Teoría General de Sistemas

Caso de estudio:
Inscripción del Instituto
Educativo Nueva América.

Responsables:
Camilo Andrés Teherán Rodríguez
Jean Carlos Hernández Espinosa
Carlos José Jiménez Benítez
Jhonatan De Ávila Orozco
Kevin Martínez Acevedo

Entregar a:
Humberto Caicedo Blanco

Septiembre 2018.

Universidad de Cartagena
Facultad de Ingeniería
Programa de Ingeniería de Sistemas
Cartagena, Bolívar
 “Proceso de inscripción de la
Institución Educativa
Nueva América”

Queremos agradecer a la
institución Educativa Nueva Amerita
por abrirnos las puertas
y permitirnos realizar el caso de estudio.
 TABLA DE CONTENIDOS

Introducción ....................................................................................................................... 2
Objetivos ............................................................................................................................ 3
Objetivo General ............................................................................................................ 3
Objetivo Especifico. ........................................................................................................ 3
Capitulo 1. IDENTIDAD INSTITUCIONAL. ................................................................... 4
Reseña Historica . ....................................................................................................... 4
Misión . ....................................................................................................................... 6
Visión ......................................................................................................................... 6
Principios ................................................................................................................... 6
Estructura Organica ................................................................................................... 7
Lema de la institucion ................................................................................................ 7
Objeto Social .............................................................................................................. 7
Capítulo 2. FUNCIONES BASICAS DEL SISTEMAS . .................................................. 8
Ingestión ...................................................................................................................... 8
Procesos ...................................................................................................................... 8
Relacion Medio Ambiental ......................................................................................... 8
Provisión de parteas .................................................................................................... 8
Regeneración de partes .............................................................................................. 9
Organizacion .............................................................................................................. 9
Capítulo 3. FUNCIONES BASICAS DEL SUBSISTEMAS . ........................................ 10
Ingestión .................................................................................................................... 10
Procesos .................................................................................................................... 10
Relacion Medio Ambiental ....................................................................................... 10
Provisión de parteas .................................................................................................. 10
Regeneración de partes ............................................................................................ 11
Organizacion ............................................................................................................ 11
Capítulo 4. FUNCIONES BASICAS DEL SISTEMAS . ................................................ 12
Evento proveedor ...................................................................................................... 12
Entradas..................................................................................................................... 12
Procesos .................................................................................................................... 12
Salidas ....................................................................................................................... 13
Medio Ambiente ...................................................................................................... 13
Controles ................................................................................................................... 13
Evento cliente ........................................................................................................... 15
Conclusión ........................................................................................................................ 16
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INTRODUCCIÓN

El siguiente documento se realiza con la intención de analizar cómo funciona un sistema,

para ello se realizó una visita a una empresa cualquiera, nuestro grupo de trabajo tomo
como empresa la Institución Educativa Nueva América (IENA). Para este caso de estudio
seleccionamos el proceso de inscripción de la IENA, ya que nos permite recolectar gran
cantidad de información que nos ayudarían a comprender mucho mejor las seis funciones
de los sistemas.

Se sabe que analizar un sistema es descomponiéndolo en sus unidades elementales,

analizarlas, establecer sus interrelaciones, comprender su función para así llegar a
conocer la totalidad, pero se buscará una manera de enfrentar una problemática con una
visión amplia incluso buscar y tomar diferentes puntos de vista de otras disciplinas como
lo ofrece el enfoque de sistemas, esta sería una de las técnicas empleadas para poder
comprender la aplicación de la teoría general de sistemas y así mediante ella alcanzar los
objetivos propuestos.
Por otro lado una vez contextualizado el caso de estudio conllevará a la imagen total del
sistema, para así con una conceptualización previa ver su estructuración y propiedades
las cuales mediante una teoría de organización ver la viabilidad del sistema en cuanto a
optimización y eficacia.
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OBJETIVOS

GENERAL

 Realizar un estudio de caso a una empresa en el que se demuestre los elementos,

propiedades y funciones de un sistema en un subproceso de la empresa.

ESPECÍFICOS

 Observar de manera detallada el funcionamiento del sistema, cómo se establecen

los distintos elementos, analizar sus propiedades y estudiar sus funciones.
 Corroborar que lo dado en clases de Teoría General de Sistemas es verídico y que
puede ser probado.
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CAPÍTULO 1.
IDENTIDAD INSTITUTIONAL

RESEÑA HISTÓRICA.
Yomaira Theran Díaz y Cristina Castellón Julio, abren en 1985 un Colegio Privado de
niños de familias de estratos 1, 2 y 3 de los sectores Nuevo Bosque, San Isidro y Ceballos.

1985: La Institución comienza a funcionar en la carretera del Bosque Sector Ceballos No.
28 – 44, en una casa cedida por el señor Orlando Theran Hernández (Fallecido).

