El oficial de cumplimiento como líder de

proyecto
Descripción general:
Los cambios normativos en materia de prevención del lavado de activos y la
financiación del terrorismo suelen generar dolores de cabeza a los oficiales de
cumplimiento, toda vez que –en la mayoría de los casos– los ajustes que se deben
realizar a los sistemas internos de prevención quedan bajo su completa
responsabilidad, y es allí donde muchos carecen de habilidades de gestión de
proyectos. Aquí unos consejos.

Sin duda alguna las reformas a la política y a los manuales, los cambios de directrices
en cuanto a reportes internos y externos, la implementación de tecnología nueva y
la adopción de nuevas metodologías, entre otros, representan grandes retos para los
profesionales encargados de gestionar el riesgo de LA/FT.
Por naturaleza el lavado de activos, el fraude, la corrupción y la financiación del
terrorismo son dinámicos, y por ello los oficiales de cumplimiento deben tener
capacidad de adaptación a las nuevas realidades y ser conscientes de todas aquellas
novedades para proteger de mejor forma a sus organizaciones.
En consecuencia, además de gestor de riesgo, capacitador y mediador, un oficial de
cumplimiento debe ser un líder de proyectos, que no es más que la persona que se
encarga de diseñar, planear, supervisar la ejecución y controlar un proyecto, para
finalmente entregar un resultado que se debe traducir en un producto.
Entendiendo que muchas entidades no tienen muy desarrollada una cultura en lo
que respecta a la gestión de proyectos, Infolaft les expone a continuación una serie
de recomendaciones básicas para sacar adelante los proyectos en las áreas de
cumplimiento.

Las 5 fases de un proyecto

Antes de comenzar es importante mencionar que según la Guía de fundamentos para

la Dirección de Proyectos, elaborada por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI
por su sigla en inglés), un proyecto es un ‘‘esfuerzo temporal que es realizado para
crear un producto, servicio o resultado único’’.
Dicho esto, un proyecto tiene cinco fases: inicio, planeación, ejecución,
seguimiento y cierre. Las fases más críticas y que garantizan que finalmente el
proyecto sea exitoso son las dos primeras. Es durante la fase de inicio cuando se
hace la negociación de expectativas con el cliente interno, y al final el proyecto será
evaluado con base en lo ofertado o prometido por el oficial de cumplimiento en esta
fase. De acuerdo con Martha García, coordinadora de proyectos de Lozano
Consultores, ‘‘es muy importante alinear las expectativas’’.
Así mismo, la planeación es relevante porque la mayor parte de los problemas de un
proyecto derivan justamente de esta fase. Por ello, cuando un director de proyecto
organiza de forma correcta a su equipo de trabajo y da instrucciones claras de lo que
se espera de cada entregable o fase del proyecto, habrá un mayor entendimiento y
se disminuirá la posibilidad de reprocesos.
Busque un sponsor
Varios expertos coinciden en recomendar a todo líder de proyecto la búsqueda de
un patrocinador o sponsor al interior de la entidad que ayude a promover y a sacar
adelante el proyecto.
Para el caso de un proyecto relacionado con alguna innovación o ajuste a un sistema
de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, un buen
patrocinador sería un directivo –quizá un vicepresidente, el CEO de la
empresa o un miembro de junta directiva– con cuya ayuda será mucho más
fácil lograr el trabajo.
Para lograr hacerse de un buen patrocinador es importante que el oficial de
cumplimiento manifieste las bondades de su proyecto; es decir, los aportes y
beneficios que dicho proyecto le dará a la empresa, así como su importancia
estratégica en un entorno normativo cambiante.

Cualidades y tareas del líder de proyecto

Según Martha García, ‘‘hay dos cosas muy importantes que debe tener un líder de
proyecto: el conocimiento específico del área técnica en la que trabaja y bases en
gestión de proyectos, porque necesitará hacer planeación, presupuestos y un plan
de trabajo’’.
Adicionalmente, una persona con este perfil también debe poseer unas
habilidades sociales en materia de comunicación, de negociación y de
resolución de conflictos, esto debido a que un líder de proyecto debe tener la
capacidad de motivar a su equipo y de guiarlo en los momentos más difíciles.
Hablando ya de las tareas, un líder debe establecer los objetivos, las tareas
específicas y las prioridades de su proyecto. Por ejemplo, si al interior de una
organización se debe ajustar el manual Sarlaft, el líder (en este caso el oficial de
cumplimiento) deberá identificar qué se quiere lograr, qué tareas se deben llevar a
cabo para alcanzar el objetivo, cómo se ejecutará, quiénes lo van a hacer y con qué
recursos.
Martha García sostiene que la ‘negociación’ en estos casos es muy importante
porque el oficial de cumplimiento debe plantear los proyectos a la junta directiva de
la compañía junto a un plan de trabajo, con argumentos y con presupuesto para que
estos sean avalados.

