SISTEMAS DE GESTION

INTEGRADOS
ING. SERGIO CARDONA
Introducción

4
Sistema
 Un sistema es un conjunto de elementos
interrelacionados utilizados para establecer la
Política y los Objetivos y alcanzar dichos Objetivos

 Incluye la estructura organizacional, actividades de

planificación, responsabilidades, prácticas,
procedimientos, procesos y recursos

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Una definición: Sistema de Gestión Integrado

 Un sistema de gestión integrado (SGI) es un sistema de

gestión que integra sus componentes de negocio en un
sistema coherente para alcanzar sus objetivos
estratégicos, su misión y sus metas.

 Por lo tanto, un SGI debería integrar sus sistemas de

calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional (o
cualquier otro) – junto a sus procesos, prácticas y
documentación.

6
 Enfoque del sistema de gestión de calidad
 Aumentar la satisfacción del cliente
 Configurar un marco de trabajo orientado a la mejora continua
 El enfoque basado en procesos - ofrece un método para la identificación de los
riesgos de SGC
Mejora continua del sistema de
Gestión de Calidad

A P Responsabilidad
5
C D de la Dirección
Clientes Clientes

A P Gestión de Medición, A P
6 4 8 Análisis y Satisfacción
C D los recursos Mejora C D

Entrada A P Realización Salida

Requisitos D del producto 7 Producto
C
Sistema de gestión de calidad
 Enfoque del sistema de gestión ambiental

 Prevenir la 4.1. Requisitos Generales 4.2. Política ambiental

contaminación 4.3.1 Aspectos ambientales
4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos
 Mejora continua en el 4.3.3 Objetivos, metas y programas

desempeño ambiental PLAN

(Planificar)
4.4.1 Recursos,
 Cumplir con los funciones,
responsabilidad y
requisitos legales y 4.6. Revisión p
autoridad
ACT 4.4.2 Competencia,
otros la dirección
(Actuar)
MEJORA DO
(Hacer) formación y toma de
conciencia
CONTINUA
 Partes interesadas 4.4.3 Comunicación
4.4.4
Documentación
4.4.5 Control de
CHECK documentos
(Verificar) 4.4.6 Control
operacional
4.5.1 Seguimiento y medición 4.4.7 Preparación y
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal respuestas ante
4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción emergencias
preventiva
4.5.4 Control de los registros
4.5.5 Auditoría interna

8
 Enfoque del sistema de gestión de seguridad
y salud ocupacional

 Mejora continua en 4.1 Requisitos Generales 4.2. Política SySO

SySO
4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos
 Cumplir con los
requisitos legales y
otros
 Garantizar la gestión de
4.6. Revisión
riesgos de SySO
 Prevenir incidentes
 Cuidado de salud
ocupacional
4.3.2. Requerimientos legales y otros
4.3.3 Objetivos y Programas
PLAN
4.4.1 Recursos, roles,
(Planificar)
responsabilidad y autoridad
4.4.2 Competencia,
capacitación y
concientización
ACT MEJORA DO
gerencial (Actuar) (Hacer)
4.4.3 Comunicación,
participación y consulta
CONTINUA
4.4.4 Documentación
4.4.5 Control de documentos
4.4.6 Control operacional
CHECK 4.4.7 Preparación y
(Verificar) respuestas ante emergencias
4.5.1 Medición de desempeño y monitoreo
4.5.2 Evaluación de cumplimiento
4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad,
acción correctiva y acción preventiva
4.5.4 Control de los registros
4.5.5 Auditoria Interna

9
Motor para la integración de SG

La presión para integrar los SG es habitualmente

generada en forma interna.

10
Una pregunta clave

 ¿Cómo integrar el SG para optimizar las

oportunidades, mejorar los procesos, reducir ¿?
riesgos y costos y hacer mas eficiente la
organización?
Integración

 Integración significa esencialmente, combinar,

unificar; juntar dos o más sistemas o prácticas
de gestión en un sistema, pero no como
componentes separados.

