You are on page 1of 11

I.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO:

Nombre del cargo: Secretario Académico


Nombre de la institución: I.E.P “Internacional Albert Lehninger”
Dirección: Calle Palacio Viejo 304 Arequipa-Cercado
Rubro: Educación
Turno: 8:00 a.m. – 4 p.m.
Jefe inmediato: Director de la institución educativa
Número de trabajadores que ocupan el puesto: 1
Relación del puesto de trabajo con otros puestos:
● Director
● Tesorero
● Contador
● Docentes
● Responsable del área de informática y sistemas
Relación con subalternos:
● Auxiliar de educación
● Asistente de secretaria
Sueldo: S/ 2 600
Nombre del analista:
● Ccama Ordoñez Angel David
● Manchego Palma Yajaira
● Ramos Flores William Alex
● Valencia Ramos Jeyson Aguedo

II.DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

● Elaborar certificados de estudio, recepcionando al estudiante con un


cordial saludo y recibiendo el formulario único de trámite o una solicitud
dirigida al director pidiendo que se le entregue su certificado de estudios, y
pidiéndose al estudiante dos fotos, se le indicará que haga pago de los
derechos de certificado, una vez ya sea pagado, el estudiante le entregará el
recibo de pago y pasará a realizar el certificado de estudios con ayuda de las
manos moviendo el mouse hacia el programa SIAGIE para abrirlo ubicando al
estudiante con sus datos que pueden ser su DNI o su código de estudiante,
procediendo a su respectiva impresión para el relleno de las notas se pondrá
el documento en el escritorio para luego tomar el lapicero azul colocando
minuciosamente su nota de comportamiento, notas de los cursos y los datos
faltantes del estudiante, una vez llenado se dispondrá a ponerse de pie para
entregárselo al directo para la revisión correspondiente y también para que
ponga su sello y firma. Luego se espera a que el estudiante regrese por su
certificado de estudios aproximadamente 2 o 3 días dependiendo de la
urgencia con la que lo necesita, se le entrega con una cordial despedida.
Esto se realizará cuando el estudiante lo requiera y dentro del área de
secretariado
● Eliminar matrícula, saludando al estudiante con una cordial bienvenida se le
pedirán los datos que son su número de DNI o código de estudiante
anotándolo en la computadora e ingresando al programa SIAGIE, colocando
sus datos para buscarlo por la sección y grado en la que se encuentra para
luego seleccionarlo a él específicamente, ubicándolo, se hace click en la
parte posterior de la pantalla de la computadora en la opción cambio de
estado de vigente ha anulado, realizando la constancia de la eliminación de
matrícula en el programa Word especificando que la matrícula del estudiante
está anulada explicando los motivos por la cual se ha realizado, se dispone a
ponerse de pie para llevar el documento para verificarlo en dirección para
posteriormente la colocación del sello y la firma del director una vez dado
esto se le entregará al estudiante el documento con amabilidad y buena
disposición . Esto se realizará cuando el estudiante lo requiera o cuando haya
sido expulsado de la institución y dentro de las instalaciones del área del
secretariado.
● Realizar comunicados, sabiendo el motivo por el cual se va a realizar el
comunicado, se dispone a abrir el programa Word y empezar a redactarlo con
la ayuda del teclado y las manos poniendo el título, seguidamente se pone a
quien va dirigido colocando la fecha y el asunto del comunicado luego se
procede a realizar el cuerpo dando a conocer los motivos y especificando
cada uno, además se coloca si ha sido recibido, si es para el padre de familia
se coloca su firma y su N° de DNI, si es para un profesor se coloca solo su
firma de que ha sido recibido, seguidamente se pondrá de pie y caminando
hacia dirección se lo dará al director para que revise si ha sido correctamente
redactado de ser así pondrá su firma y sello, seguidamente se aproximara a
la fotocopiadora de la institución para sacar copias para las personas a
cuales se les va a dar el comunicado pueden ser padres de familia,
profesores, trabajadores de limpieza o trabajadores administrativos después
se irá a sala de parte para entregar los comunicados a los auxiliares que se
encargaran de propagarlo. Esto se realizará cuando cuando el director lo
requiera y dentro del área de secretariado
● Verificar Correspondencia, recibiendo cada documento que ingresa a la
institución educativa, poniéndose de pie se caminara hacia el sector de
archivos para luego leer cuales son los motivos, seguidamente se verifica con
ayuda de la vista de donde proviene el documento si es del ministerio de
educación se le entregará enseguida a la sala de administración de colegio
para que lo verifiquen y comuniquen cuál es su posible respuesta, cuando es
de otro motivo se caminara hacia la sala de dirección para que el director
indique de qué manera responder y si es una invitación a algún evento se
