Consultoría Sobre Control Administrativo 1

Procesos Administrativos
Actividad 7
Consultoría Sobre Control Administrativo

Presentado a:
Edwin Carmona Trujillo

Presentado por:
Angelly Ortiz Gómez 000667857
Karina Cardozo Salinas 000665662
Katherine Vargas Díaz 000665939
Kelly Velásquez Montealegre 000632451

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Facultad de Ciencias Empresariales
Contaduría Pública lll Semestre Grupo 3f NRC 31243
24 de Marzo 2019
 Consultoría Sobre Control Administrativo 2

Contenido

Introducción ............................................................................................................................... 4

Objetivos .................................................................................................................................... 5

Desarrollo ................................................................................................................................... 6

Control Administrativo .............................................................................................................. 6

Descripción de la Empresa ......................................................................................................... 6

Como se Aplica el Control Administrativo en Safari Llanero ................................................... 7

Enfoques Sobre Control Administrativo .................................................................................... 8

Control Anticipado O Preventivo: ......................................................................................... 8

Control Durante O Concurrente: ............................................................................................ 8

Control Posterior O De Retroalimentación: ........................................................................... 9

Elementos Básicos del Proceso .................................................................................................. 9

Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales .................................................. 9

Establecimiento de estándares .............................................................................................. 10

Medición de resultados ........................................................................................................ 10

Comparación de los resultados con los estándares .............................................................. 10

Evaluación de resultados y toma de decisiones ................................................................... 11

Retroalimentación y reinicio del proceso de control ............................................................ 11

Tablero de mando ..................................................................................................................... 11

Herramientas de Control Administrativo ................................................................................. 12

Presupuestos: ........................................................................................................................ 12

Estados financieros: ............................................................................................................. 13

Círculos de Calidad: ............................................................................................................. 13

Cadena de Servicio y Beneficio: .......................................................................................... 13

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Plan de Mejora ......................................................................................................................... 13

Conclusión................................................................................................................................ 15

Bibliografía .............................................................................................................................. 16
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Introducción
El presente informe presenta el concepto del sistema Integral de evaluación de Gestión que
nos dice que es una herramienta que le permite a la entidad de manera sistémica aplicar
conceptos de control administrativo, indicadores de gestión estableciendo estándares para dirigir
y evaluar su desempeño en procesos internos y externos de la empresa en aras de mejorar su
efectividad y desempeño aplicando herramientas de control. El presente documento evidencia los
avances alcanzados en dicho sistema, los cuales se estructuran en cuatro segmentos: En la parte
inicial, se presenta Definición del concepto de control administrativo y su aplicación en la
organización, posteriormente, el segundo segmento representa un Análisis de los enfoques,
elementos del control y su integración con el sistema de gestión en la organización, la tercera
parte hace referencia Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control
administrativo que maneja la organización. Por último se presentara un Plan de mejora con
recomendaciones a la organización para optimizar su sistema de control haciendo énfasis en los
indicadores de gestión.
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Objetivos
Evaluar el funcionamiento del actuar del sistema integral de evaluación de control de la
empresa Safari Llanero, mediante la aplicación de herramientas como conceptos
administrativos, elementos básicos de proceso, mediciones de resultados a través de una encuesta
basada en la visita a las instalaciones de la empresa, la observación y verificación documental a
cada uno de los diferentes componentes del sistema a fin de realizar el diagnóstico y establecer
puntos de mejora.

Establecer los riesgos a los que se expone la empresa a través del análisis de los datos
recopilados para determinar las bases de mejoramiento y Diseñar una propuesta de
mejoramiento mediante la identificación de las debilidades del sistema para minimizar o eliminar
los riesgos a los que se ve expuesta la empresa.
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Desarrollo
Control Administrativo

Consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la

organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus
planes.1
“La función del control administrativo es la regulación de las actividades y las conductas de
las personas y las organizaciones para ajustar o confrontar las acciones con respecto a los
objetivos” (Hitt,Black y Porrer).

Descripción de la Empresa

Safari llanero es una microempresa prestadora de servicio de entretenimiento infantil con el

alquiler de muñecos mecánicos y eléctricos, ubicado en el centro comercial Viva de
Villavicencio permaneciendo en el mercado aproximadamente siete años.
En la selección de personal se tiene en cuenta que tengan disponibilidad de tiempo, buena
atención al cliente, carisma con los niños y buen trabajo en equipo.
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Los diferentes puntos se encuentran supervisados por el representante legal y el administrador

quien se encarga de pasar el informe diario.

