de
almacenamiento.

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 PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES

1) Planificación y Organización.
2) Recepción de materiales.
3) Almacenamiento.
4) Movimientos internos.
5) Despacho de materiales.

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 PLANIFICACION Y ORGANIZACION
• Planificar: Se refiere a generar un curso de
acción anticipado para la ejecución de actividades
y tareas que se esperan realizar en el futuro
cercano. Implica cuantificar los recursos
anticipadamente.
• Organizar: Es asignar personas y recursos a las
actividades planificadas. Implica también definir
responsabilidades.
• En nuestro caso implica planificar y organizar las
actividades de recepción, almacenamiento y
despacho.

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 HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIÓN
• Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se deben realizar,
la planificación cuenta con dos herramientas fundamentales: la Carta Gantt y la
Malla Pert.
• - Carta Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite programar y
controlar la secuencia de acciones programadas.
PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6

Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6

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EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT

Detalle de Actividades y Tiempos Bodega Quilicu Días

Verificar las recepciones de proveedores 1/2 día
Preparar los pedidos de las obras 1 día
Almacenar los materiales 2 días
Realizar inventario de materiales 3 días
Ordenar zona de despacho 1/2 día
Colocar ódenes de compra por faltantes 1/2 día
Despachar pedidos de obras 1 día
Actualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 día

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 RESPUESTA
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA QUILICURA

Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6

Realizar inventario materiales
Colocar órdenes de compra
Ordenar zona de despacho
Verificar recepciones proveed.
Almacenar los materiales
Preparar pedidos de las obras
Despachar pedidos de obras
Actualizar inventario

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 PROCESO DE RECEPCION
Es el registro de mercancías que ingresan a Bodega procedente de zonas externas
(proveedores) como internas (empresa).
Es necesario:
 - Recepcionar y verificar mercancías.
 - Revisión técnica con el solicitante de la compra.
 - Generar los documentos pertinentes (guías internas).
 - Generar nuevos códigos cuando sea necesario.
 - Rechazar inconsistencias.
 - Informar del proceso.
 - Ajustarse al calendario de recepciones.

La calidad del producto final depende en gran medida del proceso de recepción.

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 UNIDAD II
RECEPCION DE MERCANCIAS
Recepción
Recepción
Recepción
Recepción
Recepción
Documentación
 Documentación

O
Modelo de
Pedido
 Documentación

N
Documentación

N
MODELO DE FACTURA
 ALMACENAMIENTO
Definición: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y
conservación de los materiales con los mínimos riesgos para el
producto, las personas y la empresa.
OJETIVOS:
• Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
• Mayor rapidez de operación.
• Control más eficiente y expedito en el manejo de materiales

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 TIPOS DE ALMACENAMIENTO-1
• Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical,
almacenando en grandes racks. Sin embargo, la recogida requiere
del uso de sistemas automatizados.

• Por Zonas: Agrupa productos de características comunes juntos,

en lugares de fácil acceso. Puede perderse espacio, pero se gana
en tiempo y facilidad de acceso.

• Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y

el espacio disponible sin relacionar las características de los
productos. Se utiliza eficientemente el espacio de la bodega, pero
no ayuda a la recogida.

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 TIPOS DE ALMACENAMIENTO-2
• De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a
estacionalidades son ubicados en áreas de fácil recogida y
abastecimiento para minimizar los costos de manipulación.

• Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, tóxicas, sustancias

químicas peligrosas, etc, requieren condiciones especiales de
almacenamiento, incluyendo acceso restringido. Mucho control y
supervisión.

• De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad

de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de
temperatura. La manipulación puede ser también más lenta debido al
tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.

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 ZONAS DE ALMACENAMIENTO POR ROTACION

Zona de
Zona de Carga Rampa
Descarga
CLASE “A”
Fuerte Rotación

CLASE “C”
CLASE “B” Mediana Rotación
Baja Rotación

Mostrador a Público
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 Principios del Almacen
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva
el costo del producto final sin agregarle valor, en teoría es un mal necesario,
razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo
de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.
Para llevar a cabo tal empresa, la gestión de almacenes debe establecer y
regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos
como principios del almacén(aplicables a cualquier entorno):

•La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
•El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción,
almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
•Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido
control).
•Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
Principios del Almacen
•Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de
producción sobre las existencias.
•Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre
común y conocido de compras, control de inventario y producción.
•La identificación debe estar codificada.
•Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación
en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma
localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
•Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al
almacén.
•Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación
autorizada según sistemas existentes.
Principios del Almacen

•La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a
él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de
control de inventarios.
•La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mínima inversión.
•Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
•La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
•El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de
operación.
FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION
• Tender hacia un proceso automatizado de recepción a fin de evitar
errores y burocracia.
• Reducir las inspecciones o verificaciones a las estrictamente necesarias.
Las inspecciones no añaden valor al producto.
• Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora) que indique
además tipo de artículos y procedencia.
• Distinguir entre mercancías internas y externas; las primeras deben
contar con un procedimiento más sencillo.
• Contar con la documentación de respaldo que permita verificar tipo de
mercancía y cantidad a recepcionar.
• Proceder al almacenamiento definitivo lo más rápidamente posible,
después del proceso de recepción.
• Registrar e informar del proceso.

