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TRATAMIENTO DE QUEJAS Y
RECLAMOS
CÓDIGO: SC-PR001
VERSIÓN: 1
Versión Fecha Descripción de Cambio
1 16/10/2018 Emisión
1. PROPÓSITO:
Establecer una metodología que permita facilitar a la organización la resolución de las quejas y
los reclamos de manera eficiente, efectiva y responsable para garantizar la satisfacción del
reclamante y de la organización.
2. ALCANCE
Procesos de realización y proyectos.
4. RESPONSABILIDADES
A. Se debe informar al cliente sobre los mecanismos disponibles para la realización de quejas o
reclamos, y ante quién debe presentarla cada vez que se inicie la prestación del servicio; en
este procedimiento a esta persona se le denominará “encargado de la queja”.
B. Al recibir una queja o reclamo, el encargado de la queja debe notificar en la brevedad
posible al reclamante su recepción.
C. El encargado de la queja solicitará un correlativo para el registro de la queja o reclamo al
Coordinador de Calidad, quien posteriormente convocará a una reunión con las personas
involucradas para determinar las causas de la queja o reclamo, evaluar la complejidad, el
impacto y la necesidad de una acción inmediata; procediendo a llenar el registro SC-FO008
(Atención de quejas y reclamos), siendo lo más claro y explicito posible.
D. Si durante la investigación de las causas se determina que la queja o reclamo tiene validez,
el encargado de la queja realizará un plan de acción y se presentará al reclamante para su
aprobación; en caso de que el plan de acción no sea aprobado, se convocará a una
segunda reunión para llevar a cabo un nuevo plan de acción teniendo en cuenta las
observaciones hechas por el reclamante.
E. En cambio, sí se determina que la queja o reclamo no tiene validez, el encargado de la queja
deberá comunicar al reclamante la decisión explicando los motivos de la desestimación.
F. Si la queja puede ser tratada inmediatamente, el encargado de la queja tiene la
autorización de tomar acciones mediatas para la resolución de la queja. Si el cliente queda
satisfecho con las acciones tomadas, se hará el respectivo cierre de la queja o reclamo. Aún,
si la queja fue atendida en el momento de su recepción, siempre se investigará la naturaleza
de la misma.
G. El Coordinador de Calidad deberá darle seguimiento a la queja o reclamo desde la
recepción hasta que el reclamante quede satisfecho o la decisión final haya sido tomada.
Además, debe encargarse de mantener informado al reclamante durante todo el proceso
de resolución de la queja.
H. Una vez que el plan de acción haya sido ejecutado, el Coordinador de Calidad debe realizar
una encuesta para evaluar la eficacia de las acciones tomadas; cuando se asegure que el
reclamante quedó satisfecho, procederá al cierre de la queja.
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