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sobre MSP
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Recomendaciones Iniciales sobre MSP
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Índice
1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
2 Recomendación nº 1: Tareas Auto-programadas, Scroll-To-Task y Mostrar la Tarea
0 ........................................................................................................................................................................................ 4
3 Recomendación nº 2: Interpretar Ventana = Vista + Tabla .......................................................... 6
4 Recomendación nº 3: Imprimir con el Botón Copy Picture ....................................................... 8
5 Recomendación nº 4: No Imponer Fechas de Inicio y Fin........................................................ 10
6 Recomendación nº 5: Precaución sobre las Duraciones con Decimales ......................... 11
7 Recomendación nº 6: Entrar Precedencias y Asignaciones en Texto ................................ 12
8 Recomendación nº 7: Usar Multi-Ventana y Ventanas Vinculadas ..................................... 13
9 Recomendación nº 8: Visualizar Varios Proyectos a la Vez con New Window ............ 14
10 Conclusiones ............................................................................................................................................... 15
11 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................ 15
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INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
Recomendaciones Iniciales sobre MSP
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Objetivos
Conocer funcionalidades básicas iniciales muy útiles.
1 Introducción
Microsoft Project es una herramienta con una larga trayectoria. Desde la aparición de la
primera versión de Project para Windows en 1990, hasta la última en 2013, se han liberado
10 versiones más. Se trata de una herramienta que ha mejorado mucho continuamente y
sólo los expertos dominan todas sus funcionalidades.
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Las últimas versiones de Microsoft Project han introducido una importante innovación
Usar tareas manuales para anotar de
forma provisional duraciones, comienzos
con las tareas manuales.
y finales
Cuando marcamos que una tarea es de tipo manual (no auto-programada)
estamos indicando que no queremos que Project utilice el motor de planificación
con esta tarea.
Las tareas manuales son muy útiles cuando estamos empezando a planificar un
proyecto y queremos anotar información sin afectar al resto de tareas.
El consejo aquí consiste en pre-configurar por defecto la opción de que todas las
Configurar en la barra de acceso rápido nuevas tareas sean automáticas, de manera que sólo tengan como tareas manuales
el botón “scroll-to-task aquellas que ustedes decidan conscientemente.
Otra pre configuración muy útil es añadir en la barra de acceso rápido el botón “scroll-
to-task”, que permitirá situar la vista de Project al comienzo de la tarea que se esté
pulsando en la tabla.
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Con respecto al consejo de mostrar la tarea 0: ¿Saben cómo puede distinguirse a una
Mostrar siempre la tarea cero
persona que usa Project sólo para pintar gantts? Si su gantt comienza con la tarea
número 1, ya sabemos que esta persona no usa Project como es debido.
Esta tarea es muy importante porque agrega toda la información consolidada de plazos,
costes, horas, retrasos, etc. Sirve para consolidar la información agregada del proyecto
en los informes de Project.
Ejemplo: Utilizar la tarea “resumen” en lugar de la tarea número “1” facilitará gestionar
varios proyectos a la vez.
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Esta recomendación consiste en que interpreten todas las ventanas de Project como la
suma de dos paneles: A la izquierda aparece la tabla (columnas de campos pre-
configurados, que siempre se pueden añadir u ocultar) y a la derecha aparece otro
panel con la vista (distintas formas de presentar la información de cada fila).
Para cambiar de vista, la forma más rápida es pulsar con el botón derecho del ratón la
esquina superior izquierda de la ventana, tal como se muestra en la figura:
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Para cambiar de tabla, la forma más rápida es pulsar con el botón derecho del ratón la
esquina superior izquierda de la tabla, tal como se muestra en la figura:
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Es más recomendable utilizar el botón “Copy Picture”, que permite escoger sólo la
información relevante. De la imagen resultante también puede recortarse lo que no
haga falta (por ejemplo, a veces no son significativos ciertos campos como los
identificadores, los indicadores, las notas, etc.).
¿Cuántas veces hemos pensado que tenemos que hacer un Gantt en PowerPoint para
poder presentar el cronograma de nuestro proyecto a nuestros clientes, o nuestros
jefes?
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Bien usada, Project puede ahorrarnos todo ese tiempo, y a la vez generar un resultado
Project puede ahorrar tiempo a la hora
de informar sobre tiempos de forma
con una imagen “más profesional”, no sólo cuando hay que pintar “gantts” sino para
ejecutiva cualquier otra información valiosa del proyecto como, usos de tareas o recursos,
histogramas, diagramas de red, etc.
¿Le preocupa que Project siempre indique la fecha de inicio y todavía no se sabe?
Tome supuestos: “suponiendo que el proyecto comienza el día 15 de octubre…” ¿Qué
daño puede hacerle suponer una fecha de comienzo para su proyecto? Es el cliente
indeciso (no usted) quien debe molestarse cuando vuelve a visualizar una presentación
que indicaba que el proyecto podría haber empezado hace 6 meses. Ahora tiene
mucha prisa, el proyecto ya debería estar terminando. ¡Lástima, deberían haber iniciado
el proyecto antes!
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Resumiendo: En las tareas auto programadas, no impongan fechas de inicio y fin antes
de secuenciar, nivelar, o indicar duraciones.
Una duración de 1 día significa que todos los recursos asignados a esa tarea ese día
tienen trabajo ese día, pero no es necesario indicar cuántas horas, el número de horas
planificado para ese día puede variar.
Planificar la duración para una tarea un determinado día significa que la tarea tiene
horas de trabajo ese día, y que una tarea dependiente comenzará el día siguiente. El
campo duración no se usa para determinar esfuerzo.
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Si queremos que una tarea se haga durante la mañana del día 15 y ya no se hace nada
más en el proyecto ese día, pongamos duración 1 día y asignemos las horas de trabajo
previstas en la vista Resource Usage.
Por ejemplo, Project permite que una tarea dure 0,5 días. Si esta tarea se hace en el
turno de mañana, y la tarea siguiente se hace en el turno de tarde, es correcto poner
0,5 días. Pero generalmente no planificamos así: Lo que queremos decir cuando
ponemos 0,5 días para esa tarea, es que dura 4 horas. Por favor, no cometan este error
de concepto.
Por ejemplo, para indicar que la tarea 4 debe terminar dos días antes que la 2 y debe
comenzar tres días después que la 3, puede introducirse directamente así en el campo
Predecessors = 2FF-2 d; 3SS+3 d.
Siguiendo con el mismo ejemplo, para indicar que una tarea consume mientras dura
toda la disponibilidad del recurso JB, una cuarta parte de las horas disponibles del
recurso LD y se prevé que habrá que reservar 5 noches de hotel para realizarla, puede
introducirse directamente así en el campo Resources = JB;LD[50%];hotel[5].
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También es importante saber que se puede inicializar el esfuerzo que almacena Project
para esa tarea, simplemente suprimiendo el valor de ese campo. Project tiende a
mantener el esfuerzo constante, por eso cuando en la tarea del ejemplo anterior
cambiamos la duración al doble de días, las asignaciones de esfuerzo se reducen a la
mitad.
Cuando arriba pulsamos la fila correspondiente a la tarea 9, abajo aparecen todos los
recursos que se usan en dicha tarea. Esta forma de presentar la información puede ser
muy útil.
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Por otro lado, no hay que olvidar que Project es una potente herramienta que permite
manejar varias ventanas independientes a la vez.
Simplemente pulse el botón “New Window” del panel “View” y luego “Arrange All” para
visualizarlas a la vez. Así podrá obtener visualizaciones como se muestra en la figura:
Project permite manejar varios Puede utilizarse la opción de menú View > New Window, para seleccionar y visualizar
proyectos a la vez de formar cómoda varios proyectos a la vez.
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10 Conclusiones
11 Referencias Bibliográficas
CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step. Ed.
Microsoft Press, 2013.
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