Actividad de aprendizaje 11

Evidencia 3: Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad”

Presentado por:

Fabián enrique morales Quiroz

Instructor:

Daniel Guillermo Jaramillo

Tecnología en gestión logística

Servicio nacional de aprendizaje (sena)

Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad”
COLOMBINA S.A.
Dirección: Cra. 1 Nº 24-56 Edif. Belmonte
COLOMBIA
CALI, CAUCA
Teléfono (0057-2) 8861999
Fax: (0057-2) 8851811
Web: http://www.colombina.com

Objeto Social

La sociedad tiene por objeto principal la fabricación y comercialización de toda

clase de productos alimenticios para el consumo humano y animal, frescos,
procesados y mal, frescos, procesados y enlatados de cualquier especie,
derivados del azúcar, cacao, café, harina de trigo, harina de maíz y demás cereales,
frutas, vegetales, carnes, lácteos y sus derivados.

En desarrollo de su objeto social podrá ,por lo tanto, importar ,exportar ,comprar

vender ,agenciar, distribuir, lo mismo que adquirir bienes muebles e inmuebles de
cualquier clase, agenciar, distribuir, lo mismo que adquirir bienes muebles e
inmuebles de cualquier clase, enajenarlos y gravarlos, tomar o dar dinero a
interés, tomar o dar en arrendamiento toda clase de bienes por cuenta propia o
ajena, celebrar contratos de participación y de sociedad comercial de cualquier
clase y realizar actos de comercio que tengan relación directa con el objeto
mencionado y le permitan su cabal cumplimiento.

1. Seleccione un producto de su preferencia que tenga código de barras, luego

señale todas sus partes, determinando la estructura bajo la cual fue creado
dicho código, además de indicar a qué corresponde cada grupo de números
que lo conforman.

Código de barra

País código de empresa código producto digito verificación

EAN -13
El sistema EAN-13 es la versión más difundida a nivel mundial: · Consta de un código
de 13 cifras, aunque existe una versión corta de 8 posiciones que se utiliza
cuando el espacio disponible para la impresión es pequeño.

· Las tres primeras posiciones que forman el prefijo EAN, identifican la Organización
de Codificación de la cual surge el número (ej. 770 es Colombia).
· Las cuatro posiciones siguientes corresponden al código de la empresa.
· Los cinco dígitos restantes pueden ser administrados por el fabricante e identifican al
Producto.
· La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si las
cifras precedentes han sido correctamente leídas.

A través de un operador logístico o una empresa de distribución acceda a una

etiqueta de un producto de importación o exportación (preferiblemente de
exportación) e identifique cada una de las partes que la componen.

Es importante saber que cada mercado establece los lineamientos a seguir para
Presentar la información del producto exportado, aunque se pueden citaremos puntos
Comunes:

- Nombre comercial del producto.

- Nombre y dirección comercial del productor, exportador, importador y
distribuidor
- País de origen. Registro ante la autoridad competente.
- Peso, neto, cantidad del producto, volumen.
- Instrucciones de uso y almacenamiento.
- Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima.
- Lote.
Proceso de aprovisionamiento y actores que intervienen, alianzas o negociaciones
y sus funciones.

Proveedores:
En Colombina buscamos fortalecer los lazos de confianza con nuestros
proveedores, generando estrategias que permitan establecer relaciones sostenibles a
través del tiempo dentro de un contexto innovador.

Programas con proveedores:

Big Brother es nuestro programa bandera de Sostenibilidad, que nace en el 2008

como una iniciativa para aportar al desarrollo y crecimiento de la región,
contribuyendo a mejorar la competitividad de nuestros proveedores pyme a través de
la transferencia de conocimientos y experiencia de Colombina.

El programa consiste en el apadrinamiento de pequeñas compañías con el fin

de apoyarlas en su crecimiento administrativo, financiero y comercial y
brindarles las herramientas para convertirse en empresas exportadoras.

Los proveedores apadrinados tienen hoy mejores prácticas, aumentaron sus

indicadores de gestión y generaron mayores empleos. Su compromiso es replicar lo
aprendido con sus proveedores, es así como Big Brother construye tejido
empresarial y le aporta al desarrollo de todo un país.

¿Cómo funciona el programa?

La gerente del proyecto realiza la coordinación total mediante acompañamiento,
Seguimiento y asesorías permanentes a todo el grupo de proveedores.

