1463963379

L ib ertad y O rd e n
Preguntas más
Recurrentes en la
Inspección
Notarial
?
reguuntas más recurrentes
en la inspección notarial
alfonso gómez méndez
Ministro de Justicia y del Derecho
jorge enrique vélez garcía
Superintendente de Notariado y Registro
jairo alonso mesa guerra
Superintendente Delegado para la Protección, Restitución y
Formalización de Tierras
ligia isabel gutiérrez araújo
Superintendente Delegada para el Notariado
archibaldo josé villanueva perruelo
Superintendente Delegado para el Registro de Instrumentos
Públicos (E)
maría emma orozco espinosa
Secretaria General
colaboración:
Luz Marina Suaza Moreno
Superintendencia Delegada para el Notariado
superintendencia de notariado y registro

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Contenido
Presentación 7
Las observaciones más recurrentes encontradas en las visitas generales
9
practicadas a las notarías
1. Se está consignando el valor de los derechos notariales a la Cuenta
9
Única Notarial
2. No se encontraron los extractos bancarios ni recibos para verificar el
10
movimiento de la Cuenta Única Notarial
3. Está cancelando en efectivo y No a través de la Cuenta Única Notarial los
dineros de los recaudos y aportes a la Tesorería de la Superintendencia
de Notariado y Registro, Fondo Cuenta Especial del Notariado, Dian, 10
Administración de Justicia, Oficina de Registro de Instrumentos Públicos,
Registro Mercantil, Fondo de la Registraduría Nacional del Estado Civil
4. No se lleva una carpeta para los documentos que correspondan y demás
10
providencias relacionadas con la hoja de vida del notario
5. No ha suscrito contrato de trabajo con sus empleados 10
6. No se encontraron los soportes contables, correspondientes al pago de las
15
dotaciones de los empleados, en los archivos de la notaría
7. Cancela en dinero la dotación de los empleados 15
8. No suministra dotación a sus empleados, la compensa en dinero, además no
16
archiva los comprobantes de egresos de la suma pagada por tal concepto
9. No ha cumplido con la obligación de afiliar a sus empleados a una aseguradora
de riesgos profesionales (ARP), en la forma establecida en el artículo 251 de la
17
Ley 100 de 1993, reiterada en la Instrucción Administrativa número 01-39
de 2001
10. En la Planilla Única del Sistema de Salud y demás entidades de seguridad y
previsión, el notario incluye al trabajador de la finca para cotizar a los citados 17
sistemas, sin tener en cuenta que no es empleado de la notaría sino personal
11. La factura que expide, no discrimina en forma clara los ítems cobrados y se
17
factura en forma manual
12. El libro de ingresos y egresos notariales no aparece registrado ante la DIAN 18
13. No se entrega la factura al usuario, a pesar de que sí se diligencia y tampoco
reúne los requisitos del artículo 617 del E.T., reiterado por el capítulo VIII de la 18
Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001
14. No se está facturando por el Sistema de Información Notarial (SIN) 20
15. Canceló en forma extemporánea algunos aportes a la caja de compensación
20
familiar
16. Está liquidando en forma plena los aportes por concepto de escrituras de
20
corrección, aclaración, actos sin cuantía y Vivienda de Interés Social
17. En las Viviendas de Interés Social prioritario (VIP) se cobra el 50% de los
21
derechos notariales
18. El libro de relación no lo llevan conforme el número de columnas que le indica
21
el estatuto notarial e igualmente al diligenciarlo se dejan espacios en blanco
19. No se archivan las copias de las declaraciones madre cabeza de familia, al
22
parecer son diligenciadas en la alcaldía
20. Se cobran derechos notariales por las declaraciones de madre cabeza de
22
familia
21. Exige la huella en las diligencias de contenido y firma 22
22. No se actualiza anualmente el libro de registro de firmas, e igual, este debe
23
estar soportado con los antecedentes que la respaldan
23. Se cobran derechos notariales por las declaraciones extrajuicio, con el fin de
24
realizar la inscripción del registro civil
24. No se debe exigir para la inscripción en el registro civil, declaraciones
extrajuicio cuando el usuario presenta copias de las actas de las partidas 24
parroquiales
25. No se debe exigir reconocimiento del padre cuando el hijo es legítimo 24
26. No se anota el número del folio serial en los antecedentes que respaldan la
24
inscripción del registro civil
27. Las legitimaciones no se anotan en el Libro de Varios 25
28. No envía al Servicio Nacional de Inscripción la relación de hechos y actos
25
inscritos en el Libro de Varios
29. No se conserva en el archivo notarial copias de las actas de declaración
extraprocesal autorizadas, tal como lo establece el literal i) de la Instrucción 25
Administrativa número. 01-12 de 2001
30. No enumera las declaraciones extraproceso en forma consecutiva 25
31. No somete a reparto los actos escriturarios, donde intervienen entidades
públicas, descentralizadas y de economía mixta, con participación del Estado 26
del orden nacional, departamental y municipal
32. Se insertan los paz y salvos en la escritura pública, cuya fecha de expedición
26
es posterior al otorgamiento de la escritura pública
33. Cobra derechos notariales sobre las notas de referencia y el certificado
27
de cancelación
34. Se están expidiendo copias de la escritura pública de cancelación y no del
certificado o extracto notarial de cancelación, haciendo más oneroso el 28
servicio que presta la notaría. (Art. 53 Decreto-ley 960 de 1970)
35. No indaga en forma clara, precisa y expresa sobre si se constituye afectación a
28
vivienda familiar
36. Cobra derechos notariales sobre la totalidad del crédito hipotecario, para
29
Vivienda de Interés social subsidiable y no subsidiable
37. No exige el paz y salvo de la administración de la propiedad en ventas de
29
inmuebles sometidas al régimen de propiedad horizontal
38. No se indaga al comprador del inmueble destinado a vivienda, con sociedad
conyugal vigente, unión marital de hecho, si posee otro predio afectado a 30
vivienda familiar, o si el que compra lo constituye o no a afectación familiar
39. Cobra la elaboración de las minutas 30
40. No se allega el certificado de existencia y representación legal de las
30
sociedades intervinientes en las escrituras públicas
41. No corrige los errores en la extensión de la escritura pública, conforme lo
31
dispone el artículo 101 del Decreto-ley 960 de 1970
42. Deja espacios en blanco, al extender la escritura pública 31
43. No se encuentran empastadas las escrituras públicas del año en curso, ni los
31
folios seriales de registro civil
44. No se está expidiendo el certificado de retención en la fuente cuando el acto
32
está sujeto a dicho impuesto
45. No se conserva en la notaría los certificados de retención en la fuente,
33
expedidos en razón de una escritura pública de venta
46. Se exige fotocopia auténticada del documento de identificación, para
34
protocolizar en la escritura pública
47. No se deja constancia en la matriz de las escrituras públicas del valor
recaudado por concepto de iva, retención en la fuente y recaudos, los cuales
34
deben efectuarse en la forma señalada en la Instrucción Administrativa número
01-26 de 2001
48. Entrega directamente a los contrayentes los telegramas, a fin de que estos los
presenten en la notaría o registraduría, donde reposan sus registros civiles de 35
nacimiento, implicando con ello, extemporaneidad en la comunicación del acto
49. Aparecen errores en la inscripción de los registros civiles de defunción 35
50. No se indica el número de la escritura pública en el serial de registro, por la
cual se constituyó el matrimonio, igualmente, se presentan enmendaduras sin 36
salvar en los mismos
51. No registra las legitimaciones en el Libro de Varios 36
52. No se empasta los antecedentes que sirvieron para las inscripciones de los
36
registros civiles
53. No diligencia las actas complementarias cuando se inscribe un hijo
37
extramatrimonial y tampoco, las envía al defensor de familia
54. No aparece la firma de quien recibe en los oficios que se envían a las entidades
37
pertinentes, por lo que no se cuenta con la prueba respectiva
55. No se está diligenciando el Libro de Varios, a la fecha de la visita 37
56. No se lleva índices de registro civil 38
57. No se envía a la registraduría nacional del estado civil, la relación de hechos y
38
actos inscritos en el Libro de Varios
58. No se encuentra el acto administrativo, por medio del cual se autoriza el
local por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro (artículo 157 39
Decreto-ley 960/70)
59. No se encuentra el acto administrativo, por la cual se autoriza el horario de
atención al público de la notaría. (Artículo 158 Decreto-ley 960/70, Instrucción 39
Administrativa número 01-12/2001
60. Protocoliza certificado de tradición y auténtica cédulas de ciudadanía 39
61. Toma declaraciones extrajuicio para la cancelación de patrimonio de familia 40
62. No expide la copia especial y auténtica con destino al archivo de la oficina de
40
registro de instrumentos públicos competente
63. No comunica el inicio y la terminación de las sucesiones a la Superintendencia
41
de Notariado y Registro
64. No aparece acto administrativo avalado por el IGAC, se protocoliza plano de un
41
topógrafo particular
65. No aparece anotado el valor de la retención en la fuente, en la factura
43
de escrituración
66. No se encuentran con la nota de ejecutoria las licencias de construcción,
43
urbanización y propiedad horizontal
67. No aparece la nota que presta mérito ejecutivo en las copias de las escrituras
públicas de divorcio con acuerdo de los cónyuges, en relación con sus hijos 44
menores de edad, en la parte final del texto de la primera copia
68. No presenta la resolución de autorización del respectivo Comité, en las
escrituras públicas de compraventas de predios, sometidos a medidas de 44
protección
69. No permite la concentración de la UAF, en escrituras de compraventa 45
70. No reúnen los requisitos legales las resoluciones emitidas por los Comités
municipales, al autorizar las ventas de los predios con medida de protección, 46
en las que se señala al promitente comprador
71. Se encuentran escrituras públicas de transferencias sobre ventas baldíos,
47
playones y bajamares
72. No protocoliza el certificado de tradición y libertad, en la escritura pública
de transferencia de dominio de predios rurales, ubicadas en zonas de 48
desplazamiento
73. No exige los siguientes documentos a efecto de protocolizarlos en la escritura
48
pública de escisión:
74. Aparece con el mismo número de resolución y fecha, en forma
repetida, autorizando escrituras públicas de ventas de predios diferentes por 48
parte del Comité
Presentación
El presente glosario es el resultado de las visitas realizadas por la

