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GUIA
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
BOGOTÁ D.C.
2015
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ADMINISTRACIÓN DE LA
PROCESO CÓDIGO GDGU02
GESTIÓN DOCUMENTAL
TRANSFERENCIAS
GUIA VERSIÓN 1
DOCUMENTALES
Contenido
1. OBJETIVO. ................................................................................................................... 3
2. ALCANCE. .................................................................................................................... 3
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................... 3
4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE..................................................................... 3
5. DEFINICIONES. ............................................................................................................ 3
6. GENERALIDADES DE LAS TRANFERENCIAS. .......................................................... 4
6.1 PASO A PASO PARA LA PREPARACIÓN DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA: ....... 5
6.2 BENEFICIOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSFERENCIAS: ............................. 8
7. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA. ................................................................................. 8
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1. OBJETIVO.
Establecer los conceptos básicos y metodológicos para el alistamiento de los documentos que
han cumplido su periodo de retención para ser transferido al archivo central o archivo histórico
según sea el caso.
2. ALCANCE.
Inicia con la identificación de los tiempos de retención definidos para cada serie /subserie de
las Tablas de Retención Documental/Tablas de Valoración Documental, continua con el
alistamiento de los documentos identificados que se deban transferir y termina con la entrega
de los documentos al responsables del archivo central e histórico.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente guía aplica a todos los funcionarios, contratistas y responsables de las diferentes
dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud en desarrollo del proceso de
Administración de Gestión Documental y el procedimiento Administración de Archivo.
5. DEFINICIONES.
Archivo:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona
o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
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Foliación: acto de enumerar el folio recto de la hoja “//” Operación incluida en los Trabajos de
ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental.
Folio: Hoja.
Subserie: (Subtema) Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales
que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto Ejemplo. Actas Comité de Dirección,
Contratos de prestación de Servicios.
Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando
unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad
documental compleja).
Proporcionar los lineamientos para transferir los documentos y reducir el espacio que las
dependencias dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión
de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquellos mantienen su valor
administrativo.
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las etapas del ciclo vital de los documentos; para ello, se elabora un plan de transferencias
incluyendo cronograma y se sigue la metodología y recomendaciones que sobre el particular
que haga el Grupo de Gestión Documental, diligenciando del Formato de Inventario
Documental GDFT11.
Una vez confirmado que existen unidades documentales a transferir, el responsable del
Archivo de Gestión de cada una de las oficinas productoras (dependencia remitente)
procederá a preparar físicamente aquellos expedientes clasificados en series o subseries
documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado para el Archivo de Gestión
desde el instrumento archivístico aplicable: Tabla de Retención.
Paso 2: Limpieza de la documentación. El material debe estar libre de polvo, para ello
se puede utilizar elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblemente
blancas; el personal debe disponer de tapabocas y guantes.
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Paso 5. Revisión: El documento que esté impreso en papel termoquímico (de fax), debe
ser fotocopiado en papel bond, para asegurar la permanencia de la información. Los
documentos de apoyo pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo Jefe de la Dependencia.
Paso 7: Legajado y Amarre. Todos los documentos deben estar legajados, de manera
que coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio. Los expedientes o grupo de
documentos no se deben amarrar, pues el contacto con la pita, cordel o elásticos genera
la rotura de los bordes. En caso que se requiera reforzar o asegurar agrupación en las
unidades de conservación a transferir, se recomienda utilizar cinta de faya para hacer el
amarre, ya que ésta es de algodón.
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Paso 8: Identificación de cajas. Las cajas que se van a transferir deben numerarse
consecutivamente en un lugar visible.
Para entregar las cajas se debe tener en cuenta que la primera caja deberá corresponder
al primer número de la remisión y así sucesivamente, esto con el fin de confrontar el
ingreso de la transferencia con el Formato de Inventario Documental - GDFT11 y
mantener el orden en la ubicación física de las mismas.
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7. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - AGN. COLOMBIA. Acuerdo 027 de 2006, por el cual
se modifica el Acuerdo 007 del 29 de junio de 1994, AGN.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. COLOMBIA. Acuerdo 002 de 2014, por medio del cual
se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y
consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
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CONGRESO DE LA REPÚBLICA, COLOMBIA. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta
la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá, D.C., Diario Oficial
44.093, 20 de julio de 2000.
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