PLANES DE CONTINGENCIA EN ARCHIVOS: TEORIA, EXPERIENCIA Y

ACCION

Por:

Luis Fernando Sierra Escobar, luissierra@lasalle.edu.co, Profesor Tiempo

Completo Facultad de Sistemas de Información y Documentación de la
Universidad de la Salle (Bogotá – Colombia). Dirección: Calle 5 No 59a - 44,
Teléfono: 3488000 Ext. 1518 - 1519, Fax: 2494585.

Alexandra Celis Avila, sarchivo@lasalle.edu.co, Directora Oficina de Archivo de

la Universidad de la Salle (Bogotá – Colombia). Dirección: Calle 11 No 2 - 56,
Edificio Carvajal. Teléfono: 3420378, Fax: 2826818

Destino: Tácticas de gestión y su incidencia en los archivos

RESUMEN:

Se entiende por Plan de Contingencia “los procedimientos alternativos al orden

normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún
cuando alguna de sus funciones se viese dañada por un accidente interno o
externo.”1. En tal sentido, los archivos como centros de la memoria organizacional,
están llamados a participar activamente en el diseño, planificación y ejecución de
metodologías de trabajo propias, que permitan garantizar que en el mínimo tiempo
posible se disponga de información confiable, veraz y oportuna del “Core” del
negocio.

Visto así, la presente ponencia busca esbozar algunos elementos de juicio, que le
permitan al responsable de la gestión de documentos en la organización. Obtener
una visión en conjunto, de los tópicos que deberá contemplar la propuesta y
planificar en una forma sencilla y ordenada, todos aquellos recursos necesarios
para su ejecución

INTRODUCCION

Los Planes de Contingencia y de Seguridad de la Información son importantes

para la actual Gestión de Documentos y para las organizaciones que quieren
progresar y crecer en un mundo hibrido entre lo físico y lo electrónico cada vez
más vulnerable. Sin embargo como decimos: "el meollo del asunto está en los
detalles".

1
FORO DE PROFESIO
ALES LATI
OAMERICA
OS DE SEGURIDAD. Qué es un plan de
contingencia. Tomado de: Belt Iberica, www.belts.es. Disponible en:
http://www.forodeseguridad.com/artic/segcorp/7209.htm
De esta manera es importante resaltar el concepto del Archivo General de la
Nación de Colombia en el cual definen como Programa de Gestión Documental
(PGD), un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y
efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una
entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
producción, trámite utilización y conservación.

Visto así, los Planes de Contingencia adquieren un espacio preponderante en la

gestión de documentos, pues busca asegurar la asignación de recursos
económicos, humanos y físicos que permitan garantizar la funcionalidad,
operatividad y seguridad de la información empresarial, en cualquier momento y
lugar.

Por otra parte, Las políticas, estándares y procedimientos para la seguridad de la

Información son con frecuencia confusas; están llenas de malos entendidos,
información errada y definiciones contradictorias, pues dichos términos no son de
fácil traducción y no están claramente definidos en el idioma español.

Resumiendo, nuestro propósito es presentar un documento que sirva como guía a

cualquier persona o entidad interesada en el diseño de Planes de Contingencia
para Archivos, como factor importante en la Gestión Documental y que implica
directamente la conservación y fácil acceso de información en el evento de un
siniestro y que posee validez histórica, laboral, administrativa y de conocimiento
organizacional entre otras.

GESTION DE DOCUMENTAL Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION

La Gestión Documental hoy en día debe adquirir tanta importancia en las

entidades públicas y organizaciones privadas, porque en el desarrollo de sus
funciones misionales, operativas y de apoyo se produce información que las
soporta y retroalimenta, sirviendo como evidencia administrativa en un momento
dado y como consulta para la alta gerencia y para todos los cargos tácticos y
operativos.

En este orden de ideas, trataremos a continuación dos facetas de vital importancia

en la elaboración y desarrollo de cualquier plan de contingencia, veámoslos:

Los Documentos Vitales:

Se entiende por documentos vitales “aquel necesario para el funcionamiento de un

organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su
desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional”2.