verifica en el cronograma de actividades del colegio a ver si se puede realizar
o si es que se negara, una vez el director indique la respuesta se pasará a la
realización de una carta a manera de respuesta, yendo a redactar el
documento hacia la sala de secretariado. Esto se realizará al inicio de las
labores académicas y en el área de recepción de la institución
● Realizar trámite de traslado de colegio, solicitando a los padres de familia
del estudiante sus datos personales para buscarlo, ingresando al programa
SIAGIE con ayuda del mouse y de las manos, se debe mostrar una solicitud
de vacante del colegio al cual va a ingresar el estudiante, luego se hace click
derecho en el programa SIAGIE en la opción de traslados de colegio se
deshabilita al estudiante y se borra la vacante luego se indica el motivo por el
cual ha ocurrido el cambio puede ser, por cambio de año, por culminación de
promoción o por caso especial del estudiante, después se coloca la
institución a la cual va a irse, se llenan los datos del nombre de estudiante,
grado sección y si ha ocurrido alguna observación como puede ser falla del
sistema para recién imprimir la constancia de que el trámite de traslado de
colegio ha sido exitoso, despidiéndose de los padres de familia y del
estúdiate. Esto se realizará cuando el padre de familia o titular del alumno lo
requiera y dentro del área de secretariado
● Brindar información al público en general, Saludando a la persona e
invitándolo a tomar asiento a continuación le pregunta sobre qué tema desea
informes seguidamente saca de la gaveta del escritorio un folder de la
institución y con ayuda de un lapicero que posteriormente le brinda al detalle
toda la información debida acerca del tema deseado todo eso siempre
acompañado con cortesía, una vez brindada toda la información esta
dispuesta a absolver todas las dudas respecto al tema en referencia luego
pasa a despedirse de la persona acompañándolo a hacia la salida. Esto se
realiza cuando la persona ingresa a las oficinas de la institución. Área de
secretariado
● Realizar actas en las reuniones y/o sesiones, Asistiendo a las reuniones
ordinarias y extraordinarias con los docentes, padres de familia y demás
autoridades ya que una vez iniciada la reunión, con ayuda de un lapicero y
el libro de actas tomando por escrito toda la reunión procediéndose a hacer
firmar a todos los asistentes de la reunión luego de ello poniendo el sello en
el acta con la fecha correspondiente .Esto se realizara cuando se da por
iniciada una reunión. En el auditorio o sala de reuniones
● Organizar reuniones y/o sesiones, Reuniéndose en el despacho del
director de la institución educativa , brindando los detalles de la reunión
(lugar, hora y fecha) todo esto utilizando un cuadernillo , lapicero y con
ayuda de sus manos, seguidamente regresa a su área de trabajo en el cual
toma asiento, encendiendo la computadora e ingresando al programa Word
todo esto con ayuda del mouse, seguidamente comienza a redactar el
documento ayudándose del teclado y de sus manos, procediendo a su
respectiva impresión con la cantidad que sea necesaria para su posterior
distribución. Esto se realizará Cuando el director lo solicite En la oficina del
área de secretariado
● Coordinar citas con los padres de familia, Reuniéndose con los
auxiliares y/o profesores de la institución en el cual él solicite la presencia
del padre de familia .A continuación tomará apuntes de los detalles de la
citación (lugar, hora y fecha) todo esto utilizando un cuadernillo y un lapicero,
encendiendo la computadora e ingresando al programa Word ayudándose
con el mouse para su posterior redacción del documento, todo ello con
ayuda de las manos y el teclado, procediendo a su impresión y poniendo el
sello respectivo en el pie de página, ya finalizando lo enviará por vía físico
y email. Esto se realizará cuando el profesor o auxiliar lo solicite en la oficina
del área de secretariado.
● Apoyar la gestión administrativa, Teniendo en cuenta y estudiando los
ingresos y egresos de la institución para ello deberá tener nociones de
contabilidad, luego de un riguroso estudio, encendiendo la computadora e
ingresando al programa Word con ayuda de las manos, mouse, teclado,
procediéndose a realizar el proyecto y el cronograma de presupuesto para
el próximo semestre. Esto se realizara cuando dirección lo solicite. En la
oficina del área de secretariado
● Controlar la documentación que emite el centro educativo, Verificando
que tanto el ingreso como salida de documentos QUE salga por mesa de
parte, ahí se tiene un cuaderno de registro que contiene información de todos
los documentos DE LA INSTITUCION, en el cual se anotan la fecha de
ingreso del documento, la hora del documento y la firma a quien se le entrega
conjuntamente con sus DNI Y SU CARGO. Esto se realizará cuando entren o
salgan documentos a la institución. Área de secretariado Commented [1]: AGASDFDHGJYDTFUK

