Semana 9: Proyecto Final

Oscar Castillo Araya

Fundamentos de la Administración
Instituto Profesional IACC
Fecha: 27/05/2018
 INSTRUCCIONES

Nicolás comenzó a trabajar cuando era un estudiante en una banquetera de

eventos a gran escala (fiestas de empresas, fiestas de año nuevo). Era mesero o
asistente según la ocasión. Gracias a su responsabilidad y constancia fue ascendiendo y
asumiendo más responsabilidades. Cuando se tituló le dieron la posibilidad de ser jefe de
proyectos, cargo en el que lleva 6 años, donde asumió el desafío de coordinar
completamente un evento.
Hoy ya conoce el negocio y está pensando en independizarse. Nicolás ha podido ahorrar
aproximadamente 10 millones de pesos y con ello espera dar inicio a su emprendimiento,
arrendar una oficina y hacer una página web. Como jefe de proyecto conoció a muchos
clientes que estarían dispuestos a recomendarlo y parte del equipo estaría dispuesto a
embarcarse con él en este nuevo desafío.
Con el fin de diferenciarse, además de los menús tradicionales, le gustaría ofrecer
productos sanos, enfocados a personas con alergias alimenticias o que busquen una
alternativa saludable y rica para atender a sus invitados. Está pensando en matrimonios
vegetarianos, veganos, cumpleaños para niños celiacos, aspecto que va a evaluar, ya que
no tiene certeza de la demanda de esos productos.
En base al caso presentado responda las siguientes preguntas:

1. Realice análisis FODA, considerando las variables externas e internas a de la futura

empresa, señalando dos ejemplos por cada variable.
R.1
Análisis FODA:
Fortalezas: dentro de las principales fortalezas que añadiría sería el gran conocimiento de
Nicolás del área de banquetería, ya que ha trabajado toda su vida en ese rubro. Otra
fortaleza que posee sería los contactos (clientes) que él maneja, ya que lo recomendarían
al iniciar el negocio. Ésto ayudaría al crecimiento sustancial de la empresa en un futuro
cercano.
Debilidades: hay varias aristas que pueden considerarse como debilidades, pero hay una
de ellas que considero que es la más importante: la incertidumbre al montar la empresa.
En esto entraría que el capital invertido no sea suficiente para llevar a cabo el
emprendimiento, la inexperiencia administrativa al momento de montar la empresa
(iniciación de actividades, tiempo que ocupe al iniciar la actividad comercial), entre otras.
Oportunidades: dentro del ámbito de las oportunidades señalaría el crecimiento en el
mercado de personas que buscan una alternativa de alimentación saludable, veganos o
vegetarianos, como también el aumento de ésta. Otro factor importante que podríamos
añadir es la baja de los precios de mercado, debido a nuevas leyes y regulaciones en los
alimentos y la baja actual del dólar, lo que ayudaría al aprovechamiento del capital al
momento de adquirir materias primas para realizar los platillos.
Amenazas: por el contrario, debido a que no hay una claridad del mercado de la
banquetería saludable, no se sabe a qué porcentaje de la población llegaría, por lo que la
empresa podría crecer muy poco y podría traer pérdidas a la empresa. También podría
existir una elevada competencia, lo que dificultaría aún más el ingreso al mercado.

2. Identifique variables del modelo de 5 fuerzas de Porter que pudiesen estar presentes
en el entorno de la empresa y sean relevantes de conocer al analizar el entorno de la
futura empresa.
R.2
Amenaza de productos sustitutos: puede que en el sector de la banquetería existan
empresas que ofrezcan combos sustitutos que pudieran fijar techos en los precios de los
servicios, por lo que los clientes preferirán aquellos. Esto podría traer más de alguna
consecuencia económica si no se sabe bien cómo invertir los capitales para
aprovecharlos al máximo, por lo cual es mejor hacer un sondeo a las empresas rivales
para conocer sus precios y evitar pérdidas.
Poder de negociación de los proveedores: debido a que les gustaría enfocarse como una
empresa de banquetería saludable, puede que haya una alta competencia entre
proveedores para ofrecer sus productos, debido a la gran cantidad de aquellos que
ofrecen el mismo producto. Esto favorecería mucho a la empresa a la hora de adquirirlos,
ya que los costos bajarían sustancialmente y las ganancias aumentarían.
Poder de negociación de los clientes: puede que al momento de entrar a un mercado
reducido de clientes por ofrecer productos saludables, los clientes se posicionen con un
precio menor que el que la empresa ofrece, lo que a la larga podría ocasionar que la
empresa tenga pérdidas, que los clientes opten por cambiarse de proveedor, entre otros
factores.
Nivel de rivalidad de competidores: quizá exista un nivel menor de competidores por la
apuesta arriesgada de entrar a un mercado saludable de otros que ofrecen el mismo
servicio pero con menús que no lo son tanto. Por lo que no habrá tanta rivalidad entre las
empresas y se tendrá mayor participación en el mercado, asimismo, la empresa será más
rentable económicamente hablando.

