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Trabajo N°FINAL
(2 do P a rcia l)
NOVENO
“PRODUCTI VI DAD”
AM BATO- ECUADOR
25 de N o viemb re
2014
1.2.2.- Misión
Somos una empresa constituida en el 2005, año en el que se incursionó en el mercado de la
asesoría financiera y la gestión de apoyo para la sociedad. Con la finalidad de obtener
líneas de financiamiento a Pymes y Empresas.
1.2.3.- Visión
Ser la empresa asesora que tenga la mas larga permanencia gracias al respaldo de 15 años
de experiencia en donde se laboró en instituciones financieras y empresas relacionadas para
así otorgar un servicio y atención de calidad. Así se podrá conseguir clientes los cuales
satisfacen su expectativa con el apoyo y gestoría que la empresa les brinda.
3. Abre una “cuenta de integración de capital”: Esto se realiza en cualquier banco del
país. Los requisitos básicos, que pueden variar dependiendo del banco, son:
Capital mínimo: $400 para compañía limitada y $800 para compañía anónima
Carta de socios en la que se detalla la participación de cada uno
Copias de cédula y papeleta de votación de cada socio
Luego debes pedir el “certificado de cuentas de integración de capital”, cuya entrega
demora aproximadamente de 24 horas.
4. Eleva a escritura pública: Acude donde un notario público y lleva la reserva del
nombre, el certificado de cuenta de integración de capital y la minuta con los estatutos.
8. Inscribe tu compañía: Con todos los documentos antes descritos, anda al Registro
Mercantil del cantón donde fue constituida tu empresa, para inscribir la sociedad.
Cumpliendo con estos pasos podrás tener tu compañía limitada o anónima lista para
funcionar. El tiempo estimado para la terminación del trámite es entre tres semanas y un
mes.
Administración de Procesos |NOVENO “PRODUCTIVIDAD” 5
Un abogado puede ayudarte en el proceso. El costo de su servicio puede variar entre $600 y
$1,000 o dependiendo del monto de capital de la empresa.
JUNTA DE SOCIOS
ASEFIN CIA LTDA
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA GENERAL
ING. GALO GARCÍA
SECRETARIA
SILVIA CEPEDA
SECRETARIA SECRETARIA
VERÓNICA CARRILLO MARÍA VERÓNICA WILKA
Jefe Administrativo
Geovanny Jimenez
1.2.10.- Meta
Hasta el final de año, la meta propuesta en relación al problema, sería de recuperar toda la
cartera de crédito vencida, así se incrementará la rentabilidad de la empresa en un 10% y
los ingresos o beneficios para la empresa aumentarán.
MACROPROCESOS DE APOYO
ADMINISTRACIÓN GESTIÓN DE GESTIÓN GESTIÓN DE GESTIÓN DE
DE RECURSOS CONTADURÍA INFORMÁTICA AUDITORÍA SEGURIDAD
El presente Macro proceso abarca de forma muy general, los procesos que efectúa
ASEFIN. El mapeo contiene tres niveles fundamentales, a nivel estratégico (Gerente
General, Socios) se efectúan cinco procesos los cuales visualizan la forma de incrementar la
rentabilidad de su empresa y de los clientes a través de la entrega de un excelente servicio y
una correcta asesoría. A nivel táctico y operativo (Gerente Financiero y Asesores
Financieros), se efectúan siete procesos todos en la búsqueda de desarrollar las empresas y
negocios de los clientes. Finalmente en el nivel de apoyo (Auditor externo, Contador,
Secretarias, Asesores Administrativos, Capacitadores) se encuentran diez procesos los
cuáles benefician a la organización a través de la correcta Administración de Recursos,
Motivación y Capacitación, Control de Créditos e Infraestructura, para así generar bienestar
a los colaboradores de la empresa y a sus clientes.
