You are on page 1of 70

UNIVERSIDAD TECNICA LUIS VARGAS TORRES

ESMERALDAS - ECUADOR
DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
ECONOMICAS

NOMBRE: ALEJANDRO GUAGUA


APILLEDO: GUAGUA MENDEZ
ASIGNTURA: TICS
ESPECIALIDAD: CONTABILIDAD Y
AUDITIORIA
PAPALELO: PRIMERO “B”
PROFESOR: CESAR GODOY
AÑO LECTIVO:
2019-2022

P á g i n a 1 | 70
Comunicación virtual
Se denomina comunidad virtual o comunidad digital1 a aquella sección de datos
procesados entre sí, cuyos vínculos, interacciones, relaciones, comunicaciones, y técnicas
tienen lugar, no en un espacio virtual sino en un espacio físico como el CPU. Las
comunidades virtuales se forman a partir de procesos similares entre un grupo de personas,
que su trabajo es organizar en secciones la gran red de Internet. Se organizan y se llevan
a cabo a partir de servicios en linea. Puede ser de cualquier tema o de cualquier estudio
tecnológico, no hay negaciones. Las comunidades saben que son redes, evolucionan de
este modo, ampliando los miembros, diversificándose entre sí, nacen en el ciberespacio.2
El término de comunidad virtual fue utilizado por primera vez por Howard Rheinhold, en su
Libro: La comunidad virtual: Una sociedad sin fronteras, escrito en 1994.

Historia
La idea comunidades virtuales surge a principios de los años ´90 cuando aparece Internet,
y en el caso de comunidades informáticas anteriores, a la implementación de ARPANETy
el desarrollo de los BBS. Las primeras comunidades virtuales nacen en la década de los
años ´70 y se multiplicaron durante los años ´80, científicas, académicas y militares en el
caso de ARPANET, y civiles para las BBS. Pero no es sino hasta los años ´90 cuando se
desarrollan de forma exponencial, gracias al levantamiento de la prohibición del uso
comercial de Internet, al nacimiento de la World Wide Web (WWW) y la generalización de
herramientas como el correo electrónico, los chats y la mensajería instantánea.
Los usuarios civiles, sin acceso a Internet, implementaron y popularizaron el uso
del BBS o Bulletin Board System (‘Sistema de Tablón de Anuncios’), un sistema que
funcionaba mediante acceso por módem mediante línea telefónica a una central (el BBS)
que podía basarse en una o más líneas telefónicas. En los BBS era posible entablar
conversaciones, publicar comentarios, intercambiar archivos, etc. Por lo mismo que eran
accedidos por línea telefónica, eran comunidades independientes. Era muy común en la
época que individuos particulares utilizaran sus equipos propios de casa para proveer el
servicio hasta con un solo módem de entrada.
Hoy en día, las comunidades virtuales son una herramienta muy útil desde un punto de vista
empresarial, ya que permiten a las organizaciones mejorar su dinámica de trabajo interno,
las relaciones con sus clientes o incrementar su eficiencia procedimental. En cuanto a su
función social, las comunidades virtuales se han convertido en un lugar en el que el
individuo puede desarrollarse y relacionarse con los demás, actuando así como un
instrumento de socialización y de esparcimiento.
Según estimaciones de Kozinets (1999), en el año 2000 existían en la red más de 40
millones de comunidades virtuales. En el caso de las organizaciones para el desarrollo,
los voluntarios en línea juegan un papel crucial en la creación y desarrollo de comunidades
virtuales.

BBS vs Internet
A la aparición de Internet y su libre acceso a la comunidad civil en general, los BBS cayeron
en desuso rápidamente pues la limitante de compartir un solo espacio era ampliamente
superada por el libre acceso a Internet a muchas redes a la vez, permitiendo crear grupos
de intereses diversos y contactarlos en una misma sesión telefónica.

P á g i n a 2 | 70
Además, el creciente interés por Internet de distintos grupos impulsó el desarrollo de
tecnologías como bases de datos y mayor seguridad que permitieron al público en general
montar, de manera más económica, grupos de interés con alcances mayores rebasando
las fronteras de los países sede y obteniendo intercambio con otros grupos de interés a
largas distancias sin la necesidad de cerrarse a conexiones telefónicas con grupos únicos.
Aunque algunos de los BBS más famosos migraron sus plataformas a Internet, es poco
común su uso para las nuevas generaciones que han crecido con las plataformas más
populares, que actualmente permiten crear comunidades en muy pocos minutos como los
grupos de Yahoo! Groups y Microsoft Groups entre otros.

Definición
Una comunidad virtual es un grupo de personas que comprende sujetos (individuales,
colectivos, institucionales) que:

 Desean interactuar para satisfacer sus necesidades o llevar a cabo roles específicos.
 Comparten un propósito determinado que constituye la razón de ser de la comunidad
virtual.
 Con unos sistemas informáticos que median las interacciones y facilitan la cohesión
entre los miembros.
El mayor freno que existe al desarrollo de comunidades es la dificultad de organización
interna de las mismas.Plantilla:Cita comunidades virtuales En muchos casos, se pierde
demasiado tiempo creando la estructura de la comunidad, con lo que se llega a perder el
verdadero sentido de la misma, confundiendo la estructura con el ser del grupo.[cita requerida]
La comunidad Virtual queda definida por 3 aspectos distintos:

 La comunidad virtual como un lugar: en el que los individuos pueden mantener


relaciones de carácter social o económico. Como se llevan a cabo en el ciberespacio,
no existen límites geográficos, solo una referencia en internet. 4 Esto posibilita la unión
de personas a grandes distancias, facilitando comunicación entre ellos.
 La comunidad virtual como un símbolo: ya que la comunidad virtual posee una
dimensión simbólica. Los individuos tienden a sentirse simbólicamente unidos a la
comunidad virtual, creándose una sensación de pertenencia.
 La comunidad virtual como virtual: las comunidades virtuales poseen rasgos comunes
a las comunidades físicas. El rasgo diferenciador de la comunidad virtual es que ésta
se desarrolla, al menos parcialmente, en un lugar virtual, o en un lugar construido a
partir de conexiones telemáticas. A diferencia de comunidades tradicionales, no se
necesita llevar una relación cara a cara entre miembros.

Objetivos
Los objetivos principales de la comunidad virtual son los siguientes:

 Intercambiar información (obtener respuestas correctas).


 Ofrecer apoyo (empatía, expresar emoción).
 Conversar y socializar de manera informal a través de la comunicación simultánea.
 Debatir, normalmente a través de la participación de moderadores.

Tipos
Hay diferentes tipos de comunidades virtuales
P á g i n a 3 | 70
 Foros de discusión (moderados, no moderados, abiertos o cerrados).
 Redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram).
 Correo electrónico y grupos de correo electrónico.
 Grupos de noticias.
 Videoconferencias.
 Chat (webchat, chats tipo IRC, multimedia chats).
 Dimensión de Usuario Múltiple: es un sistema que permite a sus usuarios convertirse
en el personaje que deseen y visitar mundos imaginarios en los que participar junto a
otros individuos en juegos u otro tipo de actividad.
 Gestores de contenido.
 Sistemas Peer to Peer (P2P).
 BBS (sistema de tablón de anuncios).
Y además de las de carácter informático, existen las que se enlazan a través de otros
medios:

 Cajas de chat populares a inicio de los 90, consistían en una central telefónica en la
que coincidían varios usuarios.
 Comunidades de radioaficionados, tan antiguas como el mismo invento y vigentes aún
en canales de radio abierta e intercambian información sin estar físicamente en el
mismo sitio.
 Televisivas, generalmente con un programa como anfitrión que concentra los contactos
de los miembros e intercambia con ellos a través de la emisión televisiva.

Aspectos a considerar

A continuación se muestran cuáles son los principales aspectos a considerar para alcanzar
el máximo desarrollo de las iniciativas empresariales sustentadas en comunidades
virtuales:5

 Una comunidad virtual se asienta sobre 2 pilares fundamentales: La comunicación y un


deseo de relación entre los miembros con intereses comunes
 Medir el éxito
 Fortalecer el sentimiento de comunidad
 Analizar necesidades
 Fomentar la autogestión
 Minimizar el control
 Especializar papeles
 Estructura tecnológica

Beneficios que aportan y otros varios


Los principales beneficios que aportan las comunidades virtuales en los negocios son los
siguientes:6

 Branding
 Marketing de relaciones
 Reducción de costos
 Provisión de ingresos
 Desarrollo de nuevos productos
P á g i n a 4 | 70
 Introducción de nuevos productos
 Creación de barreras a la entrada
 Adquisición de nuevos clientes
 Cibercultura

Correos de voz
El buzón de voz es un sistema centralizado de manejo de mensajes telefónicos para un
gran grupo de personas. Permite a los usuarios recibir, almacenar y gestionar mensajes de
voz de las personas que le llaman cuando se encuentra ausente o con la línea ocupada.1
Los buzones de voz se han convertido en una funcionalidad siempre presente en los
sistemas telefónicos de casi todas las compañías. Están disponibles en sistemas
de telefonía fija, móvil y en aplicaciones de software como Asterisk o FreeSWITCH.
Características
En su configuración más básica, provee únicamente las funcionalidades de una
contestadora automática, sin embargo es un sistema mucho más sofisticado, que provee
múltiples funcionalidades.
Es capaz de:

 Contestar varios teléfonos al mismo tiempo.


 Almacenar los mensajes de voz en casillas personalizadas asociadas al número del
usuario.
 Reenviar los mensajes hacia otras casillas.
 Personalizar el mensaje de introducción.
 Enviar mensajes a varios destinatarios a la vez.
 Guardar mensajes para enviarlos en otro momento.
 Notificar al destinatario mediante una llamada o correo electrónico que le ha llegado un
mensaje a su casilla de voz.
 Transferir llamados hacia otro número telefónico.
 Reproducir diferentes mensajes de introducción a la casilla de acuerdo quien se
comunique.
 Proveer seguridad y confidencialidad, ya que para acceder al mismo se debe introducir
una clave, de manera que sólo el usuario pueda escuchar los mensajes.
 Dar a conocer la fecha y hora de los mensajes, y el número telefónico desde el que se
recibe.

Funcionamiento del sistema de buzón de voz[editar]


El sistema de buzón de voz está compuesto por varios elementos:

 CPU, es el procesador central que corre el sistema operativo y el programa (software)


que hace que el sistema se comporte como un buzón de voz.
 Controlador de disco y múltiples discos, empleados para el almacenamiento de
mensajes.
 Discos del sistema, no solo contienen el software mencionado anteriormente, sino que
también contiene un directorio completo con todos los datos de los usuarios (nombre,
número de la extensión, preferencias para su casilla de voz y punteros que indican
cuales mensajes, que se encuentran guardados en el disco de mensajes, son de su
propiedad).
 Interfaz telefónica, permite que varias líneas telefónicas se conecten a él.
P á g i n a 5 | 70
Ejemplo

En esta figura se muestra como interactúa un sistema de buzón de voz con una PBX.
Supongamos que se llama a una de las extensiones de la PBX desde la red pública (A). La
llamada es enrutada hacia la extensión correspondiente (B). Si el dueño de dicha extensión
no responde luego de cierto tiempo, la PBX encamina la llamada hacia el sistema de buzón
de voz (C), al mismo tiempo le comunica al sistema a qué extensión le corresponde dicha
llamada (D).
La CPU le ordena a la interfaz telefónica, que controla la tarjeta de interfaz de línea, que
responda la llamada. A continuación, reconoce el destinatario del mensaje, busca su saludo
introductorio de casilla y le ordena al controlador de disco que lo reproduzca. Éste se
encarga también de reproducir las instrucciones (“Deje su mensaje luego de escuchar la
señal, para terminar corte o…”). El sistema de interfaz de teléfono, digitaliza el mensaje y
lo transmite al controlador de disco para ser almacenado en el disco de mensajes. Algunos
sistemas de buzón de voz, mezclan la información del mensaje con el fin de obtener mayor
seguridad.
La CPU guarda la localización del mensaje en el disco del sistema. Luego, envía una señal
a la PBX (D), indicándole que encienda la luz de mensaje recibido.
Cuando el dueño de la casilla, ve que recibió un mensaje, llama a la extensión
correspondiente al sistema de buzón de voz para poder escuchar el mismo. La PBX alerta
(D) a la CPU de que quien realiza el llamado es el dueño de la casilla. Ésta redirecciona la
llamada a la interfaz de teléfono. Al mismo tiempo busca toda la información del dueño de
la casilla en el disco del sistema, especialmente la contraseña. El controlador de disco pide
que se ingrese la contraseña; la CPU verifica que ésta coincida con la que se encuentra en
el disco del sistema para permitir que se siga con proceso. Una vez garantizado que es el
dueño quien solicita la casilla, la CPU le presenta las opciones (“Usted tiene un mensaje
nuevo, para escucharlo presione 1, para guardarlo presione 2,...”). Estas opciones las
presenta el controlador de disco mientras que la CPU espera escuchar el tono del número
digitado. Si la opción digitada es la de escuchar el mensaje, la CPU lo busca en el disco del
sistema y le dice al controlador del sistema que reproduzca el mensaje, éste lo envía a la

P á g i n a 6 | 70
interfaz de línea telefónica quien lo transforma de un flujo de datos a sonido y lo envía a la
tarjeta de interfaz de teléfono en donde el usuario está conectado.
De esta manera, el dueño de la casilla puede escuchar sus mensajes.

Conferencia de datos
navegación Ir
Conferencia de datos se refiere a sesiones de comunicación entre dos o más participantes
que comparten datos informáticos en tiempo real. Se pueden controlar o compartir
dispositivos de interacción y presentación como pantalla, teclado, ratón, cámara, etc. Se
suele usar para distinguir de conferencia de video o conferencia de audio.
Los datos pueden consistir en la pantalla, documentos, gráficos, dibujos y aplicaciones que
se pueden ver, anotar o manipular por los participantes.

Véase también[editar]

 Virtual Network Computing o VNC - Un protocolo para controlar remotamente un


computador mediante el envío del contenido de la pantalla, teclado y eventos de ratón.
 Redianet - Una aplicación que facilita la presentación, control y colaboración
instantáneos para el aprendizaje en aulas en red.
 Ultra VNC o UVNC Proyecto libre de protocolo VNC, permite transferencia de video,
transferencia de archivos, ventanas de chat, etc.
 TightVNC Proyecto libre de protocolo VNC, permite transferencia de video,
transferencia de archivos, ventanas de chat, etc.

Vídeo Conferencia
navegación Ir

Una videoconferencia.
Videoconferencia o videollamada es la comunicación simultánea bidireccional
de audio y vídeo, que permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en
lugares alejados entre sí. Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades telemáticas o de
otro tipo como el intercambio de gráficos, imágenes fijas, transmisión de ficheros desde
el ordenador, etc.

Definición
Una videoconferencia es una conferencia emitida a través de un aparato electrónico, a
tiempo real, que permite la visualización del emisor y receptor estando ambos a distancia.

P á g i n a 7 | 70
La videoconferencia es la compresión digital de los flujos de audio y vídeo en tiempo real.
Su implementación nos brinda importantes beneficios, como el trabajo colaborativo entre
personas geográficamente distantes y una mayor integración entre algunos grupos de
trabajo.
Esta permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados
entre sí, permitiendo el intercambio de información gráfica, de imágenes, la transferencia
de archivos, de vídeo, de voz, permite compartir el escritorio de una computadora, hacer
presentaciones, etc.
En la actualidad, las limitaciones técnicas, tales como el sonido deficiente, la mala calidad
de las imágenes, la poca fiabilidad, la complejidad y el costo, han quedado atrás dando
lugar a videoconferencias de alta calidad con audio, vídeo, transferencia de archivos y de
un costo más que accesible a la mayoría de los interesados.
Es decir, la videoconferencia ofrece hoy en día una solución accesible a la necesidad de
comunicación, con sistemas que permiten el transmitir y recibir información visual y sonora
entre puntos o zonas diferentes evitando así los gastos y pérdida de tiempo que implican el
traslado físico de la persona.
Estas ventajas hacen a la videoconferencia el segmento de mayor crecimiento en el área
de las telecomunicaciones.

