INFORME:

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS.

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de

la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso
normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir
un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo
que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de insumos

o bien llamados como materias primas, importantes para función pertinente de una
organización de ahí la relación con la gestión de calidad es de suma importancia;
una entrada para muchos de los procesos, es el departamento de compras desde
la ISO 9001. Su gestión impacta directamente en los resultados que busca la
empresa porque su importancia va ajustada principalmente a los resultados
económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción del cliente y
la confianza del cliente interno respectivamente.

Pasos

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son

aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos
negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir
una reagrupación de aspectos que son característicos de dichos productos o
servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un
producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el producto final, es
importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes, como también
resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si
bien se puede llamar índice de criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se

deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para
comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras
y que la metodología sea transmitida al proveedor. las especificaciones para el
proceso de compra están encadenadas con requisitos de manera definida: Por
ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy
variables en función del sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender,

se abastece de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor
forma. Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido
y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización
de un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de
demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es
importante las cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar dicha
acción de compra. Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar
acciones y con ello la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla
con el proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en
el inventario que se realice y aumentar una directa mejorar el tratamiento que se le
brinda al producto en comercialización, en caso de las características entre ellos
encajan materiales delicados y los que tiempo corto plazo como los que se pueden
vencerse estando en comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización deben

disponer siempre de una lista destacada en donde se encuentran seleccionados los
proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones
amplias.
Para dicha selección de un proveedor, la organización debe aplicar una
evaluación que permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro
directo de los productos para comercializar ya obtenidos por la empresa. Con dicha
evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los proveedores
destacados y esto lleva a la breve consideración pertinente que tiene la
organización.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor,

el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la
autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de
la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados

por los proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión previa
como la verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la
organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido
solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos
necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la
factura con lo que se tiene en el espacio físico dado que si se encuentra una
anomalía en aquello que no coincide, puede considerarse como puntos
considerados negativos en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la
empresa. Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden
de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud
de revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que son esencial en
toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor

de cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter
crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por
lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor
crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede
ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control sobre
el proveedor depende del impacto sobre el producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y

mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para
las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución
al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la
compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar.

Clasificación de Documentación del Proceso de Compra:

INTERNOS EXTERNOS
Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y normas
producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos internacionales, donde
pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, acoplan las características
cantidad, criticidad entre otros estándares que debe tener
cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de Catálogos de los equipos,
compra y subcontrataciones. necesarios para obtener el
producto o/y servicio a
realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y Hojas de seguridad, Hojas de
evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los utilidad de la materia prima o
que están en el proceso evaluativo. insumos, con las cuales se
obtendrá el producto o/y
servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos Registros de lo comprado
de entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el
producto, para la aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal, procedimientos,
procesos y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la

finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con
los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja de
no conformidad de servicio (para subcontrataciones).