3. Desarrolle como parte del proceso de administrativo, las siguientes etapas:

I. Etapa de Planificación
a. Elaborare misión de la empresa.
b. Elaborare visión de la empresa.
c. Defina 3 objetivos para la empresa, considere corto, mediano y largo plazo.
d. Planifique por medio de carta Gantt las etapas del plan de apertura de la banquetera,
desde el inicio de actividades hasta la puesta en marcha de la empresa.

R.3
I. Etapa de planificación
a) Misión de la empresa: nuestra misión como empresa de banquetería es ofrecer un
servicio personalizado y diferente a nuestros clientes en la planificación y realización de
sus eventos sociales, adaptándonos a sus requerimientos y gustos con recetas y menús
tanto deliciosos como saludables, con el objetivo de entregarles momentos magníficos
junto a sus seres queridos.
b) Visión de la empresa: ser una empresa de alto prestigio en el rubro local de la
banquetería, ofreciendo un servicio de calidad, innovador, creativo y saludable,
enfocándonos en las mejores preparaciones gastronómicas y en un servicio del más alto
nivel.
c)
Corto plazo Mediano plazo Largo plazo
Objetivo Arrendar una oficina Comprar un local de Comprar un local de
n°1 cercana al centro de tamaño mediano para gran tamaño ya que
la ciudad y crear un hacer los eventos y tener aumentó la cantidad de
sitio web adecuado una oficina propia en el eventos durante éste
para promover los centro de la ciudad, último tiempo, en
servicios de donde sirva para especial para empresas,
banquetería. promocionar los eventos, debido al excelente
además de entregar toda servicio entregado. El
la publicidad necesaria a local mediano se ocupa
 los posibles clientes para eventos para la
cercanos a ésta y seguir familia y fiestas de
con las promociones con mediano tamaño.
el sitio web.
Objetivo Contratar de manera Contratar de forma Contratar de forma
n°2 esporádica a permanente a un jefe de permanente a 3 jefes de
personal calificado cocina, a dos cocineros, cocina (entre ellos un
por medio de un 4 garzones y a 2 chef) 4 cocineros, 8
encargado de garzones esporádicos de garzones y a 4 garzones
contratos que será apoyo, ya que ha habido de apoyo en el caso de
contratado de una alza en los eventos. una alza de eventos
manera indefinida. Nicolás sigue a cargo de durante el mes. Nicolás
Para empezar sería ellos. sigue al mando de todo
ideal tener a un jefe aunque no está en cada
de cocina, a dos uno de ellos ya que
cocineros, el contrató a un sub
encargado de encargado de eventos
evento que en éste que lo apoya en los que
caso sería Nicolás y no pueda asistir.
4 garzones que se
ocupen de las
necesidades de los
clientes.
Objetivo Llevar a cabo Llevar a cabo eventos de Llevar a cabo eventos a
n°3 pequeños eventos, mayor tamaño, sean grandes empresas y a
sean matrimonios, matrimonios, baby clientes, sean
cumpleaños, baby shower, bautizos y matrimonios, baby
showers y bautizos fiestas de navidad y año showers, aniversarios
en un pequeño local nuevo para pequeñas de compañías, fiestas
que ellos arrendarán empresas. de año nuevo, navidad,
de acuerdo a la etc.
ocasión.
 d) Planificación plan de apertura de la banquetera
Plazo Julio Agosto Septiembre Octubre
Actividades
(semanas) 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
Arriendo de oficina 3 semanas
Creación de sitio 3 semanas
web
Constitución de 4 semanas
empresa
Inicio actividades 4 semanas
Permisos 4 semanas
Reclutamiento y 4 semanas
contratación de
personal
Trámites laborales 4 semanas
Inducción personal 2 semanas
nuevo
Derechos de marca 4 semanas
Trámites bancarios 4 semanas
(apertura cuenta
corriente e
instrumentos
financieros)
Apertura de la 2 semanas
empresa