Esquema general del programa

1 sistema de gestión 2 asesorías internas colombina

PROVEDORES

4 responsabilidad social 3 asesorías externas

Empresarial

Empresas Apadrinadas Big Brother:

Desde la creación del programa y hasta la fecha, hemos apadrinado a 13

compañías, fomentando el tejido empresarial y aportando al desarrollo de la región. Lo
que se espera es que cada una de las empresas replique este modelo con su cadena
de valor.

Proceso de producción o comercialización y actores que intervienen.

Colombina cuenta con 6 plantas de producción en Colombia y con una planta

de producción en Guatemala que se encarga de atender el mercado centroamericano:

• Planta de Producción de dulces, chicles, chocolates y pasabocas:

- Ubicación: La Paila (Municipio de Zarzal) Valle del Cauca - Área: 72-000 m2-
Capacidad de Producción: Dulces 89-500 toneladas/año, Chicles 2-900
toneladas/año, Chocolates 9-500 toneladas/año y Pasabocas 3-500 toneladas/año.
Número de empleados: 1.593

• Planta de Producción de galletas y pasteles:

- Ubicación: Santander de Quilichao

Cauca - Área: 25-000 m2 - Capacidad de Producción: Galletas y Pasteles 28-220

toneladas/año - Número de empleados: 880

• Planta de Producción de salsas y conservas:

- Ubicación: Bogotá (Zona Industrial Paloquemao) - Área: 7-300 m2 - Capacidad
de Producción: Salsas y Conservas 16,500 toneladas/año - Número de empleados:
242

• Planta de Producción de helados: se cuenta con tres plantas de producción de helados.

-Ubicación: Bogotá, -Medellín y Barranquilla Capacidad de Producción: Helados
41.000.000 litros/año - Número de empleados: 612

• Planta de Producción de Dulces Guatemala:

- Ubicación: Guatemala - Área: 5-716 m2 - Capacidad de Producción: Dulces
12-000 toneladas/año - Número de empleados: 400

Proceso de distribución y actores que intervienen, alianzas o negociaciones y sus

funciones.

COLOMBINA tiene cuatro canales de distribución; el canal tradicional que son

las tiendas; el canal de autoservicios que son las grandes superficies
(supermercados);puntos de venta directos de COLOMBINA en las principales
ciudades de Colombia; y los distribuidores que se encargan de atender los puntos de
venta donde la red de distribución propia de la Compañía no tiene cubrimiento.
En Colombia, la red de distribución propia de la Compañía atiende aproximadamente
88 mil clientes directos y los distribuidores atienden 167 mil clientes indirectos,
los cuáles son principalmente tiendas en lugares de difícil acceso.

El canal tradicional en Colombia está compuesto por aproximadamente 250 mil

Tiendas de las cuales la Compañía llega directamente al 72% (se tiene en cuenta los
Distribuidores exclusivos). Este sistema se denomina distribución TAT (Tienda a
Tienda). Por otra parte, el canal autoservicios está compuesto por las grandes
Superficies de las cuales COLOMBINA atiende directamente al 100%.

La Compañía tiene 12 puntos de venta en las principales ciudades del país, en los
cuales sólo se venden los productos fabricados de COLOMBINA y los
productos representados de terceros.

Los clientes indirectos son atendidos por distribuidores exclusivos (Aliados) y

otros distribuidores no exclusivos.

En Colombia la Compañía tiene 105 distribuidores de los cuales el 56% son

exclusivos. COLOMBINA ha construido una relación de largo plazo cuales el 56% son
Con todos sus distribuidores. Los distribuidores se encargan principalmente de
atender El 60.4% del canal tradicional (36% a través de los distribuidores exclusivos y
24% a través de otros distribuidores).

Esta red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Compañía porque
le permite conocer muy bien las necesidades de los clientes finales y asegura que los
productos estén exhibidos en la mayor cantidad de puntos de venta. Como se
Mencionó anteriormente esta fortaleza le ha permitido a COLOMBINA ser distribuidor
Exclusivo de importantes empresas mundiales durante muchos años.

En los mercados internacionales el principal canal de distribución son los

distribuidores de COLOMBINA en cada uno de los países donde la Compañía
exporta.

De los más de 250.000 clientes que la Compañía tiene en él, mundo,

aproximadamente el 97% de los clientes son atendidos por distribuidores. Los países
Donde la Compañía logra atender a un mayor número de clientes directamente son
Guatemala con un 10% y Venezuela con un 5%. La excelente relación que
COLOMBINA ha tenido con las empresas a las que les presta el servicio de
distribución en el mundo, le permitió en 1993 firmar un acuerdo de distribución con la
Phillip Morris en Venezuela y Ecuador para distribuir sus productos en estos países.

