PROCEDIMIENTO VERSION: 02

ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,
SOFTWARE Y COMUNICACIONES FECHA: 23-07-2012
INFORMÁTICAS

PROCESO GESTION DE LA
PAGINA: 1 de 9
EDUCACIÓN

1 OBJETIVO
Planear, desarrollar y controlar las actividades relacionadas con los recursos físicos de
tecnología e informática para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento
de los equipos de cómputo y medios físicos que apoyen a los Establecimientos
Educativos.

2 ALCANCE
El procedimiento inicia con la programación y asignación de actividades de administración
de hardware, software y comunicaciones informáticas, definiendo aquellas actividades
propias de administración y separándolas de las actividades que permiten responder ante
los requerimientos de hardware, Software y administración de comunicaciones
informáticas que tengan los EE y finaliza con la identificación de necesidades de
mantenimiento o soporte, la actualización del inventario de hardware, software y hojas de
vida de los equipos. Este procedimiento cubre además la administración de inventarios,
control de faltantes u obsolescencia, adquisiciones masivas de hardware, Software o por
componentes, administración del rendimiento y capacidad del hardware, Software y
manejo de bolsa o stock de repuestos, reasignación de equipos o componentes,
instalaciones, configuraciones, pruebas y capacitación en caso requerido.

3 DEFINICIONES

3.1 SED: Secretaría de Educación Departamental.

3.2 EE: Establecimiento Educativo.
3.3 TI: Tecnología e Informática.
3.4 HW: Hardware.
3.5 SW: Software

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Cargo: Coordinador de Calidad
Cargo: Profesional Especializado Cargo: Secretaria de Educación
Cargo: Técnico Operativo Departamental
Firma:

Firma: Firma: Firma:

 PROCEDIMIENTO VERSION: 02
ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,
SOFTWARE Y COMUNICACIONES FECHA: 23-07-2012
INFORMÁTICAS

PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 2 de 9

4. CONTENIDO
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE
HARDWARE, SOFTWARE Y COMUNICACIONES INFORMÁTICAS.

1. Asigna y programa actividades de administración de Hardware, Software y

Comunicaciones Informáticas: El funcionario de servicios informáticos de la SED,
establece la asignación y programación de actividades de administración de hardware,
software y comunicaciones y define las acciones necesarias en caso de existir
requerimientos relacionados con hardware Software y comunicaciones. Esta actividad es
soportada por el formato “Administración TI”, en el cual se registran inicialmente las
actividades asignadas con responsable y programación en términos de fecha y duración.
En la medida que se van ejecutando se registra la fecha y duración real de ejecución, así
como las observaciones de seguimiento a las mismas.

Si la acción requerida es originada por el ejercicio propio de administración de hardware

continúa en la actividad 2. Si por el contrario se trata de un requerimiento de hardware
continúa en la actividad 8.

2. Administra inventarios de Hw y Sw y determina si el diseño actual satisface las

necesidades de comunicaciones de los EE: El funcionario de servicios informáticos de
la SED, mantiene actualizada la información de inventario de hardware de la Secretaría
de Educación y consolida la información de inventario de hardware de los
establecimientos educativos. Para facilitar esta actividad utiliza el formato “Inventario de
Hardware”, el cual incluye información técnica consolidada de servidores, equipos de
cómputo, periféricos y ups y el Formato “Hoja de vida de equipos”, que tiene la
información detallada de los equipos de cómputo.
 PROCEDIMIENTO VERSION: 02
ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,
SOFTWARE Y COMUNICACIONES FECHA: 23-07-2012
INFORMÁTICAS

PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 3 de 9

El funcionario de servicios informáticos de la SED, mantiene actualizada la información de

inventario de comunicaciones de los establecimientos educativos. Para facilitar esta
actividad utiliza de igual forma el formato “Inventario de Comunicaciones”, el cual permite
determinar si el diseño actual de la red y comunicaciones con los establecimientos
educativos cumple con las expectativas y los requerimientos de comunicación. El análisis
incluye calidad de servicio (QoS), multicast, voz sobre IP (VoIP), cantidad de nodos en un
edificio, cantidad de switches necesarios para cubrir la demanda de nodos.

3. Verifica y analiza el estado del inventario de Hw de los EE: El funcionario de

servicios informáticos de la SED, con base en la información de la actividad anterior
verifica y analiza el estado de los inventarios tecnológicos de la Secretaría de Educación y
los establecimientos educativos, para determinar si existen faltantes u obsolescencias.
En caso de faltantes o equipos obsoletos continúa en la actividad 4, de lo contrario
continúa con la actividad 5.

4. Genera oficio de obsolescencia y faltantes: El funcionario de servicios informáticos

de la SED, genera un oficio indicando las obsolescencias y faltantes y lo envía al área
responsable de la ejecución del procedimiento de administración activos fijos,
continuando en la actividad 19.