Como metodología de selección, podríamos decir que un documento vital no

contempla los procesos de retención, pues cualquier grupo o unidad bien sea esta
sustantiva o facultativa puede ser necesaria para conservar sus derechos, su
propia razón de ser y sus objetivos, metas o proyectos.

Visto así y en palabras de la Dra. Myriam Marin (1992), para definir las categorías
de documentos vitales en determinada organización, es necesario adelantar el
trabajo de identificación, descripción, niveles acceso a la información y sistemas
de protección, con las directivas de la organización

MEDICIÒN DE LOS
DOCUMENTOS INVENTARIO

Que documentos?
Formato y Forma SISTEMA DE ARCHIVO
Como se usan?
Por quienes? Organización / ordenación
Frecuencia del acceso DOCUMENTOS VITALES Titulo de los folders
Volumen de documentos? Categoría de la retención /
Orden Original periodo
Listado de folder / índices
Identificación Método de referencia - cruz
Protección Fuentes
TABLA DE RETENCIÒN DE Equipos
DOCUMENTOS Procedimiento
Salidas
Categorías / Descripción
Periodo de retención
Revisión / Aprobación
Control de aplicación de la tabla

Fuente: MARIN C., Myriam. Administración de documentos de archivo. Armenia: Universidad del
Quindío, 1992. p. 152.

En resumen, los documentos vitales deben ser contemplados por cualquier Plan
de Contingencia, pues gracias a los mismos, se logra la continuidad de las
funciones administrativas, ante cualquier catástrofe natural o incidente
premeditado.

2
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. SECRETARIA GENERAL. Propuesta de reglamento general de
archivos para el distrito capital. Bogotá: Proyecto “Desarrollo e implementación del sistema único de
administración de archivos”, 2001. p. 31.
La Seguridad de Información

Muchas organizaciones abordan la seguridad de la información con un enfoque

aislado y asumen implícitamente que toda la información debe ser protegida. En
este punto es cuan el Profesional en Ciencias de la Información, debe preguntarse
si éste es realmente el caso y si su organización sobreprotege alguna información
y subprotege otra.

Pero que es lo que se entiende bajo el concepto de seguridad?. Podemos inferir

que el término hace referencia “a las medidas tomadas con la finalidad de
preservar los datos o información que en forma no autorizada, sea accidental o
intencionalmente, puedan ser modificados, destruidos o simplemente
divulgados.”(Apuntes de Clase, 2004).

Bajo esta perspectiva, hablar de Seguridad de la Información implica entonces, el

entenderla como “la función del procesamiento de datos en un servicio de toda la
institución, que apoya no sólo a los sistemas de información administrativa sino
también a las operaciones funcionales. La Seguridad un aspecto de mucha
importancia en la correcta Administración y lo es también de toda la Institución”
(Apuntes de Clase, 2004).

Fuente: Jarvinen, Patteri. 2002. Disponible en: http://cibernarium.tamk.fi/seguridad_2/jpg/yrityksen_tietoturva_4.jpg

En conclusión la seguridad de la información y por consiguiente de los equipos
informáticos, es una cuestión que llega a afectar, incluso, a la vida privada de la
persona humana, de ahí que resulte obvio el interés creciente que día a día se
evidencia sobre este aspecto en los Programas de Gestión de Documentos; que
se reconoce que el Archivo Central de una institución es su nervio central y que
normalmente tiene información confidencial y que, a menudo, es vulnerable a
cualquier evento interno o externo.

PLAN DE CONTIGENCIA: ALGUNAS APUNTES TEORICOS

El Plan de Contingencia implica un análisis de los posibles riesgos a los cuales

pueden estar expuestos nuestros archivos y la información contenida en los
diversos medios de almacenamiento. Para lo cual es necesario un análisis de los
riesgos, y cómo reducir su posibilidad de ocurrencia y los procedimientos a seguir
en caso que se presentara el problema.

Haciendo un esquema, el Plan de Contingencia para un archivo abarcara los

siguientes aspectos:

• Plan de Reducción de Riesgos (Plan de Seguridad).

• Plan de Recuperación de Desastres.

• Actividades Previas al Desastre3:

o Establecimiento del Plan de Acción.
o Formación de Equipos Operativos.
o Formación de Equipos de Evaluación (auditoría de cumplimiento de
procedimientos de Seguridad).

• Actividades durante el Desastre4.

o Plan de Emergencias.
o Formación de Equipos.
o Entrenamiento.

• Actividades después del Desastre.

o Evaluación de Daños.
o Priorización de Actividades del Plan de Acción

3
Son todas las actividades de planeamiento, preparación, entrenamiento y ejecución de las actividades de
resguardo de la información, que nos aseguren un proceso de Recuperación con el menor costo posible a
nuestra Institución.
4
En este plan se establecen las acciones se deben realizar cuando se presente un Siniestro, así como la
difusión de las mismas.
 o Ejecución de Actividades
o Evaluación de Resultados.
o Retroalimentación del Plan de Acción.

En resumen, un plan de contingencia “es conjunto de estrategias diseñadas con el

ánimo de ser aplicadas, durante y luego de la presentación de una emergencia a
fin de minimizar los daños que pueden ocasionarse tanto al personal a cargo
como a los archivos.” (Archivo de Bogotá, 2001)

PROPUESTA DE RESULTADOS: UNA EXPERIENCIA EN CURSO

El presente apartado, corresponde a una aproximación de la primera fase de

levantamiento de información para un Plan de Contingencia del Archivo de la
Universidad de la Salle, se elaboro como ejemplo para la Asignatura Planes de
Contingencia en el 2006 y en consecuencia los datos que se presentan son en su
mayoría hipotéticos y algunos extraídos de la información publicada en la pagina
Web de la Universidad.

Así mismo tiene como fin dar algunos elementos de juicio, frente a la metodología
y cuáles pueden ser los posibles tópicos e inquietudes a plantearse

• Procesos Críticos
PROCESO PERIODICIDAD PRIORIDAD IMPACTO

Registro de Notas Trimestral 1 MUY ALTO

• Áreas de Apoyo del Proceso

PROCESO AREA APOYO INFORMACION MEDIO

Unidades académicas de
pregrado y postgrado Notas de cada
Electrónico -
Registro de Notas uno de los
Centro de Sistemas e Automático
estudiantes
Informática

Inventarios de Recursos
CLASIFICACION DE RECURSOS

TIPOS DE TECNOLOGICOS FISICOS HUMANOS

INFORMACION

Académica Cuenta también Para el Administrativos

con 33 Servidores desarrollo de sus
Administrativa entre Unix-Solaris, actividades (241)
Windows y Linux, académicas la
Institucional más de 1.600 Universidad de Decanos (16)
computadores, 1 La Salle cuenta
Directivos (4)
Sala de Multimedia con tres (3)
para la enseñanza Sedes ubicadas Jefes (25)
de Lenguas estratégicamente
Modernas, 3 Salas en el Centro, en Profesionales (94)
de Software Chapinero y en
Servicios Generales
Especializado con el Norte de la
(164)
sus respectivas ciudad de
ayudas de Bogotá, con un Temporales Fijos
ampliación de total aproximado (74)
video, una Sala de de 70.000
Computadores metros
para Docentes, cuadrados de
acceso a construcción
INTERNET a través
de un canal
dedicado de 5 MB,
INTRANET, red
local inalámbrica,
enlaces
microondas punto a
punto, que
intercomunican a
las tres Sedes de la
Organización

• Recursos de Información
Proceso Clase de Descripción Como se realiza
Información la actualización

Registro de hojas lectoras de Documento que Manualmente

Notas notas, formatos respalda la aprobación Trimestralmente
VRAC 30 y y/o reprobación de una
relación de asignatura
exámenes
supletorios
• Recursos Tecnológicos – SW
Proceso Software Versión Proveedor

Registro de Notas

Expedición de
Certificados y
Constancias Sistema de Desarrollo Propio
Información de la Universidad
Matricula 1.0 de la Salle
Académica Vía
Estudiantes
Antiguos Web

