REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
UNEFA
NÚCLEO ARAGUA
ÁREA DE SECRETARÍA

INSTRUCTIVO DEL ADABACOA

La aplicación Adabacoa. Es un sistema en JAVA que fue creado por los ingenieros del
área de Secretaría del Núcleo Aragua – Sede Maracay para el registro y carga de
calificaciones, que puede ser instalado en cualquier computador para el vaciado de notas e
inasistencias de los estudiantes.

El mismo tiene la particularidad que una vez vaciadas todas las calificaciones por parte
del docente en cualquier momento de su tiempo, permite la comunicación directa con el
sistema de Control de Estudios, lo que mejora la eficiencia y transparencia en la carga de
notas.

Generalmente el sistema se encuentra comprimido en un archivo .ZIP o .RAR, todas las

computadoras personales cuentan con algún programa para su descomprensión, e instalación
en la PC. Descargue el archivo o copie el archivo a un pen drive o al mismo computador
personal. Y ubíquelo a través de su gestionador de archivo. Generalmente se trabaja bajo
Windows. Por lo que abra la aplicación “MI PC”

Figura 1. Ubicación de MI PC
 La dirección de descarga es la siguiente:

https://www.dropbox.com/sh/0jli285o2957fqu/AAAHy5oLkHqq-YInyef1OQIia?dl=1

Una vez abierta la aplicación, ubique la dirección donde tiene el archivo, ya sea un pen
drive, descargas (en caso de haberlo descargado de internet) o mis documentos.

Figura 2. Ubicación del Archivo Adabacoa.

Si el archivo está comprimido, deberá primeramente descomprimirlo. Haciendo doble click

se abrirá su programa gestor de descomprensión.

Figura 3. Programa de Descomprensión (WinRAR)

Seleccione la carpeta ADABACOA, y seleccione “Extraer en” (como se muestra en la

figura anterior). Y ubique la dirección en su PC donde desea guardarla (Mis documentos, el
escritorio, o directamente en el disco C)
 Figura 4. Ubicación donde se grabará la Carpeta

Luego el programa descargará todos los archivos en la ubicación seleccionada. Esto

tomará algunos minutos y saldrá una barra que le mostrará el proceso de descarga
porcentualmente.

Una vez culminada la descompresión. Ubique en MI PC, la dirección donde se guardo la

Carpeta ADABACOA, e ingrese en la misma

Figura 5. Ubicación de la Carpeta Adabacoa

 Figura 6. Dentro de la Carpeta Adabacoa.

Una vez dentro se encontrará con una serie de carpetas y un solo archivo llamado
“Adabacoa”, el mismo debe darle doble click para su ejecución.

En este punto se hace la salvedad, que a veces ocurre un problema si en nuestra pc no

contamos con los archivos de JAVA, es por ello que primero deberá ingresar a su explorador
de internet, en “GOOGLE” colocar “JAVA” y descargar dicha aplicación. Una vez hecho esto, ya
contamos en nuestra PC con todo lo necesario para ejecutar el Adabacoa.

En el caso mostrado anteriormente (Figura 6) se escoge el adabacoa y se ejecuta. Como

esta aplicación es creada en software libre, aparecerá un mensaje que informa que su mejor
funcionamiento se hace bajo ambiente LINUX, pero igual se puede abrir en Windows.

Figura 7. Mensaje de Ejecución del Adabacoa.

Al oprimir aceptar, se abre el Adabacoa. Como se muestra a continuación.

 Figura 8. Primer paso del Adabacoa

Lo primero que se requiere para ejecutar el Adabacoa es que suministre sus datos, esto
garantiza a la Secretaría una transparencia en la entrega de las calificaciones, ya que el acta
generada al finalizar el semestre contará con los datos del Docente responsable de impartir
cada una de las cátedras dentro de la Universidad. Debe llenar toda la información allí
solicitada. Y luego pulsar Guardar.

Existe el caso cuando varios usuarios emplean el Adabacoa, que el mismo al inicio de la
sesión solicitará cual es la persona que lo va a emplear. Debiéndose seleccionar el número de
cédula del instructor.

El primer paso una vez dentro del Adabacoa, es seleccionar la sección y asignatura
dictada. Se ubicará en la opción ARCHIVO, “Abrir archivo .zenu”, como se muestra a
continuación:

Figura 9. Abrir por primera Vez un Acta.