5. Determina necesidad de nuevo hardware: El funcionario de servicios informáticos de

la SED, con base en el análisis efectuado en las actividades anteriores puede detectar
necesidades de nuevo hardware, en tal caso continúa en la actividad 10, de lo contrario
continúa en la siguiente actividad (6.).

6. Administra el rendimiento y la capacidad de Hw y Sw: El funcionario de servicios

informáticos de la SED, en su programación definida a través del formato “Administración
IT”, debe incluir las actividades para garantizar el buen desempeño de la plataforma
 PROCEDIMIENTO VERSION: 02
ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,
SOFTWARE Y COMUNICACIONES FECHA: 23-07-2012
INFORMÁTICAS

PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 4 de 9

tecnológica que soporta los procesos, mediante el control del rendimiento y capacidades
de almacenamiento de los servidores y equipos de cómputo.

7. Identifica las necesidades de mantenimiento y soporte: El funcionario de servicios

informáticos de la SED y su equipo durante la ejecución de las actividades de
administración determina si es necesaria la ejecución de actividades de soporte y
mantenimiento. Si se identifican necesidades de soporte o mantenimiento, se ejecutan
las actividades del procedimiento de Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo, de lo
contrario el subproceso finaliza.

8. Verifica el entendimiento del requerimiento de Hw y analiza la solución: El

funcionario de servicios informáticos de la SED, realiza un análisis detallado del
requerimiento de hardware y Software para asegurar el entendimiento y analizar el tipo de
solución que se debe dar al mismo, que puede ser repotenciación con componentes
existentes, reasignación de equipos o componentes o finalmente requisiciones de compra.

9. Verifica la existencia del Hw y Sw o componente en el stock de repuestos: El

funcionario de servicios informáticos de la SED, verifica en primera instancia la existencia
del hardware o componente requerido en el stock o bolsa de repuestos disponible para la
Secretaría, de acuerdo con la política establecida para tal fin. Si el hardware, Software o
componente requerido existen en el stock o bolsa de repuestos, continúa en la actividad
15, de lo contrario continúa en la actividad 10.

10. Analiza y verifica reasignación: El funcionario de servicios informáticos de la SED,

si considera que el hardware, Software o componente no se encuentra disponible en el
stock o bolsa de repuestos, verifica si este se encuentra asignado a un establecimiento
educativo y establece de acuerdo con la política de asignación de recursos si es posible
su reasignación sin perjuicio del funcionamiento actual. Una política de asignación de
recursos debe garantizar el uso óptimo de los recursos tecnológicos, priorizando los
 PROCEDIMIENTO VERSION: 02
ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,
SOFTWARE Y COMUNICACIONES FECHA: 23-07-2012
INFORMÁTICAS

PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 5 de 9

procesos que tienen mayor impacto en la misión de la entidad, clasificando los recursos
tecnológicos de acuerdo con su rendimiento para finalmente establecer la adecuada
asignación o relación de recursos y procesos. Si se determina que es posible efectuar una
reasignación el procedimiento continúa con la actividad 11, de lo contrario continúa en la
actividad 12.

11. Genera oficio de reasignación de equipos: El funcionario de servicios informáticos

de la SED, genera un oficio indicando la reasignación de equipos, realizando una solicitud
de soporte al procedimiento de Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo para que
efectúe las actividades de configuración, backup y migración de datos, entre otros.
Posteriormente, continúa en la actividad 19.

12. Analiza y verifica adquisición: El funcionario de servicios informáticos de la SED, si

considera que el hardware o componente no puede ser reasignado, verifica si en el
momento es viable técnica y financieramente realizar la adquisición correspondiente. Si
es viable la compra, continúa en la actividad 13, de lo contrario este requerimiento o
necesidad debe ser considerado como insumo para la próxima revisión del plan
estratégico de tecnología informática según lo establecido en el procedimiento de
Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática y finaliza.

13. Envía requerimiento a compras: El funcionario de servicios informáticos de la SED,

notifica un requerimiento de contratación a gestión administrativa y realiza los demás
trámites respectivos. A continuación se ejecuta la actividad 14.

14. Recibe Hw y Sw adquirido: El funcionario de servicios informáticos de la SED, recibe

el hardware, Software o componente adquirido, verificando el estado del mismo y
garantizando que este cumpla con las especificaciones realizadas en el requerimiento de
compra.
 PROCEDIMIENTO VERSION: 02
ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,
SOFTWARE Y COMUNICACIONES FECHA: 23-07-2012
INFORMÁTICAS

PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 6 de 9

15. Realiza pruebas de Hw y Sw: El funcionario de servicios informáticos de la SED,

realiza las pruebas técnicas necesarias al hardware, Software o componente antes de
proceder con su instalación y configuración. Si el resultado de las pruebas es exitoso
continúa en la actividad 17, de lo contrario continúa en la actividad 16.