1986: La primera Directora de la Institución que antes se denominó “Jardín Infantil

Manitas Traviesas” fue la señora Antonia Sepúlveda.

1988: Se confiere por primera vez legalización de estudios correspondientes al nivel de

educación Pre-Escolar, Resolución No. 11618 de Agosto 22 de 1988 dirigió por la
Licenciada Daira Piedad López Ávila.
1990: La dirección del Colegio estuvo a cargo de la Profesora Marlen Theran.

1992: Se recibe la segunda visita de legalización de estudios correspondientes al nivel de

Pre-Escolar, a los grados “A” y “B”, Resolución No. 1950 de 24 de Noviembre.

1993: Por petición de los Padres se abre la Educación Básica Primaria con un número de
30 estudiantes, se recibe la Comisión de Supervisión para otorgar licencia de iniciación
de labores hasta el grado Quinto (5º). La Institución cambia de razón social de “Jardín
Infantil Manitas Traviesas” a “Instituto Educativo Nueva América”, en honor a los 500
años del Descubrimiento de América.

1994: La comunidad Educativa comienza a prepararse para asumir los retos de Nueva
Ley General de Educación, Ley 115 de Agosto de 1994 La Institución adquiere una casa
en la urbanización Nuevo Bosque 7 Etapa Manzana 52 Lote 2, trasladándose a dicho lugar
desde esa fecha donde funciona hasta la fecha.
1997: Asume la Dirección del Colegio la señora Yomaira Theran Díaz quien continua
actualmente en la Dirección. Se adapta y se aplica en su totalidad el P.E.I.
1998: Se construye la segunda planta que se solicita.
1999: Se concede Reconocimiento Oficial a los niveles de Preescolar y Básica Primaria.

2002: Participaron en los Juegos Intercolegiales del sector quedando campeón, con
goleador (Cesar González Meza) y valla menos vencida. Se concede Reconocimiento
oficial a los niveles de Educación Preescolar y Básica ciclo Primaria.
2003: Se organizan las olimpiadas Matemáticas con los Colegios de la zona.
2007: Se solicita visita para Reconocimiento Oficial en los niveles de Educación Básica
Ciclo Secundaria.
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2008: Se adquiere la casa de la Mz. 52 Lt. 1 que era de propiedad de los señores Rafael
Bossio y Enith Martínez; en este mismo año comienza a funcionar la Básica Segundaria
con Sexto Grado (6°).
2010: Participamos por primera vez en los Juegos Intercolegiales del IDER.

2011: Se organiza el proyecto de la Media Académica con énfasis en Ciencias Naturales

y Educación Ambiental y no preparamos para recibir la visita de Reconocimiento Oficial.
Se crea la Banda de Paz del Instituto Educativo Nueva América y se obtuvo el Segundo
Puesto en Sabanalarga y el Primer Puesto en Zipacoa.

2012: Se concede Reconocimiento Oficial al nivel de Educación Media y se reestructura

la segunda planta.
2013: La institución función en la nueva edificación. Primera promoción 11°.
2014: En este año incursionamos en el uso de manejo de la Licencia.

2015: Primera participación en el curso de la canción inglesa organizado por la Institución

Nuevo Mundo obteniendo el tercer puesto con Divanys Martinez Mestra.
2016: Se solicita visita de aprobación de estudio, donde se nos concede reconocimiento
oficial indefinido.

2017: La promoción de grado 11° se destaca por su excelente resultado en Pre-Saber, se

obtuvimos Tres “Ser Pilo Paga”. Este mismo año la triste noticia que nuestra
Coordinadora académica la Lic. Denis Mendoza Paso se retira después de más de 18 años
de servicio.
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MISIÓN

Nuestro que hacer pedagógico está dirigido a lograr la formación integral del ser humano,
orientándolos a desarrollar una personalidad autónoma y responsable, desde su ámbito
moral, familiar, escolar, cultural y social: con el fin de prepararlos para que enfrenten a
los cambios que se presenten en la sociedad y participar activamente en ellos, apoyándose
en los aportes de la ciencia, la cultura, la tecnología y valores humanos.

VISIÓN

El Instituto Educativo Nueva América espera para el año 2020 será una institución de
calidad reconocida en el sector por:

1. Posicionar desde el Modelo educativo Nueva americanista el proceso de formación

y evaluación por competencias que contribuya al desarrollo de personas críticas,
autónomas, innovadoras y perseverantes con altos niveles en el campo de la investigación
y de los procesos científico-tecnológicos.
2. Desarrollar una formación en valores que integre en el trabajo formativo el proyecto
de vida, la espiritualidad, el liderazgo y el emprendimiento como ejes transversales de
este.
3. Generar un ambiente de encuentro en el que la convivencia pacífica, la participación
democrática, la cultura de la paz y la solución de conflictos contribuyan al
mejoramiento continuo de las relaciones interpersonales.

