Alfabetización archivística: Rescate y organización de los documentos públicos

ALFABETIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

RESCATE Y ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Oscar Alberto Irala Álvarez

1a. edición, abril de 2022

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CONTENIDO

1. Archivística

2. La declaración

3. Características

4. Zlatko (aurelio) tanodi

5. Cuadro de clasificación de documentos

6. Análisis jurídico y archivístico de la ley general de archivos

7. Propuestas para organizar y desarrollar los archivos públicos latinoamericanos

8. Fundamentos para la organización, dirección y control de los documentos administrativos del sindicato de trabajadores municipales

9. La descripción propiamente dicha

10. Procedimientos

11. Clasificación de inventarios

12. Glosario

13. Funcionalidad del sistema

14. Rescate de los documentos públicos latinoamericanos

15. Alfabetización archivística

16. Archivos históricos

17. Catálogo de disposición documental

18. Alfabetización archivística

19. Simulacro de valoración documental

20. Modelo diagnóstico de archivos

21. Elementos de descripción archivística

22. Los archivos de puebla desde los ángeles hasta el infierno

23. Bibliografía

Introducción

Con la Alfabetización Archivística, pretendo acercar la Archivística a todos aquellos que laboran en espacios archivísticos y no tienen la formación profesional necesaria, además hago la propuesta para el rescate y organización de los documentos públicos latinoamericanos, considerando que los archivos generales de la nación de los diversos países latinoamericanos no cumplen con rescatar y organizar los documentos públicos latinoamericanos.

Espero que participen en la capacitación para instructores que se impartirá a partir de lanzar la propuesta a Latinoamérica, tendrá un costo accesible para hacer posible generar la sinergia necesaria para llevar adelante este proyecto latinoamericano.

No se ha hecho todavía una propuesta de este tipo, pero buscamos crear una conciencia archivística latinoamericana que permita acrecentar el patrimonio documental latinoamericano y que nos permita construir un Sistema Latinoamericano de Archivos y un Consejo Latinoamericano de Archivos, de tal manera que podamos avanzar en una alfabetización archivística latinoamericana.

Debemos trabajar en conjunto para lograr una unión latinoamericana fuerte y participativa que nos permita desarrollar la archivística latinoamericana que nos represente y que funcione para todos los países, así construiremos archivos organizados y funcionando como un sistema red de archivos con normativas propias, pues tomaremos las mejores prácticas archivísticas de los países desarrollados para desarrollarnos nosotros.

Todo esto será posible con la participación de todos, aquellos países que ya tengan sus documentos públicos organizados archivísticamente, apoyarán a los otros países para que rescaten y organicen sus archivos.

Esta iniciativa nace de una propuesta de Perú, del colega archivista Marco Antonio Gozar Llanos hacia Latinoamérica, en este tiempo de explosión de información, no podemos concebir que existan documentos públicos perdidos sin organización alguna, acrecentaremos el patrimonio documental latinoamericano.

Nos oponemos a la archivística tradicional que no pudo hasta ahora rescatar y organizar documentos públicos latinoamericanos, por ello planteamos la Alfabetización Archivística como medio idóneo para trabajar los documentos y archivos públicos.

Sin duda alguna, lograremos nuestra meta y construiremos una archivística latinoamericana que sustentará la organización de los archivos públicos latinoamericanos.

El autor.

1. ARCHIVÍSTICA

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En la realidad de las cosas que no se terminan de organizar los archivos públicos y todavía existen documentos abandonados y desorganizados, este planteo de la Alfabetización Archivística debe permear la indiferencia de las autoridades gubernamentales que no prestan atención y tampoco tienen el interés de organizar y ordenar los documentos públicos.

Así la realidad triste de los archivos públicos, pero ante esta situación insostenible proponemos un camino más directo para rescatar y organizar los documentos públicos.

La Alfabetización Archivística debe sustentarse desde las áreas del conocimiento para poder dar organización al universo de documentos desorganizados, así tendremos que utilizar a la Archivística como medio más seguro de organización de los documentos públicos, también utilizar a la Bibliotecología para organizar los libros en posesión del archivo público.

En esta propuesta, presentaremos de una manera más amena los aspectos teóricos prácticos necesarios para rescatar, organizar, ordenar, catalogar y clasificar todos los documentos públicos que se encuentran abarrotados en depósitos de documentos sin orden alguno.

