Manual de Procesos: Proceso: "Dirección de Proyectos"

Manual de procesos
PROCESO:
“DIRECCIÓN DE PROYECTOS”
“Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.”

PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL- Página 1 de 35
PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05
PROCESO: Dirección de proyectos Código: PCA.08
Fecha de versionamiento:
Macroproceso (nivel 0): PCA Planificación y Control Empresarial
11/01/2018
Proceso (nivel 1): Dirección de Proyectos Versión: 06
Proceso (nivel 2):
Analizado por: Analista de Gestión por
Aprobado por: Jefe de PMO Corporativa
Procesos
Autorizado por: Gerente de Planificación y Control de Gestión
Hoja de control de cambios
Documento con
No.
Pág. Cambios realizados en el documento el que se Fecha
Rev.
aprueba
Emisión de la primera versión del proceso
01 00041 07-OCT-2014
“Planificación y Gestión de Proyectos”
Implementación de un nuevo diseño del
proceso “Dirección de proyectos”, el mismo
que incluye mejores prácticas del Project
Management Institute – PMI, además de
02 estandarizar herramientas de seguimiento y 00195 13-ABR-2016
control de proyectos.
Cambio del nombre del proceso

“Planificación y Gestión de Proyectos” por
“Dirección de proyectos”
Gestionar la Idea del proyecto
Dentro de la actividad 1 de “Recibir el

requerimiento”, el Subgerente de proyectos
evaluará la pertinencia de gestionar los
requerimientos, razón por la cual se elimina
la actividad 2 “Enviar para análisis”
La actividad 4 “Disponer la creación del plan

de dirección y perfil de proyecto” se eliminó
considerando que una vez designado el
Director de anteproyecto, es de su
responsabilidad el desarrollo del perfil sin
necesidad de disposición adicional.
La pregunta “es de alta complejidad”, no

agrega valor ya que es subjetiva desde la
03 perspectiva de cada funcionario, por lo que 00391 22-SEP-2017
se elimina.
Las actividades 8 “Elaborar la ingeniería

conceptual del anteproyecto” y 9 “Desarrollar
el caso de negocio del anteproyecto” se
elimina ya que la ingeniería conceptual y el
caso de negocio forman parte de los estudios
de Prefactibilidad que si se encuentra dentro
del flujo.
Las actividades 10 “Elaborar la solicitud de

recursos para la ingeniería conceptual del
anteproyecto” y 11 “suscribir la solicitud de
recursos para la ingeniería conceptual”, se
eliminan ya que se incrementa la pregunta
“Se necesita contratar los estudios de
Prefactibilidad” mediante la cual la autoridad
PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL - Página 2 de 35

11/01/2018
Proceso (nivel 2):
Procesos
de proyectos decide si se contrata o se

elaborará con personal propio.
Gestionar la propuesta del proyecto
La actividad 1 “Autorizar la elaboración de la

ingeniería básica y factibilidad” es
reemplazada por la pregunta “contratar los
estudios de factibilidad”
La actividad 2 “elaborar ingeniería básica y

factibilidad” es reemplazada por la actividad
“Revisar, controlar y/o elaborar la factibilidad”
La actividad 9 “solicitar la aprobación de

programas y portafolios de proyectos” es
eliminada, considerando que la misma está
incluida dentro de la actividad 18 “Revisión
del Plan Anual de Inversiones PAI: Revisión
del PAI que contiene los portafolios,
programas y proyectos de inversión para
aprobación del Directorio en reunión con
Gerente General, Gerentes de unidades de
Negocio y PMO”
La actividad 12 “suscribir la solicitud de

permisos y licencias” es reemplazada por la
actividad “Iniciar trámites de permisos y
licencias”
Gestionar la PMO
Actividad 11. “Definir Proyectos

Estratégicos” Esta actividad se elimina
debido a que el análisis de alto nivel lo
realiza los departamentos de Planificación en
las Subgerencias de Proyectos los mismos
que son analizados posteriormente en
conjunto con la PMO, para luego definir los
programas y portafolios que serán aprobados
en el Directorio.
Actividad 12. “Analizar la viabilidad de los

Proyectos Estratégicos” Debido a que la
“Actividad 11” se elimina, esta actividad ya
que no tiene secuencia lógica.
Gestionar la ejecución
Actividad 14. “Evaluar los resultados del

proyecto con los objetivos de la Empresa” Se
elimina esta actividad porque no lo realiza el
Gestor de la PMO y pasa a ser parte del

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Proceso (nivel 2):
Procesos
proceso de evaluación EXPOST que es

realizado por un comité evaluador.
Actividad 15. “Informar el estado de los

programas y portafolio de proyectos a las
Dependencias de la Empresa” Esta actividad
se elimina al ser parte de la actividad 9.
“Actualizar los resultados del avance físico,
financiero y del plan de dirección de
proyecto” en donde actualiza periódicamente
la información por parte del director del
proyecto.
Actividad 16. “Reportar los avances de

proyectos al GPR” Se elimina esta actividad
debido a que el reporte de avances del
proyecto en todas las herramientas de
información se realiza en la actividad 9.
“Actualizar los resultados del avance físico,
financiero y del plan de dirección de
proyecto” en la nueva versión del proceso.
Actividad 9. “Verificar los productos de los

paquetes entregados” Se elimina esta
actividad porque se lo realizará en el proceso
ABS.04 – Gestionar el abastecimiento de
obras, bienes nacionales y servicios incluidos
los de consultoría.
Inclusión de reglas en le
subproceso “Gestionar la
propuesta del proyecto”
 Actualización de actividades 13,
04 23-26 15, 16 del subproceso “Gestionar 00409 20-OCT-2017
la propuesta del proyecto”, por
derogación del procedimiento
“PCA.08.03.PR.01 Priorización de
iniciativa de proyectos”
Actualización del Flujo “PCA.08.03 Gestionar
la propuesta del proyecto”, decisión: Se
05 24 00418 09-NOV-2017
aprueba la factibilidad?
- Modificación de la palabra proyectos por

actividades en la tercera viñeta del punto
(No se considera como proyectos los
siguientes).
06 7,10,16,18,19 - En la regla 3.13 se cambia la palabra 00446 11-ENE-2018
gestionará por apoyara.
- Modificación de la regla 3.15.
- Inclusión de la regla 3.22.
- En la actividad 6 del Proceso Gestionar

11/01/2018
Proceso (nivel 2):
Procesos
la PMO se elimina la palabra de.

- Modificación de la regla 5.2.7.
- Se incluye la regla 5.2.8 y se renumeran
las reglas a partir de la misma.

Código: PCA.08
Fecha versionamiento:
PROCESO: Dirección de proyectos 11/01/2018
Versión: 06
ÍNDICE
Hoja de control de cambios ........................................................................................................... 2

1. Propósito .................................................................................................................................. 7
2. Alcance y ámbito de aplicación ............................................................................................. 7
3. Reglas generales del proceso................................................................................................ 8
4. Equivalencia entre roles de proceso y cargos funcionales ................................................. 12
5. Etapas del proceso .............................................................................................................. 13
5.1. Descripción del proceso “Gestionar la PMO”: ......................................................... 14
5.2 Descripción del proceso “Gestionar la idea del proyecto”:...................................... 18
5.3 Descripción del proceso: Gestionar la propuesta del proyecto: .............................. 24
5.4 Descripción del proceso: “Gestionar la ejecución del proyecto”: ............................ 28
5.5 Descripción del proceso “Evaluar el producto del proyecto”: .................................. 32
6 Documentos Relacionados .................................................................................................. 33

