TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE MERCADOS (1565108)

PAOLA HERNANDEZ
TUTOR. GUSTAVO ANDRES VALENCIA

SISTEMA DE DISTRIBUCION Y VENTAS

AP06 – EV03

Bogotá, julio de 2018

 TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción…………………………………………………………………………. 3

2. Identificación del producto o servicio…………………………………………….. .4

3. Objetivo general……………………………………………………………………. 6

4. Objetivos específicos……………………………………………………………… 7

5. Definición sistema de venta o distribución aplicado……………………………. 8

6. Definición análisis de la plataforma estratégica aplicada………………………. 13

7. Definición de la comunicación en la distribución estratégica en ventas………. 18

8. Informe final………………………………………………………………………… 20

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 INTRODUCCIÓN

Un Sistema de Distribución es el conjunto de actividades empleadas para desarrollar las

actividades y acciones que realiza una empresa

Al hablar de distribución, normalmente se piensa en el término logística, sin embargo se

pueden definir como los mecanismos requeridos que permiten que llegue el producto a
donde se encuentre el consumidor.

Así mismo y sin dejar de lado la importancia de la logística, teniendo presente que forma
parte de un sistema de distribución, es preciso decir que este sistema involucra dos
actividades fundamentales, la distribución comercial y la logística de distribución.

Identificación del producto o servicio

El producto en estudio es una cartilla de evaluación para los grados evaluados por el
MEN. Se pretende aplicar una evaluación diagnóstica diseñada con las características
de la prueba de estado con preguntas previamente establecidas, dirigida a los
estudiantes de los grados 3º, 5º, 9º y 11º, entregar resultados individuales e
institucionales y realizar una retroalimentación dirigida al cuerpo docente, directivas y
padres de familia, brindada por personal capacitado que no sólo ayude a interpretar los
resultados sino que proponga planes de mejoramiento para subir los niveles de respuesta
de los estudiantes.

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3. Objetivo General:
Crear un proceso de retroalimentación como estrategia adecuada para establecer una
comunicación efectiva dentro del sistema de distribución de la empresa Pruebas
Prepárate.

SISTEMA DE INFORMACIÓN
INFORMACIÓN: Servicio ACTIVIDADES Crear un proceso de
al cliente y de la empresa retroalimentación
Todas las necesarias para la como estrategia
satisfacción del cliente adecuada para
establecer una
PERSONAS: empleados,
Técnicas de trabajo: comunicación
administradores efectiva dentro del
Indispensables para que el sistema de
distribución de la
RECURSOS: Humanos, producto llegue a su destino empresa pruebas
financieros, ecológicos final prepárate

HABILIDADES A
DESARROLLAR

ORGANIZACIÓN VISIÓN ENFOCADA AL APRENDIZAJE CONTINUO

CLIENTE
Mantener una
organización Comunicación directa y
holística de los continua con los diferentes
procesos de clientes finales que tiene
distribución y nuestro producto (rectores,
retroalimentación. estudiantes, padres de
Documentar familia) para determinar la
procesos. eficacia del proceso y realizar
mejoras continuas.
Actualización permanente de
nuestros procesos y estar a la
vanguardia de los cambios que
presente el MEN en la aplicación
de estas pruebas para así
brindarle a los estudiantes
preguntas y temáticas actuales
que contribuyan en su proceso
de preparación

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4. Objetivos Específicos

 Diseñar un canal de distribución eficiente partiendo del análisis de las necesidades

del servicio al cliente.
 Adaptar las funciones y los procesos que permiten ofrecer a la empresa sus niveles
de servicio.
 Recurrir a los elementos extrínsecos (marca, servicio al cliente) para crear valor
añadido y relaciones estables en el canal de distribución.
 Concentrar los sistemas de distribución en la entrega de material completa e
idóneamente en las fechas establecidas con las instituciones educativas.
 Crear un sistema de distribución y retroalimentación adecuado para que nuestros
clientes obtengan los resultados y el análisis de los mismos de manera clara y
oportuna.

