Professional Documents
Culture Documents
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat
dan hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan Pedoman Rekam Medis klinik
sansani............ Buku ini kami susun sebagai salah satu upaya untuk memberikan
acuan dan kemudahan dalam pelaksanaan persiapan akreditasi baik oleh pendamping
maupun pelaksana akreditasi klinik sansani...........
Dr ............
NIP : ..................................
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR 2
DAFTAR ISI 3
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 4
B. Ruang Lingkup Pedoman 4
C. Batasan Operasional 5
D. Landasan Hukum 8
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Distribusi Ketenagaan 9
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang 10
B. Standar Fasilitas 11
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN 12
BAB V ASPEK HUKUM REKAM MEDIS 25
BAB VI KESELAMATAN PASIEN 28
BAB VII KESELAMATAN KERJA 29
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU 29
BAB IX PENUTUP 31
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan
oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cerminan
kerja sama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien, bukti
pelayanan tertulis dilakukan setelah pemeriksaan tindakan pengobatan, sehingga dapat
dipertanggung jawabkan.
Rekam medis sangat dibutuhkan sekali dalam pelayanan di Klinik Sansani karena
dalam rekam medis merupakan rekaman atau catatan dari pasien tentang segala
identitas pasien sampai dengan diagnose yang diberikan oleh dokter atau paramedik
lainya.
Pelayanan Rekam medis merupakan catatan mutlak yang harus disimpan dengan
sebaik mungkin sehingga setiap kali pasien akan berobat atau konsultasi catatanya
masih tersimpan dengan baik dan segera bisa ditemukan
Berdasarkan hal tersebut, maka perlu dibuat pedoman yang akan dipakai oleh
semua petugas di Klinik Sansani
B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Rekam Medis meliputi :
a. Rekam medis bagi Pasien umum rawat jalan
Yaitu rekam medis yang diperuntukkan bagi pasien umum baik itu rawat jalan ataupun
rujukan dimana proses pencatatan dilakukan terlebih dahulu sebelum pasien di lakukan
tindakan
b. Rekam medis bagi Pasien dengan kasus Emergency / kedaruratan
Yaitu rekam medis yang diperuntukkan bagi pasien dengan kondisi emergency,
dimana proses pencatatan dilakukan belakangan yang lebih penting dilakukan terlebih
dahulu adalah tindakan pertolongan medis setelah itu rekam medis akan mengikuti.
C. BATASAN OPERASIONAL
2. Rekam medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan
kepada pasien.
D. LANDASAN HUKUM
1. Peraturan pemerintah nomor 10 tahun 1966 tentang wajib simpan
rahasia kedokteran
2. Peraturan pemerintah nomor 32 tahun 1966 tentang tenaga
kesehatan
3. Peraturan menteri kesehatan republik Indonesia no.
269/menkes/per/III2008, tentang rekam medis
(3) permintaan rekam medis untuk tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
harus dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
Pasal 11 :
(1) penjelasan tentang rekam medis hanya boleh dilakukan oleh dokter
atau dokter gigi yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien atau
berdsarkan peraturan perundang-undangan.
(2) pimpinan sarana pelayanan kesehatan dapat menjelaskan isi rekam
medis secara tertulis atau langsung kepada pemohon tanpa izin pasien
berdasarkan peraturan perundang-undangan.
BAB II
STANDAR KETENAGAAN
Pola ketenagaan dan kualifikasi ketenegaan Rekam Medis di klinik Sansani adalah :
No. Nama Nama Jabatan Kualifikasi Keterangan
Formal
Pelayanan rekam medis klinik sansani dilaksanakan 24 jam dalam tujuh hari terbagi 2
shift dari pagi dan malam. Dilaksanakan oleh tenaga perekam medis dan dibantu
tenaga bidan, perawat dan lainnya yang telah diberikan pelatihan rekam medis
sebelumnya.
BAB III
STANDAR FASILITAS
A. Ruangan
a. Ruangan unit rekam medis terdiri dari 2 ruangan yakni satu ruangan untuk
menyimpan rekam medis dan satu ruangan sebagai tempat pelayanan.
d. Ukuran ruangan untuk menyimpan rekam medis 2,5 x 2,5 M, sedangkam untuk
pelayanan rekam medis juga 2,5 x 2,5 M
B. Standar Fasilitas
1. Mudah diakses
2. Cukup cahaya
3. Tidak terkena sinar matahari secara langsung
4. Pintu masuk dan keluar dapat mempercepat pelayanan
5. Aman (tidak ada sumber air dan api)
6. Sirkulasi udara cukup
II. Peralatan
Peralatan yang ada di ruang Rekam Medis Klinik Sansani :
1. Rak rekam medis berjumlah 4 buah
2. Meja administrasi
3. Perlengkapan wireless untuk pemanggilan pasien
4. Mesin antrian
5. Terdapat 3 unit komputer sebagai penunjang pelayanan
BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN REKAM MEDIS
A. SISTEM PENAMAAN
Dalam penulisan nama yang digunakan adalah nama lengkap pasien yang
bersangkutamn sesuai identitas resmi (KTP, SIM), diakhir nama pasien dibubuhi
perkataan Nn (nona) untuk perempuan berumur >17 tahun yang belum menikah atau
Ny (nyonya) untuk perempuan yang sudah menikah. Kata Tn (tuan) untuk pasien laki-
laki dewasa. Kata An (anak) untk pasien anak-anak 0 – 17 tahun. Untuk pasien yang
beragama, dan nama baptis tidak masuk dalam identitas resmi (KTP, SIM) maka baptis
ditulis dibelakang nama setelah koma.