Control Tributario
Como control tributario se tiene en cuenta los pagos que se realizan a la Cámara de Comercio,
impuestos locales, sayco y acinpro y de avisos.

Safari Llanero
Aplicación del Control

Administrador encargado de
Empleados (Asesores)
supervisar todas las áreas.

Encargado de supervisar Encargados de

todas las áreas y de prestar la asesoría e
entrega del informe información
financiero diario. pertinente.

Como se Aplica el Control Administrativo en Safari Llanero

Se aplica en el área de caja (medios de pago), servicio al cliente y en los mantenimientos de

los muñecos, con el fin de garantizar que las operaciones reales concuerden con las operaciones
planificadas.
Estos se realiza diariamente al final de la jornada, presentado un informe de lo se recogió en
dinero, y una inspección del estado de los muñecos en el fin de estos no estén fallando con el fin
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de que estos no se lleven a revisiones por daños de mal uso ya que esto nos genera un costo
mayor al presupuestado.

Enfoques Sobre Control Administrativo

Las organizaciones diseñan e implementan indicadores de control para antes, durante o

después de que un proceso o evento ocurra. Existen tres tipos de control que se denominan:

Control Anticipado O Preventivo: se realiza antes de que los procesos o eventos se

implementen. Tiene como propósito evitar que se presenten problemas antes de que las
actividades planeadas se ejecuten.
En la empresa se aplica el control anticipado o preventivo, porque antes de realizar una
innovación en el servicio, una promoción de tiempo accesible, un cambio de precio elevado o
bajo, un obsequio en tiempo al cliente; también cuando se prevé que hacer en un momento de
“caos” como el extraviar un documento, no tener en cuenta un depósito de dinero, recibir un
billete falso, tener clientes ventajosos y en cuanto a la atención al cliente , que hacer y cómo
reaccionar cuando es un cliente problemático, entre otros. Siempre se adelanta al suceso para
saber cómo reaccionar y que consecuencias se van a afrontar.

Control Durante O Concurrente: es el control que se realiza durante el tiempo en que se

está ejecutando una determinada actividad.
Se realiza diariamente durante la jornada laboral, se hace por medio de seis controles de la
siguiente forma:
 Cámaras de seguridad (se diligencia un formato si se presenta alguna novedad).
 Tirilla del sistema que arroja las salidas de los muñecos y el total vendido.
 Planilla diligenciada con cada salida de muñeco.
 Efectivo disponible a la hora del cierre y arqueo de caja.
 Conteo de monedas sacadas de los muñecos que representan las salidas que estos
tuvieron.
 Números de los codificadores que arrojan las salidas de los muñecos.
Se tiene en cuenta:
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Control valido
 Según sistema 30 salidas x 7000 = $ 210.000
 Según contabilizador de muñeco 30 monedas x 7000 = $ 210.000
 Según conteo de monedas 30 salidas x 7000 = $ 210.000
 Según planilla de salidas 30 salidas x 7000 = $ 210.000
 Según efectivo $210.000- equivalente a 30 salidas
 Diferencia $0 Encabezado: Consultoría sobre control 9 Control incorrecto
 Según sistema 27 salidas x 7000 = $ 189.000
 Según contabilizador de muñeco 30 monedas x 7000 = $ 210.000
 Según conteo de monedas 30 salidas x 7000 = $ 210.000
 Según planilla de salidas 21 salidas x 7000 = $ 147.000
 Según efectivo $147.000- equivalente a 21 salidas
 Diferencia Según los datos presentados se puede evidenciar que los distintos indicativos
de control no concuerdan, lo que sí es fijo son los datos arrojados por el contabilizador
del muñeco y el conteo de sus monedas, por lo cual podemos evidenciar un faltante de
efectivo aproximadamente de $63.000. No hay un buen registro en el sistema, ni en las
planillas. Se debe revisar para realizar ajustes y aplicar correctivos.

Control Posterior O De Retroalimentación: Se lleva a cabo sobre actividades o

procesos ya efectuados, informa sobre la eficacia de los resultados obtenidos respecto del
previsto y es fundamental para retroalimentar sobre resultados.
En las organizaciones, es fundamental que se plasme los tres tipos de control, con el propósito
de evitar y justificar problema de tal forma que se mencione las consecuencias negativas de la
empresa, y así optimicen los resultados en función de una mejor competitividad empresarial.

