Libro

La revolución de la productividad
Controla tu tiempo y cumple tus objetivos
Marc Reklau

Reseña
La felicidad está asociada con la productividad; la productividad está asociada
con el tiempo que se le invierte para conseguirla. La gestión del tiempo no es
una mera calendarización o programación de horas: es una cuestión de
actitud, de voluntad y de cambio de hábitos. Se requiere disciplina,
honestidad y autoconocimiento. El coach internacional Mark Reklau propone
romper con las inercias negativas, el aburrimiento, la desidia y la resignación
en lo laboral y en lo personal. getAbstract recomienda esta guía a quienes
dicen tener poco tiempo para alcanzar sus metas, a quienes tienen muchas
responsabilidades dentro de una organización y a quienes estén interesados
en encontrar el camino para cumplir las metas.

En este resumen usted aprenderá

Qué hábitos fomentar para estructurar su tiempo;
Cuáles son los problemas más comunes en la planeación y
Cómo distinguir entre lo urgente y lo importante.
Ideas fundamentales
Para establecer metas alcanzables y plazos realistas es indispensable la
honestidad.
Tener total claridad sobre las metas a conseguir con la gestión del
tiempo es prioritario.
Todas las metas y objetivos deben tenerse a la mano para ponerlas en
orden de importancia, mantener el foco y recordarlas.
Hacer un mal cálculo de las horas que se llevará una actividad es un
problema común cuando se realiza una planeación.
Evaluar resultados y objetivos de forma rutinaria contribuirá a que no se
pierda el enfoque y la concentración.
Lo importante no es necesariamente urgente; aprenda a distinguir estos
conceptos.
Pasar del tedio a la acción inmediata es un método infalible para sacar
adelante las cosas que menos ganas se tienen de hacer.
Existen diversos métodos para administrar el tiempo. Algunos
proponen 25 minutos de trabajo por cinco de descanso.
Estimar tiempos de descanso y recreación es fundamental para
mantener una buena salud y la eficiencia.
Apagar el teléfono es uno de los métodos más útiles para no perder la
concentración.

Resumen
El autoconocimiento
Hacer un examen sobre el estado del tiempo en el que se vive y trabaja es
indispensable para dar los primeros pasos hacia la productividad. Preguntarse
en qué se invierte el tiempo, cuáles son las tareas menos productivas pero que
más tiempo requieren, cuáles son las tareas más aburridas, en qué tareas se
tiene mayor destreza y disfrute es fundamental para sentar las bases de
administración y planeación. Asumir el compromiso de planear el tiempo y
conseguir logros solo será posible si se cambian hábitos y se ponen en práctica
diversos métodos de uso del tiempo.

Saber qué, por qué, para qué y cómo

No importa qué tan inalcanzables parezcan las metas. Tener claro que todo
puede lograrse a corto, mediano o largo plazo ayuda para ser paciente. Sin
embargo, lo más importante es saber qué quiere lograrse, si no se sabe con
toda precisión qué es lo que se busca en el plano personal, económico, laboral

“
o empresarial, no hay forma de alcanzarlo.

”
“La manera de comunicarte contigo mismo cambia lo que
piensas sobre ti mismo, lo que a su vez cambia cómo te sientes
consigo mismo, lo que cambia la forma de actuar”.

Es por ello que escribir las metas es un ejercicio muy necesario. El proceso de
escritura propone un orden mental, asienta qué tan real o irreal es un objetivo
y permite trazar un plan de acción o programa. Hay tres razones de peso para
escribir las metas:

1. Jerarquizar – Escribir las metas permite tener orden sobre lo que

realmente es importante en medio de un sin fin de tareas y actividades
que se realizan a diario.
2. Enfocar – Tener una meta escrita ayuda a concentrarse y enfocarse en
las labores que ayudarán a conseguirla.
 3. Recordar – Plasmar una meta en el papel mantiene presente cuál es el
reto a vencer. Leer las metas a diario hará más fácil la depuración de

“
actividades que no conducen al logro.