Historia
Analogías simples de videoconferencias se pueden rastrear en épocas de la invención de
la televisión. Estos sistemas de videoconferencia, por lo general, se componían de dos
sistemas de Circuito cerrado de televisión conectados a través de cable coaxial o radio. Un
ejemplo de ello fue la red del Postzentralamt Reich (oficina de correo) alemán, creada en
Berlín y otras ciudades desde 1936 hasta 1940.12
Durante los primeros vuelos espaciales tripulados, la NASA utilizó dos enlaces
de radiofrecuencia (UHF o VHF), uno en cada dirección. También los canales de televisión
utilizaban habitualmente este tipo de videoconferencia para informar desde lugares
distantes. Luego los enlaces móviles a los satélites por medio de camiones especialmente
equipados se convirtieron en algo común.
Esta técnica era muy costosa y no podían ser utilizadas en aplicaciones como
la telemedicina, educación a distancia o reuniones de negocios. Los intentos de utilizar las
redes de telefonía normal para transmitir vídeo de exploración lenta, como los primeros
sistemas desarrollados por AT&T, no funcionaron, debido a la mala calidad de imagen y la
falta de técnicas eficientes de compresión de vídeo. Contaban con una transmisión de video
de 30 cuadros por segundo; las imágenes eran en blanco y negro, para lo cual se valían de
una línea telefónica convencional.3

P á g i n a 8 | 70
Un Picturephone de 1972.
No fue hasta la década de 1980 que las redes digitales de transmisión de telefonía se hizo
posible, como RDSI, asegurando una velocidad mínima (por lo general 128 kilobits/s) para
vídeo comprimido y transmisión de audio. Durante este tiempo, hubo también
investigaciones sobre otras formas de vídeo digital y comunicación de audio. Muchas de
estas tecnologías, como "media space", no son tan utilizados en la actualidad como la
videoconferencia, pero fueron un área importante de investigación.45 Los primeros sistemas
dedicados comenzaron a aparecer en el mercado al mismo tiempo que las redes de RDSI
se expandían en el mundo. Uno de los primeros sistemas comerciales de Videoconferencia
vendido a las empresas provino de PictureTel Corp. que tuvo una oferta pública inicial en
noviembre de 1984. Los sistemas de videoconferencia en los 90' evolucionaron
rápidamente de costosos equipos de propiedad, software y requisitos de red a una
tecnología de base normal a disposición del público en general a un costo razonable.
Finalmente, en la década de 1990, la videoconferencia basada en IP (Internet Protocol) se
hizo posible, y se desarrollaron tecnologías de compresión de vídeo más eficaces ,
permitiendo videoconferencias desde el escritorio o computadora personal (PC). En 1992,
CU-SeeMe fue desarrollada en Cornell por Tim Dorcey et al. En
1995 Intel y Microsoft trabajan juntos para una estandarización inicial de actividades para
sistemas de comunicación de VoIP. En ese mismo año la primera videoconferencia pública
y emisión de paz entre los continentes de América del Norte y África tuvo lugar, vinculando
una feria tecnológica en San Francisco con un techno-rave y cyberdeli en Ciudad del Cabo.
En la ceremonia de apertura de los Juegos Olímpicos de Invierno en Nagano, Japón, Seiji
Ozawa llevó a cabo la Oda a la Alegría de la Novena Sinfonía de Beethoven
simultáneamente en los cinco continentes en tiempo casi real.
En la década del 2000, la videotelefonía se popularizó a través de servicios de Internet
gratuitos como Messenger o iChat, programas de telecomunicaciones en línea que
promueve la videoconferencia a prácticamente todas las localidades con conexión a
Internet.
En mayo de 2005, los primeros sistemas de alta definición de video conferencia, producidos
por LifeSize Communications, fueron exhibidos en la feria Interop en Las Vegas, Nevada,
capaz de proporcionar 30 fotogramas por segundo a una resolución de pantalla 1280 x
720.6 En la actualidad, resolución de alta definición aún no se ha convertido en una
característica estándar, pero es ofrecida por los mejores proveedores o más importantes
en el mercado de la videoconferencia.
Unos meses más tarde NETConference Sitio Web NETConference mostró su plataforma
de Videoconferencias Online, la primera en servicios distribuidos en la nube o cloud, más
similar a las Conferencias Web que a sistemas de videoconferencia propiamente dichos,
no obstante esta plataforma superó ampliamente las expectativas dadas sus avanzadas
características y calidad de servicio que permiten ofrecer varias calidades de vídeo, alta
definición hasta FullHD, al tiempo que incluyó una importante función hasta entonces poco
tenida en cuenta, la Seguridad en las comunicaciones, la seguridad ofrecida superaba en
gran modo a las anteriores, un gran salto en seguridad ya que no solo permitía conexiones
cifradas, si no que además encriptaba las propias comunicaciones, permitiendo a las
empresas y entidades poder adoptar medidas eficaces en materia de seguridad de
comunicaciones.
En 2012, MashMeTV [1] lanzaría al mercado un nuevo concepto que revolucionaría la
videoconferencia: la videocolaboración. Este nuevo servicio incluiría a la videoconferencia
como núcleo del transcurso de múltiples actividades colaborativas, como la compartición
de documentos o la posibilidad de ver vídeos de forma totalmente sincronizada mientras la
videoconferencia se mantiene online. Actualmente existe una demanda creciente de

P á g i n a 9 | 70
empresas que han dado el salto de la videoconferencia al video colaboración, la cual ha
supuesto un importante avance tecnológico con la implementación de Wert como sustituto
de la tecnología Flash.
El 19 de mayo de 2013 el aventurero británico Daniel Hughes hizo la videoconferencia
desde mayor altura. Para ello realizó una video llamada con un Smartphone dotado de un
modem satélite BGAN a la BBC desde la cima del monte Everest, a 8.848 metros sobre el
nivel del mar7.

Tecnología
La tecnología básica utilizada en sistemas de videoconferencia es la compresión digital de
audio y vídeo en tiempo real que llega por Enlace por un Circuito de la señal Fibra Óptica y
en forma simultánea por señal de evento por satélite los 2 Consolas. El hardware o software
que realiza la compresión se llama códec (codificador / decodificador). Se pueden lograr
tasas de compresión de hasta 1:500. El flujo digital resultante de 1s y 0s se divide en
paquetes etiquetados, que luego se transmiten a través de una red digital (por lo general
ISDN o IP).
Hay, básicamente, dos tipos de sistemas de videoconferencia:
1- Sistemas de videoconferencia dedicados: Posee todos los componentes necesarios
empaquetados en un solo equipo, por lo general una consola con una cámara de vídeo de
alta calidad controlada remotamente. Hay varios tipos de dispositivos de videoconferencia
dedicada:

 Videoconferencia para grandes grupos: son dispositivos grandes , no portátiles, más


costosos utilizados para grandes salas y auditorios.
 Videoconferencia para grupos pequeños: no son portátiles, son más pequeños y menos
costosos, utilizados para salas de reuniones pequeñas.
 Videoconferencias individuales: son generalmente dispositivos portátiles, destinados a
usuarios individuales, tienen cámaras fijas, micrófonos y altavoces integrados en la
consola.(ver Anexo)
2- Sistemas de escritorio: Los sistemas de escritorio son complementos –adobos-(Por lo
general tarjetas de hardware) a los PC normales, transformándolas en dispositivos de
videoconferencia. Una gama de diferentes cámaras y micrófonos pueden ser utilizados con
la tarjeta, que contiene el códec e interfaces de transmisión necesarias. La mayoría de los
sistemas de escritorios trabajan estándar H.323. Las Videoconferencias realizadas a través
de ordenadores dispersos son también conocidas como e-meetings o conferencias web.8

Seguridad
La gran mayoría de las soluciones para conferencia web utilizan protocolo de
cifrado SSL de 128 bits para el acceso seguro a las salas de conferencia y alguno a 256
bits, no obstante estos niveles quedan ya obsoletos.
Los grandes fabricantes, Polco o Tandera, ofrecen de forma opcional la implementación de
servidores de seguridad que ofrecen cifrado de hasta 1024 bits, encareciendo notablemente
el coste total de propiedad y precio final de las soluciones.
Por el momento solo la plataforma NETConference Sitio Web NETConference es capaz de
ofrecer un nivel superior a los 1024 bits, nivel que actualmente usan las plataformas
financieras y bancarias, así como de cifrar las propias comunicaciones hasta 4096 bits, lo
que le convierte en la plataforma de comunicaciones más segura y la única capaz de ser
usada por todos aquellos que se encuentren incluidos en alguno de los niveles de la Ley de
Protección de Datos española o LOPD.

P á g i n a 10 | 70
Videoconferencia en la educación
El uso de las videoconferencias por parte de profesores y alumnos supone beneficios, para
las entidades educativas. Estos beneficios son: Esta técnica hace inclusión de un nuevo
concepto propia de la enseñanza concepto de espacio educativo en el que se superan las
barreras de la separación física a distancia; dando lugar por lo tanto a nuevas formas de
organización, metodologías e interacciones.
- Ahorro de costos; ya que evita desplazamientos, gastos en viáticos9 y contaminación.
- Intercambio de ideas, conocimientos e información.
- Aumento en productividad y ventaja competitiva entre los usuarios de este medio
tecnológico
- Una alternativa adicional para el mejor aprovechamiento de los recursos de computo
- Reunir académicos situados en diferentes lugares geográficos.
- Planear estrategias de investigación y cooperación.
Es muy importante la motivación de los alumnos, informarles de la experiencia a que van a
ser sometidos:, cuáles van a ser los medios técnicos, las materias, la duración, los
participantes en la experiencia la cual contempla un período previo de selección materias y
de estudio conjunto de metodología, así como del material pedagógico más adecuado para
acompañar la clase (apuntes, vídeo...)
La anterior nos ayuda a reflexionar y a multiplicar los diversos beneficios de la
videoconferencia en la educación, además esto significará para el docente innovador,
cambios en sus metodologías e imprescindible ser portador de la competencia tecnológica.
Skype
Skype es la herramienta más popular, con una calidad de audio y vídeo excelente, está
disponible para todo sistema operativo, desde Windows a Mac, pasando por Android,
Kindle, etc. Es gratuita en su versiónica. Permite hacer gratuitamente videoconferencias de
hasta 25 personas.
Google Hangouts
Hangouts como herramienta de Google, se caracteriza por su potencia. Permite de forma
gratuita videoconferencias grupales de hasta 12 usuarios, con elevada velocidad y calidad
de transmisión sobre la base de los potentes servidores de Google.
Otros
FaceTime, Facebook, WhatsApp, Google Duo y BlackBerry Messenger también permiten
videollamadas.

Salas Virtuales
Las salas virtuales (virtual romos) para reuniones o conferencias utilizando servicios de Internet, son
actualmente ya una solución consolidada para mejorar el rendimiento del negocio en empresas de
todo tipo de tamaño, incluidas las pymes.
Interactúe con cualquier persona (empleado, cliente o socio de la organización) en cualquier lugar y
a cualquier hora para finalizar los proyectos de manera más rápida. Comparta aplicaciones,
presentaciones y documentos de la empresa, productos y servicios, o incluso el escritorio de su
PC en tiempo real con los usuarios que usted determine, cada uno localizado en diferentes
ubicaciones físicas. Estas son tan solo algunas de las principales ventajas que ofrecen estos servicios
web de salas virtuales. Una sala virtual es un servicio web accesible desde el navegador o a veces
utilizando un software propietario, en donde interactúan una serie de usuarios invitados al evento

P á g i n a 11 | 70
y coordinados por un usuario moderador, los cuales comparten dentro de dicho entorno virtual,
contenidos de video, chat, audio e intercambio de documentos.

Las salas virtuales tienen dos aplicaciones preponderantes dentro de las pymes; la primera y de mayor
impacto es como herramienta de la fuerza de ventas. Imagine que su empresa tiene clientes
dispersos en diferentes localidades, y su catálogo de productos o servicios se actualiza
periódicamente, con lo que sus agentes vendedores cada tanto tiempo tienen que ir a visitar a sus
clientes para hacer las presentaciones y nuevas adecuaciones sobre sus productos. En vez de hacer
todo esto al modo tradicional ahora piense hacerlo desde un entorno virtual accesible desde el
navegador web de su cliente vía una invitación por e-mail que usted le envía. Usando la sala virtual
su equipo desde sus oficinas matriz puede realizar la tarea de ventas de forma global a toda su cartera
de cliente (o grupo de clientes invitados), y todo sin ser sensible a la distancia geográfica entre
participantes. Rápido, fácil y económico (esto último por los ahorros en viáticos y viajes que se
suprimen).

La otra aplicación de fuerte demanda de las salas virtuales en las pymes es la del auto-entrenamiento
y dirección administrativa del grupo a distancia. Muchas pymes están distribuidas entre diversas
oficinas localizadas en diferentes localidades, o bien tienen socios, colaboradores o distribuidores
dispersos geográficamente. Una sala virtual nos es de gran utilidad para realizar las ponencias de los
cambios más recientes en la estrategia comercial de la organización sin movilizar a ninguna persona,
así como para brindar entrenamiento básico sobre los cambios en el catálogo de productos de la
empresa, nuevas disposiciones gerenciales y prácticas empresariales, etc.
Las salas virtuales pueden implementarse bajo dos modalidades. La primera sería adquirir un
software propietario para este propósito; instalarlo en un servidor web de la empresa, y desde ahí
ofrecer por nosotros mismos el servicio de la sala virtual. En esta modalidad el proveedor dominante
a nivel mundial es Microsoft con su Office Comunicativos Server.

La segunda modalidad seria en un servicio Sahas bajo pago de renta (que por cuestiones
económicas es lo más utilizado en las pymes). En este rubro el líder mundial indiscutible es Web Ex
con su servicio Meeting Center. Aquí también Microsoft tiene presencia con Office Live Meeting,
que también trabaja bajo modalidad Sahas.
Claro está que existen otros proveedores locales (a cada país) que han desarrollado sus propias
herramientas y servicios de salas virtuales; no hacemos referencia de ellos en esta ocasión ya que no
tenemos referencia particular de sus servicios en comparación con los de Web Ex y Microsoft que en
este post referimos.
Más Información | Web Ex Más Información | Microsoft Office Live Meeting Más Información
| Microsoft Office Comunicativos Server En Tecnología Pyme | Sahas

P á g i n a 12 | 70
Base de datos relacionales
Navegación Ir
Véase también: Base de datos objeto-relacional
La base de datos relacional (BDR) es un tipo de base de datos (BD) que cumple con
el modelo relacional (el modelo más utilizado actualmente para implementar las BD ya
planificadas).
Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar Frank Codd,1 de los
laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo
paradigma en los modelos de base de datos.2
Características comunes

 Una base de datos se compone de varias tablas o relaciones.


 No pueden existir dos tablas con el mismo nombre ni registro.
 Cada tabla es a su vez un conjunto de campos (columnas) y registros (filas).
 La relación entre una tabla padre y un hijo se lleva a cabo por medio de las claves
primarias y claves foráneas (o ajenas).
 Las claves primarias son la clave principal de un registro dentro de una tabla y estas
deben cumplir con la integridad de datos.
 Las claves ajenas se colocan en la tabla hija, contienen el mismo valor que la clave
primaria del registro padre; por medio de estas se hacen las formas relacionales.

Elementos
Véase también: Dato
Relaciones (características en común)
En una BDR, todos los datos se almacenan y se accede a ellos por medio de relaciones
previamente establecidas.
Relaciones base
Las relaciones que almacenan datos son llamadas relaciones base y su implementación
es llamada "tabla".
Relaciones derivadas
Otras relaciones no almacenan datos, pero son calculadas al aplicar operaciones
relacionales. Estas relaciones son llamadas relaciones derivadas y su implementación es
llamada "vista" o "consulta". Las relaciones derivadas son convenientes ya que expresan
información de varias relaciones actuando como si fuera una sola tabla.
Restricciones
Una restricción es una limitación que obliga el cumplimiento de ciertas condiciones en la
BD.
Algunas no son determinadas por los usuarios, sino que son inherentemente definidas por
el simple hecho de que la BD sea relacional. Algunas otras restricciones las puede definir
el usuario, por ejemplo, usar un campo con valores enteros entre 1 y 10.
Las restricciones proveen un método de implementar "reglas" en la base de datos.
Las restricciones limitan los datos que pueden ser almacenados en las tablas.
P á g i n a 13 | 70
Usualmente se definen usando expresiones que dan como resultado un valor booleano,
indicando si los datos satisfacen la restricción o no.
Las restricciones no son parte formal del modelo relacional, pero son incluidas porque
juegan el rol de organizar mejor los datos. Las restricciones son muy discutidas junto con
los conceptos relacionales.
Dominios
Un dominio describe un conjunto de posibles valores para cierto atributo. Como un dominio
restringe los valores del atributo, puede ser considerado como una restricción.
Matemáticamente, atribuir un dominio a un atributo significa "cualquier valor de este atributo
debe ser elemento del conjunto especificado".
Distintos tipos de dominios son: enteros, cadenas de texto, fecha, no procedurales, etc.
Cada tabla puede tener uno o más campos cuyos valores identifican de forma única cada
registro de dicha tabla, es decir, no pueden existir dos o más registros diferentes cuyos
valores en dichos campos sean idénticos. Este conjunto de campos se llama clave única.
Pueden existir varias claves únicas en una determinada tabla, y a cada una de éstas suele
llamársele candidata a clave primaria.
Clasificación de Claves
Clave primaria
Artículo principal: Clave primaria
Una clave primaria es una clave única (puede estar conformada por uno o más campos de
la tabla) elegida entre todas las candidatas que define unívocamente a todos los demás
atributos de la tabla para especificar los datos que serán relacionados con las demás tablas.
La forma de hacer esto (relación entre tablas) es por medio de claves foráneas.
Clave externa o foránea
Artículo principal: Clave foránea
Una clave foránea es una referencia a una clave en otra tabla, determina la relación
existente en dos tablas. Las claves foráneas no necesitan ser claves únicas en la tabla
donde están y sí a donde están referenciadas.
Por ejemplo, el código de departamento puede ser una clave foránea en la tabla de
empleados. Se permite que haya varios empleados en un mismo departamento, pero habrá
uno y sólo un departamento por cada clave distinta de departamento en la tabla de
departamentos.
Clave índice
Véase también: Índice (base de datos)
Las claves índices surgen con la necesidad de tener un acceso más rápido a los datos. Los
índices pueden ser creados con cualquier combinación de campos de una tabla. Las
consultas que filtran registros por medio de estos campos, pueden encontrar los registros
de forma no secuencial usando la clave índice.
Las bases de datos relacionales incluyen múltiples técnicas de ordenamiento, cada una de
ellas es óptima para cierta distribución de datos y tamaño de la relación.
Los índices generalmente no se consideran parte de la base de datos, pues son un detalle
agregado. Sin embargo, las claves índices son desarrolladas por el mismo grupo de
programadores que las otras partes de la base de datos.

