Taller Nº 2 Herramientas Informáticas.

Entorno de Microsoft Excel y Operaciones Básicas

Para el desarrollo de este taller, es necesario obtener el archivo “Datos_a_trabajar.xlsx”

desde el siguiente enlace: Se debe crear el enlace al archivo

Propósito: Que el estudiante adquiera la destreza necesaria y suficiente para trabajar

con la Hoja de Cálculo, conociendo su entorno, aplicando formatos de presentación y
escribiendo y generando fórmulas sencillas, con operaciones básicas.

Descripción de la actividad: El estudiante, con el acompañamiento del tutor, realizará

las actividades propuestas aplicando sus conocimientos en el entorno de trabajo de
Excel (la hoja de cálculo), con el fin de resolver ejercicios propuestos que incluya
operaciones matemáticas básicas.

Contextualización de la Estrategia: Mediante éste taller paso a paso, el estudiante, –

con apoyo del tutor–, desarrolla los 3 ejercicios prácticos propuestos acerca del
entorno de Excel, el uso de operaciones básicas y la aplicación de formatos de
presentación.

Recursos: Equipo de cómputo, Sistema Operativo Windows, Hoja de Cálculo Microsoft

Excel.

Actividades para el aprendizaje:

Entorno de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel

Una Hoja de Cálculo es una aplicación que permite manipular un conjunto de datos
numéricos y realizar con ellos una gran cantidad de cálculos matemáticos, desde una
simple suma hasta complejos informes estadísticos e informes financieros. Además, se
pueden generar representaciones gráficas con los datos ingresados en la Hoja de
Cálculo.

Manipulación o manejo de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel

Estructuralmente, una hoja de cálculo está compuesta por:
Filas

, identificadas por números;

y Columnas
 , identificadas por letras.

La intersección entre una Columna y una Fila, es una Celda. Las

celdas se identifican por la letra de la columna y el número de la fila.
Las celdas son espacios de almacenamiento, donde se guardan
números, fechas, textos o cadenas de caracteres, funciones
predefinidas y fórmulas creadas por el usuario.

En la hoja de cálculo Excel, además de las partes básicas que poseen las aplicaciones
en Windows (Barra de Títulos, Barras de Herramientas, Barra de Menús, entre otras),
se pueden encontrar otros elementos muy importantes para el manejo de Excel. Por
ejemplo, el Cuadro de nombres y la Barra de fórmulas.

El Cuadro de nombres se utiliza para conocer la dirección de la celda en la que se

está ubicado; es decir, la celda activa. La Barra de fórmulas, permite visualizar y
editar el contenido de la celda activa. Una de las grandes ventajas de esta barra, es
que se puede ver la fórmula escrita por el usuario o la función predefinida de Excel,
más no el resultado; lo que permite revisar si la fórmula o la función están
correctamente escritas.

La hoja, se puede reconocer así:

Cada hoja puede cambiar de nombre y el

procedimiento para hacerlo es:
1.- Ubíquese sobre la pestaña de la hoja
cuyo nombre desea cambiar y haga clic
derecho sobre el nombre. Aparece el
siguiente submenú.
2.- Haga clic sobre el tema u opción El nombre aparece sombreado y es en ese
Cambiar nombre, momento cuándo puede escribir el nuevo
nombre.

Cómo seleccionar celdas de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel

Arrastre el apuntador del mouse manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse,
sobre las celdas que desea seleccionar. En este caso, se selecciona desde la celda A1
hasta la celda C5.

Cómo dar formato a una celda de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel

A una celda o a un conjunto de
celdas se le puede cambiar su
aspecto aplicando Formato de
celdas. Se aplican formatos para
darle una mejor presentación a los
datos que el usuario visualiza.
Excel ofrece gran cantidad de
opciones para mostrar los datos
numéricos con decimales, con
signo pesos, con el símbolo
porcentaje, entre otros. Las fechas
pueden mostrarse al usuario final,
como día-mes-año, o con el
nombre del mes e incluso el día de
la semana que corresponda.
También existen formatos
personalizados. Para aplicar
Formato de celdas, se procede de
la siguiente manera: primero se
seleccionan las celdas a las que se
quiere cambiar su aspecto; luego, sobre las celdas seleccionadas, se hace clic derecho
y se selecciona del menú contextual, la opción Formato de celdas.
Aparece una nueva ventana que contiene seis pestañas, una por cada categoría de
formato que se quiera aplicar: cambiar el aspecto de los datos numéricos (pestaña
Número); ubicar la información en las celdas a la izquierda, al centro, a la derecha
(pestaña Alineación); cambiar el tipo de letra, el tamaño, el estilo, agregarle un efecto
(pestaña Fuente); aplicar bordes de colores a las celdas (pestaña Borde); colocarle un
color de fondo a las celdas (pestaña Relleno); proteger las celdas (pestaña Proteger).

Funciones
Excel se diseñó para facilitar los procesos de cálculo, por lo que viene configurado con
un gran número de funciones que se pueden utilizar dependiendo de las necesidades
del usuario.
En general, una función tiene la siguiente estructura:

=NombreFuncion(parámetros o información que se le quiere enviar a la función),

Donde el símbolo = le indica al sistema que se va a realizar una operación, (también se
puede utilizar el símbolo +)

NombreFunción, indica la función que se requiere utilizar. A medida que el usuario

escribe el nombre de la función, Microsoft Excel muestra en pantalla el conjunto de
funciones que comparten el nombre con el conjunto de letras que va digitando el
usuario.

Parámetros, conjunto de elementos separados con (;) ó con (,), que requiere la función
para luego mostrar los resultados.

Ejemplo 1: Se tiene una tabla con la información de un grupo de estudiantes. Cada

estudiante tiene tres (3) calificaciones y se debe utilizar Excel para calcular la nota
promedio de cada uno. El Promedio se obtiene, matemáticamente hablando, al sumar
los datos o valores numéricos y dividirlos entre la cantidad de datos existentes.
Para conocer la nota promedio de Juan Vargas, se suma 3,5 + 4,8 + 1,5, y ese
resultado se divide por la cantidad de notas. El resultado de la Nota Promedio es
3,266667.

Procedimiento a realizar:

Se debe ubicar en la celda F2, donde se mostrará la nota promedio del estudiante Juan
Vargas. En la Barra de fórmulas, se encuentra el símbolo 𝑓𝑥 que permite insertar una
función. Al hacer clic en Insertar función, aparece una ventana que muestra las
funciones propias de Excel agrupadas en Categorías. Para este caso, se hace clic en la
Categoría Estadísticas.
De la categoría Estadísticas se selecciona Promedio y se hace clic en Aceptar.
Al seleccionar la función Promedio, aparece una nueva ventana (Argumentos de
función), que muestra, entre otros aspectos, los siguientes:
• El nombre de la función, junto con los argumentos o parámetros que necesita la
función.
• Un espacio que muestra al usuario una breve descripción de la función y una
descripción del argumento o parámetro.
• Otro espacio donde se visualiza el resultado de la función.

Para este caso, la función Promedio muestra en el argumento Número1 la expresión

C2:E2, que indica que Excel está tomando las tres notas de Juan Vargas (cuya primera
calificación está en la celda C2, la segunda en la celda D2 y la tercera calificación en la
celda E2). Los dos puntos (:) entre las direcciones de celda sirven para indicar el rango
de celdas que se utilizarán para el cálculo de la función.
Dado que los datos tomados para calcular la nota promedio son los correctos, se hace
clic en el botón Aceptar.

La nota promedio del estudiante Juan Vargas se puede visualizar en la celda F2.
Para mostrar la nota promedio con un sólo decimal.

Se hace clic derecho en la celda F2 y se elige Formato de celdas. Luego se elige la

Categoría Número y, en la opción Posiciones decimales se establece el número 1.
Finalmente, clic en el botón Aceptar.

Dado que la función utilizada para calcular la nota promedio de Juan Vargas es válida
para los demás estudiantes, se procede a copiar la función para los demás estudiantes.
Lo que se hace es ubicar el cursor en la parte inferior derecha de la celda F2 y
manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse se arrastra el cursor hacia las otras
celdas que necesitan de dicha función. De esa manera, todas las celdas que contienen
notas de los estudiantes, toman la misma fórmula y el mismo formato.

Ejemplo 2: En las celdas I74 e I76 se tienen dos textos y se desea unir estos dos
textos:

1.- Haga clic en la pestaña FÓRMULAS

2.- Seleccione la celda donde se realizará la unión de los textos.

3.- Haciendo clic en la categoría Texto, se despliega una lista con varias funciones de
Texto. Seleccione la función CONCATENAR.

4.- En la ventana Argumentos de función, no aparece Numero1, como en la función

Promedio. En su lugar aparece Texto1 y Texto2, dado que es una función para
manipular textos. Haga clic en el cuadro Texto1 y seleccione la celda que contiene la
primera parte del texto. Luego, ubíquese en Texto2 y realice la misma acción.
Note que están seleccionadas dos celdas y automáticamente da la opción de
seleccionar más si las hay. Pulsamos aceptar. Observe el resultado.

Fórmulas
La combinación de celdas, operadores aritméticos y funciones, definen una fórmula.
De esta manera se amplía el poder de una hoja electrónica como Excel para la
realización de cálculos complejos y entrega de información.

Ejemplo 1. Se desea crear una hoja donde se ingresa información de temperatura

diaria en grados centígrados (C), y se debe presentar el equivalente en grados
Fahrenheit y Kelvin.

Para ello, se crean tres (3) columnas, la primera para grados Centígrados, la segunda
para Fahrenheit y la tercera para Kelvin. Las fórmulas evalúan el valor de la celda en la
columna A y calculan el valor equivalente en las otras unidades.

La celda B2 tiene la fórmula para pasar de grados

Centígrados a Fahrenheit y la celda C2 la fórmula para
convertir grados Centígrados a Kelvin. Al copiar la fórmula
varias celdas hacia abajo e ingresar valores en la columna A,
automáticamente la hoja recalcula las formulas presentando
las equivalencias a los valores ingresados Como se puede
observar las dos últimas filas de datos, al no tener
información en la columna A, las fórmulas asumen que el
valor es 0.

Ejemplo 2. En este caso se va a sumar un número a una referencia o valor contenido

en otra celda; se toma como referencia la celda D71.

Primero se selecciona la celda donde se va a escribir la fórmula. En este caso I71.

1.- Se escribe el signo =

2.- Se escribe el número inicial que quedará sumado a la referencia, aclarando que el
resultado de la fórmula quedará donde en la celda donde se está construyendo.

3.- Para sumar se debe incluir el operador +

4.- Posteriormente se selecciona la celda en referencia haciendo clic en ella; para este
caso se seleccionó D71.
5.- Finalice pulsando ENTER y se verá el resultado de la fórmula. Recuerde que en la
celda aparece el resultado, pero en la Barra de fórmulas, aparece la fórmula utilizada.

Es posible utilizar simultáneamente varios operadores, teniendo en cuenta la jerarquía

que estos tienen desde las matemáticas. Como ejemplo, se va a sumar un número a
una celda referenciada y posteriormente se va a dividir en otro número.

1.- Se selecciona la celda, en este caso I67.

2.- Se escribe el signo = y posteriormente el número que se suma en este caso

3.- Se agrega el signo de la suma y se referencia la celda del ejercicio anterior.

4.- Como se desea dividir el resultado obtenido en otro número, por ejemplo 5, se
coloca el signo de la división y luego el número 5.