Código: PCA.08
Versión: 06
1. Propósito
La gestión de portafolios, programas y proyectos de la EP Petroecuador, basará su accionar en

políticas, procesos y procedimientos acorde a las mejores prácticas internacionales; con la
finalidad de utilizar de manera eficiente los recursos públicos que se destinan para mantener o
incrementar la provisión de servicios y productos, producción de bienes de capital, inversión
física y capacidades sociales, alineados al cumplimiento de los objetivos estratégicos
empresariales.
2. Alcance y ámbito de aplicación
Desde: La definición de los portafolios y programas de los proyectos de inversión, en base a

los objetivos del plan estratégico empresarial aprobado por el Directorio.
Hasta: Entrega del informe de la evaluación ex post al Gerente General, y de ser el caso a los
entes de Control Externo.
Ámbito de aplicación: Aplica a todos los proyectos de EP Petroecuador que se encuentren

alineados a los objetivos estratégicos de la empresa.
No se consideran como proyectos los siguientes:
 Los requerimientos que no se alinean y aportan a los objetivos estratégicos de la

Empresa.
 Activos fijos adquiridos con la cuenta de inversión
 Actividades con presupuesto de gasto
 Mantenimientos rutinarios y no programados
 Consultorías que no cumplan con la fases de ante proyecto
 Servicios generales
 Servicios profesionales
 Capacitaciones
Definiciones:
Comité de Priorización de Requerimientos: grupo encargado de analizar y priorizar los

requerimientos de las unidades usuarias con la finalidad de determinar la pertinencia de
continuar o no con el desarrollo de los estudios de las iniciativas generadas.
Director del Proyecto: será el responsable de dirigir el proyecto incluyendo el talento humano
y recursos que han sido asignados durante el periodo del ciclo de vida del proyecto.
Estudios: Para la ejecución de un proyecto se cuenta con una serie de estudios, los mismos
que van desde lo general a lo particular, siendo el orden el siguiente: Ingeniería conceptual, pre
factibilidad, ingeniería básica, factibilidad y la ingeniería de detalle.
Evaluación Ex Post: Evaluación posterior de los resultados del proyecto, respecto a los
objetivos previstos en el Acta de Constitución del Proyecto.
Factibilidad: Para los proyectos que en la evaluación previa, han demostrado que su
rentabilidad es positiva, se hará un examen detallado de la alternativa considerada como la
más viable o más rentable, con el fin de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y
profundizar el análisis de las variables que la afectan.
FEL: Front End Loading, metodología que permite determinar el grado de definición del
proyecto. El presente proceso aplica la metodología FEL.
Ingeniería básica: Conjunto de documentos de Ingeniería con definiciones y cálculos de los

procesos principales, seguridad, medio ambiente, estudio de riegos, implantación y
especificaciones definitivas para compra de equipos mayores, estos últimos son aquellos que

Código: PCA.08
Versión: 06
por su especificidad, complejidad en la configuración, por ser hechos a medida o por su

envergadura requieren un tiempo considerable para llegar al lugar de la instalación.
Ingeniería conceptual: Comprende el conjunto de documentos de ingeniería que delimita un

alcance global y conceptual del proyecto incluido el tipo de tecnología y especificación de
equipos a usar.
Ingeniería de detalle: documentos y planos constructivos con el nivel de detalle necesario

para llevar a cabo la construcción o ejecución y puesta en operación del proyecto
Kickoff meeting:(reunión de lanzamiento del proyecto) establece el plan general relacionado

con la manera como se debe poner en marcha la ejecución de un proyecto, asegurando que
los involucrados claves participen, compartan la visión y demás aspectos fundamentales de la
planeación y ejecución del proyecto.
Metodología PMI (Project Management Institute): metodología que recopila y difunde las
mejores prácticas mundiales para la gestión de proyectos. El presente proceso está basado en
la metodología PMI.
Patrocinador o Sponsor: Será la máxima autoridad de las áreas usuarias y operativas de la

empresa, quienes decidirán qué acciones estratégicas se deben adoptar por el bien del
proyecto.
Paquetes de trabajo: son componentes del proyecto definido en la estructura de desglose de

trabajo
Plan Estratégico: Documento que establece los objetivos, estrategias, metas e indicadores a
largo plazo, de acuerdo con la misión y visión de la empresa, así como a los lineamientos
externos de los organismos del estado respectivos.
Pre factibilidad: Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es
profundizar en los aspectos críticos y así obtener, con mayor precisión, los beneficios y costos
identificados en el perfil
Primavera P6: Software estándar para la gestión de proyectos en EP Petroecuador.
Proceso: Secuencia ordenada de actividades repetitivas que generan un producto o servicio

constante.
Proyecto: Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único.
Proyecto de Inversión: Conjunto de actividades ordenadas y secuenciales que:

1. Incrementan el activo de la empresa o capacidad de operación; y,
2. Aportan a la meta de los objetivos estratégicos
Proyecto de Gasto: Conjunto de actividades ordenadas y secuenciales que no cumplen con

los criterios de proyectos de inversión. No aplicable en este proceso.
SPI: (Schedule Performance Índex) índice de rendimiento del cronograma del proyecto.
3. Reglas generales del proceso
3.1. Aplicar la metodología de gestión de proyectos en cumplimiento a la Normativa Interna

de la EP Petroecuador, Leyes, Reglamentos Decretos, Resoluciones, Normas,
Políticas demás legislación vigente y aplicable al ámbito de Proyectos.
3.2. Los subprocesos (Gestionar la idea del proyecto y Gestionar la propuesta del proyecto)
están sustentados en la metodología FEL, mientras que todo el proceso Dirección de
proyectos se sustenta en la metodología PMI.

Código: PCA.08
Versión: 06
3.3. Se utilizará el software PRIMAVERA como herramienta única y oficial que soporta la
gestión de proyectos, programas y portafolios para servidores públicos de la Empresa y
contratistas.
3.4. La PMO será la encargada al inicio, de crear los proyectos en Primavera, GPR y EBS.
Posterior a la creación, los Directores de Proyecto son los responsables exclusivos de
completar y mantener actualizada la información en dichas herramientas. Para el caso
de la EBS, la creación de tareas (una por cada contrato) será responsabilidad del
Director de Proyecto. El Subgerente de proyectos realizará el seguimiento y control en
dichas herramientas, y asegurará su utilización y oportuna actualización.
3.5. El Director de proyecto será el responsable de cargar la información digital en el

repositorio documental empresarial - FileNet.
3.6. La Subgerencia de Proyectos será la encargada de la codificación del proyecto desde

la recepción y análisis del requerimiento hasta la evaluación expost; la misma que será
única para todo su ciclo de vida y tendrá la siguiente estructura:
16 TI 02
Secuencial
Inicial de Unidad de Negocio - Proyecto de Inversión
Año de recepción del requerimiento
3.7. Los pesos para los hitos componentes del ciclo de vida del proyecto son:
ETAPA HITO PORCENTAJE
Idea 1%
IDEA Perfil 2%
Pre factibilidad 3%
Factibilidad 2%
PROPUESTA Ingeniería de detalle 1%
Resolución de directorio 1%
Acta de inicio de proyecto 0.5%
Inicio de Ejecución 0.5%
EJECUCIÓN Fin de Ejecución 87%
Entrega del producto del proyecto 0.5%
Lecciones aprendidas 0.5%
Cierre administrativo del proyecto 1%
3.8. La PMO gestionará auditorias del proceso “Dirección de Proyectos” en la EP

Petroecuador observando el cumplimiento de: reglas, procedimientos, documentos
referenciales y formatos.
3.9. Las Subgerencias de proyectos de las Unidades Operativas gestionarán las iniciativas
o requerimientos de sus unidades.
3.10. Los Directores de Proyectos serán personal de las Subgerencia de Proyectos; para el
caso de gerencias o subgerencias que no cuenten con área de proyectos, el Director
del Proyecto será un funcionario de la unidad requirente con el soporte de la PMO
Empresarial. El Director del Proyecto será el administrador de los contratos asociados
al proyecto.
3.11. El Subgerente de Proyectos debe velar por la correcta gestión de los proyectos,
considerando el tiempo, costo, alcance, recursos y demás aspectos que deban ser
observados.