P á g i n a 14 | 70
Procedimientos almacenados
Artículo principal: Procedimientos almacenados
Un procedimiento almacenado es código ejecutable que se asocia y se almacena con la
base de datos. Los procedimientos almacenados usualmente recogen y personalizan
operaciones comunes, como insertar un registro dentro de una tabla, recopilar información
estadística, o encapsular cálculos complejos. Son frecuentemente usados por un API por
seguridad o simplicidad.
Los procedimientos almacenados no son parte del modelo relacional, pero todas las
implementaciones comerciales los incluyen.

Estructura
La base de datos se organiza en dos marcadas secciones; el esquema y los datos (o
instancia).
El esquema es la definición de la estructura de la base de datos y principalmente almacena
los siguientes datos:

 El nombre de cada tabla


 El nombre de cada columna
 El tipo de dato de cada columna
 La tabla a la que pertenece cada columna
Las bases de datos relacionales pasan por un proceso al que se le conoce
como normalización de una base de datos, el resultado de dicho proceso es un esquema
que permite que la base de datos sea usada de manera óptima.
Los datos o instancia es el contenido de la base de datos en un momento dado. Es en sí,
el contenido de todos los registros.

Manipulación de la información
Para manipular la información utilizamos un lenguaje relacional, actualmente se cuenta con
dos lenguajes formales el álgebra relacional y el cálculo relacional. El álgebra relacional
permite describir la forma de realizar una consulta, en cambio, el cálculo relacional sólo
indica lo que se desea devolver.
El lenguaje más común para construir las consultas a bases de datos relacionales es
el SQL (Estructurad Quera Lenguaje), un estándar implementado por los principales
motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales integradas.
En el modelo relacional los atributos deben estar explícitamente relacionados a un nombre
en todas las operaciones, en cambio, el estándar SQL permite usar columnas sin nombre
en conjuntos de resultados, como el asterisco taquigráfico ( * ) como notación de consultas.
Al contrario del modelo relacional, el estándar SQL requiere que las columnas tengan un
orden definido, lo cual es fácil de implementar en una computadora, ya que la memoria es
lineal.
Es de notar, sin embargo, que en SQL el orden de las columnas y los registros devueltos
en cierto conjunto de resultado nunca está garantizado, a no ser que explícitamente sea
especificado por el usuario.

Gestores de base de datos relacionales


Existe un tipo de software exclusivamente dedicado a tratar con bases de datos
relacionales, conocido como Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales
P á g i n a 15 | 70
(SGBDR, o RDBMS del inglés Relational Database Management System), también
llamados manejadores o gestores de las BDR.
Entre los gestores actuales más populares existen:

 Microsoft SQL Server.


 Oracle.
 DB2.
 PostgreSQL.
 MariaDB
 MySQL.

Ventajas y desventajas
Ventajas

 Provee herramientas que garantizan evitar la duplicidad de registros.


 Garantiza la integridad referencial, así, al eliminar un registro elimina todos los registros
relacionados dependientes.
 Favorece la normalización por ser más comprensible y aplicable.
Desventajas

 Presentan deficiencias con datos gráficos, multimedia, CAD y sistemas de información


geográfica.
 No se manipulan de forma manejable los bloques de texto como tipo de dato.
 Las bases de datos orientadas a objetos (BDOO) se propusieron con el objetivo de
satisfacer las necesidades de las aplicaciones anteriores y así, complementar pero no
sustituir a las bases de datos relacionales.

Diseño de las bases de datos relacionales


El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se
quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información disponible
y la información que necesitamos.
La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital
para la gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de una tabla consiste en
una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos
que contendrá cada uno de esos campos.
Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre,
apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de
campo, el ancho del campo, etc.
Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla, por
ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la dirección de este.
Generalmente los diferentes tipos de campos que se pueden almacenar son los siguientes:
Texto (caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora, Lógico (informaciones lógicas si/no,
verdadero/falso, etc.), imágenes.
En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es
determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre
especificando su tipo y su longitud.

P á g i n a 16 | 70
Lógica de base de datos
Composición de cinco modelos de base de
datos
Un modelo de base de datos (Data
Información Estructurada) es un tipo de
modelo de datos que determina la estructura
lógica de una base de datos y de manera
fundamental determina el modo de
almacenar, organizar y manipular los datos.
Entre los modelos lógicos comunes para
bases de datos se encuentran:

 Modelo jerárquico
 Modelo en red
 Modelo relacional
 Modelo entidad–relación
 Modelo entidad–relación extendido
 Base de datos orientada a objetos
 Modelo documental
 Modelo entidad–atributo–valor
 Modelo en estrella
Los modelos físicos de datos incluyen:

 Índice invertido
 Fichero plano
Otros modelos lógicos pueden ser:

 Modelo asociativo
 Modelo multidimensional
 Modelo cultivarlo
 Modelo semántico
 Base de datos XML
 Grafo etiquetado
 Triplestore'l'

Relaciones y funciones
Un sistema de gestión de base de datos puede implementar uno o varios modelos. La
estructura óptima depende de la natural organización de los datos de la aplicación y de los
requisitos de ésta, que incluyen ritmo de transacciones, fiabilidad, mantenibilidad,
escalabilidad y coste. La mayor parte de los sistemas de gestión de bases de datos están
construidos sobre un modelo de datos concreto, aunque es posible que soporten más de
uno.

P á g i n a 17 | 70
Sobre los distintos modelos físicos de datos se puede implementar cualquier modelo lógico.
La mayoría del software de base de datos ofrece al usuario cierto control sobre la
implementación física, dado el impacto que tiene en las prestaciones.
Un modelo no es sólo un modo de estructurar los datos: también define el conjunto de
operaciones que se pueden realizar con los datos. Por ejemplo el modelo relacional define
operaciones como SELECT y JOIN. Aunque esas operaciones no se ofrezcan
explícitamente en un lenguaje de consultas dado, proporcionan la base sobre la que un
lenguaje de consultas se diseña.

Modelo fichero plano

Modelo fichero plano


El modelo de fichero plano consiste en una sola matriz bidimensional de elementos, donde
todos los miembros en una columna dada tienen valores del mismo tipo, y todos los
miembros de la misma fila están relacionados entre ellos. Por ejemplo, las columnas
para nombre y clave pueden ser usadas para la seguridad de un sistema; cada fila indicará
el nombre y su correspondiente clave para un individuo. Las columnas en la tabla suelen
tener un tipo asociado, que la define como cadena de caracteres, fecha u hora, entero o
número de coma flotante. Este modelo tabular fue el precursor del modelo relacional.

Modelos tempranos
Estos modelos que se describen a continuación fueron populares en las décadas 1960-
1970, pero hoy en día se encuentran sólo en sistemas heredados. Se caracterizan
principalmente por tener características de navegación con fuertes conexiones entre la
estructura física y la lógica, y poseen alta dependencia en los datos.
Modelo jerárquico

Modelo jerárquico
En un modelo jerárquico, los datos están organizados en una estructura arbórea (dibujada
como árbol invertido o raíz), lo que implica que cada registro sólo tiene un padre. Las

P á g i n a 18 | 70
estructuras jerárquicas fueron usadas extensamente en los primeros sistemas de gestión
de datos de unidad central, como el Sistema IMS por IBM, y ahora se usan para describir
la estructura de documentos XML. Esta estructura permite relaciones 1:N entre los datos, y
es muy eficiente para describir muchas relaciones del mundo real: tablas de contenido,
ordenamiento de párrafos y cualquier tipo de información anidada.
Sin embargo, la estructura jerárquica es ineficiente para ciertas operaciones de base de
datos cuando el camino completo no se incluye en cada registro. Una limitación del modelo
jerárquico es su incapacidad para representar de manera eficiente la redundancia en datos.
En la relación Padre-hijo: El hijo sólo puede tener un padre pero un padre puede tener
múltiples hijos. Los padres e hijos están unidos por enlaces. Todo nodo tendrá una lista de
enlaces a sus hijos.
Modelo de red

Modelo en red
El modelo de red expande la estructura jerárquica, permitiendo relaciones N:N en una
estructura tipo árbol que permite múltiples padres. Antes de la llegada del modelo relacional,
el modelo en red era el más popular para las bases de datos. Este modelo de red (definido
por la especificación CODASYL) organiza datos que usan en dos construcciones básicas,
registros y conjuntos. Los registros contienen campos que puede estar organizados
jerárquicamente, como en el lenguaje COBOL. Los conjuntos definen relaciones N:N entre
registros: varios propietarios, varios miembros. Un registro puede ser un propietario de
varios conjuntos, y miembro en cualquier número de conjuntos.
El modelo en red es una generalización del modelo jerárquico, en tanto está construido
sobre el concepto de múltiples ramas (estructuras de nivel inferior) emanando de uno o
varios nodos (estructuras de nivel alto), mientras el modelo se diferencia del modelo
jerárquico en que las ramas pueden estar unidas a múltiples nodos. El modelo de red es
capaz de representar la redundancia en datos de una manera más eficiente que en el
modelo jerárquico.
Las operaciones del modelo de red se realizan por de navegación: un programa mantiene
la posición actual, y navega entre registros siguiendo las relaciones entre ellos. Los
registros también pueden ser localizados por valores claves.
Aunque no es una característica esencial del modelo, las bases de datos en red
implementan sus relaciones mediante punteros directos al disco. Esto da una velocidad de
recuperación excelente, pero penaliza las operaciones de carga y reorganización.

P á g i n a 19 | 70
Entre los SGBD más populares que tienen arquitectura en red se encuentran Total e IDMS.
IDMS logró una importante base de usuarios; en 1980 adoptó el modelo relacional y SQL,
manteniendo además sus herramientas y lenguajes originales.
La mayoría de bases de datos orientadas a objetos (introducidas en 1990) usan el concepto
de navegación para proporcionar acceso rápido entre objetos en una red. Objectivity/DB,
por ejemplo, implementa 1:1, 1:N, N:1 y N:N entre distintas bases de datos. Muchas bases
de datos orientadas a objetos también soportan SQL, combinando así la potencia de ambos
modelos.
Modelo de fichero invertido
En un fichero invertido o de índice invertido, los datos contenidos se usan como claves en
una tabla de consulta (look tabla), y los valores en la tabla se utilizan como punteros a la
localización de cada instancia. Esta es también la estructura lógica de los índices de bases
de datos modernas, los cuales introducen sólo el contenido de algunas columnas en esa
tabla de consulta. El modelo de fichero invertido puede poner los índices en ficheros planos
para acceder a sus registros de manera eficiente.
Implementaciones notables de este modelo de datos la realizó Adabas de Software AG,
aparecida en 1970. Adobas logró una importante base de usuarios y está soportada aún
hoy. En la década de 1980 adoptó el modelo relacional y SQL, manteniendo sus propias
herramientas y lenguajes.

Modelo relacional
Artículo principal: Modelo relacional

El modelo fue introducido por E.F. Cid en 19701 con el objetivo de querer hacer los SGBD
más independientes de las aplicaciones. Es un modelo matemático definido en términos
de lógica de predicados y teoría de conjuntos, y se han implementado con él SGBDs
para mainframe, ordenadores medios y microordenadores.
Los productos referidos como base de datos relacional de hecho implementan un modelo
que es sólo una aproximación al modelo matemático definido por Codd. Existen tres
términos usados con profusión en el modelo relacional de bases de
datos: relaciones, atributos y dominios. Una relación equivale a una tabla con filas y
columnas. Las columnas de una relación se llaman con rigor atributos, y el dominio es el
conjunto de valores que cada atributo puede tomar.
La estructura básica de datos del modelo relacional es la relación (tabla), donde la
información acerca de una determinada entidad (p. ej. "empleado") se almacena en tuplas
(filas), cada una con un conjunto de atributos (columnas). Las columnas de cada tabla
enumeran los distintos atributos de la entidad (el nombre del "empleado", dirección y
número de teléfono, p. ej.), de modo que cada tupla de la relación "empleado" representa
un empleado específico guardando los datos de ese empleado concreto.
Todas las relaciones (es decir, tablas) en una base de datos relacional han de seguir unas
mínimas reglas:

P á g i n a 20 | 70
1. el orden de los atributos es irrelevante
2. no puede haber tupas repetidas
3. cada atributo sólo puede tener un valor.
Una base de datos puede contener varias tablas, cada una similar al modelo plano. Una de
las fortalezas del modelo relacional es que un valor de atributo coincidente en dos registros
(filas) –en la misma o diferente tabla– implica una relación entre esos dos registros. Es
posible también designar uno o un conjunto de atributos como "clave", que permitirá
identificar de manera única una fila en una tabla.
Dicha clave que permite identificar de manera unívoca una fila en una tabla se denomina
"clave primaria". Las claves son habitualmente utilizadas para combinar datos de dos o más
tablas. Por ejemplo, una tabla de empleados puede contener una columna denominada
"departamento"", cuyo valor coincida con la clave de una tabla denominada
"departamentos". Las claves son esenciales a la hora de crear índices, que facilitan la
recuperación rápida de datos de tablas grandes. Una clave puede estar formada por
cualquier columna o por una combinación de varias columnas, denominándose clave
compuesta. No es necesario definir todas las claves por adelantado; una columna puede
usarse como clave incluso si no estaba previsto en origen.
Una clave que tenga un significado en el mundo físico (tal como un nombre de persona,
el ISBN de un libro o el número de serie de un coche) a veces se denomina clave "natural".
Si no existe una clave natural viable, se puede asignar un sucedáneo arbitrario (como dar
a una persona un número de empleado). En la práctica la mayor parte de las bases de
datos tienen a la vez claves sucedáneas y naturales, dado que las claves sucedáneas
pueden usarse internamente para crear enlaces íntegros entre filas, mientras que las claves
naturales tienen un uso menos fiable a la hora de buscar o enlazar con otras bases de
datos.
El lenguaje de interrogación más común utilizado con las bases de datos relacionales es
el Estructurad Quera Lenguaje (SQL).
Modelo dimensional
El modelo dimensional2 es una adaptación especializada del modelo relacional usado para
almacenar datos en depósitos de datos, de modo que los datos fácilmente puedan ser
extraídos usando consultas OLAP. En el modelo dimensional, una base de datos consiste
en una sola tabla grande de datos que son descritos usando dimensiones y medidas. Una
dimensión proporciona el contexto de un hecho (como quien participó, cuando y donde
pasó, y su tipo). Las dimensiones se toman en cuenta en la formulación de las consultas
para agrupar hechos que están relacionados. Las dimensiones tienden a ser discretas y
son a menudo jerárquicas; por ejemplo, la ubicación podría incluir el edificio, el estado y el
país. Una medida es una cantidad que describe el dato, tal como los ingresos. Es importante
que las medidas puedan ser agregados significativamente -por ejemplo, los ingresos
provenientes de diferentes lugares puedan sumarse.
En una consulta OLAP, las dimensiones y los hechos son agrupados y añadidos juntos para
crear un informe. El modelo dimensional a menudo es puesto en práctica sobre el modelo
relacional usando un esquema de estrella, consistiendo en una tabla que contiene los datos
y tablas circundantes que contienen las dimensiones. Dimensiones complicadas podrían
ser representadas usando múltiples tablas, usando un esquema de copo de nieve.
Un almacén de datos (data warehouse) puede contener múltiples esquemas de estrella que
comparten tablas de dimensión, permitiéndoles ser usadas juntas. El establecimiento de un
conjunto de dimensiones estándar es una parte importante del modelado dimensional.

Modelos post-relacionales

P á g i n a 21 | 70
Los productos que ofrecen un modelo de datos más general que el relacional se denominan
a veces post-relational.3 Como términos alternativos se oyen incluyen "bases de datos
híbridas", "bases de datos relacionales potenciadas con objetos" entre otros. El modelo de
datos de esos productos incorpora relaciones pero no limitadas por las restricciones del
principio de información de E.F. Codd, que requiere que toda información en la base de
datos debe ser modelada en términos de valores en relaciones nada más4
Algunas de estas extensiones al modelo relacional integran conceptos de tecnologías que
preceden el modelo relacional. Por ejemplo permiten representar un grafo dirigido con
árboles en los nodos. La compañía sones implementa este concepto en su GraphDB.
Algunos productos post-relacionales amplían los sistemas relacionales con caracterśiticas
no relacionales. Otros han llegado al mismo punto añadiendo características relacionales a
modelos pre-relacionales. Paradójicamente esto ha permitido a productos históricamente
pre-relacionales, como por ejemplo PICK y MUMPS, razonar su esencia post-relactional.
El Resource Space Model es un modelo de datos no relacional basado en clasificación
multi-dimensional.5
Modelo de grafo
Las bases de datos de grafos permiten incluso una estructura más general que una base
de datos en red, cualquier nodo puede estar conectado a cualquier otro.
Modelo multivaluados
Artículo principal: MultiValue
Las bases de datos multivaluadas contienen datos arracimados, en el sentido de que
pueden almacenar los datos del mismo modo que las bases de datos relacionales, pero
además permiten un nivel de profundidad al que las relacionales sólo se pueden aproximar
utilizando subtablas. Esto es prácticamente igual al modo en que XML representa los datos,
donde un campo/atributo dado puede contener múltiples valores a la vez. El multivalor se
puede considerar una forma de XML comprimida.
Un ejemplo puede ser una factura, la que puede ser vista como:

1. Encabezado, una entrada por factura


2. Detalle, una entrada por concepto
En el modelo multivaluado tenemos la opción de almacenar los datos como una sola tabla
(1), con tablas imbuidas representando el detalle.
Tiene la ventaja que la correspondencia entre la factura conceptual y la de la factura como
representación de datos es biunívoca. Esto redunda en menor número de lecturas, menos
problemas de integridad referencial y una fuerte disminución del hardware necesario para
soportar un volumen de transacciones dado.