Elementos Básicos del Proceso

Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales
Es importante que en un proceso de control administrativo comience por tener claro los
objetivos y estrategias de las organizaciones, de forma que el pertinente control se realice su
cumplimiento.
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En la empresa es necesario que los empleados tengan pleno conocimiento de la visión,

misión, los objetivos y estrategias que se implementan para aumentar las ventas en temporadas
“bajas” y así mismo el proceso de control que se llevara a cabo para realizar un trabajo
productivo.
Establecimiento de estándares
Consiste en establecer parámetros o estándares específicos para los factores críticos del éxito,
quiere decir, aquellos aspectos o actividades consideradas determinantes para el logro de los
objetivos, los cuales son necesario para realizar el control.
El reglamento interno de la empresa es quien guía al empleado a realizar las actividades de
forma honesta, espontánea y dinámica
Medición de resultados
Establece los indicadores que permitan medir las actividades, como, los resultados de las
acciones realizadas.
Se establecen indicadores de gestión corporativa para determinar la viabilidad y crecimiento
de la empresa, la participación e impacto que se tiene en el mercado y la satisfacción de los
clientes; también indicadores por unidad estratégica, para evaluar el desempeño y el rendimiento
de los empleados; la gestión de competitividad para evaluar los servicios competentes y ver los
fuertes para deducir cuales son las capacidades para permanecer en el mercado; y también se
tienen en cuenta los indicadores de productividad, porque la inversión que se realizó en la
compra inicial de los muñecos efectivamente corresponde al objeto social de la empresa.

Comparación de los resultados con los estándares

Consiste en comparar los resultados de la medición con los estándares establecidos al
momento de fijar los objetivos corporativos y las estrategias para lograrlos, se requiere ajustes a
las acciones que conducen a los resultados para lograr mejoras.
Cuando se evidencia que no se está cumpliendo el reglamento interno de la empresa con la
comparación de los estándares e indicadores, se prosigue al siguiente paso.
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Evaluación de resultados y toma de decisiones

En el proceso de control es muy importante porque evalúa los resultados de la actividad
de las organizaciones y comparar los resultados en función de los estándares definidos para el
logro de los objetivos.
Por ser este un sistema de control, todos los parámetros deben cumplirse a cabalidad para lograr
éxito en la organización, la empresa deberá tomar una decisión en base a los resultados de los
controles anteriores y esta información deberá ser verificable y comparable para poder
desarrollar una acción correctiva o de agradecimiento.

Retroalimentación y reinicio del proceso de control

Una vez realizada la evaluación de resultados y la toma de decisiones a implementar se
comunica a las personas involucradas y las decisiones, reiniciando así el ciclo proceso de control
lo cual se hará de forma reiterativa y permanente.
Este es el último paso a realizar en el proceso de control, puesto que cuando ya se ha tomado
una decisión administrativa, lo único que queda por hacer es comunicarla a los empleados que se
encuentren involucrados dentro de dicha situación, realizar las observaciones como una
retroalimentación que de alguna u otra forma mejorara el rendimiento laboral.

Tablero de mando
Es una herramienta que permite monitorear las organizaciones con indicadores adicionales a
los puramente financieros ya que ofrece la posibilidad de medir la forma en que las unidades de
negocio crean valor para sus clientes presentes y futuros.
En cuanto al control interno de la empresa para la vigilancia o el cuidado de las finanzas, para
evitar que haya sobrantes y faltantes sin justificación y para comprobar que el empleado no esté
actuando inmoralmente, se puede decir que existen seis controles que no se pueden burlar y que
son claves para la supervisión adecuada del dinero. Los cuales son, las cámaras de seguridad, el
efectivo disponible que se verifica en el arqueo de caja, el sistema de facturación (el cual al final
del turno muestra detalladamente que muñecos, cuanto tiempo, horas de salida, horas de entrada,
cuanto se cobró al cliente y cuanto es el producido total), una planilla que se debe llenar a mano
con la salida de cada muñeco (la cual debe coincidir con lo ingresado al sistema), el conteo de las
monedas de las cajas internas de los muñecos y el estabilizador encargado de registrar y llevar el
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control de las salidas de estos estos dos últimos se deben registrar en un formato ya
predeterminado. Al final del día todos estos sistemas deben coincidir, para demostrar el buen
funcionamiento y la buena labor que se está realizando en el stand.