Matricula
Estudiantes
Nuevos

• Recursos Tecnológicos – HW
Proceso en que Características Equipos Memoria Sistema
se utiliza Operativo

Registro de Notas - Procesadores Intel®

Pentium® 4 de hasta
Expedición de 3.40GHz con velocidad de
Certificados y bus frontal de 800MHz
Constancias
- Modelos seleccionados con
Matricula Tecnología Intel® Extended
Estudiantes Memory 64
Antiguos
- Dos ranuras PCI-X de 64- Memoria DDR
Matricula bits/66MHz PC2700/PC320 Windows NT
Estudiantes 0 de 512MB y Desarrollo
Nuevos - Opciones de estándar/4GB Web PHP.
almacenamiento interno: máx
SATA de cambio
simple(80GB estándar,
500GB máx), o Ultra320
SCSI (36GB estándar,
293.6GB máx)

- ServeRAID 7e integrado
para SATA y SCSI (nivel
RAID de 0, 1)
• Inventario de Instalaciones Físicas
Ubicación
Proceso en que
(nombre del edificio o Ciudad Propiedad de
se utiliza
dirección)

Registro de Notas

Expedición de
Certificados y
Constancias Sede Chapinero

Matricula Universidad de
Edificio Administrativo Bogota
Estudiantes la Salle
Antiguos Carrera 0 No 00ª - 00

Matricula
Estudiantes
Nuevos

• Inventario de Recurso Humano

Proceso en que Cantidad de Áreas a que
Nombre del cargo
interviene personas pertenecen

- Ingeniero de Sistemas - Oficina de

Admisiones y
- Auxiliar de Sistemas Registro

Registro de Notas - Secretaria 20 - Unidades

Académicas de
- Docentes Pregrado
- Oficinista

- Cajero
- División
- Oficinista
Expedición de Financiera
Certificados y - Oficinista (Ventanilla) 5 - Oficina de
Constancias Admisiones y
- Oficinista (Archivo)
Registro
- Jefe Admisiones

Matricula - Ingeniero de Sistemas 20 - Oficina de

Estudiantes Admisiones y
 Antiguos - Auxiliar de Sistemas Registro

- Secretaria Operativa - Unidades

Académicas de
- Oficinista Pregrado
- Secretario Académico

- Jefe Admisiones

- Decano o Director

- Docentes

Matricula - Ingeniero de Sistemas - Oficina de

Estudiantes Admisiones y
Nuevos - Auxiliar de Sistemas Registro
20
- Secretaria - Unidades
- Oficinista Académicas de
Pregrado

ANALISIS DE RIESGO

Amenazas:
MAYOR AMENAZA IMPACTO
PROBABILIDAD

1 Perdida (Temporal o definitiva) de los

ALTA
expediente

2 Datos incorrectos en la Historia

MEDIO
Académica.

3 Eliminación parcial de tipologías del

BAJO
expediente.

4 Descentralización de la información MEDIO

Eventos Históricos:
Fecha de Probabilidad de Riesgo e
Descripción Frecuencia
ocurrencia repetición impacto

Destrucción de
Archivo Hojas 1989 Una vez Casi Nula BAJO
de Vida
 Estudiantes MUY ALTO

SELECCIÓN DEL PROCESO

PROCESOS DOCUMENTOS CUYA AUSENCIA O PERDIDA,
PUEDA GENERAR MAYOR IMPACTO

Registro de Notas Calificaciones por estudiante, Cartulinas (sistema

manual), Condensado de notas por carrera y Planillas
de Calificaciones

Expedición de Certificados Hojas de Vida de estudiantes Activos, Egresados

y Constancias Graduados, Egresados No Graduados y Estudiantes
Retirados.