● Elaborar el inventario general, Contando y teniendo conocimiento de que


es lo que llega a la institución ya sea libros, muebles computadoras entre
otros para así tener un registro de las cosas que han llegado, realizando
posteriormente un informe firmado por el director de todos los implementos
que se encuentran en la institución, esto lo realiza la Ugel verificando que
todo está correcto sin ningún tipo de falta o inconveniente. Esto se realizará
cuando la UGEL lo disponga. En la institución educativa.
● Mantener la comunicación interna y externa, Produciendo el boletín de
noticias, elaborando cartas, informes y folletos, respondiendo al teléfono y al
correo electrónico y recibiendo a los visitantes con una cálida bienvenida,
también haciéndose cargo de dar a conocer y difundir la información sobre
normativa de la institución, disposiciones legales o asuntos de interés general
Esto se realizará cuando se requiera. Área de secretariado
● Elaborar recibos de pago, Preguntando al padre de familia el motivo de su
visita, pidiendo los datos de su hijo, nombres y grado para ingresarlos a la
computadora y corroborar la información brindada, después se pide el monto
de la pensión para posteriormente llenar el recibo de pago y entregárselo al
padre de familia. Esto se realizará cuando se tengan que pagar las
pensiones. Área de secretariado.
● Organizar actividades en la institución, Hablando directamente con el
director sobre dichas actividades tanto de tipo institucional, como de tipo
recreativo para profesores, alumnos o ex-alumnos según corresponda,
almuerzos, actividades culturales, fiestas, entre otros, revisando el
cronograma de actividades para ver la factibilidad de la actividad, informando
a cada profesor y alumno su rol en dicho evento, y controlando el desarrollo
de las tareas asignadas. Esto se realizará cuando la dirección lo indique. En
la institución educativa.
● Realizar cronogramas, Recopilando información para conocer el alcance del
proyecto, y todos aquellos requisitos y características que lo definen, la fecha
de inicio y fin, las entregas pactadas e identificando los posibles obstáculos y
limitaciones que pueda encontrarse, reconociendo el grado de prioridad de
las actividades y su secuencia, así mismo estableciendo los recursos
necesarios para cada una de ellas tanto personales, materiales y económicos
para después estimar el tiempo de cada actividad y distribuirlas, todo ello
plasmado en un documento virtual o físico. Esto se realizara antes de
ejecutar un proyecto. En las oficinas de secretaria.
● Atender llamadas telefónicas, Contestando el teléfono rápidamente con un
tono de voz adecuado y vocalizando bien, sin hacer esperar demasiado a la
persona que llama no más de tres o cuatro repiques, identificándose y
preguntando educadamente el motivo de su llamada, si se dejase al
interlocutor en espera recuperarlo en segundos, en el caso de que se
necesite consultar algo antes de dar una respuesta definitiva al otro
interlocutor, es preferible que se le ofrezca la posibilidad de devolverle la
llamada, antes de mantenerlo en espera. Esto se realizara cuando las
personas hagan llamadas telefónicas a la institución. En las oficinas de
secretaria
● Tomar notas de las reuniones, Escuchando con atención todo lo que
comenten otras personas y plasmándolo en una hoja a mano con ayuda de
un lapicero o usando una computadora portátil, tomando en cuenta los
metadatos de la reunión: un título, una fecha y hora de comienzo y fin, un
listado de asistentes y un objetivo, añadiendo un título por cada punto
principal que se vaya trabajando en la reunión y escribiendo frases que se
crean importantes, decisiones problemas o similar, manteniéndose imparcial
en las notas y dejando afuera opiniones personales. Esto se realizara cuando
se da por iniciada una reunión. En la sala de reuniones
● Generar actas de evaluación, Ingresando al programa SIAGIE, primero
registrando notas por periodos, después procesando las notas finales se
hace clic al botón Procesos Previos para que el sistema realice los cálculos
correspondientes. Si se registrará solo notas finales: Ingresar a la opción
Notas Finales desde Excel, seleccionando el grado y sección correspondiente
y haciendo clic a Descargar archivo Excel para después colocar las notas
finales de cada estudiante por área.
Luego en la misma pantalla seleccionar el archivo con el botón Examinar, y
luego Cargar Notas. Ya con las notas mostradas en la pantalla finalmente se
puede hacer clic al botón grabar. Esto se realizará periódicamente. En las
oficinas de secretaria
● Coordinar la disponibilidad de salas, materiales y equipos, Planificando
diariamente según requerimientos de profesores, ya sea para visualizar un
video, hacer una conferencia, o realizar alguna actividad similar, verificando
el registro de la información pertinente, entrega y retiro de equipos
(notebooks, proyectores, parlantes, micrófonos) y apertura y cierre de salas
en el plazo y horario correspondiente. Esto se realiza Cuando el director lo
solicite. En las oficinas de secretaria