 Para que estos sistemas sean “integrados”

tiene que haber “fusiones”… los límites entre
los sistemas y sus procesos llegan a ser
imperceptibles.

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Beneficios de integrar los sistemas de gestión
 Perspectiva de negocio
- Mejora eficacia y eficiencia
- Reduce riesgos y costos de sistemas múltiples
- Incremento en ganancias
- Reducción de tiempos de evaluaciones,
verificaciones y auditorias
- Maximiza recursos
- Desarrolla enfoque de sistema/ proceso
- Demuestra relación con la planificación
estratégica
- Demuestra relación con riesgos de la
organización, aspectos y peligros

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Beneficios de integrar los sistemas de gestión
 Perspectiva organizacional
- Simplifica competencias, entrenamiento,
documentación y manejo de registros
- Mejora las comunicaciones: internas y externas
- Disminuye la burocracia
- Elimina conflicto de responsabilidades, autoridades
y relaciones

- Desarrolla visión común

- Armoniza y optimiza practicas
- Promueve mejora continua
- Genera consistencia

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¿Cuál es la mejor combinación?

Calidad

C&A C & SySO

CASySO

Ambiental SySO

A&
SySO

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Elementos comunes
 Compromiso de la Dirección

 Política
 Gestión de los documentos

 Gestión de los registros

 Responsabilidad, autoridad PRINCIPIOS
 Gestión de recursos humanos DE GESTIÓN
 Indicadores, instrumentos de medición

 Acciones correctivas y preventivas

 Auditoria interna
 Revisión por la Dirección

 La mejora continua

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Partes interesadas
Clientes
Proveedores
Dueños
Entes
Empleados reguladores

Bancos y Organismos de
aseguradoras certificación

Accionistas
Competidores
Gobierno
Sociedad en
Grupos de presión general
Medios de
comunicación Comunidad local
Enfoque en el cliente

 Entender
 Crear
 Entregar
 Satisfacción
Liderazgo

 Unidad

 Dirección

 Entorno
Participación del personal

 Compartir
 Potenciar

 Confiar
 Orientación a la prevención
 Identificar
 Analizar, evaluar
 Controlar
 Enfoque del sistema para la gestión

 Sistema adecuado

 Normas adecuadas

 Cumplimiento adecuado
 Enfoque basado en datos y hechos
para la toma de decisiones

 Recoger datos e información

 Analizar
 Decidir
El enfoque basado en procesos y PHVA

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

 Identificar los riesgos

 Trabajar sistemáticamente
 Funcionar de forma efectiva
Relaciones mutuamente beneficiosas con proveedores

 Inter-dependientes

 Confianza

 Generar valor para ambas partes

PROVEEDOR
Mejora continua

 Procesos interactivos- medir

#

 Efectividad y eficiencia
 Lograr los objetivos
 Cambiar
Particularidades Gestión de la Calidad
 Enfoque al Cliente

 Satisfacción de cliente

 Control de procesos

 Control de productos

ENFOQUE CALIDAD
EN LA TOMA DE
DECISIONES
Particularidades Gestión Ambiental
 GESTIÓN DE ASPECTOS/ IMPACTOS

AMBIENTALES

 Identificación y evaluación de aspectos

ambientales
 Controles operacionales

 Requisitos legales ambientales y otros

ambientales a los que la organización
suscriba. ENFOQUE AMBIENTAL
 Preparación y respuesta a emergencias EN LA TOMA DE
ambientales DECISIONES

28
 Particularidades Gestión de Seguridad y
Salud Ocupacional
 GESTIÓN DE RIESGOS S y SO

 Identificación y evaluación de peligros

 Controles operacionales

 Requisitos legales S y SO y otros a los

que la organización suscriba.