”
“Actúa donde tengas el control y acepta donde no lo tengas.
Sobre todo no pierdas tu tiempo en temas que están fuera de tu
control”.

Entre más precisa, realista y concreta sea una meta, más alcanzable se volverá
y más fácil será trabajarla. Las metas escritas deben tenerse siempre a la

“ ”
mano, en un lugar visible para tenerlas presentes y no perder el enfoque.

“El sentido común no lo mismo que la acción común”.

Planear: El arte de apropiarse del tiempo

Aprender a planificar con anticipación cada día, semana, mes o año es una
tarea a la que debe dedicarse tiempo. Sin una planeación consciente y sensata
será muy difícil no perder el hilo de lo que es importante para alcanzar los
objetivos. Este ejercicio implica mucha honestidad personal pues es necesario
establecer plazos realistas. Es imprescindible tener claro que toda

“
programación debe incluir tiempos de descanso, vacaciones y recreación.

”
“Visualízate a ti mismo como si ya hubieses logrado tu objetivo
de productividad. Obsérvalo a través de tus propios ojos y pon
todos los sentidos en ello: huélelo, escúchalo, siéntelo,
saboréalo”.

Es común que a la hora de planear surjan problemas; es necesario tenerlos

presentes para lograr una programación realista y, por lo tanto, eficiente.
Existen algunos aspectos que deben tomarse en cuenta para una buena
planeación, por ejemplo:

Pensar que no hay tiempo para la planificación – Es común

creer que planear solo quita tiempo pues hay muchas cosas que no son
previsibles; sin embargo, no es cierto. Si bien las emergencias o
distracciones se pueden presentar (y deben preverse en la
calendarización), la mayoría de los procesos se pueden planear. Con
claridad en los pendientes y las metas, la planeación semanal puede
hacerse en solo media hora.
Mal cálculo – Decidir que se le va a dedicar una hora a algo que en
realidad requiere tres puede ocurrir con frecuencia. Esto origina estrés
porque suelen acumularse el trabajo y las horas. Además, genera baja
autoestima pues hace parecer que se tiene poca capacidad. Es mejor
planear dedicarle tres horas a algo que realmente tomará dos, así se
ahorrará tiempo y estrés.
Olvidarse de los imprevistos – Toda planeación semanal, mensual o
anual debe incluir un tiempo específico de margen para todo aquello

“
que surja repentinamente y que debe atenderse con urgencia.

”
“¡Cada vez que dices ‘no’ cuando quieres decir ‘no’ en realidad
estás diciéndote ‘sí’ a ti mismo!”
Enfrentar estos problemas tan comunes serán más fácil si el programa diario
cuenta con tiempos de reserva, las planificaciones anuales se dividen en

“
trimestres y se evalúan resultados de manera constante y rigurosa.

”
“Uno de los momentos más importantes de tu día son los
30 minutos después de despertarte. En ese momento tu
subconsciente está muy receptivo, por lo que es de gran
importancia lo que se hace en este tiempo”.

Saber distinguir: El origen de una buena planeación

Toda planeación está sujeta a imprevistos. Es imposible pretender que un día
se lleve a cabo tal y como se planea, pues siempre surge alguna petición del
jefe, alguna llamada telefónica, algún compañero que necesita ayuda o un
familiar en problemas. Jerarquizar también es un arte que toda buena
calendarización debe considerar, así que saber distinguir entre lo urgente, lo
no urgente, lo importante y lo no importante, es prioritario.

Existen cuatro combinaciones básicas para realizar una buena planeación:

1. “Urgente e importante” – Asuntos que requieren ser atendidos de

inmediato. Cualquier tipo de manejo de crisis o resolución de conflictos.
Asuntos personales de familia, salud o dinero.
2. “No es urgente, pero es importante” – Son asuntos que tienen
prioridad pero que no requieren de inmediatez. Es necesario insertarlos
en el programa diario y atenderlos para evitar que se conviertan en una
urgencia.
3. “Es urgente pero no es importante” – Este tipo de asuntos suelen
ser los que generan más estrés, pues hay que atenderlos rápido sin que
aporten un resultado concreto a las metas. Usualmente tienen que ver
con terceras personas: conflictos con clientes, conflictos entre personal
de la empresa, etc.
4. “Ni urgente ni importante” – Este rubro cubre todas las actividades
que son una pérdida de tiempo. Se trata de distracciones como la

“
interacción en las redes sociales, los chats o la televisión.