P á g i n a 22 | 70
Modelo orientado a objetos

Modelo orientado a objetos


Artículo principal: Base de datos orientada a objetos
En la década de 1990, el paradigma de la orientación a objetos se aplicó a las bases de
datos creando un nuevo modelo llamado base de datos orientada a objetos. Esto tuvo el fin
de reducir la impedancia objeto-relacional, la sobrecarga de convertir la información de su
representación en la base de datos –como filas en tablas– a su representación en el
programa –típicamente como objeto–. Incluso más, los tipos de datos usados en una
aplicación pueden definirse directamente en la base de datos, preservando así la base de
datos la misma integridad de datos. Las bases de datos orientadas a objetos también
introducen las ideas clave de la programación orientada a objetos –encapsulación y
polimorfismo– en el mundo de las bases de datos.
Se han propuesto distintos modos de almacenar objetos en una base de datos. Algunos se
han aproximado desde la perspectiva de la programación, haciendo los objetos
manipulados por el programa persistente. Esto típicamente requiere la adición de algún tipo
de lenguaje de interrogación, ya que lo lenguajes tradicionales no tienen la posibilidad de
encontrar objetos basados en su contenido. Otros se han aproximado al problema desde la
perspectiva de la base de datos, definiendo un modelo orientado a objetos para la base de
datos, y definiendo un lenguaje de programación de dicha base de datos que permite tanto
capacidades de programación como de interrogación.
Las bases de datos orientadas a objetos sufren falta de estandarización; aunque han sido
definidos estándares por en Object Database Management Group nunca han sido
implementados con generalidad suficiente como para permitir la interoperatibilidad entre
productos. Sin embargo, las bases de datos orientadas a objetos han sido empleadas
eficazmente en distintas aplicaciones: generalmente en nichos especializados como
ingeniería o biología molecular, pero no de forma general con soporte comercial. Sin
embargo algunas de las ideas que ha aportado han sido recogidas por los fabricantes de
bases de datos relacionales y se han aplicado en extensiones al lenguaje SQL.
Una alternativa a la traducción entre objetos y relaciones es la de usar una librería Object-
Relational Mapping (ORM).

P á g i n a 23 | 70
Diseño de tablas
aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos
en los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos
proporciona Access 2007.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar
sus opciones.
En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

· El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos
que tiene la columna.
· Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
· Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una
tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
· Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas
con acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que
esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña
Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:

P á g i n a 24 | 70
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre


a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,
se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos
la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la
izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir
características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos
un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer,
por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la
columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el
nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

P á g i n a 25 | 70
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al
tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo
de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior
de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar
más características del campo, características que veremos
con detalle en la unidad temática siguiente.
A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga
que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en
la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.

P á g i n a 26 | 70
Gestión de Relaciones
PUBLICACIÓN DE LA NUEVA ISO 9001:2015

El 23 de septiembre de 2015, la International Organización for Standardization – ISO ha


publicado la quinta versión de la norma ISO 9001, cuyo origen se remonta al año 1987,
para convertirse en un estándar internacional de referencia para los Sistemas de Gestión de
la Calidad (SGC).

Todas las normas ISO son revisadas periódicamente con el objetivo de adaptar sus
requisitos a los cambios que se producen en el mercado y a las necesidades expresadas por
los consumidores.

Con más de 1,1 millones de certificados emitidos en todo el mundo, la norma ISO 9001
ayuda a las organizaciones a demostrar a sus clientes que puedan ofrecer productos y
servicios de muy buena calidad. También actúa como una herramienta para optimizar sus
procesos y hacerlos más eficientes en lo que hacen, permitiendo a las organizaciones a
adaptarse a un mundo cambiante, al proporcionar una base coherente para el crecimiento y
el éxito sostenido.

La implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en esta Norma


Internacional ISO 9001:2015 implica beneficios potenciales para una organización. Entre
éstos se pueden mencionar a los siguientes:

 Permite alcanzar la capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que


satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.
 Aporta un mayor énfasis en el compromiso de liderazgo.
 Ayuda a tratar los riesgos y las oportunidades relacionadas con el contexto y los objetivos
de la organización de una manera más estructurada.
 Fomenta el uso de un lenguaje simplificado y una estructura común, particularmente
útiles para las organizaciones que poseen múltiples sistemas de gestión, tales como los del
medio ambiente, salud y seguridad, o la continuidad del negocio.
 Contribuye a gestionar la cadena de suministro en forma más eficaz.
 Permite desarrollar el conocimiento de las organizaciones.
 Ayuda a alcanzar la capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de
gestión de la calidad especificados.

P á g i n a 27 | 70
NUEVA ISO 9001:2015 – SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

La reciente publicación de la version 2015 cuenta con importantes cambios que hacen que
la norma ISO 9001 se inserte firmemente en la concepcion de los negocios del siglo 21. Las
versiones anteriores de la norma ISO 9001 tenian muchos requisitos para procedimientos y
registros documentados, pero ahora el foco está en el rendimiento de las organizaciones, lo
que se logró mediante la combinación del enfoque a procesos, el ciclo Planificar-Hacer-
Verificar-Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos.

 El enfoque a procesos permite a una organización planificar sus procesos y sus


interacciones.
 El ciclo PHVA permite a una organización asegurarse de que sus procesos cuenten con
recursos y se gestionen adecuadamente, y que las oportunidades de mejora se determinen
y se actúe en consecuencia.
 El pensamiento basado en riesgos permite a una organización determinar los factores que
podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de la calidad se desvíen de los
resultados planificados, para poner en marcha controles preventivos para minimizar los
efectos negativos y maximizar el uso de las oportunidades a medida que surjan.

Este logro también se sustenta en los principios de gestión de calidad subyacentes en la


norma ISO 9001:2015, los que colectivamente pueden formar una base para el
rendimiento, la mejora, y la excelencia organizacional.

Hay muchas maneras diferentes de aplicar estos principios de gestión de calidad. La


naturaleza de la organización y los desafíos específicos que ésta enfrenta determinarán
cómo ponerlos en práctica.

Los principios de la gestión de la calidad en los que sustenta la norma ISO 9001:2015
son los siguientes:

1. ENFOQUE AL CLIENTE

PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD – ENFOQUE AL CLIENTE

El enfoque principal de gestión de la calidad es satisfacer las necesidades del cliente y


esforzarse para superar sus expectativas.
P á g i n a 28 | 70
Acciones que puede tomar la organización:

 Reconocer clientes directos e indirectos como los que reciben el valor de la organización.
 Comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes y sus expectativas.
 Vincular los objetivos de la organización con las necesidades y expectativas del cliente.
 Comunicar las necesidades y expectativas de los clientes en toda la organización.
 Medir y monitorear la satisfacción del cliente y tomar las acciones apropiadas.
 Determinar y realizar acciones en interés de las necesidades y expectativas que pueden
afectar la satisfacción del cliente.
 Gestionar activamente relaciones con los clientes para lograr el éxito sostenido.

2. LIDERAZGO:

PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD – LIDERAZGO

Los líderes de todos los niveles establecen la unidad de propósito y crean las condiciones
en que las personas se dedican a la consecución de los objetivos de calidad de la
organización.

Acciones que puede tomar la empresa:

 Comunicar la misión de la organización, la visión, estrategia, políticas y procesos a lo largo


la organización.
 Crear y sostener los valores compartidos, la equidad y modelos éticos de comportamiento
en todos los niveles de la organización.
 Establecer una cultura de confianza e integridad.
 Fomentar un compromiso de toda la organización con la calidad.
 Asegurar que los líderes de todos los niveles son ejemplos positivos para las personas de la
organización.
 Proporcionar a las personas los recursos necesarios, la formación y la autoridad para
actuar con responsabilidad.
 Inspirar, alentar y reconocer la contribución de las personas.

P á g i n a 29 | 70
3. COMPROMISO DE LAS PERSONAS

PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD – COMPROMISO DE LAS PERSONAS

Contar con personas competentes, capacitadas y comprometidas en todos los niveles a lo


largo de la organización resulta un componente esencial para que una organización
pueda mejorar su capacidad para crear y ofrecer valor.

Acciones que se pueden adoptar:

 Comunicarse con las personas para promover la comprensión de la importancia de su


contribución individual.
 Promover la colaboración a lo largo la organización.
 Facilitar la discusión abierta y compartir los conocimientos y las experiencias.
 Capacitar a las personas para mejorar su desempeño.
 Fomentar la auto-evaluación del desempeño frente a los objetivos personales.
 Llevar a cabo encuestas para evaluar la satisfacción de las personas con su trabajo,
comunicar los resultados, y tomar las acciones apropiadas.

4. ENFOQUE DE PROCESOS

P á g i n a 30 | 70
PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD – ENFOQUE DE PROCESOS

Se logran resultados consistentes y predecibles más eficaces y eficientemente cuando las


actividades se entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan
como un sistema coherente.

Acciones que se pueden tomar:

 Definir los objetivos del sistema y los procesos necesarios para alcanzarlos.
 Establecer la autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas para la gestión de
procesos.
 Comprender las capacidades de la organización y determinar los recursos y restricciones
previas a la acción.
 Determinar las interdependencias de proceso y analizar el efecto de las modificaciones a
los procesos individuales en el sistema como un todo.
 Administrar los procesos y sus interrelaciones como un sistema para lograr los objetivos
de calidad de la organización de manera eficaz y eficiente.
 Asegurar que la información necesaria está disponible para operar y mejorar los procesos
y para monitorear, analizar y evaluar el desempeño del sistema global.
 Administrar los riesgos que pueden afectar a los resultados de los procesos y en general
los resultados del sistema de gestión de calidad.

5. MEJORA

PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD – MEJORA

Las organizaciones exitosas tienen un enfoque continuo en la mejora.

Acciones a tomar:

 Promover la creación de objetivos de mejora en todos los niveles de la organización.


 Educar y formar a las personas en todos los niveles sobre cómo aplicar las herramientas y
metodologías básicas para alcanzar los objetivos de mejora.
 Asegurar que las personas son competentes para desarrollar exitosamente proyectos de
mejora.
 Desarrollar e implementar procesos para implementar proyectos de mejora en toda la
organización.
 Integrar las consideraciones de mejora en el desarrollo de productos nuevos o
modificados, servicios y procesos.
P á g i n a 31 | 70
 Reconocer las oportunidades de mejora.

6. TOMA DE DECISIONES BASADA EN LA EVIDENCIA

PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD – TOMA DE DECISIONES BASADA EN


LA EVIDENCIA

Las decisiones basadas en el análisis y evaluación de los datos y la información son más
propensos a producir los resultados deseados.

Acciones que se pueden llevar a la práctica:

 Determinar, medir y monitorear indicadores clave para demostrar el desempeño de la


organización.
 Proveer todos los datos necesarios disponibles a las personas pertinentes.
 Asegurar que los datos y la información son suficientemente precisos, fiables y seguros.
 Analizar y evaluar los datos y la información usando métodos adecuados.
 Asegurar que las personas son competentes para analizar y evaluar los datos según sea
necesario.
 Tomar decisiones y acciones basadas en la evidencia, en equilibrio con la experiencia y la
intuición.

7. GESTIÓN DE LAS RELACIONES

P á g i n a 32 | 70
PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD – GESTION DE LAS RELACIONES

Para el éxito sostenido, una organización gestiona sus relaciones con las partes
interesadas, como los proveedores o el entorno social cercano.

Acciones que puede tomar:

 Determinar las partes interesadas pertinentes (tales como proveedores, socios, clientes,
inversionistas, empleados y la sociedad en su conjunto) y su relación con la organización.
 Determinar y priorizar las relaciones con partes interesadas que deben ser gestionados.
 Establecer relaciones que equilibren ganancias a corto plazo con las consideraciones a
largo plazo.
 Generar y compartir información, conocimientos y recursos con las partes interesadas
pertinentes.
 Medir el desempeño y proporcionar retroalimentación a las partes interesadas, según
proceda, para mejorar las iniciativas de mejora.
 Establecer el desarrollo colaborativo y mejorar las actividades con proveedores, socios y
otras partes interesadas.
 Fomentar y reconocer las mejoras y los logros de los proveedores y socios.

TRANSICIÓN DE ISO 9001:2008 A ISO 9001:2015 – RECOMENDACIONES


(Continuación)
Continuando con las recomendaciones mencionadas en el artículo “ISO 9001:2015.
HACIA LA MADUREZ EN LA GESTIÓN” se deberían tener muy en cuenta los
siguientes aspectos:

1. Familiarizarse con el nuevo documento. Mientras que algunas cosas han cambiado,
muchas otras permanecen igual. Una matriz de correlación ayuda a identificar si las partes
de la norma se han trasladado a otras secciones.
2. Identificar las lagunas organizativas que deben que abordar para cumplir con los nuevos
requisitos.
3. Desarrollar un plan de implementación de los nuevos requisitos.
4. Proporcionar formación y sensibilización adecuada para todas las partes que tienen un
impacto en la eficacia de la organización.
5. Modificar el sistema de gestión de calidad existente para cumplir con los requisitos
revisados.
6. Dedicar especial cuidado al asesoramiento que se recibe, ya que esta versión ISO
9001:2015 exige que este asesoramiento esté basado no sólo en el mero conocimiento de
los requisitos normativos sino, y sobre todo, en formación académica de alto nivel y
experiencia gerencial para entender el negocio.
7. Hacer un Diagnóstico ISO 9001:2015 de la situación del SGC con respecto a los nuevos
requisitos.

Si bien se estima que habrá un periodo transitorio de convivencia de ambas versiones de la


norma ISO 9001, puede considerarse muy recomendable que cualquier tipo de
P á g i n a 33 | 70
organización, sin importar el tamaño, industria o sector, comience cuanto antes el proceso
de transición a la nueva Norma ISO 9001:2015.

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión


Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, Gestión de la
Energía, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001,
ISO 50001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades.

Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para
administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de
Gestión.

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que
resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta,
sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos
a medida y software as a servicie (software en la nube).

P á g i n a 34 | 70
Gestión de Registro
Introducción
La Gestión de registros es el área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático
de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos;
incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información
y prueba de las actividades y operaciones de la organización. La Gestión de registros regula
las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra
persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La Gestión de registros
en una organización incluye:

 El establecimiento de políticas y normas.


 La asignación de responsabilidades y competencias.
 El establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices.

 La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.


 El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados de
gestión de registros.
 La integración de la gestión de documentos en los sistemas y los procesos de las
organizaciones.

Todas las organizaciones necesitan identificar el marco reglamentario que afecta a sus
actividades y los requisitos para documentarlas. Las políticas y los procedimientos de las
organizaciones deberían reflejar la aplicación del marco reglamentario en sus procesos de
negocio. Una organización debería poder probar a través de sus documentos que realiza sus
actividades de acuerdo con el marco reglamentario.

Una organización debería establecer, documentar, mantener y promulgar políticas,


procedimientos y prácticas de gestión de documentos que aseguren que cubre sus necesidades
de información, evidencia y rendición de cuentas.

Beneficios
Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realización de las actividades propias
de cada organización. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco
reglamentario y facilitar la necesaria rendición de cuentas, las organizaciones deberían crear
y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de dichos
documentos durante todo el tiempo que sea necesario. Para lograr esto, las organizaciones
deberían establecer y llevar a cabo un exhaustivo programa de gestión de documentos en el
que:

P á g i n a 35 | 70
 Determinar los documentos que deberían ser creados en cada proceso y la
información que es necesaria incluir en dichos documentos.
 Decidir la forma y la estructura en que los documentos deberían crearse e incorporarse
al sistema, y las tecnologías que tienen que usarse.
 Determinar los metadatos que deberían crearse junto al documento y a lo largo de los
procesos relacionados con el mismo y cómo se vincularán y gestionarán dichos
metadatos a lo largo del tiempo.
 Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los
procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación
necesarios para cumplirlos.
 Decidir cómo organizar los documentos de manera que cumplan los requisitos
necesarios para su uso.
 Evaluar los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos que testimonien
las actividades realizadas.

 Que se conserven los documentos y se permita el acceso a los mismos a lo largo del
tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas
de la sociedad.
 Que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la
política de la organización.
 Que se garantice que los documentos se conservan en un entorno seguro.
 Que se garantice que los documentos sólo se conservan durante el periodo de tiempo
necesario o requerido.
 Que se identifiquen y evalúen las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o
calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una
mejor creación o gestión de los documentos.

Plan de archivo
El plan de archivo es una esquema integral que incluye las series documentales,
organización de los documentos, la ubicación de los documentos, las intrucciones para la
transferencia de documentos, las instrucciones de retención y disposición de los
documentos, y otras instrucciones específicas que ofrecen una guía para la gestión eficaz de
los registros.

