LAS AUDITORÍAS DE MANTENIMIENTO

INTRODUCCIÓN.

El propósito de la Auditoria del Mantenimiento es determinar donde la organización creada para

el mantenimiento del activo de la organización está bien implementada, a fin de fortalecer este

aspecto y donde quedan áreas que deben ser mejoradas para que los servicios sean entregados con

la calidad y oportunidad que son requeridos. Este instrumento provee una visión de la estructura,

relaciones, procedimientos y personal, relativo a una buena práctica del mantenimiento. Este es el

primer paso para decidir e implementar mejoramientos en la gestión del mantenimiento

¿Qué son, como se llevan a cabo?

Cuando una empresa se plantea si la gestión que se hace del mantenimiento es la adecuada, la

respuesta puede ser SI, NO o REGULAR. Claro está que cualquiera de las tres respuestas es

insatisfactoria, porque entre cada una de ellas hay muchos puntos intermedios de respuesta, y

porque no informa sobre qué cosas tendrían que cambiar para que la gestión del departamento

pudiera considerarse excelente. La mejor solución en el caso de que busquen soluciones y

posibilidades de mejora es sin duda realizar una Auditoría de Mantenimiento, comparando el

departamento de mantenimiento de la industria que se analiza con un departamento modélico,

ideal, y determinando en el proceso qué cosas separan al departamento analizado de ese modelo

de excelencia

¿Para qué sirve una auditoría de mantenimiento?

 Determina si la gestión de los principales aspectos relacionados con el mantenimiento (repuestos,

personal, métodos de trabajo, seguridad, herramientas, etc.) es la adecuada

 Puede utilizarse para una negociación con los principales seguros, sobre todo si el estudio lo ha

realizado una empresa de reconocido prestigio. Es especialmente útil para la contratación de

seguros de maquinaria o de gran avería, consiguiéndose, en caso de que el informe no revele

problemas graves, reducciones importantes en las primas

 Es una herramienta de mejora, pues detecta los puntos que no se gestionan correctamente (no-

conformidades) y propone un plan de acción realmente útil y rentable

Determina si un contratista de mantenimiento está realizando un trabajo adecuado en las

instalaciones, o si, por el contrario, su gestión provocará una degradación acelerada de la

instalación

¿Qué beneficios se obtienen?

Entre los beneficios que obtendremos de una auditoría de mantenimiento se pueden enumerar:

 Conocer el estado de los equipos e instalaciones.

 Optimización de costes.

 Evaluación completa de la Gestión de Mantenimiento.

 Cumplimiento de Indicadores.

 Identificación de áreas de oportunidad.

 Aumentar la vida útil de los Activos.

LA AUDITORÍA DE MANTENIMIENTO

Realizar una auditoría de mantenimiento no es otra cosa que comprobar CÓMO se gestiona cada

uno de los diez puntos indicados anteriormente. El objetivo que se persigue al realizar una auditoría

no es juzgar al responsable de mantenimiento, no es cuestionar su forma de trabajo, no es una

actividad contra el Jefe de Mantenimiento: es saber en qué situación se encuentra un departamento

de mantenimiento en un momento determinado, identificar puntos de mejora y determinar qué

acciones son necesarias para mejorar los resultados.

Claro está que hay que diferenciar entre las evaluaciones técnicas analizadas en el capítulo anterior,

denominadas a veces Auditorías Técnicas de Mantenimiento, y las Auditorías de Gestión que se

analizan en éste. Las primeras tratan de determinar el estado de una instalación. Las segundas,

tratan de determinar el grado de excelencia de un departamento de mantenimiento y de su forma

de gestionar.

Cada una de ellas tiene su parcela, su utilidad. Las primeras son una fotografía técnica instantánea

que permite conocer el estado de la instalación, permite conocer su evolución futura y incluso la

posibilidad de que sufra determinados percances. Las segundas, las auditorías de gestión del

mantenimiento, son mucho más profundas, y ahondan en las causas por las que se ha llegado a una

situación técnica determinada. Hay que tener en cuenta que una instalación degradada, aunque se

identifiquen los puntos a reparar y se aborden estas reparaciones, al cabo de un tiempo volverá a

estar degradada, ya que la causa habitual de esa degradación es que la gestión del mantenimiento

de esa instalación no es la adecuada. Visto de esta forma, las auditorías técnicas que evalúan el

estado de la instalación identifican los síntomas, mientras que las auditorías de gestión identifican

las causas de esa situación.