Código: PCA.08
Versión: 06
3.12. Los fiscalizadores de los contratos asociados a los proyectos de inversión deberán ser
personal técnico del área donde se ejecuta el proyecto.
3.13. La PMO Empresarial, analizará las iniciativas o requerimientos de las Unidades de

Soporte Gerencial y Soporte Administrativo de la Empresa que no cuenten con área de
proyectos, y determinará si dicha iniciativa puede llegar a ser proyecto de inversión. En
el caso de que sea considerado como proyecto de inversión, la PMO apoyara el
desarrollo del mismo en todas sus etapas.
3.14. Se deberá realizar un proceso de contratación para los estudios de Prefactibilidad que
deberá incluir la ingeniería conceptual y cumplir con las guías mínimas establecidas
para el desarrollo de este estudio (Guía de Prefactibilidad).
3.15. Posterior a contar con el estudio de Prefactibilidad favorable en el que se determine

que la iniciativa es viable y de interés para EP Petroecuador, se realizará un nuevo
proceso de contratación para realizar:
 Estudio de Factibilidad: mismo que deberá incluir la ingeniería básica y cumplir con
las guías mínimas determinadas para el desarrollo de este estudio de acuerdo a la
Guía de Factibilidad
 Ingeniería de detalle
El Director del Proyecto debe considerar que en los estudios de factibilidad se puede
determinar la viabilidad o no de las iniciativas, por tanto, en caso de una iniciativa no
sea viable, ésta deberá incluir dentro de los términos de referencia, , que no se
desarrollará la Ingeniería de Detalle.
3.16. A partir de la aprobación de este manual de proceso, el Director de proyecto será el

equivalente a la nominación anterior “Líder de proyecto” quien tendrá sus funciones
definidas en el Proceso Dirección de Proyectos y en el Acta de constitución del
proyecto.
3.17. El gerente de proyecto de la contratista, debe tener conocimiento en la metodología

PMI, con el fin de utilizar las mismas herramientas de planificación, ejecución, control y
cierre de proyectos utilizadas por la EP PETROECUADOR
3.18. El Director de Proyecto será el encargado de definir el perfil del gerente de proyecto en
función de la complejidad y ámbito del proyecto. El perfil a cumplir será especificados
dentro de los términos de referencia.
3.19. El Director del proyecto evaluará durante la etapa de ejecución, el estado de los
entregables. De encontrar una desviación en el SPI de la ruta crítica inferior o igual a -
30% el Director deberá establecer un plan de rescate del proyecto.
3.20. El Director de proyecto, será responsable de analizar las proyecciones, determinar el

tiempo de atraso y tomar las acciones preventivas y correctivas correspondientes.
3.21. Las Subgerencias de proyectos de las Unidades Operativas y de Soporte Gerencial y

Administrativo, deberán estar alineadas al Proceso “Dirección de Proyectos” de la
Empresa.
3.22. Para ser considerado como un proyecto de inversión en el Plan Anual de Inversiones,
se deben cumplir todas las fases, estudios y actividades relacionadas con la
preinversión, previo a la aprobación del Directorio de EP PETROECUADOR (Examen
especial DAI-AI-0664-2016 recomendación 1; Examen PEC-AIN-19-2009
recomendación 7).

Código: PCA.08
Versión: 06

Código: PCA.08
Versión: 06
4. Equivalencia entre roles de proceso y cargos funcionales
No. Roles en el proceso Cargos designados

1. Analizador del Proyecto Especialistas / Analistas de proyectos
2. Coordinador de proyectos Jefes de Proyectos
3. Gestor de Evaluación ex post Servidor público de la Jefatura Control de
Gestión
4. Gestor PMO Jefe de PMO Empresarial
5. Director de Anteproyecto/Proyecto Servidor Público de la Subgerencia de
proyectos de EPP
6. Comité evaluador ex post  Jefe de Control de Gestión
 Subgerente de Proyectos Unidad
Operativa (o máxima autoridad de área
de soporte administrativo),
 Jefe de la PMO Empresarial
 Jefe de Planificación
*Su asistencia es obligatoria e indelegable.
**Optativamente se incluirá a personal de
otras dependencias.
7. Autoridad de Proyectos Subgerente de Proyectos de las Unidades de
negocio
8. Comité de Priorización  Subgerente de proyectos (o máxima
Requerimientos autoridad de área de soporte
administrativo),
 Jefe PMO,
 Jefe Planificación
9. Máxima Autoridad de EPPEC Gerente General de EP Petroecuador
10. Autoridad de la Unidad de Gerentes de las Unidades de Negocio
Negocio
Los roles y cargos detallados son de exclusiva responsabilidad y no son delegables.

Código: PCA.08
Fecha del versionamiento:
Versión: 06
5. Etapas del proceso
Reportes de Máximas de Autoridades

Metodologías programas EPP
Mejores
y portafolios
Practicas PCA.08.01
Gestionar la PMO
Reporte de Autoridad de
cumplimiento de Las Unidades
Metodología / Programas
la metodología de Negocio
PLA.01
Planificación
Estratégica
Plan Estratégico Gerente
General
Ante proyecto (A) Proyecto (I/G)
Result ados de
PCA.08.02 Gerente de Unidad
la ev aluación
Gestionar la idea del ex post del
de Negocio
Proyecto proyecto
PCA.08.03
Gestionar la PCA.08.04 PCA.08.05 PMO
propuesta del Ejecución del Evaluación del
Proyecto Proyecto Proyecto
ABS.08
Archivar Gestión documental
y archivo
Contratar Expediente original
del proyecto
ABS.08
Inventariar FIN.05
Activos fijos
Acta de entrega
recepción
ABS.03
Gestionar la
solicitud interna de
Especifica cion es
compra
técn ica s

Código: PCA.08
Versión: 06
5.1. Descripción del proceso “Gestionar la PMO”:
Reglas:
5.1.1 La PMO Empresarial será el nexo entre las áreas de Planificación Estratégica y Gestión de proyectos en las áreas operativas de la EP
PETROECUADOR.
5.1.2 La PMO Empresarial preparará y comunicará los resultados de la Gestión de programas, portafolios y proyectos de la Empresa al Gerente
General y de ser el caso a los entes de control externo.
5.1.3 La PMO Empresarial será quien defina los programas y portafolios en base a la Planificación Estratégica de la Empresa. Para lo cual se
efectuarán talleres con las Unidades de Negocio, Operativas de Soporte Gerencial y Administrativas de la EP PETROECUADOR.

