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3.1 Introduction
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Gestion
de projets
Cette liste n’est pas exhaustive. Dans votre orga- – Que faut-il gérer?
nisation ou projet, quelles sont les fonctions ou
les qualités les plus importantes? En outre, ces Il est utile de faire la distinction entre:
qualités ne sont pas nécessairement utiles à tous • la responsabilité de chacun de gérer son propre
les types de projets. Très souvent, elles ne sont travail;
pas possédées par une personne unique, mais
réparties et assumées par différentes personnes • la responsabilité de la gestion de l’organisation
au sein d’une ou plusieurs équipes. Néanmoins, il (fixer et gérer des objectifs à long et moyen
est clair qu’il ne s’agit pas seulement de «savoir- terme et élaborer des politiques); ex.: le conseil
faire» ou de compétences. Il s’agit aussi de connais- d’administration d’une organisation de jeunesse;
sances et d’aptitude à les employer, de façons de • la responsabilité de la «gestion quotidienne» de
se comporter et de travailler avec les autres, l’organisation (que fait l’organisation, comment
d’exploiter ses expériences et d’en tirer les ensei- elle le fait et quelle est la qualité du travail
gnements. En d’autres termes, les «compétences» produit), des personnes qui font le travail et
requises sont aussi du domaine des attitudes. Ces des ressources; ex.: le Secrétaire général d’une
dernières, ceci dit, ne peuvent être enseignées ou organisation internationale de jeunesse et son
expliquées dans un manuel. Elles sont acquises, équipe;
développées, révisées et ajustées par l’intermédiai-
re de la pratique ou dans le cadre de situations
• laresponsabilité de la gestion d’une équipe
ou d’un projet; ex.: une équipe qui conduit un
de formation réelles.
projet spécifique organisé par l’organisation de
jeunesse.
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Gestion
de projets
STRATÉGIQUE
G ES TIO N
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Participation adaptée à la prise de décision
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Garantir les compétences et les connaissances requises
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Formation • Encadrement
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Contrôle de la performance
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LA COMMUNICATION
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Définir des cibles claires et réalistes
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Garantir les ressources appropriées
Développer des
Planifier
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FAIRE LE TRAVAIL à l’organisation/l’équipe
Systèmes et procédures de qualité
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Evaluer les idées et les informations
Gestion du temps Dans les petites organisations,
de l’intérieur
Normes et attentes claires il arrive que les managers
Organiser les informations
Contrôle de la qualité doivent aussi faire le travail
Communiquer de façon adéquate
et de la quantité de travail de l’organisation.
Stocker les informations
Améliorations et changements Tous les travailleurs
sont responsables
de leur auto-gestion. GÉRER LES RELATIONS
EXTÉRIEURES
GÉRER LES RESSOURCES Lien avec les autres
MATÉRIELLES organisations/équipes
Liaison avec les sponsors/financeurs
Gérer les locaux GÉRER Représenter
Gérer les équipements l’organisation/l’équipe
LES FINANCES
Gérer le matériel Promotion
Gérer les stocks Relations publiques
Planification financière (budgets)
S?
Q
Suivi financier
Contrôle financier
E
U
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Gérer la recherche de financements
E R 3
NT A G
LES M AN
Source: page 3, Sandy Adirondak Just about managing ? Effective management for voluntary organisations and community groups,
3rd Ed., 1998, ISBN 1-872582-17-6 © Sandy Adirondak et London Voluntary Service Council.
1. Autorité inadaptée.
2. Manque de participation et de planification de la part de l’équipe
de projet.
3. Manque de participation de l’équipe de projet à la résolution
d’un problème.
4. Compétences communicationnelles inadaptées.
5. Compétences techniques inadaptées.
6. Compétences administratives inadaptées.
7. Calendrier du projet non réaliste.
8. Manque de clarté des objectifs du projet.
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Gestion
de projets
Tous ces facteurs doivent donc être examinés et conduite de nombreux projets. En fait, il est basé
évalués sur un pied d’égalité lors de la concep- sur un autre schéma adopté par l’équipe du pre-
tion du projet. Se concentrer sur un ou deux mier LTTC (au Centre Européen de la Jeunesse en
3 facteurs risque de conduire à négliger les autres. 1990), qui a été adapté et, espérons-le, amélioré
grâce à diverses contributions. Nous l’avons choisi
3.1.2 Suggestion d’un modèle après l’avoir comparé à d’autres (voir Chapitre 2.3
Modèles de projet) et en avoir conclu qu’il nous
Il existe maintes façons de planifier et de gérer
semblait compréhensible, logique et flexible. Vous
un projet, probablement autant qu’il y a de por-
devrez l’utiliser et le lire comme expliqué ci-des-
teurs de projet, chacun avec sa façon de faire. Il
sus: à la manière d’un outil susceptible de vous
existe aussi de nombreux schémas, autres que
aider non seulement à planifier et à comprendre
ceux présentés dans la section précédente, pour
votre projet dans chacune de ses phases, mais
expliquer les différentes étapes de la planifica-
aussi à tirer tous les bénéfices des efforts déployés
tion d’un projet. Tous sont valables et présentent
par vous, mais aussi par vos collègues et les jeunes
leurs avantages et leurs inconvénients. Car, après
impliqués. Si vous souhaitez y apporter des modi-
tout, la finalité qui est de développer des compé-
fications, n’hésitez pas à supprimer ou à ajouter
tences et des attitudes propres à la planification
certains éléments, selon vos besoins.