La auditoría de gestión de mantenimiento

Se basa en el análisis de una serie de cuestiones. El cuestionario que se propone consta de 118

cuestiones, y RENOVETEC ha comprobado su validez en empresas de muy diversa índole, aunque

a veces serán necesarias pequeñas modificaciones para adaptarlo mejor a la realidad de la empresa
auditada. El cuestionario analizado en este capítulo es exactamente el que utiliza RENOVETEC

cuando debe abordar la auditoría de mantenimiento de una instalación.

Cada una de las cuestiones analizadas tiene 4 posibles valores: “3” si la respuesta a la cuestión

planteada es muy favorable, “2” si la situación es mejorable, aunque aceptable; “1” si la situación

es desfavorable y se hace necesario un cambio; y “0” si la respuesta es tan desalentadora como

para considerar la situación de ese punto un auténtico desastre.

Todos aquellos puntos que alcanzan como resultado un “0” o un “1” deben incluirse en un PLAN

DE ACCIÓN, y transcurrido cierto tiempo, deben realizarse una nueva auditoría comprobando

especialmente aquellos puntos que habían obtenido un resultado desfavorable. Al cabo de unos

meses la situación de un departamento ruinoso, desalentado, con unos resultados catastróficos

puede pasar milagrosamente a ser un departamento modélico. Y todo ello, sin grandes cambios

espectaculares, sin grandes reingenierías de proceso, sin llegar a la conclusión de que es mejor

destruirlo todo y construir las instalaciones de nuevo, y sin necesidad de pensar que la culpa la

tiene otro.

Claro, el punto más importante de una auditoría de mantenimiento es ese PLAN DE ACCIÓN, en

el que se identifican los problemas que se detectan en la gestión del mantenimiento de una empresa,

y como se propone solucionarlos.

Hay muchas formas de mejorar. La realización de una Auditoría de Mantenimiento no es un

ungüento mágico, no es el producto de un consultor charlatán vendedor de humo. Es tan solo una

forma más de identificar problemas y proponer soluciones.

Empresas y sectores interesados en la realización de auditorías de gestión

 En primer lugar, las empresas que tienen externalizado el servicio de mantenimiento, y, sobre todo,

las empresas que tienen contratos de mantenimiento de gran alcance están interesadas en saber si

la gestión que se realiza es la adecuada.

En segundo lugar, las plantas industriales degradadas también están interesadas en conocer si los

problemas que tienen se deben a deficiencias en el diseño o a una gestión inadecuada de la

producción o el mantenimiento. Hay que tener muy en cuenta que, aunque se cambien los equipos

o se reparen todas las averías que existan en una planta en un determinado momento (parada,

puesta a punto, etc.) si la gestión que se hace del mantenimiento es inadecuada la planta volverá a

estar degradada en un corto espacio de tiempo.

Por último, las empresas en las que la seguridad es importante por la peligrosidad potencial de las

instalaciones (refinerías, industria química y petroquímica, centrales nucleares, etc.) también

necesitan saber que el mantenimiento y las prácticas que se siguen en ese departamento son las

correctas.

Problemas habituales que suelen detectarse en una auditoría de gestión

Entre los problemas que más se repiten al realizar auditorías de gestión en diferentes empresas

están los siguientes:

1.- Estructura de personal poco adecuada:

 Falta o exceso de personal

 Mala estructuración (sobre todo, no hay personal presente en momentos clave)

2.- Falta de formación del personal

3.- Fallos en el almacén de repuesto

 Desorden y falta de inventarios

 Almacén mal dimensionado

4.- Falta de herramienta clave

5.- Fallos en el mantenimiento y en el plan de mantenimiento:

 No se realiza mantenimiento preventivo

 El plan de mantenimiento no es adecuado

6.- Problemas diversos de seguridad

 Fallos en los permisos de trabajo

 Fallos en la descarga de equipos

 Falta de mentalización en el uso de Equipos de protección individual (EPI)

LA AUDITORÍA INTERNA DEL MANTENIMIENTO.

La auditoría interna es una función dentro de la organización que tiene la capacidad de evaluar

permanente e independientemente en cada organización, si es que tiene implementado un sistema

de retroalimentación destinado al mejoramiento continuo. Su objetivo principal es asesorar al

tomador de decisiones en la promoción de la eficiencia de los procedimientos existentes. Cuando

se plantea la necesidad de realizar la auditoria interna es para garantizar los resultados de la gestión

y además tener recomendaciones, las cuales son objeto de consideraciones y decisiones. Múltiples

factores impulsan a tener un sistema de auditoría, pero entre lo más gravitante se puede mencionar

que durante los últimos veinte años, el mantenimiento ha cambiado, quizás más que cualquier otra

disciplina de la administración. Los cambios se deben a un aumento en el número y variedad de

recursos físicos que deben mantenerse, plantas mucho más complejas, nuevas técnicas de

mantenimiento y puntos de vistas cambiantes en la organización del mantenimiento y en sus

responsabilidades. El mantenimiento también está respondiendo a las expectativas cambiantes.

