Análisis y diagnóstico organizacional de la Corporación Universitaria Minuto de

Dios modalidad Distancia Soacha

Casos prácticos

Angie Liseth Sotomonte Carrasquilla ID. 000509616

Daissy Alejandra Mendoza I.D 422549
Carlos A Gutiérrez P I.D 463438

Docente Flavia Patricia Martin

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Administración en Salud Ocupacional
Febrero 2019
Contenido
Introducción ................................................................................................................ 3
Objetivo general .......................................................................................................... 3
Desempeño ................................................................................................................. 6
El indicador como herramienta. .................................................................................. 6
Casos prácticos ........................................................................................................... 7
Bibliografía ............................................................................................................... 12
 Introducción
La alta competitividad , los cambios vertiginosos de las variables externas son
factores que han obligado a las organizaciones a buscar mecanismos de mejora, a fin de
mejorar, mantenerse o no desaparecer, no basta con el desarrollo de una misión que impacte
al cliente o unos objetivos que en práctica sean viables, si no se tiene una adecuada gestión
y control . esto solo se logra a través de los indicadores.

Objetivo general
Identificar la importancia de la medición en una organización de todos sus procesos,
por medio de indicadores y una adecuada gerencia y planeación estratégica.
En el momento de iniciar un diagnostico organizacional se parte de la misión, la
visión y sus estrategias corporativas, al revisar más a fondo se pueden encontrar las
medidas de control, que actúan como signos vitales en términos de “efectividad, eficiencia,
eficacia, productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión “
(OSAIN, CRUZ LEZMA, S,F) todos estos deben estar íntimamente relacionados con las
claves de éxito de la organización.
Los cambios son aparecen de forma rápida e imprevisible, estos pueden ser
temporales, profundos e irreversibles. Pueden ser políticos, nuevas tecnologías o más
importante exigencias del cliente. Esto lleva a que la gerencia sea flexible y pensada de
manera prospectiva en armonía con estos cambios.
HERRAMIENTAS + HOMBRE = TAREA HERRAMIENTAS + GERENTE =
DESEMPEÑO CALIDAD DE LA GESTIÓN (OSAIN, CRUZ LEZMA, S,F)
La planeación estratégica tiene como objetivo aportar en ello, dando valor y
diferenciación, busca
 Valor y
diferenciacion

Que hacer? Actividades

eficacia y clave y de
Quien? planeacion
eficiencia
Cuando?Obj estrategica éxito
Recursos
objetivos

planificación
los empleados
y directivos

Misión y visión de la empresa su razón de

ser, para el clientes y sus colaboradores

Importancia de la Planificación Estratégica

Acelera el cambio, da ruta a seguir da un propósito. Sortea cambios ambientales.

Gerencia Estratégica Planeación estratégica+

planifica con claridad lo que desea Analizar el ambiente, visión prospectiva,

lograr , creatividad e innovación adaptarse cambios, habilidad de
negociación.

la planificación estratégica (lo

previsible),
respuesta estratégica (lo inesperado)
 La gestión debe ser controlada para la toma de decisiones enmarcadas en la misión,
se hace necesario disponer de recursos técnicos, conocimiento, personal. Eficiencia.

Control Equilibrado,
estratégico

Lo Participar alta
Uso logrado con lo dirección. Promover
de registros e Compara programado
cambio de cultura
informes Desempeño real

Aceptado, objetivo, oportuno

Bajo
Normas
establecidas

Debe ser hecho por etapas, objetivo por objetivo debe estar la parte directiva y que no solo
cambien los procesos, también la actitud de los colaboradores, este debe evolucionar no ser
estático, control especial en finanzas y contabilidad.
Ayuda a en el aspecto de las competencias orientar definir comportamientos deseados,
evitar los indeseados, explicar los motivos de ellos.

Indicadores de gestión
Son el trabajo hecho realidad, las tareas y trabajos programados , todo en términos de
contribución a la empresa, esto es el nivel de desempeño bajo una exigencia particular de
la organización, por ser real este se puede medir, mejorar y planear.
 Desempeño
Que? ¿Cómo?
(objetivos/resu (competencias/co
ltados mportamientos)

Orientación
al logro
Integración sistémica de
acciones
Pasado- presente -futuro

Medir –probar -ajustar

Para elaborar el indicador se debe tener claro el objetivo del mismo, debe estar
orientado en las metas de la organización, permite controlar los riesgos, evitar que las
personas alcancen los objetivos con medios inadecuados o conductas no aceptadas.