Código: PCA.08
Versión: 06
¿Se requiere
1. ¿Se requiere
Implementar
Metodología Evaluar la actual No mejorar la No
nueva
metodología metodología?
metodología?
Entidades Mejores PCA.08.02
Especializadas prácticas Gestionar la
Si idea del
Si
Proyecto
3. Metodología
Mejorar y/o actualizada
2. 5.
actualizar la
Diseñar nueva Evaluar el
metodología y
metodología cumplimiento de la
herramientas
metodología
4.
Entrenar en las Reporte de
PCA.08.01 Gestionar la PMO
Autoridad de
metodología y cumplimiento de Las Unidades
herramientas la metodología de Negocio
Gestor
PMO
7.
PLA.01 6.
Socializar
Planificación Programas Diseñar Programas
programas y
Estratégica y portafolios
portafolios.
Plan
Estratégico
Máximas de Autoridades
Reportes de EPP
8. programas
9.
Evaluar y y portafolios
Reportar el estado PCA.08.05
monitorear
de los programas y Evaluación del
periódicamente los
portafolios a las Proyecto
programas y
Autoridades
portafolios Programas y
portafolios
PCA.08.02
10. Gestionar la idea del
Administrar el Lecciones Proyecto
repositorio digital aprendidas
de proyectos
Expedientes
historicos

Código: PCA.08
Versión: 06
Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso.
Código Descripción Rol
METODOLOGÍA
1 Evaluar la actual metodología: Gestor PMO
Evaluar la eficiencia de la metodología para dar solución a problemas y evitar trámites innecesarios.
¿Se requiere implementar nueva metodología?
SI: Ir a tarea 2. Gestor PMO
NO: Continuar con la Pregunta ¿Se requiere mejorar la metodología?
Diseñar nueva metodología:
2 Elaborar la metodología para la gestión de proyectos que no disponga EPP. Gestor PMO
Luego, Ir a tarea 4
¿Se requiere mejorar la metodología?
SI: Ir a tarea 3 Gestor PMO
NO: Ir a tarea 5
Mejorar y/o actualizar la metodología y herramientas:
3 Efectuar ciclos de mejora de la metodología en base al análisis de eficiencia de los procesos y procedimientos Gestor PMO
levantados.
Entrenar en las metodologías y herramientas:
4 Entrenar al personal definido como Formador de Formadores principalmente, y a todo el personal de proyectos en Gestor PMO
el uso de metodologías y herramientas. El personal entrenado como Formador será el soporte principal de la
Unidad de Negocio.
Evaluar el cumplimiento de la metodología:
Para la fase de anteproyecto el cumplimiento de la metodología se revisará dentro de las actividades de
priorización de requerimientos y priorización de las iniciativas; su resultado se enviará a las autoridades de las
5 Unidades de Negocios. Gestor PMO
Para la fase proyecto, la revisión se efectuará en las reuniones de avance de portafolios y programas, con las
Subgerencias de Proyectos.
La Metodología Actualizada sirve como input para ejecutar el proceso PCA.08.02 Gestionar la idea del Proyecto
PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Definir programas y portafolios:
Con base en el Plan Estratégico, la PMO y las Unidades de Negocio definirán programas y portafolios. Las
6 unidades operativas (Subgerentes de proyectos y operaciones o máxima autoridad de la Unidad) conjuntamente Gestor PMO
con la PMO realizarán el análisis del plan estratégico y definirán los proyectos estratégicos y su viabilidad.
Efectuará la priorización, balanceo de portafolio y análisis de escenarios de las iniciativas de proyectos
empresariales para presentación al Gerente General.

Código: PCA.08
Versión: 06
Socializar programas y portafolios:
7 Socialización de los portafolios, programas y proyectos con las autoridades y las Subgerencias de proyectos u Gestor PMO
otras unidades donde existan proyectos.
Evaluar y monitorear trimestralmente los programas y portafolios:
8 Evaluar el grado de cumplimiento de los beneficios definidos en el programa, y recomendar cambios que permitan Gestor PMO
alcanzar los beneficios.
Reportar el estado de los programas y portafolios a las Autoridades:
En base a la evaluación efectuada a los programas la PMO reportará el estado de los programas y portafolios a
9 las Autoridades, determinando si se requiere modificar el alcance del mismo, teniendo como referente el Gestor PMO
cumplimiento de la meta del objetivo estratégico. Estos reportes sirven como input para la ejecución del proceso
PCA.08.05 Evaluación del Proyecto
Administrar el repositorio digital de proyectos:
10 Administrar el repositorio de información que permita obtener información histórica de los proyectos manejados en Gestor PMO
la EP Petroecuador. Las lecciones aprendidas y el expediente histórico son input para el proceso PCA.08.02
Gestionar la idea del Proyecto.

Código: PCA.08
Versión: 06
5.2 Descripción del proceso “Gestionar la idea del proyecto”:
Reglas:
5.2.1 El Subgerente de proyectos de las Unidades Operativas o máxima autoridad de las unidades de Soporte Administrativo, nombrará como
director de anteproyecto a un funcionario de su área, a partir de la Solicitud de Requerimiento, el mismo que podrá ser ratificado como
Director de Proyecto en el Acta de Constitución para la gestión de las fases posteriores.
5.2.2 El Comité de Priorización de Requerimientos deberá priorizar las iniciativas de inversión en función del presupuesto asignado para estudios,
personal para gestionar los estudios y urgencia de atención del requerimiento. Se reunirá ordinariamente de manera trimestral o
excepcionalmente cuando se lo requiera, a fin de evaluar y definir qué iniciativas deben continuar con los estudios y su orden de atención. El
comité de priorización comunicará el resultado del análisis al Gerente de la unidad de negocio, quien comunicará a los requirentes de la
iniciativa el resultado y mecanismo de ejecución.
5.2.3 Las iniciativas de inversión resultantes del Plan Estratégico Empresarial no estarán sujetas al análisis del Comité de Priorización de
Requerimientos.
5.2.4 Cuando el requerimiento sea disposición gubernamental, el sustento debe ser un documento oficial externo (decreto ejecutivo, acuerdo
ministerial, entre otros).
5.2.5 El coordinador de proyectos analizará cada uno de los requerimientos presentados por la autoridad del área usuaria y determinará si se debe
unificar con otros requerimientos o tratarlos de manera independiente.
5.2.6 Para el perfil de proyecto se deberá definir obligatoriamente dos o más alternativas de iniciativas de inversión, si el contratista propone otra
alternativa, ésta también deberá ser analizada bajo el mismo flujo.
5.2.7 Para la determinación de las clases de costo de los presupuestos, se tomará como base la “Guía de estimación de costos” de la Asociación
Americana de Ingeniería de Costos(AACE, clase de costo mayormente aceptada a nivel mundial); por lo que se definirá la estimación del
costo en base al siguiente cuadro:
% de Rango de precisión
Clase de
Fase de metodología definición del esperado de los
costo
proyecto costos
Clase V Perfil 0% a 2% -50% a +100%
Clase IV Pre factibilidad 1% a 15% -30% a +50%
Clase III Factibilidad (60% de Ing. Básica Terminada) 10% a 40% -20% a +30%
Clase II Factibilidad (100% de Ing. Básica Terminada) 30% a 70% -15% a +20%
Clase I Ingeniería de Detalle 70% a 100% -10% a +15%

Código: PCA.08
Versión: 06
5.2.8 En la elaboración del Plan de Gestión de Costos para la fase de preinversión o inversión, según corresponda, se deberá considerar lo
siguiente:
 Los documentos de soporte para establecer los precios unitarios, deberán ser legalizados con fechas, nombres y firmas de elaboración,
revisión y aprobación, fuente de donde se obtuvo la misma y fechas de actualización, así como, deberá contar con la documentación que
respalde la estimación de los recursos de personal, materiales y equipos y herramientas que fueron establecidos en los rubros de cada
APU, así como el tiempo de ejecución (rendimiento) estimado para cada concepto; el mismo que se pondrá en conocimiento y revisión
de los niveles de autoridad correspondientes para su aprobación y posterior cumplimiento. (Informe DASE-0048-2017 recomendación 2)
 Las cotizaciones requeridas a empresas para provisión de bienes y/o prestación de servicios, deberá existir evidencia documental de la
trazabilidad de dicho requerimiento y recepción de las mismas, así también deberá obtener cotizaciones de los servicios completos a ser
requeridos. (Informe DASE-0048-2017 recomendación 10)
 Para la elaboración de los presupuestos referenciales se debe realizar un levantamiento de información respecto a las empresas que
proveen materiales y servicios en calidad de subcontratistas y evaluarán los precios con los cuales se están realizando dichos trabajos, lo
que permitirá contar con precios referenciales reales y con mayores beneficios institucionales. (Informe DASE-0048-2017 recomendación
11)
5.2.9 La solicitud y asignación de fondos de los proyectos deben usar las siguientes cuentas:
Fase de Ante proyecto  Cuentas de costos y gastos;