El plan de archivo de OpenKM especifica cómo se organizan los registros una vez han sido
creados o recibidos, proporciona un "roadmap" para los registros creados y mantenidos por
una unidad organizativa y facilita la disposición de los registros.

El plan de archivo se crea detallando las series documentales en cada unidad organizativa,
así como proporcionar información de como se gestionan y por quién.

P á g i n a 36 | 70
Funcionalidades

El plan de archivo de OpenKM describe cada una de las series documentales dentro de la
organización, el lugar dónde deben almacenarse, el programa de retención, la disposición, y
la persona o personas responsables de su gestión. Consiste en:

 Describe los tipos de elementos que la organización reconoce como registros.


 La clasificación de los registros en una amplia gama de categorías.
 Indica donde se almacenan los registros.
 Describe los períodos de retención de los registros.
 Establece quién es responsable de la gestión de los distintos tipos de registros.

Herencia

Permite la herencia entre series documentales.

 Herencia, desde una serie documental padre a una hija.


 Extiende una serie documental.
 Clona una serie documental.

Seguridad

Establece la seguridad a nivel de cada serie documental.

 Seguridad basada en el sistema plugable de OpenKM.


 Permite crear un modelo propio de seguridad dinámico para cada serie documental. Por
ejemplo, basado en el valor de los metadatos.

Gestión de registros

 Gestión de registros basado en el sistema plegable de OpenKM.


 Permite crear un modelo propio de lógica para cada serie documental. Por ejemplo, cada
serie documental se puede promover como "registro" en base a sus valores de metadatos.
 Lógica dinámica para evaluar la "promoción como registro".

Buscador

Define las búsquedas más comunes basadas en las series documentales.

Clasificación de las actividades de la organización

La clasificación de las actividades de la organización representa una poderosa herramienta


de apoyo para el desarrollo de las mismas, y para muchos de los procesos de gestión de
documentos, como:

P á g i n a 37 | 70
 El establecimiento de vínculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan
una representación continua de la actividad.
 La garantía de que los documentos se denominan de un modo coherente a lo largo del
tiempo.
 La ayuda en la recuperación de todos los documentos relacionados con una función o una
actividad concretas.
 La definición de niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos.
 La atribución de permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos de
documentos u operar en los mismos.
 La distribución de la responsabilidad de la gestión de determinados grupos de
documentos.
 La distribución de los documentos para la realización de las tareas oportunas.
 El establecimiento de plazos y medidas de conservación y disposición apropiadas.

Cuadros de clasificación

Los cuadros de clasificación reflejan las actividades de la organización, de la que dependen


y suelen basarse en un análisis de las mismas. Los cuadros pueden ser usados como soporte
de una serie de procesos de gestión de documentos. Las organizaciones deberían fijar el
grado de control de la clasificación que requieren para cumplir sus objetivos.

Catalogación

 Catalogación basada en el sistema plegable de OpenKM.


 Permite crear ubicaciones dinámicamente en base a los valores de un registro.
 Asistente dinámico que demanda la introducción de metadatos en base a cada serie
documental.

Disposición

 Disposición basada en el sistema plegable de OpenKM.


 Permite establecer el tiempo de retención.
 Permite crear dinámicamente una disposición en base a los valores de los registros.

P á g i n a 38 | 70
DISEÑO DE FORMULARIOS
 Encabezados, secciones de detalle y pies
 Crear nuevo formulario con herramientas de diseño
o Cuadro de herramientas
o Lista de campos
o Barra de herramientas Formato
o Propiedades cuadro de texto
o Propiedades de etiqueta
o Propiedades del formulario
 Resultado del diseño

ENCABEZADOS, SECCIONES DE DETALLE Y PIES

Normalmente colocaremos la información que deseamos presentar de la tabla o consulta


subyacente en la sección de detalle en el centro de la ventana Formulario. Podemos
añadir un encabezado en la parte superior de la ventana o un pie en la parte inferior de la
misma para visualizar la información o los controles que no es necesario cambiar con
cada registro diferente.

El área superior de la ventana que contiene el título Personal de la Universidad es el


encabezado del formulario. En la parte inferior de la ventana se encuentra el pie del
formulario. En la esquina inferior izquierda del formulario podemos ver un cuadro con el
número de registro como el que aparecen en las tablas y consultas en el modo de ver
Hoja de datos. Pulse el botón de flecha que se encuentra a la derecha del número de
registro y verá el registro de la siguiente persona en la sección de detalle del formulario.

CREAR NUEVO FORMULARIO CON HERRAMIENTAS DE DISEÑO

Para empezar a construir un nuevo formulario, abra la base de datos. Seleccione la tabla
o consulta que desea utilizar en el formulario en la ventana Base de datos. Seleccione
Nuevo formulario en la lista desplegable del botón Nuevo objeto de la barra de
herramientas, o elija Formulario en el menú Insertar, y Microsoft Access presentará el
cuadro de diálogo Nuevo formulario, mostrado en la siguiente figura.

P á g i n a 39 | 70
En el cuadro combinado situado en la parte inferior del cuadro de diálogo, Access
visualiza el nombre de la tabla o consulta que ha sido seleccionada en la ventana Base de
datos. Si desea seleccionar una tabla o consulta diferente, puede abrir la lista desplegable
del cuadro combinado para ver todas las tablas y consultas de la base de datos.

Seleccione Modo de ver Diseño en el cuadro de diálogo y después pulse el botón Aceptar.
Access abre la ventana Formulario en el modo de ver Diseño y además muestra una caja
de herramientas que contiene las diversas herramientas de diseño.

Access visualiza un formulario con una sección de detalle en blanco (una cuadricula gris).
Puede señalar el borde de la sección de detalle con el puntero del ratón y arrastrarlo para
ampliar o reducir dicha sección. Podemos eliminar la cuadrícula de puntos de la sección
de detalle eligiendo la orden Cuadrícula en el menú Ver. Si desea añadir encabezados y
pies al formulario, elija la orden Encabezado/Pie del formulario del menú Formato.

Inicialmente, la sección de detalle presenta una anchura de 10 centímetros y una altura de


3 centímetros. Las divisiones de "centímetro" que podemos ver en las reglas están
directamente relacionadas con el tamaño y resolución de su pantalla. En una pantalla
VGA estándar de 640 por 480 pixeles, la pantalla completa es aproximadamente de 25
centímetros de anchura por 18 centímetros de altura. Por omisión, Access establece la
cuadrícula a 5 puntos por centímetro tanto horizontal como verticalmente. Podemos
cambiar la densidad de los puntos de la cuadrícula cambiando los parámetros Línea X y
Línea Y de la hoja de propiedades del formulario.

Los números introducidos en los parámetros Línea X y Línea Y indican a Microsoft Access
el número de intervalos por unidad de medida que desea en la cuadrícula de diseño.
Podemos proporcionar un número comprendido entre 1 (el más espaciado) y 64 (el más
fino).

Podremos ver los puntos de la cuadrícula si seleccionamos un ajuste en centímetros de 9


o inferior. Si establecemos una cuadrícula más fina, Access no visualizará los puntos de la
cuadrícula, pero todavía podremos utilizar esta cuadrícula para alinear los controles.
Access siempre visualiza las líneas de la cuadrícula en intervalos de 1 centímetro, incluso
cuando haya establecido valores demasiado pequeños para la Línea X o la Línea Y.

Cuadro de herramientas

El cuadro de herramientas, mostrado más abajo, es el "centro de órdenes" del diseño de


formularios. Puede desplazar la caja de herramientas a través de la pantalla arrastrando
P á g i n a 40 | 70
su barra de título. También puede cambiar la forma de la caja de herramientas
arrastrando sus bordes o esquinas. Si lo desea, puede desplazar la caja de herramientas
a la parte superior del área de trabajo y "ubicarla" como una barra de herramientas. Para
cerrar la caja de herramientas, pulse el botón Cerrar situado en la esquina superior
derecha de la misma, elija nuevamente la orden Caja de herramientas del menú Ver, o
pulse el botón Caja de herramientas de la barra de herramientas.

La caja de herramientas contiene los botones de todos los controles que se pueden
utilizar en el diseño de un formulario. Cuando desee colocar un determinado control en el
formulario, pulse el botón correspondiente a ese control en la caja de herramientas.
Cuando desplace el puntero del ratón sobre el formulario, cambiará su apariencia
convirtiéndose en un icono que representa la herramienta que ha sido seleccionada. Sitúe
el puntero del ratón en el lugar donde desea colocar el control, y pulse el botón izquierdo
del ratón para colocar el control sobre el formulario. Si desea cambiar el tamaño del
control en el momento de su colocación en el formulario, haga clic y arrastre el puntero del
ratón al tamaño deseado. (También puede cambiar el tamaño de un control una vez
colocado arrastrando sus bordes o esquinas.)

Herramienta Seleccionar objetos. Es la herramienta predeterminada. Utilice esta


herramienta para seleccionar, cambiar el tamaño y editar los controles.

Botón Asistente para controles. Pulse este botón para activar el Asistente para controles.
Cuando este botón aparece presionado, un Asistente para controles le ayudará a
introducir las propiedades del control siempre que cree un nuevo grupo de opción, cuadro
combinado, cuadro de lista o botón de comando.

Herramienta Etiqueta. Utilice esta herramienta para crear controles de etiqueta que
contengan un texto fijo en el formulario. Por omisión, la mayor parte de los controles
poseen un control de etiqueta asociado a los mismos. Puede utilizar esta herramienta
para crear etiquetas independientes en los encabezados o para colocar instrucciones en
el formulario.

Herramienta Cuadro de texto. Utilice esta herramienta para crear controles de cuadro de
texto para visualizar campos de texto, números, fechas, horas y memo en el formulario.
Puede unir un cuadro de texto a uno de los campos de la tabla o consulta subyacente. Si
permite actualizar un cuadro de texto que depende de un campo, podrá cambiar el valor
de dicho campo (de la tabla o consulta subyacente) introduciendo un nuevo valor en el

P á g i n a 41 | 70
cuadro de texto. También podemos utilizar un cuadro de texto para el cálculo de valores
utilizando expresiones.

Herramienta Grupo de opciones. Utilice esta herramienta para crear un grupo de opciones
que contenga uno o más botones de alternar, botones de opción o casillas de verificación.
Podemos asignar un valor numérico independiente para cada botón o casilla de
verificación que se incluya en el grupo. Cuando posea más de un botón o casilla de
verificación en un grupo, sólo uno de ellos podrá estar seleccionado en un momento dado,
y el valor asignado a ese botón o casilla seleccionada se convertirá en el valor del grupo
de opciones. Puede seleccionar uno de los botones o casillas del grupo como valor
predeterminado para el grupo. Si enlaza el grupo de opción a un campo de la tabla o
consulta subyacente, podría establecer un nuevo valor para el campo al seleccionar un
botón o casilla del grupo.

Herramienta Botón de alternar. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de
alternar que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o sí/no. Cuando
hace clic en un botón de alternar, su valor pasa a ser -1 (para representar activado,
verdadero o sí) y el botón aparecerá presionado. Haga clic en este botón de nuevo y su
valor pasara a ser 0 (para representar desactivado, falso o no). Puede incluir un botón de
alternar en un grupo de opción y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un
grupo con varios botones de alternar, cualquier botón de alternar, botón de opción o
casilla de verificación previamente elegido será desactivado cuando haga clic en un nuevo
botón de alternar y éste adquiera el valor activado. Si enlaza el botón de alternar a un
campo de la tabla o consulta subyacente, podrá alternar el valor del campo haciendo clic
en el botón de alternar.

Herramienta Botón de opción. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de
opción (también denominado algunas veces control de botón de radio) que contenga un
valor activado/desactivado, verdadero/falso o si/no. Cuando hace clic en un botón de
opción, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o si) y aparecerá un
circulo negro en el centro del botón. Haga clic en este botón de nuevo y su valor pasará a
ser 0 (para representar desactivado, falso o no). Puede incluir un botón de opción en un
grupo de opciones y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un grupo con varios
botones de opción, cualquier botón de alternar, botón de opción o casilla de verificación
previamente elegido será desactivado cuando haga clic en un nuevo botón de opción para
activarlo. Si enlaza el botón de opción a un campo de la tabla o consulta subyacente,
podrá alternar el valor del campo haciendo clic en el botón de opción.

Herramienta Casilla de verificación. Utilice esta herramienta para crear un control de


casilla de verificación que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o
si/no. Cuando hace clic en una casilla de verificación, su valor pasa a ser -1 (para
representar activado, verdadero o sí) y aparecerá una X en el interior de la casilla. Haga
clic en esta casilla de nuevo y su valor pasará a ser 0 (para representar desactivado, falso
o no), y la X desaparecerá de su interior. Puede incluir una casilla de verificación en un
grupo de opción y asignar a la casilla un valor numérico único. Si crea un grupo con varias
casillas de verificación, cualquier botón de alternar, botón de opción o casilla de
verificación previamente elegida será desactivada cuando haga clic en una nueva casilla
de verificación para activarla. Si enlaza la casilla de verificación a un campo de la tabla o
consulta subyacente, puede alternar el valor del campo haciendo clic en la casilla de
verificación.

P á g i n a 42 | 70
Herramienta Cuadro combinado. Utilice esta herramienta para crear un cuadro combinado
que contenga una lista de posibles valores para el control y un cuadro de texto que pueda
ser editado. Para crear la lista, puede introducir los valores en la propiedad Origen de la
fila del control. También puede especificar una tabla o una consulta como origen de los
valores de la lista. Microsoft Access visualiza el valor actualmente seleccionado en el
cuadro de texto. Cuando pulse el botón de flecha abajo situado en el extremo derecho del
cuadro, Access muestra los valores de la lista. Elija un nuevo valor en la lista para
cambiar el valor del control. Si el cuadro combinado está unido a un campo de la tabla o
consulta subyacente, podrá cambiar el valor del campo eligiendo un nuevo valor de la
lista. Puede enlazar varias columnas a la lista, y ocultar una o más columnas de la lista
estableciendo la anchura de la lista de la columna a 0. También puede enlazar el valor
actual del control a una columna oculta. Cuando cierra el cuadro combinado, Access
visualiza el valor de la primera columna cuya anchura es mayor que 0. Cuando abre la
lista del cuadro, Access visualiza todas las columnas cuya anchura es distinta de cero.

Herramienta Cuadro de lista. Utilice esta herramienta para crear un cuadro de lista que
contenga una lista con los posibles valores para el control. Para crear la lista, puede
introducir los valores en la propiedad Origen de la fila del control. También es posible
especificar una tabla o una consulta como origen para los valores de la lista. Los cuadros
de lista siempre permanecen abiertos, y Access destaca cl valor actualmente
seleccionado en el cuadro de lista. Elija un nuevo valor en la lista para cambiar el valor del
control. Si el cuadro de lista está unido a un campo de la tabla o consulta subyacente,
puede cambiar el valor del campo eligiendo un nuevo valor de la lista. Puede enlazar
varias columnas a la lista, y ocultar una o más columnas de la lista estableciendo la
anchura de la lista de la columna a 0. También puede enlazar el valor actual del control a
una columna oculta. Access visualiza todas las columnas cuya anchura es distinta de 0 y
pueden ser incluidas dentro de la anchura definida para el control.

Herramienta Botón de comando. Utilice esta herramienta para crear un control de botón
de comando que pueda activar una macro o un procedimiento en VBA.

Herramienta Imagen. Utilice esta herramienta para añadir una imagen estática en su
formulario. No podrá editar la imagen en el formulario, ya que es almacenada por Access
en un formato que resulta muy eficiente en términos de velocidad de aplicación y tamaño.
Si desea almacenar una imagen como fondo para su formulario, puede establecer la
propiedad del formulario Imagen.

Herramienta Marco de objeto independiente. Utilice esta herramienta para añadir un


objeto procedente de otra aplicación que soporte la incrustación y vinculación de objetos
(OLE). El objeto pasará a formar parte del formulario, no de los datos de la tabla o
consulta subyacente. Puede añadir imágenes, sonidos, gráficos o diapositivas para
mejorar la apariencia del formulario.

Herramienta marco de objeto dependiente. Utilice esta herramienta para hacer disponible
en el formulario un objeto OLE de datos subyacentes. Access puede visualizar la mayor
parte de las imágenes y gráficos directamente en el formulario. Para los demás objetos,
Access presente el icono de la aplicación en la cual fue creado el objeto. Por ejemplo, si el
objeto es un objeto de sonido creado por el programa Grabadora de sonidos, aparecerá
un icono de un micrófono en el formulario.

P á g i n a 43 | 70
Herramienta Salto de página. Utilice esta herramienta para añadir un salto de página entre
las múltiples páginas de un formulario.

Herramienta Subformulario/Su informe. Utilice esta herramienta para incrustar otro


formulario en el formulario actual. Puede utilizar un subformulario para mostrar los datos
procedentes de una tabla o consulta que están relacionados con los datos del formulario
principal. Access mantiene el enlace entre los dos formularios de forma automática.

Herramienta Línea. Utilice esta herramienta para añadir líneas al formulario y mejorar así
su apariencia.

Herramienta Rectángulo. Utilice esta herramienta para añadir rectángulos coloreados o


vacíos al formulario y mejorar así su apariencia.