Superintendencia de Notariado y Registro a los Notarios del país, en
ejercicio de la función de Inspección y Vigilancia de la prestación del
servicio notarial.
Analizadas las situaciones y casos más frecuentes que identifican la

inobservancia de normas que regulan la función notarial, unas fáciles
de corregir y otras que requieren instrumentar procesos que tiendan a
garantizar la ausencia de irregularidades, tanto de forma, como de fondo.
El estudio y cotejo de los resultados de las visitas a los señores Notarios

del país plantea la necesidad de realizar una tarea pedagógica y formativa,
antes que sancionatoria, en aras de que el Notario adquiera un compromiso
para ajustar el ejercicio de la función fedataria, a lo previsto en la ley y el
reglamento.
Se han puntualizado todos los casos que son reiterativos y se tornan en un

común denominador y los que de no ser corregidos generarían sanciones
disciplinarias al Notario.
Con lo anterior, se propone compaginar la observancia y cumplimiento de

las normas que regulan la función notarial, con la práctica y costumbre para
que, estas últimas, se ajusten a derecho y consecuentemente se reduzcan
las quejas que presentan los usuarios del servicio y por ende los procesos
disciplinarios contra los Notarios.
Consciente esta Entidad de la conveniencia para el Notario de dar

7
instrucción, orientación y este, a su vez, de observarlas y acatarlas, es por
lo que, se propone una cartilla, para corregir las fallas que se presentan con
más frecuencia, en sus despachos.
Las observaciones más recurrentes
encontradas en las visitas generales
practicadas a las notarías
1. Se está consignando el valor de los derechos notariales a la Cuenta

Única Notarial
El artículo 64. Cuenta Única Notarial (Ley 863 de 2003)
“Establece la Cuenta Única Notarial como cuenta matriz de recaudo de los

derechos que por todo concepto deban recibir o recaudar los Notarios en
desarrollo de las funciones que les son asignadas por las leyes reglamentos
que regulan el servicio notarial y de registro de instrumentos públicos. La
Cuenta Única Notarial será una cuenta bancaria que deben abrir los Notarios
a nombre de la Notaría respectiva, en la cual depositarán todos los ingresos
que obtenga la Notaría con destino al pago de derechos por concepto del
registro mercantil y el registro de instrumentos públicos, a la administración
de justicia, a las cuentas o fondos especiales del notariado, a la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a la Superintendencia de Notariado
y Registro y a los demás organismos públicos que deban recibir ingresos
provenientes de los recaudos efectuados por los Notarios”.
Mediante esta cuenta, los Notarios deberán hacer los pagos o transferencias
a cada uno de los titulares de los ingresos recaudados, sin causar el
Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF). La cuenta se constituye
exclusivamente para recaudar los ingresos de la Notaría y distribuirlos entre
sus titulares y en ningún caso podrá usarse para hacer pago o transferencias
a titulares distintos a los aquí mencionados.
9
Por lo anterior, resulta claro que la citada cuenta no se debe utilizar ni para
consignar el subsidio del Notario ni para consignar sus derechos notariales,
pues, su destinación específica es para recaudar y pagar los dineros de los
entes relacionados en el artículo en comento.
?
reguntas más recurrentes en la inspección notarial
2. No se encontraron los extractos bancarios ni recibos para verificar

el movimiento de la Cuenta Única Notarial
Dentro de las visitas generales se inspecciona el movimiento de la cuenta a

fin de establecer si se están consignando o no los dineros correspondientes
a impuestos a la DIAN y a entidades públicas y si se están efectuando
debidamente las transferencias en la forma señalada en la Ley 788 de
2002, artículo 112.
3. Está cancelando en efectivo y no a través de la Cuenta Única

Notarial los dineros de los recaudos y aportes a la Tesorería de
la Superintendencia de Notariado y Registro, Fondo Cuenta
Especial del Notariado, Dian, Administración de Justicia, Oficina de
Registro de Instrumentos Públicos, Registro Mercantil, Fondo de la
Registraduría Nacional del Estado Civil
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 64 de la Ley 863 de 2003

–Cuenta Única Notarial–, los derechos que por todo concepto reciban
los Notarios en desarrollo de las funciones que les son asignadas por las
leyes y reglamentos que regulan el servicio notarial, deben hacer los pagos
o transferencias a cada uno de los titulares enunciados y sin causar el
Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF).
4. No se lleva una carpeta para los documentos que correspondan y

demás providencias relacionadas con la hoja de vida del Notario
Se le indica al Notario que debe llevar una carpeta donde repose su hoja de
vida y demás actuaciones administrativas (providencias), a fin de obtener
una revisión completa.
5. No ha suscrito contrato de trabajo con sus empleados
Se le reitera al Notario que la vinculación de los empleados debe ser a través

de contrato de trabajo, a efecto de dar cumplimiento a lo establecido en lo
pertinente según Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001, así:
a. Vinculación
“Los Notarios que hubieran realizado el nombramiento de sus

trabajadores mediante resolución, deberán sustituir de inmediato
10
estos actos por los respectivos contratos de trabajo. De igual
manera, al terminar la relación laboral no es procedente expedir
resolución de insubsistencia, sino, terminar el contrato con las
formalidades del Código Sustantivo del Trabajo. Por tanto, deben
tener sumo cuidado en casos de terminación unilateral del contrato,
Superintendencia de Notariado y Registro
dadas las gravosas consecuencias económicas que genera un

despido sin justa causa”.
b. Sustitución Patronal
Según Sentencia T-097 de 2010, proferida por la Sala Novena de Revisión

de la Corte Constitucional, dentro de los fallos dictados por la Sala Civil,
Laboral y Familia del Tribunal Superior de Armenia y la Sala de Casación
Laboral de la Corte Suprema de Justicia, en acción de tutela, relacionada
con la Sustitución Patronal.
La sustitución de un Notario-empleador no altera, termina ni modifica

los contratos de trabajo vigentes al momento de producirse el cambio o
sustitución de empleador. Consiste pues, en el cambio de Notario como tal
y no tiene efecto alguno en los contratos de trabajo firmados con el antiguo
Notario; por tanto, estos seguirán teniendo plena vigencia y aplicación y
tampoco implica la terminación ni la suspensión del contrato de trabajo.
En efecto, el artículo 67 del Código Sustantivo del Trabajo señala:
Se entiende por sustitución de patronos todo cambio de un patrono por otro,

por cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento,
es decir, en cuanto este no sufra variaciones esenciales en el giro de sus
actividades o negocios.
Sobre la sustitución patronal, la Corte Constitucional, en la misma Sentencia

a que nos hemos referido, señala:
“Los artículos 3° y 4° de la Ley 29 de 1973, 118 Decreto 2148 de 1983

facultan al Notario para crear los empleos que requiera para el eficaz
funcionamiento de la oficina y ordena que sus salarios y prestaciones
se paguen con los recursos que se perciban por concepto de derechos
notariales. Pero ello no implica que las relaciones laborales de las Notarías
estén regidas por normas especiales ni que el cambio de Notario termine
automáticamente las relaciones laborales existentes. Tal como lo ha
manifestado la Superintendencia de Notariado y Registro, las relaciones
laborales de los Trabajadores de la Notaría se rigen en todo por el Código
Sustantivo del Trabajo. En este sentido, cuando ocurre un cambio de
Notario se presenta la figura de sustitución del empleador, evento regulado
por dicho Código en su artículo 67”.
11
Luego, los contratos de trabajo, mientras estén vigentes, permanecen
invariables frente a las acciones y decisiones que tome el empleador de la
Notaría, puesto que su cambio no es una causa justa para la terminación
del contrato de trabajo.
?
En el caso que el empleador decida liquidar el contrato del trabajo, y los

trabajadores decidan firmar un nuevo contrato de trabajo con el nuevo Notario,
ya no se podrá alegar la sustitución del empleador, puesto que legalmente
se terminó todo vínculo laboral con el antiguo Notario y se ha iniciado
un nuevo vínculo.
Agrega la honorable Corte:
“La Función notarial es un servicio público que consiste en declarar la

autenticidad de las manifestaciones que son emitidas ante el Notario y dar
fe de los hechos que ha podido percibir en ejercicio de su cargo. Esta ha
sido considerada una función pública por la trascendencia que tiene para el
buen funcionamiento del Estado, y porque se desarrolla con fundamento en
prerrogativas estatales. No obstante, se trata de un servicio que es prestado
por particulares bajo la figura de la descentralización por colaboración.
Respecto del régimen laboral de quienes trabajan en una Notaría, en

cumplimiento de dicha función, el artículo 131 de la Constitución establece que:
Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan

los Notarios y registradores, la definición del régimen laboral para sus
empleados y lo relativo a los aportes como tributación especial de las
Notarías, con destino a la administración de justicia.
El nombramiento de los Notarios en propiedad se hará mediante concurso.
De esta forma, la Carta ha consagrado una potestad expresa en cabeza

del legislador para regular el régimen laboral de los Notarios y de los
empleados al servicio de estos. Lo único establecido directamente por
el constituyente es que el mecanismo de provisión de los Notarios en
propiedad es el concurso público de méritos.
Sin embargo, en los aspectos del régimen laboral que el legislador

no ha definido mediante leyes cuyo objeto exclusivo sea las
Notarías, no puede afirmarse que exista un vacío de regulación o
que los Notarios gocen de absoluta discrecionalidad. En estos casos
deben aplicarse las normas generales que regulan las relaciones
de derecho individual y colectivo, las cuales están consagradas
en la Constitución, especialmente en el artículo 53, y en el Código
12
Sustantivo del Trabajo, toda vez que quienes laboran en una Notaría son
empleados particulares.
3. Aunque la mención a los empleados de las Notarías en estas normas

es expresa, de la simple lectura de su tenor literal se desprende que ellas
no regulan todo el régimen laboral ni crean un tratamiento “especial” para

estos, sino que se limitan a reglamentar aspectos puntuales de su situación
contractual. De una parte, el objeto exclusivo del artículo 4° de la Ley 29
de 1973, es la fuente de recurso para el pago del salario y las prestaciones
sociales de los empleados de las Notarías, que proviene de los recursos
obtenidos de los derechos notariales. En tanto que la norma pertenece
a una Ley que crea el Fondo Nacional del Notariado, la norma excluye
expresamente la financiación de las prestaciones de los trabajadores con
los recursos de dicho fondo.
Así las cosas, en aplicación del régimen laboral general, no es razonable

concluir que los empleados adquieren un vínculo laboral con el Notario,
pero sin ninguna relación con la oficina o el establecimiento en la que
prestan sus servicios. Quienes ingresan a trabajar a una Notaría son
contratados por los Notarios, no en su calidad de personas naturales, sino
como particulares investidos de la autoridad requerida para el ejercicio de
la función fedante.
Los empleados a los que se refiere el artículo 131 de la Constitución no son

vinculados para el cumplimento de cualquier servicio personal requerido
por el patrono, sino para la realización de las tareas que componen la función
notarial. Por esto, laboran en las instalaciones de la Notaría y utilizan los
implementos requeridos ordinariamente para el cumplimiento de las tareas
de este tipo de establecimientos. Además, sólo una interpretación de este
tipo permite entender que la ley autorice el pago de los trabajadores con
los recaudos percibidos por los derechos notariales.
Como estos empleados son contratados por quien es titular de la Notaría,

