Determinación de Alternativas, Costos y Beneficios.

Durante la investigación, Peggy investiga el problema a fondo, juntando todos los datos, cifras y
documentos pertinentes, Peggy ahora debe identificar los costos y los beneficios esperados del
nuevo sistema. Ella recuerda que esta presentando un plan de negocios a una gerencia que
esta muy preocupada por el impacto financiero que el sistema tendrá en la organización.

Tendra que escribir su informe para enfatizar los beneficios comerciales de sus alternativas.

Antes de decidirse por su propia recomendación, Peggy desarrolla una lista completa de
alternativas, posible solución al problema de las cuentas por pagar. Ella decide que las
soluciones viables van desde no hacer nada hasta computarizar completamente el sistema de
aplicaciones. Al final, considera cuatro alternativas distintas:

1. No hacer nada; dejar el sistema existente solo

2. Contratar más personal, pero continuar con un sistema manual

3. Compre el software de la aplicación a un proveedor externo de software

4. Diseñar, programar e instalar un sistema de aplicaciones personalizado.

Para cada una de las alternativas, Peggy considera los costos probables, ahorros, efectos y
beneficios. La primera alternativa, no hacer nada, no capturaría el ahorro de $ 10000 - $ 12000
que Fleet Fleet pierde actualmente cada año. por lo tanto, no ofrece beneficios reales, excepto
que la compañía no incurriría en gastos de bolsillo al mantener el estado; sin embargo, la
inacción crearía algunos pasivos de largo alcance: el sistema de aplicaciones determinará la
tasa a medida que crezca Fleet Fleet, perdiendo más descuento potencial cada año; Los
tenedores de libros con la lucha más difícil para hacer bien su trabajo; y la moral de aquellos
que entran en contacto con el sistema continuará cayendo.

La segunda alternativa, la contratación de más personal, si bien no cambiaría drásticamente el

sistema existente, requeriría la contratación de una nueva persona inmediatamente y otra en
un año. Peggy estima los costos de esta alternativa, incluidos los salarios, el equipo, los
muebles y el espacio, en $ 12,500 por parte del primer año y $ 33,600 en el segundo. La
contratación de nuevas personas estabilizaría el problema con el sistema de aplicaciones en el
corto plazo y permitiría a la empresa aprovechar más descuentos. A largo plazo, sin embargo,
el problema se repetirá a medida que Fleet Fleet supere el sistema manual, haciendo que la
empresa pierda nuevamente la mayoría de las oportunidades de descuento.

El software de compra, la tercera alternativa, indudablemente permitiría a Fleet-Feet capturar

el descuento perdido anteriormente. Hojeando dos revistas de software que lee con
regularidad, interactúa e interactúa, Peggy escanea anuncios de software para productos
específicamente diseñados para ejecutarse en la computadora Hewleet Packard (HP) de Fleet-
Feet.

Al analizar los números anteriores de las revistas que tiene, Peggy descubre sistemas de
aplicaciones que varían en precio desde $ 500 a $ 15000. Los de menor precio permiten un
solo usuario a la vez (inaceptable en la situación de Fleet-Feet), mientras que los de mayor
precio - Aunque son demasiado caros para Fleet-Feet - Se asignan para múltiples usuarios,
vinculan la aplicación con el libro mayor y permiten múltiples corporaciones Peggy se comunica
con Micro Computer Business Applications (MCBA), que proporcionó sus otros sistemas de
contabilidad cuando Fleet Feet compró su computadora Hewlett Packard. Peggy organiza una
demostración de un usuario de MCBA, una estación de televisión educativa local. Según la
experiencia de la estación de televisión y las listas de precios de MCBA, Peggy cuenta los costos
esperados:

1- Software de aplicación de MCBA $ 7500

2. Modificaciones a software para franquiciado $ 9200.

3. Equipo - Dos terminales $ 2000

4. Actualización anual de software $ 2000 / año

5. Formación del personal. $1250

Al llegar a un total, Peggy separa los costos únicos de los costos anuales. el costo total de una
sola vez es de $ 19950, con un costo anual de $ 2000. Es probable que Fleet-Feet pueda instalar
el software y ponerlo en línea en un plazo de tres meses, lo que le permitirá a la empresa
comenzar a aprovechar los descuentos perdidos bastante pronto. A pesar de sus costos,
eliminaría las horas extra que ahora se pagan a los empleados contables. Peggy combina los
costos de una sola vez con los ahorros de proyectos en horas extra y descuentos perdidos:

1. Horas extras para empleados $ 4200 / año

2. Descuentos a proveedores $ 12000 / año.
-------------------
$ 16200 / año

Ella ve que puede recuperar este costo de los ahorros en poco más de un año, una
recuperación rápida, la cuarta y última alternativa de Peggy, escribir software personalizado,
proporciona una solución más flexible al problema porque le daría al software Fleet Feet que
Fue específicamente adaptado a las necesidades de una operación de franquicia. Los costos
estimados incluyen:

1. Diseño del sistema $ 5000

2. Programación $ 24000

3. Entrenamiento, instalación, conversión $ 1200

4. Mantenimiento de software $ 900 / año.

5. Equipo, incluyendo dos terminales $ 2000

Al estimar los costos de programación, Peggy predice que necesitará tener por lo menos una
docena de nuevos programas COBOL escritos. Los 12 programas de Peggy permitirán ingresar
nuevos vendedores, cambiar proveedores, imprimir facturas, imprimir cheques, imprimir otros
informes de administración y publicar facturas. Calcula la longitud promedio de los programas
mediante el bloqueo en los programas del libro mayor de Fleet Feet, y encuentra que los 20
programas de este grupo tienen un promedio de 1000 líneas cada uno. Dado que ambos
sistemas utilizarán el administrador de base de datos Hewleet Packard, están relacionados con
la contabilidad y operan de manera interactiva, estima que las dificultades son un tanto iguales.

Al multiplicar el número de programas (12) por su longitud promedio (1000 líneas), obtiene
12000 líneas. Peggy divide las 12000 líneas necesarias por 100, un número promedio de líneas
por día que un programador típico puede escribir. Ella viene con 120 días de esfuerzo de
programación. Dado que los programadores experimentados ganan alrededor de $ 50000 por
año (incluidos los beneficios complementarios) y trabajan un promedio de 250 días por año,
Peggy computa la tarifa diaria de un programador a $ 200 (50000 dividido por 250 es igual a $
200 por día). Los costos totales de programación son, por lo tanto, $ 24000 (120 días por $ 200
por día equivalen a $ 24000).

Una vez más, Peggy suma los costos de una vez y anuales: $ 32200 en costos de una sola vez y
$ 900 en costos anuales. Esta alternativa aún le otorga $ 16200 por año en ahorros por tiempo
extra y descuentos perdidos. El período de recuperación es bastante diferente de la tercera
alternativa, alrededor de dos años.

Esta cuarta alternativa permitirá a Fleet-Feet jugar con proveedores dentro del período de
descuento de cinco a diez días. Algunos cambios de personal tendrían que ocurrir en el
almacén y en el área de contabilidad, pero Peggy estima que puede tener el nuevo sistema en
funcionamiento dentro de seis meses.

Con todas las alternativas de costos, ahorros y beneficios resueltos, Peggy ahora puede
comparar las ventajas y desventajas de cada uno. Algunos costos y beneficios ocurrirían una
sola vez, mientras que otros se repetirían anualmente. Por supuesto, surgirían otros costos,
como suministros y mantenimiento de terminales, pero esos no afectarían drásticamente las
comparaciones. Algunos costos, beneficios y ahorros no son cuantificables, pero Peggy sabe
que existen. Por ejemplo, no puede poner un valor en dólares en un mejor servicio a los
vendedores, mantenerse por delante de la competencia de Fleet-Feet, utilizar más plenamente
la computadora HP, aumentar la moral / satisfacción laboral o una mejor información de
gestión. Peggy sabe que la mayoría de los sistemas alcanzan una vida útil de cuatro a seis años.
Debido a que la primera alternativa no resuelve el problema de descuento de Fleet-Feet, nunca
puede capturar el potencial de descuento de $ 12000 por año y no puede mantenerse durante
4-6 años, Peggy rechaza esta alternativa. Utilizando un horizonte de planificación de cinco años
como promedio, Peggy luego compara los costos y beneficios de las tres alternativas restantes;

Categoría Alternativa 2 Alternativa 3Alternativa 4

(Contratar per.) (Comprar Software) (Escribir Software pers.)
Total de costos de una vez $0 $19950 $32200
Costes totales anuales 46200 2000 900
Beneficios anuales totales 0 16200 16200
Ahorro anual $46200 $14200 15300
Al estudiar esta tabla de comparación, Peggy rechaza la alternativa 2 (contratar personal)
debido a las altas pérdidas anuales, $ 46200. Sin embargo, las alternativas 3 (Comprar
software) y 4 (Escribir software personalizado) logran ahorros de costos anuales y, por lo tanto,
podrían tener sentido para Flet-Flet.

¿Puede Peggy simplemente multiplicar el ahorro de costos anual para cada una de las dos
alternativas restantes por cinco para estimar el ahorro de costos total para los cinco años de
vida del nuevo sistema de aplicaciones? Al recordar su curso de matemáticas de negocios
universitarios, Peggy sabe que no puede, porque los beneficios se producirán en el futuro,
mientras que los costos se producirán ahora. Los beneficios futuros requieren la conversión a
montos actuales en dólares con un tipo de manipulación financiera llamada análisis del valor
presente.

Peggy busca la fórmula del valor presente para convertir o descontar en su antiguo libro de
texto de matemáticas de negocios universitarios:
F
P=
( 1+ I ) ^
N

P representa el valor presente de los beneficios, F el valor futuro de los beneficios, I la tasa de
interés y N el número de años. Utilizando el 10% como tasa de interés (Flet-Flet obtiene esa
tasa de ganancia en su producto menos rentable, calcetines), Peggy construye otra tabla para
las dos alternativas restantes que se consideran:

Alternative 3 Alternative 4
(Buy Software) (Write custom software)

Year (N) (1 + 10)^N Valor futuro Presente valor Valor futuro Valor presente
De beneficiosF) De beneficiosF (F) De beneficiosF (F) De beneficiosF (F)
1 1 10 $14200 ·$12909 $15300 $13909
2 1 21 14200 11736 15300 12645
3 1 33 14200 10699 15300 11495
4 1 46 14200 9699 15300 10450
5 1 61 14200 8817 15300 9500
Total $53829 $57999

Con los valores actuales de los beneficios futuros computados, Peggy resta los costos de una
sola vez para obtener el valor presente neto de cada alternativa:

Valor actual neto para la alternativa 3: $ 53829 - 19950 = 33879

Valor actual neto para la alternativa 4: $ 57999 - 32000 = 25799

Por lo tanto, la alternativa 4 cuesta alrededor de $ 8000 más el valor actual neto obtenible de
las ganancias que la alternativa 3 y representa la "peor" solución financiera al problema de la
aplicación. Le costaría mucho más a Fleet-Feet escribir el software de cuentas por pagar que
comprarlo en la MCBA. Sin embargo, ambas alternativas resuelven el problema de la pérdida
de descuentos. Además, ambas alternativas permiten a Fleet-Feet recuperar sus costos en un
tiempo razonable.

Las consideraciones fiscales también afectarían la decisión final. Para las empresas orientadas
al sector privado, las leyes fiscales permiten a las empresas depreciar el hardware y el
software, que son gastos comerciales legítimos.

