Requerimientos para la realización de congresos y convenciones

Si bien es cierto, Huatulco posee la infraestructura adecuada para albergar a una

gran cantidad de turistas nacionales e internacionales que año con año acuden al
destino para disfrutar de sus paradisiacas playas y sus alrededores, sin embargo,
para el turismo de congresos y convenciones los servicios necesarios para la
realización de estos podrían ser escasos debido a las múltiples exigencias de este
segmento.

Bahías de Huatulco cuenta con 8 salones, los cuales forman parte de los diversos
hoteles que se encuentran en el destino, principalmente de cuatro y cinco
estrellas, mismos que son utilizados para realizar congresos y convenciones. La
capacidad que tienen estos salones es de 200, 500 y 1000 plazas
aproximadamente, uno de los salones con mayor volumen de ocupación se
encuentra dentro del hotel las Brisas, el cual cuenta con una capacidad de 1200
pax.

Requerimientos materiales

Los requerimientos necesarios para llevar a cabo un congreso suelen abarcar

desde el centro de hospedaje de alta categoría, así como restaurantes, zonas de
descanso, centros de entretenimiento e incluso personal a su disposición como
son mayordomos, niñeras y conductores las 24 horas.

Estos requerimientos son básicos para un destino que intenta ofertar el servicio de
congresos dentro de su territorio, sin embargo, Bahías de Huatulco carece de
promoción dentro del mercado empresarial, lo cual ha ocasionado que el
segmento de congresos y convenciones no sea constante en el destino y a su vez
ocasiona el poco interés por parte de las organizaciones gubernamentales para
brindar el apoyo necesario para la mejora de la infraestructura del destino y el
aumento de servicios indispensables para ofrecer una experiencia de calidad que
cumpla con las expectativas de los visitantes de esta rama
A continuación, se enlistan los servicios con los que cuenta Bahías de Huatulco
para el turismo de congresos y convenciones, mismos que suelen ser escasos en
algunas ocasiones ya que no se tiene la capacidad adecuada para atender a un
numero mayor a 500 personas.

 Hospedaje
 Servicios personalizados de transfer
 Traslados: aeropuerto-hotel-aeropuerto
 Restaurantes de comida especializada (fusión)
 Tours y excursiones
 Actividades de integración: yoga y retiros espirituales
 Shows (noche mexicana, calendas)
 Montajes
 Mobiliario (mesas, sillas, atriles, mamparas)
 Salones de eventos
 Salas de exhibición
 Equipo de iluminación y audio (bocinas, micrófonos, pantallas)
 Aire acondicionado
 Catering (A & B)
 Obsequios y detalles (libreta, lapicero, artesanías)
 Brandeo (poner el logo a botellas de agua, lapiceros, playeras, gorras que
se utilizaran durante el evento y en los recorridos)
 Pistas de baile
 Locaciones fuera del hotel (restaurantes con cap. Para 200 pax o más)
 Stand (en el destino no se cuenta con proveedores, asi que en caso de ser
requerido este servicio se solicitan en la Cd. de Oaxaca o Acapulco)
 Decoraciones (del salón en caso de solicitar cenas de gala temáticas)
 Renta de carros
 Campo de golf, cancha de tenis

Requerimientos humanos
Para que un congreso se lleve a cabo de manera adecuada y lo mejor planeada,
se requiere de personal capacitado y profesional. Estos participan de una u otra
forma para que la función que realicen genere un valor agregado hacia el
segmento de congresos y convenciones, con la finalidad de sacarlos de su zona
de confort y disfrutar de su estancia en el destino y no solo verlo como un viaje de
negocios.

 Talento humano (cantantes, zanqueros, bailarines, lanza fuegos,

malabaristas)
 Meseros
 Floristas
 Conductores a disposición
 Animadores
 Guías de turistas
 Mayordomos
 Niñeras
 Chamanes
 Cocineros especializados

Requerimientos técnicos

Un congreso actualmente requiere de tecnología avanzada para mejorar la

experiencia y la calidad de los congresistas en el destino, es justamente esta
diferencia la que se marca ahora con la incorporación de la realidad virtual en las
reuniones, pues, a través de la experiencia sensitiva que esta posee se permite a
los invitados tomar un rol más activo dentro de los eventos.

Sin duda es una herramienta que ha probado su eficiencia en las exposiciones,

provocando un mayor impacto y recordatorio en la gente mas que los folletos y
videos tradicionales. Es por ello, que esta propuesta se considera importante para
el aumentar el arribo de congresistas al destino.
Sin embargo, el problema que este tipo de tecnología podría ocasionar conflictos
económicos a los anfitriones del evento, puesto que se trata de una tecnología que
resulta ser poco accesible económicamente hablando, no apta para cualquier tipo
de evento y difícil de masificar.

 Tecnología de punta:
o Proyectores HD
o Computadoras a disposición
o Internet 4G
o Travis (traductor de bolsillo ideal para las personas que no hablan
español durante un congreso)
o Thync Vibes (parche para evitar el estrés y la perdida de la energía
durante los congresos, método de relajación)
o Memoria USB con cap. (2TB)
o Lentes de realidad virtual
o Pantallas Touch
o Tótems interactivos (Pantalla publicitaria interactiva en salas)
o Tabletas

Por último, para llevar a cabo un evento de la magnitud de un congreso en el

destino es necesario contar con una financiamiento adecuado y bien organizado,
lo cual permita cumplir con todos los servicios y demás expectativas que los
clientes tienen acerca del destino. Es por ello que, la buena organización de los
recursos económicos es el punto fundamental de toda la propuesta, pues de ahí
depende el nivel de producción, personal y materiales que se tendrán disponibles
para los eventos a realizar.

Requerimientos financieros