Matricula Estudiantes Estadísticas inscritos y matriculados por ciclo

Antiguos académico, Estadísticas de Matriculados en Pregrado y
Postgrado

Matricula Estudiantes Estadísticas de ingreso de estudiantes por ciclo

Nuevos

ANALISIS
Distribución
Clasificación de Justificación de su Métodos de
(manual,
los documentos selección protección
automática

Vitales (Registro Manual y Evidencian la Historia

de Notas) Automatizada Académica de los
- Microfilmación
estudiantes desde su
Misionales Manual y ingreso a la - Copia de
(Certificados y Automatizada universidad seguridad CD-
Constancias)
Rom
Actividades Manual y Registro de personas
- Servidor(Espejo)
(Matricula Automatizada inscritas en la
estudiantes) universidad

DESCRIPCIÓN DEL PLAN

• Alcance
Escenario de Responsable Ubicación Estrategias
contingencia

Fenómenos Bogota – Sede - Identificar los peligros

 Naturales Centro geográficos y climáticos
(terremotos) que pongan en riesgo
los edificios de la Sede
Centro, Chapinero y
Floresta de la
Universidad de la Salle

- Evaluar la fragilidad
administrativa y de
Causados por el manejo archivístico de
Hombre la universidad
(Incendios, - Revisar la
Bogota – Sede
Explosiones, Actos vulnerabilidad de los
Chapinero
Terroristas o objetos que conforman
Conflictos el fondo documental de
Armados) la universidad en
formato papel y
electrónico

• Administración del plan

Nombre Cargos Área Datos de contacto

Jefe Oficina
Rectoría planeacion@jupiter.lasalle.edu.co
Planeación

Vicerrector Vicerrectoría
vadministrativa@jupiter.lasalle.edu.co
Administrativo Administrativa

Jefe Oficina de Oficina de

Admisiones y Admisiones y admisiones@jupiter.lasalle.edu.co
Registros Registro

Secretario Secretaria
secretaria@jupiter.lasalle.edu.co
General General

• Atención de la emergencia
Nombre Cargos Área Datos de contacto

Jefe
Servicios
Servicios
Generales
Generales
 Oficina
Asistente Admisiones admisiones.asistente@jupiter.lasalle.edu.co
y Registro

Cordinador
Centro de
de Servicios
Sistemas e csi.academica@jupiter.lasalle.edu.co
Académicos
Informática
CSI

Director Secretaria
sarchivo@jupiter.lasalle.edu.co
Archivo General

• Evaluación de Riesgos
Nombre Cargos Área Datos de contacto

Director Secretaria
sarchivo@jupiter.lasalle.edu.co
Archivo General

Centro de
Jefe Oficina
Sistemas e csi@jupiter.lasalle.edu.co
Sistemas
Informática

Asesor Jurídico Rectoría asesor.juridico@jupiter.lasalle.edu.co

Secretario Secretaria
secretaria@jupiter.lasalle.edu.co
General General

• Restablecimiento
Nombre Cargos Área Datos de contacto

Asistente
Vicerrectoría
Vicerrector vrad.asistente@jupiter.lasalle.edu.co
Administrativa
Administrativo

Cordinador de
Centro de
Servicios
Sistemas e csi.academica@jupiter.lasalle.edu.co
Académicos
Informática
CSI

auxadmreg1@jupiter.lasalle.edu.co
Auxiliares Oficina
Admisiones y Admisiones y auxadmreg2@jupiter.lasalle.edu.co
Registro Registro
auxadmreg3@jupiter.lasalle.edu.co

Métodos y mecanismos de protección
Lugar de
procesos de Donde se
Protección
protección de Responsable Periodicidad llevara a
(centros
los documentos cabo
alternos)

Archivo Laboratorio
Director
Microfilmación Semestralmente Microfilmación
Archivo Sede Centro Sede Chapinero

Cordinador CSI –
Copia de Centros de
de Servicios
seguridad CD- Una vez al mes Sede Sistemas Sedes
Académicos
Rom Chapinero Centro y Floresta
CSI

CSI – Centro de
Servidor(Espejo) Web master Diariamente Sistemas
Sede Centro Chapinero

• Centros Alternos
Mapa de los elementos Funcionalidad de
Responsable de
Ubicación que se encuentra en el los puestos de
los elementos
sitio trabajo