Cuando selecciona una herramienta distinta del botón Seleccionar objetos, quedará sin
seleccionar después de utilizar la herramienta para colocar un control en el formulario. Si
planifica crear varios controles utilizando la misma herramienta (por ejemplo, una serie de
casillas de verificación en un grupo de opciones) haga doble clic en el botón de
herramienta en la caja de herramientas para "bloquear" el botón y que permanezca
seleccionado después de colocar el primer control. Puede anular el bloqueo de esa
herramienta pulsando cualquier otro botón de herramienta (incluyendo la herramienta
Seleccionar objetos).

Lista de campos

La lista de campos se utiliza en combinación con la caja de herramientas para colocar


controles dependientes (controles vinculados a campos de una tabla o consulta) en el
formulario. La lista de campos se abre pulsando el botón Lista de campos de la barra de
herramientas o eligiendo la orden Lista de campos del menú Ver. Access visualiza el
nombre de la tabla o consulta subyacente en la barra de título de la ventana. Si desea
cambiar el tamaño de la lista de campos, arrastre los bordes de la ventana de modo que
pueda visualizar el nombre de los campos más extensos. Utilice la barra de
desplazamiento situada en la parte derecha de la ventana para desplazarse a través de la
lista de nombres disponibles.

Cuando utilice la lista de campos para colocar un control para un campo en el formulario,
en primer lugar pulse el botón de la herramienta que desee. (La herramienta
predeterminada es un control de cuadro de texto.) A continuación, arrastre el campo
deseado desde la lista de campos hacia la posición deseada en el formulario. Si elige un
control que no es apropiado para el tipo de datos, Access selecciona el control
predeterminado para dicho tipo de datos. Por ejemplo, si elige cualquier control que no
sea un control de marco de objeto dependiente para un objeto OLE, Access crea
automáticamente un control de marco de objeto dependiente. Si intenta arrastrar y soltar
un campo utilizando un control de subformulario/subinforme, marco de objeto
independiente, línea, rectángulo o salto de página, Access crea en su lugar un cuadro de
texto o un control de marco de objeto dependiente.

P á g i n a 44 | 70
Barra de herramientas Formato

La barra de herramientas formato, mostrada en la siguiente figura, ofrece una forma


rápida y sencilla de modificar la apariencia de un control con un simple clic de ratón en
lugar de tener que establecer las propiedades.

A través de esta barra de herramientas también puede establecer el color de fondo de las
secciones del formulario. De izquierda a derecha, las opciones son las siguientes:

Seleccionar objeto Este cuadro de lista se utiliza para seleccionar un determinado objeto
en el formulario. Esto es particularmente útil si coloca varios controles en la parte superior
de otro control.

Nombre de fuente Se utiliza para establecer la fuente de las etiquetas, cuadros de texto,
botones de comando, botones de alternar, cuadros combinados y cuadros de lista.

Tamaño de fuente Se utiliza para establecer el tamaño de la fuente.

Negrita Pulse este botón para establecer el estilo de fuente a negrita.

Cursiva Pulse este botón para establecer el estilo de fuente a cursiva.

Subrayado Pulse este botón para subrayar el texto.

Alinear a la izquierda Pulse este botón para alinear el texto a la izquierda.

Centrar Pulse este botón para centrar el texto.

Alinear a la derecha Pulse este botón para alinear el texto a la derecha.

Color de fondo Se utiliza para establecer el color del fondo del control o área del
formulario. Además puede establecer el color del fondo a transparente.

Color del texto Se utiliza para establecer el color del texto del control.

Color de los bordes Se utiliza para establecer el color del borde del control. Además,
puede establecer este color a transparente.

Ancho de los bordes Se utiliza para establecer la anchura del borde desde extrafino hasta
una anchura de 6 puntos.

Efecto especial Se utiliza para establecer la apariencia del control a plano, elevado,
hundido, sombreado o cincelado.

P á g i n a 45 | 70
NOTA: Sólo puede seleccionar uno de los botones de alineación en un momento dado. Si
no pulsa un botón, la alineación será establecida a General (los datos del texto se alinean
a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha).

Dependiendo del objeto que se encuentre seleccionado, algunas de las opciones de la


barra de herramientas Formato podrían no estar disponibles. Por ejemplo, no puede
establecer el color del fondo en un control de marco de objeto dependiente. Ni tampoco
puede establecer los colores del borde o del relleno en un botón de alternar, ya que estas
áreas siempre se establecen en color gris. Si tiene la hoja de propiedades abierta y se
desplaza a través de los controles de modo que pueda observar las propiedades
establecidas en la barra de herramientas Formato, podrá ver cómo cambian los ajustes en
la hoja de propiedades a medida que pulsa los diferentes botones de esta barras de
herramientas.

Propiedades cuadro de texto

En los campos Auto numéricos, cuyo valor no puede ser cambiado por el usuario, debería
modificar este control para evitar que pueda ser seleccionado en el formulario. Para evitar
la selección de un control, establezca la propiedad Activado del control a No. Access
sombrea un control cuando ha sido desactivado, pero no está bloqueado. Establezca a Sí
la propiedad Bloqueado para indicar que no será posible actualizar este control El control
no estará sombreado, y no podrá acceder al mismo utilizando el tabulador ni seleccionarlo
en el formulario en el modo de ver Formulario. Si especificamos los parámetros para las
propiedades Formato, Lugares decimales o Máscara de entrada en el momento de la
definición del campo de una tabla, Access copiará esos mismos ajustes en cualquier
cuadro de texto que dependa de ese campo. Cualquier dato que se introducido mediante
el uso del formulario deberá cumplir la regla de validación definida en la tabla; sin
embargo, puede definir una regla más restrictiva para este formulario. A menos que
proporcione un valor predeterminado en la hoja de propiedades, las nuevas filas heredan
los valores predeterminados de la tabla. La propiedad Texto de la barra de estado obtiene
su valor del parámetro introducido en la propiedad Descripción del campo de la tabla.

Si selecciona la ficha Evento, verá un conjunto de propiedades adicionales con la palabra


Al. La introducción de nombres de macros a modo de valores para estas propiedades,
puede hacer que ciertos eventos activen ciertas acciones. También podemos hacer
referencia a procedimientos en VBA.

P á g i n a 46 | 70
Propiedades de etiqueta

También podemos establecer propiedades independientes para las etiquetas asociadas a


los controles. Access copia la propiedad Título del campo de la tabla subyacente en la
propiedad del mismo nombre de la etiqueta asociada al control. También puede corregir el
texto del título que se encuentra en el interior de una etiqueta seleccionando la etiqueta,
desplazando el puntero del ratón al interior de la etiqueta hasta que la forma del puntero
cambie a un icono de I mayúscula, y haciendo clic de nuevo para establecer el punto de
inserción en el texto de la etiqueta. De este modo, puede borrar los caracteres no
deseados, y escribir una nueva información. Una vez finalizada la corrección de los
controles de etiqueta, puede ocurrir que los controles sean demasiado extensos o
pequeños para visualizar adecuadamente los nuevos nombres. Puede cambiar el
parámetro de la hoja de propiedades para ajustar el tamaño de la etiqueta, o puede
seleccionar el control y utilizar los ajustadores de tamaño del control para modificar el
tamaño y la alineación.

Para ajustar el tamaño de una etiqueta de forma rápida, haga clic en la etiqueta y elija la
orden Tamaño del menú Formato, y después seleccione Al contenido en el submenú.

Propiedades del formulario

Haga clic en cualquier parte fuera de la sección de detalle del formulario o seleccione la
orden Seleccionar formulario del menú Edición, y la hoja de propiedades visualizará las
propiedades del formulario.

P á g i n a 47 | 70
Las propiedades que comienzan con Al activar registro en la hoja de propiedades pueden
ser configuradas para ejecutar macros o procedimientos en VBA. Los eventos asociados
con las propiedades pueden activar acciones de macro.

En la mitad inferior de la primera parte de la lista de propiedades, podemos ver las


propiedades Línea X y Línea Y, que controlan la densidad de los puntos de la cuadrícula.
Los valores predeterminados son de 5 puntos por centímetro en ambos ejes. Access
además traza una línea sombreada sobre la cuadrícula de diseño cada pulgada o
centímetro para facilitar la alineación de los controles. Si desea utilizar la orden Ajustar a
la cuadrícula del menú formato para que le sirva de ayuda en la tarea de alineación de los
controles del formulario, probablemente deseará cambiar la densidad de los puntos de la
cuadrícula para proporcionar un mayor control sobre el lugar donde desea colocar los
objetos en el formulario.

NOTA: Si establece un ajuste para los ejes X e Y superior a 9 para el sistema métrico, no
será capaz de ver los puntos de la cuadrícula.

RESULTADO DEL DISEÑO

Para destacar los campos en el formulario, haga clic en la sección de detalle y a


continuación establezca el color del fondo a gris oscuro utilizando el botón Color del fondo
de la barra de herramientas Formato. Para hacer que las etiquetas destaquen en este
fondo oscuro, arrastre el ratón alrededor de todos los controles de etiqueta o haga clic en
la regla horizontal directamente sobre todos los controles de etiqueta y después
establezca el Color del fondo a blanco. Si además desea hacer que la sección de detalle
quede más próxima a los controles colocados en el formulario, arrastre los bordes del
área de detalle con el puntero del ratón.

Para seleccionar todos los controles de un área vertical, haga clic en la regla horizontal
sobre el área que contiene los controles que desea seleccionar. Del mismo modo, para
seleccionar todos los controles en un área horizontal, haga clic en la regla vertical.

Pulse el botón Modo de ver Formulario de la barra de herramientas para ver el formulario.
Para modificar el tamaño de la ventana Formulario de forma que se ajuste a los límites del
diseño de su formulario, seleccione la orden Ajustar al formulario en el menú Ventana.
Pulse el botón Guardar en la barra de herramientas o seleccione la orden Guardar del
menú Archivo para almacenar el diseño de su nuevo formulario.

P á g i n a 48 | 70
Diseño de Consultas
La vista Diseño de consulta permite la creación y edición de consultas de bases de datos.
En la ventana de un archivo de base de datos, pulse en el icono Consultas; a continuación,
elija Editar ▸ Editar

La mayoría de las bases de datos utilizan consultas para filtrar u ordenar las tablas de
bases de datos para que muestren los registros en el equipo. Las vistas proporcionan las
mismas funciones que las consultas, pero en el servidor. Si la base de datos se encuentra
en un servidor que admite vistas, puede utilizar dichas vistas para filtrar los registros del
servidor a fin de acelerar el tiempo de visualización.
Al seleccionar el comando Crear vista de la ficha Tablas de un documento de base de
datos, verá la ventana Diseño de vista que es similar a la ventana Diseño de consulta que
se describe aquí.

Cuando se crea una consulta se conserva la estructura de la ventana de Diseño de consultas,


lo cual no sucede cuando se crea una vista.

La vista Diseño
Para crear una consulta, haga clic en el icono Consultas de un documento de base de datos
y, a continuación, haga clic en Crear consulta en vista Diseño. La consulta se define en el
panel inferior de la vista Diseño. Para definir una consulta, especifique los nombres de
campos de la base de datos que se deben incluir, así como los criterios de visualización de
los campos. Para reorganizar las columnas en el panel inferior de la vista Diseño, arrastre la
cabecera a otra posición, o bien, seleccione la columna y oprima Ctrl + ↑, ↓, ← o →.

En la parte superior de la ventana de la vista Diseño de consulta, se muestran los iconos de


las barras Diseño de consulta y Diseño.

Si desea probar una consulta, haga doble clic en el nombre de la consulta en el documento
de base de datos. El resultado de la consulta se muestra en una tabla similar a la vista de
origen de datos. Nota: la tabla que se muestra es temporal.

Teclas de la vista Diseño de consulta


Tecla Función

F4 Vista previa

F5 Ejecutar consulta

F7 Agregar tabla o consulta

P á g i n a 49 | 70
Examinar
Al abrir el diseño de consulta por vez primera, puede pulsar en Añadir tablas. Verá un
cuadro de diálogo en el que deberá seleccionar la tabla en la que se basará la consulta.

Haga doble clic en los campos para agregarlos a la consulta. Arrastre y coloque para definir
relaciones.

Durante el diseño de una consulta no es posible modificar las tablas seleccionadas.

Borrar tablas

Para borrar una tabla de la vista de diseño, pulse en el margen superior de la ventana de la
tabla y active el menú contextual. Con la orden Borrar borrará la tabla de la vista de
diseño. Otra opción es pulsar la tecla (Supr).

Desplazar tablas y modificar su tamaño

Las tablas y su tamaño pueden definirse a voluntad. Para desplazar una tabla se pulsa con el
ratón el margen superior y se lleva a la posición deseada. Para aumentar o disminuir el
tamaño de presentación, arrastre el borde hacia una de las esquinas.

Relaciones entre tablas


Las relaciones de datos que pueden haber entre un nombre de campo de una tabla y uno de
otra tabla pueden utilizarse para las consultas.

Si, por ejemplo, dispone de una hoja de cálculo de artículos identificados mediante un
número de artículo y una hoja de cálculo de clientes en la que se registran todos los
artículos pedidos por un cliente mediante el número de artículo correspondiente, entonces
existe una relación entre los campos de datos "número de artículo". Si desea crear una
consulta que devuelva todos los artículos pedidos por un cliente, deberá recuperar datos de
dos hojas de cálculo. Para ello deberá indicar a LibreOffice cuál es la relación entre los
datos contenidos en ambas hojas.

Para hacerlo, pulse un campo de datos de una tabla (p. ej. el campo de datos "Referencia"
de la tabla de clientes) y, con la tecla del ratón pulsada, arrástrelo al campo de datos de la
otra tabla ("Referencia" de la tabla de artículos). Cuando suelte el botón del ratón, se
muestra una línea que vincula los dos campos en las dos ventanas. La condición de que el
contenido de los dos campos de datos debe ser idéntico se introduce en la consulta SQL
resultante.

Sólo se puede crear una consulta basada en varias hojas relacionadas si se utiliza
LibreOffice como interfaz para una base de datos relacional.
P á g i n a 50 | 70
En una consulta no es posible acceder a tablas de bases de datos distintas. Las consultas de
varias tablas sólo pueden crearse dentro de una misma base de datos.

Especificar el tipo de enlace

Al hacer una doble pulsación en la línea de conexión entre dos campos vinculados o al
acceder a la orden de menú Insertar - Relación nueva, se puede especificar el tipo de
vínculo en el diálogo Relaciones.

Además puede oprimir la tecla Tab hasta seleccionar la línea y, a continuación,


Mayús + F10 para mostrar el menú contextual y seleccionar la orden Editar. Algunas bases
de datos admiten solo algunos de los tipos de unión posibles.

Eliminar relaciones

Para eliminar los vínculos entre dos tablas, seleccione con el ratón la línea de vínculo y
pulse la tecla (Supr).

También puede borrar las respectivas entradas en Campos usados en el diálogo


Relaciones. O puede pulsar el tabulador hasta que el vector de conexión quede destacado y
luego pulsar Mayús+F10 para abrir el menú contextual y seleccionar la orden Borrar.

Definir una consulta


Seleccione condiciones para definir la consulta. Cada columna de la tabla de diseño acepta
un campo de datos para la consulta. Las condiciones de una fila se vinculan con una
expresión lógica Y.

Definir campo de datos

Seleccione en primer lugar todos los nombres de campo de las tablas que desee agregar a la
consulta. Para ello utilice la técnica de arrastrar y soltar o haga una doble pulsación en los
nombres de campo de la ventana de la tabla. Mediante arrastrar y soltar, utilice el ratón para
arrastrar un nombre de campo de la ventana de la tabla al área inferior de la ventana de
diseño de consulta. Al hacerlo puede decidir en qué columna desea agregar el campo.
Seleccione un nombre de campo haciendo una doble pulsación en él. Se agregará a la
siguiente columna libre.

Eliminar nombres de campos

Para eliminar un campo de datos de la consulta, pulse con el ratón en la cabecera de la


columna del campo y active la orden Eliminar del menú contextual de la columna.

P á g i n a 51 | 70
Guardar consulta

Guarde la consulta con el icono Guardar de la barra Estándar. Un diálogo solicita la


asignación de un nombre para la consulta. Si la base de datos admite esquemas, también se
puede especificar un esquema.

Esquema

Introduzca el nombre del esquema que se asigna a la consulta o vista de tabla.

Nombre de la consulta / vista de tabla

Introduzca el nombre de la consulta o vista de tabla.

Filtrado de datos

Para filtrar los datos de la consulta, establezca las preferencias deseadas en el área inferior
de la vista Diseño. Dispone de las siguientes líneas:

Campo

Escriba el nombre del campo de datos al que hace referencia en la consulta. Los parámetros
de las filas inferiores hacen referencia a este campo. Si activa una celda pulsando en ella
con el ratón verá un botón de flecha que le permitirá seleccionar un campo. La opción
"Nombre de tabla.*" selecciona todos los campos de datos y los criterios son válidos para
todos los campos de la tabla.

Alias

Especifica un alias. Este alias se mostrará en la consulta en lugar del nombre de campo. De
esta forma se pueden emplear etiquetas de columna definidas por el usuario. Por ejemplo, si
el campo de datos se denomina NºRef. y desea que en la consulta aparezca NúmRef.,
escriba NúmRef. como alias.

En SQL los alias se definen como se muestra a continuación:

SELECT column AS alias FROM table.

Por ejemplo:

SELECT "Ref." AS Referencia FROM "Artículos"

Tabla

P á g i n a 52 | 70
Aquí se muestra la tabla de base de datos correspondiente al campo de datos seleccionado.
Si activa una celda haciendo clic en ella, se muestra una flecha que permite seleccionar otra
tabla de la consulta actual.

