INFORME DE AVANCE Nº1

TRABAJO DE TÍTULO POR CONVALIDACIÓN EXPERIENCIA LABORAL

TÉCNICO DE NIVEL SUPERIOR EN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

a) Presentación:

-Nombre del Trabajo de Título: “Implementación de Sistema de Gestión Documental para la

Mejora en los Procesos de Abastecimiento del Hospital Puerto Aysén año 2019” Comentado [S1]: Debe tener portada e índice
independiente y numerado

-Nombre del o la estudiante: Claudia A. Figueroa Aguilar

-Nombre del docente guía: Claudia a. Tapia Flores
-Escuela: Desarrollo Social
-Carrera: Técnico de Nivel Superior en Administración Pública.
-Nombre de la asignatura: Trabajo de Título
-Institución: IACC
-Fecha de entrega: 04 de febrero de 2019

b) Componentes:

-Índice :
1.- Introducción
2.- Fundamentación
3.- Definición del problema
4.- Objetivos generales/específicos

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1.- INTRODUCCION

En la actualidad, la documentación es necesaria e indispensable para la realización de

los procesos dentro de una organización. El sector público no queda exento de llevar los registros
en formato papel lo más detallada y confiable posible, la cual, es el reflejo o da testimonio de
cómo se están administrando los recursos en nuestro país, considerando además, es el formato
más utilizado dentro de las instituciones, como medio de respaldo, ya sea, para sus procesos
habituales como medio probatorio ante organismos fiscalizadores.

Es por ello, que el presente Proyecto Aplicado de Intervención, tiene como objetivo, dar
a conocer cuál es la problemática en general que se está presentando en el Hospital de Puerto
Aysén, por no llevar un Sistema de Gestión Documental, que le permita organizar y controlar de
forma efectiva sus documentos, así mismo, nos presenta cuales son las causas de este problema
y sus efectos, y por qué es necesario implementar un Sistema de Gestión Documental al interior
del Hospital de Puerto Aysén.

También, se señalan una serie de cuerpos legales que tiene como base la importancia
de la documentación en los servicios públicos, considerando que, hoy en Chile la trasparencia
por el uso de recursos fiscales deben ser informadas mediante las plataformas existentes, tanto
a particulares como otros organismos públicos, lo que obliga a los organismos del estado
organizar los documentos que se generen, tener un orden que facilite la producción, búsqueda,
resguardo y eliminación, de forma eficiente y eficaz.

Por otro lado, se analizan los documentos generados al interior del Hospital de Puerto
Aysén, así como sus flujos documentales de los departamentos, los que servirán de base para
poder establecer un modelo que permita definir responsabilidades, tiempos de procesos, de
organización de los archivos, eliminación, etc.

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2.- FUNDAMENTACION:

A pesar que la era tecnológica facilita enormemente los procesos al interior de las
empresas privadas e instituciones públicas en todas sus dimensiones, una gran cantidad de la
información que se genera al interior de estas se debe almacenar en papeles.

Este proceso es fundamental que pueda ser organizado de manera tal que cada usuario
que tenga acceso a los documentos de forma oportuna y eficaz, de forma tal de no impactar
negativamente en la productividad.

Poder crear hoy un sistema de gestión documental permitirá poder controlar de mejor
forma el volumen de documentos que se generan día a día, así mismo, aumentar la
productividad de forma eficiente y eficaz esto orientada a la disminución de tiempo en la
búsqueda y recuperación de la información. También establecer las directrices a todos los
involucrados en cuanto a cómo se creará un documento, como se clasificará, y cuáles serán las
formas de almacenamiento y recuperación. Ayudará demás a la disminución en costos en papel,
estableciendo que documentación es necesaria que sea impreso, esto va en beneficio tanto para
la institución (financieramente) como para quienes administran los documentos, evitando
tiempos innecesarios en archivar, verificar el estado del documento etc. Así mismo poder evitar
desabastecimiento por no controlar la documentación recibida externamente (facturas). Por
otra parte, poder realizar un SGD permite que este se valla controlando y adaptando
continuamente, y adecuándose a las necesidades de la institución.