- Lector microfichas
Laboratorio Decano Facultad
- Digitalizador de
Microfilmación de Sistemas de
imagen computarizada
Sede Información y
(scanner)
Chapinero Documentación
- Equipo microfilmacion
Bastante Funcional
- Cintoteca en los tres casos,
pues su diseño fue
- Concentradores dedicado
Centros de exclusivamente para
Convertidor analógico-
Sistemas el desarrollo de esta Monitor Sede
digital
Sedes Centro labor Centro y/o Floresta
y Floresta - Data show

- Duplicadora de
diskettes

Centro de - Equipo de seguridad Diseñador Web

Sistemas tipo hardware, con
 Chapinero protocolos y estándares
de seguridad

- Equipo multimedia (cd-

rom, tarjeta de sonido y
bocinas)

- Kit de herramientas
para soporte técnico a
redes

- Servidor de red

Descripción de las Estrategias del Plan

Equipos de Recursos Procesos de Proceso de

Escenarios Controles
Trabajo Específicos Activación Retorno

- Motobomba Inundación: Poco probable,

debido a que
Administración todas las Sedes
del Plan (Jefe de la
Oficina Universidad, se
Planeación, encuentran
Vicerrector ubicadas en
Identificar los Administrativo, lugares
peligros Jefe Oficina de geográficamente
geográficos y Admisiones y poco
climáticos Registros y inundables.
que pongan Secretario
en riesgo los General) Plan de Incendio: Poco probable,
edificios de la Emergencia se cuentan con
Sede Centro, extinguidotes y
Chapinero y Atención de la sistemas de
Floresta de la Emergencia (Jefe irrigación (con
Universidad Servicios detectores de
de la Salle Generales, humo). En la
Asistente, Sede
Cordinador de Chapinero, en
Servicios Sede Centro y
Académicos CSI, Extinguidores Floresta es un
Director Archivo) (A,B,C,D) poco mayor el
riesgo.

Corte de
 energía Probables, se
eléctrica: cuenta con una
planta eléctrica
en cada una de
las Sedes y los
Cortes
prolongados
(mas de 1 hora):
son poco
Robo: probables.

Poco probable,
se cuenta con
sistemas de
alarmas en las
tres Sedes y
además se
dispone de
vigilancia las 24
Planta hs del dia
Eléctrica

Sistema
Electrónico,
Cámaras de
Seguridad y
Alarmas
 Software Poco probables,
Firewalle los usuarios
(Symantec – (Administrativos,
Internet Docentes y
Security 2006) Ataques Estudiantes) de
internos: las tres sedes
no tienen
privilegios como
para realizar
modificaciones
sobre el sistema
de Admisiones y
Registro. La
actividad en la
red (copia de
Evaluar la archivos a
Evaluación de
fragilidad periféricos) es
Riesgos (Director Plan de
administrativa monitoreada
Archivo, Jefe Prevención y
y de manejo para detectar
Oficina CSI, Atención de
archivístico posibles
Asesor Jurídico, Desastres
de la actitudes
Secretario
universidad sospechosas, o
General)
futuros ataques
internos.

Poco probable,
se cuenta con
Virus firewalls,
informáticos: antivirus,
sistemas de
monitoreo de
entrada y salida
de archivos,
control de todas
los
computadores
 de las tres
sedes (bloqueo
Software de archivos
Antivirus adjuntos en
(Symantec – mail).
Norton 2006)

Microfilmadora Extrínsecos: Poco probable

Planetaria Que son se cuenta con
Evaluación de
externos al una copia de la
Riesgos (Director
bien documentación
Archivo, Jefe
Software de documental en formato
Oficina CSI,
Digitalización electrónico en
Revisar la Asesor Jurídico,
de el sistema
vulnerabilidad Secretario
DOCUNET.
de los objetos General) documentos
que (DOCUNET)
conforman el Programa de
fondo Restablecimiento Conservación
documental Copias de Preventiva de Probables, el
de la (Asistente Seguridad Documentos
depósito no
universidad Vicerrector (CD- ROM) Intrínsecos: tiene las
en formato Administrativo,
Que son mejores
papel y Cordinador de
inherentes a condiciones
electrónico Servicios
la naturaleza ambientales,
Académicos CSI,
del soporte pero se cuenta
Auxiliares
con una copia
Admisiones y
en Microfilme en
Registro)
un deposito
diferente.

