FPG-101-1.

Ed3
INSTRUCCIÓN TÉCNICA
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PROCEDIMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DEL IT-CD-GUAY-01.

TÍTULO CÓDIGO Ed.0
LIBRO DE PROYECTO

1. Objetivo
Establecer los requisitos técnicos y documentales que deben cumplir el Proveedor o Contratista para
identificar, recopilar, ordenar, integrar, embalar y almacenar los documentos que se elaboran y/o generan
durante y después de la ejecución del proyecto denominado “Estación Depuradora de Agua de Mar,
Guaymas Sonora” (EDAM GUAYMAS).el relleno.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todos los contratos desde su identificación, órdenes de compra, requisición
de material quedando asentado para todos los efectos legales, donde este inmerso el proveedor
cubriendo los requerimientos que deben tener y cumplir en la integración, elaboración y entrega de Libro
de Proyecto.

3. Información Técnica y/o Referencias

3.1. Normas y Especificaciones Técnicas del Proyecto
3.2. Documentos de diseño y Planos de Proyecto
3.3. Norma NOM-008-SCFI-2002
4. Definiciones
Archivo Electrónico: Documento electrónico editable bajo un determinado formato en programas
Informáticos de Word, Excel, Power Point, AutoCAD, Project, entre otros.
As-Built: Planos y documentos técnicos que registran la condición física reales finales de cómo quedó
construido y/o fabricado el bien mueble que muestra todos sus componentes y/o elementos.
Certificado: Documento emitido por un organismo de certificación por el cual se comprueba el
procedimiento de certificación, de acuerdo con LFMN.
Digitalizar: Convertir documentos físicos a imágenes digitalizadas (electrónicas), por medio de un
escáner.
Documentos: Toda información técnica y administrativa como son escritos, dibujos, planos, diagramas,
listas, especificaciones, hojas de datos, registros informes, dictámenes, manuales, instructivos,
programas, entre otra que correspondan al proyecto.
Especificación: Narrativa, hoja de datos y/o plano de diseño, complementario a la Norma Nacional o
Internacional (NOM, NRF, NMX, ISO, IEC, CODEX, ITU, OACI, OIT, y OIML) en materia del objeto de la
obra, servicio o adquisición, que contiene la información mínima necesaria para su adquisición,
arrendamiento, e inspección.
Índice Maestro: Es el documento rector, integrado y actualizado mensualmente hasta la emisión
definitiva, realizada conforme a la última revisión, todo en idioma español, el cual muestra la estructura y
la descripción de todos los documentos referidos a la obra correspondientes a los Libros de Proyecto,
ordenado por secciones, subsecciones, identificando el número de documento, folio de revisión, la clave
de carpeta y carpetas totales de cada sección.
Libro de Proyecto o Dossier: Compilación e integración de los documentos que se elaboran y/o
generan durante y después de la ejecución de un proyecto, como son Ingenierías, Procuración,
Construcción, Instalación, Pruebas, puesta en operación, Entrega Recepción, entre otras, objeto del
proyecto.
Original: Todo aquel documento con firmas autógrafas, o que resulta de la inventiva de su autor, que
sirve de origen para su reproducción y digitalización.
Puesta en marcha: Etapa de un proyecto en que el Contratista y/o proveedor realiza las pruebas de
desempeño y funcionamiento, requeridas para demostrar la conformidad del bien inmueble y/o muebles,
hasta la transferencia y recepción de estos al cliente, operando de forma estable y segura.
Verificación: Comprobar que el documento contenido en el Libro de Proyecto corresponde con el objeto
de la obra, servicio o adquisición a que se refiere con objeto de evaluar su conformidad con esta norma.
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5. Descripción del Procedimiento

La información técnica generada durante la ejecución del proyecto, se debe de integrar en un

Libro de Proyecto en documentos originales, el cual debe ser conformado o integrado por el
presente instructivo, sin limitar los propios alcances establecidos por las leyes y políticas que
regulan la materia.

5.1. Requisitos Generales

Los documentos que integran el Libro de Proyecto deben estar basados en el Sistema
Internacional de Unidades, así como con las suplementarias, las derivadas de las unidades base
y los múltiplos y submúltiplos de todas ellas que se prevén de conformidad con la NOM-008-
SCFI-2002.

5.1.1.Los documentos que integran el Libro de Proyecto deben estar en español o en su caso en
ingles de acuerdo a lo establecido en la orden de compra.

5.1.2.Los documentos oficiales (certificados, informes o dictámenes) de origen extranjero, que por
sus características de validez oficial no deban ser alterados, se deben integrar en su idioma
original con la traducción al idioma español.

5.1.3.El nivel de la estructura desglosada de trabajo para la extracción de las secciones del índice
maestro del Libro de Proyecto debe estar fragmentado hasta el nivel en que el último
entregable no puede fragmentarse en otro u otros entregables.

5.1.4.El papel de los documentos originales y fotocopiados, que integren el Libro de Proyecto
deben ser de acuerdo con la NMX-AA-144-SCFI-2008.