Éstos incluyen un rápido y creciente conocimiento de hasta que punto la falla del equipo afecta la

seguridad y el ambiente, un conocimiento creciente de la conexión entre el mantenimiento y

calidad del producto, presión creciente por lograr una alta disponibilidad de la planta y mantener

controlados los costos. Se suma a lo anteriormente mencionado que ha habido un crecimiento

explosivo de nuevos conceptos del mantenimiento y sus técnicas. Se han desarrollado variadas

durante los últimos años, y más están surgiendo en el presente. Los nuevos desarrollos incluyen:

herramientas de apoyo a la decisión, como estudios de riesgo, modos de falla y análisis de efectos

y sistemas expertos; nuevas técnicas de mantenimiento, como monitoreo de condición; diseño de

equipo con un énfasis mayor en la fiabilidad y mantenibilidad y un cambio mayor en el

pensamiento orgánico hacia la participación, equipo- trabajo y flexibilidad. La auditoría interna

del mantenimiento es una función que evalúa en forma permanente si el sistema de control interno,

implementado por la administración del mantenimiento, está operando efectiva e eficientemente.

Su objetivo primordial es dar recomendaciones a la alta administración tanto para fortalecer los

controles internos existentes o para sugerir nuevos controles, como para promover la eficiencia de

los procedimientos existentes, después de evaluarlos.

UN MODELO DE AUDITORÍA PARA MANTENIMIENTO.

Hay muchos instrumentos para auditar el mantenimiento cuya selección o diseño depende de la

estrategia definida para la organización en primer lugar, y para el departamento de mantenimiento

en segundo; sin embargo, el foco central de la herramienta, que se aplica por primera vez, debe

apuntar a una auditoría global. El contenido de la auditoría debe cubrir las áreas que van desde la

identificación y descripción del departamento de mantenimiento hasta el uso de herramientas de

gestión. La importancia de este recorrido por todos los aspectos involucrados en la gestión del

mantenimiento es tener las bases para más adelante, cuando llegue el momento de plantear

alternativas de soluciones a los problemas detectados durante la auditoría. Hay que destacar que,

una vez que se deciden implementar acciones para el mejoramiento de aquellos aspectos del

mantenimiento que no estaban de acuerdo con los estándares esperados, la herramienta de auditoría

debe incluir en su estructura las preguntas necesarias para medir, al momento de aplicar

nuevamente la encuesta, el estado del área en proceso de mejoramiento. Esto indica que el
instrumento no es algo estático en el tiempo, sino que debe seguir la dinámica de la evolución que

le da el administrador para lograr los objetivos impuestos. La auditoría se puede dividir en seis

aspectos (ver figura 1.2) y de esta manera cubrir todos los campos que una buena gestión del

mantenimiento debería tener en cuenta. Se comienza con la caracterización del tipo de

mantenimiento que se practica en la empresa (ver figura 1.3), información clave para el auditor,

en especial si es externo, a fin de que las acciones de mejoramiento que recomiende sean acorde

con la estructura, forma y prácticas de mantenimiento de la organización auditada.

La auditoría de mantenimiento comprende:

1. IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA
 2. CRITICIDAD DE RUTAS DE INSPECCION

La parte global de la auditoria cubre también los aspectos de análisis de las rutas como ser la

sectorización que se ha hecho de la planta, la identificación de la criticidad de los equipos y la

estimación de los tiempos de mantenimiento. Es importante este aspecto para asignar las

prioridades en la ejecución de las tareas de mantenimiento, acumular e identificar costos y en un

futuro próximo implementar políticas de mantenimiento basadas en la confiabilidad de las líneas

de producción.

MANEJO DE LA INFORMACIÓN SOBRE EQUIPOS

La parte del manejo de datos acerca de cada equipo se ve en la sección manejo de la información

sobre equipos. Se recaban antecedentes sobre la existencia de información sobre equipos, como

ser catálogos, fichas de inventario, además de datos que son importantes en e el momento de

planificar el mantenimiento, como ser: tasas de fallas, tiempos de abastecimiento, identificación

de personal, medios para el mantenimiento y proveedores, entre otros. El objetivo de esta sección

es evaluar el grado de conocimiento acerca de los recursos de información y medios, para realizar
una planificación de las acciones de mantenimiento con un alto grado de certeza en el

cumplimiento de dichas tareas para los tiempos que se le asignan como normales.