II. Organización
a. Seleccione y describa tres herramientas de organización que podría utilizar en la nueva
empresa.
b. Elabore una propuesta de organigrama para la banquetera, debe hacer una breve
descripción de los cargos asociados.
R.
II. Organización
Herramientas de organización
a) Organigramas: es la herramienta de organización principal, a mi entender, dentro de las
5 existentes y que debe estar si o si dentro de la organización, ya que como dice, muestra
las líneas de comunicación, las líneas de supervisión, los niveles jerárquicos y los puestos
de mayor o menor importancia. Lo aplicaría en la orden de mando de acuerdo a los
puestos ya definidos de trabajo (garzón, cocinero, jefe de cocina y encargado de evento).
Una vez claro el organigrama se debe comunicar a todos los empleados, a fin de aclarar a
quien uno depende y las responsabilidades pertinentes.
b) Cuadros ocupacionales y de distribución de cargas de trabajo: según lo que tengo
entendido, lo que más se debe aprovechar en una empresa de banquetería es el tiempo
para desarrollar los platillos para los clientes, por lo que evitar tiempos muertos y
optimizar los recursos al máximo, a fin de que se cumplan los objetivos. Lo aplicaría en
los tiempos de espera por cada platillo, por ejemplo ofrecer aperitivos para darles más
tiempo de que salgan los platos principales y los postres. Lo otro sería siempre tener un
tiempo determinado para organizar los detalles del evento, por ejemplo, en la decoración
en especial para cada fiesta, y un tiempo extra por si ocurre algún imprevisto o dificultad.
c) Descripción de cargo: cada uno de los empleados debe saber qué función
desempeñará dentro de la empresa de banquetería, por lo que debe ser entregado el
cargo una vez finalizado los procesos de entrevistas de trabajo y selección de personal,
por lo que usaría ésta herramienta ya que la considero importante dentro del proceso.
d) Manuales de políticas y reglamentos ésta herramienta la agregaré como adicional ya
que la necesitaremos ya que trabajaremos con alimentos, por lo tanto necesitamos
implantar normas de higiene y seguridad para trabajar con dichos elementos.

b) Propuesta de organigrama:
 Encargado de evento: el encargado de evento comercializa, organiza y realiza el
seguimiento de todos los eventos que se realicen en el lugar del evento con el
objetivo de que el día del banquete todos los empleados implicados estén bien
coordinados y se satisfagan las expectativas de los clientes, y así optimizar el
espacio del sector del evento y las posibilidades de nuevas ventas del servicio.
 Jefe de cocina: su función es realizar de manera calificada la planificación,
organización y control de todos los sectores propios de la cocina, organiza, dirige y
controla el trabajo del personal a su cargo, hace inventarios, escandallo (precio a
establecer de cada plato para que sean rentables), controles de materiales,
mercancías, diseña los platos y participa en su elaboración, realiza propuestas de
 pedidos de mercancías, materias primas y gestiona su almacenamiento,
conservación y rendimiento, supervisa y controla el mantenimiento de los equipos
a usar, etc.
 Cocinero: su función es realizar las preparaciones culinarias conforme a las
recetas indicadas, empleando las técnicas, tipo, calidad y cantidad de
ingredientes requeridos, así como los equipos y utensilios, con base en los
estándares de calidad y procedimientos de la empresa y la reglamentación
sanitaria vigente, a fin de contribuir al logro de los objetivos del servicio.
 Garzón: Atender a los comensales proporcionándoles el servicio de alimentos,
bebidas y asistencia durante su estancia en el evento de banquetería, de
conformidad con las políticas y estándares de calidad e higiene y seguridad
establecidos por la organización.

III. Dirección
a. ¿Qué tipo de liderazgo optaría para el tipo de empresa?
b. Diseñe un plan de comunicación interno (para los trabajadores) y externo (otro para su
entorno) en el contexto de la empresa.