Fase de Proyecto  Cuenta de inversión

Código: PCA.08
Versión: 06
19.
Metodología 1. Aplica como Justificación Promotor de la idea (EPP)
Devolver a la
actualizada Recibir el iniciativa de NO de
inversión? unidad requirente
requerimiento devolución
PCA.08.01 con justificación
Gestionar la
Autoridad de Proyectos
Programas y
PMO portafolios ABS.03
13. 14. 15.
Aprueba Gestionar la
Revisar y dar SI Solicitar fondos para Solicitar la
SI TDRS? solicitud interna de
Lecciones observaciones los estudios contratación
A SIC compra
aprendidas
NO
Expedientes 2.
historicos
Nombrar el
Promotor de la idea (EPP) B
Director del
Proyecto
Contrato suscrito
Reque rimi entos
16. 17. PCA.08.03

Gobierno Central Aprueba la
Revisar, controlar y/ Suscribir acta de Gestionar la
MINISTERIOS prefactibilidad SI
o elaborar la ? aprobación de propuesta
prefactibilidad prefactibilidad Pre factibilidad, del Proyecto
10. Se necesita
3. 4. contratar
Crear el anteproyecto
Director de Anteproyecto/ Proyecto
Analizar a alto Elaborar Matriz de estudios de NO

a nivel de Hitos
PCA.08.02 Gestionar la Idea del Proyecto
nivel la iniciativa Interesado prefactibilda

(Primavera) d?
SI
5.
Desarrollar el
perfil del Ante
proyecto 9. 11.
Elaborar el plan de Elaborar Tdrs
dirección del B NO
anteproyecto
6.
Analizar el perfil 12.
del Anteproyecto Validar TDRS y solitar
aprobación
A
Coordinador de Proyectos
Se 18.
aprueba el NO SI NO Archivar el perfil del
perfil? proyecto
C Expediente Archivo Lecciones
aprendidas
SI
7. C
Remitir al Comité de
priorización de
requerimientos
Comité de Priorización de
¿La solución
requerimientos
aporta al plan
8. Estratégico
Evaluar los de la
Empresa o es
requerimientos disposición
Gubernament
al?

Código: PCA.08
Versión: 06
1 Recibir el Requerimiento:
Recepción de los requerimientos, en formato PCA.08.02.FO.01 Formato de Requerimiento, vía
memorando.
El Subgerente de proyectos deberá evaluar la pertinencia de gestionar los requerimientos a través del Autoridad de proyectos
proceso de proyectos de inversión o direccionarlos a las unidades competentes (gasto).
Únicamente los requerimientos que se consideraría futura inversión, continuará con este proceso.
Reasignar los requerimientos para que se efectúe el análisis de alto nivel.
¿Aplica como iniciativa de inversión?:
Si: ir a la actividad 2.
NO: ir a la actividad 19.
2 Nombrar al Director de Anteproyecto:
Autoridad de proyectos
Mediante memorando con copia al Jefe de Planificación de Proyectos de la Unidad de Negocio.
3 Analizar a alto nivel la iniciativa:
Análisis a nivel macro con información secundaria sin considerar detalles. Se puede utilizar datos Director de
análogos o paramétricos. Para lo cual se debe usar el formato (PCA.08.02.FO.02 Formato Análisis de Anteproyecto/Proyecto
alto nivel)
4 Elaborar la matriz de interesados: Director de
Elaborar la matriz de interesados (parte del plan de comunicaciones PCA.08.02.FO.08) Anteproyecto/Proyecto
5 Desarrollar el Perfil del Anteproyecto:
Director de
Identificación del problema y oportunidad, además de las posibles alternativas de solución
Anteproyecto/Proyecto
(PCA.08.02.FO.03 Formato Perfil de proyecto)
6 Analizar el Perfil del Anteproyecto:
Coordinador de Proyectos
Análisis de la información del perfil, sus alternativas de solución y aporte al plan estratégico.
¿Se aprueba el perfil?
Si: Ir a la tarea 7
No: Ir a la tarea 18
7 Remitir al Comité de priorización de requerimientos:
Remitir el perfil aprobado con la información de soporte al Comité de priorización de requerimientos Coordinador de proyectos
para su análisis.
8 Evaluar los requerimientos: Comité de priorización de
Analizar y evaluar los requerimientos requerimientos
¿La solución aporta al plan Estratégico de la Empresa o es disposición Gubernamental?:
Si: Ir a la tarea 9.

Código: PCA.08
Versión: 06
No: Ir a la tarea 18.
9 Elaborar el plan de dirección del anteproyecto:
Para la elaboración se debe tener en cuenta los siguientes documentos:
PCA.08.02.DR.03 Guía Plan dirección proyectos
PCA.08.02.FO.06 Formato Matriz de trazabilidad
PCA.08.02.FO.05 Formato Plan de dirección del proyecto
PCA.08.02.FO.07 Formato Alcance diccionario EDT
Director de
PCA.08.02.FO.08 Formato Plan de comunicaciones
PCA.08.02.DR.04 Guía Alcance - primavera manejo de la EDT
PCA.08.02.DR.05 Guía Tiempo - primavera planificación de plazos y avance
PCA.08.02.DR.06 Guía Tiempo - primavera control de plazos y tiempo
PCA.08.02.DR.07 Guía Tiempo - primavera planificación y control de costos
PCA.08.02.DR.08 Guía Tiempo - primavera Planificación y control de recursos
PCA.08.02.DR.09 Guía Tiempo - primavera Manejo de líneas bases
10 Crear el anteproyecto a nivel de hitos (primavera): Director de
Se ingresara en la herramienta Primavera P6 todo el ciclo de la iniciativa, únicamente a nivel de hitos. Anteproyecto/Proyecto
¿Se necesita contratar los estudios de prefactibilidad?
Si: Ir a la tarea 11
11 Elaborar los Términos de referencia (TDRs): Director de
Elaborar los términos de referencia para el concurso de estudios de prefactibilidad. Anteproyecto/Proyecto
12 Validar TDR y solicitar aprobación:
Coordinador de proyectos
Revisar, validar TDR y solicitar aprobación a la Autoridad de Proyecto
13 Revisar y dar observaciones: Autoridad de Proyecto
Verificar que se de cumplimiento a la normativa vigente
¿Se aprueba TDR?
No: Regresar a la tarea 11
14 Solicitar fondos para los estudios:
Autoridad de Proyecto
Solicitar la asignación presupuestaria para contratación de los estudios.
15 Solicitar la contratación:
Solicitar al área de Logística y Abastecimientos, la contratación de los estudios, con la elaboración de la Autoridad de proyectos
SIC respectiva. (ABS.03 Gestionar la solicitud interna de compra)

Código: PCA.08
Versión: 06
16 Revisar, controlar y/o elaborar la prefactibilidad:
Elaborar los estudios de prefactibilidad (que incluye la ingeniería conceptual) acorde a las guías
Director de
definidas para el efecto. Seleccionando los puntos que sean de interés, dependiendo de cada proyecto
y, que permitan tener información para la toma de decisiones, en todos los campos.(Ver
PCA.08.02.DR.01 Guía - Ingeniería Conceptual y PCA.08.02.DR.02 Guía Prefactibilidad).
¿Se aprueba la prefactibilidad?
17 Suscribir acta de aprobación de prefactibilidad:
El Director del anteproyecto con la Autoridad de Proyectos firman el acta de aprobación. Con el Acta de Director de Anteproyecto y
aprobación de Prefactibilidad se continúa con el proceso PCA.08.03 Gestionar la propuesta del Autoridad de proyectos
Proyecto.
18 Archivar el perfil del Proyecto: Director de
Elaborar el formato PCA.08.04.FO.03 lecciones aprendidas y archivar Anteproyecto/Proyecto
19 Devolver a la unidad requirente con justificación:

Código: PCA.08
Versión: 06
5.3 Descripción del proceso “Gestionar la propuesta del proyecto”:
Reglas:
5.3.1 Únicamente se priorizará las iniciativas que cuenten con todos los estudios de prefactibilidad, factibilidad e ingeniería de detalle. No se
priorizará las iniciativas que no cuente con alguno de estos estudios.
5.3.2 Las Gerencias de las unidades operativas y Subgerencias de proyectos se abstendrán de priorizar y remitir a las instancias superiores,
iniciativas que no cuenten con todos los estudios antes indicados y terminados. Esto, dando cumplimiento a la NORMAS DE CONTROL
INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PUBLICO Y PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE
DISPONGAN DE RECURSOS PUBLICOS de la Contraloría General del Estado.
5.3.3 Se deberá priorizar de acuerdo a los objetivos estratégicos de la Empresa, políticas gubernamentales, factores sociales, económicos y
demás factores, de acuerdo a la matriz de priorización.
5.3.4 El proceso de priorización, deberá considerar la disponibilidad de recursos humanos para fiscalización, administración y dirección de los
proyectos, con el objetivo que exista una eficiente ejecución de los mismos.
5.3.5 Se deberá priorizar los proyectos con el fin de optimizar las operaciones de la Empresa con responsabilidad Social y Ambiental.
5.3.6 Con los proyectos priorizados se elaborará el Plan Anual de Inversiones PAI.
5.3.7 Cuando la Subgerencia de Planificación y Control de Gestión remita a la Gerencia General el PAI y plurianual de EP Petroecuador, ésta
Subgerencia coordinará y gestionará con la Gerencia General y máximas autoridades de las unidades de negocio y Subgerente de Finanzas,
la reunión o reuniones necesarias de trabajo para la revisión de los escenarios del PAI.

Código: PCA.08
Versión: 06
Coordinador de
Proyectos
3.
Validar TDR y
solicitar
aprobación
NO
PCA.08.03 1 ¿Se 5.
4. 13.
Autoridad de proyectos
Analizar la necesidad aprueba Solicitar

Gestionar la Revisar y dar SI Priorizar todas
de contratación de TDR? fondos para
propuesta estudios de factibilidad observaciones las iniciativas
los estudios
del Proyecto Pre factibilidad e ingeniería de detalle
6. 14.
¿Se necesita Solicitar la Revisar la priorización
contratar los contratación de las iniciativas del
estudios de
NO portafolio de proyectos
factibilidad e
Ingeniería de A
detalle? 9. 10.
8. Suscribir acta de
¿Se aprueba Revisar, controlar y/
Suscribir acta aprobación de la
la SI o elaborar
factibilidad?
de aprobación Ingeniería de
ingeniería de
NO de factibilidad Detalle
7. detalle
2.
PCA.08.03 Gestionar la propuesta del proyecto
Director de Anteproyecto/ Proyecto
Revisar,
Elaborar los 19.
SI controlar y/o
Términos de Archivo y Resolución De
elaborar
referencia A 11. aprobación PCA.08.04
factibilidad lecciones del Directorio Ejecución del
Iniciar trámites aprendidas Proyecto
de permisos y
licencias
Lecciones
aprendidas
12.
Elaborar el
Acta de
constitución
(preliminar)
15.
Recibir
portafolios por
Gerencia SI
Gestor PMO
16.
Priorizar los
proyectos a
nivel corporativo
17.
Elaborar el Plan
Anual de
Inversiones PAI
PMO y Autoridades
de las Unidades de
de EPPEC, Gestor
Máxima Autoridad
18.
negocio
¿Directorio
Revisión del
aprueba el
Plan Anual de PAI?
Inversiones PAI
NO

Código: PCA.08
Versión: 06
1 Analizar la necesidad de contratación de estudios de factibilidad e ingeniería de detalle: Autoridad de proyectos
Análisis de los recursos existentes.
¿Se necesita contratar los estudios de factibilidad e Ingeniería de detalle?
Si: Ir a la tarea 2
No: Ir a la tarea 7
2 Elaborar los Términos de referencia: Director de Anteproyecto/
Elaborar los términos de referencia para el concurso de estudios. Proyecto
3 Validar TDR y solicitar aprobación:
Coordinador de proyectos
Revisar y validar TDR y solicitar aprobación a la Autoridad de Proyecto
4 Revisar y dar observaciones: Autoridad de Proyecto
Verificar que se de cumplimiento a la normativa vigente
¿Se aprueba TDR?
Si: Ir a la tarea 5
No: Regresar a la tarea 2
5 Solicitar fondos para los estudios:
Autoridad de Proyecto
Solicitar la asignación presupuestaria para contratación de los estudios.
6 Solicitar la contratación:
Solicitar al área de Logística y Abastecimientos, la contratación de los estudios, con la elaboración Autoridad de proyectos
de la SIC respectiva. (ABS.03 Gestionar la solicitud interna de compra)
Revisar, controlar y/o elaborar factibilidad:
Elaborar la factibilidad (incluye ingeniería básica) acorde a las guías definidas para el efecto.
Director de Anteproyecto/
7 Seleccionando los puntos que sean de interés, dependiendo de cada proyecto y, que permitan tener
Proyecto
información para toma de decisiones, en todos los campos (PCA.08.03.DR.01 Guía Ingeniería
Básica, PCA.08.03.DR.02 Guía Factibilidad)
¿Se aprueba la factibilidad?

Si: Ejecutar paralelamente las tareas 8.
8 Suscribir acta de aprobación de factibilidad: Director de Anteproyecto/
El Director del anteproyecto con la Autoridad de Proyectos firman el acta de aprobación, luego de lo Proyecto y Autoridad de
cual se continúa con el proceso de ingeniería de detalle. proyectos
Revisar, controlar y/o elaborar ingeniería de detalle:
9 Director de Anteproyecto/
En base a la guía definida para el efecto, se debe elaborar la ingeniería de detalle
Proyecto
(PCA.08.03.DR.03 Guía Ingeniería Detalle).

Código: PCA.08
Versión: 06
10 Suscribir acta de aprobación de la ingeniería de detalle: Director de Anteproyecto/
El Director del anteproyecto con la Autoridad de Proyectos firman el acta de aprobación. Proyecto y Autoridad de
proyectos
Iniciar trámites de permisos y licencias:
11 Director de Anteproyecto/
Iniciar la obtención de permisos y licencias determinadas en los estudios ante entes internos y/o
Proyecto
externos.
Elaborar el Acta de constitución (preliminar): Director de Anteproyecto/
12 Con base en los estudios de factibilidad e información de la ingeniería de detalle, llenar el formato de Proyecto
Acta de Constitución Preliminar (PCA.08.03.FO.01 Formato Acta de Constitución).
Priorizar todas las iniciativas:
13 Priorizar todas las iniciativas de proyectos que hayan cumplido la normativa, en base al formato de Autoridad de proyectos
priorización (PCA.08.03.FO.02 Formato Priorización de iniciativas).
Revisar la priorización de las iniciativas del portafolio de proyectos:
14 Analizar la priorización de las iniciativas del portafolio de proyectos con la máxima autoridad de la Autoridad de proyectos
unidad de negocio y enviar a la PMO empresarial.
Recibir portafolios por Gerencia:
15 Recopilar la información de cada uno de los portafolios de proyectos priorizados de cada Unidad de Gestor PMO
Negocio
16 Priorizar los proyectos a nivel corporativo: Gestor PMO
Priorizar los proyectos acorde al formato de priorización.
Elaborar el Plan Anual de Inversiones PAI:
17 Elaborar el PAI que contiene los portafolios, programas y proyectos de inversión para aprobación del Gestor PMO
Directorio.
Revisión del Plan Anual de Inversiones PAI: Máxima Autoridad de EPPEC,
18 Revisión del PAI que contiene los portafolios, programas y proyectos de inversión para aprobación Gestor PMO y Autoridades de las
del Directorio en reunión con Gerente General, Gerentes de unidades de Negocio y PMO. Unidades de negocio
¿Directorio aprueba el PAI?
Si: Ir a la actividad 19.
No: Regresar a la tarea 17.
Archivo y lecciones aprendidas:
19 Elaborar el formato de PCA.08.04.FO.03 lecciones aprendidas y archivar Resolución de Directorio e Director de Anteproyecto/
ir al proceso PCA.08.04 “Ejecución del proyecto”, en el caso de que se haya aprobado, caso Proyecto
contrario archivar el formato PCA.08.04.FO.03 lecciones aprendidas únicamente.