ESTADO DEL MANTENIMIENTO ACTUAL

El siguiente bloque de preguntas está dirigido a evaluar cómo se está realizando el mantenimiento

actualmente en base a aspectos como ser: existencia de rutinas básicas de mantenimiento,

recopilación de mantenciones realizadas, relación de horas de mantenimiento, etc

ANTECEDENTES DE COSTOS DE MANTENCION

El grupo de preguntas contenido en la auditoria sobre el mantenimiento actual apunta a detectar el

grado de uso de antecedentes, que son recopilados en terreno, y son la base para medir la

efectividad del mantenimiento. Con estos datos se puede conocer la capacidad que se tiene para

enfrentar la carga actual y determinar cuál es el costo asociado a las políticas de mantenimiento

implementadas. En el módulo sobre mantenimiento actual se mencionó acerca de la recopilación

de antecedentes de costos. Es en la planilla antecedentes de costos de mantenimiento donde se

entra al detalle de estos. Se pregunta sobre costo de adquisición, tasa de depreciación, costos de

mano de obra, costos alternativos, etc.

EFECTIVIDAD DE LA MANTENCION ACTUAL

El último grupo de preguntas va dirigido a medir el aspecto relacionado principalmente con el

manejo de los índices de control Se incluye este aspecto ya que un sistema de gestión no puede ser

implementado sin tener un punto de referencia sobre el cual medir la evolución de la efectividad

del manejo de los recursos que le han sido asignados

Es en base a los costos de mantenimiento que se plantean las políticas de mantenimiento, el

reemplazo de equipos y la forma de manejo de bodegas. Además, en la estructura de costos del

producto, la variable costo de mantenimiento puede ser muy importante, por lo cual hay que tener

un conocimiento detallado acerca de él. El cuestionario abarca aspectos tales como cumplimiento

de los programas, efectividad de los procedimientos, nivel de capacitación del personal, etc.

EVALUACIÓN Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS.

Cada pregunta se valora con un puntaje de 1 cuando la situación es mala o desfavorable, con nota

3 para situaciones regulares o que pueden ser rescatables y con nota 5 cuando esta está bien
implementada o cumple con su objetivo, en el momento de aplicar la encuesta. Esta valoración

tiene una fuerte componente de la apreciación que realiza el auditor sobre el estado del ítem que

se está calificando, por lo cual en el espacio destinado a observaciones y comentarios debe dejar

la sustentación del valor consignado. El valor promedio del conjunto de preguntas para cada

aspecto global considerado se presenta en un gráfico acompañado de una calificación descriptiva.

De esta forma el auditor tiene una apreciación relativa de todos los aspectos y los puede comparar.

Así, enfoca la atención en aquellos aspectos mal calificados y tiene una guía para comenzar a

estudiar el detalle del porqué se da esta situación. El criterio que se usó para definir la calidad del

mantenimiento fue: ƒ 1,0 ≤ puntaje ≤1,6: aspecto con deficiencias. B 1.6 < puntaje ≤ 3,3: aspecto

regular. B 3,3 < puntaje ≤5,0: aspecto bien implementado. Lo importante de esta asignación de

puntajes es tener un valor de referencia para, primero tener una idea acerca del estado actual del

mantenimiento y segundo poder comparar bajo una misma escala distintos aspectos involucrados

en el mantenimiento, más que el valor en si mismo. Para analizar cada aspecto global

individualizado en el gráfico de la figura 1.9, se genera una serie de gráficos (ver figuras 1.10,

1.11, 1.12, 1.13 y 1.14), en los cuales, bajo la misma escala de evaluación, se detallan los aspectos

particulares incluidos en cada aspecto global.

PROCESO DE APLICACION DE LA AUDITORIA.

Llevar a cabo una auditoria no es solamente aplicar un cuestionario pre-elaborado, como

herramienta operativa, sino que necesita de varias etapas previas y/o complementarias para obtener

un resultado que sea de utilidad para la toma de decisiones de la administración del mantenimiento.