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COMPRUEBA TU APRENDIZAJE
 UNIDAD III
EXPEDICION Y TRANSPORTE DE MERCANCIAS
 ¿QUE HARÍA UD….?
Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en cantidad
y calidad, pero le advierte que es “muy similar” “casi igual” al
especificado en la O.C. y que si existe una diferencia “inmediatamente
lo solucionamos”. Ud. sabe que se trata de un proveedor frecuente que
no ha presentado problemas y por tanto, recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O.C. indica 150

kg. El transportista le dice “es que Uds siempre solicitan 200 kg” lo
que es verdad según sus registros. Para no devolverse con el
sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en
la siguiente orden, total “Uds siempre piden 200 kg”. Ud. deja
constancia en la Guía de Recepción de la diferencia y procede a
ingresar los 200 kg
¿QUE HARÍA UD….?

Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen desde hace

tiempo y han establecido una relación de confianza mutua. Un
Viernes por la tarde, el transportista le solicita que le guarde unos
pallets hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la empresa.
Ud. Los recepciona y los deja en una zona al aire libre. Por la
noche, los guardias están autorizados a encender fogatas en los
tambores, usando las maderas existentes en los patios, por lo
tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el transportista
indignado por lo ocurrido, solicitó hablar con la Gerencia. Esta le
hizo ver que no existía documento alguno de recepción y por lo
tanto no podía responsabilizarse de lo ocurrido y que lamentaba
profundamente el hecho.
CASO PRACTICO
CASO PRACTICO
CASO PRACTICO
CASO PRACTICO
1 4

2 5

3 6
EJERCICIOS
 UNIDAD IV.
EQUIPOS DE MANIPULACION Y SISTEMAS DE
ALMACENAMIENTO
SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO

Tomado de «Sistemas de Almacenamiento» del SENA

Rampas de gravedad
Banda transportadora

Cinta transportadora de banda: Está constituida por

una plataforma deslizante o banda sin fin, de goma u
otro material. Su utilización es habitual en los casos
de transporte de productos a granel.
Carretas manuales
Trans paleta manual
Las transpaletas.- Son medios mecánicos capaces de
transportar y elevar una paleta. Para que sean
eficaces, las distancias a recorrer no deben ser
superiores a 40 metros. Se encuentran generalmente
en los muelles de carga y descarga. Entre los distintos
modelos podemos distinguir:
» La trans paleta manual.- Es un medio que para su
movimiento y elevación requiere de la fuerza de una
persona. Se caracteriza por su facilidad de manejo y
mínimo mantenimiento. El almacén debe disponer de
La transpaleta motorizada

La transpaleta motorizada.- motorizada. Son las que

generalmente precisan de un sistema eléctrico para
poder moverse y elevar la mercancía. Realizan
recorridos algo más largos, aunque no es
recomendable superar los 50 m
 Los apiladores.- son elementos de transporte muy
parecidos a la transpaleta, pero llevan incorporado un
mástil por donde discurren las horquillas que sujetan
las paletas y permite elevarlas hasta cierta altura

Los apiladores
montacargas
Un montacargas es un vehículo de uso rudo e industrial, el
cual se utiliza en almacenes y tiendas de autoservicio para
transportar tarimas con mercancías y acomodarlas en
racks. Aguanta cargas pesadas, que ningún grupo de
personas podría soportar por sí misma, y ahorra horas de
trabajo pues se traslada un peso considerable de una sola
vez en lugar de ir dividiendo el contenido de las tarimas
por partes o secciones. Su uso, requiere una cierta
capacitación y los gobiernos de distintos países exigen a
los negocios que sus empleados tramiten licencias
especiales para su manejo.
La capacidad de carga oscila entre 1000 y 1500 Kg.
Trans elevador.
• Los trans-elevadores.- Son equipos
de transporte y almacenamiento
mecánicos, que pueden transportar
y elevar cargas por pasillos
estrechos a gran velocidad. Éstos se
emplean para extraer y colocar
paletas completas de forma
automatizada.
 Las grúas bandera diseñadas a medida están
disponibles con capacidades de hasta 20 toneladas
y con claros de hasta 60’, según la capacidad. Las
grúas bandera motorizadas pueden diseñarse a
medida según las normas para cubrir todas las
necesidades de una aplicación

Grúas bandera
Pallets(Parihuelas)

Las parihuelas son elementos de soporte, que

se disponen sobre el piso o suelo
para el estibado de los productos,
manteniéndolos alejados del contacto directo
con el piso y aislados de la humedad y
contaminación del mismo. Las parihuelas son
de uso obligatorio en el estibado, para una
buena conservación
de los alimentos y por razones de orden
técnicoLas parihuelas destinadas al
almacenamiento de pescado salado
(envasado en sacos), deben ser usadas
exclusivamente para este producto, las cuales
periódicamente serán objeto de limpieza y en
función a su estado deberán ser renovadas.
Estantería modular
Estantería para paletas
Estantería cantilever
Contenedores