Contoh : Marini, Nn
Kurnia Khaliq, Tn
Faizatul Rajni, Ny
Anisya, An
B. SISTEM PENOMORAN
yang dimaksud dengan pemberian nomor pasien adalah memberi ciri pengenal
kepada setiap berkas rekam medis yang akan disimpan menjadi dokumen
C. CARA PENYIMPANAN
sistem penyimpanan Rekam Medis yang diterapkan di Klinik Sansani adalah Midle
Digit Filling System (Sistem Angka Tengah)
Sistem penyimpanan angka tengah adalah penyimpanan rekam medis diurut dengan
pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka
pertama, angka kedua dan angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir.
Dalam hal ini angka yang letaknya ditengah-tengah menjadi angka pertama. Pasangan
angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka yang terletak
paling kanan menjadi angka ketiga.
50 50 50
Angka kedua Angka Pertama Angka ketiga
(secondary digits) (Primary digits) (tertiary digits)
Contoh :
46 – 52 – 96 98 – 05 – 99 99 – 05 – 99
46 – 52 – 97 99 – 05 – 00 99 – 05 – 00
46 – 52 – 98 00 – 05 – 01 00 – 06 – 01
46 – 52 – 99 00 – 05 – 02 00 – 05 – 02
47 – 52 – 00 00 – 05 - 03 00 – 05 – 03
Adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah
berakhir fungsi dan nilai gunaanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan
cara membakar habis, mencacah, atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal isi
maupun bentuknya.
Ketentuan pemusnahan :
a. Dibentuk tim pemusnah arsip dengan keputusan pimpinan klinik sansani
yang beranggotakan unit rekam medis, unit layanan dll
b. Rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi
disimpan dalam jangka waktu tertentu
c. Membuat daftar pertelaan arsip rekam medis aktif yang telah dinilai
d. Daftar pertelaan arsip rekam medis akan dimusnahkan oleh tim pemusnahdan
dilaporkan kepada kepala Dinas kesehatan
e. Daftar waktu penyimpanan rekam medis aktif
Petunjuk pengisian :
No : nomor urut
No. rekam medis : nomor arsip rekam medis yang akan dikirim
Tahun jangka : tahun terakhir kunjungan
Waktu penyimpanan : menunjukkan waktu yang ditentukan penyimpanan oleh komite
rekam medis untuk menyimpan rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu
Keterangan : isi menurut kebutuhan informasi
BAB V
ASPEK HUKUM REKAM MEDIS
Klinik Sansani bertanggung jawab untuk melindungi informasi yang ada dalam
rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan atau memalsukan data
yang ada dalam rekam medis atau dipergunakan oleh orang yang tidak bertanggung
jawab.
Rekam medis harus diberi data yang cukup terperinci sehingga dokter lain dapat
mengetahui bagaimana pengobatan dan perawatan kepada pasien dan konsulen dapat
memberikan pendapat yang tepat setelah dia memeriksanya.
a. Tanggung jawab dokter
1. bagi pasien , untuk kepentingan penyakitnya dimasa sekarang dan yang akan
datang
2. dapat melindungi klinik maupun dokter dari segi hukum bilamana rekam medis tidak
lengkap dan tidak benar maka kemungkinan akan merugikan bagi pasien, klinik
maupun dokter itu sendiri
3. dapat dipergunakan untuk meneliti medik maupun administrasi rekam medis hanya dapat
menggunakan data yang diberikan kepadanya. Bila diagnosa dokter tidak benar dan tidak
lengkap maka kode penyakitnya pun menjadi tidak tepat , sehingga indeks penyakit
mencerminkan kekurangan, sehingga hal ini berakibat riset akan mengalami kesulitan
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
1. Identitas pasien
- Rekam medis diamankan dalam ruangan terkunci, dimana ada 2 kunci satu
dipegang koordinator rekam medis dan satunya dipegang staff terlatih yang bisa
dipercaya
- Bagi petugas Non Rekam medis harus berkomitmen menjaga kerahasiaan identitas
pasien baik itu dilingkungan klinik sansani maupun di luar klinik sansani
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
Keselamatan kerja diupayakan dengan:
1. Penggunaan APD
2. Penggunaan alat yang sesuai prinsip ergonomis
3. Mengevaluasi kondisi alat dan lingtkungan kerja
BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang
akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan
untuk mengukur mutu pelayanan klinik sansani........... yaitu :
Defenisi Indikator adalah:
Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator
merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator
yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik.
Kriteria :
Adalah spesifikasi dari indikator.
Standar :
Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang
berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk
mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.
Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.
Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.
Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan
prinsip dasar sebagai berikut:
Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan
Keprofesian
Efisiensi
Keamanan pasien
Kepuasan pasien
Sarana dan lingkungan fisik
a. Indikator yang dipilih
a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses
b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada untuk
perorangan.
c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antarPuskesmas
d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor
e. Didasarkan pada data yang ada.
b. Kriteria yang digunakan
Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator,
sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik.
c. Standar yang digunakan
Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan :
a. Acuan dari berbagai sumber
b. Benchmarking dengan klinik sansani yang setara
c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan
BAB IX
PENUTUP
Pedoman Pengelolaan Rekam Medis klinik sansani ini diharapkan dapat menjadi
bahan penyusunan panduan dan SOP sehingga mutu pelayanan dan keselamatan
pasien klinik sansani dapat terjamin.