PRINCIPIOS
Son principios de la convivencia escolar y formación para los derechos humanos, la
educación para la sexualidad y la prevención y mitigación de la violencia escolar.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA

LEMA DE LA INSTITUCIÓN
“Con amor, ciencia y trabajo construiremos una patria mejor.”

OBJETO SOCIAL
Por ser una fundación es una organización sin fines de lucro.
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CAPÍTULO 2.

FUNCIONES BÁSICAS DEL SISTEMA

Ingestión: Es la actividad de suministrar algo al sistema. Para el funcionamiento del

sistema se necesita:

a- Aspirantes de primer grado de primaria a sexto grado de bachillerato.

b- Planta física en Cartagena, Bolívar.
c- Recursos de capital (Aportes de Secretaria de Educación y el pago mensual de
estudiantes no becados).
d- Pago de inscripción (solo nuevos).
e- Información del aspirante.
f- Personal.
- Rector(a).
- Docentes.
- Secretaria.
- Coordinador académico.
- Coordinador de convivencia.
- Oficios varios. (Vigilante, Aseadoras, practicantes).
g- Materiales (sillas, tableros, computadores, abanico, etc.)

Procesos: La IENA realiza las siguientes acciones:

a- Aperturas de Inscripción.
b- Generación de PIN.
c- Inscripción por página web (www.colegionuevaamerica.edu.co)
d- Entrevistas con el Departamento de Bienestar.
e- Generación de examen.

Reacción al ambiente: En la aportación del ambiente el IENA tiene:

a- Rendición de cuentas.
b- Procesos de autoevaluación – Para realizar mejoras en la institución.
c- Mantenimiento a la planta física.

Provisión de partes: Estos son los datos o insumos que necesitas el sistema:

a- Datos del aspirante.

b- Programas computacionales.
c- Personal del departamento de Bienestar.
d- Material del examen.
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Regeneración de partes: Para el funcionamiento del sistema se regeneran unos datos o

insumos que son:

a- Grados.
b- Retiros de estudiantes.
c- Examen de admisión.
d- Entrevistas.
e- Jubilación, retiro e Inserción Laboral.
f- Construcción y mantenimiento de plantas físicas.
g- Gestión de recursos financieros, para cubrir los gastos presupuestales de toda la
institución.

Organización: El orden, control y manejo de la información personal de los aspirantes,

hace que el sistema de inscripción de la Institución Educativa Nueva América funcione
eficientemente, es decir, nada de la ejecución del subproceso de inscripción se hace sin
un previo orden y se procura siempre tener datos estadísticos para buscar mejoras. En una
empresa o sistema, el orden es fundamental para evitar pérdidas, ya sean de carácter
económico, material, o intelectual.
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CAPÍTULO 3.

FUNCIONES BÁSICAS DEL SUBSISTEMA

(SELECCIÓN)

Ingestión:
a- Aspirantes de primer grado de primaria a sexto grado de bachillerato.
b- Pago de inscripción (solo nuevos).
c- Información del aspirante.
d- Material computacional (realizar el examen)

Procesos:
f- Realización del examen
g- Verificación de resultados.
h- Recomendaciones formativas para los aspirantes que obtenga puntajes entre el
70% y 80% que deben ser sustentadas al inicio del año.
i- Entrevista al aspirante con el Departamento de Bienestar.
j- Generación de examen.

Reacción al ambiente:
d- El uso de las tecnologías de internet permite agilizar el proceso de inscripción del
aspirante. Además la Institución NO cuenta con máquinas que contaminan o que
generen desechos dañinos. Tiene una zona verde que cada año es renovada con
donaciones de semillas por parte de los estudiantes o de acudientes de los
estudiantes.
e- Aperturas y cierres de convocatorias.
f- Procesos de autoevaluación – Para realizar mejoras en el subsistema de selección.
g- Gestión de recursos financieros para realizar el subprocesos.

Provisión de partes:
e- Datos del aspirante.
f- Datos de la prueba.
g- Programas computacionales.
h- Crear un nuevo correo institucional.
i- Personal del departamento de Bienestar.
j- Examen de admisión.
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Regeneración de partes:
h- Eliminación de correos (estudiantes retirados o graduados).
i- Grados.
j- Retiros de estudiantes.

Organización: En esta parte este subsistema se divide en tres procesos (calificación del
examen, entrevista, control académico)

- La calificación del examen: en examen se mide la capacidad del aspirante y

también las debilidades que puede traer, para así realizar un proceso de control.
En la prueba se evalúa las competencias básicas de matemáticas y lenguaje. La
modalidad de la prueba es virtual.