 Preparación y respuesta a emergencias

ENFOQUE S y SO
EN LA TOMA DE DECISIONES

29
Beneficios de la visión global…

Calidad

C&A C & SySO

CASySO

Ambiental SySO

A&
SySO

30
Riesgos de integración de sistemas
 Enfoque a la gestión integrada y no a la gestión real de sistemas

 Demasiado foco en la integración de estándares y no de los sistemas

reales
 Menor detalle en el enfoque

 Pérdida potencial de especialización

 Sobre-documentación vs. documentación apropiada

 Resistencia cultural al cambio

 Miedo a pérdida de trabajo, esfuerzo involucrado en proceso de
integración, etc.

31
Auditorias: Integración

32
¿Integración de auditorias internas?
Beneficios
Previene visitas múltiples de los auditores Los auditores pueden preferir un
en cada proceso, para auditar cada uno
de los estándares en forma individual.
Revisión de documentos/ registros más
eficientes, ya que satisfacen los
requisitos de sistemas/ estándares
múltiples
Incrementa la oportunidad de mejora en
varias áreas en forma simultanea
Ahorro en costos de capacitación al tener
auditorias y auditores multidisciplinarios.
Aporta un enfoque global, “holístico”
Riesgos
estándar, lo que puede afectar su
habilidad para desarrollar una auditoria
integrada objetiva y balanceada.
Los auditores pueden inicialmente tener
dificultad para desarrollar auditorias
integradas con el mismo nivel de
experiencia
Los auditores deben ser competentes en
manejar requisitos de múltiples
estándares.
Actualización de los auditores (los
estándares son independientes: los
auditores tienen que manejar cambios
más frecuentemente para mantenerse
actualizados).
33
Puntos claves
 El desarrollo de auditorias integradas eficaces requiere la
preparación cuidadosa de los auditores. Los auditores deben
conocer muy bien todos y cada uno de los estándares contra los
cuales auditan.

 Establecer un plan “que abarque/ integral” de la auditoria es

fundamental (considerar particularidades de cada organización).

 Herramientas para el auditor: lista de verificación (checklist)

amplia modificada para requisitos particulares puede ayudar al
auditor a planificar y desarrollar auditorias integradas, mapas de
proceso.

34
Lecciones aprendidas y …
algunas ideas para el éxito…

35
Factores críticos para el éxito
 Política, objetivos, actividades,
procedimientos que reflejen
objetivos de negocio- tomen en
cuenta: características, tipo de
organización, complejidad y
cuestiones culturales.
 Factores críticos para el éxito

 Soporte y compromiso visible

en todos los niveles
organizacionales
Factores críticos para el éxito
 Adecuado soporte económico
Factores críticos para el éxito
 Un buen entendimiento de los
requisitos de cliente, producto,
requisitos legales, desafíos
ambientales, aspectos técnicos.
Factores críticos para el éxito
 Comunicación eficaz entre los
niveles de la organización y
con las partes interesadas

Effective communication of food

safety requirements to staff and other
d parties
Factores críticos para el éxito
 Eficaz gestión de los
procesos de preparación y
respuesta ante
emergencias e incidentes
Factores críticos para el éxito
Competencia, concientización,
capacitación y educación
apropiadas
Factores críticos para el éxito
 Sistema balanceado. Adecuadamente
diseñado e implementado según las
necesidades y posibilidades de la
organización.
 Balanceado en cuando al enfoque y al
cumplimiento de los requisitos de los
componentes del sistema de gestión
integrado.
Factores críticos para el éxito
 Búsqueda sistemática
de la mejora.
 Priorizar.
 Desafiar los procesos.
 PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE LA
ORGANIZACIÓN
MISIÓN
Financiera
VISIÓN

Ambiental
Mercadeo DIRECTRICES
Inocuidad
ORGANIZACIONALES

Direccionamiento
Gestión
Humana Estratégico Calidad DIREC CALIDAD, AMBIENTE, S ySO e INOCUIDAD

POLÍTICA INTEGRAL
Procesos
Tecnología internos
OBJETIVOS Y METAS
Salud Ocupacional
y Seguridad PROCESOS, PROGRAMAS
 OBJETIVOS Y METAS

Evaluación inicial Metas Metas Metas

o diagnóstico Objetivos

• Se establecen en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la

organización.
• Son medibles.
• Coherentes con la política del sistema de gestión integral.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL
CUANDO SE ESTABLEZCAN LOS
OBJETIVOS SE DEBEN CONSIDERAR:

• Los requisitos legales y otros requisitos.