 Aparecerá una ventana que muestra las carpetas del Adabacoa, allí nos ubicamos dentro
de la carpeta “ZENU”. Como se muestra a continuación:

Figura 10. Ubicación de la Carpeta ZENU

Se ingresará a la Carpeta “ZENU”, donde ubicaremos la sección a la cual se le dicta la

asignatura por parte de cada docente.

Figura 11. Dentro de la Carpeta ZENU, Ubicación de la Sección.

 Una vez hallada la sección, ingrese, en la misma aparecerán diversas carpetas con las
asignaturas que dicha sección cursa.

Figura 12. Selección de la Asignatura Dictada

Dentro de cada carpeta de asignatura, se encuentra el archivo donde reposa el listado de

la sección y en el cual se vaciaran las notas obtenidas por cada estudiante.

Figura 13. Selección del Archivo de Acta de la Asignatura Impartida.

 Se seleccionada el archivo y se oprime “abrir”. El sistema entonces abrirá el archivo y
mostrara la lista de los estudiantes que inscribieron la cátedra.

Figura 14. Acta de Estudiantes.

Otra forma de selección del acta por primera vez es a través de la opción “Abrir trabajo
nuevo”. Donde aparecerá una ventana emergente que mostrará las secciones por carrera y
luego internamente las asignaturas ofertadas, seleccionando la asignatura deberá abrirse
igualmente el acta.

Figura 15. Seleccionador de Archivo zenu.

 En este apartado es importante recalcar, que se puede dar la opción que en una
asignatura como por ejemplo Defensa Integral de la Nación, la cual puede ser cursada por
estudiantes de varias carreras, aparecerán tantas actas como estudiantes de cada carrera
existan. Ya que al momento del archivo deberá reposar en la carrera original del estudiante. A
pesar que se pueda pensar que tener diversas actas complica la evaluación, se debe realizar
de esta manera para que al momento de su archivo en la secretaría el Acta repose en la
carrera del estudiante. Y en caso de tener alguna observación en el futuro su ubicación es
mucho más fácil para corregir errores.

El sistema abre el acta y emite un mensaje que las calificaciones son del 1 al 20
establecido en los reglamentos internos de la Universidad. Es importante aclarar que un
estudiante que no presente una actividad deberá colocársele uno (01), pero en el acta de
inasistencias deberá colocarle la misma. Recordando que según el Reglamento Transitorio de
la Universidad, un estudiante que tenga un record de inasistencia superior al 25% del total de
horas de una asignatura la reprueba y no tiene derecho a repararla. Debemos como docentes
ser garantes de reflejar correctamente las inasistencias de un estudiante.

El sistema por defecto establece un plan de evaluación de cuatro estrategias de 20% en

la parte teórica y 20% en laboratorio. En este punto es importante recordar que no todas las
asignaturas cuentan con laboratorio, o los porcentajes no son los antes nombrados. Por lo que
deberán cambiar el plan de evaluación a sus propias exigencias. Esto se logra ingresando en la
parte superior en la opción “herramientas”, “Modificar Plan de Evaluación”. Recordando que el
actual Reglamento de Pregrado Establece que el laboratorio tiene una ponderación de 25%.

Figura 16. Modificación del Plan de Evaluación

Al seleccionar la opción de Modificar el Plan de Evaluación aparecerá un cuadro de

diálogo que permitirá la modificación de los porcentajes de las estrategias realizadas. En este
aspecto es importante recordar que por Ley de Universidades y el Reglamento de Evaluación y
Control de Estudios (RECE) de la Universidad se tiene que:
1. Ninguna estrategia evaluativa debe tener un porcentaje superior al 30%. (Esto solo
eximido en el caso de Prácticas Profesionales, donde el Tutor Empresarial tiene un
porcentaje evaluativo del 40%).
2. En caso de ser una asignatura con laboratorio, el mismo deberá reflejarse al final del
acta, y se tiene la estipulación, que en caso de reprobar el laboratorio el estudiante pierde
la oportunidad de reparar y debe volver a inscribir la asignatura en el próximo período que
se oferte. En caso de aprobar el laboratorio y reprobar la parte teórica, tendrá la
oportunidad de reparar la asignatura. Es importante que los docentes seamos garantes
de la aplicación de esta normativa, ya que se presentan casos de reparación con
estudiantes que reprobaron un laboratorio o actividad práctica (casos en el área de
enfermería) y los mismos no tenían el derecho a realizarla.