ENTREGA DEL SI
Entrega de SI COMPROBANTE DE
SOLICITUD DEL información al Archivar
Elaboración de un PAGO
CLIENTE cliente documentos
informe por ENTREGA DEL
Comprobante de pago
Información de aprobación del PAGO DE CUOTAS COMPROBANTE DE
créditos y finanzas APROBACIÓN crédito CREDITICIAS PAGO
Ingreso de datos
Informe de aceptación Comprobante de pago
del cliente en
sistema FIN
ARCHIVAR
Análisis del cliente en
SI
Fase de apertura de cuenta y aprobación y/o negación del crédito
Requerimiento de
ENTRADA AL Análisis del Cliente Cédula ARCHIVADO
SISTEMA
Cédula de Ciudadania
Análisis de Riesgo -
Colocación de Cliente Requerimiento de
datos del cliente en Papeleta de
base de datos Votación
FIN
Fase de apertura de cuenta y aprobación y/o negación del crédito
Análisis de
capacidad de Pago
Requerimiento de
Créditos anteriores
Obtención de un Informes Financieros
Informe Final.
Informe Cliente
Requerimiento de
otros datos
Referencias Comerciales
Cumplimiento de
FIN NO parámetros para
adquirir el crédito
Revisión de
Elaboración de Documentación
Informe de Archivado
Aprobación para el
crédito.
Verificación en Copia Documento de FIN
Central de Riesgos aprobación
Fase de apertura de cuenta y aprobación y/o negación del crédito
Sellado de Informe
y Registro en
carpeta
Informe de Crédito
Cumplimiento de
parámetros para
adquirir el crédito
SI
NO
Firma del Informe
Sellado de Informe
Entrega de Informe
de Crédito negado
Informe Aprobado
Informe de Crédito
FIN
Revisión de
cuentas pendientes
de cobro
INICIO
Recepción de la
Clasificación de información
DOCUMENTACIÓN
cuentas prioritarias
DEL CLIENTE
Revisión de la
Llamadas Información
Entrega a Asesoría recordatorias a
financiera por cuentas menos
cuentas pendientes urgentes
Fase de recuperación de Cartera
de cobro. FIN
Visita a Clientes
Priorizados
Documentos de
créditos atrasados
de pago
Comunicación
Verbal/Escrita de
cuentas en rojo.
INICIO INICIO
INICIO
Petición a gerencia
REVISIÓN DE LISTA
para ejecutar visita
ENTRADA AL DE CLIENTES
a clientes
SISTEMA
Visitar a Clientes
Preparación de Ubicación de datos Entrega a un
Comunicados telefónicos tercero o colocar en
Duplicar el Escritos buzón de domicilio.
formulario como (Advertencias de
copia para pago)
NO
archivado Contacto vía
PRESENCIA DEL
telefónica.
Elaboración de Informes Crediticios
Copia de CLIENTE
Formulario
Visitar a Clientes
FIN
Comunicación con
el cliente.
Esperar generación Entregar SI
de datos en central documentos al
cliente. Entregar
Comunicado documentos al
cliente.
Visualización de FIN Comunicado
resultados finales. Cliente recepta el
comunicado.
FIN FIN
FIN
INDICADORES DE ACTIVIDAD
a. Número De Días Cartera A Mano
b. Rotación de Cartera
c. Ciclo Operacional
d. Rotación Activos Operacionales
e. Rotación Activos Fijos
f. Rotación Activo Total
g. Rotación del Capital de trabajo
INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO
a. Endeudamiento sobre activos totales.
b. Apalancamiento.
c. Concentración de endeudamiento.
INDICADORES DE RENTABILIDAD
a. Rentabilidad del patrimonio.
b. Margen operacional de utilidad.
c. Gastos de administración y ventas a ventas.
d. Margen bruto de utilidad.
e. Margen neto de Utilidad.
Como se puede visualizar en las circunferencias en rojo, el proceso anterior fue corregido,
en la entrega de informe negado se efectúo una conexión directa al fin del bloque del
cliente. En el bloque de asesoría financiera, se reubicó la operación de informar al cliente y
en el bloque del cliente se aumentó una operación que consiste en la recepción del informe
de crédito aprobado al cliente.
CLIENTE
ASESOR ASESOR
FINANCIERO FINANCIERO
GERENTE
SECRETARIA
FINANCIERO
El proceso que ASEFIN tiene se relaciona perfectamente con el ciclo de la mejora contínua,
es importante definir que la fase de PLANEACIÓN conlleva al cliente y al asesor
financiero en la empresa ya que ellos son los actores que identifican tanto la necesidad
como el servicio. La fase de HACER conlleva la secretaria que efectúa todas las
operaciones concernientes al proceso de ASEFIN. La fase de VERIFICAR se relaciona con
el gerente financiero quien es el encargado de controlar que todas las transacciones y
operaciones con el cliente se efectúen correctamente. La fase de actuar y ajustar vuelven a
interactuar cliente y asesor, debido a que ellos forman parte del proceso en la entrega del
servicio y su posterior satisfacción como cliente.