de projets peut s’exprimer en termes simples:
Permettre à ceux qui ont la charge du projet, au por- Vous trouverez donc ci-contre le modèle propo-
teur de projet ou à l’équipe de projet, de contrôler le sé ainsi qu’une explication étape par étape de
projet. Leur donner la possibilité de modifier les plans, chacun des éléments qui le composent. Plus loin,
de s’adapter à des situations inattendues et d’exploi- nous vous fournirons quelques indications concer-
ter toute nouvelle opportunité. Et surtout, de savoir nant la formation à la gestion de projet («Sugges-
ce qu’ils souhaitent faire. Ainsi, ils pourront contrôler, tions pour la formation») et la façon de remplir un
maîtriser et diriger le projet, au lieu d’être conduit formulaire de demande de subvention («Comment
par lui, mais aussi par les délais et les contraintes de remplir le formulaire de demande») et enfin, un
toute sorte. exemple concret de projet international de jeu-
Le schéma de référence employé dans ce chapitre nesse («Allons à Ban Uppa !»). Pour faciliter votre
n’est ni meilleur ni plus mauvais que les autres. lecture, le Coyote dans la marge vous aidera à
Nous l’utilisons depuis des années dans le cadre repérer dans le chapitre les différents éléments
de diverses activités de formation et pour la graphiques.
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de projets
Suivi
Consolidation
Par qui ?
Comment ?
Mise en œuvre
Avec quoi ?
Accompagnement Ressources
évaluation Avec qui ?
Programme
d’activités Où ?
Par quel
moyen ?
Stratégie ou
Comment ?
méthodologie Quand ?
3
Priorités Motivation
Par qui ?
institutionnelles personnelle
ANALYSE
Pourquoi ?
DES BESOINS
Par qui ?
Communauté - Jeunes
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Gestion
de projets
3.1.3 Définition – Mise en oeuvre – des activités: tout comme la «définition», l’évalua-
Evaluation tion et les tâches afférentes sont bien souvent
«invisibles» pour le public:
Une façon simple et fréquente de concevoir le pro- • les procédures d’évaluation: constater les résul-
jet consiste à le scinder en trois phases principales: tats obtenus et ceux non obtenus;
la définition, la mise en oeuvre et l’évaluation. • l’impact sur la communauté et sur l’organisa-
tion;
Définition • les mesures de suivi à envisager;
La définition englobe l’ensemble du travail initial • remercier les personnes impliquées et «célébrer»;
de préparation et de planification – de l’analyse
des besoins jusqu’à la définition des objectifs et
• rédiger les documents nécessaires;
l’identification des activités et des ressources • transmettre les rapports financiers, clôturer les
nécessaires. C’est en fait tout le travail «invisible» comptes.
mené avant même le démarrage du projet. C’est à
ce moment que le projet va commencer à prendre Cette façon de considérer la gestion de projets
forme et que son destin se décide. Le travail présente l’avantage de pouvoir appréhender le
conduit dans cette première phase doit inclure: projet dans l’intégralité de sa durée – évaluation
• l’analyse des besoins au niveau de la réalité comprise. Nous le savons tous, la difficulté des
sociale; projets n’est pas dans la conduite des activités,
mais plutôt dans l’exécution de l’ensemble des
• l’analyse des capacités et des intérêts de l’or-
tâches énumérées dans la partie «évaluation». Par
ganisation;
contre, cette structuration de la gestion de pro-
• une première définition des buts et des objec- jets est relativement artificielle: nombreux sont
tifs concrets; les chevauchements. En fait, ces phases ont une
• l’identification des activités possibles/probables; telle influence les unes sur les autres qu’il est
• les besoins relatifs à l’évaluation; difficile de les distinguer parfaitement. Ceci dit,
• le calendrier du projet; aucun projet n’est envisageable… sans prépara-
tion, mise en œuvre et évaluation.
• les ressources potentielles;
• les personnes en charge du projet; La grille de planification de projet, présentée par
• les partenaires; le graphique, a pour but de favoriser une com-
• la rédaction d’une ébauche du projet; préhension visuelle de ces trois principaux
3 • éventuellement, la sollicitation de fonds. moments – même si leur découpage est artificiel.
Mise en oeuvre
La phase de mise en oeuvre chevauche souvent 3.1 4 La grille des «W» - ou
celle de la définition. De fait, de nombreuses «méthode de Laswell»
tâches qui font partie intégrante du projet ont
Why ? What for ? Who ? When ? Where ? (Pourquoi?
déjà démarré tandis que se poursuit la démarche
Pour faire quoi? Qui? Quand? Où?) sont les cinq
de définition. La phase de mise en œuvre doit questions classiques qui aident à clarifier le pour-
prendre en considération: quoi et le comment d’un projet. Dans la formation
• les activités prévues et le lien entre elles; à la gestion de projet notamment, elles aident les
• la gestion des ressources humaines, financières stagiaires à faire le point sur leurs idées et leurs
et techniques; actions. Au même moment, elles permettent de
• la stratégie de communication et de relations distinguer et de définir les différentes étapes de
publiques; la planification des projets (ex.: différence entre
• les processus d’évaluation, de feed-back et de analyse des besoins et analyse des objectifs).
régulation;
La liste complète de ces questions est également
• le compte rendu et la tenue de dossiers;
extrêmement utile pour concevoir ou préparer
• la façon d’impliquer les individus, notamment une demande de subvention, en particulier en
les jeunes et, généralement, la collectivité. l’absence de formulaire type. En fin de compte,
quelle que soit l’institution sollicitée ces ques-
Evaluation tions sont celles pour lesquelles tout sponsor ou
L’évaluation fait partie du plan du projet. Elle se financeur potentiel aura besoin de réponses.
déroule généralement à la fin du projet, mais des
évaluations intermédiaires sont également néces- Nous avons ajouté ces questions sur les côtés
saires. En fait, le projet ne se termine pas à la fin du graphique en guise de complément.
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