En el futuro se espera que a medida que el portafolio de clientes de cada uno de los
países aumente, la Compañía empiece a distribuir directamente a través de su
sistema TAT que ha implementado en Colombia y en el cual ya tiene una experiencia
Importante. La Compañía espera que esta estrategia le permita lograr una posición de
Liderazgo en cada país y un mayor conocimiento de las necesidades del cliente.

COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77%

son atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a través
de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). En Colombia
más de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). En
Colombia más de la mitad

Canal
autoservicios
Canales de Canal
distribución tradicional

Puntos de
ventas
colombinas

COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77%

son atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a través
de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). mitad de los
clientes son atendidos directamente por COLOMBINA con la distribución TAT mitad
(tienda a tienda)

Cliente directo Cliente indirecto total

Colombia 88.000 79.000 167.000
Venezuela 1.315 34.806 36.121
Ecuador 978 40.000 40.978
Perú 1 3.500 3.501
Chile 454 21.731 22.185
Bolivia 0 3.179 3.179
Panamá 1 10.042 10.043
Norte américa 6 4.600 4.606
Puerto rico 3 972 976
Guatemala 4.003 33.531 37.534
El salvador 2 31.210 31.212
honduras 2 32.684 32.686
Republica D. 1 13.680 13.681
Nicaragua 1 11.599 11.600
Costa rica 1 5.228 5.229
México 1 600 601
 Resto del mundo 30 0 30
94.799 326.362 421.161

Principales Contratos A septiembre 30 de 2006 los principales contratos celebrados por

COLOMBINA se describen a continuación:

• Principales Contratos de Distribución

• Contratos con Proveedores: No se generan contratos con los proveedores debido a que
se trabajan por órdenes de compra en las cuales se especifican precios,
cantidades, términos de pago etc. entre las partes.
• Contratos de Fabricación: Actualmente la Compañía tiene un contrato con la empresa
Hersheys de Estados Unidos, para fabricar 18.000.000 de libras de galletas en un plazo
de 30 meses. Este contrato tiene un valor de USD 25 millones.
.
País Distribuidor Fecha de Fecha de Fecha preaviso
iniciación vencimiento/ultima
renovación
Colombia Colombina/herehoys 01/04/2033 01/04/2005 2 meses de
anticipación
Colombina/federación 03/11/2004 15/08/2006 ----
nacional de cafeteros
Bolivia Adm-sao S.A 01/12/2000 Indefinida 4 meses de
anticipación
Perú Moltalia S.A 31/03/2003 31/03/2005 120 días de
anticipación
Panana Agencia feduro S.A 01/09/2002 01/09/2004 3 meses de
anticipación

Actualmente, COLOMBINA exporta a más de 45 países en 5 continentes. Las

exportaciones corresponden al 31% del volumen de producción de la
Compañía. Las líneas de negocio con mayor volumen de exportación son
dulcería con el 47% de su producción, chicles con el 35%, galletas y pasteles con
el 33% y chocolatería con el 31%.producción, chicles con el 35%, galletas y pasteles
Se espera que en el largo plazo el volumen de exportaciones crezca debido a
la ampliación del portafolio de productos de exportación. El principal destino de
las exportaciones es Venezuela con 36%, seguido de Estados Unidos con 18% y
Ecuador, Chile y Puerto Rico con aproximadamente 5% - 6%. A continuación se
presenta la participación de los destinos de exportación:

Descripción de la cadena de abastecimiento, tipos de trazabilidad y sus

componentes.

La Logística es aquella parte de la gestión de la Cadena de Abastecimientos que

planifica, implementa y controla el flujo -hacia atrás y adelante- y el
almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e información relacionada
desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de satisfacer los
requerimientos de los consumidores 12

LAS ACTIVIDADES CLAVES SON LAS SIGUIENTES: Servicio al cliente.

Transporte. Gestión de inventarios. Procesamiento de pedidos.