Código: PCA.08
Versión: 06
5.4 Descripción del proceso: “Gestionar la ejecución del proyecto”:
Gerente General Resolución de programas

Gestor PMO
y portafolio de proyectos aprobados
1.
Recibir la 2.
PLA.03.03 Resolución de Resolución de Remitir PAI aprobado a
Gestionar la aprobación programas las Unidades de
propuesta del del Directorio y portafolio de Negocio
proyecto proyectos aprobados
Lecciones
aprendidas
Autoridad de Unidad de
Negocio
3. 4.
Suscribir Acta de Notificar al Director del
Constitución del Proyecto de su
Proyecto designación
5.
Actualizar el Plan de
PCA.08.04 Gestionar la ejecución del proyecto
Dirección de proyecto
6.
ABS.03
¿Se requiere Preparar la
Gestionar la
contratar la documentación
Si solicitud interna de
ejecución del necesaria para inicio
compra
proyecto? de gestionar la Especifica cion es
contratación técn ica s
No
7. Contrato Suscrito
Gestionar Recursos
PLA.08.05
Director de Anteproyecto/Proyecto
Evaluación del
Proyecto
8.
Lanzamiento del Acta de
Proyecto 15. cierre
(kick off meeting) Suscribir el Acta
de cierre del
proyecto
9. ABS.08
Actualizar los Documentación Gestión documental
No y archivo
ABS.10 resultados el avance original del
Administración, físico, financiero y 14. proyecto
Informe del plan de
Fiscalización de Obras y Elaborar y enviar el
de dirección del
Supervisión de Bienes y Acta
Fiscalización proyecto
Servicios incluido de cierre del
Consultarías contratados (Primavera) proyecto
por EP PETROECUADOR
10.
Contrato modificatorio
Analizar las ¿Se requiere ¿Finalizó todos 13.
o complementario
desviaciones respecto cambios en el No los contratos del Elaborar y archivar
al plan de dirección del proyecto? proyecto? las Lecciones
proyecto aprendidas
Si Si
11.
12.
Gestionar el control ABS.08
Entregar y transferir
integrado de FIN.05
el producto del
cambios del Activos fijos
proyecto
proyecto Acta de
Entrega

Código: PCA.08
Versión: 06
1 Recibir la resolución de aprobación de programas y portafolios de proyectos aprobados:
Gestor PMO
Recibir la resolución de aprobación del Directorio del Plan Anual de Inversiones.
2 Remitir PAI aprobado a las Unidades de Negocio:
Enviar la resolución de aprobación del Plan Anual de Inversiones a las Subgerencias de proyectos de las unidades Gestor PMO
operativas o Gerencia de Unidades de Negocio. Crear proyecto en EBS y GPR.
3 Suscribir Acta de Constitución del Proyecto: Autoridad de Unidad
Suscripción del acta de Constitución del Proyecto de negocio
4 Notificar al Director de proyecto de su designación: Autoridad de la Unidad
Notificar mediante memorando al Director de proyecto de su designación, obligaciones y responsabilidades. de negocio
5 Actualizar el Plan de dirección de Proyecto:
Con base en los estudios de factibilidad y diseños detallados actualizar todos los planes subsidiarios del plan de
dirección del proyecto:
PCA.08.02.DR.03 Guía Plan dirección proyecto
PCA.08.02.FO.06 Formato Matriz de trazabilidad
PCA.08.02.FO.05 Formato Plan de dirección del proyecto
PCA.08.02.FO.07 Formato Alcance diccionario EDT Director de
PCA.08.02.FO.08 Formato Plan de comunicaciones Anteproyecto/Proyecto
PCA.08.02.DR.04 Guía Alcance - primavera manejo de la EDT
PCA.08.02.DR.05 Guía Tiempo - primavera planificación de plazos y avance
PCA.08.02.DR.06 Guía Tiempo - primavera control de plazos y tiempo
PCA.08.02.DR.07 Guía Tiempo - primavera planificación y control de costos
PCA.08.02.DR.09 Guía Tiempo - primavera Manejo de líneas bases
¿Se requiere contratar la ejecución del proyecto?
Si: Ir a la tarea 6. Autoridad de proyectos
6 Preparar la documentación necesaria para inicio del proceso gestionar la contratación:
Director de
Preparar documentación precontractual. Luego ir a Proceso ABS.08 “Gestionar la Solicitud Interna de Compra” con el
Contrato Suscrito continuar con actividad 8.
7 Gestionar recursos:
Director de
Dado que el proyecto se ejecutará por administración propia, debe gestionar los recursos materiales, humanos y
otros que se hayan definido en el Plan de dirección del proyecto.
8 Lanzamiento del proyecto (kickoff meeting): Director de
Asegurar que los involucrados claves comparten una única visión de lo que será el proyecto, y están enterados de Anteproyecto/Proyecto

Código: PCA.08
Versión: 06
aspectos fundamentales de su planeación. Efectuar la reunión con cada contratista si el proyecto es de varios
contratos (PCA.08.04.DR.01 Guía kickoff Meeting (Ver PCA.08.04.FO.04 Formato Acta kickoff meeting).
9 Actualizar los resultados del avance físico, financiero y del plan de dirección de proyecto:
Con base en el informe de fiscalización (Generado en el proceso ABS.10 Administración, fiscalización de obras y
supervisión de bienes y servicios incluido consultarías contratados por EP PETROECUADOR), el Director del
Director de
proyecto debe actualizar la información en Primavera P6, determinar el estado proyecto, recibir las planillas en el
EBS y actualizar la herramienta GPR. (PCA.08.02.FO.09 Formato Informe de Dirección de Proyecto). Para el caso de
proyectos de unidades operativas que no cuenten con Subgerencia de proyectos, el informe mensual de dirección de
proyectos se debe enviar al Jefe de la PMO.
10 Analizar las desviaciones respecto al plan de dirección del proyecto:
Director de
Determinar las desviaciones que existen de lo ejecutado respecto a cada uno de los planes subsidiarios y verificar
que todos los contratos cuenten con acta entrega recepción definitiva
¿Se requiere cambios en el proyecto?:
Director de
No: Continuar con la siguiente decisión ¿Finalizó todos los contratos del proyecto?
¿Finalizó todos los contratos del proyecto?
Director de
No: regresar a la tarea 9.
11 Gestionar el control integrado de cambios del proyecto:
Gestionar todas las solicitudes de cambio de los entregables, procesos, documentos de ante proyecto o proyecto y
plan de dirección de proyecto. De aprobarse el cambio elaborar el nuevo plan de dirección de proyecto Director de
obligatoriamente, y contrato de ser el caso (Ver procedimiento PCA.08.02.PR.01 Control integrado de cambios). Para Anteproyecto/Proyecto
el caso de proyectos de unidades que no cuenten con Subgerencias de Proyectos el Jefe de la PMO encabezará el
comité de control integrado de cambios.
12 Entregar y transferir el proyecto:
Con las actas de entrega recepción provisional y definitiva de los contratos, documento de transferencia, control y Director de
custodia de productos (contratos), entregar con memorando al usuario el proyecto finalizado, de igual manera Anteproyecto/Proyecto
notificar al área de Activos Fijos.
13 Elaborar y archivar las lecciones aprendidas:
Una vez que el proyecto termine, registrar en el formato PCA.08.04.FO.03 lecciones aprendidas aspectos relevantes Director de
que deben ser considerados para mejorar futuros proyectos (PCA.08.04.FO.03 Formato Registro de lección Anteproyecto/Proyecto
aprendida).
14 Elaborar y enviar el acta de cierre del proyecto: Director de
Elaborar el acta en base a los formatos definidos para el efecto (PCA.08.04.FO.01 Formato Acta de cierre del Anteproyecto/Proyecto