pero para el servicio de la persona jurídica y no para su servicio personal,
nada impide que cuando ocurre un cambio de Notario sobrevenga en la
Notaría una sustitución patronal. Según el Código Sustantivo del Trabajo,
se entiende por sustitución patronal un “cambio de un empleador por otro,
por cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento,
es decir, en cuanto este no sufra variaciones esenciales en el giro de sus
actividades o negocios, y su sola ocurrencia “no extingue, suspende ni
modifica los contratos de trabajo existentes.
Conforme a esta normatividad, el antiguo o el nuevo empleador puede

acordar con los empleados el pago definitivo de las cesantías y las
13
prestaciones sociales, sin que pueda entenderse que hubo una terminación
del antiguo contrato de trabajo.
La Corte ha recordado que esta es una figura cuyo propósito es ‘amparar

a los asalariados contra un imprevisto e intempestivo fin del contrato de
?
trabajo producido por el traspaso o cambio de dominio o de administración

de la empresa’, y que se configura cuando confluyen tres elementos:
un cambio de patrono, la continuidad de la empresa y la continuidad
del trabajador. Por esta razón, cuando ocurre un cambio de Notario, sin
importar la naturaleza jurídica del traspaso de los bienes que componen
la Notaría, y siempre que el establecimiento continúe con el giro ordinario
de sus actividades, que es el ejercicio de la función fedante, el cambio de
Notario genera una sustitución de patronos.
Esta sustitución no implica la terminación automática de los contratos de los

empleados. Sin embargo, es claro para la Sala que el nuevo Notario puede
dar por terminado unilateralmente los contratos de trabajo sin que exista
justa causa para ello, siempre que cumpla con el pago de las prestaciones
e indemnizaciones establecidas también en el Código del Trabajo, pues así
puede hacerlo el Notario en aplicación del artículo 3° de la Ley 29 de 1973
y el artículo 118 del Decreto 2148 de 1983, reducir o aumentar el número
de empleos de la Notaría. En este evento, no puede dejarse de lado que esta
facultad se encuentra restringida en los casos en que estos cuentan con una
protección constitucional que refuerza su estabilidad.
En plena concordancia con lo anterior, la Instrucción Administrativa número

3 de 2008, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro,
manifiesta respecto de las obligaciones del Notario saliente.
Obligaciones laborales. Tales como contratos de trabajo, pago de salarios,

cesantías, afiliación y pagos periódicos al sistema de seguridad social en
salud, primas, afiliación a caja de compensación familiar, afiliación al sistema
de pensiones, entrega de dotaciones (Ley 29 de 1973, art. 118 Decreto 2148
de 1983, I.A. No. 01-39 de 2001, Ley 100 de 1993, Ley 712 de 2001 (SIC)
arts. 153; nums. 2; 186, 305 del Código Sustantivo del Trabajo, entre otras).
Teniendo en cuenta que los empleados de las Notarías son particulares y los
Notarios sus empleadores, quienes los contratan bajo su responsabilidad,
tienen la obligación de pagarles sus salarios, de afiliarlos al sistema de
seguridad social y pagar los aportes patronales, afiliarlos a una caja de
compensación familiar y demás prestaciones que consagra la ley laboral,
contenido básicamente en el Código Sustantivo del Trabajo las cuales, es
preciso reiterar, deben encontrarse al día al momento de la posesión del
nuevo titular de la Notaría.
14
En cuanto a las causales de terminación del contrato de trabajo por justa
causa o la indemnización de perjuicios por despido injusto, el pago de las
cesantías y sus intereses, salarios y prestaciones sociales, el fenómeno
de la sustitución patronal, le recuerdo que las mismas se encuentran

taxativamente señaladas en el Código Sustantivo del Trabajo”.
Con lo anterior, el Notario saliente debe encontrarse al día entre otros con sus
obligaciones laborales al momento de la posesión, del nuevo titular de la Notaría.
Luego, se reitera, que las relaciones laborales entre el Notario y sus

empleados se guían por el Código Sustantivo del Trabajo, y especialmente
contemplan la aplicación de esta ley para la regulación de los fenómenos de
la terminación del contrato de trabajo y la sustitución patronal. Es forzoso
concluir entonces que los artículos reseñados del Código del Trabajo son
plenamente aplicables a los contratos laborales surgidos entre un Notario
y sus empleados y que, en principio, cuando ocurre un cambio de Notario
puede configurarse la figura de la sustitución patronal.
En conclusión, los empleados de las Notarías están cubiertos por un régimen

laboral especial conformado por los artículos 3° y 4° de la Ley 29 de 1973, y
el artículo 118 del Decreto 2148 de 1983. Toda vez que estas normas facultan
al Notario para crear los cargos que requiera para el buen funcionamiento
de su oficina, y le asignan la responsabilidad tanto de la selección de los
empleados como el pago de sus salarios, debe entender que los trabajadores
establecen un vínculo personal con su empleador y no con la Notaría, el cual
finaliza cuando el Notario se despoja de su investidura”.
Finalmente, estimo pertinente precisar que la Superintendencia de Notariado

y Registro no tiene competencia, para declarar derechos individuales ni
definir controversias laborales, los cuales corresponden conocer y decidir
a los Jueces de la República.
6. No se encontraron los soportes contables, correspondientes al pago

de las dotaciones de los empleados, en los archivos de la Notaría
Sobre el particular, el artículo 2°. Decreto 397 de 1984 consagra:
Parágrafo. Tanto los ingresos como los egresos, deberán estar respaldados
por el comprobante correspondiente…”.
7. Cancela en dinero la dotación de los empleados

15
El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, preceptúa que el Notario
debe suministrar en forma gratuita cada cuatro (4) meses a sus empleados,
cuya remuneración sea igual o inferior a dos salarios mínimos, que lleven
más de tres (3) meses a su servicio y que tengan el carácter de permanentes,
?
un vestido y un par de zapatos con la siguiente periodicidad: abril 30, agosto

31 y diciembre 20. (Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001).
Esta prestación no puede ser compensada en dinero, por expresa prohibición

del artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo.
8. No suministra dotación a sus empleados, la compensa en dinero,

además no archiva los comprobantes de egresos de la suma pagada
por tal concepto
En aparte pertinente de la Instrucción Administrativa número 01-39 de

2001, establece cómo se debe entregar la dotación al empleado que tiene
más de cuatro meses vinculado a la Notaría:
1. Dotación de vestido de labor y calzado
“Los artículos 7° y 8° de la Ley 11 de 1984, estipulan que todo patrono

que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá
suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un par de zapatos
y un vestido de labor al trabajador cuya remuneración mensual sea hasta
dos (2) veces el salario mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta
prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido
haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.
Las fechas para la entrega de esta dotación son: 30 de abril, 31 de agosto

y 20 de diciembre.
Se considera como calzado y vestido de labor las prendas apropiadas para

la clase de labores que desempeñan los trabajadores beneficiarios, de
acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades.
De conformidad con el artículo 10 ídem, así como lo dispuesto en el artículo

4° del Decreto 982 de 1984, el trabajador queda obligado a destinar a su
uso en las labores contratadas el calzado y el vestido que le suministre el
patrono y en caso de que así no lo hiciere, este quedará eximido de hacerle
el suministro en el período siguiente.
El patrono dará aviso por escrito sobre tal hecho al Inspector de Trabajo del
lugar y en su defecto, a la primera autoridad política para los efectos, a que
16
hubiere lugar en relación con la mencionada dotación.
El artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe a los patronos
pagar en dinero estas prestaciones”.
9. No ha cumplido con la obligación de afiliar a sus empleados a

una aseguradora de Riesgos Profesionales (ARP), en la forma
establecida en el artículo 251 de la Ley 100 de 1993, reiterada en
la Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001
“El artículo 251 de la Ley 100 de 1993 dispone “los seguros para amparar
la invalidez por riesgo común y la invalidez por accidente de trabajo o
enfermedad profesional podrán ser contratados de manera conjunta con
una misma compañía de seguros, cuando los trabajadores y empleadores
así lo decidan…”.
10. En la Planilla Única del Sistema de Salud y demás entidades de

seguridad y previsión, el Notario incluye al trabajador de la finca
para cotizar a los citados sistemas, sin tener en cuenta que no es
empleado de la Notaría sino personal
Al respecto, el Decreto 397 de 1984 dispone:
“Se detallarán los egresos correspondientes a los sueldos, bonificaciones,

indemnizaciones, primas, vacaciones, auxilios, aportes a la Caja de
Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Fondo
Nacional del Notariado y Caja Nacional de Previsión, arrendamientos,
papelería y útiles de oficina, servicios públicos, mantenimiento del local y
equipos y otros gastos necesarios para la prestación del servicio notarial”.
Luego, los egresos deben tener relación causal con la actividad notarial.
11. La factura que expide, no discrimina en forma clara los ítems

cobrados y se factura en forma manual
La Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001, señala como

requisitos de la factura, los siguientes:
• Nombre o razón social y NIT
• Numeración consecutiva
• Descripción específica o genérica de bienes o servicios

17
• Fecha
• Valor
?
12. El libro de Ingresos y Egresos Notariales no aparece registrado

ante la DIAN
Sobre este aspecto, la Instrucción Administrativa número. 01-26 de 2001 prevé:
“Registro de los Libros

• Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los
libros deben haberse registrado, previamente a su diligenciamiento
ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su
domicilio principal (Ley 43 de 1990, artículo 126 Inc. 1°).
• Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros
auxiliares no requieren ser registrados (Inc. 3O).
• Con relación al Libro de Contabilidad, su registro por concepto
de ingresos y egresos, de los datos en su diligenciamiento en las
Notarías bajo la responsabilidad del respectivo titular, ha existido
una legislación reiterada, entre las que se destacan las siguientes:
• Artículo 8° del Decreto 3694 de 1954 “Los Notarios deberán llevar
los Libros de Contabilidad, debidamente numerados y foliados”.
• Artículo 19 Decreto 1613 de 1957. “De conformidad con el artículo 8° del
Decreto 3594 de 1954, los… Notarios registrarán sus libros de cuentas
en las Recaudaciones o Administraciones de Hacienda Nacional”.
• Artículo 14 Decreto 1347 de 1970. “Los Notarios deberán llevar
los libros de Contabilidad debidamente numerados, foliados y
registrados en la Administración de Hacienda hoy Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
13. No se entrega la factura al usuario, a pesar de que sí se diligencia

y tampoco, reúne los requisitos del artículo 617 del E.T., reiterado
por el capítulo VIII de la Instrucción Administrativa número 01-26
de 2001
Al respecto, la Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001 consagra:
“Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan

la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten
servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad
18
agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente
y conservar copia de la misma, por cada una de las operaciones que
realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no
contribuyentes impuestos administrados por la Dirección General de
Impuestos Nacionales.
Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente

será el tiquete expedido por ésta (Artículo 615 E.T.)”.
• Requisitos de la factura de venta
“Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo

615 E.T., consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los
requisitos señalados en el artículo 617 E.T.”.
La expedición de factura a que se refiere el artículo precedente consiste en

entregar el original de esta, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
c. “Modificado” apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente
de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados.
g. Valor total de operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. “-Declarado Inexequible” Corte Constitucional- Sent. C-252-2010.
Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los literales

a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios
litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.
Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador
o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios
se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de
facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán
proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
19
Parágrafo. (…)
Parágrafo 2. “Adicionado. Para el caso de facturación por máquinas

registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o
?
periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que

permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación
facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos
o mecanismos similares”. (Ley 962 de 2005 Art. 45).
14. No se está facturando por el Sistema de Información Notarial (SIN)
No utiliza el software notarial y por ende puede cometer errores en la

liquidación de los derechos notariales y en el porcentaje a descontar
por retención en la fuente, motivo por el cual deben hacer uso de esta
herramienta, tal como lo señala la Circular No. 46 de 2004 que dispone:
“Por lo anterior, me permito informarle que a partir de 1°de junio de 2004,

es de obligatorio cumplimiento registrar todos los actos notariales en el
Sistema de Información Notarial…”.
15. Canceló en forma extemporánea algunos aportes a la caja de

compensación familiar
En relación con este aspecto, el Decreto 2148 de 1983 en el artículo 122

dispone:
“Dentro de los primeros quince días de cada mes el Notario deberá pagar a
la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Nacional de Notariado
y a las entidades de seguridad o previsión social, los recaudos, aportes y
cuotas según el caso, correspondientes al mes inmediatamente anterior”.
16. Está liquidando en forma plena los aportes por concepto de

escrituras de corrección, aclaración, actos sin cuantía y Vivienda
de Interés Social
En cada Resolución de Tarifas que se expide anualmente por la Superintendencia

de Notariado y Registro, se establece que las escrituras públicas contentivas
de venta, hipoteca de vivienda de interés social y su cancelación no serán
computadas para determinar el rango, respecto de los aportes que, por cada
instrumento los Notarios deben hacer de sus ingresos al Fondo o Sistema
Especial de Manejo de Cuentas que Administra la Superintendencia de
Notariado y Registro. (Artículo 2°. Decreto 1326 de 2001).
20
El valor del aporte de las escrituras públicas de compraventa o constitución
de hipoteca en vivienda de interés social será el 50% del valor del aporte
ordinario, fijado en el rango que le corresponda. (Parágrafo 1°, artículo 28,
Decreto 1681 de 1996).
Las escrituras públicas sin cuantía, las de corrección y las aclaratorias

harán un aporte igual al 50% del valor del aporte ordinario (Parágrafo 2O,
artículo 29 Decreto 1681 de 1996), hoy Decreto de Tarifas Notariales N°.
0188 de 2013.
17. En las Viviendas de Interés Social Prioritario (VIP) se cobra el 50%

de los derechos notariales
La Ley 1537 de 29 de junio de 2012 por medio de la cual se estableció

“normas tendientes a facilitar y promover el desarrollo urbano y el
acceso a la vivienda” y dispuso en los artículos 33 y 34 “EXENCIÓN
DE PAGO DE DERECHOS NOTARIALES Y DERECHOS REGISTRALES”,
RESPECTIVAMENTE. La Superintendencia de Notariado y Registro, a
través de la Instrucción Administrativa número 13 de 10 de octubre de
2013, informó además sobre el registro de la Cesión de Bienes Fiscales
y las características especiales que se deben tener en cuenta en las
viviendas de interés social prioritario (VIP).
18. El libro de relación no lo llevan conforme el número de columnas

que le indica el estatuto notarial e igualmente al diligenciarlo se
dejan espacios en blanco
Decreto-ley 960 de 1970 dispone en el artículo 109:
“Como complementario del Protocolo, el Notario llevará el Libro de

Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el
orden que lo sean, en cinco columnas que se destinarán a la consignación
de los siguientes datos en su orden:
1º. Fecha del instrumento; 2º. Número de escritura; 3º. Apellidos y

nombres de los otorgantes vendedores, permutantes que comparezcan en
primer término, donantes, constituyentes de gravámenes, arrendadores,
cancelantes, enajenantes, poderdantes, testadores, mutuantes,
protocolizantes, declarantes etc.; 4°. Nombre y apellidos de los
comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales,
y 5°. Naturaleza del acto o contrato”.
Igual, al diligenciar el Libro de Relación se dejan espacios en blanco,

sin tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto-ley 960
21
de 1970 prevé:
“Las escrituras se numerarán ininterrumpidamente en orden sucesivo

durante cada año calendario”.
?
19. No se archivan las copias de las declaraciones madre cabeza de

familia, al parecer son diligenciadas en la alcaldía
Corresponde por competencia legal al Notario, sin perjuicio de que el Alcalde

las reciba y elabore, en forma concurrente. La Instrucción Administrativa
número 01-20 de 2001, resalta lo siguiente:
“Para su conocimiento y aplicación me permito transcribir el artículo 2° de

la Ley 82 de 1993, por la cual se expiden normas para apoyar de manera
especial a la mujer cabeza de familia, cuyo texto prescribe:
“Para los efectos de la presente ley, entiéndase por “Mujer Cabeza de Familia”
quien siendo soltera o casada, tenga bajo su cargo, económica o socialmente,
en forma permanente, hijos menores propios y otras personas incapaces o
incapacitadas para trabajar, ya sea por ausencia permanente o incapacidad,
física, sensorial síquica o moral del cónyuge o compañero permanente o
deficiencia sustancial de ayuda de los demás miembros del núcleo familiar…
Parágrafo. Esta condición y la cesación de la misma, desde el momento en

que ocurra el respectivo evento, deberá ser declarada por la Mujer Cabeza
de Familia de bajos ingresos ante Notario, expresando las circunstancias
básicas de su caso y sin que por este concepto se causen emolumentos
notariales a su cargo”. (Subrayo).
En consecuencia, las declaraciones extrajuicio de mujer cabeza de hogar,

que se rinden ante Notario, son exentas de cobro de derechos notariales.
20. Se cobran derechos notariales por las declaraciones de madre

cabeza de familia
En la Resolución de Tarifas que fijan los derechos notariales, se establece

que ellas son exentas.
Luego, las declaraciones extraproceso rendidas por la mujer cabeza de

familia, son exentas, según las voces de los artículos 2° de la Ley 82 de
1993 y 25 de la Ley 962 de 2005.
21. Exige la huella en las diligencias de contenido y firma

22
Se debe tener un sello que contenga la huella para estos efectos y otro sin ella.
Excepcionalmente, se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos,

conforme lo dispone el artículo 17 de la Ley Antitrámites (Ley 019 de 2012)
que a la letra reza:
1. Servicios financieros de entidades públicas.
2. Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en

Pensiones.
3. Trámites ante Registro Público.
4. Trámites relacionados con el pasaporte y la cédula de extranjería.
5. Visas y prórrogas de permanencia.
6. Escrituras Públicas.
7. Visita a internos e internas en establecimientos de reclusión del

Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).
8. Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad.
9. Autorización para salida de menores de país.
10. Cesión de derechos.
11. Comercio de armas, municiones y explosivos.
12. Otorgamiento de poderes.
13. Registros delictivos.
14. Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria.
22. No se actualiza anualmente el libro de registro de firmas,

e igual, este debe estar soportado con los antecedentes
que la respaldan
Los artículos 73 del Decreto-ley 960 de 1970 y 12 del Decreto 2148

de 1983, establece:
En ese orden, cada firma registrada debe estar respaldada por el documento
antecedente que la confirme (cuando se trate de personas jurídicas, se
acreditará con el certificado de representación legal de su existencia).
La Instrucción Administrativa número 01-35 de junio 8 de 2001, señala:

23
“Referente a la autenticación prevista en el artículo 73 del Decreto-ley
960 de 1970 y particularmente, a una de las formas que contempla, debe
advertirse que de manera general se constituye en supuesto fundamental
para el ejercicio de la función, el que el registro de la firma se haya surtido
ante el correspondiente Notario que vaya a otorgar el testimonio de que se
?
trate, es decir, el cambio de Notario es causa de actualización del registro

que además, se debe dar cada año”.
23. Se cobran derechos notariales por las declaraciones extrajuicio,

con el fin de realizar la inscripción del registro civil
El Decreto-ley 1260 de 1970 establece:
“El artículo 49… Los testigos declararán ante el funcionario sobre los hechos
de que tengan conocimiento y la razón de este, suscribirán la inscripción. El
juramento se entenderá prestado por el solo hecho de la firma”.
Esas declaraciones deben ser exentas de derechos notariales.
24. No se debe exigir para la inscripción en el registro civil,

declaraciones extrajuicio cuando el usuario presenta copias de las
actas de las partidas parroquiales
El Decreto-ley 1260 de 1970 prevé:
Artículo 50. Modificado. Artículo 1°. Decreto 999 de 1988:
“Cuando se pretenda registrar un nacimiento fuera del término prescrito, el

interesado deberá acreditarlo con documentos auténticos, o con copia de
las actas de las partidas parroquiales, respecto de las personas bautizadas
en el seno de la Iglesia Católica o de las anotaciones de origen religioso
correspondientes a personas de otros credos, o en últimas, con fundamento
en declaraciones juramentadas, presentadas ante el funcionario encargado
del registro, por dos testigos hábiles que hayan presenciado el hecho o
hayan tenido noticia directa y fidedigna de él, expresando los datos
indispensables para la inscripción, en la forma establecida por el artículo
49 del presente Decreto”.
25. No se debe exigir reconocimiento del padre cuando el hijo

es legítimo
Solo se exige reconocimiento del padre de los hijos extramatrimoniales, en

los casos previstos según los términos de la Ley 68 de 1975.
24
26. No se anota el número del folio serial en los antecedentes que
respaldan la inscripción del registro civil
El Decreto-ley 1260 de 1970 señala:

“Los documentos acompañados a la solicitud de inscripción se archivarán

en carpeta con indicación del código del folio que respaldan”.
27. Las legitimaciones no se anotan en el Libro de Varios
El artículo 1° Decreto 2158 de 1970 prescribe:
“Además de los elementos de que trata el artículo 5° del Decreto-ley 1260

de 1970 y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 22 de la misma
norma, los encargados del registro del estado civil de las personas llevan
el registro de varios, en el cual se inscribirán todos lo hechos y actos
distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones, especialmente
los reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones, adopciones,
alteraciones de la patria potestad…”.
28. No envía al Servicio Nacional de Inscripción la relación de hechos

y actos inscritos en el Libro de Varios
El Parágrafo 2° del artículo 1° Decreto 2158 de 1970, consagra:
“De las inscripciones en el Registro de Varios, el funcionario del registro

civil enviará un duplicado al Servicio Nacional de inscripción”.
29. No se conserva en el archivo notarial copias de las actas de

declaración extraprocesal autorizadas, tal como lo establece el
literal i) de la Instrucción Administrativa número 01-12 de 2001
La mencionada Instrucción señala al respecto:
“Es deber del Notario conservar copia de todas las actas que elabore en el
ejercicio de sus funciones”.
30. No enumera las declaraciones extraproceso en forma consecutiva
De conformidad con lo dispuesto en la Instrucción Administrativa número.