Ordenar

Si presiona la celda, puede elegir entre las opciones de ordenamiento: ascendente,


descendente y sin ordenamiento. Los campos de texto se ordenarán alfabéticamente, los
campos numéricos en orden númerico. Para la mayoría de las bases de datos, el
administrador puede definir las opciones de ordenamiento.

Visible

Si selecciona la propiedad Visible para un campo de datos, dicho campo se ve en la


consulta. Si sólo se emplea un campo de datos para formular una condición, no es necesario
que se muestre.

Criterios

Especifica los criteriosde filtro del contenido del campo de datos.

Introduzca en cada fila un criterio adicional para el filtrado. Los diferentes criterios de una
columna se vinculan por una relación del tipo O.

Por otra parte, es posible introducir una fila para funciones mediante el menú contextual de
los títulos de fila en el área inferior del diseño de consulta:

Funciones

Las funciones que se puedan ejecutar dependen de la base de datos.

Si trabaja con la base de datos HSQL, el cuadro de lista en la fila Función incluye las
siguientes opciones:

Opción SQL Efecto

Sin
No se ejecuta ninguna función
función

Promedio AVG Calcula la media aritmética de un campo.

Determina el número de registros en la tabla. Los campos vacíos pueden


Count COUNT
contarse (a) o no (b).

P á g i n a 53 | 70
a) COUNT (*): Si introduce un asterisco como argumento se calculan
todos los registros de datos de la tabla.

b) COUNT (columna): Si introduce un campo de datos como


argumento, sólo se calculan los campos cuyos campos de datos
contienen un valor. Los valores cero (campos vacíos) no se tienen en
cuenta.
Máximum MAX Calcula el valor máximo de un campo.

Mínimo MIN Calcula el valor mínimo de un campo.

Sum SUM Calcula la suma de valores de los campos correspondientes.

Agrupa los datos de la consulta según el campo seleccionado. Las funciones


GROUP se ejecutan según los grupos especificados. En SQL, esta opción corresponde
Agrupar
BY a la cláusula GROUP BY. Si se agrega un criterio, esta entrada aparece en SQL
HAVING.

También se pueden introducir llamadas a funciones directamente en una expresión SQL. La


sintaxis es:

SELECT FUNCTION (columna) FROM tabla.

En SQL la función para sumar, por ejemplo, se presenta del modo siguiente:

SELECT SUM ("Precios") FROM "Artículos".

A excepción de la función Agrupar, las funciones anteriores se conocen como funciones


de totalización. Estas funciones permiten realizar resúmenes a partir de los resultados del
cálculo de los datos. Además son posibles funciones que no aparecen en el cuadro de lista.
Estas dependen del sistema de base de datos usado y el controlador utilizado por Base.

Para utilizar otras funciones no encontradas en el cuadro de lista, debe ingresarlas en


Campo.

También se pueden asignar alias a las funciones. Para que en el título de la columna no se
muestre el nombre de la función, introduzca el nombre deseado en Alias.

En la instrucción SQL la activación de la función se presenta con la forma siguiente:

SELECT FUNCTION () AS alias FROM table

Ejemplo:

SELECT COUNT (*) AS cantidad FROM "Artículos"


P á g i n a 54 | 70
Al ejecutar una función no es posible añadir más columnas a la consulta, a menos que a
dichas columnas se les aplique la función Agrupar.

Ejemplos

En el siguiente ejemplo se realiza una consulta en dos tablas: una tabla "Artículos" con el
campo "Referencia" y otra tabla, "Proveedores", con el campo "nombre_proveedor".
Además, ambas tablas disponen de un campo de datos común llamado "num_proveedor".

Para crear una consulta que contenga todos los proveedores que suministran más de tres
artículos, es necesario seguir los pasos siguientes:

1. Introducir las tablas "Artículos" y "Proveedores" en el diseño de la consulta.


2. Relacionar los campos "num_proveedor" de ambas tablas, excepto si ya se ha establecido
una relación entre ellas.
3. Pulsar dos veces en el campo "Referencia" de la tabla "Artículos". Mostrar la fila Función
mediante el menú contextual y seleccionar la cantidad de la función.
4. Introducir >3 como criterio y ocultar el campo visible.
5. Haga clic dos veces en el campo "nombre_proveedor" de la tabla "Proveedores" y
seleccionar la función Agrupar.
6. Ejecute la consulta.

Si en la tabla "Artículo" existe el campo "Precio" (precio unitario de un artículo) y


"Num_proveedor" (proveedor del artículo), el precio medio que aplica un proveedor se
calcula con la siguiente consulta:

1. Insertar la tabla "Artículos" en Diseñar consulta.


2. Pulsar dos veces en el campo "Precio" y en el campo "Num_proveedor".
3. Activar la fila Función y seleccionar la función Promedio en el campo "Precio".
4. Opcionalmente se puede introducir el alias "Promedio" en la fila (sin comillas).
5. Seleccionar Agrupar en el campo "Num_proveedor".
6. Ejecute la consulta.

Existen los comandos de menú y símbolos siguientes:

Funciones

Muestra u oculta una fila para seleccionar funciones.

Nombre de tabla

Muestra u oculta la fila del nombre de la tabla.

P á g i n a 55 | 70
Nombre del Alias

Muestra u oculta la fila del alias.

Valores unívocos

Aplica a la consulta únicamente valores inequívocos. Se refiere a los registros que


contienen datos que aparecen varias veces en los campos seleccionados. Si se ha
seleccionado la opción Valores inequívocos sólo podrá ver un registro que cumpla los
criterios de la consulta (DISTINCT). En caso contrario, podrá ver todos los registros
correspondientes a los criterios de la consulta (ALL).

Por ejemplo, si el nombre "Pérez" aparece varias veces en la base de datos de direcciones,
elija la opción Valores inequívocos para especificar en la consulta que el nombre "Pérez"
aparezca una sola vez.

En el caso de una consulta que incluye varios campos, la combinación de valores de todos
los campos debe ser inequívoca, de modo que el resultado pueda obtenerse a partir de un
registro específico. Por ejemplo, supongamos que su agenda contiene "Pérez de Madrid"
una vez y "Pérez de Barcelona" dos veces. La orden Valores inequívocos hace que la
consulta utilice los campos "apellido" y "ciudad" y devuelva como resultado "Pérez de
Madrid" una vez y "Pérez de Barcelona" una vez.

En SQL, esta orden corresponde al predicado DISTINCT.

Límites

Le permite maximizar la cantidad de registros que devuelve la consulta.

Si se añade un límite obtendrá cuantas filas haya especificado. Si no utiliza el límite, verá
todos los registros que correspondan con los criterios de la consulta.

Formular condiciones de filtro

Dispone de diversos operadores y órdenes para formular condiciones de filtro. Aparte de


los operadores de relación, SQL dispone de órdenes específicas para consultar el contenido
de campos de base de datos. Si utiliza dichas órdenes en la sintaxis de LibreOffice,
LibreOffice las convertirá automáticamente a la sintaxis correspondiente de SQL. También
puede introducir la orden SQL directamente. En las tablas siguientes se ofrece un resumen
de los operadores y órdenes:

Operador Significado La condición se cumple si…

= igual a ... el contenido del campo es idéntico a la expresión introducida.

P á g i n a 56 | 70
El operador = no se mostrará en los campos de consulta. Si
proporciona un valor sin operador, se adoptará automáticamente el
operador =.
... el contenido del campo no se corresponde con la expresión
<> distinto de
introducida.

> mayor que ... el contenido del campo es mayor que la expresión introducida.

< menor que ... el contenido del campo es menor que la expresión introducida.

mayor que o ... el contenido del campo es idéntico o mayor que la expresión
>=
igual a introducida.

menor que o ... el contenido del campo es menor o igual que la expresión
<=
igual a introducida.

Orden de LibreOffice Orden de SQL Significado La condición se cumple si…

... el campo de datos está vacío. En los


campos Sí/No con tres estados, este
IS EMPTY IS NULL es nulo
comando solicita el estado indefinido (ni
Sí, ni No).

IS NOT EMPTY IS NOT NULL no está vacío ... el campo de datos no está vacío.

... el campo de datos contiene la


expresión introducida. Los comodines
LIKE (*) indican si la expresión x se encuentra
al inicio (x*), al final (*x) o dentro del
LIKE
(use el contenido del campo (*x*). En las
marcador de consultas SQL utilice % como comodín
(use el marcador de
posición % para SQL y en la superficie de LibreOffice
posición * para un
cualquier puede utilizar el comodín habitual (*)
número de es un
número de del sistema de archivos.
caracteres elemento de
caracteres,
indeterminado,
Los comodines * o % sustituyen un
o bien, el número cualquiera de caracteres. En
o bien el marcador
marcador de la superficie de LibreOffice se
de posición ? para
posición _ para emplea como comodín para
un solo carácter)
un solo representar exactamente un solo
carácter) carácter el signo de interrogación (?)
y en las consultas SQL, el guión de
subrayado (_).
No es un ... el campo de datos no contiene la
NOT LIKE NOT LIKE
elemento de expresión introducida.

P á g i n a 57 | 70
comprendido
BETWEEN x AND ... el campo de datos contiene un valor
BETWEEN x AND y en el intervalo
y comprendido entre x y y.
[x,y]

no
NOT BETWEEN x AND NOT BETWEEN x comprendido ... el campo de datos contiene un valor
y AND y en el intervalo no comprendido entre x y y.
[x,y]

... el campo de datos contiene una de las


IN (a; b; c...)
expresiones introducidas a, b, c,... Se
pueden introducir muchas expresiones;
Recuerde que el contiene a, b,
punto y coma sirve IN (a, b, c...) c…
el resultado de la consulta se obtiene
de separador en con un operador O. Las expresiones a, b,
todas las listas de c... pueden ser tanto cifras como
valores caracteres

no contiene a, ... el campo de datos no contiene una de


NOT IN (a; b; c...) NOT IN (a, b, c...)
b, c… las expresiones introducidas a, b, c,...

tiene el valor ... el campo de datos tiene el valor


= TRUE = TRUE
True Verdadero.

tiene el valor
= FALSE = FALSE ... el campo de datos tiene el valor False.
False

Ejemplos
='Sra.' muestra los campos de datos que contengan «Sra.»

<'2001-01-10' devuelve las fechas anteriores al 10 de enero de 2001

LIKE 'd?me' Devuelve los nombres de los campos que contienen tanto «dime» como «dame».

LIKE 'S*' Muestra los campos de datos con contenidos como «Sol».

BETWEEN 10 Muestra los campos de datos con contenidos comprendidos entre los valores 10 y
AND 20 20. (Puede tratarse tanto de campos de texto y como de cifras.)

Muestra los campos de datos con los valores 1, 3, 5, 7. Si, por ejemplo, el campo de
IN (1; 3; 5; 7) datos contiene una referencia, se puede definir una consulta que muestre el
artículo en cuestión con el número introducido.

NOT IN
Muestra los campos de datos que no contienen «Pérez».
('Perez')

P á g i n a 58 | 70
LikeSecuencia de escape: {escape 'escape-carácter'}

Por ejemplo: select * from Articulo where Nom_articulo like 'The *%' {escape '*'}

Este ejemplo proporciona todas las entradas en las que el nombre del artículo comienza con
'The *'. También es posible buscar caracteres, que de lo contrario se interpretan como
comodines, por ejemplo *, ?, _, % o el punto.

Outer Join Secuencia de escape: {oj outer-join}

Por ejemplo: select articulo.* from {oj articulo LEFT OUTER JOIN pedidos ON
referencia=pedidos.ANR}

Consultas en campos de texto

Para consultar el contenido de un cuadro de texto simplemente hay que definir la expresión
entre comillas. No se diferencia entre mayúsculas y las minúsculas.

Consultas en campos de fechas

Los campos de fecha se representan como #Date# para identificarlos. Las fechas, horas y
constantes (expresiones literales) de fecha y hora usadas en las condiciones pueden ser del
tipo SQL Escape Syntax o SQL2.

Elemento de tipo Sintaxis de escape de SQL n.º 1 Sintaxis de escape de


Sintaxis de SQL 2
de fecha (puede ser obsoleta) SQL n.º 2

Date {D'AAAA-MM-DD'} {d 'AAAA-MM-DD'} 'AAAA-MM-DD'

Time {D'HH:MM:SS'} {t 'HH:MI:SS[.SS]'} 'HH:MI:SS[.SS]'

{ts 'AAAA-MM-DD 'AAAA-MM-DD


DateTime {D'AAAA-MM-DD HH:MM:SS'}
HH:MI:SS[.SS]'} HH:MI:SS[.SS]'

Ejemplo: select {d '1999-12-31'} from world.years

Ejemplo: select * from mytable where years='1999-12-31'

Todas las expresiones de fecha (literales) deben entrecomillarse con comillas simples. (Para
más detalles, consulte la documentación de la base de datos y conector específicos que esté
utilizando.)

Consulta de campos Sí/No

Para filtrar los campos Si/No de tablas dBase, use la siguiente sintaxis:

P á g i n a 59 | 70
Estado Criterio de consulta Ejemplo

en tablas dBASE: no es =1 proporciona todos los registros de datos en los que el


Yes igual a cualquier valor campo Sí/No contiene el criterio "Sí" o "activado" (casilla
dado señalada).

=0 proporciona todos los registros de datos en los que el


No . campo Sí/No contiene el criterio "No" o "desactivado" (casilla
no señalada).

IS NULL muestra todos los registros de datos en los que el


Null IS NULL campo Sí/No no contiene ni el criterio Sí ni el criterio No
(casilla en gris).

La sintaxis depende del sistema de base de datos utilizado. Debe tener en cuenta que los
campos Sí/no se pueden definir de forma distinta (únicamente 2 estados en lugar de 3).

Consultas paramétricas

Las consultas paramétricas permiten a los usuarios introducir valores durante la ejecución.
Estos valores se utilizan en los criterios de selección de los registros que se mostrarán. Cada
valor posee un nombre de parámetro asociado, el cual se utiliza para preguntar a los
usuarios cuándo se ejecuta la consulta.

Los nombres de los parámetros van precedidos de dos puntos en las vistas de Diseño y SQL
de las consultas. Esto puede emplearse en cualquier sitio donde puedan aparecer valores. Si
el mismo valor debe aparecer más de una vez en la consulta, se reutilizará el nombre del
parámetro correspondiente.

En el más sencillo de los casos, donde los usuarios proporcionan un valor que se ajusta para
igualarlo, tan solo hace falta introducir el nombre del parámetro precedido por dos puntos
en la fila Criterio. En el modo SQL esto debe escribirse así: WHERE "Campo"
= :Nombre_del_parámetro

Los nombres de los parámetros pueden no contener cualquiera de estos caracteres:


<space>`!"$%^*()+={}[]@'~#<>?/,. Estos pueden diferir de los nombres de los
campos y de las palabras reservadas de SQL, y podrían equivaler a los alias.

Pueden utilizarse las consultas paramétricas como el origen de datos de los subformularios,
a fin de permitir a los usuarios restringir los registros mostrados.

P á g i n a 60 | 70
Entrada de parámetros

El cuadro de diálogo Entrada de parámetros solicita que se proporcionen los valores del
parámetro. Escriba un valor para cada parámetro de consulta y confírmelo pulsando en
Aceptar u oprimiendo Intro.

Los valores proporcionados por el usuario pueden estar compuestos de cualesquier


caracteres admisibles en SQL para el criterio relevante; esto puede depender del sistema de
bases de datos subyacente.

Los usuarios pueden utilizar los caracteres comodines de SQL «%» (cadena arbitraria) o
«_» (carácter sencillo arbitrario) como parte del valor para obtener registros con criterios
más complejos.

Modo SQL
SQL son las siglas en inglés de Structured Query Language (‘lenguaje de consultas
estructurado’), que designa un conjunto de instrucciones para actualizar y gestionar bases
de datos relacionales.

En LibreOffice no es necesario tener conocimientos de SQL para crear la mayor parte de


consultas, ya que no es necesario escribir el código SQL. Si crea una consulta en Diseño de
consulta, LibreOffice convierte automáticamente las instrucciones a la sintaxis SQL
correspondiente. Si utiliza el botón Activar o desactivar la vista Diseño para cambiar la
vista SQL, se pueden ver los comandos correspondientes a una consulta creada con
anterioridad.

La consulta se puede formular directamente en código SQL. Sin embargo, debe tenerse en
cuenta que la sintaxis especial depende del sistema de base de datos que se utilice.

Al introducir el código SQL de forma manual es posible crear consultas específicas en SQL
que no sean compatibles con las superficies gráficas del Diseño de consulta. Estas
consultas deben ejecutarse en el modo SQL nativo.

Si pulsa el símbolo Ejecutar directamente la orden SQL en la vista SQL podrá formular una
consulta no procesada por Libre Office.

P á g i n a 61 | 70
Diseño de Informes
Access proporciona varias herramientas que le ayudarán a crear rápidamente informes atractivos
y fáciles de leer que presentan los datos de manera que mejor se adapte a las necesidades de sus
usuarios. Puede usar los comandos en la ficha crear para crear un informe sencillo con un solo clic.
Puede usar al Asistente para informes para crear un informe más complicado o puede crear un
informe agregando todos los datos y dar formato a los elementos usted mismo.
Independientemente del método que elija, probablemente le será al menos algunos cambios en el
diseño del informe para que se muestre a los datos de la forma que desee. En este artículo se
describe el proceso de diseño de un informe general y, a continuación, se muestra cómo agregar
elementos de diseño específicos al informe.