Países % exportación 2005

Venezuela 36.3%
Estados unidos 17.5%
Ecuador 5.8%
Chile 5.6%
Puerto rico 4.1%
Jamaica 3.4%
Haití 3.2%
Senegal 3.0%
Bolivia 1.5%
Guatemala 1.5%
Canadá 1.4%
Holanda 1.3%
Camerún 1.2%
Bejín 1.1%
Otros 8.3%
Total 100.0%
Dentro de la identificación de la información es necesario unir cada uno de los eslabones
desde el inicio de la operación hasta el final, así se podrá identificar cuáles son los
tiempos para cada una de las operaciones y se le debe solicitar a cada una de las partes
en la colaboración del suministro de información de una manera organizada y constante

̈Elmejor sistema de trazabilidad para una empresa es aquél que encaje con sus
actividades de trabajo habituales y permita registrar información necesaria a la que
luego se pueda acceder de forma rápida y fácil. Estudiar detenidamente el sistema

de trazabilidad de la empresa puede permitirle sacar beneficio de la información que el

sistema genera ̈ (AESAN, Pág. 38, 2009) En MRQ, el proceso de caracterización del
procedimiento de trazabilidad de importación y exportación, se separó por etapas,
identificando en cada uno de ellos cuáles eran los datos más relevantes, para
efectos de simplificación los procesos tanto de importación como de exportación
quedaron establecidos dentro del seguimiento como despachos, cada despacho va unido
a una factura comercial, la cual a su vez tiene un número consecutivo que es que la
identifica dentro del proceso de rastreo de despachos. Para el proceso de importación se

Identificaron tres fases principales las cuáles dentro de las cuáles se deben establecer los
parámetros a los cuáles se les debe hacer seguimiento, los cuales se establecieron de la
siguiente forma. Cuales se establecieron de la siguiente forma.
 Fecha de seguimiento a las importaciones

Establecimiento de fechas para seguimiento a las importaciones

Origen transito destino
 Fecha de entrega del  Fecha estimada de salida  Fecha de ingreso a zona
proveedor ETD franca/deposito
 Fecha de solicitud del  Fecha estimada de llegada  Fecha de inicio de
booking ETA nacionalización
 Fecha de envió de  Fecha real de salida  Fecha de fin de
documento de  Fecha real de arribo nacionalización
transporte  Días de transito  Fecha de llegada a
 Fecha estimada de transito
llegada a fabrica

Fecha de seguimiento a las exportaciones

Establecimiento de fechas para seguimiento a las exportaciones

Origen transito destino
 Fecha del comité de  Fecha solicitud de
despacho despacho  Fecha de nacionalización
 Fecha de entrega de  Número de la guía del de la mercancía
remisiones despacho  Fecha final de entrega al
 Fecha de envió de  Fecha estimada de salida cliente
documento al agente  Fecha estimada de llegada
de aduana

Para los despachos de exportación los puntos de información varían debido a que el
proceso es diferente y depende de otras áreas como producción y comercial, los
despachos 21 son determinados de acuerdo a los pedidos que se hacen por parte
de los clientes externos y la disponibilidad de producto por parte de producción.3.2.2.
Estudio de los tiempos de entrega MRQ La estandarización de los tiempos de entrega
dentro de las compañías consiste en evaluar cada uno de los tiempos que se están
tomando los procesos en ser realizados. Al final el tiempo acumulado de cada uno
de los procesos constituye entonces la promesa de entrega final. Tanto para las

exportaciones como para las importaciones. La importancia de los Lead Times de una
empresa radica en que es allí donde se puede visualizar realmente dónde se
encuentran los tiempos controlables y los nos controlables.
  Evaluación de los tiempos de tránsito
La evaluación de los tiempos de tránsito de la mercancía marítima y aérea fue
establecida mediante un promedio de cerca de 30 agentes de carga distintos, a los cuales
se les solicitaron sus tiempos de tránsito, a partir de esto se estableció la media para cada
uno de los destinos desde los tiempos de tránsito, cuales se realizan importaciones.

 Flujo de información de trazabilidad en comercio exterior en Colombina.

A partir de la identificación de los puntos de trazabilidad se debe establecer una relación

entre el flujo físico de la mercancía y el flujo de información, es importante poder
establecer quién es responsable dentro de cada uno de los puntos de información.
A continuación se muestra el flujograma de información para las importaciones de
Colombina S.A