Definir tiempos
El indicador como herramienta. de recolección

Variables o
factores a
medir

resutados
históricos
,
Cumplim
estándar, resutados iento,
teóricos históricos
,
estándar,
evaluación,
teóricos
Controlable, eficiencia, Bajo
entendible, criterios de éxito
medible
Que Sistema de
se
hace? alerta
 Casos prácticos

Caso número 3. Pérez y Pérez distribución y ventas.

Resolución al caso

1. Cuál es el problema al que se enfrenta la empresa

 Respuesta :

Las utilidades generadas por las ventas en la empresa no están generando

rentabilidades con respecto a las ventas, debido a que la empresa opera costos muy
elevados por investigaciones en el mercado. La toma de malas decisiones sin un
diagnóstico de su organización propia.

2. ¿Cuáles son sus reacciones respecto al señor Pérez?

 Respuesta:

 Ausencia de análisis organizacional

 Falta de capacitación y formación personal
 Falta de interacción de las áreas lo cual genera desmotivación
 No se tiene la misión de la empresa y observa deficiencia en la comunicación al
momento de la integración de nuevo producto.
 El estilo de organización es inflexible lo cual dificulta su adaptación a los cambios.

3. Recomendaciones

 Respuesta:
 Implementación de programas de capacitación.
 Medición de las áreas por eficiencia y eficacia por medio de una planeación
estratégica y gerencial.
 Implementación de indicadores por áreas financieras, de gestión, calidad y
satisfacción de personal por medio de encuestas. Zonas criticas
 Caso número 4. Envíos por correos C.A.

Resolución al caso

1. Cuál es el problema al que se enfrenta la empresa

 Respuesta :

 Ausencia de control interno: en relación al manejo financiero y de mercancía.

 No se cuenta con un programa establecido que brinde una herramienta que registre
la cantidad de material en existencia en entradas y salidas.

2. ¿Cuáles son las principales alternativas de acción abiertas a la empresa?

 Respuesta:

 Adquirir herramientas en este caso un software que permita llevar control del
inventario sobre las ventas, la cartera de la organización y la contabilidad para
realizar control interno de gastos, ingresos y ganancias.
 Establecer un programa de almacenamiento que permita identificar la mercancía
existente con la que cuenta la empresa.

3. Justifique la decisión del presidente de rentar otro local.

4. Indicadores de gestión orientada a la relación financiera e insumos.

 Respuesta:
Al ver el incremento de ventas y la adquisición de tanto material el presidente de la
compañía evidencia una deficiencia en el lugar de almacenamiento de la mercancía la cual
determina que cuenta con poco espacio para almacenar la mercancía, lo cual lo lleva a
realizar el alquiler de otra bodega.
5. ¿Qué opción debe tornarse y por qué?

 Respuesta:
Como se había manifestado en el punto 5 se debe primero realizar un diagnóstico de
la organización, determinar puntos críticos con el objetivo de realizar intervenciones
oportunas y se creen mesas de trabajo para dar prioridad a esta necesidad, partir de la
adquisición de herramientas para control de interno y externo como programas,
seguimiento y monitoreo.
 Caso número 5. Tiendas superior S.R.L
Resolución al caso

1. Evalúe los esfuerzos de control hechos por el gerente de la tienda.

 Respuesta:

Los controles adoptados por el administrador son insatisfactorios,

considerando que debieron ser controles adoptados de manera anticipada a la crisis
sin exceptuar cargos, debieron ser aplicados a todo el personal administrativo y
operativo, incluyendo el cargo de gerente.

2. ¿Qué información adicional cree usted que debe buscar el gerente en este caso?
 Respuesta:

 Relación contable de los dos últimos años.

 Relación de caja de los dos últimos años.
 Evaluar el por qué el cargo de administrador tiene tanta rotación de personal.
 Investigar a todo el personal.

3. ¿Qué acción cree usted que deba tomar el gerente de la zona? Discútala entre el
equipo.

 Respuesta:

 Implementar un sistema de seguridad que permita realizar registro y seguimiento a

todo el personal incluyendo al gerente de la tienda, sin generar exclusiones de los
controles por cargo.
 Deben adoptar un sistema que permita identificar las perdidas en su totalidad.
 Realizar auditoria permanente al funcionamiento de la tienda, control de ingresos y
egresos semanales y/o mensuales.
 Comparar las ventas, ganancias y perdidas de todas las tiendas con el fin de
identificar las oportunidades de mejora e implementar acciones correctivas.
 Implementar procesos de control interno
Caso numero 6. Seguros infalibles C.A
Resolución al caso

1. ¿Quién cree que tenga la responsabilidad de solucionar el problema en este caso?