Tablero de Mando
Safari Lllanero

Tablero de Mando Tablero de Mando

Safari Lllanero Safari Lllanero

Tablero de Mando Tablero de Mando

Safari Lllanero Safari Lllanero

Herramientas de Control Administrativo

Cuenta con una gran variedad de herramientas para realizar control en sus diferentes
actividades y funciones.
Safari Llanero maneja algunas herramientas que se desarrollan a continuación:
Presupuestos: Consiste en el proceso de establecer límites en el manejo de los recursos.
En la empresa se tiene en cuenta cuando se empiezan a presentar necesidades en el área de
trabajo, como el mantenimiento de las llantas y estructura del muñeco, el lavado especial que se
le debe realizar al peluche, la innovación en cuanto a la adecuación e imagen de la empresa, la
contratación de nuevo personal para la temporada “alta” o de vacaciones, las reparaciones a la
infraestructura por el mal uso o vida útil de ella, los gastos en los que se incurren para los
implementos de oficina y aseo, las bonificaciones o incentivos que se dan a los empleados y
sobre productos nuevos en los que se quiera invertir.
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Estados financieros: Son las que informan sobre la situación financiera de las
organizaciones, es un resumen del desempeño durante un periodo de pérdidas o ganancias.
En la empresa esto lo realiza un contador público y él nos da a conocer el estado económico
real de la empresa.
Círculos de Calidad: Es el equipos de personas en la empresa que se reúnen periódicamente
para analizar y resolver problemas que afectan la calidad en el trabajo.
Basándose en el informe diario que realiza el administrador de cada punto con relación a las
ventas y el estado de los muñecos el representante legal, programa revisión general de los
mismos.
Cadena de Servicio y Beneficio: Es la herramienta para el control de la secuencia de calidad
del servicio desde los empleados hasta los clientes para la obtención de beneficios por parte de la
empresa.
La empresa tiene un reglamento interno que son los requisitos que se deben cumplir para que
la prestación del servicio sea exitosa, cuando el cliente se acerca, se le debe informar
minuciosamente las recomendaciones, el costo del tiempo del uso, riesgos y condiciones; si el
cliente acepta tomar el servicio se procede a recibir el dinero y como último requisito se pide a la
persona que deje como depósito un documento de identidad que se encuentre vigente o un
depósito de veinte mil pesos como garantía mientras el muñeco es devuelto al punto. Así mismo
el encargado del punto se responsabiliza del cuidado y la devolución acertada de cualquiera que
sea el depósito que el cliente haya dejado. En este solo aspecto se puede evidenciar la aplicación
del control administrativo, pues esto se hace para evitar novedades e inconvenientes que puedan
comprometer negativamente a la empresa.

Plan de Mejora
Deben mejorar los sistemas integrales de gestión, pues ellos proporcionan diferente
información la cual es relevante para la evaluación de cualquier plan innovador que se quiera
realizar en la empresa. Se deben tener en cuenta sus características (precisión, relevancia,
apropiados, prácticos) y se debe analizar la información de cada uno de los indicadores
existentes en el control administrativo. Los empleados deben capacitarse y motivarse con la
implementación no solo de herramientas que faciliten el proceso de control, sino que también
tenerse en cuenta la cultura organizacional ya que esta refuerza el sistema de valores que
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influencian sobre el empleado y así la empresa podrá tener una eficacia en el logro de sus
objetivos y requerirán menos control y menos tiempo de supervisión. En estos momentos no se
tiene una sólida cultura, porque los sistemas de control son permanentes y molestos de realizar.
Por lo que se recomienda prestar atención a estos temas para crear una cultura sólida, basada en
la confianza el respeto y la honestidad entre los empleados.
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Conclusión
En Conclusión el control administrativo, nos permite identificar los sistemas de control que se
llevan a cabo en toda empresa e incluso las actividades, de todo esto se puede deducir, que si no
existiera un sistema de control, se generaría fallas financieras y llevaría a las empresas a no
permanecer en un mercado.
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Bibliografía
César Augusto Bernal Torres, H. D. (s.f.). Proceso Administrativo para las Organizaciones del
SIglo XXI (tercera ed.). Pearson.