Figura 17. Editor del Plan de Evaluación (Caso con laboratorio)

Figura 18. Editor de Plan de Evaluación (Caso asignaturas sin laboratorio)

 Una vez realizado los cambios en el plan de evaluación de acuerdo a nuestra
planificación semestral, se oprime “guardar” y se puede ya comenzar el vaciado de las
calificaciones.

Figura 19. El acta una vez modificado el Plan de Evaluación.

Por indicaciones del SICEU, actualmente las ponderaciones de las evaluaciones deben
ser cuatro (04) de 25%.

Guardar los cambios Realizados. Siempre deberá ir realizando el guardado de la

información. Sea precavido en este aspecto.

Figura 20. Guardar Trabajo

Abrir Trabajo Existente. Si el facilitador una vez cargada calificaciones en su primera sesión y
una vez grabado el trabajo podrá abrir en otras oportunidades el archivo sin perder la
información allí contenida. Para ello, se vuelve a ejecutar el Adabacoa. En la opción “archivo”,
se selecciona “abrir trabajo existente”, como se muestra a continuación
 Figura 21. Abrir Trabajo existente

Esta opción desplegará una pantalla emergente, donde aparecerá el archivo con las
calificaciones previamente guardadas. Se selecciona la asignatura impartida y se continúa con
la carga de calificaciones respectivas

Figura 22. Menú desplegable para selección de trabajo existente

Otras Herramientas del Sistema

Control de Asistencia. La universidad como se indicó anteriormente cuenta con un régimen

“Presencial” de actividades académicas. Es por ello que se deben registrar las inasistencias de
los Estudiantes, y en caso que el número de las mismas sea mayor al 25% del total de horas
de una asignatura, el estudiante “Reprobará” y no tendrá derecho a reparación. En la opción
“Herramienta” de adabacoa se cuenta con el “control de asistencia” y nos permitirá llevar una
relación de la misma por cada estudiante

Figura 23. Control de Asistencia

Debemos ajustar primeramente el número de horas por cada asignatura, como se

muestra a continuación. Así mismo cada columna (S) representa la semana de semestre y en
esta opción se reflejará la inasistencia del estudiante. Por ejemplo en el caso que se tenga una
asignatura como Física I, que tiene 6 horas de clase teórica, las cuales fueron divididas en dos
sesiones semanales de 3 horas. Si un estudiante no asiste en una sola sesión se le colocará en
la semana respectiva “3”, en caso de haber faltado toda la semana a actividades académicas
se colocará “6”. En caso de asistir se dejará el “0”.

Una vez culminado el semestre el sistema automáticamente reportará aquellos

estudiantes que reprobaron la asignatura por inasistencia y reflejara la misma en el acta final.

Figura 24. Control de Inasistencia.

 Recordar ir guardando los cambios realizados, en la opción “archivo”, “guardar”.

Registro Evaluativo. Una de las consideraciones dentro del reglamento es que es necesario
reportarles a los estudiantes el avance dentro del desarrollo de las actividades académicas. Es
por ello que contamos el “Registro Evaluativo” el cual es un formato que nos permitirá ir
llevando físicamente los resultados de las diversas estrategias evaluativas aplicadas a los
estudiantes. Una vez entregado el adabacoa por parte de las coordinaciones deberá imprimir
dicho registro y podrá ir llenándolo en físico para reportar a los estudiantes. Así mismo es
importante que dichos alumnos vayan firmando como parte del proceso de realimentación cada
calificación obtenida.

Figura 25. Emisión del Registro Evaluativo.

Una vez seleccionada la opción Registro Evaluativo, automáticamente el sistema creará

el listado en formato PDF para su impresión.

Figura 26. Registro Evaluativo

 En este aspecto se hace notar que se observa en la Secretaría con suma preocupación
que al momento de la entrega de las actas de calificaciones, registro de inasistencias y Control
Evaluativo, como algunos docentes (un porcentaje muy reducido) entregan sin ninguna o pocas
firmas por parte de los estudiantes. Esto sólo indica que en muchos casos los docentes no
informan a sus estudiantes los resultados obtenidos.