III. REQUISITOS DEL COMPORTAMIENTO

● EDUCACIÓN:
Egresado de un instituto en secretariado e informática
● EXPERIENCIA:
El desempeño para este puesto de trabajo requiere mínimamente de 1 año
de experiencia laboral previa como asistente de secretariado.
● CONOCIMIENTOS:
- Herramientas informáticas ( Office y adobe)
- Conocimiento en redacción y gramática
- Manejo del idioma ingles nivel básico
- Dominio de la oratoria y relaciones personales

 COMPETENCIAS LABORALES:

 Ejecuta correctamente las tareas planificadas:


Cumple con las tareas anteriormente planificadas de manera correcta superando
cualquier tipo de dificultades.

 Muestra interés por sus funciones:


La secretaría se interesa por poner atención a todo lo que tenga que ver con su
puesto de trabajo.

 Demuestra puntualidad en su quehacer laboral:


Debe llegar a su trabajo correctamente a la hora asignada.

 Es capaz de adaptarse a nuevas situaciones:


Es decir si ocurre algún cambio brusco o liviano en la institución, ésta deberá
aceptar y adecuarse correctamente.

 Puede traducir ideas en acciones:


Es decir cuando se le ocurran tareas por hacer, y tiene confianza de ellas, esta
deberá efectuarlas sin ningún temor.

 Trabaja con confianza y seguridad:


Realiza sus labores confiando en sus capacidades y aptitudes sin demostrar duda
en lo que se está haciendo.
Ayuda a la directiva cuando se lo piden y también pide ayuda para realizar un
efectivo trabajo.

 COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

 Relaciones interinstitucionales y relaciones externas en la institución:

Corresponde a la Secretaría mantener vínculos de trabajo con los directivos de la


institución para lograr integración y cooperación, así como con las personas del
exterior u otras instituciones. Además, desarrolla oportunidades de mejora para el
centro educativo en su totalidad.

 Actitud de servicio:

La secretaria al hacer sus labores específicas debe desempeñar la capacidad de


poder identificar, entender y satisfacer las necesidades de forma oportuna de los
directivos, alumnos y personas del exterior.