Dentro de estos estudios se pueden nombrar:

B. RESUMEN DE LA AUDITORIA DEL MANTENIMIENTO

Estrategia, Visión y Misión. Revise y entienda, desde el nivel corporativo hasta la organización

del mantenimiento, cual es la estrategia, visión y misión de cada nivel en la organización de la

empresa. ¿Cuáles son los planes y las acciones tácticas realizados en cada nivel para apoyar la

estrategia, visión y misión del siguiente nivel superior dentro de la organización? Las

declaraciones para la estrategia, visión y misión deben ser definidas desde arriba hacia abajo. En

el nivel del mantenimiento, los planes estratégicos y tácticos deben apoyar las metas y objetivos

corporativos y de aquellos sistemas relacionados claramente. El auditor debe ser capaz de definir

como las metas de mantenimiento apoyan las metas de los niveles superiores y los relacionados y

como mantenimiento recibe soporte de aquellos que deben entregárselo.

 C. CRITICIDAD DE RUTAS DE INSPECCION

Reconocimiento del lugar. El auditor debe conocer en terreno la planta completa o donde se

concentran los recursos destinados al mantenimiento, los almacenes de repuestos y los usuarios de

los servicios que entrega mantenimiento. Un contacto en directo provee indicaciones de cómo

opera el mantenimiento en el área de trabajo a cargo del grupo de mantenimiento. Entrevistas. La

auditoría no es solamente completar el formulario de preguntas, sino que se debe aprovechar la

oportunidad para realizar una serie de entrevistas con un número significativo de gente de

mantenimiento y conjuntamente con personas que reciben atención o interactúan con

mantenimiento. Hay temas comunes que afloran durante la auditoria los cuales a menudo conducen

a otras áreas de investigación. Los temas comunes como entrenamiento, abastecimiento de partes,

sobre-tiempos y comunicaciones internas son los más recurrentes durante el proceso de auditoría.

Tales situaciones se dejan anotadas en el espacio destinado a observaciones en la planilla de toma

de datos y evaluación, para un análisis posterior al proceso de evaluación.

Recolección de datos. El auditor debe juntar los datos mediante la auditoria del mantenimiento.

Estos datos deben ser una revisión representativa de los registros históricos del equipamiento, del

coste del trabajo y materiales, movimientos de inventarios, índices para medir la eficiencia, etc. Es

importante que cualquier dato ingresado a la planilla debe ser validado a fin de que este antecedente

refleje fielmente la situación actual, o sea el auditor debe profundizar en el concepto y no asumir

la primera impresión acerca del desempeño del factor medido Sistema de mantenimiento. Una

revisión del flujo de trabajos de mantenimientos y como se relacionan con los manuales de

procedimientos, órdenes de trabajo y sistemas computarizados usados por mantenimiento es la

llave de entrada para la auditoria. A menudo un auditor puede, literalmente, caminar a través del

proceso usado en mantenimiento para determinar cuáles áreas están débiles y cuales están fuertes.

Un proceso de auditoría del mantenimiento incluye seguir una orden de trabajo a medidas que se

completa, desde su emisión, su programación, determinación de requerimientos de repuestos y

mano de obra hasta que se entrega conforme el trabajo.

D. DETALLE MANTENIMIENTO ACTUAL

 E. ANTECEDENTES DE COSTOS DE MANTENCION

F. EFECTIVIDAD DE LA MANTENCION ACTUAL

Además, una revisión del actual proceso de tratamiento de una orden de trabajo revela si hay un

sistema de codificación adecuado, si la priorización de trabajos está definida, si el personal

entiende la información allí contenida, si la orden es complementada apropiadamente y finalmente

si la orden es un instrumento válido para recoger información real desde la planta. Compilación y

análisis. Realizados los pasos anteriores corresponde ahora colocar todos los antecedentes juntos,

llenar las planillas y organizar todas las observaciones anotadas, complementándolas con lo que el
auditor pudo apreciar en terreno. El informe final, aparte de las planillas, debe contener un análisis

de las causas que llevan a las actuales situaciones con deficiencias, aspectos mejorables y

recomendaciones para el cambio, y una secuencia de recomendaciones con prioridades para ayudar

a la administración del mantenimiento a abordar los problemas que la auditoria detectó.

CONCLUSIONES

El modelo presentado para auditar la gestión del mantenimiento fue dividido en cinco aspectos,

con la finalidad de abarcar todo el espectro de actividades dentro de una organización para el

mantenimiento, pero hay que tener presente que toda organización es dinámica, por tanto, se

recomienda aplicar este cuestionario con una periodicidad regular y a la vez introducir aquellos

aspectos que la tecnología y la competencia así lo requieren.

https://es.scribd.com/document/252558551/Auditoria-de-Mantenimiento

http://www.renovetec.com/290-auditorias-de-mantenimiento