Justifique su respuesta.
  Respuesta:

La responsabilidad de solucionar este problema lo tiene la parte de gerencia

y el área de tecnología si se realizara inversión en nuevas maquinarias se mejoraría
la calidad en la entrega de productividad, se realizarían mejores índices de calidad y
tendríamos una herramienta medible en los indicadores del negocio nos darían
variables para la planeación de estrategias y control en las desviaciones
identificadas

2. ¿Qué tipos de control probablemente ayudarían a Seguros Infalibles?

 Respuesta:

Control preventivo:
La compra de maquinaria en este caso actualización de los equipos sería una
herramienta que nos ayudaría a mejorar la calidad de trabajo, se debe realizar un
análisis del proceso que maneja la empresa validar las variables en eficiencia y
eficacia, realiza control de activos de la empresa y cuáles de estos ya están en su
etapa depreciación, realizar intervenciones preventivas en este caso monitoreo de
los equipos de oficina nos ayudaran a asegurar el productiva de la empresa.

Control de calidad:
Se debe realizar un proceso interno que nos permita detectar la deficiencia
en el área operativa con el objetivo de detectar los volúmenes de productividad y
realizar intervenciones favorables tanto para los empleados como para el empleador.

3. ¿Cuál es su opinión general de la señora Martínez? ¿Del gerente de ventas?

Discútalo.

 Respuesta:

Respecto a la posición de la sra Martínez definitivamente si es necesario

incluir dentro de las funciones de las operarias otras actividades diferentes a la
mecanografía. Crear un plan de trabajo con nuevas funciones permitirá que mida la
productividad de cada trabajadora, disminuyendo el riesgo de errores en la
redacción debido a que el trabajo será mas dinámico y menos monótono, el evaluar
los cambios en las tecnologías adquiridas por la empresa, la carga laboral y las
condiciones de trabajo, permitirá que se disminuyan los reprocesos y medir la
satisfacción del cliente interno y externo.

Respecto al gerente de ventas, es necesario que se cree una cultura de

cooperación y apoyo entre áreas de trabajo ya que debido a las fallas que se
 presenten en alguna de los dos departamentos afectaran directamente al otro,
disminuyendo el indicador de cumplimiento de ventas, aumentaría el indicador de
reprocesos de mecanografía, así como las quejas por parte de los clientes.

Por otro lado, es importante que cada líder de departamento tenga en cuenta
las solicitudes realizada por los trabajadores y evalué de manera objetiva los
beneficios y desventajas que traen los cambios sugeridos por los trabajadores para
cada una de las áreas

4. ¿Qué acciones recomendaría que se tomaran? ¿Por qué?

 Respuesta:

 Compra de tecnología para mejorar la calidad en las actividades operativas que estas
se puedan manejar con mejores estándares tanto para el empleado como para el
empleador.
 Crear una plantilla de las pólizas para evitar errores técnicos y legales.
 Contratar nuevo personal para disminuir la carga a las operarias del área de
redacción.
 Incluir nuevas tareas en los perfiles de cargo y funciones que eviten que las
actividades sean monótonas.
 Implementar métodos de comunicación que permitan evaluar los beneficios y
consecuencias de las solicitudes de emitidas por los trabajadores.
 Definir un mapa de procesos en donde se establezcan procedimientos que obliguen
la cooperación entre áreas.
 Implementar indicadores para evaluar reprocesos y generar planes de acción.
 Implementar controles de auditoria internos con el objetivo brindar herramientas
que nos ayuden a mejor la calidad en la parte operativa.
 Validar la capacidad de los empleados en su parte profesional con el fin de brindar
herramientas que nos ayuden a la planificación de los estándares de calidad.

Conclusión
Sin los indicadores, no sería posible la gestión organizacional adecuada, ya
que solo se actuaría por intuición y no por resultados. Resultados que brindan los
enfoques dados por los indicadores, estos facilitan la toma de decisiones en todas
las áreas, estratégicas, operativas y a clientes.
 Referencias

OSAIN, CRUZ LEZMA. (S,F). INDICADORES DE GESTION. 29.