Además de un análisis del valor presente, Peggy considera otros dos factores: el punto de
equilibrio y el retorno de la inversión. El punto de equilibrio iguala el tiempo que tarda un
proyecto en pagar los costos. En el caso de la alternativa 4, Peggy puede calcular el período de
recuperación a partir de la siguiente tabla:

Año Costo Costo Beneficios Costo Beneficios

unitario anual anuales Total Totales

0 $32200 $0 $0 $32200 $0
1 900 16200 33100 16200
2 900 16200 34000 32400
3 900 16200 34900 48600
4 900 16200 35800 64800
5 900 16200 36700 81000

Esta tabla, construida fácilmente con un programa de hoja de cálculo, muestra los costos
totales al final del año 1 como $ 33100 con beneficios totales de $ 16200; Obviamente un
retorno negativo. Sin embargo, para el año 2, los costos totales ascienden a $ 34000, con
beneficios de $ 32400. El nuevo sistema se recuperará a principios del tercer año:

El retorno de la inversión (ROI) proyecta la rentabilidad de varias alternativas. El ROI es una tasa
porcentual que mide la cantidad que la empresa recibe de una inversión, en comparación con
la cantidad que paga por la inversión. Las empresas calculan el ROI con la fórmula:
C o s t o   d e   b e n ef i c i o s−C o s t o   T o t a l
R O I=
Co st o  T ot al

El ROI para la alternativa 4 es:

$ 81000−36700 $ 44300
RO I= = =120
36700 36700

Por lo tanto, la alternativa 4 devuelve 1 2 veces más beneficios que costos. Si el cálculo hubiera
tenido en cuenta el valor temporal del dinero (análisis del valor presente), el ROI se reduciría
un poco.

Mirando más allá en la alternativa 3, Peggy encuentra un grave inconveniente potencial.

Mientras que el software de la aplicación comprada interactúa con el libro mayor de Fleet Feet,
el costo de convertir el software para operaciones de franquicia puede ser incómodamente
alto, según un colega que Peggy conoció en una reunión comercial de franquicias.
Después de una cuidadosa consideración, Peggy recomienda la alternativa 4, cableado de
software personalizado. Si bien muchos profesionales de la computación hoy abogan por
comprar software de contabilidad, Peggy ve la operación de franquicia de Fleet Feet y su base
de operaciones de Washington, DC a California, lo suficientemente única como para merecer
un enfoque personalizado.

Informes de los resultados

Una vez que el analista ha recopilado todos los datos necesarios de entrevistas y cuestionarios,
ha recopilado documentos relevantes, ha construido diagramas de flujo de datos, ha redactado
diccionarios de datos, ha observado el sistema y realizados cálculos relacionados con los
costos, el analista lo reúne todo en el estudio de factibilidad (también conocido como El
documento de requisitos o informe final). El formato del estudio de factibilidad es paralelo al
del informe preliminar preparado anteriormente. Como puede ver en la Figura 5.10, comienza
con una reafirmación del problema y su importancia, continúa con una lista de los objetivos del
estudio, revisa los hallazgos del analista, registra los costos y ahorros esperados y concluye con
las recomendaciones del analista.

En la mayoría de las situaciones, la administración querrá ver una propuesta formal antes de
decidir invertir en un nuevo sistema. Incluso en organizaciones pequeñas, solo una discusión
verbal puede llevar a malentendidos eventuales. La propuesta debe tomar la forma de un
documento escrito.

Cuando la gerencia considera cualquier propuesta, la comparará con las propuestas de

cualquier otra decisión y gasto. Por lo general, los departamentos dentro de una empresa
compiten por el mismo software, que incluye la compra de software sofisticado de
procesamiento de textos, la renovación de instalaciones de fabricación o el desarrollo de
sistemas de inventario de códigos de barras. La gerencia debe decidir cuál es la mejor inversión
para hacer en este momento en particular.

Incluso el analista más experimentado tendrá propuestas rechazadas por la gerencia.

Sin embargo, el rechazo no significa necesariamente que el analista no haya hecho bien el
trabajo o que la gerencia haya perdido confianza en el analista. Independientemente de las
razones de un rechazo, el analista debe tratarla como una experiencia de aprendizaje: una
oportunidad para aprender más sobre el negocio y la forma en que la gerencia toma las
decisiones.

En nuestro ejemplo de Fleet Feet, Peggy sugiere que la compañía diseñe, programa e instale su
propio sistema de aplicaciones porque, después de sopesar todas las opciones, determina que
hacerlo costará menos a largo plazo, aumentará la eficiencia y brindará más flexibilidad. .

En una organización grande, el analista puede usar una forma estandarizada para el informe
final; en organizaciones más pequeñas, el analista puede tener la libertad de seleccionar el
formato más lógico.

En cualquier caso, el analista distribuye copias del informe impreso o mecanografiado a los
gerentes que decidirán adoptar, rechazar o modificar la solución recomendada.
 FLEET FEET
MEMORÁNDUM

FECHA: 17 de octubre de 1993.

A: Sally Edwards Presidenta

DE: Peggy Adams Russell, analista de sistemas

TEMA: Informe final del análisis detallado del sistema de cuentas por pagar

Resumen ejecutivo

Hemos completado el análisis detallado de nuestro sistema de cuentas por pagar. Este informe
describe los resultados de nuestros objetivos y recomendaciones. En resumen, recomendamos
el diseño y desarrollo de nuestro propio sistema de cuentas por pagar, lo que en última
instancia resultaría en un ahorro de costos de más de $ 16000 al año.

Objetivos del sistema:

¿Cómo puede Fleet Feet acelerar los pagos a los proveedores? ¿Podemos lograr este objetivo y
aun así disminuir la pesada carga de trabajo en el departamento de contabilidad?

Recomendaciones:

1. El tiempo de procesamiento de las facturas se ha reducido en dos días desde que Debbie
Delfer fue autorizada para firmar cheques de proveedores y nóminas. Desafortunadamente,
esto no ahorra tiempo suficiente para permitirnos aprovechar los descuentos.

2. La pérdida monetaria de no tomar descuentos es significativa. Para el año calendario 1992,

Fleet-Feet podría haber ahorrado 8294, o alrededor de $ 700 por mes.

3. El descuento habitual ofrecido por los proveedores es del 2 por ciento para los pagos
realizados dentro de los 10 días. Más de la mitad de nuestros proveedores informaron en una
encuesta telefónica que otorgarían un descuento del día en vivo del 3.3 por ciento. Nuestros
cálculos muestran que esto podría aumentar nuestros ahorros a más de $ 12000 para el año
pasado.

4. El presente sistema manual incluye papeleo excesivo. Las facturas se envían a mano tanto a
la tarjeta contable como a la parte del talón del cheque a los proveedores.

5. Actualmente no generamos informes que puedan generar pagos automáticamente. Debbie

Delfer depende de la memoria para saber cuál pagar cuándo.
6. Nos enfrentamos a los costos de uso. Cualquier nueva franquicia requerirá que contratemos
personal adicional. Nuestra tasa de pago actual para una posición administrativa en el
departamento de contabilidad supera los $ 1200 por mes. Necesitaremos una nueva persona
dentro de los próximos tres meses, una segunda persona dentro de un año.

7. No identificamos adecuadamente a nuestros proveedores. En la actualidad, los enumeramos

por nombre, solo que con frecuencia publicamos las facturas en la tarjeta de repisa incorrecta y
sufrimos un cargo financiero por retraso en el pago.

Alternativas:

Cuatro soluciones posibles podrían eliminar los problemas en nuestro sistema de cuentas por
pagar y acelerar los pagos. Cada uno ofrece diferentes ahorros en los costos y efectos en
nuestra operación. Ninguna de las alternativas tiene en cuenta los efectos de los créditos
fiscales a la inversión para equipos o depreciación y ahorros. Todos los costos son costos antes
de impuestos

Opción l No hacer nada. Dejar el sistema solo

Costos: pérdida de posibles descuentos $ 10 - $ 12000 por año

Ahorros: Ninguno

Efectos: El sistema de aplicación manual solo puede empeorar. Los pagos a los proveedores se
harán más lentos a medida que crezca nuestro volumen de negocios. La contabilidad luchará
para mantenerse y la moral sufrirá

Opción ll Contratar personal: una persona adicional para comenzar ahora otra en un año.
Ambas personas trabajarían en contabilidad para mantener la carga de trabajo en este nivel
actual. Tenga en cuenta que el costo del segundo año es alto debido al resto de la primera
persona que trabaja este año.