”
“No sé quién lo dijo primero, pero el dicho esperar al momento
adecuado para empezar algo es como esperar en tu garaje
hasta que todos los semáforos se pongan en verde antes de
salir de casa. Lo describe muy bien”.

Nuevos hábitos contra la pérdida de tiempo

Revolucionar la productividad y organizar el tiempo requieren,
indiscutiblemente, de algunos cambios radicales en las costumbres y los
hábitos de trabajo diarios. La nueva conciencia frente al manejo del tiempo
puede desarrollarse de la siguiente forma:

Hacer lo más tedioso a primera hora – Entre más se posponga

una actividad incómoda o no agradable, más tiempo y energía
obstaculizará. Sobreponerse al tedio y pasar a la acción inmediata
ahorrará mucho tiempo y energía.
Fijar fechas específicas a contra reloj – Establecer tiempos y
límites de entrega con compromiso y voluntad. Resulta muy positivo
establecer recompensas por cumplir con la planeación en tiempo y
forma. Existen técnicas para ganar tiempo y no perder la concentración,
como el método Pomodoro que establece 25 minutos de trabajo por
cinco de descanso. Si se trabaja dos horas sin interrupciones se podrá
tomar un descanso de hasta 30 minutos. Este método puede
implementarse de manera personal, en un equipo o como método de
trabajo corporativo.
Establecer rutinas agradables – Lograr una rutina para la vida
eficiente es lo que más hace rendir el tiempo. Los primeros y últimos
30 minutos del día son la base más importante del día a día, por lo que
al establecer que estos 60 minutos se aprovechen para la relajación, la
meditación, la proyección de metas, la gratitud con todo lo bueno y la
aceptación de lo complejo, ganará una disciplina mental muy útil.
Pensar positivo no es algo menor. Escribir un diario, repasar la agenda,
mirar el amanecer o hacer un ejercicio de relajación son buenas
opciones para ocupar estos minutos.
Saber decir que no – Decir que sí a todo acaba con el tiempo
disponible. Es realmente necesario aprender a decir que no. Saber
distinguir lo importante de lo urgente ayudará a practicar el no. La
amabilidad siempre será necesaria, pero decidir que algo puede esperar,
es fundamental.
Llegar 10 minutos antes – Hacerse el hábito de llegar 10 minutos
antes a cualquier cita redundará en una señal de respeto para quienes
esperan, disminuirá el estrés de la puntualidad y también ofrecerá la
oportunidad de ocupar esos 10 minutos para resolver pendientes,
contestar correos, chatear o entrar a redes sociales.
Apagar el teléfono – Dejar de atender llamadas de más de 5 minutos,
fijarse horas específicas en el día para no atender el teléfono, apagarlo o
ponerlo en modo avión. Tener un buen mensaje de correo de voz en el
que se advierta que la llamada será atendida más tarde causará buena
impresión en sus clientes. Es muy importante que si el trato ha sido
devolver a alguien la llamada realmente se cumpla en algún momento
del día.
Pasar tiempo libre y con la familia – Muchas personas antes de
morir suelen arrepentirse de no haber pasado más tiempo con su
familia. Planear el tiempo libre y en familia es trascendental, tanto como
ocupar ese tiempo para estar verdaderamente desconectado de todo y
disfrutar de la buena compañía y del afecto de los seres queridos.
Tomar descansos o siesta – Este hábito es de los mejores pues
aunque se piense que se pierde el tiempo en el sueño, en realidad
descansar ayuda a reparar la energía. Un cerebro descansado podrá
concentrarse más fácil en una actividad específica. Es ideal buscar entre
45 y 90 minutos al día para dormir la siesta. El lugar no importa, lo
mismo da una banca en un parque que un par de sillas en la oficina a
puerta cerrada.
Optimizar los tiempos muertos – Hacer uso de los tiempos en que
usualmente no se puede trabajar optimizará los resultados. Escuchar
una buena conferencia en el transporte o en el auto de camino a casa,
escuchar audiolibros mientras se hace el súper o la fila en la tienda, hará
que el tiempo sea más jugoso. En la oficina estos tiempos pueden ser
muy útiles para archivar u ordenar los papeles.
Dejar de ver televisión – La mayoría de las personas pasa hasta
cuatro horas viendo la televisión. Eliminar este hábito brindará nuevas
oportunidades de aprender y mirar lo que realmente interesa para
alcanzar los objetivos establecidos. Dejar de ver televisión ubica mejor a
las personas en la realidad y las ayuda a tomar decisiones más
acertadas.
Hacer un ejercicio de autoconciencia – Hacer un ejercicio en el
que se definan con toda honestidad las fortalezas, las debilidades, los
deseos, las cualidades, los defectos, el concepto de éxito o fracaso.
Además, es necesario definir los objetivos primordiales y qué tan
alcanzables son a corto o largo plazo.
Tener confianza – Aprender a confiar en la vida y en las
circunstancias es tan valioso como la confianza en uno mismo. Creer
que se lograrán los objetivos y visualizarlos constantemente son hábitos
muy positivos para gestionar el tiempo. Al dejar de repetir una y mil
veces que no se tiene tiempo para nada, se hace realidad. Planear y
actuar todos los días como si se tuviera tiempo para todo, sobretodo
para lo importante, también se hace realidad.
 Cuidar a las personas positivas – Cortar las relaciones nocivas es
una base fundamental para la autoestima y para la productividad.
Incluso si se trata de familiares, hay que dejar de vincularse con
personas negativas o que contagian inseguridad. Rodearse y cuidar las
relaciones positivas resultará de mucho provecho.
Sonreír constantemente y procurar una buena salud – Sonreír
ayuda a que el cerebro segregue endorfinas y serotonina. No es
necesario sonreír con ganas, el simple gesto activa cosas positivas
dentro del cuerpo que siempre ayudan. Una buena alimentación, hacer
ejercicio y dormir suficiente revitalizarán la energía y la transformarán

