ITEM CRITERIO

4 REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN

ORGANIZACION:
b) libres de presiones internas y externas.
4.1.5

4.2 SISTEMA DE GESTION

4.2.2 Declaración de la política de la calidad
4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
Generalidades
4.3.1 Procedimientos para controlar los documentos
del sistema de calidad
REVISION DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y
4.4 CONTRATOS
Procedimientos para revisión de solicitudes,
4.4.1 ofertas y contratos
SUBCONTRATACION DE ENSAYOS Y DE
4.5 CALIBRACIONES

4.5.1 Subcontratista competente

4.5.4 Registro de subcontratados

4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS

Política y procedimiento(s) para la selección y

4.6.1 compra de servicios y suministros
4.6.3 Descripción de los servicios y suministros
solicitados en los documentos de compra

4.7 SERVICIO AL CLIENTE

4.7.1 Cooperación a los clientes

4.8 QUEJAS
Registro de quejas, investigaciones y acciones
correctivas
CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYO Y/O
4.9 CALIBRACIONES
Política y procedimiento para trabajo no
4.9.1 conforme
4.10 MEJORA
Mejora continua de la eficacia del sistema de
gestión
4.11 ACCIONES CORRECTIVAS
Política, procedimientos y designación de
4.11.1 autoridades para implementar la acción
correctiva
4.12 ACCIONES PREVENTIVAS

4.12.2 Procedimientos para acciones preventivas

4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS

Procedimientos para proteger y salvaguardar los
4.13.1.4 registros electrónicos
4.14 AUDITORIAS INTERNAS
Periodicidad de auditorias de acuerdo con una
4.14.1 programación y un procedimiento
predeterminado
4.15 REVISIONES POR LA DIRECCION

4.15.1 La programación y el procedimiento

predeterminados
 PREGUNTA EVIDENCIA

¿Existe un compromiso formal que respalde dicho

acuerdo?

¿Cuenta la empresa con una politica de calidad? Poitica de calidad

¿Existe un sisema de control de manejo y manipulacion, DORA

consulta de los documentos de gestion de calidad?

¿Existe procedimientos que permitan llevar a cabo dicha

actividad?

¿Estan establecidos por escritos los criterios y la

sistematica para realizar la subcontratacion?
¿Se mantiene un registro de los subcontratistas utilizados?

¿ Dispone el laboratorio de procedimiento para llevar a

cabo la adquisicion, recepcion y almacenamiento de
reactivos y materiales consumibles?
¿Se mantiene un registro de las inpecciones realizadas a los
suministros para comprobar que cumplen con los
requisitos establecidos?

¿Se presta asesoramiento tecnico a los clientes para la *Procedimientos

definision de de sus necesidades de trabajos a contratar *Formatos de registro

¿Se regisran estas, las investigaciones llevadas a cabo y las *formatos de recepcion
acciones tomadas para su resolucion? *actas de destruccion

¿Se ha establecido una sistematica para la identificacion y

tratamiento de trabajo no conforme?

¿Cómo mejora el laboratorio la eficacia de su sistema de

gestion?
¿Se ha establecido una sistematica para la identificacion y
tratamiento de no conformidades y toma de acciones
correctivas?

¿Se ha establecido una sistematica para la identificacion de

areas de mejora / posibles fuentes de no conformidades,
asi como para establecer las medidas preventivas
oportunas?

¿ Se hacen copias de seguridad de los registros en soporte Carpetas compartidas

electronico periodicamente?

¿ Se ha establecido la necesidad de llevar a cabo,

periodicamente, auditorias internas y la sistematica para
realizarlas?

¿Esta establecida la necesidad de llevar a cabo revisiones

periodicas del sistema de gestion de calidad y la sistematic
para realizarlas?
 ITEM CRITERIO
5 REQUISITOS TECNICOS

GENERALIDADES:
5.1 Factores que determinan la exactud y
confiabilidad de los ensayos y/o calibraciones

5.2 PERSONAL

Personal capacitado y competente con

5.2.1 esperiencia y capacidades demostradas

5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES

5.3.1
5.3.2 Instalaciones que faciliten la correcta realizacion
5.3.3 de los ensayos, seguimientos, control, orden.
5.3.4
5.3.5

5.4 METODOS DE ENSAYO Y CALIBRACION

Metodos y procedimientos para todos los

ensayos y manejo de equipos

5.5 EQUIPOS

Laboratorio provisto de todos los equipos y bien

identificados y calibrados.

5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES

Cronograma de calibracion periodica de los

equipos. Trazabilidad y confiabilidad de las
madiciones.

5.7 MUESTREO

Planes y procedimientos para el muestreo y

registro de los mismos

MANIPULACION DE LOS ITEM DE ENSAYO Y

5.8 CALIBRACION
 procedimientos de transporte,recepcion
manipulacion,proteccion, alamacenamiento,
conseravacion y disposicion final de los items de
ensayo

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS

5.9 RESULTADOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACION

Procedimientos de control de calidad para la

realizar el seguimiento de la validez de los
ensayos y planes de accion para corregir
problemas y evitar resultados incorrectos

5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS

Informe de resultados de forma exacta,
facilmente disponible y bien identificado y
detallado.
 PREGUNTA EVIDENCIA

¿Son adecuadas las instalaciones (incluyendo las auxiliares) *Planos de laboratorio

al tipo de ensayo y volumen de trabajo ejecutado? *Equipos certificados

¿Existen y estan actualizadas las descripciones de los

puestos de trabajo del personal? *Descripcion de cargo
¿Estan establecidos los requisitos minimos de
onocimientos , esperiencia, aptitudes, formacion necesaria *Hojas de vida
para desarrollar cada puesto de trabajo?

*Puerta con huella de

¿Existe control de acceso a las areas que puedan influir en seguridad
la calidad de los ensayos/calibracion? *Aislamiento de la zona de
las demas areas.

¿Existe un listado de la documentacio de que disponga el *Procedimientos

laboratorio para la realizacion de ensayos/ calibraciones *Normas de analisis
(normas procedimientos, …) incluyendo fecha y numero de *Formatos de registro de
revision? ensayos

¿Se dispone de un listado de actualizado de los equipo para *Inventario de Equipos de

laboratorio
la realizacion de los ensayos? *Equipos con identificacion
¿Estan identificados cada uno de los equipos para la y fecha de calibracion
realizacion de los ensayos? actualizada

¿Se lleva a cabo las calibraciones internas de acuerdo a

instrucciones escritas adecuadas? *Certificados de calibracion
¿Conserva registro de las calibraciones internas realizadas?

¿Ha establecido el laboratorio la sistematica para llevar a

cabo las actividades de muestreo? *Procedimientos
¿Se conserva registro completo de las actividades de *Formatos de registro
muestreo realizadas?
¿dispone el laboratorio de procedimientos de
transporte,recepcion manipulacion,proteccion, *formatos de recepcion
almacenamiento o destruccion de los objetos de ensayo? *actas de destruccion
¿se registran las anomalias o desviaciones de las
condiciones de recepcion de los objetos?

¿ se ah establecido la sistematica para llevar a cabo las

actividades de control de calidad de los resultados de los *Registros de los ensayos
ensayos?
¿se llevan a cabo periodicamente y de forma programada y realizados.
eficaz dichas actividades?

¿es rastreable la informacion sobre un ensayo/muestreo a *Formato de ruta de

traves de todos los registros disponibles del mismo? muestreo.
ITEM

4.3
CONTROL DE DOCUMENTOS
4.14.4
(AUDITORIAS INTERNAS)

5.5.4
EQUIPOS

4.13.1.2 Y 4.13.1.4
CONTROL DE LOS REGISTROS

4.3.3.2 y 4.3.3.4
CONTROL DE DOCUMENTOS (Cambio a los documentos)

5.3.1
5.3.3
INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES

4.1.5 (i)
REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTION

4.3.2.2 (c)
APROBACION Y EMISION DE LOS DOCUMENTOS

4.7.2
SERVICIO AL CLIENTE
4.8
QUEJAS

5..3.4
INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES

4.13.1.1
CONTROL DE LOS REGISTROS

4.1.5 (k)
REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTION
4.9.1 (a)
CONTROL DE TRABAJOS Y ENSAYOS Y/O DE
CALIBRACIONES NO CONFORMES.
4.10
MEJORA
4.11.1
ACCIONES CORRECTIVAS

4.11.1
generalidades
4.11.3
selección e implementacion de las acciones correctivas

4.313.2.2
REGISTROS TECNICOS

4.2.1
SISTEMA DE GESTION
4.13.1.2 Y 4.13.1.3
CONTROL DE REGISTROS
4.3.2
APROBACION Y EMISION DE LOS DOCUMENTOS
4.7.2
SERVICIO AL CLIENTE

4.1.4 nota 1 Y 2
4.1.5 (b)
REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTION (GENERALIDADES)

4.15.1
REVISIONES POR LA DIRECCION

4.2.1
SISTEMA DE GESTION
 NO
HALLASGO CONFORMIDAD

a. En el Informe de la auditoría faltan la fecha de emisión, los nombres de los auditores que
evaluaron la parte técnica (por ej.: Pascual Simón evaluó Alta Tensión) y de los
interlocutores auditados y detalles de los hallazgos que dieron lugar a desviaciones en X
subcontratación y en aseguramiento de la calidad. En los cuestionarios no se han indicado
los registros revisados para evaluar las actividades de aseguramiento de la calidada de las
calibraciones: informes, protocolos, etc.

b.       El certificado nº 2013023B0103 de junio de 2013 del calibrador de descargas parciales

con código III-1-CADP-007 se ha emitido con marca ENAC cuando este equipo aún no está X
incluido en el alcance acreditado.

c.       Se comprueba que la acción correctiva de la Obs. 1 de la auditoría 18255 se ha llevado

a cabo pero no se ha registrado en la aplicación informática DESVIA ni tampoco se ha
registrado en papel por el sistema antiguo.

d.       El procedimiento para el aseguramiento de la calidad PSG-control no se ha actualizado

desde 2010 y no incluye una referencia al menos a los cambios realizados en la justificación
del valor teórico y real entre la luminancia y la iluminancia según se indican en el
procedimiento PS6.60 Rev. 2.

e.       En cuanto a las instalaciones y condiciones ambientales del Laboratorio,

específicamente para las bodegas de almacenamiento de reactivos no cuentan con la
ventilación e iluminación necesaria.

f. El Laboratorio no cuenta con el personal responsable de la Dirección Técnica y el

responsable de Calidad. De igual forma y como soporte al Sistema de Gestión, el Manual de
Calidad, no se encuentra actualizado, pues no están definidas las funciones y
responsabilidades de la Dirección técnica y del responsable de calidad, con el fin de
asegurar el cumplimiento de la Norma 17025:2005

g. Los formatos y procedimientos no están actualizados de acuerdo con las directrices X

actuales del Sistema Integrado de Gestión.

h.       No se cuenta con el servicio de atención y solución a las Peticiones Quejas y Reclamos
(PQR) eficaz y eficiente, falta implementar los procedimientos y formatos correctos para
resolver las observaciones recibidas de los clientes/usuarios, tanto internos como externos.

i.       El Laboratorio no cuenta con un servicio permanente de disposición final de residuos

peligrosos, para evitar riesgos laborales dentro de las instalaciones. No se está cumpliendo
con lo establecido en el Decreto Ley 4741 de 2005.

j.       Aunque el Archivo Técnico se encontraba en buen estado y organizado de acuerdo a lo

establecido por la ley del Archivo General de la Nación, es necesario brindar las X
herramientas necesarias para reorganizarlo y adecuarlo de tal manera que se mejore su
aspecto. No se está cumpliendo con lo establecido en la Ley No. 594 de 2000.

k.       El Clima laboral del Laboratorio no es el óptimo, pues hay inconformidades de tipo
técnico y personal que impiden el buen funcionamiento del mismo.
l.       El SGI en el proceso de Servicios Administrativos se encuentra establecido,
documentado, implementado adecuadamente, mantenido y mejorado, frente a los
requisitos de las normas ISO 9001:2008/ NTCGP 1000:2009 Sistema de Gestión de Calidad, e
ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental, así como en relación con los requisitos X
legales, legales ambientales y los establecidos por la Entidad, sin embargo es importante
que se realicen las gestiones necesarias para atender las No Conformidades y
Oportunidades de mejora descritas en este informe.

m.       Se realizó el seguimiento a la ejecución de la acción correctiva No. 1239 del año 2015,
la cual se encuentra abierta y vencida, debido a que no han realizado la actividad de
actualización del manual de preparación y atención de emergencias ambientales, la cual
tiene fecha de compromiso 30 de octubre de 2015, y tampoco se han documentado X
acciones para subsanar el incumplimiento, contraviniendo lo establecido en el numeral 5.3
del Manual de Procedimiento P12100- 04/16.V10 - acciones correctivas, preventivas y de
mejora ACPM.

n.       Durante la auditoría se evidenciaron registros sin diligenciar en su totalidad, como es el

caso de los registros de asistencia F20100-03/14.V6 sin cerrar, formatos de autorización de
entrada F20600-03/15.V4 sin firmas, formatos de Registro mensual de generación de X
RESPEL F40600-48/14.V2 sin firmas y sin cerrar, lo que contraviene a lo establecido en el
Manual de procedimiento de elaboración, actualización y control de documentos
establecidos en el SGI - P12100- 01/15 v12

o. No se evidenciaron metas para asegurar la medición de los objetivos estratégicos y la

eficacia del sistema de gestión, incumpliendo con el requisito
p.       No se evidenció el registro del servicio no conforme en la Facultad de Educación para el X
período 2014-2 y 2015-1
q.       Se evidenció el uso de documentación desactualizada: “control de asistencia” y “acta X
técnica de reuniones”,
r.       Se encontró que no se atienden los mensajes en los tiempos establecidos en el X
procedimiento “Buzón Vosavoz

s.       No existe un control de acceso y de uso de las áreas en las que se realizan los ensayos
y/o calibraciones, por tal razón esto puede afectar la calidad de los ensayos y/o de las
calibraciones.

t.       No se evidenció que el Laboratorio efectúe periódicamente autoevaluaciones de

acuerdo con un calendario de auditorías internas para verificar que sus operaciones
continúan cumpliendo con los requisitos del Sistema de Gestión y de la Norma ISO/IEC
17025:2005. Los documentos no son examinados periódicamente, ni modificados para
asegurar la adecuación y debida actualización que garantice el cumplimiento continuo con
los requisitos establecidos.

u.       No se evidencia la existencia de una planificación detallada del proceso de diseño e

implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad para los servicios PR-CA-13 que paute las X
actuaciones en la fase de diseño e implantación y su temporalidad.
MEJORA

X
X