INFORME

El departamento de abastecimiento entre de su organización y la misión de

satisfacer las necesidades de materias primas e insumos del cliente interno y para cumplir con el plan de
producción del mes de septiembre ha trabajado en el análisis, estudio y resolución de las diferentes
situaciones a las cuales se ha visto enfrentado, obteniendo resultados positivos en un balance final,
cumpliendo en su totalidad con los objetivos planteados. Estos se detallan a continuación.

Situaciones enfrentadas:

• Faltantes de materias primas a incluir en el plan de compra respecto a las necesidades de

producción para el mes de septiembre.

• Exceso de compra de materias primas a recepcionar en el mes de septiembre respecto al

plan de producción.

• Capacidad de almacenamiento de las bodegas de propiedad de VIRGINIA S.A.

• Lead time de proveedores para satisfacer a tiempo las necesidades de producción

durante el mes de septiembre.

• Personal de bodega y asistentes con licencias medicas dentro del mes de septiembre.

• Demoras del personal en los procesos de Recepción, Almacenamiento, Preparación de

Pedidos y Despacho.

• Reprogramación de horarios y personal para las faenas a llevar a cabo dentro de la

bodega.

• Deficiencias en la supervisión y control de las actividades desarrolladas por el personal

dentro de la bodega. (Diferencias de Stock en las materias primas a granel)

Analizada la información relevante y datos necesarios para detectar las

situaciones complejas a las cuales nos vemos enfrentados, el personal competente dentro del
departamento genera informes correspondientes a su cargo con el fin de mantener una comunicación e
integración fluida de la información dentro de la organización del departamento, labores correspondientes
al Jefe de Abastecimiento, Asistente de Abastecimiento, Analista de Compras, Supervisor de
Bodega y Administrativos de Bodega.

Esta información es recibida y analizada por cada ente que según descripción
de funciones y competencias en su cargo le darán la facultad para tomar determinaciones y soluciones a
los situaciones complejas enfrentadas, no sin antes informar a la jefatura correspondiente del
departamento, y este en reunión con el Gerente de Logística aprobar las determinaciones tomadas en
conjunto por los cargos desempeñados en el departamento.
 Soluciones:

• Se aprueba y se incluye en el plan de compras la adquisición de las materias primas

faltantes para satisfacer las necesidades de producción, solicitando además en
cantidades necesarias para quedar abastecidos en el Q óptimo de cada producto.

• Según reunión de jefaturas, se aprueba la recepción y almacenamiento en cantidades que

sobrepasan nuestra capacidad de almacenar, las cuales no son necesarias para la
producción del mes de septiembre.

• Se gestiona previa aprobación de jefatura, la adquisición temporal de una bodega a

pocos metros de las instalaciones de VIRGINIA S.A., con el fin de recepcionar y
almacenar por un tiempo determinado materias primas para futuros planes de
producción.

• El Analista de Compras gestiona con proveedores los tiempos y fechas de recepción de

materias primas, con el fin de no retrasar el plan de producción del mes de septiembre, y
satisfacer las necesidades del cliente a tiempo y en las cantidades requeridas, esto previa
autorización del Gerente de Logística por los gastos que esto conlleva. (Transporte vía
aérea)

• El Supervisor de Bodega y sus administrativos reordenan y reprograman las funciones,

horarios y actividades de los asistentes de bodega con el fin de mantener un constante
cumplimiento de los objetivos planteados en el departamento de adquisiciones. Además
desarrollaran con el personal competente planes de contingencia para el quehacer diario
de las actividades de la bodega, sin dejar de satisfacer las necesidades de producción.

• El Jefe de Abastecimiento en conjunto con el Supervisor de bodega han elaborado y

determinado estándares de control con la finalidad de obtener una mayor productividad
con el personal a su cargo en los departamentos de Recepción, Almacenamiento,
Preparación de Pedidos y Despacho.

• Se elabora un instructivo que se adjunta al procedimiento escrito de trabajo de los

diferentes procesos dentro de la bodega, para supervisar, hacer cumplir y controlar de
manera óptima las labores de la bodega, esto acompañado con planillas de control
correspondientes, en base a la detección del problema en el departamento de
Preparación de Pedidos. (Diferencias de Stock en las materias primas a granel)

Con estas medidas y soluciones planteadas se logra llevar a cabo el

cumplimiento de la misión y los objetivos planteados como departamento de Abastecimiento, logrando
una correcta y fluida comunicación e integración de actividades, siempre con el fin de obtener una mejora
continua en los procesos y la total satisfacción de nuestro cliente, PRODUCCION.

Se extiende el presente informe a petición del Gerente de Logística, para ser

presentado al Gerente de Operaciones.

JEFE DE ABASTECIMIENTO