 Poder resolutivo:
La Secretaría, en ejercicio de su función, dispone de competencia para emitir
Resoluciones de efectos particulares. La Secretaría ejecuta proyectos específicos
destinados a implementar las políticas, estrategias y normas comunitarias que rige la
institución

IV. AMBIENTE DE TRABAJO

 El estar sentado por mucho tiempo puede traer problemas como:

1. La columna lumbar por naturaleza presenta una lordosis o curvatura hacia


dentro, es echar los hombros hacia delante y la zona lumbar hacia atrás,
creando una curva convexa en lugar de cóncava. Pasar mucho tiempo
sentados, además, hace que la musculatura de la zona central del cuerpo
pierda su función de colaborar a la hora de mantener una postura correcta
(ya tienes el respaldo de la silla que hace eso sin ningún esfuerzo) y se
acorten ciertos grupos musculares como los isquiotibiales o el psoas (no en
vano, el acortamiento del psoas es una de las patologías más comunes en
las personas que pasan muchas horas sentados).

2. La contracción muscular mantenida ocasiona la compresión continua de los


vasos sanguíneos provocando que el músculo no reciba el aporte de oxígeno
y glucosa necesarios, lo que dificulta la eliminación de residuos celulares y
provoca un nivel de fatiga que obliga a interrumpir la tarea

3. Mala circulación piernas: la mala circulación provoca varices en las piernas,


como condición extrema, se puede producir trombosis venosa profunda. Por
eso se recomienda cambiar de posición y no pasar más de 45 minutos
sentado sin moverse.
4. La fatiga mental: suele ocasionarse por un exceso de trabajo de tipo
intelectual, donde se exige un gran esfuerzo mental de forma continuada,
tales como: comprensión, razonamiento, solución de problemas y memoria.

 El uso continuo de la computadora puede traer problemas


5. Disminución de la vista: Cuando estás por mucho tiempo frente a una
pantalla, parpadeas menos que cuando realizas otro tipo de actividades.
Además, tu vista se enfoca en un punto por mucho tiempo. Estos dos
factores fatigan los músculos oculares, secan la vista y generan una
sensación generalizada de agotamiento.

6. Ojos rojos o irritados: Esto ocurre porque cuando miramos una pantalla
tendemos a parpadear menos de lo necesario, con lo que los ojos no reciben
la dosis de hidratación necesaria. También influye la posición del monitor, o
que haya calefacción o aire acondicionado en tu lugar de trabajo.

7. Lesiones por esfuerzo repetitivo: La utilización de los mismos músculos


pueden desencadenar las denominadas lesiones por el esfuerzo repetitivo,
otra de las consecuencias de permanecer mucho tiempo en la computadora.
Como bien lo indica su nombre, estas lesiones surgen cuando se utilizan
ciertos músculos en desmedida.

V. GLOSARIO

SIAGIE: Es un aplicativo web administrado por Ministerio de Educación


puesto a disposición de las Instituciones Educativas públicas y privadas a
nivel nacional, el cual les permite gestionar la información de los procesos de
matrícula, asistencia y evaluación de estudiantes.

CRONOGRAMA: Representación gráfica de un conjunto de hechos en


función del tiempo.

INVENTARIO: Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que


pertenecen a una persona, empresa o institución

TRÁMITE: Paso que, junto con otros, debe realizarse de forma sucesiva para
solucionar un asunto que requiere un proceso
FACTIBILIDAD: Se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios
para llevar a cabo los objetivos o metas señalados. Generalmente la
factibilidad se determina sobre un proyecto

ACTA: Se le denomina al documento que durante una reunión es escrito por


una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que
sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o
acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

PRESUPUESTO: La cantidad de dinero que se estima que será necesaria


para hacer frente a ciertos gastos.

GESTIÓN: Es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de


una operación comercial o de un anhelo cualquiera

CERTIFICADOS: Este es un documento que confirma o niego algo en


particular puede ser que una persona ha pasado un nivel y ha realizado con
éxito las exigencias prescritas por un ente en particular.