DIRECTIVA N" 02-2013-0GA

DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE ENCARGO INTERNO EN LA MUNI CIPALIDAD

PROVINCIAL DE CAJAMARCA

I. FINALIDAD :

EstJblecer l<1s d1sposiciones y procedimientos relacionados con el otorgam1ento de

Encargos <l personal de Ia Municipalidad Provincial de Cajamarca, para el pago e
obligaciones que, por Ia naturaleza de determinadas funciones o caracteristicas de ciertas
tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, no
pueden ser efectuados de manera directa por Ia Oficina Genera l de Administraci6n de
acuerdo a Ia Directiva W 001-2007-EF/77-15.2 y sus modificatorias.

II. OBJETJVOS:

Satisfacer necesidades urgentes y no programadas para un adecuado cumplimiento de los

objetivos 1nst1tucionales de las dependencias de Ia Municipalidad Provmc1dl de laJdrrlarca,
dentro del marco establecido por las normas y dispositivos legales vigentes, a traves de l
otorgamiento de Encargos lnternos.

Ill. BASE LEGAL:

3.1 Ley W 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

3.2 Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria, y mod1ficatorias
3.3 Resoluci6n Directoral N" 002-2007-EF/EF/77.15, Que aprucba Ia
Directiva W 001-2007-EF/77-15.2 "Directiva de Tesorerfa.
3.4 Resoluci6n Directoral N" 004-2009-EF/EF/77.15, Modifica Ia
Directiva W 001-2007-EF/77-15.2.
3.5 Resoluci6n Directoral W 036-2010-EF-77.15. Dictan disposiciones en
materia de procedimientos y registro relacionados con adquisiciones de
bie nes y servicios y establece n plazas y montos limites para operaciones
de encargos.
3.6 Ley N9 28693 Ley del Sistema Nacional de Tesorerfa y Moclificatorins.
3. 7 Ley 28708 Ley el Sisterna Nacional de Contabilidad.
3.8 Resoluci6n de Contraloria W 320-2006-CG Normas de Control lnterno

IV . ALCANCE:

La presente directiva es de ap licaci6n a todos los funcionarios, servidores y personal de Ia

Municipalidad Provincial de Cajamarca; cualquiera sea Ia naturaleza o modalidad
contractuJI, que se les otorga excepcionalmente fondos bajo Ia modalidad de Encargos
lnternos, as1 como aquellos que autoricen o tramiten el requerim1ento, asignac16n,
utilizaci6n, 1end ici6n y control de dichos fondos.
..
V. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 El maneJO de los Recursos Financieros de Ia Municipalidad se centraliza en Ia

Unidad de Tesoreria, en uplicaci6n de Ia Norma General del Sistema de
Tesoreria.
5.2 f:l otorgamiento de fondos bdJO l<1 modalid<1d de En cargos Inter nos conc;rc;te en
Ia entrega de dinero medrilnte cheque o giro ban car ro .r pc•rs orlrll de Ia
lllStitucron expresamente desiBnado para Ia eJecucron del gasto que haya
necesrdad de realrzar atendiendo a Ia naturaleza de determrnadas funciones o
caracteristicas de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento
de sus objet ivos institucionales los cuales no pueden ser efectuados de manera
directa porIa Oficina General de Administraci6n ta les como:

A) Desarrollo de eventos, tilllercs o investigacrones, cuyo dct.1l l£' de gasto no

puede conocerse con precrsion ni con Ia debida antrcipacion.
B) Contingencias derivadas de situacrones de emergencia declar<1das por ley.
C) Servrcios basicos y alquileres de dependencias que por razones de ubicacion
geografica ponen el riesgo su cumplimiento dentro de los plazas
establecidos po r los respectivos proveedores.
D) Adquisici6n de bienes y servicios ante restricciones justificadas en cuanto a
Ia oferta loca l, previa informe de Ia Unidad de Logrstica y Servrcros
Generales.

5.3 El pedido escrito sera prewntado por el responsab le de cada area, con Ia
conformrdad de su Gerencia correspondiente, a Ia Gerencia Municipal con una
anticipaci6n de cinco (OS) dias, Ia cual procedera a autorizar dicho Encargo
Interne y derivarlo a Ia Oficina Genera l de Administracion y contendra:
• El nombre de Ia persona quien recibiran el Fonda.
• La descripci6n del obJeto dei"Encargo".
• Presupuesto estimado y detallodo.
• Las condrciones a I<Js que se debe sujetarse las ildquisiciones y
contratac iones a ser re<Jiizadas.
• El tiempo que tamara el desarrollo de las mismas.
• El p laza estimado de lil octividad a realizar.
• El p lazo de rendici6n de cuentas.
5.4 Excepcionalme nte se podra adquirir, mediante Encargos Internes, bienes y
servicios que no pueden ser <Jdquiridos por Ia Unidad de Logistica y Servicios
Generales siempre y cuando se hayan requerido por escrito CJ Ia Unrdad de
l ogistica y Servrcros Generales, y este JUStifique por escrito lo s motrvos por los
lllcJies nose puede atender por dicha unrdad.
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:

5.S I <1 aprobacion de Ia autorizaciclll del Encargo lnterno sera mediante Resoluci6n
de Ia Direccion General de Administraci6n, precisando lo estipulado en el punta
5.3.
5.6 La Resoluci6n de Administracion se remite a Ia Unidad de Contabilidad para el
Registro del Compromise y Devengado previa Certificacion de Ia disponibilidad
presupuestal de Ia Oficina de Plzmeamiento y Presupuesto.
5. 7 I d Unidad de Contabilidad derivi1rci Ia Resolucion a Ia Unidad de Tesoreria para
ld emisi6n del Comprobante de pago y el Giro de Cheque a nombre del
responsab le del Encargo lnt erno establecido en Ia resoluci6n.
5.8 [I responsable del Encargo lnterno debera respetar los criterios de racionalidad
y austeridad, asi como el presupuesto estimado.
5.9 El responsable del Encargo lnterno no podra delegar a otras personas Ia
cjecuci6n del gasto bajo responsabilidad administrativa. 1
5.10 El responsable bajo Ia modalidad de Encargos lnternos efectuara Ia rendici6n
rcspectiva, previa presentaci6n de los documentos justificatorios, sustentando
en original, mediante compr obantes de Pago, o Declaracion Jur ada cuando
corresponda; lo s cuales deben estar debidamente firmados y al reverso del
comprobante debera indicarse en forma escueta el sustento del gasto.
5.11 En caso de eventos organizados par Ia Municipalidad Provincial de Cajamarca,
se debe alcanzar ademas de los comprobant es de pago, fotos del evento, Ia
relacion de participantes con firma y/o huella digital.
5.1 2 [n caso de adquisicion de Bienes se debe adjuntar a Ia rendici6n el
cornprobante de ingreso a los almacenes de Ia Municipalidad Provincial de
Cajamarca .
5.13 La Unidad de Contabilidad realizara Ia revision minuciosa y dara Ia
confo rmidad a Ia rendicion de cuen tas. Los documentos de sustento deben
coincidir con los conceptos y mantas estipulado s en Ia Resolucion de
Admin istracion, en caso de inconformidad procedera a devolver al Encargado
de Encargos lnternos, el que tendra 48 horas para levantar las observaciones.
5.14 La Declaracion Jurada solo se aceptara para sustentar el gasto en Movilidad
Local y gastos por Com isi6n de Servicios en lu gares o zonas donde no se
otorguen Comprobantes de pago.
5.1S Carecen de valor los Comprobantes de Pago adulterados, con enrnendaduras,
borrones, sin fecha, sin razon Social, o con razon social diferentes al de Ia
"MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CAJAMARCA", consignando el RUC NQ
20143623042 cuando corresponda.
5.16 No procede las entregas de nuevas Encargos lnterno s a personas que tiene
pendientes de rendicion de cuentas o devolucion de montos no utilizados de
Lncargos anteriormente otorgt~dos.
 DISPOSICION ES ESPECIFICAS:

6.1 La rendic1on de cuentas se debe presentar a Ia Un1dad de Contt~bllidad y no

debe exceder de los tres (3) di(ls habiles despues de concluid(l 1(1 actividad
materia del encargo, salvo se trate de actividades desarrolladas en el exterior
clel pais, en cuyo caso puede ser hasta quince (15) dias calendarios.
6.2 El saldo no utilizado del EncMgo Interne debe ser devuelto a Ia Unidad de
1esoreria, por ventanilla de recaudacion dentro del plazo antes ind1cado.
l.:stando prohibido utilizar dicho saldo para otros fmes. El ree~bo de CaJa debera
ser parte de Ia rendicion del Encargo.
6.3 En caso de no presentar Ia rendicion del Encargo Interne, Ia Unidad de
Contabilidad tendril que inforrnar a Ia Oficina General de Administracion para
que emplace al encargado que en 24 Horas debera presentar dicha rend1cion,
caso contrario se descontart\ de sus haberes o cualquier otro ingreso que le
corres ponda al responsable del cncargado interne.
6.4 l.a Unidad de Contab1ildad revisara las rendiciones en un plaza no mayor a 48
horas, y procedera a realizar It~ rebaja en el SIAF o devolver al responsable del
fncargo Interne para levantar las observaciones.
6.5 Li'l Unidad de Tesoreria dentro de las 24 horas dispondra el depos1to del saldo
no utilizado del Encargo Interne en Ia misma cuenta corriente de origen.
6.6 L(l Unidad de Contabilidad debera presentar un informe mensual a Ia Oficina
General de Administracion sabre los Encargos Internes que aun no han sido
rendidos y el estado en el que sc encuentran.
6. 7 Los Encargos Internes so lo pucden ser otorgados desde enero hosl<l el 30 de
r1oviembre de cada ejercicio fiscal.
6.8 Drcho requerimiento de Encargos Internes debera establecer Ia Fuente de
Financiamiento y su Rubro a donde sera afectados.
6.9 La Unidad de Contabilidad derivara a Patrimonio una copia de las rendiciones
para que lleve el control de los enseres que se adquiera que sean mayores a
1/8 de Ia UIT.
,.
VII. DISPOSICION ES COMPLEMENTARIAS:

7.1 Son responsables del cumplimiento de Ia presente Directiva, quienes reciben

el Encargos Internes, el Gerente y el Jefe lnmediato al responsable del Encargos
Internes, el director de Ia Oficina Genera l de Administracion , Ia Oficina de
Planeamiento y Presupuesto, Ia Unidad de Contabilidad, La Unidad de
Tesoreria, Unidad de Logistica y Servicios Generales.

7.2 La presente directiva sera aprobada mediante Resolucion de Ia Oficin<~ General

clc Administracion y entrt1rt\ en vigencia a partir del diil '>iguiE.'IltP de '>U

publicacion.

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