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3.- DEFINICION DEL PROBLEMA:

Hoy el Hospital de Puerto Aysén, ha sufrido un cambio considerable en cuanto a

infraestructura, personal y recursos disponibles. En relación a infraestructura, en agosto del año
2017 es entregado el nuevo Hospital de Puerto Aysén. Este nuevo hospital triplica su tamaño en
comparación con el antiguo (5000mts2 v/s 14700Mts2). Siguiendo esta misma línea, en cuanto a
personal de las distintas plantas, de una dotación de inicial de 156 funcionarios
aproximadamente que realizaban funciones en el antiguo hospital y dependencias, hoy existe
una dotación de 435 funcionarios, aumentando considerablemente. Y por último en relación a
recursos, se incrementó en 200% su presupuesto anual.

En este contexto el Departamento de Adquisición, Contabilidad y Finanzas han tenido

que ir restructurando sus procesos, lo que incide en el aumento considerable de la
documentación y el recurso humano adaptándose a estos nuevos cambios, lo que ha significado
que por el gran aumento de compras, pasando de 2082 órdenes de compras en el año 2017 y lo
que va del año 2018 ya va la cantidad de 1563, los procesos no sean controlados correctamente
en su totalidad y además la carencia de procedimientos o instructivos que sirvan de apoyo para
una mejor gestión documental al interior del Hospital.

Considerando además que producto del aumento de infraestructura, el proceso de

recuperación de un documento se hace más lento, ya que, recuperar un documento primero se
debe ubicar al responsable de la generación del documento (si está claro quién es) y segundo se
debe buscar en el lugar de almacenamiento, que muchas veces no está definido y si está definido
el documento no se encuentra en su lugar. Esto genera claramente una pérdida de eficacia en
las funciones del personal de los departamentos de Abastecimiento, Contabilidad y Finanzas.
“Consideramos en este cálculo que los funcionarios ocupan aproximadamente entre un 30 y un
50% de su tiempo procesando documentos.” (Ministerio de Hacienda, 2016, Requerimientos
de un Sistema de Gestión Documental para el Estado)

Estimada, el formato de esta asignatura y del informe, es dar cuenta de la incorporación

de conocimientos y habilidades planteadas en el perfil de egreso y aplicadas en el ámbito laboral,
como resultado de su propio proceso de aprendizaje. Esto no representa una intervención, ni
una evaluación teórica de una problemática institucional a la cual buscar solución. Por lo que

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esta primera sección del informe debe ser modificada, pensando en lo solicitado e indicado en
estas observaciones.

Capítulo I

1. Presentación de la institución:

-Nombre de la Institución Hospital de Puerto Aisén

- Ámbito al que pertenece: ABASTECIMIENTO

-Misión: “Somos una Red de Salud preocupada de contribuir a mejorar la calidad de vida de los
habitantes de la Región de Aysén, a través del control de factores que puedan afectar la salud y,
de acciones que den respuesta a las necesidades de salud de las personas, respetando la
idiosincrasia regional; con un enfoque integral con énfasis en la promoción y prevención,
tendiendo al autocuidado del individuo, su comunidad y su medio ambiente; haciendo uso eficaz
y eficiente de los recursos, aplicando los avances científicos y tecnológicos disponibles, en un
ambiente de respeto, confianza, calidad y participación.” Comentado [S2]: Debe realizarse las citas
correspondientes

-Visión: “La Red Asistencial de Salud de la Región de Aysén, propenderá a que la población de
esta región sea más saludable y con mejor calidad de vida, anticipando la solución de los
problemas sanitarios, de manera solidaria, equitativa y participativa.”

-Valores: “Respeto y confianza” Comentado [S3]: Este punto debe ser desarrollado

-Indicar si es una institución centralizada o descentralizada: El Hospital de Puerto Aysén es un

organismo descentralizado, de acuerdo con el organigrama de la Contraloría General de la
República.

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-Cantidad de trabajadores de toda la institución Alrededor de 435 funcionarios

-Cantidad de trabajadores del área donde se desempeñó su Práctica Laboral: 11 funcionarios

-Aspectos generales: Aquí se explica cuál es el tema que se desarrolla y los objetivos, que
serán los puntos que despejar, yendo de los más generales a los más específicos.