5.1.5.Las películas de pruebas radiográficas, probetas de pruebas y/o testigos físicos de pruebas,
deben estar contenidos en la copia del Libro de Proyecto y custodia del Proveedor o
Contratista, a menos que el cliente indique lo contrario.

5.1.6.Se deberá entregar al cliente el original del Libro de Proyecto y las copias fieles y
digitalizadas, que se indiquen por el cliente, en las bases de licitación, invitación, o
asignación.

5.2. Identificación de Documentos de Entrega Requeridos

5.2.1.Al inicio del proyecto, el Responsable de Aseguramiento de Calidad con apoyo de personal
de Ingeniería, Procura y Construcción elaboraran la primera versión del Índice Maestro del
Libro de Proyecto, con los documentos entregables definidos por las áreas
involucradas en la ejecución del proyecto

5.2.2.El Anexo 1 (secciones del Libro) se utilizará como referencia para conocer el contenido de
cada una de las secciones del Índice Maestro y como guía (enunciativa, más no limitativa)
de los documentos que deberán ser incorporados en cada sección.

5.2.3.Todos los documentos aplicables para la entrega final al cliente deberán estar en versión
“AS-BUILT” (estado final de construcción), en original y en idioma español.
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5.3. Plan de entrega del libro de proyecto

5.3.1.Al inicio se debe elaborar el Plan de integración y elaboración del Libro de Proyecto de
acuerdo al contrato, y actualizarlo durante el desarrollo del proyecto, él que debe incluir
como mínimo lo siguiente:

a) El organigrama del personal responsable de la integración del Libro de Proyecto,

considerando los recursos necesarios y específicos para esta actividad.

b) El instructivo interno para la integración del Libro de Proyecto y control de

documentos en apego a este instructivo.

c) El Índice maestro del Libro de Proyecto es entregado al cliente para su aprobación.

d) El espacio o área específica para integrar, archivar, almacenar, manejar y embalar

los documentos del Libro de Proyecto, para efectos de control, digitalización y
atención, donde la información se resguarde y permanezca integra y segura, hasta
su entrega.

e) Programa de integración y entrega del Libro de Proyecto, con ligas al programa de

ejecución del proyecto.

5.4. Revisión, recopilación y codificación de documentos para integración del Libro de

Proyecto

5.4.1.La recopilación de la información de los departamentos involucrados será en base a la

primera versión del Índice Maestro.

5.4.2.La documentación acorde a los requerimientos establecidos, pasara al proceso de

Integración del Libro de Proyecto. La documentación que tenga comentarios, se devolverá
al departamento encargado para su corrección, o en su caso se establezca fecha
compromiso para atención de los comentarios encontrados.

5.4.3.La documentación tramitada por el cliente y que aplique para la Integración del Libro de
Proyecto deberá ser entregada por parte del cliente al departamento correspondiente
para que esta, a su vez sea reenviada al Departamento de Calidad para su integración.

5.4.4.Se asignará una codificación para cada documento a integrar en el Libro de Proyecto. La
codificación será el Número de Documento y/o Nombre del Documento establecido en los
mismos.

Nota: Para los documentos que no tengan establecido un Nombre o Numero de

Documento (por ejemplo: Reportes de Terminación Mecánica, Reportes de Prueba Pre-
operacional, entre otros), se asignara una codificación acorde a la descripción del
documento, de manera que su identificación sea clara y entendible, tal y como lo
establece el procedimiento PG-101 GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS
REGISTROS (Edición 4).
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5.5. Integración del Libro de Proyecto

5.5.1.Después de que el cliente haya verificado el Libro de Proyecto y emitido la aceptación para
su reproducción y digitalización. Se deberá entregar al cliente de acuerdo al programa el
original del Libro de Proyecto en tomos por secciones de acuerdo con el Anexo 1 de este
instructivo, e índice maestro final aceptado por el cliente.

5.5.2.Los lomos de las carpetas que conforman los tomos deben tener un grosor máximo de 70
mm. Las carpetas de los tomos deben contener paquetes de documentos completos, un
mismo documento no debe quedar dividido entre tomos diferentes.

5.5.3.Un mismo tomo no debe agrupar más de una sección del Libro de Proyecto.

5.5.4.Los tomos del Libro de Proyecto deben estar en carpetas de 4 postes y elementos de
contención metálicos, que una los postes y evite el desprendimiento de los documentos
durante su uso, con pastas (tapas) dura, de color azul genciana RAL 5010 o similar y
litografía Arial en color blanco identificado en su lomo y portada el nombre del Organismos,
Centro de trabajo, Unidad, Planta, Sistema, Especialidad y/o Bien, según corresponda,
Nombre y número del proyecto y la sección correspondiente de acuerdo con el Anexo 2 y 3
de este instructivo.

5.5.5.Los Manuales de Operación, Mantenimiento, Expedientes de Calidad deben tener su índice

particular.

