IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO

EMPRESARIAL Y NACIONAL

Todas las organizaciones desarrollan un sinnúmero de operaciones y transacciones

como consecuencia de la actividad empresarial que reposa como su objeto social, tales

hechos económicos implican un respaldo documental que requiere a su vez ser gestionado

durante todo su ciclo de vida bajo el marco del conjunto de técnicas y tecnologías establecidas

y generalmente aceptadas. En este sentido, la gestión documental cobra gran importancia no

solo para que cualquier empresa sea eficiente sino que también juega un importante rol en el

desarrollo de un país.

La anterior afirmación cobra valor dado que un sistema archivístico posibilita la

optimización de los procesos dentro de la empresa, evitando la perdida de soportes o

documentos, reduciendo los tiempos de espera para recuperarlos, automatizando-

sistematizando procesos que disminuyen los costos traduciéndose en un ahorro y un aumento

de la productividad, centralizando la información para contar con información actualizada y

brindar una atención, respuesta y/o solución mas personalizada a cada situación.

Por su parte, el encontrarnos en una coyuntura en la que las organizaciones alcanzan

resultados mas eficientes en su operación empresarial, gracias a una optima administración

archivística, repercute directamente en el desarrollo económico y social del país, ya que

contribuye al mejoramiento de la cultura empresarial nacional y de la imagen proyectada a

nivel internacional en un ambiente de mayor confianza a la hora de realizar nuevas

inversiones, entablar relaciones comerciales por vez primera y estrenar negocios entre socios

nacionales y extranjeros.
 Adicional a esto, la gestión documental en Colombia no solo se limita a la adecuada

administración de la información y a la optimización de los procesos empresariales en

función del aumento de la eficiencia y eficacia de los mismos, puesto que con el paso del

tiempo ha demostrado su importancia contribuyendo a la protección de la información de

interés publico y nacional, (…) al fortalecimiento de la transparencia del sector público y

privado, al mantenimiento del patrimonio cultural y documental de la nación, y a la

protección del medio ambiente, por medio de políticas enfocadas a la digitalización de la

información1.

Esto ha sido posible gracias a la Ley 594 de 2000 o la Ley General de Archivos,

misma que se ha constituido en ‘la directriz de la gestión documental en el país’ teniendo

como objetivo la regulación total de los documentos con el propósito de combatir la

corrupción y consolidar la transparencia como eje común de toda actividad, estableciendo

para lograrlo normas, parámetros y estrategias relacionados con la producción, manejo,

categorización, custodia y disposición de la información que garanticen la integridad de la

producida por entidades públicas y privadas con deberes y actividades del sector público.

Es así como la Ley General de Archivos se convierte en la base conceptual y

estructural para el desarrollo, ejecución y aplicación del sistema de gestión documental y

demás estrategias e instrumentos archivísticos en las empresas y entidades publicas y

distritales, siendo la encargada de regular, vigilar, garantizar y velar por la correcta

administración de datos y documentos que contribuyan al crecimiento patrimonial, cultural

y social del país.

1
ATS Gestión (2018). La importancia de la Gestión Documental en el desarrollo del país.
Disponible en: https://atsgestion.net/importancia-gestion-documental-desarrollo-del-pais/
 Según el Archivo General de la Nación, seguir un Programa de Gestión Documental

contribuye a la transparencia, eficacia y eficiencia de los procesos de la empresa; a

administrar la información para agregar valor al proceso de gestión; ahorrar tiempo en la

búsqueda, organización y revisión de documentos; a reducir el volumen de los documentos

innecesarios propiciando el uso de las TIC; evitar la pérdida de información de vital

importancia mediante la preservación electrónica de la información a largo plazo; a facilitar

las auditorias internas y externas gracias al control eficaz sobre el manejo de la información;

asegurar el cumplimiento de la legislación vigente y los lineamientos de la gestión

documental.

De los beneficios anteriormente mencionados se desprende la importancia de

reglamentar el manejo de la información, estableciendo protocolos y ejes enfocados en la

responsabilidad de las entidades para garantizar el acceso, seguridad y conservación de esta;

planteando procedimientos y herramientas en pro de la organización de la documentación

que permitan determinar una relevancia documental a través de la asignación de valores

prioritarios a cada tipo de archivo y generen avances en cuanto a la sistematización y

digitalización de los mismos.

En definitiva, conocer, manejar e implementar un sistema de gestión documental es

indispensable para toda persona natural y jurídica debido a los innumerables beneficios que

aporta, resumiéndose en una mayor organización, personalización, optimización,

centralización e integración de la información y documentación lo cual genera una

representativa reducción de costos, espacios, recurso humano y pérdida de la información en

los procesos archivísticos asi como mayor control, seguridad y agilidad en las operaciones

de gestión documental (creación, clasificación-organización, conservación-preservación,

recuperación, revisión, edición-modificación, distribución, extracción, etc.).

 Por ultimo, se puede asegurar que ‘los documentos son el timón de la sociedad’, una

sociedad que vive en la era de la información tanto producida como recibida, de allí el papel

protagónico que el sistema de gestión documental ha adquirido y que su importancia radique

en fundamentar y solidificar el manejo de la información al ser el responsable de producirla,

controlarla, categorizarla, almacenarla, archivarla, conservarla permanentemente o

eliminarla sistemáticamente, así como de brindar soporte de acuerdo a la conveniencia ya sea

físico, electrónico, magnético, digital o virtual, durante todo el ciclo de vida de la

documentación que permiten el buen desarrollo del sistema desde de la planeación hasta su

disposición final.

JAILENE MARCELA SOLANO MERCADO