Administración de Procesos |NOVENO “PRODUCTIVIDAD” 21
FASE 5 Y FASE 6
Implementación del nuevo proceso y Evaluación del proceso
5.1.- Descripción del nuevo proceso
Como se puede visualizar, el nuevo macroproceso tiene mejoras notables en la interpretación y en el flujo del mismo. Las
circunferencias demuestran las correcciones que se llevan a cabo. Esta implementación del nuevo proceso trae consigo la elaboración
de manuales de procesos con la finalidad de dar un sustento a cada proceso tomado del macroproceso y posteriormente a los
subprocesos tomados de los procesos.
Como se visualizó el rediseño en la fase cuarta del mapeo de procesos, hubo correcciones y
rediseño del proceso. Ese rediseño consta de los siguientes puntos:
Tiempo: El proceso dura entre 5 a 15 días dependiendo del análisis de cada cliente
y de los montos de crédito que solicita. En promedio un cliente conjuntamente con
la empresa cumplen los trámites y el proceso en 12 días. El análisis del cliente en la
central de créditos lleva alrededor de 2 a 3 días, las demás operaciones en el proceso
demoran entre 7 a 9 días. En la siguiente tabla se puede visualizar los tiempos:
VERSIÓN 1 VERSIÓN 2
Como se visualizó el rediseño en la fase cuarta del mapeo de procesos, hubo correcciones y rediseño del proceso. Ese rediseño consta
de los siguientes puntos:
Objetivo: Elaborar un informe a gerencia financiera para informar las operaciones crediticias.
Tiempo: El proceso dura entre 1 a 3 días dependiendo del análisis de cada cliente y de los montos de crédito que solicita. Cada
cliente tiene información distinta que se acopla de acuerdo a los procesos financieros de ASEFIN. Esos días están ubicados en
el siguiente diagrama de gant:
VERSIÓN 1 VERSIÓN 2
N° Cumplimiento del proceso (Objetivos) Es eficaz? Es productivo? Satisface al usuario? Agrega valor ?
Como se visualizó el rediseño en la fase cuarta del mapeo de procesos, no hubo correcciones y tampoco rediseño del proceso.
Tiempo: El proceso dura entre 30 a 120 días dependiendo del cliente y de los plazos de pago que tengan. Así se describe el
tiempo:
VERSIÓN 1
N° Cumplimiento del proceso (Objetivos) Es eficaz? Es productivo? Satisface al usuario? Agrega valor ?
Si, porque la diagramación del Si, debido a que la gestión de Si, efectivamente, los gestores de Si, el hecho de diagramar un
proceso, impulsa las operaciones y cobranza se sustenta en base a cobro que son clientes internos proceso de gestión de cobro,
1 80% los subprocesos de cobro en los que varios pasos mejorados y están mucho mas involucrados en impulsa la recuperación de
intervienen tanto asesores como descritos, que mejoran el el proceso y sienten deseo de dinero prestado por parte de
gestores de cobro y clientes. proceso. cumplimiento en el proceso. Asefin.
VERSIÓN 1
VERSIÓN 1
Objetivo: Visitar a clientes con alto nivel de deuda y posteriormente efectuar cobro
o advertencia..
VERSIÓN 1
De acuerdo con estos resultados, se puede decir que el cumplimiento en los dos primeros
procesos, se cumplieron e incrementaron su nivel de eficacia. Estos dos procesos se
sometieron a rediseño para poder incrementar su eficacia. El proceso 3 no tuvo necesidad
de rediseñar, aun así su eficacia se incrementó. Los dos primeros subprocesos tampoco
tuvieron rediseño porque son subprocesos semejados a la realidad empresarial de ASEFIN,
a su vez, el ultimo subproceso, no cumple con su nivel de eficacia y decreció en 1%. Las
razones ya fueron explicadas.
6.2.- Recomendaciones