ASPECTOS GENERALES:

Implementar un sistema de gestión documental para los departamentos de

Adquisiciones – Contabilidad y Finanzas, del Hospital de Puerto Aysén en el periodo 2019, que
permita optimizar de forma eficiente y eficaz los recursos humanos y financieros disponibles.
Objetivos Específicos
a. Identificar los documentos requeridos por la normativa vigente para el proceso de
compras públicas y las obligatorias que debe llevar el Hospital de Puerto Aysén.
b. Identificar los procesos y procedimientos de los diferentes departamentos y que
documentación se generan producto de las compras públicas.
c. Diseñar el modelo de Sistema de gestión Documental considerando normativas
nacionales e internacionales, mediante los procedimientos e instructivos.
d. Difundir y capacitar sobre el sistema de gestión documental al interior de los
departamentos de Abastecimiento – Contabilidad y Finanzas del Hospital.

Recordar: La orientación es el servicio público. El Técnico de Nivel Superior en Administración

Pública es un servidor público, que reconoce donde se marca el hito desde el desarrollo de sus
funciones administrativas, al desarrollo e incorporación personal de sus funciones técnicas

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Capítulo II

2.1 Presentación del ámbito de su desempeño laboral que convalido por práctica laboral

a) Características del programa o ámbito donde se desempeña: Unidad de Abastecimiento

b) Cargo desempeñado: Administrativo
c) Periodo en el cargo: alrededor de 5 años
d) Objetivos de su cargo: Realizar labores administrativas Comentado [S4]: Los objetivos del cargo deben estar
definidos por la institución en forma detallada. Mencionar.
e) Actividades desarrolladas a raíz de su cargo y acciones relevantes susceptibles de identificar.
Labores como Resoluciones, foliado de documentación, recepciones de insumos, creación de
artículos y proveedores en el sistema informático, compras en el portal de mercado público,
Recepciones de facturas y entrega de estos a Depto. Contabilidad. Comentado [S5]: Numerar y explicar en formar breve cada
punto

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2.2 Integración Teórica /Practica:
Explica qué aspectos de su experiencia laboral se relacionan con su perfil de egreso,
identificando los elementos de este perfil y tareas o actividades asociadas.

Perfil de Egreso Técnico Nivel Superior en Administración Pública:

Los Técnico de Nivel Superior en Administración Pública están preparados para ejecutar e
implementar funciones técnicas propias de la administración del Estado, particularmente en las
áreas de procedimientos administrativos, presupuestarios y de planificación y control.

Sus sólidos conocimientos sustentan su comprensión de los aspectos que fundamentan la

gestión pública, contando las herramientas, habilidades y aptitudes necesarias para
desempeñarse en plenitud en los diversos procesos de gestión e implementación de políticas y
procedimientos propios de la administración pública y su vinculación con el medio.

Realizar las compras solicitadas y autorizadas de los distintos departamentos. Solicitar

cotizaciones a distintos proveedores en caso necesario. Realizar compra de acuerdo con lo
indicado en solicitud. Generar resoluciones y documentos que respalden la solicitud. Realizar

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seguimiento de la compra una vez despachado e informar al área de bodega para recepción de
los insumos.

- Mantener stock de los productos en su totalidad

- Revisar periódicamente bodegas para evitar vencimiento de los insumos.
- Recepcionar y entregar conforme los insumos solicitados por cada área y actualizar
sistema para no contar con diferencias.
- Solicitar a jefe de abastecimiento compra de insumos faltantes o por terminar. Comentado [S6]: En este punto se espera que se
mencionen elementos concretos del perfil de egreso que
sean aplicados en el ejercicio de las funciones, en forma
específica y bien fundamentada. Como, por ejemplo,
*ejecución de procedimientos administrativos:
levantamiento de información para dar respuesta a los
requerimientos externos de información, a través de la
Ítem Puntaje Puntaje aplicación de la Ley de Transparencia. También es necesario
mencionar qué asignaturas fueron las que aportaron en
Posible obtenido forma más significativa y porqué al perfeccionamiento
profesional.
Presentación de su ámbito de 20 20
desempeño laboral, de acuerdo con la convalidación de su
práctica laboral

Identificación de sus actividades con el perfil de egreso 20 20

Análisis temático de su experiencia laboral 20 10

Integración Teórica /Practica 20 10

Ortografía y Redacción 20 20

Puntaje total 100 80

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 Recuerde que debe realizar su informe con las siguientes características:
Letra Calibri
Tamaño 11
Interlineado 1,5
Justificado
Hoja tamaño carta

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