6.

2 Herramientas
Lista de verificación
Una lista de verificación, en inglés: checklist, es una herramienta que se utiliza
en diversos ámbitos de la gestión de las organizaciones para extraer una serie
de propiedades de aquello que se somete a estudio.

El checklist se presenta generalmente en forma de preguntas que se

responden de forma binaria: lo tiene o no lo tiene, está presente o no está
presente, aunque también se pueden dar más de dos opciones de respuesta,
pero siempre de forma cerrada, es decir, salvo que se quiera habilitar un
apartado de comentarios, las respuestas son sí o no.

La lista de verificación es una de las formas más objetivas de valorar el estado

de aquello que se somete a control. El carácter cerrado de las respuestas
proporciona esta objetividad, pero también elimina información que puede ser
útil porque no recoge todos los matices, detalles, y singularidades.

El checklist se pueden utilizar en cualquier área del sistema de gestión, por

ejemplo: para evaluar a los proveedores, para realizar controles del producto,
para verificar los productos comprados, o para evaluar la competencia del
personal.

Un checklist se puede utilizar con finalidades de evaluación, de control, de

análisis, y cómo no, de verificación. Del resultado de un checklist se puede
deducir el valor de un indicador, o lo podemos utilizar para comparar entre
varias opciones, o establecer una foto fija de la situación actual.

Reporte de no conformidad y acción correctiva

El enfoque de las auditorías de sistema de gestión es determinar si el sistema

de gestión se está llevando a cabo, se ha implementado eficazmente y está
siendo mejorado de forma continua.
Una empresa certifica que se ha implantado de forma eficaz un sistema de
gestión que es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001.
Por lo tanto el énfasis de una auditoría del sistema de gestión debe ser verificar
la conformidad, no el documentar no conformidades.
Los auditores deben mantener un enfoque positivo y ver los hechos y no las
faltas. Sin embargo, cuando la evidencia de auditoría determina que existe una
no conformidad, entonces es muy importante que la no conformidad sea
documentada correctamente.
¿Qué es una no conformidad?
La no conformidad es un no cumplimiento de un requisito.
Existen tres partes en una no conformidad bien documentada:
 Existe la evidencia de auditoría que soporta los hallazgos del auditor.
 Un registro del requisito contra el cual la no conformidad se detecta.
 El enunciado de la no conformidad.
Aunque estas tres partes necesitan ser abarcadas, en la práctica real, es la
evidencia de auditoría la que debe ser identificada y documentada. Esto es
porque un auditor competente observará situaciones que puedan ser una no
conformidad potencial durante la auditoría, aunque se encuentre seguro en ese
momento. El auditor deberá documentar las evidencias de auditoría de la no
conformidad potencial en sus notas de auditoría antes de utilizar las pistas
adicionales para confirmar si realmente es una no conformidad.
Si no existe evidencia, no hay no conformidad. Si existe evidencia, esta debe
ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra
clasificación. A lo largo, ni la empresa, ni sus clientes, ni el cuerpo
de certificación se benefician por la utilización de clasificaciones suaves, ya que
se tiene el riesgo de haber dado a la no conformidad una baja prioridad para
acciones correctivas.
La evidencia de auditoría tiene que ser documentada con suficiente detalle
para que la empresa auditada pueda encontrar y confirmar de forma exacta lo
que el auditor ha observado.

En el momento en el que se produce una no conformidad, incluyendo las que

se originen por quejas, la empresa tiene que:
 Reaccionar ante la no conformidad supone tomar decisiones para
controlarla y corregirla, además se tiene que hacer frente a todos las
consecuencias que pueda generar.
 Se tiene que evaluar la necesidad de tomar acciones para eliminar las
causas de dicha no conformidad, con el fin de que no vuelva a suceder
ni ocurra por otra parte. La forma de evaluarlo será revisando y
analizando la no conformidad, se tienen que determinar las causas que
han provocado la no conformidad y se tiene que determinar si existen no
conformidades parecidas.
 Hay que implementar las acciones necesarias.
 Se tiene que revisar la eficiencia de las acciones correctivas llevadas a
cabo.
 Si llegara a ser necesario, se tienen que realizar cambios en el Sistema
de Gestión de la Calidad.
Todas las acciones correctivas deben ser las apropiadas según los efectos que
generen las no conformidades que han sido encontradas.
La empresa tiene que conservar la información documentada como evidencia
de la naturaleza de las no conformidades, las acciones aplicadas y los
resultados obtenidos tras haber realizado la acción correctiva.
La nueva ISO 9001:2015 establece una serie de acciones que se deben
realizar cuando se detecte una no conformidad, siendo una de ellas la
aplicación de diferentes acciones correctivas. Además de todas las acciones
mencionadas, se deben señalar los aspectos imprescindibles para tomar
acciones correctivas.
No debería existir ninguna no conformidad con su acción correctiva. Las no
conformidades se producen cuando se incumplen diferentes requisitos. Los
requisitos pueden ser legales, de la norma ISO 9001, interno del propio
Sistema de Gestión que se ha establecido por la empresa o sean expresados
por los clientes.
La empresa debe actuar en consecuencia cuando se identifica una no
conformidad, es decir, tiene que tomar medidas para controlar, corregir y hacer
frente a todas las consecuencias que puede traer el incumplimiento de los
requisitos. Además, se tienen que tomar medidas de control con las que
asegurar los problemas que se produce dentro de la empresa.

7.1. Planificación
La preparación y planificación de la auditoría es la fase más importante del
proceso de auditoría, habida cuenta que en ella se determinan los objetivos y el
alcance de la evaluación. En esta primera fase del proceso, se aglutinan las
siguientes actividades.

1ª. Reunión previa

Antes de comenzar el proceso de auditoría es necesaria la celebración de una

reunión previa entre el equipo auditor, los representantes de la empresa que va
a ser auditada y los responsa- bles de su servicio de prevención. Esta reunión,
que se celebrará en la sede de la empresa o en cada uno de los centros de
trabajo de los que disponga ésta y que vayan a ser auditados, tiene como
objetivo recabar toda aquella información que permita al equipo auditor conocer
las carac- terísticas de la empresa y las del sistema de gestión de la prevención
(en adelante, SGPRL) im- plantado en la misma, como paso previo para
preparar la auditoría. A tal fin, el equipo auditor requerirá a la dirección de la
empresa, con una antelación al inicio del proceso de auditoría, no inferior a 30
días, la puesta a su disposición de dos tipos de documentación:

a) Documentación referente a la organización de la empresa:

Actividad que desarrolla la empresa.

•
Organigrama jerárquico y funcional de la empresa.
•
Listado de centros de trabajo con el número de trabajadores, la actividad
•
que desarrollan y su ubicación geográfica.
Listado de empresas subcontratistas con presencia en las instalaciones.

B) Documentación que compone el SGPRL:

• Manual de prevención.
• Evaluación de riesgos de los centros de trabajo a auditar.
• Planificación de las actividades preventivas.
• Procedimientos de gestión.
• Memoria de la actividad preventiva.

2ª. Análisis del sistema de prevención

Recibida la documentación solicitada y conocidas las características de la

empresa, el auditor realizará un análisis del SGPRL implantado por la empresa,
con la finalidad de hacerse una idea sobre su funcionamiento.

La finalidad de este análisis es la obtención de información sobre los

procedimientos de ges- tión que utiliza la empresa auditada. Para ello, el
auditor analizará la siguiente documentación:
 • Manual de prevención.
• Planificación de la acción preventiva.
• Procedimientos de gestión.
• Instrucciones de trabajo.

3ª. Planificación de la auditoría

Una vez analizado el SGPRL o la documentación de la que disponga la

empresa, el equipo au- ditor procederá a planificar la evaluación, que sera
reflejada en el plan de auditoría. Éste es el docu- mento que contiene el
programa y las características de la auditoría que va a realizarse, sirviendo
como guía de trabajo tanto para el auditor como para la empresa auditada. El
plan de auditoría con- tendrá la siguiente información
 > Identificación de la empresa auditada
 Objetivos: definición de la finalidad perseguida con la auditoría.
 Alcance de la auditoría: identificación de las áreas, unidades, centros
de trabajo o departamentos de la empresa que van a ser auditados.
 Requisitos del sistema y documentos que van a ser examinados.
 Equipo auditor: identificación de las personas que vayan a
desarrollar la auditoría, así como de las funcioes que asumen cada
una.
 Tipos de pruebas a realizar: clase de pruebas y metodología que
empleará el equipo audi- tor para la ejecución de la auditoría.
 Calendario: fechas y duración prevista para cada acción (entrevistas,
visitas a los centros de trabajo, informe final, etc…) que compone la
auditoría.

Este plan será presentado a los representantes de la empresa para su

aprobación mediante la firma del mismo.
Una vez aprobado, se remitirá a los responsables de cada área de la empresa
con la finalidad de que conozcan los requisitos que van a ser evaluados y
puedan preparar la auditoría convenientemente.