01-12 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro, el Notario
debe numerarlas.
“i) Es deber del Notario conservar copia de todas las actas que elabore en
25
el ejercicio de sus funciones, incluyendo las declaraciones extraproceso,
asignándoles una numeración consecutiva con vigencia anual. Al final de
las actas anotará el valor de los derechos notariales percibidos y del IVA.
Con las copias irá formando libros separados o individuales de acuerdo
?
con la naturaleza de las actuación autorizada los que clausurará al final de

cada año”.
No obstante lo anterior, el artículo 7°. Señala en lo pertinente: Prohibición

de declaraciones extrajuicio. El artículo 10 del Decreto 2150 de 1995,
modificado por el artículo 25 de la Ley 962 de 2005, quedará así:
“Artículo 10. Prohibición de declaraciones extrajuicio. Se prohíbe

exigir como requisito para el trámite de una actuación administrativa
declaraciones extrajuicio ante autoridad administrativa o de cualquier otra
índole. Para surtirla bastará la afirmación que haga el particular ante la
autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad de juramento”.
31. No somete a reparto los actos escriturarios, donde intervienen

entidades públicas, descentralizadas y de economía mixta, con
participación del Estado del orden nacional, departamental y
municipal
El artículo 15 de la Ley 29 de 1973 señala:
“Los actos de la Nación, los Departamentos y Municipios y en general

de todos los organismos administrativos… que deban celebrarse por
escritura pública, cuando en el Círculo de que se trate haya más de una
Notaría se repartirán equitativamente entre las que existan…”.
32. Se insertan los paz y salvos en la escritura pública, cuya fecha de

expedición es posterior al otorgamiento de la escritura pública
Artículo 44. Comprobantes fiscales agregados a la escritura pública.
“Los comprobantes fiscales se agregarán a las escrituras a que

correspondan en forma original o en fotocopia autenticada por un Notario
siempre que el original de donde provengan se halle protocolizado y se
indique en ella la escritura con la cual lo está. En el original de la escritura
se anotarán las especificaciones de todos los comprobantes allegados,
por su numeración, lugar, fecha y oficina de expedición, personas a cuyo
favor se hayan expedido, con su identificación, cuantía si la tuvieren y fecha
límite de su vigencia. Todos estos datos serán reproducidos en las copias
que del instrumento llegaren a expedirse.
26
Lo anterior, ya que cada anotación que se efectúa en la matriz de la
escritura debe ser veraz, a fin de evitar posteriores inconvenientes para
los otorgantes”.
33. Cobra derechos notariales sobre las notas de referencia y el

certificado de cancelación
Los artículos 52, 53 y 54 del Decreto-ley 960 de 1970 señalan:
Artículo 52. “En todo caso de cancelación el Notario pondrá en el original

de la escritura cancelada una nota que exprese el hecho, con indicación
del número y fecha del instrumento por medio del cual se ha consignado
la cancelación o del que contiene la protocolización de la orden judicial
o del certificado de otro Notario, caso de que la cancelación no se haga
ante el mismo que custodia el original. Dicha nota se escribirá en sentido
diagonal, en tinta de color diferente al de la escritura del original, y se
pondrá igualmente, en todas las copias de las escrituras canceladas
previamente extendidas que le sean presentadas al Notario”. (Subrayo).
Artículo 53. “El Notario ante quien se cancele una escritura por declaración
de los interesados o por mandato judicial comunicado a él, expedirá
certificación al respecto con destino al Registrador de Instrumentos
Públicos a fin de que este proceda a cancelar la inscripción. Si la cancelación
fuere hecha ante un Notario distinto del que conserva el original, el primero
expedirá, además, certificado con destino al segundo para que ante este
se protocolice y con base en él se produzca la nota de cancelación”.
El artículo 28 del Decreto 2148 de 1983, concordante con la norma

precedente, señala: “El Notario ante quien se extienda una escritura que
cancele otra que no reposa en su protocolo, advertirá claramente en el
mismo instrumento al interesado que esta implica el otorgamiento de una
nueva que es la de protocolización del certificado, para que con base en
ella se produzca la nota de cancelación”.
Artículo 54. “En las certificaciones de cancelación se determinará

precisamente el instrumento que contiene la cancelación o la protocolización
en su caso, la autoridad que la haya decretado, con indicación de la fecha de
la providencia y la denominación del proceso donde fue decretada, y además,
se precisará por su número, fecha y Notaría la escritura que contiene el acto,
la cuantía de las obligaciones y los datos pertinentes al registro”.
Las Resoluciones de Tarifas Notariales, anualmente señalan expresamente:

27
(…)
“Las notas y el certificado de cancelación de que tratan los artículos 52 a

54 del Decreto-ley 960 de 1970, no causan derechos notariales”.
?
El Decreto 0188 de 12 de febrero de 2013, por medio del cual se establecieron

las tarifas notariales y en el Capítulo VII-Actos Exentos, artículo 37 señaló:
k) “Las notas y el certificado de cancelación de escritura de que tratan los

artículos 52 a 54 del Decreto-ley 960 de 1970.
De otra parte, la Ley 019 de 2012 (antitrámites), señala en lo pertinente:
“Artículo 91. De las cancelaciones de hipoteca. Cuando la escritura

pública de cancelación de una hipoteca se autorice en una Notaría
distinta a aquella en la que se constituyó, el Notario que autoriza la
cancelación enviará por medio seguro un certificado dirigido al Notario
en cuyo protocolo repose la escritura de hipoteca para que este imponga
la nota de cancelación respectiva.
“Este certificado no requerirá protocolización, pero hará parte del archivo

de la Notaría. Salvo el certificado en el que conste la hipoteca que cancelará
el interesado, la inscripción de la nota de cancelación no tendrá costo
alguno para el usuario”.
En ese orden, se tiene que la expedición de certificados o extractos

notariales bien sea de cancelación de hipoteca, patrimonio de familia,
afectación a vivienda familiar, condición resolutoria, no debe causar
derechos notariales.
34. Se están expidiendo copias de la escritura pública de cancelación

y no del certificado o extracto notarial de cancelación, haciendo
más oneroso el servicio que presta la Notaría. (Art. 53 Decreto-ley
960 de 1970)
Artículo 53. “…expedirá certificación al respecto con destino al

Registrador de Instrumentos Públicos a fin de que este proceda a cancelar
la inscripción... (…) y con base en él se produzca la nota de cancelación”.
35. No indaga en forma clara, precisa y expresa sobre si se constituye

afectación a vivienda familiar
El artículo 2° de la Ley 258 de 1996 en su texto señala:

28
“Constitución de la afectación. La afectación a la que se refiere el
artículo anterior opera por ministerio de la ley respecto a las viviendas
que se adquieran con posterioridad a la vigencia de la presente ley. Los
inmuebles adquiridos antes de la vigencia de la presente ley podrán
afectarse a vivienda familiar mediante escritura pública otorgada

por ambos cónyuges o conforme al procedimiento notarial o judicial
establecido en la presente ley”. (Subrayo).
Por lo anterior, se concluye que la afectación opera independientemente de

si el usuario desea o no someter el inmueble al citado régimen.
36. Cobra derechos notariales sobre la totalidad del crédito hipotecario,

para vivienda de interés social subsidiable y no subsidiable
La Resolución de Tarifas Notariales que se expide anualmente por la

Superintendencia de Notariado y Registro, establece:
“Constitución o modificación de gravámenes hipotecarios en vivienda

de interés social subsidiable y no subsidiable. En la constitución o
modificación de gravámenes hipotecarios para la vivienda de interés social,
no subsidiable, los derechos notariales se liquidarán al 40% de la tarifa
ordinaria aplicable y para las subsidiables, al 10% de la tarifa ordinaria
aplicable”. (artículo 31 Ley 546 de 1999).
37. No exige el paz y salvo de la administración de la propiedad en

ventas de inmuebles sometidas al régimen de propiedad horizontal
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley 675 de 2001

que a la letra reza:
“i) de la ausencia de paz y salvo; ii) de la respectiva solicitud presentada al

administrador de la copropiedad y iii) de la solidaridad del nuevo propietario
por las deudas que existan en la copropiedad”.
Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-376 de 2004 se

pronunció, así:
“La Corte constata que el actor no toma en cuenta el alcance de la

obligación establecida para el Notario en los incisos cuarto y quinto del
artículo 29 de la misma Ley 675 de 2001, de exigir el paz y salvo de las
contribuciones a las expensas comunes expedido por el representante
legal de la propiedad al momento de efectuar la escritura de transferencia
de dominio y que en el caso de no contarse con el paz y salvo, deberá
29
dejar constancia en la escritura precisamente i) de la ausencia de paz
y salvo; ii) de la respectiva solicitud presentada al administrador de la
copropiedad y iii) de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas
que existan en la copropiedad”.
?
38. No se indaga al comprador del inmueble destinado a vivienda, con

sociedad conyugal vigente, unión marital de hecho, si posee otro
predio afectado a vivienda familiar, o si el que compra lo constituye
o no a afectación familiar
La Ley 258 de 1996 en el inciso 2 del artículo 6°, prevé:
“El Notario también indagará al comprador del inmueble destinado a

vivienda si tiene sociedad conyugal vigente, matrimonio o unión marital
de hecho y si posee otro inmueble afectado a vivienda familiar y/o si el
inmueble que compra, constituye afectación a vivienda familiar”.
39. Cobra la elaboración de las minutas
El artículo 13 del Decreto-ley 1347 de 1970 dispone al respecto:
“Prohíbase a los Notarios y Registradores recibir o permitir que sus

subalternos reciban por razón de los servicios prestados, suma alguna
que no esté expresamente autorizada en el arancel vigente”.
Así mismo, el artículo 5° del Decreto-ley 960 de 1970 consagra:
“En general, los servicios notariales serán retribuidos por las partes según
la tarifa oficial y en los casos expresamente previstos en ley”.
40. No se allega el certificado de existencia y representación legal de

las sociedades intervinientes en las escrituras públicas
Artículo 28 del Decreto-ley 960 de 1970, modificado por el artículo 36