La identificación de los responsables del flujo de información dentro del proceso de

información permite establecer hasta dónde va la responsabilidad de cada quien.
Dentro del flujograma se establecieron 6 puntos macro de información, dentro de estos
puntos están incluidas las fechas a las cuales se les debe hacer seguimiento. La cadena
de trazabilidad de las importaciones inicia con la información del despacho inicial por
parte del departamento de compras, posteriormente el departamento de comercio
exterior dicta una fecha estimada en la que se puede tener la mercancía en la
fábrica y se hace la verificación de la documentación correspondiente de manera que
todo este correctamente diligenciado para que la mercancía pueda ser embarcada
Los agentes de carga son entonces los responsables de suministrar la información de la
mercancía en tránsito, es decir deben suministrar la empresa, las fechas estimadas
de salida y llegada de la mercancía e informar sobre los posibles retrasos o adelantos
que se generen sobre estas fechas. Adelantos que se generen sobre estas fechas.
Cuando la mercancía llega a su destino, el agente de carga entrega la responsabilidad
del flujo de información al agente de aduana quienes son los encargados de
realizar el proceso de nacionalización de la mercancía, ellos son quienes deben
suministrar el tiempo que tarde este proceso hasta que la mercancía llega a la fábrica.

Finalmente, la información que se suministre al proceso hasta que la mercancía llega a la

fábrica. El usuario final es entonces una responsabilidad del área comercio exterior, al
igual que la evaluación de los tiempos de entrega.

Cronograma de actividades
 CONCLUSIONES

Finalmente, se puedo concluir que la trazabilidad es una herramienta de suma

importancia para los procesos logísticos a nivel internacional, en cuanto permite un
mayor conocimiento del producto que las compañías traen del exterior, además
brinda información relevante sobre el proceso y establece los responsables de llevar a
cabo cada uno de los procesos. Para poder establecer una herramienta de
trazabilidad adecuada se hace necesario entonces un diagnóstico inicial que
permita identificar cuáles son los hace necesario entonces un diagnóstico inicial
que permita identificar cuáles son los puntos a trabajar y qué hace falta, qué
información se tiene y cuál no, a partir de allí se debe iniciar una estructuración de
los tiempos de a los cuales se les debe hacer seguimiento y elaborar un diario
de campo a través del cual se pueda realizar dicho seguimiento. A partir de esta
estructuración de tiempos se logró diseñar una herramienta de medición y evaluación
para ejercer control sobre los agentes que intervienen en los procesos de comercio
exterior de Colombina S.A.

Por otra parte, el establecimiento de los tiempos de entrega para Colombina S.A, es
una herramienta que permitirá más adelante una verdadera optimización y
planificación de los recursos logísticos, debido a que se debe empezar a trabajar
sobre estos para lograr mejores resultados en cuanto optimización del transporte,
reducción de los costos de mejores resultados en cuanto optimización del
almacenamiento, eliminación de procesos aduanales innecesarios y una mejor
planificación y gestión de la cadena de abastecimiento a nivel internacional. La

Estructuración de una herramienta para las empresas permite que estas puedan
entonces tener una visión global de su operación, de cómo funcionan y que necesitan
para mejorarla.

RECOMENDACIONES

A partir del proyecto de trazabilidad, Colombina S.A cuenta en su departamento de

comercio exterior, con procedimiento y flujos de información claros sobre cómo debe
ser llevada a cabo el seguimiento logístico a nivel internacional, además de la
formalización de procesos a través de formatos que sirven como guía para obtener
información de las fuentes externas. Asimismo, quedaron establecidos los tiempos
estandarizados de tránsito de la mercancía tanto de importación como de
exportación a partir de estos tiempos se pueden dar estimados a los usuarios
finales de cuándo estará a su disposición el despacho, lo que genera credibilidad y
mayor seguridad en la información suministrada el área de abastecimiento y
finalmente, la gestión de la información a partir de cuadro de control despachos a
través del cual tanto los clientes internos como externos están informados de las
operaciones de comercio exterior.

Por otra parte, se hace evidente la necesidad de seguir mejorando los

procesos de gestión de las operaciones importación y exportación, razón por la cual
se debe seguir mejorando las herramientas de identificación y seguimiento de la
mercancía. Algunas recomendaciones para fortalecer el sistema de trazabilidad de
Colombina S.A

 Implementación de herramientas tecnológicas, como los códigos EAN,

GPS y / o sistemas de radio frecuencia logística.
 Sistematización e incorporación al programa de operaciones Marroquinera
S.A, la información de trazabilidad registrada en la matriz de seguimiento
 Optimización de los tiempos estandarizados establecidos en el proyecto de
trazabilidad
 Establecimiento de indicadores que permitan comparar el costo de los retrasos
versus la producción
 Evaluación semestral y optimización en la contratación de los agentes de
cargar y de aduanas