16. Realiza correctivos: El funcionario de servicios informáticos de la SED, aplica las

medidas necesarias para garantizar el buen funcionamiento del hardware o componente.
Si se trata de un componente o hardware extraído del stock o bolsa de repuestos deberá
ser reemplazarlo por otro y realizar nuevamente las pruebas. Si se trata de hardware o
componente adquirido, deberá notificar al proveedor para que este garantice el correcto
funcionamiento de hardware y Software ya sea reemplazando el producto o asesorando el
proceso de instalación. Después de esta actividad se retorna a la actividad 15 hasta que
el resultado sea exitoso.

17. Instala y configura: El funcionario de servicios informáticos de la SED, genera un

requerimiento de instalación y configuración, el cual se responde a través del
procedimiento de Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo y continúa en la actividad
18.

18. Capacita (si aplica): El funcionario de servicios informáticos de la SED, coordina las
actividades de capacitación al usuario o usuarios involucrados con el hardware o
componente instalado, en caso necesario. Este tipo de capacitaciones no implica
capacitaciones masivas por adquisición de nuevas tecnologías (Actas de capacitaciones).

19. Actualiza inventario de Hw, Sw y hoja de vida de equipos: El funcionario de

servicios informáticos de la SED, actualiza los formatos de “Inventario de hardware” e
“Inventario de software”, así como la correspondiente “Hoja de vida de equipos”, con lo
cual el procedimiento finaliza.
 PROCEDIMIENTO VERSION: 02
ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,
SOFTWARE Y COMUNICACIONES FECHA: 23-07-2012
INFORMÁTICAS

PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 7 de 9

5. Registros

Lugar de Tiempo de Disposición

Nombre Almacenamiento Protección Responsable Acceso Recuperación Retención Final

Computador de
la Oficina de Funcionario Formato
Formato
planeación de Planeación General “Administración Permanente No Aplica
“Administración TI” Backup
Educativa de la Educativa TI”
SED

Computador de
la Oficina de Funcionario formato
Formato “Inventario
planeación de Planeación General “Inventario de Permanente No Aplica
de Hardware” Backup
Educativa de la Educativa Hardware”
SED

Computador de
la Oficina de Funcionario Formato
Formato “Inventario
planeación de Planeación General “Inventario de Permanente No Aplica
de Software” Backup
Educativa de la Educativa Software”
SED

Computador de
la Oficina de Funcionario Formato “Hoja
Formato “Hoja de
planeación de Planeación General de vida de Permanente No Aplica
vida de equipos” Backup
Educativa de la Educativa equipos”
SED

Archivador de la
Carpeta de
Oficio de las Oficina de Funcionario Archivo
Oficios
obsolescencias y planeación de Planeación General Un año General de
Carpeta enviados
faltantes Educativa de la Educativa la SED
SED
 PROCEDIMIENTO VERSION: 02
ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,
SOFTWARE Y COMUNICACIONES FECHA: 23-07-2012
INFORMÁTICAS

PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 8 de 9

Lugar de Tiempo de Disposición

Nombre Almacenamiento Protección Responsable Acceso Recuperación Retención Final

Computador de
Política de la Oficina de Funcionario Política de
asignación de planeación de Planeación General asignación de Permanente No Aplica
Backup
recursos Educativa de la Educativa recursos
SED

Solicitud de soporte Archivador de la

Carpeta de
al procedimiento de Oficina de Funcionario Archivo
Oficios
Soporte a usuarios y planeación de Planeación General Un año General de
Carpeta enviados
mantenimiento Educativa de la Educativa la SED
correctivo SED

Computador de
Plan
Plan estratégico de la Oficina de Funcionario
estratégico de
tecnología planeación de Planeación General Permanente No Aplica
Backup tecnología
informática Educativa de la Educativa
informática
SED

Archivador de la
Carpeta de
Notificación de Oficina de Funcionario Archivo
Oficios
requerimiento de planeación de Planeación General Un año General de
Carpeta enviados
contratación Educativa de la Educativa la SED
SED

Archivador de la
Oficio de Carpeta de
Oficina de Funcionario Archivo
requerimiento de Oficios
planeación de Planeación General Un año General de
instalación y Carpeta enviados
Educativa de la Educativa la SED
configuración
SED

Archivador de la
Carpeta de
Oficina de Funcionario Archivo
Actas de Actas de
planeación de Planeación General Un año General de
capacitaciones Carpeta capacitaciones
Educativa de la Educativa la SED
SED
 PROCEDIMIENTO VERSION: 02
ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,
SOFTWARE Y COMUNICACIONES FECHA: 23-07-2012
INFORMÁTICAS

PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 9 de 9

6. Control de Cambios

Versión Descripción de Cambio FECHA

Se modifica la versión para adoptar la nueva imagen

02 corporativa de la Gobernación de acuerdo a la resolución 23-07-2012
00120 de 27 de abril de 2012 del despacho del
Gobernador.