GOBIERNO DE PUERTO RIC! DEPARTAMENTO DE EDUCACION OFICINA DE AUDITORIA INTERNA 31 de octubre de 2018 REPORTE 2019-02 EVALUACION DEL PLAN DE TRABAJO 18-07; DESARROLLANDO EL CARACTER SECRETARIA AUXILIAR DE SERVICIOS INTEGRADOS AL ESTUDIANTE, FAMILIA Y COMUNIDAD Aleance La Oficina de Auditoria Interna (QAI) realizé una evaluacién especial limitada, sobre un referide por parte de la gerencia de la Secretaria Auxiliar de Asuntos Federales (SAAF) relacionado a la facturacién sometida por Joseph ard Edna Josephson Institute of Ethics (Josephson). Esta se llev6 a cabo con cl objetivo de asegurar el cumplimiento con las politicas y_procedimientos establecidos, tanto paral proceso de aprobacién, contratacién ¢ implementacién del Plan de Trabajo, como para la facturacion y certificacién de servicios por parte de los proveedores. Opinion El proceso general que lleva a cabo ¢l DEPR para la asignacién de fondos federales mediante planes de trabajo es inadecuado; desde Ia conceptualizacién, revision y aprobacién, hasta la contratacion © implementacién. Incluso, los controles sobre el proceso para la contratacién de servicios profesionales son deficientes, Basado en la experiencia de la OAT, obtenida mediante multiples evaluaciones realizadas’ y las cuales estan relacionadas de manera directa o indirecta con planes de trabajo y la contratacion de servicios profesionales, se ha identificado que es necesario realizar mejoras en cl sistema de controles intemos. Trasfondo ‘proceso de asignacion de fondos federales a través de la aprobacién de los planes de trabajo tiene como objetivo implementar proyectos suplementarios para aumentar el aprovechamiento académico de los ‘estudiantes; em cumplimiento con la Ley de Educacién Elemental y Secundaria de 1965, segiin enmendada, (ESEA por sus siglas en inglés). Este proceso permite que se originen peticiones de fondos de manera interna de los programas académicos, tanto como extemia; tales como Agencias y Municipios. A tales ‘efectos, la SAAF tiene la responsabilidad de administrar en forma cfectiva las aportaciones federales que —=———___—_ SLE, 11-78-1140 cn te 207 Clans Ament rages Rey fi ee mots ince he 18 LE ¥2-78-1 Institute for ional Development ein amis ie P.O, Box 190759, San Juan PR 00919-0759 » Tel. (787)773-3644 DE eecaccexn ‘el Dep Amienro de €ducaclon no disetimina de oinguna, matte por’ re2dn de edad, rata. folor, Sexo, pacimlentaneamaicion’ de vatwiano, idealeifia polities 0 religiots, origen @ condicion/gacial,orientacign sexus! a de Genero, discapatidsd o Impedimente flsico 0 mental; ni porset victima de violencia domestica drecion sextiae acecho. | ~EVALUACION DEL PLAN DE TRABAJO 18.07: DESARROLLANDO EL: CARACTER SECRPTARIA AUXILIAR DE SERVICIOS INFEGRADOS AL ESTUDIANTE, FAMILIA Y COMUNIDAD. PAGINA 2 DE 1 s¢ feiben en cl Departamento de Educacién y de establecer procesos uniformes, que emis el cumplimiento de las leyes federales y estatales aplicables, como la peticién de fondos que redunden en el ‘mejoramiento del aprovechamiento académico de los estudiantes. ‘Anwalmente, la SAAF determina mediante formilla la cantidad de fondos disponibles en cada Programs para ser distribuidos entre Planes de trabajo (PT) o de manera competitiva. Estos PT som iniciativas necesarias, razonables, permisibles y estructuradas donde el Proponente identifica. una necesidad, expone ‘un método para atenderla y solicita fondos federales para cumplir con los objetivos. Las mismas son reguladas por las normas y procedimientos establecidas en el Manual de Procedimientas para Proyectos a Ser Sufragados por Fondos Federales a Través de Planes de Trabajo, el Manual de Instrucciones para Preparar y Someter Planes de Trabajo en Linea, la Guia y Formularios para Preparar Planes de Trabajo, la Guia para ta Seleccion de Servicios Proféstonales que son Sufragados con Fondos Fecierales,.y a Politica Para la Estandarizacion de los Procedimientos y Costos de Offecimientos de Desarrollo Profesional Sufragados con Fondos Federales. Observaciones La Secretaria Auxiliar de Servicios Integrados al Estudiante, Familia y Comunidad (Proponente), present el Plan de Trabajo Desarrollando el Caracter, para estableeer un proyecto de prevencidn ¢ integracién del tema de los valores a las materias de espafiol, inglés, matematicas y ciencias. El Plan de Trabajo fue aprobado para implementarse durante el aiio escolar 2017-18, el cual seria sufragado con fondos de los Programas Titulo I-A Titulo Il-Parte A’, con un presupuesto total ascendente a $17,065,398, Evaluamos el proceso que se llevé a cabo y se identificaron las siguientes situaciones Presentacién y evaluaci6n del Plan de Trabajo (PT) 1, Falta de participacién del proponente en las orientaciones que fueron, oftecidas por la SAAF y Subseeretaria de Asuntos Académicos (SAA), donde se notifican las herramientas para la preparacién de los PT, prioridades académicas, formularios, programas con fondos disponibles y sus requisitos. El inciso VA. del Manual de Procedimientos para Proyectos a ser sufragacos por fondos federales a través de Planes de Trabajo (Manuel), establece la coordinacién y ejecucién de orientaciones y talleres sobre la disponibilidad y el uso permisible de fondos federales por parte de la SAAF Adem, estipula la asistencia compulsoria de los proponentes como requisito para la presentacion de planes de trabajos. Consono con esta disposicion, la Secretaria de Educacion convoes el 13 de matzo de 2017 a todas las entidades elegibles c interesadas en participar de las Orientaciones paara Ia Preparacién de PY para el Aho Académico 2017-2018. Las mismas fueron ofrecidas con un esfuerzo colaborativo entre la SAAF y la SAA. La aceptacién de un plan por un proponente que no ha sido orientado, afecta la eficiencia del proceso y aumenta el riesgo de presentar un plan deficiente, que no cumpla con los requisites ae ee de necesidades sustentado y poblacién a impactar, entre otros. Esta prictica impide que los proponentes conozcan el procedimiento correcto para la redaccion y presentacion de un plan y el método mediante el cual se rige la operacién de estos. Mas importante auin, 5 Tilo L- Pari A: Mujorando cl Aprovechamiento acadético de los nts en desventjayrlespo de fracas, asignd $13,748,448 2 Thuloll Park A: Peprando, fomando yendo mest ala edd. ponrpls yw ots lies onan toons $36,950 PRIVILEGIADO ¥ CONFIDENCIAL Pap el wo exchaww de * EoIADO ac eis omer ke qui deg ae tt, sen be deternds xb OA.LEVALOACION DEK PLAN DI. TRRATLJO 18.07 DIENAMOLL ANDO BE CABACTEN HH “MiTAIHIA AUTT ARES, SEBO TNPEGRADOS AL ESTUDIANTE, FAMILIA Y COMUNIDAD PAGINAS DET ‘desconocen la disponibilidad de fondos pars la presentacibn de Plasios de Trabajo. Lapeciticaments of felactén a esto plan, él fopanentc solicitd of 30% det-total de fondos combinados pata implemientar proyectos suplementarios de los Programas Titulo 1A y Titulo HA Sobie el particular. ef proponiente indied qué no disiaté a las oriemiaciones, que fe orientade por personal en la Oficina dela Secretaria y adujo n que previdmenle habla sometido planes de wat Sin embargo, esta situacion incide en In eantidad de evestionamientos que tuvo erte plan desde tw inicial presentacin al CEPTA, “Adems'esto cucstiona lox principios de traneparencia igusldad ¢ imparcialidad que deben prevalecor en procesos de Competencia y evaluacicm de los planes de trabajo: 2 Ausencia de un Comité de Evahiacién de Planes de Trabajo (CEPTA) designado La Seoetin TV-B, Comité de Evaluacidn de Planes de Trabajo (CEPTA) del Manual, estabhece ‘a formalizaciin del CEPTA por parte de la SAA antes de que comicnce el ciclo de planes de trabajo Ete commie “ad hoe”, debert evaluar y clasificar los PT de acuerdo a las necesidades y prioridades seadémicar establecidas para cada aio escolar, Ademés, designart un custodio de los PT que sed micenbro ex oficio Sogitn 10s documentos revisados, hubo eambios en los miembros que Tlevaron a cabo \a evaluacién del Plan de Trabajo, incluyendo la participacion del custodio de los planes de trabajo Mas alld, estacamos que la Decisidn del Departamento Académico esta certificada por miembros que 00 figuraban como parte el CEPT‘. No obstante, la ausencia de un comité formalizado, no establecer tina cantidad fiinima de miembros y que estos formen parte de los programas académicos de Ia SAA, representa tna ausencia de segregacion de funciones y podria implicar en conflicio de intereses y/o concesion de privilegios, minando la transpareneia del proceso 3. Recomendacién y aprobacion del Plan de Trabajo con deficiencias significativas, Estas responden alos aspectos sefialados por el CEPTA® y los Coordinadores de los Programas de la SAAF* que no © fueron corregidas por el proponente. El procedimiemto general de planes de trabajo requicre ta . evaluacién del CEPTA para recomendar aquellos que estén alineados con las pri académicas y que cumplen con todos los criterios de evaluacién para ser endosados por la SAA. Son sometidos a la SAAF aquellos que cuentan con el endoso de la SAA para la evaluaciom de ‘cumplimiento federal, mediante una evaluacién rigurosa, imparcial, justa y objetiva. _BLCEPTA scfalédefcincis en (i) datos estaditicos, i) fusntes de informacion confiable que