• Sus aspectos ambientales significativos.
• Sus opciones tecnológicas.
• Sus requisitos financieros.
• Sus requisitos operacionales.
• Sus requisitos comerciales.
• Las opiniones de las partes interesadas.
 PROGRAMAS/PLANES

ISO 14001 y OHSAS 18001/ISO 9001 y ISO 22000

Establecer, implementar y mantener programa (s) para lograr los

objetivos. Estos programas deben incluir:
Asignación de responsabilidades y autoridad para lograr los
objetivos.
Los medios y plazos para el logro de los objetivos.

Documento que específica qué procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo
deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato
específico.

Metodología 5W 2H
 LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Definir y analizar las

necesidades y riesgos de las partes
involucradas, pertinentes para su negocio.
Gestionar los riesgos usando las herramientas
disponibles

Gestión de Normas de
Seguridad de
OHSAS 18001 ISO 14001 la Información producto

Normas Modelos de
ISO 9001 excelencia
contables

ISO 22000
 ENFOQUE DE TRES SISTEMAS

14001 18001

SGI
Mejoramiento Continuo

Política de
S & SO

9001
Revisión por
parte de la
gerencia Planificación

MEJORA CONTINUA
Implimentación
Verificación y
y Operación
Acción
correctiva

Responsabilidad
de la gerencia
C R S C
A
L e
Medición, Análisis T L
q Administración
I u de Recursos y Mejoramiento
I I
S
E i
F E
s
N i A N
C
T t
C T
o Entrada Realización del producto Salida
E s
Producto I E
Ó
S N S
 ENFOQUE POR PROCESOS

Identificar las actividades de los

procesos esenciales

Implementar las acciones

necesarias para lograr los Determinar la secuencia
resultados planificados y la mejora e interacción de las actividades de
continua de estos procesos los procesos

Medir, hacer monitoreo y Determinar los criterios

analizar el proceso y métodos para la operación y
control de los procesos

Asegurar la disponibilidad
de recursos e información
necesarios para apoyar la operación
de los procesos
ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL

1. IDENTIFICAR PROCESOS NECESARIOS PARA EL NEGOCIO

1. ¿Cuáles son los procesos necesarios para nuestro

sistema de gestión?
2. ¿Algunos de estos procesos son de fuente
externa?
3. ¿Quién es el “dueño” del proceso?
4. ¿Cuál es el objetivo integral de este proceso?
 ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL

2. DETERMINAR LA SECUENCIA E INTERACCIÓN

DE ESTOS PROCESOS

1. ¿Cuáles son las entradas/salidas para cada proceso?

2. ¿Cuáles son las interfaces entre los procesos? ¿Quiénes
son los “proveedores” y los “clientes” de los procesos?
3. ¿Cuáles son los requisitos de estos clientes (autoridades,
reguladores)?
4. ¿Cuáles son los impactos ambientales de los procesos?
5. ¿Cuáles son los riesgos para las personas en los
procesos?
 ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL

3. DETERMINAR LOS CRITERIOS Y MÉTODOS PARA ASEGURAR

EFICACIA EN LA OPERACIÓN Y EN EL CONTROL

1. ¿Cuál es el flujo total de nuestros procesos?

2. ¿Cómo podemos describir esto (mapas o flujogramas)?
3. ¿Qué documentación necesita como soporte cada proceso?
4. ¿Cuáles son las características de los resultados del proceso,
previstos y no previstos?
5. ¿Cuáles son los criterios para monitoreo, medición y análisis?
6. ¿Cómo podemos incorporarlos en la planificación de nuestro
sistema de gestión y de los procesos de realización del producto?
 ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL
4. ASEGURAR DISPONIBILIDAD DE RECURSOS E INFORMACIÓN
PARA APOYAR SU OPERACIÓN Y SEGUIMIENTO

1. ¿Cuáles son los recursos necesarios para cada proceso?