“
en una mayor productividad.

”
“Si estás trabajando todo el día pero al final del día tu trabajo
no está hecho, o no ves los resultados de tu trabajo, hay una
alta probabilidad de que estés postergando las cosas
importantes”.

El riesgo de quemarse
Existe un síndrome que en inglés se conoce como burnout, que puede
traducirse como ‘quemarse’, en el cual las personas que lo padecen
experimentan un fuerte agotamiento, depresión y desesperación por exceso de
trabajo y por mal manejo de tiempo. Es el síndrome de nunca acabar algo
–aunque se pueda pasar todo el día dedicándose a ello–, de nunca olvidarse
del trabajo aunque se esté fuera o lejos del mismo, someterse a alto niveles de
estrés cotidianamente o estar horas frente a un ordenador sin lograr ser

“
productivo y sin ninguna satisfacción por el trabajo realizado.

”
“Prémiate cuando haces las cosas. Esto puede aumentar tu
concentración y tu productividad. Ponerte una recompensa
puede motivarte para hacer tu trabajo más rápido”.

Algunas de las opciones que ayudan a contrarrestar o evitar este síndrome son
tomarse suficiente tiempo libre, salir de vacaciones y desconectarse de
internet y del teléfono diariamente; concentrarse en las tareas de
sobrevivencia, como comer sanamente y cocinar para lograrlo, dormir
suficientes horas de sueño, tomar siesta y saber decir no a tiempo.

Sobre el autor
Formado en el Instituto Europeo de Coaching, Mark Reklau ofrece
conferencias, talleres y asesorías a empresas y empresarios que buscan
desarrollar su potencial. Es autor del éxito de ventas 30 días.

Este resumen solo puede ser leído por JESSICA PAOLA MARQUEZ SOLARES
(jpmarquez@sura.com.co)