1.1 Declaración Universal de los Archivos (UDA)

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La Declaración Universal de los Archivos fue adoptada por la 36ª Sesión de la Conferencia General de la UNESCO el 10 de noviembre de 2011. La Declaración fue creada por un grupo especial de trabajo del ICA y ha sido reconocida por el Consejo como uno de los pilares responsables de la promoción y la defensa de su estrategia.

La Declaración es un paso importante para mejorar la comprensión y la concientización sobre los archivos entre el público en general y líderes. Es un discurso poderoso y lacónico sobre la importancia de los archivos en la sociedad moderna.

2. LA DECLARACIÓN

Da una definición a los archivos que engloba toda toma de decisión, acción y memoria registrada en todo formato: papel, digital, y audio visual;

Reconoce el carácter único de los archivos en el sentido en el que proveen una evidencia auténtica de las acciones humanas;

Destaca el papel clave de los archivos asegurando la transparencia administrativa y la democracia de la rendición de cuentas;

Apoya la democracia y los derechos humanos, y conserva la memoria social colectiva.

2.1 ¿Qué es un documento de archivo?

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Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.

Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

3. CARACTERÍSTICAS

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Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como una fuente de información fiable y para ello tienen que contar, con las siguientes cualidades:

Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue creado.

Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la persona u organización que generó el documento.

Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa. Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su integridad.

Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. Las catástrofes naturales y las guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto inaccesible.

Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es primordial respetar tanto el contexto en el que fue generado (esto nos permitirá entender quien lo creó, para qué y la forma), como su contenido y formato (la manera en la que es representado el documento).

Siempre debemos tener en cuenta que bajo ningún modo podemos considerar a un documento de archivo como la verdad absoluta (lo que sea que entendamos por el concepto de verdad), sino que debemos entenderlo como a un documento contemporáneo que emana de un individuo u organización y que fue producido bajo una concepción o un punto de vista particular. Además, es importante que como usuarios tengamos presente que nuestra cultura y vivencias propias influyen en el abordaje e interpretación que hacemos respecto de un documento de archivo.

Otras características de los documentos de archivo:

Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor o carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es entender que un fondo documental no puede conservar ni conserva la totalidad de los documentos creados.

Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que estos tengan un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran hechos contemporáneos es lo que les da su importancia, su potencial histórico debe ser ponderado en base a quién los creó, por qué y para qué.

Un documento no tiene que ser necesariamente viejo para constituirse como documento de archivo, sino que tiene que ver su función de origen cumplimentada.

Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y formatos analógicos y digitales. Así tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.

3.1 Fuentes

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Podemos advertir que estamos constantemente rodeados de documentos y que esto es tan cotidiano que a veces pareciera pasar casi desapercibido. Cabe destacar entonces que las fuentes que generan documentos son diversas, entre ellas podemos mencionar:

✓  Gobiernos (Supranacionales, Nacionales, Estatales y Locales).

✓  Cortes y Organismos Judiciales.

✓  Empresas.

✓  Gremios y Sindicatos.

✓  Instituciones Religiosas.

✓  Universidades y Escuelas.

✓  Organismos Militares.

✓  Instituciones Culturales (teatros, productores cinematográficos, cuerpos artísticos, etc.)

✓  Instituciones de caridad, de voluntariado y de campañas.

✓  Comunidades en general.

✓  Familias.

✓  Individuos o particulares.

Explicar el papel de los archivistas como profesionales calificados que se preocupan por lo archivos y facilitan el acceso a éstos;

Subrayar los requisitos clave para conseguir una buena gestión archivística.

Los Archivos contribuyen al desarrollo cotidiano de las distintas actividades que llevamos a cabo a lo largo de nuestra vida, el objetivo de los mismos no implica únicamente la capacidad de poder navegar los hechos que tuvieron lugar en el pasado, sino que constituyen una herramienta clave que nos permite entender el presente y proyectar el futuro.

Ser Archivista o Gestor Documental es una profesión fascinante, no hay demasiados trabajos en los cuales uno pueda decir que lo que se haga en el presente va a ser de gran importancia dentro de cien años. Es por eso por lo que, los profesionales de la información necesitan sentir pasión por la historia, deben tener ojo para los detalles y un