5.- Para terminar pulse ENTER.

Al analizar el resultado, 26 + 44 da como resultado 70, que al dividirlo entre 5 su

resultado es 14. Si se compara este resultado con el obtenido en Excel no concuerda.
Esto se debe a que no se tuvo en cuenta la jerarquía a los operadores; para ello, hay
que encerrar entre paréntesis los datos que se van a sumar. Para realizar la acción de
modificación de la fórmula, debe ubicarse en la Barra de fórmulas.

1.- Seleccione la celda a la que va a modificar la fórmula. En este caso I67.

2.- Haga clic en la Barra de fórmulas y encierre entre paréntesis la suma.

3.- Haga clic en el símbolo que se encuentra en la Barra de fórmulas.

4.- Vea el resultado de la modificación.

Filtros y Ordenamiento

Un filtro es una o un conjunto de condiciones que permiten, si se cumplen,

mostrar los datos almacenados en una hoja (indicar a los estudiantes donde
se encuentra el icono de filtros).

Los filtros pueden ser automáticos o definidos por algún tipo de condición, pueden
entregarse formatos condicionales agregando colores y hacer que el filtro lo haga por el
valor de una condición o por el color de la celda.

Para usarlos se utiliza el icono presentado arriba, y automáticamente adiciona a cada

columna de datos un filtro para que sea usado rápidamente. Como se observa en la
figura, los datos de la hoja se encuentran con filtros en cada columna, la columna curso
presenta los valores que tiene automáticamente definidos en el filtro

Luego, al escoger uno de esos valores, la hoja “filtra” todos los registros o filas que
cumplan con la condición y solo muestra esas filas. Para el ejemplo, si se escoge como
filtro el valor de curso “Física”, solo presenta los registros que tienen ese valor
Otra manera de usarlos es
filtrar por una condición de un
campo, por ejemplo, para el
caso, mostrar la nota del curso
de Física (que se encuentra
filtrado), cuando el campo
Nota 3 sea mayor a 3. Para
ello, se ubica en el filtro de la
Nota 3, se hace clic en el icono
que representa el filtro, se
escoge del menú que aparece
a continuación la opción, para
este caso, se usa la opción Mayor o igual que 3, tal como lo muestra la imagen.

El resultado de usar el filtro se presenta a continuación

La información almacenada en una hoja puede ordenarse de acuerdo a los valores de
una o un conjunto de columnas, en orden ascendente o descendente.

Como ejemplo, se desea organizar la información que aparece a continuación de la

siguiente forma, primero por Nombre en orden ascendente y por curso en orden
descendente; para ello se utiliza la opción orden personalizado que aparece en el menú
de filtro y ordenamiento, como lo muestra la gráfica.

Se presiona la opción y sale el menú de ordenamiento donde podemos organizar el orden

como se mencionó anteriormente

Al hacer clic en Aceptar, el sistema organiza la información y la presenta en el orden solicitado

Taller

Con el archivo Excel, realice las siguientes actividades:

1. Calcule el porcentaje de cada nota, de acuerdo con la información que aparece en

la hoja denominada Tabla. Utilice para ello el concepto de posición relativa y
absoluta.

2. Calcule la nota definitiva de cada estudiante.

3. En la hoja “Cálculos” halle la información solicitada haciendo referencia a la hoja

“Datos”.
1. Cantidad de estudiantes por curso
2. Cantidad de estudiantes que aprobaron
3. Cantidad de estudiantes que reprobaron
4. Nota promedio estudiantes que aprobaron
5. Nota promedio estudiante que reprobaron
6. Nota promedio total estudiantes
7. Nota mínima obtenida
8. Nota máxima obtenida

Como complemento de este taller cada estudiante debe investigar por su cuenta las
siguientes funciones de Excel: SUMA, MAX, MIN, PROMEDIO, CONTAR, CONTAR.SI,
CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI,
PROMEDIO.SI.CONJUNTO