Ojo con la planeación

Para el caso hipotético de ajuste al manual Sarlaft, el líder de proyecto tendrá que
conocer cuáles son las exigencias específicas de la nueva norma y qué tanto cumple
el manual actual con ellas. Por ejemplo, debe tener claro si existe algún plazo
perentorio para dar cumplimiento a los nuevos requerimientos para diseñar el
cronograma con esa base.
Conocer el manual de su compañía y lo solicitado por la norma le ayudará a
diagnosticar la dimensión del trabajo que se debe realizar, ya que podrá ver con
claridad qué porcentaje del manual actual se puede utilizar.
Por otra parte, es muy importante que el oficial de cumplimiento conozca las
expectativas que tiene cada uno de los participantes o interesados en el proyecto.
‘‘Hay que saber qué esperan que se entregue al final del proyecto. Es importante
alinear las expectativas y hacer las aclaraciones al inicio. Eso es lo que se conoce
como el alcance del proyecto’’, sostiene Martha García.
Debido a que este tipo de proyectos suelen llevarse a cabo en varios meses, es
importante que se definan etapas y responsables. Esto será de gran utilidad ya que
permitirá medir el avance del proyecto a través de, por ejemplo, entregables
parciales que deben ser revisados y ajustados conforme a las observaciones del líder
de proyecto.
Aquí algo importante: cuando se trata de trabajar con personal externo
(asesores o consultores) es necesario que el líder defina y tenga muy claro el
alcance del proyecto para que al final se satisfagan las expectativas de la
organización. No debe olvidar que es él quien conoce a su organización y por ende
debe ser el mayor conocedor de las necesidades.
Así mismo, no puede olvidar que los externos están ahí para ayudarlo y pueden darle
una visión diferente que, bien potenciada, puede beneficiar a la empresa. Por
ejemplo, un asesor puede sugerirle al oficial de cumplimiento incluir en el manual
unas señales de alerta operativas porque las ha visto en otras empresas del mismo
sector y son fácilmente adaptables.

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El liderazgo y conocimiento como virtud

Por naturaleza los seres humanos son reacios al cambio y es aquí donde cobra
importancia la capacidad de liderazgo y persuasión del oficial de cumplimiento.
Debe hacerle ver a su equipo que los ajustes tienen una razón de ser y que estos no
necesariamente van a entorpecer o dificultar su trabajo diario.
El equipo de trabajo es clave y por ello el líder de proyecto tendrá que asignar las
tareas a las personas capacitadas para tal fin. Por ejemplo, sería un error pedir a un
analista de transacciones que identifique el alcance legal. Un buen líder de proyecto
debe conocer las capacidades de su equipo y aprovecharlas de la forma más
eficiente.
Esto trae una ventaja implícita y es que desde sus propios conocimientos un
personal capacitado puede aportar muchos más elementos al proyecto. Las
observaciones o comentarios que ellos hagan durante la planeación y ejecución del
proyecto deben ser escuchadas con atención por el líder, ya que pueden enriquecer
en gran medida el trabajo.

Los retos de la ejecución

Es muy frecuente que a mitad de un proyecto haya cambios sugeridos por parte de
los directivos y ‘‘eso no es necesariamente malo’’, afirma Martha García. ‘‘Lo que
debe hacer un oficial de cumplimiento en ese caso es hacer un plan de control de
cambios porque deberá revisar cuál es el impacto en materia presupuestal y de
tiempo, y si cuenta con los recursos adicionales’’.
También es importante socializar los cambios en aquellos casos en los que haya
varios clientes internos, verificar que estén de acuerdo con los ajustes y que sean
conscientes de que esa clase de decisiones impactan el cronograma. Una vez se haya
hecho eso, se puede replantear el plan de trabajo.
Aún sin cambios de última hora, en muchas ocasiones los cronogramas inicialmente
establecidos no se cumplen a cabalidad y eso representa un gran desafío para el líder
de proyectos.
Es frecuente que el avance no sea el adecuado debido a varios factores: que alguna
de las partes no entrega o no obtiene la información a tiempo; que el personal fue
ocupado en otros temas y tuvo que aplazar las tarea del proyecto o que se presenten
enfermedades, incapacidades laborales o la programación de actividades
organizacionales no previstas, entre muchos otros.
Un buen líder de proyecto debe ser flexible y atender este tipo de contingencias con
el mayor profesionalismo. Debe ser capaz de reprogramar actividades y de ampliar
plazos cuando la situación así lo amerite. Además, siempre debe tener claro el
objetivo final para evaluar en qué casos una extensión en el tiempo no es perjudicial.

Hay que controlar y motivar

Dentro de su función de supervisión el líder debe saber cuándo hay que darle un
‘empujón’ al equipo, así como tener la habilidad de hacerle seguimiento al proyecto
aun a pesar de los afanes y obligaciones del día a día. Dentro de los proyectos, sobre
todo en los más largos, suele haber momentos de estancamiento que pueden
generar graves problemas si no son detectados a tiempo.
Un buen líder no puede olvidar que está trabajando con personas que tienen sus
propios ritmos, preocupaciones y aspiraciones. Es aquí donde tiene que relucir su
capacidad para motivar a su equipo para potenciar todas sus habilidades.
La comunicación en este tipo de situaciones es clave: es importante que el líder
escuche las observaciones del personal y sepa gestionarlas. Por ejemplo, debe
mediar si alguien del área legal incumple con la entrega de un concepto que está
frenando el avance del proyecto o si un trabajador de sistemas no ejecuta las
pruebas requeridas para evaluar un software.
En todos los proyectos hay momentos de crisis, pero estos no son malos si se
gestionan de la forma adecuada.

Consejo final: haga el cierre

Según Martha García, ‘‘un proyecto al que no se le hace un cierre, termina convertido
en una operación más’’. Por ello, la experta sostiene que cerrar el proyecto es de vital
importancia para obtener el aprendizaje derivado de la realización de todas las
tareas.
También aconseja documentar muy bien el cierre para establecer si el proyecto fue
exitoso, toda vez que ello le permitirá al oficial de cumplimiento mostrar los
resultados de forma adecuada, y ese conocimiento adquirido le dará credibilidad y
herramientas para justificar futuros proyectos ante sus superiores.