Capacitación y Pruebas

• Sesiones de Capacitación
Términos usados,
Objetivos Detalles limitaciones y
supuestos

Comunicar a todo el - Definición de Plan de Asegurar que existan

personal (Directivo,
Administrativo, Docente) -
de la Universidad los
pasos a seguir en caso de -
Contingencia controles adecuados para
Plan Institucional ULS reducir el riesgo por fallas
de Prevención y
o mal funcionamiento
Atención de Desastres
Propuesta de Guía de tanto del equipo, como del
Plan de Contingencia software, de los datos, y
cualquier riesgo. para Admisiones y de los medios de
Registro almacenamiento

• Plan de Pruebas
Definición de tipos de
Objetivos Descripción
pruebas

Reducir la probabilidad de - Ejercicios de Simulación Desarrollar pruebas con el

las perdidas, a un mínimo siguiente orden de
de nivel aceptable, a un - Simulacros prioridades:
costo razonable y - Emergencia / Desastres
asegurar la adecuada
recuperación. - Hacer funcionar los
servidores de respaldo
de Docunet
- Restablecer el SII de
Admisiones y
Registros
- Restablecer los
Backup del Deposito
del Archivo Central
- Hacer funcionar los
lectores de
Microfilmación para
recuperar la
información de los
Rollos de Admisiones
y Registro

Mantenimiento del Plan

• Costo del Plan de Contingencia

1. Gastos de mantenimiento de la red: Costo: $2.000.000

2. Generador eléctrico, detectores de humo, sistema de irrigación, extinguidores: Costo:
$8.000.000
3. Seguro contra incendio y robo Tres Sedes: Costo: $5.000.000 por mes.
4. Backup: se encarga el Centro de Sistemas e Informativa: Costo: $2.500.000
5. Microfilmación: Se encarga la Oficina de Archivo Sede Centro. Costo: $1.000.000
6. Costo total por mes del Plan de Contingencia: Costo: $18.500.000
• Políticas y Procedimientos
Frecuencias de Criterios de
Bitácora
Mantenimiento Actualización

Una vez por mes Rrealizar un informe De forma semanal se

sobre el plan de realizaran las siguientes
contingencia, teniendo en actividades
cuenta las posibles
modificaciones que se - Llamar a los teléfonos
pudieran hacer. de los funcionarios
incluidos en la lista del
plan de contingencia.

- Verificar los
procedimientos que se
emplearan para
almacenar y recuperar los
datos (backup).

- Realizar simulacros de
incendio, capacitando al
personal en el uso de los
extinguidotes; Sistema de
Gestión Documental y
caída de sistemas o fallas
de servidores, para la
medición de la efectividad
del plan de contingencia.

• Mecanismos de Almacenamiento

Distribuir el plan de contingencia a todos funcionarios de la Universidad, tanto en la Sede

Chapinero, como en Centro y Floresta. Además, realizar una lista con los nombres,
teléfonos y direcciones, de las personas encargadas de llevar adelante dicho plan en
Cada Sede.

en caso de modificarse el plan de contingencia, actualizar todas las copias de cada uno
de los funcionarios, con la posterior destrucción de la copia anterior, para unificar la
información.
• Mecanismos de Actualización
La vigencia de este plan esta sujeto a cambios tecnológicos, de equipamiento y de los
sistemas informáticos, de archivo, microfilmación y relacionados con la Universidad.

CONCLUSIONES

La contingencia en archivos fortalecen los planes nacionales de desarrollo, pues

como centros de información permiten que el gobierno tome decisiones con bases
sólidas, comprenda los antecedentes sobre logros y fracasos en administraciones
anteriores, y establezca las estrategias que van a regir el destino del país en
concordancia con las necesidades económicas, políticas, sociales, educativas,
culturales y de bienestar de la comunidad entre otras.