- La entrevista: Esta se realiza para el aspirante y para los padres del aspirante para
medir el comportamiento y las bases éticas en las que ha sido formado con
anterioridad por parte de las instituciones educativas anteriores como por el
entorno familiar.

- El control académico: Este proceso es llevado acabo con los aspirantes que
obtuvieron un resultado a partir del 70% al 80% de aprobación en la prueba. El
proceso académico depende de los fallos en la prueba, luego se determina un plan
de mejoramiento para el aspirante.
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CAPÍTULO 4.
ELEMENTOS DEL SUBSISTEMA.
(SELECCIÓN)

EVENTO PROVEEDOR
- Aspirantes a la educación básica primaria o básica secundaria: Se encuentra
en el primer punto, debido a que los aspirantes son los principales proveedores
para que este subsistema exista. Claro está que si no existen aspirante es
innecesario tener en la institución el proceso de selección.

- Cupos en los diferentes niveles de educación.

- Pago de inscripción: En este proceso el aspirante debe realizar el pago de

inscripción para poder realizar el examen.

- Convenio con la secretaria de educación: La institución cuenta con un convenio

de becas para estudiantes llamado “Plan Becado” en el cual Secretaria de
Educación otorga becas para los estudiantes que ellos consideren lo necesitan.
Según las estadísticas del Ministerio de Educación la institución cuenta con 267
estudiantes becados, 194 en la jornada de la mañana y 73 en la jornada de la tarde.

ENTRADAS
- Resultados del examen de admisión.
- Traslado de matrícula (en caso de que el estudiante ya sea becado).
- Observador del estudiante firmado por el (la) rector(a) de la institución anterior.

PROCESOS
- Calificación: En este proceso la institución otorga a un docente capacitado en la
materia de Matemáticas y otro docente capacitado en la materia de Lenguaje para
realizar la prueba con sus respectivas respuestas correctas. Luego el ingeniero de
sistemas se encarga de digitalizar y subir la prueba en la plataforma.
La plataforma de la institución realiza la calificación y esta es guardada en el perfil
del aspirante.

- Resultados:

a. Puntajes inferiores a 70%: El aspirante con este tipo de puntajes es

rechazado por la institución ya que no cumple con el puntaje mínimo de
admisión.
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b. Puntajes iguales o superiores a 70% pero inferiores a 80%: Se llama al

acudiente del aspirante para realizar las entrevistas. En la entrevista del
aspirante se le realiza una segunda prueba donde se mide más que todo, las
posibles falencias, para así determinar un proceso de control que mejores en
esas falencias con las que viene el estudiante.
c. Puntajes superiores a 80%: Se le realiza la entrevista al estudiante y a los
padres más que todo para medir la parte psicológico y el comportamiento del
aspirante.

- Quejas o reclamos, dudas del proceso de selección: Este espacio lo da la

institución para aquellos acudientes que quedan con dudas o tienen quejas con
respecto al proceso de selección y así llegar a un acuerdo o a la aclaración de
dudas.
SALIDAS.
- Definición de fecha para abrir las convocatorias
- Asignación de personal logístico.
- Asignación de la parte fisca donde se realizaran las respectivas entrevistas.
- Documentación oficial de resultados.

MEDIO AMBIENTE.
- La Institución Educativa Nueva América es de 754,68 m2 y se encuentra ubicada
en el barrio nuevo bosque. Esta cuenta con una planta física de cuatro (4) piso y
una de un (1) piso, la planta de cuatro (4) piso es donde están los de básica
primaria, básica secundaria y la media. En la planta de un (1) solo piso se
encuentra preescolear (Jardín I / Kínder, Pre-jardín, Jardín II / transición).

- Plataforma de la institución.

FRONTERA.

CONTROL.
- Fecha de realización de examen.
- Fecha de publicación de resultado.
- Reglamento Institucional. Control de puntajes.
- Verificación del puntaje requerimiento mínimo.
- Designación de recursos para entrevista (personal encargado y materiales).
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EVENTO CLIENTE.
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CONCLUSIÓN

Luego de realizar este caso de estudio podemos concluir que lo aprendido en la materia
Teoría General de Sistema sobre el concepto de sistema tiene validez en la vida cotidiana
y se implemente para el buen funcionamiento de una empresa.

En medio de la realización del trabajo observamos que para que un sistema funcione
adecuadamente debe cumplir las seis (6) funciones de sistemas que son: la ingestión, el
proceso, la reacción al ambiente, la provisión de partes, la regeneración de partes, y la
organización.

También se puede concluir que la organización aunque siendo el último punto de los seis
la organización cumple una función muy importante como las demás, ya que si no hay un
orden en cada uno de los procesos el funcionamiento del sistema no sería el apropiado.