Decidir cómo diseñar el informe


Cuando diseñe un informe, primero debe tener en cuenta cómo desea organizar los datos en
la página y cómo se almacenan los datos en la base de datos. Durante el proceso de diseño,
incluso puede descubrir que la organización de los datos de las tablas no le permitirá crear
el informe que desee. Puede ser una indicación de que las tablas no están normalizadas,
esto significa que no se almacenan los datos de la manera más eficaz.

Hacer un boceto del informe

Este paso no es necesario, es posible que el Asistente para informes de Access o la


herramienta de informe (que están disponibles en la ficha crear, en el grupo informes )
proporcionan un diseño inicial suficiente para el informe. Sin embargo, si decide diseñar el
informe sin usar estas herramientas, puede encontrar útil para hacer un borrador del informe
en una hoja de papel, dibuje un cuadro dónde va cada campo y escribir el nombre del
campo en cada cuadro. Como alternativa, puede usar programas como Word o Visio para
crear un boceto del informe. Independientemente del método que utilice, asegúrese de
incluir filas suficientes para indicar cómo se repiten los datos.

Por ejemplo, puede usar una fila para obtener información de producto y, a continuación,
varias filas extensibles para ventas de ese producto y por último, una fila de totales de
ventas para el producto. A continuación, la secuencia se repite para el siguiente producto y

P á g i n a 62 | 70
así sucesivamente hasta el final del informe. O bien, quizás el informe sea un listado
sencillo de los datos en la tabla, en cuyo caso el esbozo puede contener solo una serie de
filas y columnas.

Nota: Esta técnica también es muy útil si va a diseñar un informe de otra persona. En este
caso, la otra persona puede dibujar el esbozo antes de empezar a trabajar. Después de crear
el esbozo, determine qué tabla o las tablas contienen los datos que desea mostrar en el
informe. Si una sola tabla contiene todos los datos, puede basar el informe directamente en
dicha tabla. Más a menudo, los datos que desea que se almacenan en varias tablas debe
reunir en una consulta, antes de poder mostrar en el informe. La consulta puede insertarse
en la propiedad origen de registros del informe, o puede crear una consulta guardada,
independiente y base el informe en el.

Decidir qué datos colocar en cada sección del informe

Cada informe tiene una o varias secciones de informe. Las secciones que se encuentra en
todos los informes es la sección de detalles. En esta sección se repite una vez para cada
registro de la tabla o consulta que se basa el informe. Otras secciones suelen opcional y
repita menos y normalmente se usan para mostrar información común para un grupo de
registros, una página del informe o todo el informe.

La siguiente tabla describe donde se encuentra cada sección y cómo se usa normalmente la
sección.

Sección Ubicación Contenido típico


 Título del informe
Sección de Aparece una sola vez, en la parte
 Logotipo
encabezado de superior de la primera página del
 Fecha actual
informe informe.
Sección de pie de Aparece después de la última línea de Totales de informe (sumas,
página del datos, encima de la sección de pie de recuentos, promedios y así
informe página en la última página del informe. sucesivamente)
Sección de  Título del informe
Aparece en la parte superior de cada
encabezado de  Número de página
página del informe.
página
 Fecha actual
Sección de pie de Aparece en la parte inferior de cada
 Número de página
página página del informe.
Sección de
Aparece justo anterior de un grupo de
encabezado de El campo agrupado en
registros.
grupo
Totales de grupo (sumas,
Sección de pie de Aparece después de un grupo de
recuentos, promedios y así
grupo registros.
sucesivamente)

P á g i n a 63 | 70
Para obtener información sobre cómo agregar o quitar el encabezado del informe y
secciones de pie de página o secciones de encabezado y pie de página, vea la sección
Agregar o quitar informe o una página secciones encabezado y pie de página en este
artículo. Puede agregar las secciones de encabezado y pie de grupo mediante el panel
agrupación, orden y Total en la vista Diseño o la vista Diseño.

Decida cómo organizar los datos de detalle

La mayoría de los informes se organizan en una tabla o un diseño apilado, pero Access le
ofrece la flexibilidad para utilizar casi cualquier disposición de los registros y los campos
que desee.

Diseño tabular Diseño tabular es similar a una hoja de cálculo. Etiquetas están en la
parte superior y los datos están alineados en columnas debajo de las etiquetas. Tabular hace
referencia a la tabla apariencia de los datos. Este es el tipo de informe que Access se crea al
hacer clic en el informe en el grupo informes de la ficha crear. El diseño tabular es una
buena usar si el informe tiene un número relativamente pequeño de los campos que desea
mostrar en un formato de lista simple. La siguiente ilustración muestra un informe de
empleados que se creó mediante un diseño tabular.

Diseño apilado Un diseño apilado es similar a un formulario que rellenar al abrir una
cuenta bancaria o realizar una compra de un proveedor en línea. Con la etiqueta de cada
elemento de datos y los campos están apilados uno sobre otro. Este diseño es una buena
idea para los informes que contienen demasiados campos para mostrar en formato tabular,

P á g i n a 64 | 70
es decir, el ancho de las columnas excede el ancho del informe. La siguiente ilustración
muestra un informe de empleados que se creó mediante un diseño apilado.

Nota: En el Asistente para informes, este diseño se conoce como un diseño en columnas.

Formato mixto Se pueden mezclar elementos de diseños tabulares y apilados. Por


ejemplo, para cada registro, puede organizar algunos de los campos en una fila horizontal
en la parte superior de la sección detalles y organizar los otros campos del mismo registro
en uno o varios diseños apilados debajo de la fila superior. La siguiente ilustración muestra
un informe de empleados que se creó con formato mixto. Los campos de identificador,
apellidos y nombre se organizan en un diseño de control tabular y los campos título del
trabajo y teléfono del trabajo se organizan en un diseño apilado. En este ejemplo, las líneas
de cuadrícula se usan para proporcionar una separación visual de los campos de cada
empleado.

Justificar el diseño Si utiliza al Asistente para informes para crear el informe, puede usar
un formato justificado. Este diseño usa todo el ancho de la página para mostrar los registros
como compacta como sea posible. Por supuesto, puede lograr los mismos resultados sin
usar al Asistente para informes, pero puede ser un proceso concienzudo para alinear los
campos exactamente. La siguiente ilustración muestra un informe de empleados que se creó
usando con formato justificado del Asistente de informe.

El formato justificado es un buen diseño usar si va a mostrar un gran número de campos en


el informe. En el ejemplo anterior, si utiliza un diseño tabular para mostrar los mismos

P á g i n a 65 | 70
datos, los campos extiendan fuera del borde de la página. Si utiliza un diseño apilado, cada
registro ocupa mucho más espacio vertical que residuos de papel y hace que el informe sea
más difícil de leer.

Principio de página

Usar diseños de control para alinear los datos


Diseños de controles son guías que se pueden agregar a un informe mientras está abierto en
la vista Diseño o la vista Diseño. Access agrega automáticamente los diseños de controles
al utilizar el Asistente para informes para crear un informe, o cuando se crea un informe
haciendo clic en el informe en el grupo informes de la ficha crear. Un diseño de control es
similar a una tabla, cada celda de la que puede contener una etiqueta, un cuadro de texto o
cualquier otro tipo de control. La siguiente ilustración muestra un diseño de control tabular
en un informe.

Las líneas naranjas indican las filas y columnas del diseño de control y están visibles solo
cuando el informe está abierto en la vista Diseño o la vista Diseño. Diseños de control
ayudan a lograr una alineación uniforme de los datos en filas y columnas, y hacen que sea
más fácil agregar, cambiar el tamaño o quitar campos. Con las herramientas de los grupos
de la tabla y la posición en la ficha Organizar (disponible en la vista presentación o vista
Diseño), puede cambiar un tipo de diseño de control a otro, y puede quitar controles de
diseños de modo que se puede colocar el controles donde desee en el informe. Nota: Si usa
Access 2007, puede encontrar estas herramientas en el grupo Diseño de controles en la
ficha Organizar.

Principio de página

Agregar o quitar secciones de encabezado y pie de


informe o una página
Como se mencionó anteriormente en este artículo, encabezados y pies de página son
secciones de informe que puede usar para mostrar información común para todo el informe,
o para cada página de un informe. Por ejemplo, puede agregar una sección de pie de página
para mostrar un número de página en la parte inferior de cada página, o puede agregar una
sección de encabezado del informe para mostrar un título para todo el informe.

P á g i n a 66 | 70
Agregar secciones de encabezado y pie de informe o una página

1. En el panel de navegación, haga clic en el informe que desee cambiar y, a


continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. Compruebe las secciones que ya están en el informe. Las secciones se separan
mediante barras horizontales sombreadas denominadas selectores de sección. La
etiqueta en el selector de cada sección indica qué es la sección directamente debajo
del mismo.

Cada informe tiene una sección de detalle y también puede contener secciones de
encabezado del informe, encabezado, pie de página y pie de página del informe.
Además, si hay niveles de agrupamiento en el informe, es posible que vea
encabezados de grupo o pies de página (por ejemplo, el Archivo como encabezado
de la ilustración anterior). De forma predeterminada, los encabezados de grupo y los
pies de página se denominan usando el nombre del campo o expresión que es la
base del grupo. En este caso, el nombre del campo de agrupación es "Archivar
como".

3. Para agregar el encabezado de página y secciones de pie de página o secciones de


encabezado y pie de página del informe al informe, haga clic en el selector de
cualquier sección y, a continuación, haga clic en Encabezado o pie de página o
Encabezado o pie de página del informe en el menú contextual.

Precaución: Si la sección ya está presente en el informe, Access le advierte de que


se elimine la sección existente y los controles que contiene. Ahora puede mover
controles existentes o agregar nuevos controles a las secciones nuevas. Access
siempre agrega secciones de encabezado y pie de página y el informe en pares. Es
decir, no puede agregar una sección de encabezado de página o informe sin agregar
también la sección de pie de página correspondiente. Si no necesita ambas
secciones, no puede eliminar una sección, pero puede cambiar el tamaño de la
sección sin usar un alto de cero (0) a procure no agregar espacio extra vertical al
informe. Sitúe el puntero en la parte inferior de la sección sin usar hasta que se
convierta en una flecha de dos puntas y, a continuación, arrastre hacia arriba
hasta la sección está oculta. Si hay algún control en la sección, debe eliminar antes
completamente, puede ocultar la sección.

P á g i n a 67 | 70
Quitar secciones de encabezado y pie de informe o una página

1. En el panel de navegación, haga clic en el informe que desee cambiar y, a


continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. Haga clic en el selector de cualquier sección y, a continuación, haga clic en
Encabezado o pie de página o Encabezado o pie de página del informe en el
menú contextual. Si va a quitar un par de encabezado y pie de página y esas
secciones contienen controles, Access advierte de que la eliminación de las
secciones también elimina los controles y no podrá deshacer la acción. Haga clic en
Sí para eliminar las secciones y los controles o haga clic en No para cancelar la
operación.

Sugerencias para aplicar formato a los tipos de datos


distintos
Al crear un informe mediante la herramienta de informe (disponible en la ficha crear, en el
grupo informes), o mediante el Asistente para informes, Access agrega los campos al
informe y crea el control más adecuado para mostrar cada campo, según el tipo de datos. Si
está agregando campos a un informe usted mismo, el método preferido es arrastre cada
campo de la Lista de campos al informe. Como con el Asistente para informes o la
herramienta informeAccess crea el control más adecuado para cada campo, según el tipo
de datos del campo.

Campos cultivarlo El control predeterminado para un campo cultivarlo es un cuadro


combinado. Esto puede parecer una opción extraña para un control en un informe, ya no
puede hacer clic en la flecha en un cuadro combinado en un informe de. Sin embargo, en el
contexto de un informe, un cuadro combinado se comporta como un cuadro de texto. La
flecha que está visible en la vista Diseño. Si el campo contiene varios valores, estos valores
separados por comas. Si el cuadro combinado no es lo suficientemente ancho para mostrar
todos los valores en una línea y la propiedad CanGrow de un cuadro combinado está
establecido en Sí, los valores que se ajustan a la línea siguiente. En caso contrario, se
truncan los valores. Para establecer la propiedad CanGrow de un control, abra el informe
en la vista Diseño o vista presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione
F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad CanGrow se encuentra en
la ficha formato y en la pestaña todo de la hoja de propiedades del control.

Campos de texto enriquecido El control predeterminado para un campo de texto


enriquecido es un cuadro de texto. Si el cuadro de texto no es lo suficientemente ancho para
mostrar todos los valores en una línea y la propiedad CanGrow de cuadro de texto se
establece en Sí, los valores se pasan a la línea siguiente. En caso contrario, se truncan los
valores. Para establecer la propiedad CanGrow de un control, abra el informe en la vista
Diseño o vista presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para
mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad CanGrow se encuentra en la ficha
formato y en la pestaña todo de la hoja de propiedades del control. Un campo de texto
enriquecido le ayuda a dar formato al texto en una variedad de formas. Por ejemplo, pueden

P á g i n a 68 | 70
ser subrayadas varias palabras en un campo y varias otras palabras en el mismo campo
pueden estar en cursiva. Sin embargo, todavía se puede establecer un estilo de formato
general del cuadro de texto que contiene el texto enriquecido. El formato de cuadro de texto
se aplica solo al texto que no se ha formateado específicamente utilizando el formato de
texto enriquecido.

Establecer el formato de estilos para un cuadro de texto que muestra un campo de texto
enriquecido

1. Haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en


Vista Diseño en el menú contextual.
2. Haga clic en el cuadro de texto que muestra el campo de texto enriquecido y, a
continuación, en la ficha formato, en el grupo fuente, haga clic en el estilo de
formato que desee aplicar. Access aplica el formato a todo el texto en el campo de
texto enriquecido que no ya tenga ese tipo (pero no valor) del formato aplicado a
una vista que admite la entrada de datos, como la vista Hoja de datos de una tabla o
consulta o vista de formulario de un formulario. Por ejemplo, si una parte del texto
en el campo tiene el formato con un color de fuente de color rojo y aplicar un color
de fuente de color azul para el cuadro de texto, Access convierte todo el texto azul
salvo que se individualmente con formato de color rojo. Por ejemplo, si tiene el
formato de una parte del texto en el campo con un tamaño de fuente de 11 puntos, y
aplicar un tamaño de fuente de 14 puntos al cuadro de texto, Access se aplica el
tamaño de fuente de 14 puntos a todo el texto, excepto el se con formato de forma
individual en 11 a: TS.
3. Campos de datos adjuntos Campos de datos adjuntos use un control especial que
no se usa para cualquier otro tipo de datos. Puede adjuntar varios archivos a un
registro mediante el uso de un solo campo de datos adjuntos, pero el campo solo
puede mostrar información sobre un dato adjunto a la vez. De forma
predeterminada, el control de datos adjuntos muestra un icono o una imagen, según
el tipo de archivo de los datos adjuntos que se muestran actualmente el control. Si lo
desea, puede establecer las propiedades del control de datos adjuntos para que todos
los archivos adjuntos aparecen como iconos o para que el campo simplemente
muestra un icono de clip y el número de archivos adjuntos. Suponiendo que ya usa
un control de datos adjuntos en el informe, puede usar el siguiente procedimiento
para ajustar las propiedades del control para distintos usos del control.

Configurar las propiedades de presentación para un campo de datos adjuntos

1. Haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en


Vista Diseño en el menú contextual.
2. Haga clic en el control de datos adjuntos. Si no se muestra la hoja de propiedades,
presione F4 para mostrarla. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha
formato.

Utilice la siguiente tabla como guía para configurar propiedades del control de los
datos adjuntos.
P á g i n a 69 | 70
Propiedad Configuración
o Imagen o icono muestra gráficos como imágenes y
otros archivos como iconos. Esta es la configuración
predeterminada.
Mostrar como o Icono muestra todos los archivos como iconos.
o Clip muestra un icono de clip seguido del número de
archivos adjuntos entre paréntesis.

Para hacer una imagen predeterminada no aparecen en el


control de datos adjuntos cuando no hay ningún archivo
Imagen adjunto, haga clic en en el cuadro de propiedad, busque la
predeterminada imagen que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

Nota: No se muestra la imagen predeterminada si se establece


la propiedad Mostrar como como clip.
Seleccione la alineación que desee en la lista. El valor
Alineación de predeterminado es Centro. Ajustar esta configuración puede
imagen producir resultados inesperados, según la configuración de la
propiedad de Modo de tamaño de imagen.
Esta opción solo está disponible si se establece la propiedad
Mostrar como imagen o icono.

o Clip muestra la imagen en su tamaño real. La imagen


se recorta si es demasiado grande para que quepa
dentro del control.
o Estirar estira la imagen para que ocupe todo el control.
Modo de tamaño
Nota: A menos que el control de datos adjuntos es el
de imagen
mismo tamaño exacto que la imagen, el uso de esta
configuración se distorsiona la imagen, lo que aparezca
distorsionado vertical u horizontalmente.

o Zoom muestra la imagen máximo posible sin recorte o


distorsionar la imagen. Esta es la configuración
predeterminada.

3. Si está utilizando el control para mostrar los gráficos, ajustar el tamaño del control
de datos adjuntos para que pueda ver la cantidad de detalle que desee.

P á g i n a 70 | 70