Código: PCA.08
Versión: 06
proyecto).
15 Suscribir el acta de cierre del proyecto:
Revisar el acta y suscribirlos. Enviar documentación a:
Director de
- Área usuaria
- Gestión documental y archivo, proceso ABS.08 “Gestión documental y archivo”
El “Acta de Cierre”, será el input para la ejecución del proceso PCA.08.05 “Evaluación del proyecto”

Código: PCA.08
Versión: 06
5.5 Descripción del proceso “Evaluar el producto del proyecto”:
1.
PCA.08.04 Programar
Ejecución del evaluaciones ex
Proyecto post de los

informe final y Acta proyecto y
de cierre del proyecto programas
2.
Solicitar la
conformación
del comité
evaluador
PCA.08.05 Evaluación del proyecto
Gestor de Evaluación ex post de
3.
Designar el Gerente de Unidad
comité de Negocio
evaluador de
Proyecto
proyectos ex
post
Gerente
6. General
Enviar el informe ex
post del proyecto PLA.01
Informe de Evaluación expost Planificación
estratégica
4. 5.
Ejecutar la Realizar el acta
Comité evaluador ex post
evaluación ex de la evaluación PMO

post del proyecto ex post del
in situ proyecto
Subgerente de proyectos de
la Unidad de Negocio

Código: PCA.08
Versión: 06
1 Programar las evaluaciones ex post de los proyectos y programas: Autoridad de proyectos
Cuando el producto del proyecto o programa ya evidencie resultados visibles y medibles, programar la
evaluación ex post.
2. Solicitar la conformación del comité evaluador: Autoridad de proyectos
El Subgerente de Proyectos solicitará a Control de Gestión la conformación de los funcionarios del
comité evaluador expost.
3 Designar el comité evaluador ex post: Gestor de Evaluación ex post
Designar mediante memorando al Comité de evaluación ex post.
4 Ejecutar la evaluación ex post del proyecto in situ: Comité evaluador ex post
Levantar información de fuentes primarias que permita identificar el cumplimiento de los parámetros
definidos en el Acta de Constitución del Proyecto.
5 Realizar el acta de la evaluación ex post: Comité evaluador ex post
En base a la información levantada, elaborar el acta que determine el cumplimiento o no de cada uno de
los parámetros que constan en el Acta de Constitución del Proyecto y sus recomendaciones, analizar el
estado de los programas y el grado de aporte al cumplimiento del plan estratégico, determinar si se ha
cumplido el programa o si se requiere de otros proyectos para alcanzar las metas de los objetivos.
6 Enviar el informe ex post del proyecto: Gestor de evaluación ex post
Una vez realizado el acta de la evaluación ex post, el Jefe de control de Gestión mediante memorando
debe remitir los resultados de la evaluación ex post con sus recomendaciones a las unidades
respectivas.
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CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

PCA.08.02.DR.04
Guía Alcance - primavera manejo de la EDT
PCA.08.02.DR.05 Guía Tiempo – primavera planificación de plazos y avance
PCA.08.02.DR.09
Guía Tiempo - primavera Manejo de líneas bases
PCA.08.02.DR.06
Guía Tiempo - primavera control de plazos y tiempo

Código: PCA.08
Versión: 06

PCA.08.02.DR.07
Guía Tiempo - primavera planificación y control de costos
PCA.08.02.DR.01
Guía - Ingeniería Conceptual
PCA.08.02.DR.02 Guía Prefactibilidad
PCA.08.02.DR.03
Guía Plan dirección proyectos
PCA.08.03.DR.01 Guía Ingeniería Básica
PCA.08.03.DR.02
Guía Factibilidad
PCA.08.03.DR.03 Guía Ingeniería Detalle
PCA.08.04.DR.01
Guía Kickoff Meeting
PCA.08.02.PR.01
Control integrado de cambios
PCA.08.02.FO.01
Formato de Requerimiento
PCA.08.02.FO.02 Formato Análisis de alto nivel
PCA.08.02.FO.03 Formato Perfil de proyecto
PCA.08.02.FO.05
Formato Plan de dirección de proyecto
PCA.08.02.FO.06
Formato Matriz de trazabilidad
PCA.08.02.FO.07 Formato Alcance diccionario EDT

Código: PCA.08
Versión: 06

PCA.08.02.FO.08
Formato Plan de comunicaciones
PCA.08.02.FO.09 Formato Informe de Dirección de proyectos
PCA.08.02.FO.13
Formato Informe resumen
PCA.08.03.FO.01 Formato Acta de Constitución
PCA.08.03.FO.02
Formato Priorización de iniciativas
PCA.08.04.FO.01 Formato Acta de cierre del proyecto
PCA.08.04.FO.03
Formato Registro de lección aprendida
PCA.08.04.FO.04 Formato Acta Kickoff meeting


Manual de Procesos: Proceso: "Dirección de Proyectos"

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Hoja de control de cambios

Cambio del nombre del proceso

Dentro de la actividad 1 de “Recibir el

La actividad 4 “Disponer la creación del plan

La pregunta “es de alta complejidad”, no

Las actividades 8 “Elaborar la ingeniería

Las actividades 10 “Elaborar la solicitud de

PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL - Página 2 de 35

de proyectos decide si se contrata o se

Gestionar la propuesta del proyecto

La actividad 1 “Autorizar la elaboración de la

La actividad 2 “elaborar ingeniería básica y

La actividad 9 “solicitar la aprobación de

La actividad 12 “suscribir la solicitud de

Actividad 11. “Definir Proyectos

Actividad 12. “Analizar la viabilidad de los

Actividad 14. “Evaluar los resultados del

“Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.”

PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL - Página 3 de 35

proceso de evaluación EXPOST que es

Actividad 15. “Informar el estado de los

Actividad 16. “Reportar los avances de

Actividad 9. “Verificar los productos de los

- Modificación de la palabra proyectos por

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PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL - Página 4 de 35

la PMO se elimina la palabra de.

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PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL - Página 5 de 35

Hoja de control de cambios ........................................................................................................... 2

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2. Alcance y ámbito de aplicación

Desde: La definición de los portafolios y programas de los proyectos de inversión, en base a

Ámbito de aplicación: Aplica a todos los proyectos de EP Petroecuador que se encuentren

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Proyecto de Inversión: Conjunto de actividades ordenadas y secuenciales que:

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3. Reglas generales del proceso

3.1. Aplicar la metodología de gestión de proyectos en cumplimiento a la Normativa Interna

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3.5. El Director de proyecto será el responsable de cargar la información digital en el

3.6. La Subgerencia de Proyectos será la encargada de la codificación del proyecto desde

3.8. La PMO gestionará auditorias del proceso “Dirección de Proyectos” en la EP

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