Capítulo IV

El proceso de ejecución presupuestaria del gasto consta de tres componentes:

 Comprometido: “Es el momento en que el encargado de presupuesto, por medio de la orden de

compra registra el compromiso en el sistema.”
 Devengado: “Es el momento en el que el encargado de presupuesto, por medio de la copia de
“Recepción de bienes/servicios” emitido por el guardalmacén, registra el devengado en el sistema y da
como resultado una cuenta por pagar”.
 Pagado: “Es el momento en que la tesorería municipal emite el cheque de pago, con base en el
expediente conformado por el proveedor o prestador del servicio.”

4.2 Manejo de inventarios de activos fijos en el sistema de contabilidad integrada -SICOIN-

El Encargado de Inventario, será el responsable del registro de los bienes, y el Jefe, será quien apruebe los
registros ingresados por el Encargado de Inventario.

4.2.1 Registro de bienes inventario

A través de este procedimiento se debe ingresar los bienes adquiridos por medio de procesos de compra, por
fondo rotativo o por donaciones en especie.

4.2.2 Registro de bienes inventario en libros

El objetivo de este registro consiste en darle seguimiento a los bienes faltantes, es decir, que sólo aparecen
en el Libro de Inventarios, con el fin de iniciar el proceso administrativo para su reposición o darle de baja
según corresponda.

4.2.5 Solicitar modificaciones de bienes inventario físico

Consiste en realizar modificaciones a los bienes ingresados en el Módulo de Inventarios los cuales pueden ser
por alguna característica del mismo que se registró incorrectamente.

El Encargado de Inventario debe realizar la modificación del bien. Para realizar cualquier modificación en el
sistema, debe generarse un documento en el cual se especifique los motivos de la o las modificaciones a
realizar. Puede ser un acta administrativa o un oficio firmado por el Encargado de Inventarios y las
autoridades correspondientes.

Baja en inventario físico

En la Dirección de Contabilidad del Estado, se verifica que se haya cumplido con el procedimiento establecido
en el Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración
Pública y que se acompañe la documentación de respaldo. Art. 1
4.3 Procedimientos para baja de la propiedad, planta y equipo

La gestión para el procedimiento de baja de bienes muebles es básicamente hacer del conocimiento al
órgano superior de la municipalidad para que éste suscriba acta respectiva, con copia certificada, solicite a la
dirección de bienes del estado y licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas para que proceda al trámite
de baja según corresponda.

Las municipalidades podrán dar baja a cuentas del rubro propiedad, planta y equipo únicamente cuando se
trate de bienes muebles, los motivos por los que procede el trámite de baja se mencionan a continuación:

4.3.1 No utilizables o en desuso

Se trata de bienes que la municipalidad no utiliza por encontrarse en mal estado o en desuso

4.3.2 Por traslado a otra dependencia

Una municipalidad cuando posee bienes en buen estado que no utiliza y lo traslada a otra dependencia,

4.3.3 Por destrucción de bienes inservibles

En relación a activos que no sea posible reparar o utilizar, se deberá documentar por medio de acta e ingreso
al inventario, se deberá solicitar al concejo municipal que autorice la continuación del trámite. La
documentación de respaldo se debe enviar a la dirección de bienes de estado y licitaciones para que designe
un delegado y solicite la intervención de un auditor de la Contraloría General de Cuentas, para que proceda al
examen, se ordenara la incineración o destrucción suscribiéndose acta y cotejando copias certificadas.

4.3.4 Perdida por faltante o extravió Art. 7

En este caso se deberá proceder a suscribir acta con la intervención del empleado o servidor público que
tenga bajo su responsabilidad el bien, donde se haga constar lo concerniente al evento, el requerimiento de
pago o reposición del bien según corresponda, en este último caso deberá sustituirse con un bien de las
mismas características y calidad. En el caso de pago del bien, posteriormente con copia certificada del acta e
ingreso a almacén y formado el expediente se deberá enviar a la Contraloría General de Cuentas para la baja
que corresponda.

4.3.5 Pérdida por sustracción de bienes

Son circunstancia que pueden ser establecidas como delito o falta, se deberá suscribir acta que haga constar
lo sucedido, con copia certificada se presentará la denuncia ante la autoridad competente. El procedimiento
anterior es el mismo en el caso de robo de vehículos, en forma adicional obtener certificado de la fase en que
se encuentre el proceso judicial, certificado del ingreso al inventario; y del expediente formado deberá remitir a
la Contraloría General de Cuentas para culminar con el trámite de baja.

4.3.6 Por destrucción

Se refiere a una acción natural o humana como: incendio, terremoto o atentado que ocasione la destrucción
de bienes, se deberá documentar en acta donde haga constar lo ocurrido, detallando los bienes afectados.
Presentada la denuncia ante la autoridad competente con acta certificada. Remitirá expediente de lo actuado
a la Contraloría General de Cuentas para la conclusión de baja respectiva.