R
III. Dirección
a) Consideraría elegir dos tipos de liderazgo, ya que ninguno es infalible por distintas
razones. Los que escogería serían el estilo de liderazgo autoritario y democrático, pero
más que escoger uno en especial, mezclaría a ambos por varias razones; el autoritario ya
que el líder necesita tomar las medidas convenientes y determina las técnicas para la
ejecución de las tareas. Por ejemplo, el jefe de cocina se encarga de dar las directrices
del cómo se harán las cosas en la cocina, por ende él o ella mandará lo que se debe
hacer a petición de lo que el encargado del evento le diga, además de escoger con qué
persona van a trabajar y lo que conlleva. El democrático, por otro lado, servirá para
determinar las medidas y técnicas para llegar a los objetivos señalados. Un buen ejemplo
de ello sería las sugerencias sobre los estilos de los platos o presentación de éstos entre
el encargado del evento y el jefe de cocina, ya que debe existir un trabajo en equipo.
También debe existir compenetración entre el jefe de cocina y los cocineros,
independiente de lo que se mande a preparar, ya que una idea o sugerencia a un jefe que
se le esté pasando por alto siempre será bienvenida.
b)
Un buen plan de comunicación interna en la empresa de banquetería sería aquel que
considere estos aspectos:
- Realizar seguimiento: a veces se malentienden las órdenes de trabajo y es bueno
hacerle un seguimiento al personal para ver si se comprendió el mensaje. Esto
será de gran ayuda a la hora no perder el tiempo en actividades innecesarias, por
ejemplo en la distribución de los elementos de los eventos, por ejemplo los
muebles, la decoración, clientes, etc.
- Empatía: dentro de la organización es necesario hablar un mismo vocabulario, por
lo que simplificar algunos conceptos son necesarios para que los demás
entiendan. Un ejemplo se daría en los nombres exóticos de ciertos platos que se
puedan incluir en el menú y que algunas personas pueden desconocer. Por lo que
se le puede explicar de forma simple qué tipo de platillo es.
- Uso de retroalimentación: sin duda alguna la comunicación directa para aclarar
dudas es muy importante. Sin embargo, como es un equipo de banquetería, es
muy necesario llevar a cabo reuniones para que las dudas sean aclaradas
grupalmente, a fin que no haya problemas durante el proceso de banquetería.
- Cohesión de los equipos y comunicación interna para alcanzar los objetivos
internos.

Un buen plan de comunicación externa sería el que lleve los siguientes puntos:
- Proyectar y reforzar su imagen como empresa, en especial en todo lo relacionado
con los eventos.
- Dar a conocer los proyectos y actividades con el objetivo de llegar a las personas
o empresas a las que realmente quieran dirigirse.
- Definir objetivos realistas, medibles y cuantificables.

IV. Control
a. ¿Qué herramientas de control seleccionaría para la empresa?

IV. Control

Dentro de las herramientas de control, seleccionaría las siguientes:

- Carta Gantt: debido a que la Carta Gantt se usa mucho para controlar los tiempos
de cada tarea, sería una excelente ayuda para ir controlando los plazos de los
eventos qué se van a ejecutar durante la semana o el mes, las duraciones de las
tareas de éstos mismos e ir respetando los plazos establecidos.
- Informes: incluyo los informes ya que es muy importante manifestar la buena
utilización de los recursos con los objetivos establecidos, en especial cuando se
trabaja en banquetería. Por lo que un buen informe detallado entregará qué es lo
que ocurre durante cada evento: si se cumplieron los objetivos, las cifras
obtenidas, si hubo pérdidas, qué tan eficiente fue el trabajo, etc.

Bibliografía

 Universidad de la Punta. Herramientas de control. Recuperado el 27 de mayo de

2018, desde
http://contenidosdigitales.ulp.edu.ar/exe/teoria_y_gestion2/herramientas_de_contr
ol.html.
 Emprendepyme.net. Plan de Comunicación Interna. Recuperado el 27 de mayo de
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 Grupo femxa. La importancia de la Comunicación de la Empresa. Recuperado el
27 de mayo de 2018, desde https://www.grupofemxa.es/la-importancia-de-la-
comunicacion-en-la-empresa/.