Costos: pérdida de descuentos potenciales $ 10-12000 / año

Dos empleados primer año $ 12600

Segundo año $ 33600

Ahorros: Ninguno

Efectos: El sistema de aplicaciones se estabilizaría, pero no mejoraría en cuatro años,

volveríamos a estar donde estamos ahora.

Opción lll. Compra el software de la aplicación. Un sistema de software de cuentas por pagar
escrito por MCBA (Micro Computer Business Applications) está disponible y satisfará la
mayoría de nuestras necesidades. Este sistema no tiene la capacidad de lidiar con
frqanchises, pero es compatible con nuestra computadora HP. Este software está instalado en
40 empresas en los Estados Unidos y Canadá.

Costo: software de cuentas por pagar MCBA $ 7500

Modificaciones al sistema MCBA para franquicias 9200.

Dos terminales (en almacén y contabilidad). 2000

Actualización anual de MCBA 2000 / año

Formación del personal 1250

Ahorros: las horas extraordinarias pagan a los empleados contables $ 4200 / año

Descuentos a proveedores 12000 / año.

Efectos: los proveedores podrían recibir pagos dentro del período de descuento de cinco a diez
días. Algunos cambios serían necesarios en las áreas de almacén y oficina. El sistema puede
estar parado y funcionando en tres meses. Los buenos manuales de entrenamiento son parte
del sistema.

Opción IV. Programa de diseño e instalación de nuestro propio sistema de aplicaciones. Esta
alternativa nos da la mayor flexibilidad. Podemos adaptar

Costos: Diseño del sistema 5000.

Programación 24000

Formación e instalación 1200

Mantenimiento del sistema 900 / año.

Dos terminales (en almacén

y contabilidad) 2000

Ahorros: las horas extraordinarias pagan a los empleados contables $ 4200 / año

Descuento a proveedores 12000 / año.

Efectos: los proveedores podrían recibir pagos dentro del período de descuento de cinco a días
para adolescentes. Habría que hacer algunos cambios en el almacén y la oficina. El sistema se
puede instalar y operar en seis meses. Se pueden aliviar los problemas asociados con el
aumento de los costos, la excesiva carga de trabajo de papeleo y la identificación del
proveedor.

Las opciones 3 y 4 no muestran el costo de la computadora, ya que somos dueños de nuestra

computadora. Ninguna de estas dos opciones nos obliga a modificar o actualizar la
computadora, ya que no dañarán el rendimiento del sistema en las aplicaciones existentes.
Tenemos suficiente tiempo de procesador y espacio de almacenamiento en disco para agregar
el sistema de cuentas por pagar a la computadora.

Recomendaciones y justificación

Recomiendo a la gerencia aprobar la opción cuatro por las siguientes razones:

1. El costo de un sistema personalizado no es apreciablemente mayor que el del software

MCBA.

2. Resolverá los problemas en el sistema de aplicación manual actual.

3. La estimación de MCBA puede ser baja porque quieren nuestro negocio. Otros usuarios han
encontrado que los costos reales son mayores que la predicción de MCBA.

4. El nuevo sistema interactuaría con nuestro sistema actual de contabilidad general.

5. La amortización del nuevo sistema es de poco más de dos años.

Beneficios intangibles:

La opción cuatro también proporciona a Fleet Feet los siguientes beneficios no monetarios:

1. Mejor servicio a nuestros proveedores.

2. La información que ahora no está disponible para la administración llegará en un informe

detallado que nos ayudará a tomar mejores decisiones.

3. Nuestra firma continuará adelantándose a la competencia.

4. El departamento de contabilidad sentirá una mayor satisfacción laboral.

5. Podemos utilizar más plenamente nuestra computadora HP actual.