Decreto 2163 de 1970, señala:
“En caso de representación, el representante dirá la clase de representación

que ejerce y presentará para su protocolización los documentos
que la acrediten.
Si se trata de funcionarios públicos que representen al Estado, los

departamentos, intendencias, comisarías o municipios se indicará el
cargo y cuando sean necesarios se protocolizarán los documentos
de autorización.
30
Los requisitos anteriores son esenciales del acto o negocio jurídico.
41. No corrige los errores en la extensión de la escritura pública,

conforme lo dispone el artículo 101 del Decreto-ley 960 de 1970
“Los errores en que se hayan incurrido al extender un instrumento

advertidos antes de su firma, se corregirán subrayando y encerrando entre
paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en
el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al
final lo corregido, reproduciendolo entre comillas e indicando si vale o no
vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando
lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad
que se haga. Las salvedades serán autorizadas por todas las firmas que
deba llevar el instrumento, pero si este ya se hallare suscrito, sin haberse
autorizado aún, se salvarán las correcciones y se volverá a firmar por todos
los comparecientes.
Sin dichos requisitos, no valdrán las correcciones y se tendrán por

verdaderas las expresiones originales”.
42. Deja espacios en blanco, al extender la escritura pública
El artículo 18 del Decreto-ley 960 de 1970 prescribe:
Medios Manuales o Mecánicos. “Las escrituras se extenderán por medios

manuales o mecánicos, en caracteres claros y procurando su mayor
seguridad y perduración, podrán ser impresas de antemano para llenar los
claros con los datos propios del acto o contrato que extienda, cuidando de
ocupar los espacios sobrantes con líneas u otros trazos que impidan su
posterior utilización. No se dejarán claros o espacios vacíos ni aún para
separar las distintas partes o cláusulas del instrumento, ni se usarán en los
nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión”.
43. No se encuentran empastadas las escrituras públicas del año en

curso, ni los folios seriales de registro civil
Para una mejor conservación del protocolo, las escrituras públicas deben
empastarse, así mismo, los seriales de los registros civiles, según lo
establece la Instrucción Administrativa número 01-12 de 2001:
“h) Los libros que legalmente deben llevar los Notarios, estarán debidamente
31
organizados para su rápida consulta y diligenciados de manera pulcra, sin
tachaduras ni enmendaduras evidentes, además deben llevar notas de
apertura y cierre al finalizar el respectivo libro. De igual modo, cuando el
?
libro sea conformado por hojas individuales deberá ordenarse su empaste en

material resistente o duro, indicando en su carátula o en el lomo del mismo,
el tema que contiene el número de escrituras y/o folios si es del caso”.
44. No se está expidiendo el certificado de retención en la fuente

cuando el acto está sujeto a dicho impuesto
Por disposición del artículo 381 del Estatuto Tributario, se debe expedir un
certificado con vigencia anual, a petición del interesado, obligación que
se dispone en la Instrucción Administrativa número 01-26 de junio 8 de
2001. Es decir, se puede expedir este certificado inmediatamente, una vez
se cancele el impuesto de retefuente.
El artículo 381. Certificados por otros conceptos. Cuando se trate de

conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o
legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente
un certificado de retenciones que contendrá:
a. “Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
c. Dirección del agente retenedor.
d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a
quien se le practicó la retención.
e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.
g. La firma del pagador o agente retenedor.
A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor

expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá
contener las mismas especificaciones del certificado anual.
Parágrafo 1°. Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente

podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente artículo,
cuando estos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia
auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y
cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.
32
Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional podrá eliminar la obligación de
expedir el certificado de retenciones a que se refieren este y el artículo
anterior, creando mecanismos automáticos de imputación de la retención
que lo sustituyan”.
45. No se conservan en la Notaría los certificados de retención en la

fuente, expedidos en razón de una escritura pública de venta
El artículo 632 del E. T. Deber de conservar Informaciones y Pruebas. Para

efectos de control de los impuestos administrados por la Dirección General
de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no
contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo
de cinco (5) años, contados a partir del 1° de enero del año siguiente
al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos,
informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la
Administración de Impuestos, cuando esta así lo requiera:
1. “Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar

contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes
de orden interno y externo que dieron origen a los registros
contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de
los activos, pasivos, patrimonio, o ingresos, costos, deducciones,
rentas exentas, descuentos impuestos y retenciones consignados
en ellos.
Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente,

se deben conservar los medios magnéticos que contengan la
información, así como los programas respectivos.
2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las

normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos,
costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios
tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores
necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de
los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases
gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente

practicadas en su calidad de agente retenedor.
4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de

los recibos de pago correspondientes”.
Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001, en lo pertinente señala:

33
“Para efecto del control de los impuestos administrados por la Dirección
General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades contribuyentes o
no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo
de cinco (5) años contados a partir del primero de enero del año siguiente
?
al de su elaboración, expedición o recibo los siguientes documentos,

informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la
Administración de Impuestos, cuando esta así lo requiera” (Art. 632 E.T.).
46. Se exige fotocopia auténticada del documento de identificación,

para protocolizar en la escritura pública
Al respecto la Instrucción Administrativa número 01-35 de junio 8 de 2001

en su literal a) Recomienda al Notario en los casos en que los estime
necesario, protocolizar copia del documento de identificación y tomar la
huella del índice derecho.
Luego, no debe allegar tal documento autenticado, por ser contrario al

artículo 1° Decreto 2150 de 1995.
Así mismo, el artículo 18. Decreto 0019 de 2012. Verificación de la huella

dactilar por medios electrónicos. (…).
Parágrafo 1o. La identificación mediante la obtención electrónica de la huella

dactilar no excluye la presentación del documento de identidad. En caso de
que la persona no tenga documento de identidad, el requisito se surtirá con
la exhibición del comprobante del documento en trámite, expedido por la
Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual se presume auténtico.
Parágrafo 2o. (…).
Parágrafo 3o. Los particulares que prestan servicios públicos podrán

incorporar mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar de
usuarios, clientes o consumidores cuando resulte indispensable para
evitar suplantaciones o fraudes, e interoperar con la base de datos de la
Registraduría Nacional del Estado Civil para verificar su identidad”.
47. No se deja constancia en la matriz de las escrituras públicas del

valor recaudado por concepto de iva, retención en la fuente y
recaudos, los cuales deben efectuarse en la forma señalada en la
Instrucción Administrativa número. 01-26 de 2001
“Anotación de la Retención en la Fuente e IVA, en las escrituras:

34
En el original o matriz de las escrituras públicas se dejará constancia
del valor o suma de dinero recaudada para conceptos de retención e
IVA. Reiterándose también, dicha obligación respecto de los derechos
notariales (artículo 4° Decreto 397 de 1984; Circular 014 de 1975,
numeral 11 e Instrucción Administrativa número 003 de 1990-Tema d). Así
mismo, lo relativo a los Recaudos para la Superintendencia de Notariado

y Registro, el Grupo Cuenta Especial del Notariado, cuyos subtotales de
valores deberán coincidir con la total suma anotada en la factura de venta
respectiva”.
48. Entrega directamente a los contrayentes los telegramas, a fin

de que estos los presenten en la Notaría o registraduría, donde
reposan sus registros civiles de nacimiento, implicando con ello,
extemporaneidad en la comunicación del acto
Sobre el particular, el artículo 7° Decreto 2668 de 1988 dispone:
“Así mismo, el Notario a costa de los interesados, comunicará

telegráficamente el mismo día o, a más tardar al siguiente, la celebración
del matrimonio a los funcionarios para que hagan las respectivas notas
marginales, las cuales deberán aparecer necesariamente en las copias que
de ellas se expidan”. (Subrayo).
De donde podemos concluir que la obligación de informar, es del Notario a

pesar de que los gastos corren por cuenta de los interesados.
49. Aparecen errores en la inscripción de los registros civiles

de defunción
El Notario debe tener cuidado al sentar una inscripción de un registro civil

y si se llegare a cometer un error, el trámite para su corrección está en el
Decreto-ley 1260 de 1970:
Artículo 88. “Los errores en que se haya incurrido al realizar una inscripción,
se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras,
frases o cifras que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente
y entre líneas las que deben agregarse, y salvando al final lo corregido,
reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido
o agregado.
Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y

sustituyéndolo, y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades
serán firmadas por el funcionario encargado del registro del estado civil. Sin
dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas
35
las expresiones originales”.
Artículo 89. Ídem. Modificado, artículo 2° Decreto 999 de 1988. “Las

Inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser
alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los
?
interesados, en los casos, del modo y con las formalidades establecidas

en este Decreto”.
Artículo 90. Modificado, artículo 3°. Decreto 999 de 1988: “Solo podrán
solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva
escritura pública, las personas a las cuales se refiere este, por sí o por
medio de sus representantes legales o sus herederos”.
50. No se indica el número de la escritura pública en el serial de

registro, por la cual se constituyó el matrimonio, igualmente, se
presentan enmendaduras sin salvar en los mismos
Al respecto, el artículo 88 del Decreto-ley 1260 de 1970 señala:
“Los errores en que se haya incurrido al realizar una inscripción, se

corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras,
frases o cifras que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente
y entre líneas las que deban agregarse, y salvando al final lo corregido,
reproduciendolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido
o agregado.
Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y

sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades
serán firmadas por el funcionario encargado del registro del estado civil. Sin
dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas
las expresiones originales”.
51. No registra las legitimaciones en el Libro de Varios
El Decreto 2158 de 1970 establece:
Artículo 1°. “Además de los elementos de que trata el artículo 8° del

Decreto-ley 1260 de 1970, y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo
22 de la misma norma, los encargados del registro del estado civil de
las personas llevan el registro de varios, en el cual se inscribirán todos
los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones,
especialmente los reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones,
adopciones, alteraciones de la patria potestad…”.
36
52. No se empasta los antecedentes que sirvieron para las inscripciones
de los registros civiles
El Notario debe empastar, a efecto de conservar y dar más seguridad al

protocolo del registro civil.
Instrucción Administrativa número 01-12 de 2001, reza:
“De igual modo, cuando el libro sea conformado por hojas individuales
deberá ordenarse su empaste en material resistente o duro, indicando en
su carátula o en el lomo del mismo, el tema que contiene el número de
escritura y/o folios”. (Subrayo).
53. No diligencia las actas complementarias cuando se inscribe un hijo

extramatrimonial y tampoco, las envía al defensor de familia
Cuando se inscriba un hijo extramatrimonial en el registro, se debe elaborar

la correspondiente acta complementaria de que trata el artículo 56 del
Decreto-ley 1260 de 1970, prevé:
“El funcionario del registro del estado civil conservará las hojas
complementarias que archivará y legajará en orden continuo, numérico y
cronológico y encuadernará al final de cada año calendado.
Mensualmente enviará a la oficina central y al Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar, relación completa de las hojas adicionales a los folios
de registro de nacimiento”.
54. No aparece la firma de quien recibe en los oficios que se envían a las
entidades pertinentes, por lo que no se cuenta con la prueba respectiva
Lo que imposibilita establecer, si se efectuó o no el envío y en qué fecha.
55. No se está diligenciando el Libro de Varios, a la fecha de la visita
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1°, Parágrafo 1° del Decreto