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 Objetivo Marketing Tradicional

Posicionar los productos de la empresa Pruebas Prepárate como una opción con amplias
capacidades y buenas estrategias al momento de preparar los estudiantes para las
pruebas de estado, brindando soluciones de aprendizaje a un precio competidor con las
otras entidades de esta misma área
Estrategia: Ubicar canales de distribución directos
 Objetivo Servicio al Cliente
Impulsar una comunicación más efectiva entre los clientes y la empresa, detectando sus
necesidades, mejorando procesos y gestionando de manera oportuna las
inconformidades que se puedan presentar.
Estrategia: Acercar al cliente a la empresa y a sus representantes por medio de canales
expeditos y directos.
 Objetivo Marketing Digital

Perfeccionar los nuevos canales de venta, comunicación y expresión social en pro de un

mejor servicio, acercamiento, entendimiento y satisfacción del cliente y mejores niveles
de ventas.
Estrategia: Construir una plataforma digital completa basada en las redes sociales
actuales, ubicación prioritaria en los buscadores (www.pruebaspreparate.com.co ) y
gestión de la información recolectada.
 Objetivo marketing promocional y de eventos

Mantener de manera continua la atención de los clientes participando de manera activa

en las propuestas que genera el gremio en materia de ferias, espacios adicionales para
incentivar la lectura y generar el interés de los estudiantes ya que ellos serían nuestros
clientes directos.
Estrategia:
Aprovechar estas ferias y espacios con promociones no vinculadas al precio, dejando
estas para los otros canales. Mostrando los productos más innovadores y de última
generación que brinden impacto y atención requerida para cierres de ventas exitosos.
 Objetivo merchandasing y material P.O.P (Point of Purchase)

Generar posicionamiento de marca, fidelización y atracción de nuevos clientes con piezas

publicitarias
Estrategia: Impulsar de manera creativa la imagen y los productos de la empresa
pruebas prepárate, mostrando los atributos de los productos, calidad y diseño, en las
piezas publicitarias.

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5. DEFINICIÓN SISTEMA DE VENTA O DISTRIBUCIÓN APLICADO

Teniendo en cuenta que es un sistema interorganizacional estructurado donde se reúnen

o interactúan varias dependencias que por sí solas no establecen ningún aporte a una
empresa, es bueno definir el funcionamiento de cada una y su aporte en la secuencia que
genera al trabajar en común y el resultado final, que debe ser un objetivo establecido con
los parámetros de trabajo en conjunto.

En principio, la distribución no es más que el desplazamiento de un producto desde el

lugar de origen, hasta el punto de consumo o consumidor final. Y si se tiene en cuenta
que se habla de un sistema, establecemos que es una cadena o conjunto de elementos
que al relacionarlos entre sí, contribuyen a este desplazamiento; entendiendo que estos
elementos son aquellos métodos o instituciones que influyen directamente en el proceso.

Ahora, en cualquier empresa, siempre hay un producto o servicio que debe ser distribuido
y depende de este, la forma en que se hace y es esta la que marca la diferencia en la
sincronía y efectividad del proceso, sumando a lo anterior los recursos con los que cuente
la empresa o empresas que interactúan en el proceso y la eficacia que presenten para la
satisfacción del desplazamiento. De otro lado se tiene en cuenta dentro del sistema de
distribución, cuáles son instituciones que se relacionan directa o indirectamente
(intermediarios o no) y cuáles son las que apoyan esta labor (almacenamiento, carga o
trámites).

Ya enfocando la definición anterior, como un sistema, es importante aclarar que como tal,
es complejo y de suma importancia dentro de cualquier empresa y resaltar que exige una
estrategia definida como un todo, como una cadena que al romper un eslabón pierde su
fuerza y seguridad. Y como cadena de recursos también es importante aclarar que debe
ser organizada con un principio y un fin estrictamente claro y puntual.

Si bien como cadena debe establecer eslabones fuertes, también como estructura debe
ser sólida, compacta y firme para tomar ventajas estratégicas que permitan crecimiento
y rendimiento de todo el proceso de distribución; y de esta distribución entablar
necesidades que impliquen a toda la red para cuantificar y cualificar los medios que se
usan y la satisfacción de un consumidor final.

Desde el punto de vista organizacional, como proceso interno de empresa, no solo se ve

una distribución como el recibir y entregar, llevar y traer, todo esto exige un compromiso
con un consumidor o cliente final que de acuerdo al estado del producto o servicio y su
satisfacción, depende un crecimiento en la demanda y por lo tanto un crecimiento
empresarial; de hecho, sería muy importante no escatimar en ciertos costos o gastos que
generen un buen proceso y entendimiento entre los diferentes actores del proceso, con
tal de conservar el cliente con un buen sistema de distribución. Entonces, partiendo del
proceso organizacional, llegamos al punto estructural y es aquí donde es visible que las

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empresas o compañías no tienen sistemas iguales de distribución (pueden ser similares)
debido a la diferencia de productos o servicios (inclusive de marcas), de capacidad
financiera o simplemente de la necesidad de distribución.

Además de la importancia de los factores externos que pueden intervenir y causar una
variable significativa previsible o no en el sistema y afectar el proceso; es por esto que
otras áreas que no correspondan o no integren este sistema, tienen y deben trabajar
paralelamente para mantener un equilibrio, siendo algunos de estos la economía, la
geografía (desplazamiento), cultura, etc. Desde el punto de vista financiero, se fija no
escatimar gastos y costos en algunos conceptos, pero muy importante tener en cuenta
que si se debe generar un ahorro inicial, para que el consumidor final tenga un plus de
ahorro y permanezca fiel a la marca.

Teniendo en cuenta lo anterior y una definición implícita, podemos establecer un sistema

de distribución general y los elementos que lo componen, aclarando que no
necesariamente se presentan todos los elementos en todos los procesos de distribución,
ya que pueden depender de otros sistemas (ventas, compras, tecnológicos e inclusive
logísticos).

ELEMENTOS QUE COMPONEN UN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN

1. El sistema de venta o distribución comercial

2. La distribución física o logística integral

El sistema venta, es el conjunto de relaciones que debe construir y sostener una empresa
con una serie de actores o intermediarios, para hacer llegar su producto hasta el
consumidor final. Y depende de la producción y niveles de consumo, es decir, que según
el producto, para la distribución y llegada al consumidor final, se debe preguntar cuánto,
cuándo y dónde…entablando una relación directa con la forma de venta y el canal de
distribución
La forma de venta, depende del cuánto (mayor o detal) y del cuándo (largo o corto plazo)
y el canal de distribución del dónde y tiene en cuenta las diferentes rutas o conductos que
toma el producto para desplazarse.

Y la distribución física o logística es el proceso de planear, implementar y controlar

procedimientos para transportar y almacenar productos o servicios de manera eficiente y
efectiva, además de información relacionada desde el punto de origen hasta el punto de
consumo, con el propósito de cumplir con los requerimientos del consumidor. Esta
definición incluye movimientos entrantes, salientes, internos y externos.

8
Las actividades de un sistema logístico son:

• Transporte
• Compra y manejo de materiales
• Procesamiento de pedidos
• Control de inventarios
• Almacenamiento
• Empaque

El modelo de aplazamiento-especulación

Se tiene en cuenta los costos de las actividades propias de la distribución comercial, el

nivel de servicio que desea el usuario o consumidor final y el nivel de riesgo que asumen
los intermediarios o eslabones del canal de distribución. Entonces una serie de flujos
aparece cuando se desarrolla un canal de distribución. Dichos flujos son:

• El flujo de productos es el movimiento físico de bienes desde el productor hasta el

consumidor, teniendo en cuenta los intermediarios.
• El flujo transaccional o de negociaciones es la interacción entre las funciones de compra
y venta de los productos.

• El flujo de propiedad involucra el movimiento de la posesión o propiedad de los

productos desde los productores hasta los consumidores.
• El flujo de información involucra todos los flujos de información acerca de los términos
y detalles de las negociaciones y de los demás flujos implicados en ellas.

• El flujo de promoción o de comunicación se refiere a las acciones de publicidad, venta

personal, promoción de ventas y publicidad no pagada.

Proceso para definir un sistema de distribución

La planeación se define como el proceso que involucra actividades que buscan

prepararse para el futuro. De igual manera, la función de distribución comercial no es
ajena al ciclo o proceso administrativo y, por consiguiente, en la definición de un sistema
de distribución se deben contemplar procesos de planificación.

Los componentes de un plan de distribución son los siguientes:

Selección de canales de distribución

Análisis de la plataforma estratégica
Análisis externo
Análisis interno

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Definición de políticas, objetivos y estrategias

SISTEMA DE DISTRIBUCION DE LA EMPRESA PRUEBAS PREPARATE

En el caso de nuestra empresa Pruebas Prepárate utilizaremos el sistema de distribución

directo, ya que ofrecemos un paquete de productos y servicios, como son las cartillas, la
aplicación de los simulacros y la charla de refuerzo adicional para interpretar y reforzar
los resultados. Por lo tanto, contaremos con coordinadores de venta y aplicación que
serán los encargados de tener la comunicación directa con las directivas de los colegios
y los padres de familia, vender el producto, proponer fechas de aplicación; así como de
entrega de resultados y charla de refuerzo; posteriormente también participan los
docentes que realizaran las charlas teniendo en cuenta que durante el proceso podemos
brindar asesorías y refuerzos adicionales.

DISEÑO

IMPRENTA ESTUDIANTES

Asesoría
ASESORES DE VENTA DOCENTES permanente
con las
directivas y
docentes del
Publicidad colegio.
directa con los Entrega de
clientes por material y
medio de aplicación de
portafolio de pruebas
servicios 10
6. DEFINICION ANÁLISIS DE LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA APLICADA

Misión

Poner a su disposición nuevas formas de aprendizaje, capacitación, apoyo y refuerzo en

habilidades y conocimientos ya adquiridos; así como propuestas con nuevos materiales,
formas, colores y estilos, con el compromiso de mejorar e innovar día con día y estar a la
vanguardia, con el propósito de satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

• Visión

Ser una empresa con proyección nacional lo cual será posible mediante el esfuerzo,
dedicación y profesionalismo de nuestro equipo de trabajo, tomando en cuenta las
tendencias del mercado, las necesidades actuales y futuras de nuestros clientes,
seguirnos renovando y actualizando en esta área para llegar a ser la mejor opción para
el público en materia de educación no formal complementaria.

• Valores y principios corporativos

Resultados económicos
Buscamos permanentemente la creación de valor sostenible.
Conducta empresarial
Mantenemos un compromiso empresarial ético y transparente Conducta individual
Exigimos una conducta personal honesta, íntegra y transparente.
Relaciones con nuestros clientes
Promovemos relaciones de confianza en el largo plazo con nuestros clientes, ofreciendo
productos de calidad, innovadores y sustentables y servicios de excelencia.

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El Plan Estratégico de la empresa pruebas prepárate surge como una necesidad de
generar una política estratégica sólida, con proyección competitiva a mediano y largo
plazo. Pretende brindar una mirada creíble, basada en el análisis de la realidad de este
sector, persiguiendo como propósito fundamental el aumento de la productividad y la
competitividad.

Es por ello, que se busca reflejar el diagnóstico del sector, y enfatizar alternativas
proyectivas; en suma, estrategias para lograr una industria más competitiva, para lo cual
es necesario promover la capacitación, la productividad, el diseño, la calidad, la
incorporación de tecnología, etc. y sellar el compromiso con cada uno de los actores
territoriales pertenecientes al sector.

Planificación estratégica

La planificación estratégica es un programa de trabajo mediante el cual se analizan los

principales problemas y oportunidades del Sector y las relaciones de éste con su entorno.

Objetivos:
- Analizar las tendencias de evolución posibles del Sector.
- Establecer objetivos estratégicos definiendo las metas a conseguir.
- Sistematizar el conjunto de evidencias y parámetros de medición que permitirán
verificar los resultados de la evolución.
- Definir las reglas de adaptación que nos permitirán cambiar de estrategia a lo largo
de todo el proceso.

Por lo tanto, el Plan Estratégico opera sobre un análisis de la realidad basado en datos
cualitativos y cuantitativos, que permiten la definición y priorización de las líneas
estratégicas y reconoce y evalúa las fortalezas y oportunidades que puedan presentarse
para el sector, como así también el análisis de sus debilidades y amenazas.

DOFA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES

. Un grupo de docentes idóneo y 1. Instituciones evaluadas

capacitado para la elaboración,
evaluación y análisis de este material.
2. Material visualmente atractivo para
los estudiantes y con contenido
práctico para ser usado como material
de apoyo y aprendizaje en el aula de
clase
periódicamente por el MEN, esto hace
que nuestro producto sea atractivo para
preparar a sus estudiantes.
2. Aplicación de pruebas en periodos
más cortos, lo que nos genera mayor
volumen de material adquirido.

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 3. Posibilidad de generar un material3.Al trabajar directamente con la
con las mismas características población crear lazos de fidelidad y
educativas, pero a un menor precio. confianza donde los colegios y padres
Para que sea asequible a todos los de familia nos vean como un apoyo de
estratos sus procesos y no como un proveedor
DEBILIDADES AMENAZAS
1. Poca participación de los 1.El sistema de gratuidad es una
estudiantes por falta de interés. amenaza constante
2. Los docentes son más
2. La competencia de marcas que ya
“despreocupados” frente a la
están bien posicionadas
preparación de los estudiantes. 3. La falta de confianza por parte de los
padres de familia por ser pruebas que
3 No tener aún reconocimiento dentro se aplican a menor escala
de la población

7. DEFINICIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN LA DISTRIBUCIÓN ESTRATÉGICA EN

VENTAS.

 LA DISTRIBUCIÓN

La distribución es el instrumento de marketing que relaciona la producción con el

consumo, siendo su función poner el producto a disposición del consumidor final en el
momento en que lo necesite y en el lugar donde desee adquirirlo.
Canal de Distribución
Dentro del marketing , los canales o redes de distribución son la estructura que se forma
en un mercado por el conjunto de organizaciones, con el objetivo principal de facilitar y
poner a disposición de los posibles compradores los productos de los diferentes
fabricantes realizando la concreción de la venta, confirmándola y efectuando su cobro.
Estrategias del canal de distribución
Existen dos orientaciones alternativas, o bien se puede realizar una combinación de
ambas:
Estrategia de empuje (push): El productor planifica que el canal le sirva como instrumento
para promover su producto.
Estrategia de atracción (pull): El productor dirige la promoción del producto directamente
al consumidor final, encargándose plenamente él de todas las actividades oportunas, con
el objetivo de fomentar por sí mismo la demanda del producto y atraer al consumidor
hacia el canal de distribución.

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Para nuestro caso la estrategia que utilizaremos será la de atracción Pull, teniendo en
cuenta que realizamos la entrega directa y en cada caso particular de acuerdo a las
necesidades de nuestro cliente creamos la demanda de nuestros productos.
Principales tipos de canales de distribución:
Canal largo: Número de intermediarios elevado.
Como mínimo intervienen el fabricante, mayorista, detallista y consumidor.
Canal corto: Número de intermediarios reducido.
Está constituido por el fabricante, el detallista y el consumidor.
Se elige esta forma cuando el número de detallistas es muy reducido o tiene un alto
potencial de compra
Canal directo: Canal en el que no hay intermediarios entre productor y consumidor final.
Se utiliza cuando la producción y el consumo están próximos, o el volumen de venta es
reducido; por ejemplo, un artesano que vende directamente su obra.
Estos canales son los básicos, pero continuamente surgen nuevas formas de canal de
distribución cuyo objetivo es lograr mayor eficiencia y eficacia en el sistema de
distribución.
Nuestro canal de distribución será el directo, teniendo en cuenta la naturaleza de nuestro
producto y las actividades que se generan a partir de la venta y aplicación de los
simulacros.
 LA COMUNICACIÓN

No es suficiente con disponer de un buen producto, y comercializarlo a través del canal

de distribución más adecuado, con un buen precio. Además, hay que comunicar su
existencia.
Los instrumentos para realizar esta actividad forman lo que se llama el mix de
comunicación:
Publicidad: Comunicación no personal y pagada para la presentación y promoción de
bienes, servicios o ideas, que lleva a cabo un patrocinador identificado. Buscamos en
Pruebas Prepárate, introducirnos por medio de publicidad en los medios locales como
periódicos y emisoras municipales; así como en los boletines de los colegios.
Herramientas: Medios de masas, circulares, cartas, pósters, catálogos, entre otros
Los objetivos son: Informar, persuadir y mantener el recuerdo.
Promoción de ventas: Incentivos a corto plazo para incentivar la compra de un producto
o servicio.

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Herramientas: Descuentos, mayor contenido por el mismo precio, regalos directos o
diferidos, sorteos, muestras, degustaciones. Revisamos en este punto la manera de
ofrecer un incentivo educativo para las instituciones que permitan la introducción de
nuestro producto como medio de evaluación a sus estudiantes; por ejemplo, donar un
equipo audiovisual, equipos y material educativo.
Relaciones públicas: Conjunto de programas para mejorar, mantener o proteger la
imagen de una compañía o producto, y crear una conciencia favorable hacia los mismos.
Herramientas: Publicaciones, acontecimientos, noticias, conferencias, marketing social,
logotipos, símbolos.
Fuerza de ventas: La desarrollamos por medio de nuestros coordinadores que mantienen
constante contacto con nuestros clientes.
Herramientas: Coordinadores, docentes, asesores educativos.
Marketing directo: Comunicación de la oferta de bienes y servicios directamente al
consumidor potencial sin contar con intermediarios. Lo realizamos de esta manera
nuevamente haciendo alusión a la naturaleza del producto.
Herramientas: Catálogos, correo, televisión, radio, revistas, periódicos, ordenador.
8. Informe final
Después de lo estudiado podemos decir que para que haya un óptimo funcionamiento de
la cadena de abastecimiento, depende principalmente de la mano de obra involucrada,
por ello, es fundamental contar con el personal competente, comprometido, con gran
sentido de partencia hacia la empresa pruebas prepárate
Por lo tanto, se hace necesario que el personal se encuentre en continua capacitación y
motivación, logrando que pruebas prepárate sea competitiva en el sector logístico y
sobresalga por su constante cambio, adaptándose a las tendencias y desarrollos
tecnológicos que el mercado vaya ofreciendo y no quedarse estancada por la falta de
conocimiento, recursos, liderazgo, apoyo, compromiso, entre otros.
Así mismo, es importante contar con un apropiado proceso de almacenamiento
organización y distribución el cual genere valor a la operación logística de la empresa por
medio de una optimización de costos y tiempo, agilidad en los desarrollos de cada uno
de los procesos involucrados en la cadena de abastecimiento, para alcanzar los niveles
de satisfacción tanto para los clientes como para la misma empresa y un reconocimiento
en el campo logístico empresarial del sector.

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