AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS 2

(OFIMÁTICA)

Seguro que te ha pasado. Lees `ofimática´ y, automáticamente, piensas en el típico

paquete de software que tienes instalado en tu PC. Ese que te permite hacer
presentaciones molonas o tablas dinámicas. ¿Sabías que la ofimática está
compuesta por dos términos?
Este acrónimo nos habla de Oficina e Informática, es decir, el 'equipamiento
hardware y software usado para crear, coleccionar, almacenar, manipular y
transmitir digitalmente la información necesaria para realizar tareas y lograr
objetivos básicos´.
Pero, ¿entonces no tiene nada que ver con el paquete Office? Sí. Y para que hables
con propiedad y fundamento, a continuación te explicaré detalladamente cómo
puedes sacarle el máximo partido a las herramientas de oficina más usadas del
mundo.
El objetivo de la ofimática es simplificar tareas.
Así, puedes optimizar tu tiempo y dedicarlo a realizar otras labores. Te pongo un
ejemplo sencillo: antes, en las empresas se hacían las cartas a mano y se dedicaba
mucho tiempo a esta tarea (imagina tener que escribir una a una para cada cliente
o proveedor y, en caso de que al redactar hubiera algún error, empezar a escribirla
de nuevo). Ahora, gracias a estos programas informáticos, puedes escribir
una `carta tipo´ que vayas modificando a petición de nuevos datos y corregir errores
en el momento.
El gran cambio llegó para las empresas, ya que algunas de estas tareas son de
realización diaria y suponen una pérdida de tiempo considerable. Gracias a la
incorporación de este tipo de software se puede, incluso reducir costes, al invertir
menos tiempo.
Teniendo en cuenta lo que acabas de leer, que tu curriculum vitae incluya un
apartado en el que la ofimática esté presente es casi obligatorio. Los headhunters
dan por hecho que los candidatos conocen y usan este tipo de herramientas, así
que, entremos en el meollo de la cuestión.
 ¿Cuáles son las herramientas de ofimática
más utilizadas en una empresa?

Puede que el paquete de Office más

comúnmente conocido sea el de la
marca Microsoft, y muchos ordenadores lo
traen por defecto instalado. Sin embargo,
también tienes otros de acceso libre,
como OpenOffice. Ambos, incluyen las
siguientes herramientas para que el trabajo
diario de oficina sea mucho más sencillo y
accesible:
Procesador de texto: hablamos del
archiconocido Word, uno de los programas
más populares de Microsoft Office. Word es un
procesador de textos, es decir, te permite crear, editar y modificar documentos de
textos con formato. A diferencia de un editor de texto simple, Word incluye la
posibilidad de trabajar con diversas tipografías (fuentes), incluir imágenes, un
corrector ortográfico e incluso un diccionario de sinónimos. En sus últimas
actualizaciones, el paquete trae consigo plantillas para crear documentos
concretos, como flyers, curriculums, portadas para trabajos e incluso índices. Si le
dedicas tiempo a trabajar con él, te darás cuenta que tiene un sinfín de posibilidades
para editar un texto.
Hojas de cálculo: el temido y útil Excel. Temido, porque si nunca has trabajado con
él te dará algún que otro dolor de cabeza, ya que no es muy intuitivo. Pero, por otro
lado, útil, porque, al igual que Word, te permite organizar datos de forma rápida y,
gracias a las tablas dinámicas, podrás cruzar datos y tener todo en una misma hoja
de cálculo. Excel está compuesto por plantillas o, como acabas de leer, hojas de
cálculo, que te dan la posibilidad de realizar operaciones aritméticas de manera
automática, tarea muy útil para aquellos que trabajan en departamentos de finanzas
o en labores operativas en las que se hacen necesarios informes y manejo de
muchos datos.
Bases de datos: es una de herramientas menos utilizadas del paquete Office de
Microsoft pero puedes sacarle mucho partido si realizas seguimiento de pedidos,
proveedores o recopilas datos: te presento a Access, el gestor de datos. Además, si
no solo quieres almacenar en base de datos, sino que también quieres poder realizar
consultas sobre esa información y realizar informes, es el programa ideal para ti.
Programas de presentación: ¿te suena la sigla PPT? La utilizamos mucho para
referirnos a las presentaciones visuales que hacemos para los clientes. Y el
programa que se utiliza para hacerlas no es otro que el PowerPoint, que te permite
combinar diapositivas multimedia con imagen, sonido, texto e incluso vídeos.
Programas de correo electrónico: los emails, calendarios para reuniones y
directorio de contactos puedes administrarlos a través de Outlook. Es un gestor de
correo electrónico perfecto para una empresa, ya que permite crear cuentas con el
nombre de la compañía, crear listas para hacer envíos y calendarizar reuniones con
tu equipo de trabajo.
Este es un resumen de las más utilizadas pero si te descargar el paquete de
Microsoft Office completo verás que tiene herramientas para cada proceso de
trabajo, por ejemplo OneNote (crea notas como si fueran post-it) o Publisher
(puedes hacer creaciones más complejas como folletos).

Programas de mensajería instantánea y videoconferencia: La Mensajería

Instantánea y la Videoconferencia pueden considerarse herramientas colaborativas
para compartir investigaciones en línea, por ser aplicaciones basadas en
tecnologías interoperables capaces de poner en contacto a diferentes grupos de
usuarios para que intercambien experiencias.

Hoy en día, con el avance de las tecnologías, la ofimática se ha lanzado también al

mundo virtual. Gracias a ello podemos crear, editar y compartir archivos en línea con
la ventaja de hacerlo entre varias personas o visualizarlos en tiempo real. Sin
embargo, muchas personas todavía están acostumbradas a tener sus herramientas
ofimáticas instaladas en el ordenador y son reacias a dar el salto para utilizar estas
herramientas en línea.