2. ¿Cuáles son los canales de comunicación?
3. ¿Cómo podemos brindar información interna y externa
sobre el proceso?
4. ¿Cómo obtenemos retroalimentación?
5. ¿Qué datos necesitamos recolectar?
6. ¿Qué registros necesitamos mantener?
 ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL
5. REALIZAR SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE ESTOS
PROCESOS NECESARIOS

1. ¿Qué mediciones son necesarias?

2. ¿Cómo podemos hacer seguimiento al desempeño del proceso
(capacidad del proceso, satisfacción del cliente, control de
aspectos y peligros)?
3. ¿Cuáles son los parámetros de control, las herramientas de
seguimiento y medición?
4. ¿Cómo podemos analizar de la mejor forma la información
recolectada (técnicas estadísticas)?
5. ¿Qué nos dice el resultado de este análisis?
 ENFOQUE POR PROCESOS GESTIÓN INTEGRAL
6. IMPLEMENTAR ACCIONES NECESARIAS PARA ALCANZAR
LOS RESULTADOS PLANIFICADOS Y LA MEJORA CONTINUA
DE ESTOS PROCESOS

1. ¿Se analizan los datos de los eventos presentados con los

productos con el medio ambiente y con el personal?
2. ¿Se evalúan los impactos de estos eventos?
3. ¿Se determina la necesidad de actuar sobre la causa de
los eventos?
4. ¿Se toman las acciones necesarias para eliminar las
causas de estos eventos?
5. ¿Se evalúa la posibilidad de la mejora?
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL
PROCESO : NOMBRE DEL PROCESO
OBJETIVO : POR QUÉ
CON QUIEN CON QUÉ QUÉ POR QUÉ CON QUIEN
ACTIVIDADES
PROCESOS PROCESOS
ENTRADAS Y SALIDAS
PROVEEDOR CARACTERÍSTICAS CLIENTES

P
Productos
Actividades H Impactos
que Riesgos
agregan
valor V
A
Interacción Proceso Resultados
Eficacia Desempeño Cumplimiento

PROCESOS DE
SOPORTE

Documentos Responsable Registros Requisitos Recurso humano

(COMO) (QUIEN) (COMO) (PARA QUE) (CON QUIEN)

Programas en
Recursos Objetivos del nivel Metas Indicadores
participación
(CON QUE) (POR QUE) (PARA QUE) (CON QUE)
(COMO)

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

 Sistemas Integrados de Gestión
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
– Identificación y secuencia de procesos
– Definición de la organización y de su estructura
– Política y compromiso de la dirección
– Establecimiento de objetivos
– Documentación del sistema
– Comunicación y formación
ASPECTOS DINÁMICOS
– Compras de productos y servicios
– Diseño y requisitos del producto
– Realización del producto
– Medición y control de los procesos
– Control del producto no conforme
– Auditorías internas
– Acciones de mejora
ASPECTOS ESTÁTICOS
– Disposición y aplicación de recursos
– Estado de la infraestructura y las instalaciones
– Control de las emisiones y de los vertidos
– Gestión de los residuos y de la inocuidad del producto
– Análisis, evaluación y control de riesgos
– Dotación de equipos de protección individuales
– Estado de las máquinas y sus dispositivos de protección
Sistemas Integrados de Gestión
 Sistemas Integrados de Gestión
PROCEDIMIENTOS COMUNES EN UN SGI

 Control de los documentos.

 Control de los registros.
 Identificación de requisitos legales.
 Revisión del Sistema.
 Objetivos, metas y planes de mejora.
 Formación, competencia y toma de conciencia.
 Comunicación.
 Gestión de compras y evaluación de proveedores.
 Control operacional.
 Calibración de equipos.
 Planes de emergencia y capacidad de respuesta.
 Auditorías Internas.
 No Conformidades.
 Acciones correctivas, preventivas, accidentes e incidentes.
MUCHAS GRACIAS¡¡¡¡