5.5.6.Los tomos que contengan documentos correspondientes a más de un capitulo, deben estar
divididos por un separador con pestaña, de color diferente al color natural del papel usado.

5.5.7.Los tomos del libro y sus documentos se deben organizar de manera tal, que permita
identificar su contenido y los vínculos con el índice maestro.

5.5.8.Los tomos del Libro de Proyecto deben ser tamaño carta de acuerdo con la NMX-AG-001-
IMNC-1999 y los documentos que integran los mismos deben ser tamaño carta o múltiplos
de tamaño carta. Las perforaciones en los documentos para su integración no deben dañar
o alterar el contenido del mismo.

5.5.9.Para identificar los grupos de tomos dentro del índice maestro de cada sección, a cada
tomo se debe asignar e identificar en la portada y lomo, con la letra de la sección
correspondiente y un número consecutivo asociado al número total de tomos de la sección
de acuerdo con el anexo 2 y 3.

5.5.10. Al ser la elaboración de la ingeniería alcance de la contratista, se deberán entregar los

archivos electrónicos originales requeridos de acuerdo con el contrato en discos formato
DVD o medios de almacenamiento masivo compatible con sistemas informáticos del centro
de trabajo, no re escribibles, debidamente identificados y ordenados de acuerdo al Anexo 1.
Los discos formato DVD se deben identificar tanto en la cara y en la caja del disco con
información de acuerdo al Anexo 2 y 3.

5.6. Las copias del Libro de Proyecto

5.6.1.Las copias del Libro de Proyecto deben ser una reproducción del original.

5.6.2.Los tomos de la Copia del Libro de Proyecto, deben estar en carpetas blancas de tres
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argollas tipo “D”, tamaño carta de 75 mm de ancho como máximo por tomo, identificadas en
su portada y lomo de acuerdo con el Libro de Proyecto original.

5.7. Copia digital del Libro de Proyecto

5.7.1.Se debe digitalizar el original del Libro de Proyecto antes del perforado.

5.7.2.Los documentos digitalizados deben ser legibles a la vista con luz natural, siendo una
reproducción fiel de los documentos originales del Libro de Proyecto.

5.7.3.Los textos e imágenes de los documentos digitalizados deben ser claros y legibles. El
proceso de digitalización debe ser en formato PDF (Adobe Acrobat en su última versión), de
la siguiente manera:

a) Documentos en blanco y negro, la digitalización debe ser de una resolución de 300 dpi’s
como mínimo, en blanco y negro.

b) Documentos a color o con firmas y sellos oficiales de dependencias gubernamentales y/o

personas acreditadas, la digitalización debe ser de una resolución de 400 dpi’s como
mínimo y a color de 256 colores.

c) Documentos revisión como quedo construido “As Built”, la digitalización debe ser de una
resolución de 500 dpi’s como mínimo y a color de 256 colores.

5.7.4.La digitalización debe ser con equipos que transfieran los documentos de forma directa a
formato Adobe Acrobat Professional.

5.7.5.El nombre de las carpetas y documentos digitalizados (nombre del archivo) debe ser el
mismo que el de la sección y documento, anteponiendo el número correspondiente al índice
del Libro de Proyecto.

5.7.6.El índice maestro de las copias digitalizadas del Libro de Proyecto debe estar vinculado a
cada documento correspondiente, el que debe incluir un buscador electrónico de
documentos. Los vínculos deben ser creados por documento y no por grupo de
documentos, y debe estar detallada la descripción del documento en la conformación del
IMLP.

5.7.7.Los documentos deben estar digitalizados de modo tal que permitan la buscada básica y
avanzada al interior del documento.

5.7.8.Las copias digitales del Libro de Proyecto deben ser entregadas en discos formato DVD o
medios de almacenamiento masivo compatible con los sistemas informáticos del centro de
trabajo, no re escribibles debidamente identificados, los discos formato DVD identificados
tanto en la cara y en la caja del disco con información de acuerdo con anexo 2 y 3.

6. Políticas Específicas
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6.1. Se debe cumplir con las especificaciones del proyecto ejecutivo.

6.2. La ejecución de las actividades se trabajan conjuntamente con las áreas que el cliente determine
como parte de su supervisión de los trabajos.

6.3. Este documento es de guía; en ningún momento restringe o limita la ejecución de las
actividades, el Jefe de disciplina podrá en su momento hacer algún planteamiento adicional con
fines de mejora en cuanto a calidad y tiempos, siempre y cuando se comunique y apruebe el
cambio.
7. Control de Cambios

Edición Descripción del Cambio Fecha

0 Nuevo Desarrollo 25/03/2019

8. Registros

8.1. Anexo 1 Secciones del Libro de Proyecto – IT-CD-GUAY-01-F01

8.2. Anexo 2 Formato de portada del Libro de Proyecto – IT-CD-GUAY-01-F02

8.3. Anexo 3 Formato Lomo – IT-CD-GUAY-01-F03

CARGO NOMBRE

Elaboración

Revisión

Aprobación Responsable Unidad de Gestión Barreto Morales Mario