En otro orden de ideas, también se nota con suma preocupación que en algunos casos
los docentes no verifican los listados ni aquellos estudiantes inscritos. En caso que un
estudiante no se encuentre en su “registro evaluativo” deberá informárselo para que se dirija a
la Coordinación de Carrera y no continuar con la aplicación de evaluación. El coordinador
verificará con la Secretaría las razones por la cual es estudiante no se encuentra. En algunos
casos (principalmente en los primeros semestres) los estudiantes ingresan a otras secciones,
es decir, que está en el acta de otro docente que al final de semestre lo reportará como
inasistente y perderá la asignatura. El caso más preocupante y por lo cual se deben realizar las
verificaciones necesarias es que el estudiante no sea alumno regular de la institución o por
motivos de prelación no la pueda cursar. Nosotros los docentes debemos ser garantes que esta
novedad no ocurra.

Generar Actas. Una vez culminado el semestre, deberá realizar la generación del Acta final.
En la opción “archivo”, “Generar Acta”. Al dar esta opción, se generarán automáticamente tanto
el Acta de Calificaciones como el registro de Inasistencia.

Figura 27. Generación de actas.

En este aspecto es importante resaltar:

1. Si se tienen estudiantes para reparar, no se debe generar el acta sino luego de la

reparación. El sistema cuenta con una columna para vaciar las calificaciones de las
reparaciones. En muchos casos docentes generan el acta para ser firmada por los
estudiantes, y luego generan un acta luego del proceso de reparación. De implementar
esta opción, deberá entregar ambas actas y el archivo final a entregarse a Control de
Estudios será con las reparaciones cargadas.

2. En las asignaturas Defensa Integral de la Nación y Actividades Complementarias no se

tiene la opción de reparación.
 En la semana final de actividades académicas se recomienda generar el acta y hacerla
firmas por los estudiantes.

Procedimiento para la entrega de Calificaciones

Una vez generadas las actas y guardado el archivo, ingresará a “MI PC” del computador,
se ubicará la carpeta Adabacoa, luego la carpeta “CAPU”, y una vez allí se ubica el archivo con
el nombre de la asignatura dictada y la sección en particular.

Figura 28. Ubicación de la Carpeta y Archivo CAPU.

Dicho archivo es donde el sistema guarda la información completa de las calificaciones

obtenidas, registro de inasistencia y todos los datos necesarios para ser cargados en el sistema
de control de estudios. Deberá copiar dicho archivo en un Pen Drive, CD o unidad de su
preferencia (actualmente la universidad no cuenta con un servicio de internet, por lo que no
utilice por los momentos correos electrónicos o páginas de almacenamiento).

En las fechas establecidas por la Secretaría para la entrega de Calificaciones deberá

dirigirse a la Universidad. Se necesita contar con un original y dos copias de:

- Acta de Evaluación Final Calificaciones

- Acta de Inasistencia

- Registro Evaluativo (Manual)

 - Acta Generada del SICEU

El docente se dirigirá primero a su Coordinación de Carrera con los documentos

anteriormente descritos debidamente firmados por los estudiantes y por sí mismo. El
coordinador revisará que las actas estén correctamente impresas, sin tachaduras ni
enmiendas, y las refrendará (Firma y sello en original) en las cuatro actas. Esto validará desde
el punto de vista académico que el docente impartió la cátedra o asignatura descrita. (Ver
Anexos finales)

Luego el facilitador se dirigirá a la sala de computación con los registros y con su

dispositivo donde se encuentra el archivo .CAPU guardado, y lo entregará al funcionario de la
Secretaría. El mismo verificará que esté correctamente impresa, que se tengan las firmas de
los estudiantes, docente y coordinador de carrera. Una vez revisado el físico, se ingresarán las
calificaciones al sistema del archivo copiado en su dispositivo de almacenamiento de
información.

En este aspecto se aclara lo siguiente:

1. Los ingenieros que desarrollaron la aplicación para permitir la transparencia del proceso,
idearon un sistema de codificación, el mismo está representado por un código al final
del acta, como se muestra a continuación:

Figura 29. Código del Acta de calificaciones.

Este código está en relación directa con las notas obtenidas, es decir, cualquier cambio
de una calificación representa un cambio del código del Acta.

Se han presentado casos de docentes que una vez impresa el acta de calificaciones,
realizan cambios en las notas (por omisión generalmente) y al momento de la entrega del acta
los códigos no coinciden entre el acta física y el acta digital. Teniendo que volver a imprimir el
acta real. Por favor ser garantes que el acta que reposará en la Secretaría de la Universidad es
la real. Esto evita que agentes externos hagan modificaciones dentro de las calificaciones y
permite la transparencia del proceso de carga de notas.

Ejemplos de Actas a Consignar: