ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7

Evidencia 3: Informe “Identificación de las tecnologías de la información”

Para una empresa es necesario contar con herramientas que permitan administrar de manera
efectiva el flujo de información dentro de cada uno de los eslabones de la cadena de producción y
abastecimiento. Por ende, en esta evidencia debe elaborar un informe acerca de las plataformas
informáticas requeridas por una empresa para el manejo de clientes, eslabones de la cadena,
datos, procesos y usuarios. En el informe debe determinar el software necesario para cubrir las
necesidades de la empresa, incluyendo software de simulación.

Elabore esta evidencia considerando lo siguiente:

 Continuando con el caso de la empresa utilizada en las evidencias 1 y 2 de esta guía de

aprendizaje, relacione nuevamente las áreas de la empresa, los procesos y su relación con
el flujo de información.
 PRESIDENTE

Ejercer Ejercer Dirigir y controlar el Cumplir y hacer

representación Presidir las sesiones de la
representación funcionamiento de la cumplir las
legal Asamblea y de la Junta
legal compañía decisiones
Directiva, suscribiendo las
adoptadas por la
respectivas actas
Asamblea y la
Junta Directiva

Firmar cheques en forma Apoyar las Ejercer las demás

Presentar a la
conjunta con cualquiera de los actividades de la atribuciones que le
Junta Directiva,
dignatarios: Vicepresidente y Empresa correspondan
el informe
Tesorero según el Estatuto y
semestral de
actividades Reglamento
correspondientes

GERENCIA GENERAL

Incrementar
el estado de la Proporcionar
tecnología Incrementar la
Satisfacer adelos Contribuir
Perpetuarcon
la la dirección a la
la organización productividad
empleados organización
comunidad. organización
 Perpetuar la organización Proporcionar dirección a la organización
Incrementar el estado de la
tecnología de la organización

Contribuir con la
Satisfacer a los empleados Incrementar la
comunidad.
productividad

SECRETARIA

ASISTENCIA JURIDICA

ORGANIZACIÓN
CONTROL DEL GESTIÓN DE
COMUNICACONES DOCUMENTOS
Inventario. PROYECTOS
Llamadas. Bases De Datos.
Archivos Físicos Y Presentaciones Y
Escritas. Aplicaciones De
Electrónicos. Reportes Para
Correspondencia. Computador.
Reuniones

Identificar áreas Implementar

de y Priorizar acciones de Establecer políticas y
Dotar de visión.
mejora evaluar. optimización procedimientos
ASISTENCIA JURIDICA
 AUDITORIA INTERNA

Estudia y resuelve los problemas legales

Asesora en la constitución,
relacionados con la empresa, sus
gestión y disolución de cualquier
contratos, convenios y normas legales.
tipo de sociedad mercantil o civil

Defiende los intereses de nuestra

empresa en todo tipo de
procedimientos judiciales.
Asesora a nuestra empresa en materia
Emite informes jurídicos sobre las
fiscal, preparando todo tipo de
distintas áreas de la empresa. declaraciones y obligaciones fiscales y
tributarias.
Negocia y redacta
contratos.

DIR. ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Realizar el seguimiento administrativo y Responder por los procedimientos
financiero a los recursos que genera la administrativos
Secretaría de los recursos técnicos, humanos y
financieros que se
requieran y programe para el cumplimiento
Velar por la
de las funciones de la Secretaría
correcta ejecución
de los recursos
de la Secretaría,

Garantizar el desarrollo de los procesos de

Establecer la consolidación y análisis de
contratación, de conformidad con la
la información generada para la
normatividad vigente y en coordinación con las
Ejercer el seguimiento a presentación de informes.
áreas que intervienen en el mismo
los planes, programas y
proyectos de la
Secretaría, de
conformidad con los
procedimientos
establecidos
 DIR. CALIDAD Y SERVICIO

Velar por el adecuado entrenamiento.

Participar activamente en los procesos de diseño y elaboración
Armonizar la Política de Calidad.
y en el lanzamiento de nuevos productos.
Liderar proyectos para asegurar la calidad en la empresa.
Administrar la documentación relacionada con los procesos de
Impulsar la interacción entre los equipos que participan.
calidad

DIR. COMERCIAL

Analizar y desarrollar la metodología de trabajo incluida en el «manual de
ventas».
Determinar el potencial de compra de las diferentes categorías de clientes.
Elaborar las previsiones de venta de común acuerdo con el departamento de
marketing.
Planificar los objetivos y estrategias de su equipo.
Desarrollar una estructura organizativa de venta capaz de alcanzar los
objetivos.
Colaborar con marketing para lograr el mejor posicionamiento comercial
de la web y redes sociales.
Reclutar y seleccionar al personal de ventas, o contribuir a ello
 DIR. TECNOLOGIA

1. Mantener y administrar las redes para apoyar la gestión de todas las Direcciones, Departamentos y Secciones de la Municipalidad, preocupándose del
desarrollo de sistemas y/o programas, así como de la actualización y mantención de todo su equipamiento computacional.
2. Crear y administrar las bases de datos que sean relevantes para la toma de decisiones de la Institución y para el conocimiento de la comunidad.
3. Prestar soporte a usuarios en todo lo relativo a la plataforma computacional de la municipalidad y colaborar con el Departamento de Recursos Humanos en
la implementación de programas de capacitación computacional para los funcionarios municipales.

4. Supervisar todo proyecto informático que fuere contratado a terceros y ser la contraparte técnica de los sistemas computacionales arrendados, certificando la
calidad de los productos adquiridos.

5. Controlar las concesiones que le correspondan de acuerdo a su participación en la elaboración de las especificaciones técnicas y que le sean atingentes a la
naturaleza de sus funciones.

6. Generar propuestas para facilitar el acceso y uso de la tecnología por parte de la comunidad, monitoreando el servicio del telecentro comunitario.

7. Velar por la integridad y seguridad de la información almacenada los servidores de propiedad municipal, además de elaborar y ejecutar los planes de
contingencia necesarios en caso de pérdida de dicha información.
 DIR. VENTA

Garantizar operación 100% exitosa y una excelente interacción entre los miembros del equipo de trabajo y clientes internos y externos del almacén, para
que los objetivos y metas propuestas se cumplan a cabalidad.

Garantizar inventarios perfectos apoyado en la, realización de inventarios periódicos, retiqueteo de prendas.

Identificar necesidades y expectativas de clientes, para aumentar el nivel de ventas en la compañía.

Consolidar, Motivar y capacitar al equipo de trabajo (producto, servicio, técnicas de venta, experiencia de la marca).

Hacer uso óptimo y eficaz de los recursos y activos a cargo (equipos, insumos, material de exhibición, etc).

Manejar la caja y todos los procesos de la misma, garantizando confiabilidad en el proceso para evitar pérdidas o malos manejos del dinero.

DIR. PROYECTOS

Supervisar la ejecución, desarrollo y planificación de los proyectos especiales que lleva la Dirección bajo su cargo.
Coordinar todos los proyectos especiales por ejecutar y en ejecución de las Direcciones que conforman el MINSA.
Ser enlace entre Despacho Superior y las diversas Direcciones en la supervisión de procesos y proyectos en etapa de planificación o en
ejecución.
 DIR. RECURSOS HUMANOS

Reclutamiento.
Seleccionar
Contratación
Inducción.
Vencimiento de contrato de trabajo y despido.

DIR. LOGISTICA Y
OPERACIÓN
RE

Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y mantener una buena relación con el mismo, así
como gestionar el lanzamiento de nuevos programas dentro de la planta. Todo ello para garantizar la satisfacción del cliente.

Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos.

Supervisar las actuaciones de logística e implementar las acciones de mejora necesarias de manera coordinada con otras
funciones de la planta (Calidad, Producción, Eficiencia del Sistema, etc.).
 DIR. GERENCIA REGIONAL
RE

Formular y Ejecutar evaluar, dirigir, controlar y administrar las políticas de salud de la región en concordancia con las políticas nacionales y los planes sectoriales.
Formular y ejecutar concertadamente el Plan de Desarrollo de Salud.
Coordinar las acciones de salud integral en el ámbito regional.
Participar en el Sistema Nacional Coordinado y Descentralizado de Salud de conformidad con la legislación vigente.
Promover y ejecutar en forma prioritaria las actividades y prevención de la salud.
Organizar los niveles de atención y administración de las entidades de salud del estado que brindan servicios en la región en coordinación con las municipalidades.

JEFE CONTABILIDAD
RE

Confección de cuentas anuales y cierre del ejercicio.

Elaboración de la información que servirá de soporte para la preparación del presupuesto.
Supervisión directa de la corrección | de los apuntes contables efectuados.
Elaboración de informes de la evolución de los estados contables para la Dirección.
Confección de la contabilidad analítica y, en su caso, consolidación de balances.
Realización de conciliaciones bancarias.
Gestión, control y conformación de facturas de proveedores y acreedores.
 DIR, SEGURIDAD

La organización, dirección, inspección y administración de los servicios y recursos de seguridad privada disponibles.
La identificación, análisis y evaluación de situaciones de riesgo que puedan afectar a la vida e integridad de las
personas y al patrimonio.
La planificación, organización y control de las actuaciones precisas para la implantación de las medidas conducentes a
prevenir, proteger y reducir la manifestación de riesgos de cualquier naturaleza con medios y medidas precisas,
mediante la elaboración y desarrollo de los planes de seguridad aplicables.
El control del funcionamiento y mantenimiento de los sistemas de seguridad privada.
La validación provisional, hasta la comprobación, en su caso, por parte de la Administración, de las medidas de
seguridad en lo referente a su adecuación a la normativa de seguridad privada.

 Después de lo anterior, identifique las necesidades presentes en los sistemas de información de la empresa, teniendo en cuenta la estrategia organizacional.

 Indique qué software o tecnologías de la información servirían como apoyo en cada una de las áreas de la empresa y establezca la respectiva plataforma informática a
utilizar.

 Realice una descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software propuesto, justificando su selección.
Ahora, basado en los datos obtenidos tras el desarrollo de los ítems anteriormente descritos, proceda con la elaboración del informe solicitado para la evidencia. Para esto,
debe analizar e incluir la información obtenida en los puntos previamente desarrollados y luego detallar de forma específica la manera como la plataforma informática escogida
puede aportar al mejoramiento de los procesos desarrollados en cada una de las áreas de la empresa, incluyendo los eslabones de la cadena, el tratamiento de datos y
manejo de clientes. Finalmente indique cómo estas mejoras pueden incidir en el desarrollo del plan maestro de logística internacional.

Nota: para el desarrollo de esta evidencia se deben tener en cuenta el material de formación “Procesos y sistemas de información” y los materiales complementarios pertenecientes a esta
actividad de aprendizaje.

Elabore esta evidencia en la herramienta de su preferencia y envíe el archivo al instructor a través de la plataforma virtual de aprendizaje.
EVIDENCIA 3: INFORME “IDENTIFICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN”
SERVIENTREGA S.A.

Continuando con el caso de la empresa utilizada en las evidencias 1 y 2 de esta guía de aprendizaje, relacione nuevamente las áreas de la empresa, los procesos y su relación con el flujo de
información.

PRESIDENTE

Presidir las
Cumplir y hacer
sesiones de la
Ejercer Dirigir y controlar el cumplir las
Asamblea y de la
representación funcionamiento de la decisiones
Junta Directiva,
legal compañía adoptadas por la
suscribiendo las
Asamblea y la
respectivas actas
Junta Directiva
 Ejercer
representación
legal

Firmar cheques
en forma Presentar a la Ejercer las demás
Apoyar las atribuciones que le
conjunta con Junta Directiva,
actividades de la correspondan
cualquiera de los el informe
Empresa según el Estatuto y
dignatarios: semestral de
Vicepresidente y actividades Reglamento
Tesorero correspondientes

GERENCIA GENERAL

Incrementar el Proporcionar
estado de la Perpetuar la dirección a la
tecnología de la organización organización
organización
 Satisfacer a los Contribuir con la
Incrementar la
empleados comunidad.
productividad

SECRETARIA

ORGANIZACIÓN
DOCUMENTOS CONTROL DEL
COMUNICACONES GESTIÓN DE
Bases De Datos. Inventario.
Llamadas. PROYECTOS
Aplicaciones De Archivos Físicos Y
Escritas. Presentaciones Y
Computador. Electrónicos.
Correspondencia. Reportes Para
Reuniones

AUDITORIA INTERNA

Identificar áreas Implementar

de y Priorizar acciones de Establecer políticas y
Dotar de visión.
mejora evaluar. optimización procedimientos
 ASISTENCIA JURIDICA

Estudia y resuelve
Defiende los los problemas
Asesora en la intereses de nuestra legales relacionados
constitución, empresa en todo con la empresa, sus
gestión y disolución tipo de contratos,
de cualquier tipo de procedimientos Responder por los
convenios y normas
sociedad mercantil judiciales. procedimientos
legales.
o civilRealizar el administrativos
Asesora a nuestra
seguimiento de los recursos
empresa técnicos,
en materia
administrativo y humanos
fiscal, preparando todoque se
y financieros
Emite informes Velar por la
financiero requieran y programe ypara el
jurídicos sobre lasa los correcta ejecución tipo de declaraciones
cumplimiento de las funciones
distintas áreasque
recursos de lagenera Negocia y redacta
de los recursos Y
D. ADMINISTRATIVA
obligaciones fiscales y
la Secretaría contratos. de la Secretaría
tributarias.
empresa. de la Secretaría,
FINANCIERA
 Velar por el adecuado
entrenamiento.
Garantizar el desarrollo de
Armonizar la Política de Calidad. Participar
Ejercer el seguimiento a activamente en los
los procesos de
Liderar proyectos para asegurar la los planes, programas procesos
y de diseño y elaboración y
contratación, de
calidad en la empresa. proyectos de laen el lanzamiento de nuevos
conformidad con la
Impulsar la interacción entre los Secretaría, de productos. Establecer la consolidación y
normatividad vigente y
equipos que participan. Administrar
conformidad con los la documentación
análisis de la información
en
procedimientos relacionada con los procesos
generada parade la
coordinación con las áreas
establecidos calidad presentación de informes.
que intervienen en el mismo D. CALIDAD Y SERVICIO
 D. COMERCIAL
Analizar y desarrollar la metodología
de trabajo incluida en el «manual de
ventas».
Determinar el potencial de compra de
las diferentes categorías de clientes.
Elaborar las previsiones de venta de
común acuerdo con el departamento
de marketing.
Planificar los objetivos y estrategias de
su equipo.
D. TECNOLOGIA
Desarrollar una estructura
organizativa de venta capaz de
alcanzar los objetivos.
Colaborar con marketing para lograr
el mejor posicionamiento comercial
de la web y redes sociales.
Reclutar y seleccionar al personal de
ventas, o contribuir a ello
1. Mantener y administrar las redes para
apoyar la gestión de todas las Direcciones,
Departamentos y Secciones de la
Municipalidad, preocupándose del
desarrollo de sistemas y/o programas, así
como de la actualización y mantención de
todo su equipamiento computacional.
2. Crear y administrar las bases de datos que
sean relevantes para la toma de decisiones
de la Institución y para el conocimiento de la
comunidad.
3. Prestar soporte a usuarios en todo lo
relativo a la plataforma computacional de la
municipalidad y colaborar con el
Departamento de Recursos Humanos en la
implementación de programas de
capacitación computacional para los
funcionarios municipales.
4. Supervisar todo proyecto informático que
fuere contratado a terceros y ser la
contraparte técnica de los sistemas
computacionales arrendados, certificando la
calidad de los productos adquiridos.
5. Controlar las concesiones que le
correspondan de acuerdo a su participación
en la elaboración de las especificaciones
técnicas y que le sean atingentes a la
naturaleza de sus funciones.
6. Generar propuestas para facilitar el acceso
y uso de la tecnología por parte de la
comunidad, monitoreando el servicio del
telecentro comunitario.
7. Velar por la integridad y seguridad de la
información almacenada los servidores de
propiedad municipal, además de elaborar y
ejecutar los planes de contingencia
necesarios en caso de pérdida de dicha
información.
 D. PUNTOS DE VENTA

1. Garantizar operación 100% exitosa y una excelente

interacción entre los miembros del equipo de trabajo y
clientes internos y externos del almacén, para que los
objetivos y metas propuestas se cumplan a cabalidad.
2. Garantizar inventarios perfectos apoyado en la,
realización de inventarios periódicos, retiqueteo de
prendas.
3. Identificar necesidades y expectativas de clientes, para
aumentar el nivel de ventas en la compañía.
4. Consolidar, Motivar y capacitar al equipo de trabajo
(producto, servicio, técnicas de venta, experiencia de la
marca)
5. Hacer uso óptimo y eficaz de los recursos y activos a
cargo (equipos, insumos, material de exhibición, etc)
6. Manejar la caja y todos los procesos de la misma,
garantizando confiabilidad en el proceso para evitar
pérdidas o malos manejos del dinero
 D. PROYECTOS
ESPECIALES

Supervisar la ejecución, desarrollo y planificación de los

proyectos especiales que lleva la Dirección bajo su cargo.
Coordinar todos los proyectos especiales por ejecutar y en
ejecución de las Direcciones que conforman el MINSA.
Ser enlace entre Despacho Superior y las diversas
Direcciones en la supervisión de procesos y proyectos en
etapa de planificación o en ejecución.

D. RECURSOS HUMANOS
RE

Reclutamiento.
Seleccionar
Contratación
Inducción.
Vencimiento de contrato de trabajo
y despido.
D. LOGISTICA Y
OPERACIÓN
Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del
cliente y mantener una buena relación con el mismo, así como
gestionar el lanzamiento de nuevos programas dentro de la planta.
Todo ello para garantizar la satisfacción del cliente.

Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos.

Supervisar las actuaciones de logística e implementar las acciones

de mejora necesarias de manera coordinada con otras funciones de
la planta (Calidad, Producción, Eficiencia del Sistema, etc.).

D. GERENCIA REGIONAL
RE

Formular y Ejecutar evaluar, dirigir, controlar y administrar las políticas de

salud de la región en concordancia con las políticas nacionales y los planes
sectoriales.

Formular y ejecutar concertadamente el Plan de Desarrollo de Salud.

Coordinar las acciones de salud integral en el ámbito regional.

Participar en el Sistema Nacional Coordinado y Descentralizado de Salud de

conformidad con la legislación vigente.

Promover y ejecutar en forma prioritaria las actividades y prevención de la

salud.

Organizar los niveles de atención y administración de las entidades de salud

del estado que brindan servicios en la región en coordinación con las
 D. JEFE CONTABILIDAD
RE

Confección de cuentas anuales y cierre del ejercicio.

Elaboración de la información que servirá de soporte para la preparación del
presupuesto.
Supervisión directa de la corrección | de los apuntes contables efectuados.
Elaboración de informes de la evolución de los estados contables para la
La Dirección.
organización, dirección, inspección y administración de los
Confección de la contabilidad
servicios y recursos de seguridadanalítica
privada y, en su caso, consolidación de balances.
disponibles.
La Realización de conciliaciones
identificación, bancarias.
análisis y evaluación de situaciones de riesgo que
Gestión,
puedan control
afectar a layvida
conformación dede
e integridad facturas de proveedores
las personas y acreedores.
y al patrimonio.
La planificación, organización y control de las actuaciones precisas
para la implantación de las medidas conducentes a prevenir, proteger
y reducir la manifestación de riesgos de cualquier naturaleza con
medios y medidas precisas, mediante la elaboración y desarrollo de
los planes de seguridad aplicables.
El control del funcionamiento y mantenimiento de los sistemas de
seguridad privada.
La validación provisional,D.hasta
JEFElaNACIONAL
comprobación,
DE en su caso, por
parte de la Administración, de las medidas de seguridad en lo
SEGURIDAD
referente a su adecuación a la normativa de seguridad privada.
Después de lo anterior, identifique las necesidades presentes en los sistemas de Información de la empresa, teniendo en cuenta la estrategia organizacional.
Aumentar las rutas en el departamento de Norte de Santander
Incrementar la flota de Camiones para que la mensajería llegue lo más pronto posible
Aumentar el número de personal en las cajas para disminuir el tiempo de espera de los clientes.
Comprar nuevos dispositivos tecnológicos (UPS) y mejorar el cableado estructurado
Inaugurar nuevas sucursales
Ampliar la sucursal principal y mejorar la organización de los objetos con el fin de proporcionar un ambiente más agradable

Indique qué software o tecnologías de la información servirían como apoyo en cada una de las áreas de la empresa y establezca la respectiva plataforma informática a utilizar.
R/ En la actualidad la tecnología básica es:
 5 computadores
 1 Switch Encore de 8 puertos
 Servicio de Internet por medio de la empresa ETB en la sucursal principal de Ocaña, en la alternas tienen servicio por medio de Telecom.
 Software SIEWEB 4.2
Sispos@net\2
Data Center
Sis Mileni- Scm
Rastreo Y Digitalización
Erpp
Seguridad

 Realice una descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software propuesto, justificando su selección.
R/ • Software SIEWEB 4.2
Este software maneja La información del remitente, valor, junto con el destinatario, el origen, la ciudad destino, también un número de documento que genera automáticamente el sistema.

• Sispos@net\2
Este software maneja: La información del remitente, junto con la información del destinatario, la del producto, la ciudad destino el tiempo aproximado de la entrega la da el programa de
acuerdo a la ruta, y por último el valor declarado, el tipo de empaque y el contenido que el depositante dice que tiene el paquete. Para el mejoramiento del servicio será necesario.

DATA CENTER
Dotado con los equipos y sistemas más modernos de procesamiento de datos con servidores de alta disponibilidad, unidades externas de almacenamiento masivo de información, sistema de
digitalización de guías, red nacional de comunicaciones inalámbricas de voz y datos.

SIS MILENI- SCM

Sis Milenio-SCM
Sistema de información encargado de las operaciones del negocio y de administrar los portafolios de productos, bases de datos de clientes, provisión de guías, solicitudes de recolección,
procesamiento de envíos, servicio al cliente y Administración de ventas.

RASTREO Y DIGITALIZACIÓN
A través del portal www.servientrega.com se puede consultar no solamente la trazabilidad de los envíos sino también la prueba de entrega digitalizada, dando de esta manera confianza a los
clientes sobre el servicio prestado.
ERPP
People soft sobre arquitectura 100% internet permite que la Compañía opere en tiempo real, y los Clientes, Proveedores y Colaboradores se puedan conectar a las aplicaciones en cualquier
momento y lugar.

SEGURIDAD
Para garantizar la seguridad de los envíos Servientrega implementó un sistema integral de seguridad compuesto por circuitos cerrados de Televisión digitales y un sistema de administración y
rastreo en tiempo real de transporte (GPS) que a través de la internet permiten monitorear y hacer seguimiento a los envíos.