2158 de 1970, el Libro de Varios debe diligenciarse de la siguiente manera:
Artículo 1°. “Además de los elementos de que trata el artículo 8° del

Decreto-ley 1260 de 1970 y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo
22 de la misma norma, los encargados del registro del estado civil
de las personas llevan el registro de varios, en el cual se inscribirán
todos los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios
y defunciones (…).
37
Parágrafo. 1°. Efectuada la inscripción en el Registro de Varios, se
considerará perfeccionado el registro aun cuando no se haya realizado
la anotación a que se refieren los artículos 10, 11 y 22 del Decreto-
ley 1260 de 1970, la cual tendrá únicamente el carácter de información
complementaria”.
?
56. No se llevan índices de registro civil
El Notario, dentro de sus obligaciones debe diligenciar los índices del

registro civil, para conformar el Archivo de la Notaría.
El artículo 8° Decreto-ley 1260 de 1970:
“El archivo del registro del estado civil se compone de los siguientes
elementos:
1. El Registro de Nacimientos.
2. El Registro de Matrimonios.
3. El Registro de Defunciones.
4. Los índices de los registros de nacimientos, matrimonios
y defunciones”.
5. Libro de visitas, y
6. El Archivador de documentos
El artículo 13 del Estatuto de Registro Civil, establece la forma de diligenciar

las mencionadas tarjetas.
Sin embargo, el no llevar esos índices perjudica el buen funcionamiento de

la Notaría ya que estos se hacen necesarios, para agilizar la búsqueda de
los folios seriales.
57. No se envía a la registraduría nacional del estado civil, la relación

de hechos y actos inscritos en el Libro de Varios
Decreto 2158 de 1970, prevé:
Artículo 1°.“ Además de los elementos de que trata el artículo 8° del

Decreto-ley 960 de 1970, y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo
22 de la misma norma, “los encargados del registro del estado civil de
las personas llevan el registro de varios, en el cual se inscribirán todos
los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones,
especialmente los reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones,
adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones,
habilitaciones de edad, capitulaciones matrimoniales, interdicciones
judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones, nulidades de
38
matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de
nombre, declaraciones de seudónimos, manifestaciones de avecinamiento,
declaraciones de ausencia, declaraciones de presunción de muerte e hijos
inscritos.
Parágrafo 1°. (…)
Parágrafo 2° “De las inscripciones en el Registro de Varios, el funcionario

del registro civil, enviará un duplicado al Servicio Nacional de Inscripción”.
58. No se encuentra el acto administrativo, por medio del cual se

autoriza el local por parte de la Superintendencia de Notariado y
Registro (Artículo 157 Decreto-ley 960/70)
A la fecha de la visita general, no se encuentra acto administrativo

de aprobación del local, expedida por la Dirección de Gestión de la
Superintendencia de Notariado y Registro, cuando se tratan de Notarías de
1ª. y 2ª. Categoría.
Artículo 157 del Decreto 960 de 1970. Modificado. Decreto 2163 de 1970,
artículo 44. (…).
“La Superintendencia de Notariado y Registro determinará la localización

de las Notarías en los círculos de primera y segunda categoría, de modo
que a los usuarios del mismo les sea posible utilizarlo en la forma más fácil
y conveniente de acuerdo con la extensión y características especiales de
cada ciudad”.
59. No se encuentra el acto administrativo, por la cual se autoriza el

horario de atención al público de la Notaría. (Artículo 158 Decreto-
ley 960/70, Instrucción Administrativa número 01-12/2001
Artículo 158. “Los Notarios tendrán las horas de despacho público que
sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial”.
60. Protocoliza certificado de tradición y auténtica cédulas de

ciudadanía
Dentro de los requisitos de los actos jurídicos sometidos al trámite

notarial no se encuentra la exigencia del certificado de tradición, excepción
en los actos:
a) Enajenación de tierras conforme el Decreto 4720 de 2009 y,

39
b) En cancelación y sustitución de patrimonio de familia.
La cédula de ciudadanía no se debe exigir autenticada, precisamente por

ser un documento público.
?
61. Toma declaraciones extrajuicio para la cancelación de patrimonio

de familia
No está dentro de los requisitos establecidos en la Ley 70 de 1931.
Además, el artículo 25 de la Ley 019 de 2012, establece la eliminación de

autenticaciones y reconocimientos:
“Todos los actos de funcionario público competente se presumen

auténticos. Por lo tanto, no se requiere la autenticación en sede
administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos
por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones
administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus
archivos, tampoco, requieren autenticación o reconocimiento.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro

o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias
autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas
entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.
Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba

en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros,
se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante
tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas
de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de
personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio,
las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes
ante el secretario de la respectiva Cámara.
Las copias simples que expidan los Notarios de los documentos que
reposan en los respectivos protocolos no se autenticaran, salvo que el
interesado así lo solicite”.
62. No expide la copia especial y auténtica con destino al archivo de la

oficina de registro de instrumentos competente
El artículo 14 Ley 1579 de 2012 Estatuto de Registro de Instrumentos

Públicos señala:
40
Radicación. “(…)…
Parágrafo 1°. Para radicar físicamente cualquier instrumento público que

debe inscribirse en el registro, el interesado deberá aportar otro ejemplar
original o una copia especial y auténtica expedido por el Despacho de
origen, destinado al archivo de la Oficina de Registro, sin el cual no podrá

recibirse para su radicación”.
63. No comunica el inicio y la terminación de las sucesiones a la

Artículo 5° Decreto 1729 de 3 de agosto de 1989 consagra:
“El Notario informará oportunamente a la Superintendencia de Notariado y

Registro, cuando se presenten los siguientes casos:
a. La disolución de lo actuado a los interesados.
b. La iniciación del trámite de liquidaciones adicionales.
c. El desistimiento, y
d. La terminación de la actuación”.
A la fecha esta información debe remitirse por “vía electrónica”.
64. No aparece acto administrativo avalado por el IGAC, se protocoliza

plano de un topógrafo particular
El Decreto 2157 de 1995 que reglamenta parcialmente los Decreto-ley 960

y 1250 de 1970, 1711 de 1984 y se modifica el artículo 18 del Decreto
2148 de 1983, señala en lo pertinente:
Artículo 1°. “En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 31 del Decreto-ley 960

de 1970 para efectos de identificar los inmuebles por sus linderos, se podrá
acudir al plano definitivo expedido por la autoridad catastral correspondiente
resultante de los procesos de información, actualización y conservación
catastral, el cual se protocolizará con la escritura pública respectiva.
En este evento, no será necesario transcribir textualmente los linderos

literales del inmueble.
Parágrafo 1°. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, si se opta por
este sistema, en la escritura pública se deberá consignar el número del
plazo, la nomenclatura cuando fuere el caso, el paraje o localidad donde
está ubicado, el área del terreno y el número catastral o predial”.
41
Artículo 2°. “En los casos previstos de este Decreto, cuando se segregan
una o más porciones de un inmueble, se protocolizará con la escritura
tanto el plano resultante de los procesos de formación, actualización y
conservación catastral del lote de mayor extensión, como el plano de
?
las unidades segregadas y el correspondiente a la parte restante, estos

últimos elaborados con base en el plano catastral por una autoridad
catastral o por un agrimensor, topógrafo o ingeniero con matrícula
profesional vigente.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 86 del Decreto 1250 de 1970,

cuando no exista el plano catastral del predio de mayor extensión, de
la escritura pública se transcribirán los linderos literales de este; y los
linderos de las nuevas unidades resultantes podrán identificarse mediante
la referencia al plano elaborado, por la autoridad catastral o por un
topógrafo, agrimensor o ingeniero con matrícula profesional vigente, plano
que se protocolizará con la escritura pública respectiva.
Parágrafo: Cuando para los fines previstos en este artículo, la autoridad

catastral, un topógrafo, un ingeniero o un agrimensor elaboren planos de
los predios que se segregan de otros de mayor extensión, dichos planos
no tendrán carácter definitivo para efectos catastrales mientras no sean
incorporados al catastro dentro del proceso de conservación, de conformidad
con lo previsto en este Decreto y demás disposiciones vigentes.
Artículo 3°. Cuando la identificación del predio se haya realizado con el

plano expedido por la autoridad catastral, la escritura pública de aclaración
y/o actualización de los linderos requerirá de la protocolización del nuevo
plano catastral correspondiente.
Artículo 4°. (…)
Artículo 5°. En los planos a que hace referencia el presente Decreto,

se indicará el número de estos, el área de terreno, la localización, la
nomenclatura cuando fuera el caso, las coordenadas planas de los puntos
o letras utilizados, el número único de identificación predial o en su defecto
el número catastral y cuando se trate de planos catastrales, la certificación
de la autoridad catastral sobre dicha circunstancia”.
Artículo 8°. El artículo 18 del Decreto reglamentario 2148 del 1983,

quedará así: “Cuando en una escritura se segreguen una o más porciones
de un inmueble, se identificarán y alinderarán los predios segregados y el
de la parte restante. Si se expresa la cabida se indicará la de cada unidad
por el sistema métrico decimal”.
42
Artículo 9°. La exigencia de identificación o determinación de los linderos
de la parte restante del inmueble enajenado, no se extiende a las unidades
públicas que realicen procesos masivos de titulación o de adjudicación o
aporte de predios a título de subsidio de vivienda en especie, caso en el

cual solo será necesario identificar los linderos de los predios que se titulan.
En estos casos, la actualización del área y los linderos de la parte restante

del predio, se efectuará con base en otra escritura pública con la cual se
protocolizará el plano correspondiente”.
65. No aparece anotado el valor de la retención en la fuente, en la

factura de escrituración
Instrucción Administrativa número 01-26 de 2001
El artículo 617 del E.T. prevé:
Para efectos tributarios. La expedición de factura a que se refiere el artículo

615, consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los
siguientes requisitos:
“a) (…)…
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas”.
66. No se encuentran con la nota de ejecutoria las licencias de

construcción, urbanización y propiedad horizontal
El artículo 87 del C.C.A. señala firmeza de los actos administrativos. Los

actos administrativos quedarán en firme:
1. “Cuando contra ellos no procede ningún recurso, desde el día siguiente

al de su notificación, comunicación o publicación según el caso.
2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación

de la decisión sobre los recursos interpuestos.
3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para

interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se
hubiere renunciado expresamente a ellos.
4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del

43
desistimiento de los recursos.
5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el

artículo 85 para el silencio administrativo positivo”.
?
67. No aparece la nota que presta mérito ejecutivo en las copias de las
escrituras públicas de divorcio con acuerdo de los cónyuges, en
relación con sus hijos menores de edad, en la parte final del texto
de la primera copia
Artículo 80 Decreto-ley 960 de 1970, modificado por el Decreto 2163 de

1970 artículo 42:
“Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras

públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual
pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere
presentado, el Notario señalará la copia que presta ese mérito, que será
necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo así
en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor
se expide. (Subrayo).
En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier

tiempo, y salvo lo prevenido en el artículo 81, se pondrá por el Notario
una nota expresiva de ningún valor de dichas copias para exigir el pago o
cumplimiento de la obligación, o para su endoso”.
68. No presenta la resolución de autorización del respectivo Comité, en

las escrituras públicas de compraventas de predios, sometidos a
medidas de protección
El Decreto número 2007 de 24 de septiembre de 2001 mediante el cual se

reglamentan parcialmente los artículos 7º, 17 y 19 de la Ley 387 de 1997,
en lo relativo a la oportuna atención a la población rural desplazada por la
violencia, en el marco del retorno voluntario a su lugar de origen o de su
reasentamiento en otro lugar y se adoptan medidas tendientes a prevenir
esta situación.
Artículo 1º. “Declaratoria de la inminencia de riesgo de desplazamiento o

de desplazamiento forzado en una zona y limitaciones a la enajenación o
transferencia a cualquier título de bienes rurales con el objeto de proteger
la población de actos arbitrarios contra su vida, integridad y bienes
patrimoniales, por circunstancias que puedan originar o hayan originado
un desplazamiento forzado, el Comité Municipal, Distrital o Departamental
de Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia, declarará
44
mediante acto motivado, la inminencia de riesgo de desplazamiento o
de su ocurrencia por causa de la violencia, en una zona determinada del
territorio de su jurisdicción.
Artículo 2°. (…)

Artículo 3º. (…)
Artículo 4°. Requisitos especiales para la enajenación de bienes rurales.
“Los propietarios de los inmuebles ubicados dentro de las zonas

rurales declaradas como de riesgo inminente de desplazamiento o de
desplazamiento forzado por la violencia, que deseen transferir el derecho
de dominio sobre los mismos, antes de que cesen los efectos de esta
medida, deberán obtener del Comité Municipal, Distrital o Departamental
de Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia, autorización
para enajenar el inmueble; o podrán transferirlo al Incora, en aplicación de
lo señalado en el inciso cuarto del numeral 1º del artículo 19 de la Ley 387
de 1997, evento en el cual, no se requiere de la autorización del Comité.
El Registrador de Instrumentos Públicos solo podrá inscribir el acto de

enajenación o transferencia, cuando se le presente la autorización del Comité,
la cual deberá incorporarse al contrato o acto de transferencia del derecho
sobre el predio, o cuando la transferencia se haga a favor del Incora”.
69. No permite la concentración de la UAF en el artículo 38, en

escrituras de compraventa
El artículo 40 numeral 5° de la Ley 160 de 1994, señala:
“En ningún caso un solo titular, por sí o interpuesta persona, podrá ejercer
el dominio, posesión o tenencia a ningún título de más de una (1) unidad
agrícola familiar. La violación de esta prohibición es causal de caducidad”.
La UAF viene su génesis de la Ley 135 de 1961, a efecto de establecer

la dimensión del predio que se daba a cada familia campesina. Luego, la
titulación de baldíos era de un máximo de 450 hectáreas que podía elevarse
a 1.000 en casos especiales a 3.000 hectáreas, en determinadas regiones.
En el año 1994 la adjudicación de estos baldíos se limitó a la extensión
de una UAF.
La Ley 160 de 1994 define la UAF así:
“La empresa básica de producción agrícola, pecuaria, acuícola o forestal

cuya extensión, conforme a las condiciones agroecológicas de la zona
45
y con tecnología adecuada, permite a la familia remunerar su trabajo y
disponer de un excedente capitalizable que coadyuve a la formación de su
patrimonio. La UAF no requerirá normalmente para ser explotada sino del
trabajo del propietario y su familia, sin perjuicio del empleo de mano de
obra extraña, si la naturaleza de la explotación así lo requiere”.
?
En ese orden, se prohíbe la Concentración y el Fraccionamiento, por:

a. Enajenar, gravar o arrendar la UAF de parcelaciones; esta prohibición
era inicialmente a perpetuidad, luego durante 15 años, y hoy por 12
años a partir de la fecha de la adjudicación.
b. No realizar directamente la explotación adecuada de la UAF.
c. Fraccionar los predios rurales en extensiones inferiores a la UAF.
70. No reúnen los requisitos legales las resoluciones emitidas por los
Comités municipales, al autorizar las ventas de los predios con
medida de protección, en las que se señala al promitente comprador
El Decreto número 2007 de 24 de septiembre de 2001, en su artículo 3º

estableció:
“Los procedimientos y programas especiales para la eficaz atención

de los riesgos de desplazamiento, en desarrollo de lo dispuesto en el
artículo 19 de la Ley 387 de 1997, el Incora iniciará los programas y
procedimientos especiales de enajenación, adjudicación y titulación
de tierras, en las zonas de eventual expulsión, dentro de los 30 días
siguientes a la fecha en que los Comités le comuniquen el acto que
declaró la inminencia de riesgo de desplazamiento o de desplazamiento
forzado, en determinada región, como estrategia de prevención. Para
tal efecto, tomará en cuenta el informe sobre propietarios, poseedores,
tenedores y ocupantes debidamente avalado por el respectivo Comité de
Atención a la Población Desplazada”.
Artículo 4°. Requisitos especiales para la enajenación de bienes rurales:
“Los propietarios de los inmuebles ubicados dentro de las zonas

rurales declaradas como de riesgo inminente de desplazamiento o de
desplazamiento forzado por la violencia, que deseen transferir el derecho
de dominio sobre los mismos, antes de que cesen los efectos de esta
medida, deberán obtener del Comité Municipal, Distrital o Departamental
de Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia, autorización
para enajenar el inmueble; o podrán transferirlo al Incora, en aplicación de
lo señalado en el inciso cuarto del numeral 1º del artículo 19 de la Ley 387
de 1997, evento en el cual, no se requiere de la autorización del Comité.
46
El Registrador de Instrumentos Públicos solo podrá inscribir el acto de
enajenación o transferencia, cuando se le presente la autorización del Comité,
la cual deberá incorporarse al contrato o acto de transferencia del derecho
sobre el predio, o cuando la transferencia se haga a favor del Incora”.
La aludida disposición guarda silencio respecto a las obligaciones de los

Notarios a la hora de elevar a escritura pública actos de enajenación o
transferencia sobre inmuebles objeto de las medidas de protección que
consagra la ley.
No es pertinente que exista la posibilidad de perfeccionar contratos de

compraventa en los términos del artículo 1857 del Código Civil, sobre
inmuebles protegidos por desplazamiento forzado.
71. Se encuentran escrituras públicas de transferencias sobre ventas

baldíos, playones y bajamares
Se debe solicitar al Incora abstenerse de adelantar procedimientos de

titulación de baldíos en la zona de riesgo inminente de desplazamiento o de
desplazamiento forzado, a solicitud de personas distintas de aquellas que
figuran como ocupantes en el informe avalado por el Comité a que se refiere
el numeral 1º del Decreto 2007 de 2001.
Acumulación de tiempo para titulación de baldíos.
En el evento de retorno de un desplazado a un terreno baldío ubicado en

zona de desplazamiento, se acumulará automáticamente el tiempo de
desplazamiento, debidamente reconocido por la autoridad competente, con
el tiempo real de ocupación y explotación del terreno.
Parágrafo. Cuando el desplazado no pueda retornar a un terreno baldío

ubicado en zona declarada como de riesgo inminente de desplazamiento
o de desplazamiento forzado y acredite el cumplimiento de los requisitos
establecidos para su titulación, tendrá prelación en los programas de
dotación de tierras que adelante el Incora en beneficio de la población
desplazada por causa de la violencia.
Despojo de playas y bajamares - Bienes de uso público
Conforme al artículo 674 del Código Civil, las playas, los terrenos de
bajamar y las aguas marítimas son bienes de uso público, por tanto,
intransferibles a cualquier título a los particulares, quienes solo podrán
obtener concesiones, permisos o licencias para su uso y goce de acuerdo
a la Ley 2324 de 1984.
47
El Decreto-ley 2324 de 1984 establece en su artículo 166:
“Bienes de uso público. Las playas, los terrenos de bajamar y las aguas
marítimas son bienes de uso público, por tanto intransferibles a cualquier
?
título a los particulares, quienes sólo podrán obtener concesiones,

permisos o licencias para su uso y goce”.
72. No protocoliza el certificado de tradición y libertad, en la escritura

pública de transferencia de dominio de predios rurales, ubicadas en
zonas de desplazamiento
Artículo 1°. Decreto 4720 de 2009. “Adicionar al numeral 2 del artículo

1° del Decreto 2007 de 2001 de la siguiente forma “Los Notarios se
abstendrán de autorizar escrituras públicas de actos jurídicos que
impliquen transferencia de dominio de predios rurales ubicados en
zonas de desplazamiento, mientras los solicitantes no aporten copia del
certificado de libertad y tradición, expedido con una antelación no mayor
a cinco (5) días, donde conste que el inmueble no es sujeto de medida de
protección alguna. Dicho certificado deberá protocolizarse”.
73. No exige los siguientes documentos a efecto de protocolizarlos en

la escritura pública de escisión:
1. El permiso para la escisión en los casos en que, de acuerdo con

las normas de práctica comerciales restrictivas, fuere necesario.
2. El acta o actas en que conste el acuerdo de escisión.
3. La autorización para la escisión por parte de la entidad de vigilancia

en caso de que en ella participe una o más sociedades sujetas a
tal vigilancia.
4. Los estados financieros certificados y dictaminados de cada una

de las sociedades participantes, que hayan servido de base para
la escisión.
74. Aparece con el mismo número de resolución y fecha, en forma

repetida, autorizando escrituras públicas de ventas de predios
diferentes por parte del Comité
En estos eventos se presenta una presunta falsedad en el acto

administrativo que tiene que dilucidarse ante los estrados judiciales, a
la luz del Código Penal.
48

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L ib ertad y O rd e n

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